PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPD05

PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo Notificaciones Coordinador Grupo Notificaciones Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
09/09/2014 12/09/2014 30/09/2014
Dar a conocer a uno o varios administrados, el contenido de las decisiones adoptadas por la Entidad a través de Actos Administrativos, de conformidad
OBJETIVO con las normas establecidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas que lo adicionen,
modifiquen o deroguen para contribuir al cumplimiento de la misión de la entidad.
Inicia con la recepción del acto administrativo a notificar, continua con la aplicación de las normas establecidas en los artículos 67 a 69 del Código de
ALCANCE
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y termina con el acto administrativo notificado con sus respectivos soportes.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES

Administrado: El administrado es el particular que entable una relación jurídico administrativa con la Administración. Cuando hablamos de administrado estamos también
hablando de interesado, porque en ambos casos, se trata de un particular (que puede ser una persona física o jurídica por ejemplo una comunidad), que se dirige a la
administración para solicitar, pedir, reclamar…algo de su interés. El administrado va a ser por lo tanto, en la mayor parte de los casos el sujeto pasivo de la relación
jurídico administrativa, ya que, la parte activa será la Administración.

Notificación: La notificación es una diligencia que consiste en entregar una copia de la decisión al administrado que tenga un interés directo en ella, para que empiece a
producir efectos jurídicos. Tiene las siguientes características:

a) Formal: Es necesario redactar un escrito, o su equivalente electrónico, en el que se deje constancia por el funcionario notificador de los elementos que lo
componen, definidos en el segundo inciso del artículo, salvo cuando las decisiones se adopten en una audiencia, caso en el cual se deja constancia en el acta.
b) Personal: Es necesaria la presencia del interesado o su representante ante el funcionario notificador, presencia que puede ser sustituida en la notificación por
medios electrónicos y que la ley exceptúa cuando la notificación se realiza por aviso ante la imposibilidad de hacerla personalmente, y
c) Debe culminar con la entrega de la decisión

Notificación Electrónica

El artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo regula la realización de las notificaciones de los actos administrativo a través

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de los medios electrónicos, agregando, a las actualmente existentes, algunas reglas especiales. En virtud de la llamada equivalencia funcional, las notificaciones por esta
vía tienen los mismos efectos de las que se realizan en forma escrita por los funcionarios competentes.

Reglas Especiales.
a) Aceptación de esta forma de notificación por parte del administrado.
b) Acceso al acto administrativo enviado. En este punto es necesario anotar que la Ley 527 de 1999 en sus artículos 23 y 24 regula lo referente al momento de envío
y recepción de un mensaje de datos, más no utiliza la locución “acceso”, por lo tanto se debe entender que una vez se reciba el mensaje de datos se tiene acceso
a su contenido.
c) Certificación de la Administración o la entidad certificadora contratada donde se registre la fecha y hora en la cual el documento fue enviado y recibido en un
sistema de información.

Teniendo en cuenta los mecanismos subsidiarios de notificación son:

Citaciones para Notificación Personal (Correo o Mensajería Especializada/Correo electrónico): Es un oficio en virtud del cual se llama al administrado para
comparezca personalmente o a través de apoderado para que se notifique de una decisión. Cuando la autoridad conoce la dirección postal o electrónica procederá a
citarlo para que concurra a las oficinas de la entidad. Cuando se carece de toda seña sobre el administrado se debe proceder a la publicar la citación en la página
electrónica.

Notificación por Edicto: Dando aplicación a lo establecido en el artículo 308 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, referente al
régimen de transición respecto a su vigencia, este tipo de notificación consiste en la fijación de un edicto en un lugar público del respectivo Despacho, por el término de
diez (10) días, que empiezan a contar desde las 8 A.M. y terminan el décimo día a las 5 P.M., con la inserción de la parte resolutiva del acto. Debe constar igualmente la
información acerca de los recursos gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben interponerse los plazos para hacerlo.

Notificación por Aviso: Consiste en el envío de una comunicación que deberá contener: la fecha del aviso y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los
recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida
al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino, al cual se le anexará la copia del acto administrativo que se va a notificar.

