Inclusão Digital Itinerante 2.

Curso
MICROSOFT
OUTLOOK
 © 2013. SESI - Departamento Regional do Paraná
Os direitos de reprodução, de adaptação ou de tradução desta guia são reservados ao
SESI – Departamento Regional do Paraná, inclusive a reprodução por procedimento
mecânico ou eletrônico.

SESI - Departamento Regional do Paraná

Gerência de Educação do SESI-PR

Espaço para CDU

Este material foi elaborado por uma equipe, cujos nomes encontram-se
relacionados na folha de créditos.

Curitiba, 2013
SESI – Serviço Social da Indústria (Paraná)
Av. Cândido de Abreu, 200 - Centro Cívico – CEP: 80530-902 – Curitiba/PR
APRESENTAÇÃO

Olá, seja bem-vindo(a) ao Curso Microsoft Office Outlook do programa

Inclusão Digital Itinerante 2.0.

Nesse curso, você irá adquirir conhecimentos sobre o programa Outlook por
meio de conceitos, exemplos e exercícios.

Para ajudar o seu estudo e aprendizado, você encontrará ícones que destacam
partes importantes do conteúdo. São eles:

Dicas Você sabia? Conceito Curiosidade

Saiba mais Atenção Exercícios Para refletir

É muito importante que você faça os exercícios propostos, para que

possa praticar o que aprendeu e aplicar posteriormente em suas
tarefas, tanto no ambiente de trabalho, como em sua casa.

Bom Estudo!

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SUMÁRIO

01 1.0 Introdução Pág 6

02 2.0 Principais recursos do Outlook Pág 7

03 3.0 Gereniar informações pessoais Pág 8

04 4.0 Gerenciar contatos Pág 11

05 5.0 Gerenciar e-mails e pastas (configuração, envio

e listas de distribuição) Pág 14

06 6.0 Gerenciar tarefas Pág 17

07 7.0 Organizar calendário (diário, copromissos,

reuniões, anotações) Pág 19

08 8.0 Conclusão Pág 21

09 9.0 Referências Pág 21

10 10.0 Créditos Pág 22

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 01 INTRODUÇÃO

CONCEITO
O programa Microsoft Outlook 2010 faz parte do pacote Microsoft Office 2010,
desenvolvido pela empresa Microsoft. Com base no programa Outlook Express, ele foi
desenvolvido para o envio e recebimento de e-mails, além de permitir a organização
de listas de contatos, anotações e compromissos de uma maneira simples e rápida,
que auxilia na execução de tarefas do cotidiano

ATENÇÃO
O Outlook Express faz parte do sistema Operacional Windows XP e não tem custo. O
Microsoft Outlook faz parte do Pacote Office e é preciso adquir a licença para usá-lo.

Para acessar, clique no botão Iniciar, depois em Programas,

então Microsoft Office e escolha Microsoft Outlook 2010.

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 Ao abrir o programa, vai aparecer a tela principal, com todas as suas funcionalidades.
Confira abaixo:

1. Faixa de Opções

Apresenta os recursos de cada guia.

2. Pastas de e-mail

Possibilita criar pastas para organizar os e-mails.

3. Painel de visualização
É possível visualizar e-mail, calendário, tarefas.

4. Lista de tarefas

Mostra as tarefas existentes.

5. Calendário

Possibilita marcar compromissos e outros assuntos.

6. Menu
Permite acessar recursos como calendário, contatos, e-mail e tarefas.

02 PRINCIPAIS RECURSOS DO OUTLOOK

Conhecendo a área de trabalho do Outlook, o próximo passo é aprender sobre os recursos que
o Outlook disponibiliza.

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 Os principais recursos são:

Gerenciador de e-mails: recurso que permite a criação, envio e recebimento

de e-mail.
Calendário: recurso que permite a organização de compromissos diários,
semanais e mensais. Quando é feito um agendamento, o programa mostra um
lembrete.
Contatos: recurso que permite a organização de uma lista de contatos, fazendo
registro completo dos dados de uma pessoa.
Tarefas: recurso que permite registrar o que é preciso ser feito.

Ao clicar em cada recurso, aparece uma faixa de opções que cada um disponibiliza, facilitando
a localização de comandos que aparecem em grupos.

03 GERENCIAR INFORMAÇÕES PESSOAIS

Você pode personalizar uma assinatura, um cartão de visita ou papel de parede para os seus
e-mails.

