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La oficina de proyectos de informática

www.pmoinformatica.com

Acta de constitución
del proyecto
Ejecución, Construcción y apertura Centro
Comercial Verano Mall
Fecha: [23 de Feb de 2017]

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Información del proyecto


Datos

Empresa / Organización Constructora Baluarte


Proyecto Ejecución, construcción y apertura Centro Comercial
Verano Mall.
Fecha de preparación 23 /02 /2017
Patrocinador principal Pablo Emilio Cepeda - Alcalde
Gerente de proyecto Alex Huertas- Gerente General de la Constructora
Baluarte

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento Rama ejecutiva


(Vicepresidencia)
Carlos Andres Gobernador Boyacá -
Amaya
Pablo Emilio Alcalde de Tunja Boyacá -
Cepeda

Propósito y justificación del proyecto

La puesta en marcha del Centro Comercial Verano Mall de la cuidad de Tunja, se plantea
como un proyecto de infraestructura del alto nivel y compromiso, no solo para los tunjanos
sino para los habitantes del departamento, cuyo propósito será impulsar la economía de la
cuidad a un nivel que logre generar impactos positivos para todos los sectores de la
sociedad, así como potenciar el auge económico de la región. Este proyecto surge como
necesidad de los habitantes para ampliar la oferta comercial de la cuidad, a lo cual y según
varios estudios, las cuidad necesita un 30% más de ejes comerciales.

Descripción del proyecto y entregables

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la Constructora Baluarte en alianza con otras grandes interesadas han decidido


formular y ejecutar un proyecto de infraestructura comercial para la cuidad, un proyecto
de gran envergadura y con impactos favorables para la región.
El proyecto del Centro Comercial Verano Mall se distribuye en 3 pisos de zonas
comerciales junto con una torre de 9 pisos de un hotel 4 estrellas. En el piso 1 sobre la
vía universitaria se plantean dos accesos peatonales. Finalizando el recorrido del primer
nivel, el centro comercial cuenta con un ancla de dos pisos. Los tres niveles de comercio
cuentan con cerca de 100 locales con áreas entre 50 y 115 metros cuadrados. A través
del recorrido por la terraza al aire libre encontramos restaurantes, barras de café, el salón
de reuniones y la torre de 9 pisos destinada para un hotel de 4 estrellas.
Como se puede describir el proyecto tiene bastantes atractivos y lograra generar el
movimiento de una economía sostenible al mismo tiempo que busca servir a sus
habitantes.

Requerimientos de alto nivel


Requerimientos del producto

- Instalación y traslado de locales comerciales, shops nacionales, acomodación


y puesta en marcha de productos y servicios
- Ejecución, cumplimiento y calidad de los bienes y servicios que los múltiples
vendedores ofrecen a los compradores.
- Responsabilidad, principios y valores por parte de todos los interesados del
proyecto para que se logre cumplir todos los anteriores requerimientos.

Requerimientos del proyecto

- Previa articulación con la compañía constructora, ejecución de obras civiles,


formulación de contratos y aceptación de términos por parte de los interesados
- Adecuación de locales comerciales aptos y solicitados por los interesados para
dar cumplidos a las necesidades propias de cada tienda.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance

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Objetivo Indicador de éxito


Generar nuevas oportunidades comerciales para la Numero de empleos
cuidad, por la puesta en marcha de Gran proyecto de directos
infraestructura que tendrá la cuidad
Ampliar la oferta comercial de la cuidad en la cual se Ingresos mensuales y
requieren más áreas de comercio para el bienestar anuales en los locales
económico de la región
Propiciar una fuente de entretenimiento y de interés Numero de visitantes y nivel
turístico para propios y visitantes el cual pretende tener de frecuencia en visitas.
todos los servicios a disposición de los boyacenses,
generando así un nuevo foco de interés recreativo y
económico
Cronograma (Tiempo)
El proyecto de plantea a un plazo de 3.5 años (42 Cumplimiento y avance de
meses) metas y logros a nivel
mensual
Costo
Etapa de diseño con un correspondiente al 15% del Asignación correcta de presupuestos
presupuesto
Etapa de contratación con un correspondiente al 30% Asignación correcta de presupuestos
del presupuesto.
Etapa de construcción y ejecución con un Asignación correcta de presupuestos
correspondiente al 35% del presupuesto
Etapa del operación y apertura con un presupuesto de Asignación correcta de presupuestos
20% del presupuesto
Otros
Ofrecer la mayor calidad de los productos que serán Encuesta de satisfacción
vendidos por los diferentes vendedores en sus locales
respectivos.
Asegurar la eficiencia ambiental para hacer de este Estudios y comparaciones
proyecto sostenible ambientales.