Publicación página WEB: Consiste en una publicación que se hace en la página WEB de la entidad, en aquellos eventos en que no es posible la entrega efectiva de la
correspondencia. Esta publicación es aplicable tanto a las comunicaciones envidadas a título de Citación como Aviso.

Publicidad: De conformidad con lo establecido en el numeral 9 del articulo3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en virtud de
este principio “(…) las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos
y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera
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masiva tal información.”

Publicación: Según la Real Academia de la Lengua es la “Acción y efecto de publicar”; y publicar para los efectos del procedimiento que se desarrolla en esta ficha
consiste en “Hacer patente y manifiesto al público algo”. Cometido que se cumple, consignándolo en el diario oficial, o en cualquier otro medio de comunicación,
incluyéndose en estos, la página electrónica de la entidad y un lugar de acceso al público.

REQUISITO LEGAL
Constitución Política de Colombia Colombia “Por la cual se fijan los límites y
define las relaciones entre los poderes del Estado (poderes que se definen
como poder legislativo, ejecutivo y judicial) y de estos con sus ciudadanos,
determinando así las bases para su gobierno y para la organización de las
instituciones en que tales poderes se asientan. Este documento busca
garantizar al pueblo sus derechos y libertades”.
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones.
Tiene por objeto regular los procedimientos administrativos que deben seguir las
autoridades contempladas en su artículo 2° y los jurisdiccionales que deben cumplir los
jueces y magistrados de lo Contencioso Administrativo.
Para los procedimientos Administrativos el código tiene en cuenta la adecuación a los fines
del Estado Social de Derecho y a los principios de la función administrativa señalados en
la Constitución; establecimiento de reglas imperativas para que la Administración proteja
directamente los derechos de las personas en vía administrativa; regulación integral del
procedimiento administrativo general; fortalecimiento del derecho de petición;
sistematización para el uso de medios electrónicos en el procedimiento administrativo;
refuerzo se términos y requisitos para la interposición de los recursos; modernización y
actualización de instituciones en el procedimiento administrativo.
En cuanto al procedimiento jurisdiccional, se reorganiza la jurisdicción de lo contencioso
administrativo con la estructura de tres niveles (jueces administrativos, tribunales
administrativos y Consejo de Estado); se redefine el objeto de la jurisdicción, bajo un
criterio material; se debe tomar como centro al individuo y la defensa de sus derechos; se
unifica el proceso y se redefine los medios ordinarios de control judicial; se fortalecen los
poderes del Juez; se realce la facultad de la imposición de medidas cautelares;
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PROCEDIMIENTO
REQUISITO LEGAL
Ley general de archivo 594 del 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública”.
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NOTIFICACIONES VERSIÓN 5
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
consagración de recursos extraordinario de unificación de jurisprudencia; regulación del
mecanismo de revisión eventual; rediseño tramite y decisión de las pretensiones de
contenido electoral.
Define las disposiciones legales para la gestión de documentos, la salida de documentos,
acceso y consulta de documentos manteniendo los criterios de conservación y privacidad
de los términos de ley.
Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
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NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Los Actos Administrativos podrán ser notificados por cualquier funcionario del Grupo de Notificaciones.
2. La notificación sólo se puede hacer cuando el acto administrativo esté firmado, numerado y fechado.
3. El acto administrativo se remite a la dependencia que lo produjo, una vez notificado con los respectivos soportes.
4. El original de las Resoluciones siempre permanecerá en custodia en la Secretaría General y de la Delegada de Procesos Administrativos en lo de su
competencia.