Para criar uma assinatura, vá na opção Email e abra uma nova

mensagem. Então, a guia Mensagem aparecerá na Faixa de opções.
Escolha a opção Incluir, Assinatura e, em seguida, Assinaturas.

Na janela que abrirá em seguida, escolha a guia Assinatura de Email. Digite um nome para a
assinatura e clique em OK.

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Na opção Editar assinatura, insira o texto que você quer que apareça. Esse texto pode ser
formatado de acordo com a sua preferência, alterando fonte, tamanho, cor entre outras opções.
Para adicionar elementos como imagem, hiperlink e cartão de visitas, além do texto, clique no
local em que deseja que o elemento apareça e escolha as opções. Para finalizar, clique em OK.

Para que a sua assinatura apareça em todos os e-mails, é necessário escolher a assinatura criada
e marcá-la nas opções Novas mensagens e Respostas /Encaminhamentos.

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 EXERCÍCIOS
Pratique!
Crie dois estilos de assinatura:

1. Assinatura informal. Ou seja, que pode ser usada para e-mails particulares. Nela
você deve inserir seu nome, telefone e uma citação – pode ser um pensamento.
2. Assinatura formal, que deve ser usada nos e-mails profissionais. Insira seu nome,
função, área em que trabalha e a logo da empresa.

Muito bem! O próximo passo é personalizar o papel de parede de seu e-mail.

Lembre-se que ao utilizar o Outlook na empresa, você deve primeiro verificar se
há um modelo definido para a assinatura e para o papel de parede.

Para definir o papel de carta, abra uma nova mensagem e siga os mesmos passos feitos
anteriormente para configurar a assinatura. Porém, escolha a guia Papel de carta pessoal.
Na opção Temas, há várias opções para escolher diferentes estilos de papéis de carta.

EXERCÍCIOS É isso aí! Dessa forma, você

Pratique!
aprendeu a gerenciar seus
Altere a opção de papel de carta e insira a sua assinatura.
dados de e-mail.

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04 GERENCIAR CONTATOS

Outro recurso que é muito importante e útil no Outlook 2010 é a lista de contatos. Criar uma
lista vai facilitar a busca de e-mails. Elas podem estar organizadas por pessoas ou de acordo com
sua preferência.

Para gerenciar a lista de contatos, clique no menu em Contatos. Veja que o programa vai abrir a
área de trabalho referente a esse recurso.

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Para criar um contato, na Página Inicial, clique em Novo Contato. E, então, aparecerá a janela
abaixo:

Observe que há diversos campos para preenchimento com os dados dos seus contatos, como:

• Dados pessoais: Nome Completo, Empresa, Cargo.

• Dados da Internet: Email, Exibir como, Endereço da página da Web, Endereço de
mensagem instantâneas.
• Dados de telefone: Comercial, Residencial, Fax Comercial, Celular.
• Endereços: Comercial, Mapa.

Quanto mais dados você preencher, a sua lista vai ficar cada vez mais
organizada. Após inserir todos os dados, clique em Salvar e Fechar.

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SAIBA MAIS
Para a sua lista de contatos ficar ainda
mais completa, que tal inserir foto ou
imagem? Para isso, clique duas vezes
em cima da silhueta cinza, fazendo
com que abra a janela de opções para
alterar a foto de contato. Após selecionar
o arquivo, clique em Abrir e a foto vai
aparecer, tendo sido inserida.

VOCÊ SABIA?
Na janela de criação de contatos, há opções para agendar uma reunião, mandar um
e-mail, fazer uma ligação, adicionar uma imagem, enfim, realizar uma ação para aquele
contato selecionado, o que facilita e agiliza seu trabalho.

Outro recurso importante são os grupos de contatos. Para criar um grupo de contato, clique
com o botão direito em Meus contatos e escolha a opção Novo Grupo de Pastas. Isso vai abrir
uma nova janela para que você crie o nome de uma pasta, que será referente a um Grupo de
contatos.

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 EXERCÍCIOS
Pratique!
Crie uma lista de contatos com as informações Muito bem! Mantenha seus
dos seus colegas do laboratório de Informática, contatos em ordem para agilizar
preenchendo todos os campos, inclusive com uma o seu trabalho.
imagem. Após adicionar todos na lista de contatos,
crie um novo grupo chamado: Inclusão Digital.