Premisas y restricciones
- La etapa de prediseño y diseño del proyecto junto con los procesos de
contratación deben hacerse en lo primeros cinco meses del ciclo de vida del
proyecto.
- Coordinación entre los diferentes interesados de manera articulada para
solidificar la comunicación y dar cuerpo al proyecto.
- Corrección de fechas con respecto a los procesos que no se logren completar
a tiempo y de acuerdo con el cronograma
- Modificación de contratos en cuanto al número de trabajadores, irregularidades
al momento de iniciar las obras civiles, permisos ante las autoridades y demás

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- Cambios de agenda, incremento en costos secundarios legítimos y


demostrables.

Riesgos iniciales de alto nivel


-No ejecución del proyecto en los tiempos establecidos
-Negación de permisos y/o autorizaciones respectivas durante la etapa inicial
-Mala ejecución del proyecto incluyendo irregularidades y asignación de recursos
-No cumplir en tiempo y forma las actividades proyectadas. No contar con el
patrocinio, presupuesto y la inversión esperada a largo plazo.

Cronograma de hitos principales


Hito Fecha tope
Desarrollo, comunicación y socialización de formatos de obras civiles 4 de abril
Difusión oportuna de políticas internas y factores externos (ajenos al 6 de Junio
proyecto)

Medición de resultados y procesos en cada etapa principal del 20 de agosto


proyecto

Alineación a procedimientos y lineamientos institucionales 30 de agosto

Participación del personal en diferentes actividades y reuniones 2 de Septiembre

Presupuesto estimado

El presupuesto inicial y estimado corresponde a $90.000´000.000 (Noventa mil millones


de pesos)

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Lista de Interesados (stakeholders)


Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Dr. Alex huertas Gerente General de la Gerencia Director
Constructora Baluarte
Ing. Henry Socadagui Líder de proyectos Gerencia Director
Contexto Urbano
Dr. Arturo brazas Constructora Colpatria Presidencia Ejecutiva
Ing. Carlos Andres Gobernador de Gobernación
Amaya Boyacá
Pablo Emilio Cepeda Alcalde de Tunja Alcaldía Ejecutiva
Alexander Gonzales Representante Gerencia Ejecutiva
Cámara de Comercio
de Tunja
Humberto callejo Secretario de Secretaría Administrativa
infraestructura publica
Sergio Espinosa Gerente general Sao Gerencia Director
Posada Olímpica Grupo
comercial
Munir Falah Presidente Multiplex Presidencia Director
Cine Colombia S.A.
Mauricio Cárdenas Represéntate Casino Dirección Coordinación
Ventura
Johana Gómez Coordinadora Dirección Director
empresa de vigilancia

Requisitos de aprobación del proyecto


Planograma de todas las actividades propuestas
Plan de trabajo actualizado mes a mes incluyendo actividades e improvistos
Validación de alcances y factores benéficos
Acta constitutiva del proyecto
Diagnostico organizacional
Para la culminación del proyecto se entregara los entregables establecidos en la presente
acta

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Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad


Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva


División (Vicepresidencia)
Dr. .Alex Gerente Constructora Dirección Ejecutivo
Huertas Baluarte
Luis Hoyos Gerente Inmobiliaria Dirección Administrativo
Araujo & Segovia S.A.

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad


Decisiones de personal (Staffing)
Dr. Alex Huertas

Gestión de presupuesto y de sus Dr. Alex Huertas


variaciones

Decisiones técnicas
Luis Hoyos

Resolución de conflictos
Dr. .Alex Huertas

Ruta de escalamiento y limitaciones de Luis Hoyos


autoridad

Personal y recursos preasignados


Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Personal operativo y gerencial (por sucursal) Comercial Dirección General

Staff Director de
Operaciones
Operaciones

Materiales de construcción Director de


Operaciones Operaciones

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Recurso Departamento / Rama ejecutiva


División (Vicepresidencia)
Maquinaria y equipos Director de
operaciones Operaciones

Personal humano Profesional Talento humano Dirección General

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Carlos Andres Amaya – 23 /02/ 2017
Gobernador de Boyacá
Pablo Emilio Cepeda-Alcalde 23 /02/ 2017
Mayor de Tunja

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