5. Las notificaciones personales escritas podrán sustituirse por las que se realicen por medios electrónicos, o cuando las decisiones se tomen en audiencias, se
podrán hacer en estrados en forma verbal, como lo ordenan los numerales 1 y 2 del artículo 67, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo (Ley 1437 de 2011).
6. Cuando la Carta Citación sea remitida por correo electrónico, el termino establecido para que el administrado comparezca a notificarse personalmente, se
contabilizara a partir del día hábil siguiente a su recibo.
7. Cuando la Carta Citación sea remitida por correo físico, el termino establecido para que el administrado comparezca a notificarse personalmente, se
contabilizaran a partir del día hábil siguiente al recibo de la misma.
8. La Publicación de la Carta Citación, en la página WEB, tendrá un término de cinco (5) días hábiles, posteriormente se publicará el Aviso por un término igual.
9. La notificación de los Actos Administrativos Liquidatarios de Tasa se realizara a través del aplicativo Sistema de Gestión de Tasa (SGT).
10. La publicación del El Edicto tendrá una duración de diez (10) días hábiles.
11. “El Grupo de Notificaciones será la dependencia encargada de notificar y comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, salvo los relacionados con el Grupo
de Talento Humano y de Contratación de Bienes y Servicios de la Secretaría General, y el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica.”
12. “La notificación de las actuaciones llevadas a cabo como parte del desarrollo del proceso administrativo de cobro coactivo es realizada exclusivamente por la
Oficina Asesora Jurídica de conformidad con lo establecido en el Capítulo II de la Resolución 116 de 2007, por la cual se adopta el Reglamento del Procedimiento
Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.”
13. “La notificación de las sentencias y autos derivados del desarrollo de la función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud es realizada
exclusivamente por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de conformidad con lo establecido respecto de las Notificación
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NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
por Estado en el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.”
14. “Las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, creadas a partir de la Resolución 568 de 2015, podrán notificar los actos administrativos expedidos por
las diferentes dependencias de la Entidad de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría General y de conformidad con la normativa vigente.”
15. “La notificación por estados de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos se realizará teniendo en
cuenta las disposiciones de la Resolución 2105 de 2014.”
16. “La numeración de los actos administrativos como son las resoluciones, circulares internas y externas que expida la entidad son exclusividad de la Secretaría
General, quien llevará el registro y control de las mismas, mantendrá en la serie respectiva el archivo de la original respectiva; para lo cual, al comenzar cada año,
se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno. Lo anterior no aplica a los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos, los cuales tendrán un consecutivo único antecedido por las letras PARL.”
17. “La elaboración de actos administrativos de carácter general o particular (Resoluciones, Circulares Internas y Externas, Autos) o proyectos de Decretos que deba
tramitar el Ministerio de Salud y Protección Social, deben ajustarse a las directrices de la técnica normativa establecidas en el Decreto 1345 de 2010 y Decreto
1081 de 2015 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República; igualmente se debe organizar un expediente con sus antecedentes para los
actos administrativos de carácter general.”
18. El sistema de Gestión de Tasa (SGT) generara el registro automático del certificado de Firmeza para Tasa, identificado con el código GDFT31.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
1 Recepcionar Actos Grupo de Coordinador Todas las Resolución
Administrativos Recibir y revisar los actos administrativos que deben ser Notificaciones o Técnico dependencias Código GDFL01
notificados por parte de la Secretaría General y la
Delegada de Procesos Administrativos y revisa que
cumplan con los requisitos establecidos para una
notificación.

