ADMINISTRACION Y

PLANEACION DE UN
ALMACEN
SISTEMATIZACION Y CONTROL ENRADAS-SALIDAS ALMACEN

Faviola Lopez Paramount | Curso propedéutico convocatoria 2018-2 b2 | 25/08/2018

 Informe Final

Investigación Documental y de Campo

Indice

Introducción 2

Marco Teórico 3

Instrumentos de recolección de datos 6

Resultados 9

Conclusiones 9

Recomendaciones 10

Bibliografías 11

Fuentes 12

Anexo 1 13

Anexo 2 17

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 Introducción

Todas las empresas y/o organizaciones tienen en común un sistema de trabajo, o una
forma de realizar sus actividades de manera tal, que les coadyuve a alcanzar sus objetivos,
ya sea económicos o simplemente seguir un proceso para adquirir información o reportes.

Es bien sabido que el proceso administrativo es un excelente parámetro para llevar a cabo
este tipo de actividades, donde la planeación, organización, dirección y control no son tan
ajenos a ningún proceso de control de inventarios. Como primera parte podemos definir
que la planeación puede enfocarse en cómo será distribuido el almacén para que pueda
aprovecharse el total de espacio y los productos sean colocados estratégicamente tomando
en cuenta la logística, ya sea para su entrega o para su consumo.

En el concepto de organización, podemos definir en el tema de almacenes que y como se

va a determinar las actividades de cada personal que este directamente involucrado con el
área de almacén, quien manejara los recursos de sistemas de información y quien los
recursos mecánicos para manipular los productos, de manera que puedan conservarse en
excelente condiciones y evitar pérdidas o mermas. La Dirección de un almacén va de la
mano con la toma de decisiones y la aplicación de recursos o conocimientos para poder
alcanzar los objetivos planteados en el departamento, que puede ser desde llevar el control
exacto de un inventario hasta mantener un stock de existencias constantes para una
empresa que se dedica a la manufactura. Va de la mano, incluso para poder coordinar al
personal, logrando formas de conductas tanto personales como a nivel empresarial, esto
es, mientras más motivado tengas a tu personal será más fácil alcanzar los objetivos
propios a nivel empresa.

Y por último y no menos importante, de hecho a mi forma de ver …. este es el punto más
importante de todos, pues de nada sirve que hayas tenido una excelente planeación, un
sistema de organización ideal y una dirección inigualable, si no tienes CONTROL.
Supervisar y cerciorarse de que todo lo que se ha estipulado anteriormente se cumple a
rajatabla, y que de no llevarse a cabo, existen planes de contingencia que pueden resolver
cualquier tipo de anomalía para seguir llevando a cabo todos los procesos y llegar a un
objetivo claro.

Teniendo como base el proceso administrativo, podemos partir para organizar cualquier
tipo de departamento y llegar a los objetivos establecidos para el área en cuestión.

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 ADMINISTRACION Y PLANEACION DE UN
ALMACEN
Definición de Administración.

La administración es un proceso y/o un sistema para llegar a cumplimentar la

visión, misión u objetivo de una organización. En cualquier grupo de trabajo u
organización, debe participar al menos un administrador. De tal suerte que habrá
que tomar decisiones a fin de disponer de sus recursos y tecnologías para
canalizarlos de manera efectiva.
Aun cuando no se ha catalogado como ciencia, la administración puede ser
ejercida tanto por profesionales como de no profesionales, pues permite
desarrollar habilidades, estrategias, liderazgo, disciplinas, sistemas y métodos
para alcanzar un objetivo.

El proceso Administrativo

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración:

Planeación
Organización
Dirección
Control

Planeación: Fijar el curso de cada acción con principios, determinación y

secuencias necesarios para lograr su realización.
Organización: Agrupar las actividades, asignar responsabilidades y coordinar
personas, trabajo y recursos.
Dirección: Coordinar el esfuerzo común de los subordinados para alcanzar las
metas de la organización.
Control: Cerciorarse que los hechos vayan de acuerdo con los planes
establecidos.

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Que es un Almacén?

Es un área seleccionada y organizada de manera lógica, ordenada y sistemática,

destinada a la recepción, custodia, conservación y despacho de bienes o
mercancías que son empleados para ofrecer un servicio, o un bien tangible
económico.

Dentro de los almacenes podemos encontrarnos diferentes áreas que nos

ayudaran a encontrar más fácilmente o clasificar nuestros productos; ya que
podemos organizarlos y dependiendo de su prioridad y/o naturaleza.