05 GERENCIAR E-MAILS E PASTAS

Ao escolher a opção Email, a área de trabalho a seguir vai aparecer:

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 1. Faixa de opções de envio de e-mail

2. Pastas de e-mail

3. Lista de e-mail recebido

4. Painel de leitura de e-mail

CONHEÇA O QUE CADA ITEM REPRESENTA E SUAS FUNÇÕES:

1. Faixa de opções de envio de e-mail

É por meio dela que você pode criar, encaminhar, responder, organizar, excluir e,
resumidamente, fazer o gerenciamento de e-mails.

Para criar um e-mail, clique na opção Novo E-mail. Depois, na janela para inserir uma
mensagem. É nessa janela que será realizada toda a formatação do e-mail, como a
personalização do texto, anexo de arquivos, inserir assinatura, determinar marcas e
adicionar os contatos.

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 No botão Para, CC e CCo, você vai inserir para quem o e-mail será encaminhado. Qual a
diferença entre eles?

VOCÊ SABIA? SAIBA MAIS

Para: insira o endereço do e-mail de uma pessoa. Acesse a matéria “Como ser
CC: significa com cópia. Ou seja, você vai inserir formal e simpático em um
o primeiro endereço na linha Para e, em CC, vai e-mail profissional” pelo link
inserir o endereço para outros contatos que irão http://exame.abril.com.br/
acompanhar a troca de mensagens. carreira/noticias/como-ser-
CCo: significa com cópia oculta. É usado quando formal-e-simpatico-em-um-
você precisa mandar um e-mail para diversas e-mail-profissional?page=2
pessoas, mas os destinatários não saberão quem e confira dicas de como escrever
mais recebeu a informação. um e-mail profissional.

ATENÇÃO
Para anexar arquivos, que podem ser documentos, planilhas, imagens entre outros, basta clicar em
Anexar Arquivos. Com isso, é aberta uma janela para inserir o item que vai ser anexado. É importante
saber que arquivos com tamanhos grandes devem ser compactados. Além disso, é preciso respeitar
as normas de envio de anexos que as empresas determinam.

2. Pastas de e-mail

É onde estão localizadas pastas como Caixa de Entrada, Itens Enviados, Itens Excluídos
e outras pastas que podem ser criadas. Elas são importantes para organizar os e-mails
recebidos por meio de regras aplicadas. Se você criar uma pasta, mas não determinar
uma regra para o e-mail recebido, ele automaticamente vai para a pasta Caixa de
Entrada.

3. Lista de e-mail recebido

Nessa lista aparecem todos os e-mails recebidos. Os e-mails em negrito são os que não
foram lidos e junto com eles, há o ícone de um envelope fechado. Após abrir e ler o
e-mail, o texto não está mais em negrito e o ícone do envelope aparece aberto.
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 Os e-mails podem ser organizados na lista de exibição por:

Para visualizar esse menu, clique com o botão direito do

mouse em Organizar por.

4. Painel de leitura de e-mail

No Painel de leitura de e-mail, é possível visualizar o conteúdo sem precisar abrir a

mensagem. Caso queira responder, encaminhar ou executar outra ação basta clicar
duas vezes na mensagem.

CURIOSIDADE
Conheça as “Dez coisas que você precisa saber para usar seu e-mail como se
deve”, acessando o link: http://vidaeestilo.terra.com.br/homem/interna/
0,,OI3840575-EI14237,00-Dez+coisas+que+voce+precisa+saber+para+u
sar+seu+e-mail+como+se+deve.html

06 GERENCIAR TAREFAS

O gerenciador de tarefas é como uma lista de afazeres. O Outlook

permite criar essa lista e fazer o acompanhamento do que foi
realizado e do que ainda é preciso fazer, recebendo lembretes para
controlar e acompanhar. Para acessar no menu de opções, clique
em Tarefas (imagem ao lado) e a seguinte janela vai aparecer:

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Para criar uma nova tarefa, vá na guia Página Inicial, depois no
grupo Novo clique em Nova Tarefa.

Em Assunto dê um nome para a tarefa e no gupo Ações,

salve e feche. Todas as tarefas criadas serão mostradas na
área de trabalho desse recurso. É possível visualizar as tarefas
pendentes na área de trabalho do Outlook e acompanhar no
menu localizado no lado direito.

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07 ORGANIZAR O CALENDÁRIO

O calendário é um recurso para você agendar compromissos, reuniões e outros eventos diários,
semanais e mensais. Escolha a opção Calendário no menu do lado esquerdo e isso vai fazer com
que apareça na área de trabalho o calendário com a opção de edição desses compromissos.