Registrar los actos administrativos en la base de datos

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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
para hacer el reparto correspondiente, con base en el
orden de llegada.

2 Hacer la Notificación La dependencia interesada en la notificación electrónica Grupo de Profesional Todas las Comunicaciones
Electrónica convertirá a formato PDF el Acto Administrativo expedido; Notificaciones Técnico dependencias por Correo
para la Delegada de Procesos Administrativos, la Asistencial Electrónico
Resolución/Auto deberá encontrarse adjunta al expediente Certificado
que se encuentra en el Sistema de información de GDFT20
Investigaciones Administrativas, de tal forma que a través
de la consulta se pueda acceder al documento.

La dependencia interesada debe remitir la solicitud de

notificación electrónica adjuntando la Resolución en PDF y
el formato Comunicaciones por Correo Electrónico
Certificado Código GDFT20 diligenciado con la información
correspondiente al acto administrativo al correo:

(notificacioneselectronicas@supersalud.gov.co).

El acto administrativo se entenderá notificado cuando el

mensaje de datos que contiene el acto administrativo que
se pretende notificar haya sido recibido por el
administrado, estado que se confirmará cuando el grupo de
correspondencia envíe y entregue al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo que se constituye como
prueba de entrega de la Resolución notificada.

Para la notificación de los actos administrativos expedidos

por la Delegada de Procesos Administrativos, el Grupo de
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
Notificaciones ingresará la información de la notificación
electrónica al Sistema de información de Investigaciones
Administrativas, adjuntando la prueba de entrega al
expediente virtual y generando la respectiva planilla que
será remitida por el correo electrónico institucional y
archivado en físico.

Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental

trascribiendo en la Carta Citación la información de
contacto de él o los administrados mencionados en la parte
Resolutiva del Acto Administrativo; información
previamente validada por la dependencia interesada en el
procedimiento; se revisa, aprueba, radica y envía. Carta citación
Hacer Citación para Profesional
Grupo de Todas las en el Sistema
3 Notificación Personal Técnico
Entrega carta de citación al Grupo de Correspondencia, Notificaciones dependencias de Gestión
(correo físico) Asistencial
para el envío al administrado a través del Operador Postal Documental
Oficial o Mensajería Especializada; de esta carta citación
se dejará copia y constancia del envío a fin de verificar el
medio utilizado y el resultado de la misma (guía del correo,
trazabilidad, copia planilla de envío a la empresa de
correos etc)
4 Hacer Citación para La dependencia interesada en la citación para notificación Profesional Carta citación
Notificación Personal personal por correo electrónico debe enviar diligenciado a Grupo de Técnico en el Sistema
(correo electrónico) la Secretaria General -Grupo de Notificaciones- el formato Notificaciones Asistencial de Gestión
Comunicaciones por Correo Electrónico Certificado Código Documental
GDFT20 con información correspondiente al acto
administrativo a notificar y debe remitir este formato Comunicaciones
solicitando que la citación se envié por correo electrónico al por Correo

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
siguiente email Electrónico
(notificacioneselectronicas@supersalud.gov.co). Certificado
GDFT20
Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental
trascribiendo en la Carta Citación la información de
contacto de él o los administrados mencionados en la parte
Resolutiva del Acto Administrativo; información
previamente validada por la dependencia interesada en el
procedimiento; se revisa, aprueba, radica y envía.

El Grupo de Notificaciones envía a través del correo

correspondenciacertimail@supersalud.gov.co al Grupo
de Correspondencia la carta citación para que se proceda
a su remisión a través de mensaje de datos que contiene
escaneado en formato PDF la Carta Citación.

La entrega al administrado, se entenderá realizada cuando

el Grupo de Correspondencia envíe y remita al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo el cual se entenderá
como prueba de entrega.

Si se confirma algún fallo en la entrega al buzón de la

dirección electrónica se procederá a enviar la carta citación
por correo físico a través del Operador Postal Oficial o
Mensajería Especializada. En razón a lo anterior los acto
administrativos, deberán contener en su parte resolutiva en
el numeral que ordena la notificación del mismo, tanto la
dirección física como la electrónica.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
Hacer Notificación personal El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones recibe Grupo de Profesional Notificación
5 a la persona para notificarla, verificando su identidad con Notificaciones Técnico personal, código
los documentos que acrediten su condición y diligenciar el Asistencial GDFT17
formato denominado Notificación Personal código
GDFT17. Constancia
Secretarial,
El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones código GDFT18
devuelve el documento de identificación, junto con el
formato GDFT17 para su revisión; se firma por las partes
(Notificador/Notificado) y se entrega una copia del acto Memorando
administrativo y un original del formato GDFT17. Código ASFL01

Luego el funcionario asignado del Grupo de Notificaciones

registra la notificación realizada en la base de datos.

Cuando sea necesario realizar algún tipo de aclaración

sobre el documento notificado, se diligencia el formato
denominado Constancia Secretarial, identificado con
código GDFT18.