Recepción y despacho: área delimitada para recibir mercancía, ya sea de

proveedores, incluso de los mismos clientes que devuelvan por alguna razón en
específico. Esta área también esta designada para la entrega de materiales ya
sea para su consumo o entrega de clientes y/o venta.

Corredores y pasadizos: Deben señalarse correctamente, pueden ser

transversales y necesariamente deben estar señalizados y estructurados de forma
rectilínea.

Zona de almacenaje: Lugar físico donde se colocan los bienes o mercancías,

pudiendo ser acomodadas por zonas, niveles, estantes, anaqueles, incluso
delimitar otro almacén dentro del almacén.

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Locación de Contingencia: Es una zona que puede ser un almacén temporal
para resguardar mercancía que no necesariamente se maneja como regular o
para colocar un bien que solo está por un lapso muy corto de tiempo. Dicha área
dependerá totalmente de la logística de la empresa.

Sistema de catalogación: Es el proceso mediante el cual se describe tanto en

un programa administrativo como en el lugar específico de colocación para
determinar sus características.

Proceso de almacenamiento

Recepción- Verificación y control de calidad- Aceptación- Interinamiento-

Registro y control, Custodia y mantenimiento

El sistema de Almacenaje tanto para una empresa de transformación como para

una empresa de comercialización, es un tema bastante importante, debido al
ahorro de tiempo como tema principal.

Cuando por alguna causa no contamos con un producto y este se ofrece para su
venta, muy seguramente tendremos errores en la entrega de nuestros pedidos,
surtir un pedido incompleto nos genera pérdidas económica tanto en ventas
como para reprogramar una entrega y pagas costos extraordinarios de fletes.
Incluso cabe la posibilidad de que si no hay un producto en stock, cancelen toda
la compra o parte de la compra.

Por el contrario si nuestra empresa fuera de transformación y no hay existencias

correctas, o estratégicamente bien colocadas disminuiríamos la productividad,
retrasaríamos los lotes de elaboración.

El control de procesos se vería drásticamente afectado por el coste de espera, de

fabricación y el pago de horas extras para los empleados seria demasiado alto
por tener una deficiente programación planeación y control de almacén.

Los almacenes bien estructurados son referencia fidedigna de las ventas y que
producto o productos tienen más rotación o vida útil, para su consumo o venta:

Un producto sin rotación es dinero perdido o estancado.

Un producto o mercancía con exceso de volumen y sin rotación, ocupa un lugar

innecesario en el almacén generando pérdidas.

La planeación y control de inventarios busca satisfacer las necesidades y

objetivos por los cuales, fue creado

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 Departamento de ventas Stock de materiales, disponibilidad inmediata

Departamento de producción Fluidez en los procesos de transformación

Departamento de finanzas Optimizar costos en la inversión de inventarios

Diario de Campo

Viernes 10, Agosto 2018.

El día de hoy realice una visita de campo en el domicilio en el cual hice mi
investigación. Anteriormente contacte al Gerente de Almacén, informándole el
interés de mi visita. Me comentó que por el momento estaba muy ocupado y que
le iba a ser imposible atenderme. Sin embargo me dio la oportunidad de entrar
en el almacén, para darme cuenta del como tenia organizado su área de trabajo.
Al recorrer las instalaciones, empece a notar las similitudes que me encontré en
los textos de los cuales me apoye para realizar mi investigación.

En esta imagen, podemos apreciar de que manera están organizados y

acomodados sus productos. También me comentó que esta área en particular,
primordialmente es utiliza para la recepción y despacho de mercancías o
materiales.

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En esta foto podemos encontrar que tiene anaqueles, y en cada anaquel ésta
escrito el código del producto. A su vez me explico que cada producto tiene su
característica específica. También podemos notar una línea amarilla tenue que
delimita perfectamente el área en la que puedes caminar libremente.

Las hojas de yeso de color Verde y Blanco con azul, es el material que más se
mueve, al fondo también notamos que existen otras hojas de color azul y rojo,
teniendo este material poca existencia. A la izquierda encontramos más
anaqueles y otras estibas de hojas, que comprenden lo que es el plafón. Este
material se encuentra resguardado en otro almacén, dentro del mismo almacén.

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En otra parte del recorrido que hicimos, encontramos más material, y nos damos
cuenta que no existe en las mismas cantidades que otros de los cuales saltan a
la vista que existen más. Igualmente encontramos infinidad de anaqueles. Todo
debidamente ordenado, y clasificado.

El área del almacén esta totalmente restringida, personal que no está autorizado
no puede pasear por los pasillos. Agradezco de antemano la gentileza del
Gerente por darme la oportunidad de realizar mi visita. Al momento de
despedirme, me informa que el día de mañana podremos retomar la encuesta.

