ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PRINSI-PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan
selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan
perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang
semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai
analisis analisis kebutuhan pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan
pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-
faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri
Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:

1. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan
perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

1. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat
pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-
pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi
ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran,
tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah.

1. Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
2. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk
masing-masing jenis pekerjaan.

1. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut
keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat
merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
 1. Analisis Jabatan

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara
konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis
jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang
jabatan.

1. Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai.
Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-
pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

1. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan
sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada
umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai
akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

1. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam
penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin
ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi
apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus
didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara
rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan
dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus
dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih
ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan
berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-
prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.

SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri dari unsur-unsur
(komponen) yang dikendalikan kearah sasaran agar mencapai hasil yang optimal. Untuk itu
sistem mendapat input berupa informasi tentang kebutuhan pegawai yang diperlukan, keadaan
pasar tenaga kerja dan lain-lain. Input diproses dalam sistem menghasilkan output. proses yang
terjadi dalam sistem adalah interaksi unsur yang berhubungan secara seri yaitu suatu kegiatan
merupakan kelanjutan dari seri sebelumnya.

Sebagaimana telah diuraikan diatas bahwa sistem kepegawaian memiliki pengertian lebih luas
bukan hanya berkaitan dengan sistem pengangkatan pegawai tetapi juga meliputi perencanaan,
pembinaan karier, pengendalian dan sebagainya. Secara umum kita mengenal beberapa sistem
kepegawaian sebagai berikut:

– Integratet system: suatu sistem kepegawaian, dimana manajamen kepegawaian mulai dari
rekutmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun
ditentukan oleh pusat.

– Separated system: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen mulai dari rekruktmen
sampai penggajian dan pensiunan dilakukan oleh masing-masing daerah.

– Unified System: suatu sistem kepegawaian dimana manajamen kepegawaian dilakukan

oleh suatu lembaga tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.

Sedangkan sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat dibedakan menjadi:

– Spolis System

Sistem ini pengangkatan pegawai didasarkan atas keanggotaan partai. Sistem ini yang paling tua
dan sudah banyak negara yang tidak menggunakan sistem ini, karena kurang memperhatikan
faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya efesiensi kerja.

– Nepotism System

Dalam sistem ini pengangkatan pegawai lebih didasarkan pada keluarga, saudara dan teman
dekat.

– Patronage System

Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai
tersebut.

– Merit System

Pengangkatan pegawai atas sistem ini didasarkan atas kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa
Negara akan maju apabila pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang cakap.

– Career system

Sistem ini menekankan bahwa dalam pengangkatan pertama pegawai didasarkan atas kecakapan,
sedangkan dalam pengembangan lebih lanjut masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut
menentukan.
ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara
konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis
jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang
jabatan. Analisis jabatan meliputi:

1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan
berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang
diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya
pendidikan tertentu,
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang
tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai
dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan
formasi pegawai, yakni:

1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan
organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai
disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan
berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas
sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi
organisasi atau program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan
ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk
memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar
prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam
satu satuan waktu tertentu.

PENGADAAN PEGAWAI

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik
atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini
sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan
sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang
diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa
sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi
yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan,
pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk
instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem
penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu
harus dicermati dengan baik.
Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus
berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan

pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
2. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun
ekstern.
3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan
perincian pekerjaan.
4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar
kelulusan)
8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau
ujian.
9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan
kesehatan jasmani.
10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.
13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan
tanggung jawab.
18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai
berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

SUMBER TENAGA KERJA DALAM PENGADAAN

Melanjutkan materi tentang Administrasi Kepegawaian, kali ini kita akan mencari tahu tentang
berbagai sumber dalam perekrutan pegawai baru. Secara umum penambahan pegawai baru dapat
diambil dari sumber berikut ini:

Sumber internal
Sumber internal merupakan penarikan tenaga kerja dengan mengambil dari pegawa yang bekerja
diperusahaan itu sendiri, dengan kata lain pegawai kantor mendapatkan kesempatan pertama
untuk mengisi lowongan pekerjaan tersebut. Pengangkatan pegawai melalui sumber internal ini,
selain sudah diketahui sifat dan kecakapan pegawai, juga moral pegawai dapat dipertinggi
karenan mengangkat pegawai dengan jabatan yang lebih rendah.
Keuntungan pengangkatan pegawai dari lingkungan sendiri adalah:
a) Mempertinggi semangat kerja pegawai, terutama bagi mereka yang mengharapkan promosi.
b) Loyalitas yang tinggi dari pegawai terhadap perusahaan
c) Praktis dan ekonomis
d) Terjadinya persaingan yang sehat, apabila dilaksanakan secara adil dan objektif
e) Seleksi mudah dilaksanakan.

Sedangkan kelemahannya adalah:

a) Bila pengangkatan pegawai tidak objektif, akan timbul rasa tidak puas dari para pegawai.
b) Adanya promosi yang dipaksakan
c) Dapat menghambat ide.

Sumber eksternal
Sumber eksternal merupakan perekrutan tenaga yang bersumber dari luar perusahaan meliputi:

a) Penarikan melalui teman-teman pegawai

Pada dasarnya penarikan ini tidak ada dalam kepegawaian. Hal ini terjadi karena ada pegawai
yang mengusulkan teman atau kawannya untuk mengisi lowongan, sehingga secara tidak
langsung pegawai yang mengusulkan tersebut sebagai penjamin kualitas dari teman yang
direkomendasikan.

b) Penarikan tenaga kerja melalui badan-badan penempatan tenaga kerja

Penarikan melalui badan tenaga kerja baik yang didirikan oleh pemerintah maupun swasta.
Semisal Depnaker (Departemen Tenaga Kerja).

c) Penarikan melalui lembaga pendidikan

Lembaga pendidikan disini meliputi segala macam lembaga pendidikan, khususnya yang
mendidik dan melatih suatu kehlian. Biasanya ditempat tersebut tersedia siswa-siswa yang
memiliki keahlian tertentu sesuai dengan bidangnya, namun mereka memiliki kelemahan yaitu
belum berpengalaman.

d) Penarikan melalui iklan

Iklan adalah media penting yang dapat digunakan dan dipilih untuk penarikan tenaga kerja.
Banyak perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja melalui iklan ini, karena dapat menarik
jumlah pelamar yang banyak, sehingga dapat diperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan
persyaratan.

e) Melalui sumber-sumber lain

Selain menarik melalui sumber-sumber diatas, dapat juga melalui sumber-sumber lainnya,
misalnya: lingkungan, pertanian, imigran dan imigrasi, dan organisasi tertentu.

Keuntungan penarikan dari luar perusahaan adalah:

a) Timbulnya ide-ide baru
b) Terseidanya banyak jumlah pelamar
c) Didapatkan pegawai yang berbobot dan memenuhi persyaratan
d) Memberikan kesempatan kepada masyarakat umum
Sedangkan kelemahannya diantaranya:
a) Kurang praktis dan ekonomis
b) Tidak setiap kebutuhan tersedia
c) Adanya kebiasaaan yang kurang sesuai dengan perusahaan
d) Loyalitas yang kurang
e) Kemungkinan mereka belum berpengalaman