Elaborar documento (memorando/planilla) de devolución

del acto administrativo notificado y trasladar al área
correspondiente, junto con los documentos soporte de la
notificación.

Registrar en la base de datos con fecha de recibido del

documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soporte.
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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental
trascribiendo en la Carta Comunicación la información de
contacto de él o los administrados mencionados en la parte
Resolutiva del Acto Administrativo; información
previamente validada por la dependencia interesada en el
procedimiento; se revisa, aprueba, radica y envía.
Carta
A la Carta Comunicación se adjunta copia íntegra del Acto
Profesional Comunicación
Administrativo (resolución/auto, anexos) que se va a Grupo de Todas las
6 Hacer Comunicación Técnico en el Sistema
notificar. Notificaciones dependencias
Asistencial de Gestión
Documental
Entrega Carta Comunicación al Grupo de
Correspondencia, para el envío al administrado a través
del Operador Postal Oficial o Mensajería Especializada; de
esta Carta Comunicación se dejará copia y constancia del
envío a fin de verificar el medio utilizado y el resultado de
la misma (guía del correo, trazabilidad, copia planilla de
envío a la empresa de correos etc)
7 Hacer Notificación por Este mecanismo subsidiario de notificación se realiza en Grupo de Profesional Todas las Edicto código
edicto dos eventos: Notificaciones Técnico dependencias GDFL04
Asistencial
1. Cuando el interesado no comparece ni se ha hecho
presente personalmente o a través de un tercero
facultado como representante o apoderado,
pasados cinco (5) días hábiles siguientes a la
entrega de la Carta Citación, habiéndose verificado
que existe la respectiva prueba de entrega (guía o
acuse de recibo),
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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
2. Cuando la Carta Citación haya sido devuelta por el
Operador Postal Oficial (4/72) o la Mensajería
Especializada, con alguno de los motivos
expresados por la empresa de correo.

Elaborar en el formato Edicto código GDFL04 y se fija en la

cartelera institucional durante diez (10) días hábiles.

Elaborar documento (memorando/planilla) de devolución

del acto administrativo notificado por Edicto y trasladarlo al
área correspondiente, junto con los documentos soporte de
la notificación.

Registrar en la base de datos con fecha de recibido del

documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soporte.

Si el interesado no comparece ni se ha hecho presente

personalmente o a través de un tercero facultado como
representante o apoderado, pasados cinco (5) días hábiles
siguientes a la entrega de la citación habiéndose
Carta Aviso en
verificado que existe la respectiva prueba de entrega (guía Grupo de Profesional
Hacer Notificación por el Sistema de
8 o acuse de recibo), se procederá a elaborar el Aviso en el Notificaciones Técnico
Aviso (correo físico) Gestión
Sistema de Gestión Documental el cual deberá contener: Asistencial
Documental
la fecha del aviso y la del acto que se notifica, la autoridad
que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, ante
quien deben interponerse, los plazos respectivos y la
advertencia de que la notificación se considerará surtida al
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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el
lugar de destino.

A dicha comunicación se adjunta copia íntegra del Acto

Administrativo (resolución/auto, anexos) que se va a
notificar.

Elaborar documento (memorando/planilla) de devolución

del acto administrativo notificado por Edicto y trasladarlo al
área correspondiente, junto con los documentos soporte de
la notificación.

Registrar en la base de datos con fecha de recibido del

documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soporte.

La dependencia interesada en la notificación por Aviso por Carta Aviso en

correo electrónico debe enviar diligenciado a la Secretaria el Sistema de
General - Grupo de Notificaciones el formato Gestión
Comunicaciones por Correo Electrónico GDFT20 con la Grupo de Profesional Documental
Hacer Notificación por Todas las
9 información correspondiente al acto administrativo a Notificaciones Técnico
Aviso (correo electrónico) dependencias
notificar y debe remitir este formato solicitando que el Aviso Asistencial Comunicaciones
se envié por correo electrónico al siguiente email por Correo
Electrónico
(notificacioneselectronicas@supersalud.gov.co). Código GDFT20

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E

Elaborar el Aviso en el Sistema de Gestión Documental

con la siguiente información: fecha del aviso y del acto que
se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que
legalmente proceden, ante quien deben interponerse, los
plazos respectivos y la advertencia de que la notificación
se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la
entrega del aviso en el lugar de destino.

