VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

OBJETIVO: Definir los lineamientos generales para la elaboración de los

documentos generados por los trabajadores de la organización VIALTOP LTDA.

ALACANCE: Este procedimiento aplica a todos los documentos que se generen

dentro de la organización.
DEFINICIONES:
Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser:
papel, magnético, óptico o electrónico o una combinación de estos.
Documento Obsoleto: Es aquel documento que por producto de un cambio o por
su eliminación pierde su vigencia.
Actualización: Adaptar el presente documento.
Aprobación: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación
de las actividades contenidas en el documento revisado previamente.
Creación de un documento: Elaboración de un documento dentro de la
organización.
Codificación: Identificación de algunos documentos generador internamente en la
organización, definidos en este procedimiento.
Código: Combinación de símbolos que, en el marco de un sistema ya establecido,
cuenta con un cierto valor.
Versión: Adaptación de un documento.
Control de cambios: llevar un registro o evidencia de los cambios o
modificaciones realizados a los documentos del sistema y organización.
Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas
responsables
Especificación: Documento que establece requisitos.
Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad, es un registro no diligenciado.
Registros: Un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas, los registros son espacial de documentos.
Instructivo: Se especifica claramente las actividades o tareas que debe realizar
un trabajo.
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS.

N FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO

El líder HSE plantea la Líder HSE Anexo 1

1 Estructura estructura documental de
documental. VIALTOP LTDA, según lo
que establecen
normatividad aplicable a la
organización.
Para saber cómo se Responsable Anexo 2
Estructura de desarrolla la elaboración de de documentar
procedimiento. un procedimiento el
responsable de documentar
debe dirigirse al anexo 2.
Para saber cómo se Responsable de Anexo 3
desarrolla la elaboración de documentar
Estructura de un instructivo el
instructivos. responsable de documentar
debe dirigirse al anexo 3.

Para saber cómo se Responsable de Anexo 4

Estructura de desarrolla la elaboración de documentar
formatos un formato el responsable
de documentar debe
dirigirse al anexo 4.
Para saber sobre la Responsable de Anexo 5
estructura de la codificación documentar
Codificación de general de los documentos
documentos. y registros que se manejan
en la organización el
responsable de documentar
debe dirigirse al anexo 5.

FIN
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIOS APROVADO

ELABORACION Y APROBACION

Elaborado: Revisado: Aprobado:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

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Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

ANEXO 1
Estructura procedimientos
Aplica solo para procedimientos.
El contenido del procedimiento debe demostrar de manera secuencial las
actividades a desarrollar en un proceso, expresando las acciones de las personas
y áreas involucradas.
Iniciar de una manera lógica, la secuencia de cómo deben ser ejecutados los
pasos a seguir, documentos que posteriormente se elaboraran o diligencian para
la mejora del sistema
1. Estructura: La siguiente aplica para todos los procedimientos en general
de los procesos de la organización:

1.1 Encabezado: El encabezado se establece de la siguiente manera: en el

pie de página, en la parte superior de todas las hojas del documento.

Código: código del proceso-

Logo de la NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN PR- # consecutivo
organización
Fecha: día/mes/año

Versión: 1, 2 …
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Ejemplo
VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

1.2 Control de cambios: se establece de la siguiente manera;

VERSIÓN FECHA CAMBIOS APROVADO

1.3 Objetivo: Se debe escribir en mayúsculas sostenido, en negrilla, letra

tipo Arial y tamaño 12, aplica el mismo tamaño de letra para su
contenido, sin ningún tipo de modificación.

1.4 Alcance: Se debe escribir en mayúsculas sostenido, en negrilla, letra

tipo Arial y tamaño 12, aplica el mismo tamaño de letra para su
contenido, sin ningún tipo de modificación.

1.5 Definiciones: Se debe escribir en mayúsculas sostenido, negrilla, tipo

de letra Arial 12, cada concepto a definir debe escribirse la primera letra
en mayúsculas y las que le siguen en minúscula, aplica el mimo tipo de
letra para su contenido.