Na guia Página Inicial, é possível registrá-los criando um novo compromisso, uma nova reunião
e outros itens. É possível também organizá-los, gerenciar calendários e até compartilhar sua
agenda. É um ótimo recurso para gerenciar atividades.

Nessa guia clique em Novo compromisso e vai aparecer uma tela para inserir data e hora,
localização e os participantes.

Para agendar uma reunião, basta clicar em Nova Reunião e inserir nome, local, data e
participantes. Depois, é só salvar e fechar. Caso queira, você pode enviar esse agendamento
para os destinatários.

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EXERCÍCIOS
O próximo passo é praticar.

Você já criou uma assinatura de e-mail, já trocou o papel de carta e já criou uma lista de contatos.
Agora, os exercícios servirão para colocar em prática tudo o que você viu.

Está preparado?

1. Para 5 colegas do laboratório, marque uma reunião agendando data, local, hora e
o assunto que vai ser tratado.
Siga as orientações:
Data: (aqui você pode escolher a data que desejar.)
Hora: Entre 15h e 16h30min.
Local: Sala de reuniões.
Assunto: Relatório mensal de projetos.

2. No calendário, você deverá fazer o agendamento de uma reunião quinzenal, que

acontecerá toda quarta-feira, entre os meses de março e outubro do ano vigente.
Essa reunião vai acontecer no Auditório, às 10 horas. Compartilhe seu calendário
com os colegas de laboratório.

3. Crie um e-mail formal para o seu supervisor informando que vai se ausentar por
uma 1 semana. Esse e-mail deve ser encaminhado ao instrutor.

4. Primeiramente, crie uma planilha de orçamentos no aplicativo Excel. Nela, deve

constar informações de 5 produtos de material de papelaria de 3 fornecedores
diferentes. Com a planilha completa, mande um e-mail ao instrutor, como se
ele fosse seu supervisor, e agende uma reunião para a apresentação dessas
informações.

5. Mande um e-mail para seus colegas convidando-os para uma confraternização. O

texto do e-mail deve conter:
- Assunto.
- Texto descrevendo o local, hora e endereço da confraternização
- Imagem de um local. Para isso, acesse um site de busca, escolha um local de sua
preferência e insira no e-mail.

6. Envie um e-mail informando que vai sair de férias e envie para 3 pessoas. O
primeiro destinatário deverá estar no campo Para, o segundo no campo CC e o
terceiro no campo CCo.

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 7. Para finalizar, você deverá acessar o link http://www.fiepr.org.br/observatorios/
bussoladainovacao/FreeComponent18340content215373.shtml,
escolher um dos Relatórios Técnicos Setoriais. Você deverá salvá-lo no seu
computador e mandar um e-mail para todos do seu grupo de informática,
explicando no corpo do e-mail que você está enviando o relatório e que gostaria
de marcar uma reunião e uma apresentação para tratar dos assuntos abordados

No corpo do e-mail, coloque o nome do relatório escolhido e um resumo desse

relatório. Após, anexe ao e-mail e encaminhe. Os seus colegas deverão responder
se concordam ou não concordam com a reunião e, também, confirmando a data
que você propôs.

Como você se saiu? Pratique, use bastante os recursos que o Outlook

oferece e faça dele seu aliado para organizar as suas tarefas.

08 CONCLUSÃO

Esse curso ensinou as ferramentas básicas

Parabéns!
de gerenciamento de e-mail, criação de
Você chegou ao final do curso
listas de contato, tarefas e como utilizar o
Microsoft Outlook.
calendário, podendo ser utilizado em suas
tarefas tanto no trabalho como em casa.

09 REFERÊNCIAS

http://office.microsoft.com/pt-br

http://vidaeestilo.terra.com.br/homem/interna/0,,OI3840575-EI14237,00-Dez+coisas+que
+voce+precisa+saber+para+usar+seu+e-mail+como+se+deve.html

http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/como-ser-formal-e-simpatico-em-um-e-mail-
profissional?page=2
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10 CRÉDITOS

SESI – Serviço Social da Indústria

José Antonio Fares
Superintendente do SESI-PR

GEDUC – Gerência de Educação

Regina Berbetz
Gerente de Educação do SESI-PR

Yuri Queiroz
Gestão Inclusão Digital Itinerante 2.0

Projeto Editorial
Yuri Queiroz
Coordenação

Thaise Nardelli
Consultora Pedagógica

Alessandra Selva
Conteudista

Digital SK
Editoração e Layout

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