El Grupo de Notificaciones envía a través del correo

correspondenciacertimail@supersalud.gov.co al Grupo
de Correspondencia en formato PDF Aviso, Acto
Administrativo y Anexos para que se proceda a su remisión
a través de mensaje de datos.

La entrega al administrado, se entenderá realizada cuando

el Grupo de Correspondencia envíe y remita al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo el cual se entenderá
como prueba de entrega.

Si se confirma algún fallo en la entrega al buzón de la

dirección electrónica se procederá a enviar la carta citación
por correo físico a través del Operador Postal Oficial o
Mensajería Especializada. En razón a lo anterior los acto
administrativos, deberán contener en su parte resolutiva en
el numeral que ordena la notificación del mismo, tanto la
dirección física como la electrónica.

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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
10 Hacer Publicación página Este mecanismo subsidiario de notificación se realiza en Grupo de Profesional Todas las Notificación por
WEB dos eventos: Notificaciones Técnico dependencias aviso página
Asistencial web código
1. Cuando se carezca de toda señal sobre el domicilio GDFT22
del administrado, en la parte Resolutiva del Acto
Administrativo se debe ordenar publicar la citación y
la notificación por Aviso en la página web de la
Superintendencia o/y en un lugar de acceso al
público, de manera que el interesado pueda tener
conocimiento del mismo.

2. Cuando la Carta Citación, Comunicación o Aviso

hayan sido devueltas por el Operador Postal Oficial
(4/72) o la Mensajería Especializada, con alguno de
los motivos expresados por la empresa de correo,
se hará la publicación en la página WEB.

En tratándose de la Carta Citación, presentándose alguna

de las situaciones anteriormente descritas, se procede
solamente a publicar el documento en página WEB de la
entidad.

Para el Aviso se diligenciará el formato Notificación por

aviso página web Código GDFT22 publicándose en la
página web de la Superintendencia y en un lugar de
acceso al público, de manera que el interesado pueda
tener conocimiento del mismo
11 Expedir Certificación de Grupo de Coordinador Todas las
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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
Firmeza. Cuando la dependencia interesada en la expedición de la Notificaciones Profesional dependencias
Certificación de Firmeza que preste merito ejecutivo, el Sello
funcionario del Grupo de Notificaciones diligencia el Certificación de
formato denominado Sello Certificación de firmeza – presta Firmeza simple
merito ejecutivo, identificado con código GDFL07, donde con código
se registra la notificación realizada, el tipo de notificación y GDFL06
los datos pertinentes al proceso. Este registro será
suscrito por el coordinador del grupo de notificaciones.
Sello
Cuando la dependencia interesada en la expedición de la Certificación de
Certificación de Firmeza, el funcionario del Grupo de firmeza – presta
Notificaciones diligencia el formato denominado Sello merito ejecutivo,
Certificación de Firmeza simple con código GDFL06, identificado con
donde se registra la notificación realizada, el tipo de código GDFL07
notificación y los datos pertinentes al proceso. Este
registro será suscrito por el coordinador del grupo de
notificaciones.

En los casos de cierre de archivo, caducidad,

amonestación escrita y revocatoria del acto administrativo,
se utilizará un sello para agilizar el trámite, el cual quedará Memorando
en la parte final o anverso del acto administrativo, código ASFL01
identificado con el nombre Sello Certificación de Firmeza
simple con código GDFL06

En los casos de sanciones que la entidad impone a los

vigilados y en cumplimiento a la Resolución 2630 de 2015,
se utilizará un sello, el cual quedará en la parte final o
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 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPD05

PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
RESPONSABL CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? PARTICIPANTE
E
anverso del acto administrativo que impone la sanción,
identificado con el nombre Sello Certificación de firmeza –
presta merito ejecutivo, identificado con código GDFL07