1.6 Cuadro de flujograma: Los títulos correspondientes a N,

FLUJOGRAMA, DESCRIPCION, RESPONSABLE Y DOCUMENTO,
deben ir en Mayúscula sostenida, negrilla, letra tipo Arial y tamaño 11
igual que INICIO Y FIN, ejemplo.
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

N FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

INICIO

1
XXX XXXXXX XXXXX XXXXX

2
XXX XXXXXX XXXXX XXXXX

3
FIN

El color que se utilizará para el borde las figuras será amarillo y blanco en su
interior, exceptuado las figuras de inicio que tanto su borde como interior será de
color amarillo.

Las figuras que generalmente se utilizan para la elaboración de un diagrama de

flujo se pueden observar a continuación.
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

FIJURA DE FLOJO GRAMA DESCRIPCIÓN

Indica el inicio y el fin de las actividades de un
INICIO procedimiento, no tiene enumeración.

Describe las actividades del procedimiento, se

enumera.

Esta figura indica que el desarrollo del

procedimiento continua en la siguiente página. No
se enumera.
Esta figura expone la decisión de una actividad
del procedimiento, se enumera.

Esta figura indica a donde se debe dirigir de

acuerdo a la decisión tomada, va junto con la
decisión.
Indica la dirección y orden del flujo grama.

Estructura de indicativos.
Las instrucciones de trabajo se utilizan para establecer paso a paso la tarea a
realizar, a continuación, se observa la estructura de instructivos de trabajo.
1. Estructura de instructivos de trabajo.
Aplica únicamente para instructivos de trabajo de VIALTO LTDA.
1.1. Encabezado: El encabezado quedara de la siguiente manera, en el pie
de página, en la parte superior de todas las hojas.

Código: código del proceso-

Logo de la NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN INS- # consecutivo
organización
Fecha: día/mes/año

Versión: 1, 2 …
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

Ejemplo

VIALTOP LTDA Código: HSE-INS-01

Fecha:19/07/2016
REGLAMENTE DE HIEGIENE Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL. Versión 1

Codificación de documentos.
Se ha realizado la asignación de un código a los diferentes documentos para su
identificación y control.
La estructura general de la codificación se asignó de la siguiente manera:
El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde al tipo de proceso al que
aplica.
 HSE: saldu, seguridad y medio ambiente
 CONT: contabilidad
 GEST: Gestión Estratégica
Y para el segundo carácter también es de tipo alfabético, corresponde a la
identificación del tipo de documento de la siguiente forma:
 MAN: manual
 OTS: Matriz, documentos y planes
 PR: procedimiento
 FR: formato
 RG: registro
 INS: instructivos
Ejemplo: si es un procedimiento del área de HSE su código serio: HSE-PR-01, si
es un instructivo del área de contabilidad seria: CONT- INS-01, de igual forma
para todos los documentos según el carácter alfabético al cual pertenezca.
El control de cambios aplica para todos los documentos
 VIALTOP LTDA Código: HSE-PR-01

Fecha:19/07/2016
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE
DOCUMENTOS. Versión 1

VERSIÓN FECHA CAMBIOS APROVADO

Este cuadro ira ubicado siempre en la última hoja del documento, los títulos en
mayúscula sostenida, tipo de letra Arial y tamaño 12.

1. Estructura de formatos.
Los formatos son registros no diligenciados y pueden variar dependiendo su fin,
aria a la cual este dirigido y quien lo elabore.

Las condiciones mínimas para elaborar un formato en VIALTOP LTDA, se basan

en tener:
Código: código del proceso-
Logo de la NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN FR- # consecutivo
organización
Fecha: día/mes/año

Versión: 1, 2 …
NOMBRE DEL FORMATO

Ejemplo:
VIALTOP LTDA Código: HSE-FR-01

Fecha:19/07/2016
FORMATO PREOPERACIONAL DE
VEHICULOS Versión 1