Elegí este almacén porque he conocido otros almacenes del área, y aunque a
veces tiene las puertas abiertas, puede percatarme de la impresionante
organización y limpieza que aquí emplean para llevarlo correctamente.

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 Resultados y Conclusiones

En base a la encuesta realizada donde el rango de población que se eligió para

entrevistar oscila entre los 28 a 35 años promedio, población económicamente
activa y por sobre todo que ha trabajado en el área específica, arroja las
siguientes particularidades:

 El 80% de los encuestados tienen una clara y concreta definición de lo que

es un área de almacén, para que sirve o cuál es su función.
 El 90% coincide en que existe un procedimiento específico para registrar,
ingresar, entregar los bienes que están a buen resguardo de un almacén;
que si bien nunca han estado encargados de uno, si han tenido que
participar en el proceso y estructura del mismo.
 Todos coinciden en que hay que planear y organizar el área.
 70% de los encuestados han manejado programas de inventarios como
Adminpaq, SAE, SAP los cuales han sido adaptados e implementados para
llevar el control de inventario, ventas, cobranza y facturación de cada
empresa.
 El 97]% coincide en que siempre hay que tener mercancías disponibles
para no frenar la operación, ya sea para entrega de mercancía para su
venta o que algún proceso de producción no se vea afectado.
 La organización logística de un almacén es un factor clave para optimizar
espacios y recursos; un ejemplo de organización podría ser que las
mercancías que tengan bastante demanda puedan colocarse lo más cerca
posible para que visualmente se mantengan vigiladas y así poder mantener
un stock permanente, clasificación por características y familia también es
un buen método para encontrar rápido lo que necesitamos.
 Es importante en el área de stock, verificar la caducidad de las mercancías,
para que estas a su vez, se encuentren en buenas condiciones y puedan
cumplir con su función y sobre todo, evitar devoluciones innecesarias.

Si bien toda la población encuestada ha tenido nociones en almacén, podemos

observar por medio de las encuestas, que tienen el conocimiento o un preámbulo
del como es como se maneja un almacén. Que existen procedimientos para llegar
a los objetivos, y que constantemente es bueno capacitar al personal para manejar
cualquier contingencia y resolver los problemas que puedan sucitarse mientras se
lleva a cabo el trabajo. No necesariamente debemos depender de un sistema
computacional, que es una gran ventaja si, pero aun existe el sistema de kárdex,
donde podemos mantener nuestra información de inventarios y almacén lo mas
veraz posible.

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 Recomendaciones

Un almacén que carezca de organización, tendrá muchos problemas pues la

información o reportes que puedan solicitarse no serán completamente fidedignos.

Un almacén que no tiene bien definido su área de trabajo, implica doble esfuerzo.
Desde el momento en que tienes que hacer un inventario, hasta el momento en
que puedas disponer, incluso acomodar la mercancía. Nunca será suficiente con
solo dejarla “acomodada” en un lugar. Mientras más se respeten los espacios, las
asignaciones de lugar con sus respectivas características, mas optimo será el
manejo de productos, evitando mermas de cualquier tipo.

Evitar a toda costa trabajar a medias, organizar, planear, definir, delimitar,

controlar la mercancía, podría ser un proceso tedioso, pero a la larga, es la mejor
forma de llevar un almacén lo más ordenadamente posible.

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 Bibliografías

Administración estratégica
Derechos reservados:
© 2014, Zacarías Torres Hernández
© 2014, GRUPO EDITORIAL PATRIA, S.A. DE C.V.
Renacimiento 180, Colonia San Juan Tlihuaca,
Delegación Azcapotzalco, Código Postal 02400, México, D.F.
Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana
Registro núm. 43
ISBN ebook: 978-607-438-868-8

Teoría general de la administración

© 2014, Zacarías Torres Hernández.
© 2014, Grupo Editorial Patria, S.A. de C.V.
Derechos reservados:
Renacimiento 180, Colonia San Juan Tlihuaca
Miembro de la Cámara Nacional de la Industrial Editorial Mexicana
Registro Núm. 43
ISBN ebook: 978-607-438-853-4

Universidad Nacional Autónoma de Mexico

Facultad de Contaduria y Administración
Autor: Scott Dagama Darby
Administración y control de inventarios

Eumed.net
Enciclopedia virtual
Administración de almacenes y control de inventarios
Jorge Sierra y Acosta
Maria Victoria Guzmán Ibarra
Francisco Garcia Mora
http://www.eumed.net/libros-gratis/2015/1444/index.htm