Una vez emitidos las correspondientes certificaciones, se

elaborar memorando código ASFL01 para la devolución del
expediente con la respectiva certificación y trasladarlo al
área correspondiente.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
De acuerdo a lo establecido en la
parte Resolutiva del Acto
Administrativo remitido identificar
Coordinador de Comunicaciones
el tipo de notificación que se Siempre que se
Notificación – por Correo
1 Recepcionar Actos Administrativos ordena y verificar la consistencia realice una
Profesional-Técnico- Electrónico
de los datos dentro del formato notificación
Asistenciales Código GDFT20
Comunicaciones por Correo
Electrónico GDFT20

2 Hacer la Notificación Electrónica En la elaboración de la Siempre que se Coordinador Comunicaciones

notificación se debe diligenciar realice una Profesional por Correo
claramente los datos personales notificación Técnico Electrónico
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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
y la dirección del contacto en el
GDFT20
formato Comunicaciones por Asistencial
Correo Electrónico GDFT20
En la elaboración de la carta Carta de
Coordinador
citación se debe diligenciar Siempre que se citación en el
Profesional
3 Hacer Citación para Notificación Personal (correo físico) claramente los datos personales realice una Sistema de
Técnico
y la dirección del contacto. notificación Gestión
Asistencial
Documental
En la elaboración de la carta
citación se debe diligenciar Coordinador de Comunicaciones
Siempre que se
claramente los datos personales Notificación – por Correo
4 Hacer Citación para Notificación Personal (correo electrónico) realice una
y la dirección del contacto en el Profesional-Técnico- Electrónico
notificación
formato Comunicaciones por Asistenciales GDFT20
Correo Electrónico GDFT20.
En la elaboración de la
notificación personal se debe Notificación
diligenciar el formato Notificación personal, código
Personal Código GDTF17 y al Siempre que se Coordinador GDFT17
5 Hacer Notificación personal momento de presentarse algún realice una Profesional
error en el diligenciamiento de la notificación Técnico Constancia
notificación personal se debe Secretarial,
diligenciar el formato Constancia código GDFT18
Secretarial GDFT18.

ANÁLISIS DE TIEMPO

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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

El grupo de notificaciones cuenta con cinco (05) días hábiles contados a partir de la recepción de los actos administrativos para citar al interesado, posterior al recibo del
acto administrativo a notificar.
Si el administrado no se presenta dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la entrega de la citación, se procede a la publicación del edicto o a la notificación por
aviso según el caso.
La notificación por edicto debe ser publicada en la cartelera durante 10 días hábiles.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Tabla de retención documental Superintendencia Nacional de Salud.

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EN EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de
Octubre de 2014 se adoptan los
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
procedimientos del Proceso
Administración de la Gestión Documental
Mediante Resolución 4086 de 2014 se
derogó Resolución 2239 de 2014 y se
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
adoptó el Manual de Procesos y
Procedimientos de la entidad.

Se ajustan las actividades del

Ajuste del documento procedimiento ante Requerimiento Secretario General 06/08/2015 2
NURC: 3-2015-015610

Se ajustan las políticas del procedimiento

Ajuste del documento ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 04/09/2015 3
017595

Ajuste del documento Mediante memorando NURC: :3-2018- Secretario General 17/04/2018 4
006062 se solicita ajustar actividad 11, se
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 PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPD05

PROCEDIMIENTO NOTIFICACIONES VERSIÓN 5

elimina el formato “certificación de código

GDFT19”, creación de los formatos Sello
Certificación de Firmeza simple con
código GDFL06 y Sello Certificación de
firmeza – presta merito ejecutivo, con
código GDFL07

Se aprueba solicitud mediante

memorando NURC: 3-2018-006307

Mediante memorando NURC: 3-2018-

007523 se solicita la creación del formato
Certificación de Firmeza para Tasa y se
crea la política de operación 18
Ajuste del documento Secretario General 10/05/2018 5

Se aprueba el ajuste mediante

memorando NURC: 3-2018-007331

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