Manual de procedimientos de Almacén

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Fuentes

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 PLANEACION Y APLICACION DE ENTREVISTA

Me dirigí a una empresa que es líder en venta nacional e Internacional de

materiales prefabricados. De todas las empresas que tengo a mi alrededor, es la
que en mi percepción, tiene una mejor organización, clasificación,
estructuración y manejo de mercancías. Aunado a eso, el gerente de almacén,
cuenta con una trayectoria impresionante e intachable pues a parte de tener una
amplia experiencia en el ramo, no ha sido el único almacén en el cual ha sido
encargado. El proceso de administración y planeación de un almacén requiere a
parte de una experiencia en el puesto, conocimientos computacionales y una
carrera que definitivamente vaya ligada a el área en cuestión.

Fecha de Entrevista: 11 de Agosto 2018

Lugar de Entrevista: Guadalajara, Jalisco. Ave. Lazaro Cardenas no. 1855

Objetivo: En base a toda la información e investigación recopilada, para darnos

un norte acerca de los procesos administrativos y planeación de un almacén nos
dirigimos a corroborar si toda la información que aprendimos era aplicada en la
vida real de un almacén. Verificamos la manera correcta en como se registra
una entrada y salida de almacen, su organizacion y sobre todo la ubicación de
los productos para su correcto almacenaje. Verificamos como el tenerlos
almacenados ordenadamente implica menos perdidas de tiempo y errores.

ENTREVISTA

Buen día, mi nombre es Faviola López soy aspirante a la licenciatura de

Gestión y Administración de la UnADM. Estoy realizando un estudio acerca de
la importancia de la planeación y sistematización de los almacenes. Mi
investigación incluye una entrevista de campo, y una encuesta, podría realizarle
algunas preguntas?

1.- Cuales son sus generales?

Victor N. Ramírez. 47 años curse una Licenciado en Informatica

Administrativa y Maestria en Alta Dirección.

2.- Desde hace cuanto desempeña su labor como Gerente de Almacén?

Trabaje en Grupo Azulejero Azano, en el año 1985 como encargado de almacén

y del año 1993 a la fecha me desempeño como Gerente de almacén en Panel
Rey, S.A.

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3.- Que tipo de almacén maneja?

Es una bodega de aproximadamente 4 mil metros cuadrados, contamos con

diferentes materiales, y secciones.

4.- Cual es la función primordial de su almacén, a que departamento va

dirigido?

Es uno de los principales almacenes que están distribuidos en la República

Mexicana. En este caso, nosotros abastecemos a todos los distribuidores de la
zona bajío y pacifico. Nuestro almacén esta orientado a ventas, ya que los
materiales que suministramos son utilizados para venta y/o instalación de
nuestra red de distribuidores. Nuestros principales proveedores, a parte de
comercializarlo, lo instalan en obras.

5.- Que prioridad le da a la recepción y acomodo de mercancías?

La recepción de materiales va de la mano con la requisición de pedidos que

semanalmente o mensualmente realizamos, esto con la finalidad de siempre
tener en stock los materiales que tienen mayor rotación o demanda. Es
necesario verificar el material que llega porque en algunas ocasiones en el
trayecto pueden venir desde planta mal acomodados, o incluso las inclemencias
del tiempo pueden hacer que los materiales vengan dañados, esto nos ocasiona
problemas en perdidas y sobre todo en tiempo para volver a requisitar el
material. Es muy necesario verificar y tomar fotografías digitales en cuanto
llegan los trailers para descarga. De ahí, inmediatamente se acomodan en sus
anaqueles o pasillos, para conservarlos en mejor estado y el cliente no tenga
ningún inconveniente tanto en instalarlos como en venderlos. Finalmente se
lleva un registro de la remisión, el lote, y verificación de código para
comprobar que el material que se pidió sea el indicado. Tenemos un archivo
exclusivo para en caso de reclamación saber cuando llego el material, quien lo
trajo, y cual fue el material que estaba dañado.

6.- Como esta estructurado/organizado su almacén en cuanto a

delimitaciones y ubicaciones de y para sus productos?

En base a un lay-out y con stock de inventarios ABC

7.- Tiene usted designado un lugar de contingencia?

Pues en si no, porque todos los materiales que pedimos, son los que
normalmente tienen mas rotación. En algún momento el cliente nos pide

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materiales especiales pero eso solo sucede cuando es en calidad de urgencia. El
material cuando llega, hablamos con el cliente para que haga la recolección, si
acaso durara en bodega 1 día, y es mucho tiempo. De hecho no nos permiten
almacenar mercancía que no corresponde al almacén. Nuestro patio de
maniobras es muy extenso y se presta a tener un lugar para situaciones fuera de
lo común.

8.- Cuenta usted con algún equipo hidráulico que le facilite su trabajo?

Tenemos 2 Montacargas de 3 y 6 toneladas y 4 patines hidráulicos. Esto es

para un mejor manejo de el material, así evitamos que pueda dañarse y sobre
todo reclamaciones.

9.- Cuantas personas tiene a su cargo y que función desempeña cada una?

2 personas, chofer y almacenista. Todos sabemos utilizar el equipo de

trabajo. No estamos organizados de manera que cada quien haga algo en
especifico. Yo en lo personal, soy la persona que emite remisiones, elabora
inventarios mensuales, verifica las salidas de mercancía y las remisiones de
material que ingresa a la bodega. Los demás tienen como consigna mantener
limpia el área de trabajo, y mantener en los espacios que se han designado los
materiales.

10.- Como fue organizado su sistema de códigos y/o

descripción/clasificación de productos?

Tenemos distintos materiales, en nuestra lista de precios están organizados por

códigos, por
su característica, y por familias.
Existe la familia de metales, que incluyen los metales galvanizados y pintados
Existe la familia de plafones que incluye productos como lana mineral y plafon
de yeso
Existe la familia de compuestos, que incluyen el tipo de acabado que se le dara
al final como compuestos, base-coat.
Un apartado de Tornilleria, de cintas especiales para el terminado de los
bastidores, junto con sus cintas para interior y exterior.
Y existe una familia exclusiva de todos los tipos de panel que manejamos y
obviamente sus características y medidas especiales.

11.- De forma muy general, podría explicarnos cual es el proceso de

almacenamiento?

Como te lo mencionaba anteriormente, llegan los camiones, se des-lona,

verificamos que el producto este en buenas condiciones, tomamos evidencia,

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mientras bajamos hacemos conteo de lo que realmente llego y/o concuerde con
la remisión que nos entregan, y acomodamos material en sus pasillos y/o
anaqueles correspondientes. En el área administrativa, vaciamos la información
a un sistema computarizado que esta conectado a nivel nacional. Archivamos y
ahí acabo el proceso.

12.- Cuales son los principales errores que usted detecta en un almacén?

* Tener en stock materiales que no se mueven, dañados o simplemente que

estén ocupando un lugar en el almacén, pudiendo este ser aprovechado por otro
material mas rentable.

* Al manipular los materiales no tener el suficiente cuidado a la hora de

almacenarlos, para cada producto tiene que haber una especificación de
almacenado y sobre todo al estibar.

* No verificar tanto en físico como en remisiones o "papelería" el material que

se esta recibiendo o en su defecto, el material que se esta entregando.

*Un almacén desordenado, lo único que te ocasiona son problemas a la hora de

buscar materiales, a la hora de elaborar-verificar un inventario, a la hora de
stoquear las existencias. Todo provoca errores desde el momento que las peras
no están con las peras si no con las manzanas...

13.- Alguna vez utilizo un Kárdex para el registro de sus mercancías?

Si, en su momento lo utilice, es un método muy tradicional. Y como dicen los

contadores es de arrastrar mucho el lápiz. Te da la ventaja de aprender desde
abajo el registro de los materiales. Hay que elaborar tarjetas sumar, y restar
manualmente las cantidades. Bien elaborado te evita ir al almacén a verificar la
información. Doble chequeo o inventario.

14.- Que ventajas tiene sistematizar un almacén con un programa

computacional?

Es mucho mas sencillo, desde mi punto de vista. Porque no solamente te arroja

la información de existencia de almacén, si no que puedes entrar a cada factura
de proveedor desde un sistema computarizado, verificar fechas, y demás
detalles que vacías al momento de registrar tus entradas y llevar todo al dia.

15.- En su opinión, en comparación con un kárdex y un sistema

computarizado, cuáles serían las ventajas y desventajas?

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Un kárdex en comparación con un sistema computacional es demasiado tiempo
perdido. Para verificar existencias y sobre todo un archivo histórico. En cambio
una computadora puedes almacenar esa información y solicitar reportes de
todos tipos con un solo clic. Incluso puedes cotejar de manera física las
remisiones en el propio archivo que armas de las remisiones. En resumen, los
reportes es toda la ventaja.

APLICACIÓN ENCUESTA IMPORTANCIA DE LA PLANEACION Y

ORGANIZACIÓN DE UN ALMACEN

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