Acta de Constitución del Proyecto

Proyecto

Servicio de Garantía Web y escritorio

Tabla de Contenidos

Sección 1 Visión general del proyecto1

1.1.- Declaración del problema 1

1.2.- Descripción del proyecto 1

1.3.- Justificación del Proyecto 1

1.4.- Metas y objetivos 1

1.5.- Alcance del proyecto 2

1.5.- Factores críticos de éxito 3

1.6.- Supuestos 3

1.7.- Restricciones 4

1.8.- Hitos principales del proyecto 4

Sección 2 Historial de las revisiones 7

 Acta de Constitución del Proyecto
Preparado por: Firma: Fecha:
Versión: 1.0

Cliente/Usuario Final: Contacto en el cliente: Tipo de Proyecto(S/M/L):

Personal de Post Venta - Garantías Firma:

Unidad de Negocio: Operativa – Project Manager: Project Sponsor:

Administrativa
Firma: Firma:
Sección 1 - Visión general del proyecto

1.1 Declaración del problema

La empresa Maxima Internacional S.A. realiza el servicio de garantía de los productos
que comercializa, con respecto a sus clientes de forma manual. Debido al crecimiento
constante de la empresa, la demanda en reclamos y la devolución de productos y la
información que administrar se ha elevado, dando cómo resultado lentitud en los
proceso de atención al cliente con la información que necesita posteriormente.

1.2 Descripción del proyecto

El propósito principal del proyecto consistirá en automatizar la gestión administrativa,
gerencial y técnica de la empresa. En virtud de esto se realizará un software de gestión
de garantías en entono web y de escritorio para atención al cliente de acuerdo a los
procedimientos establecidos y los requerimientos expresamente solicitados.

1.3 Justificación del Proyecto

Este proyecto es un enfoque al cambio, de lo manual a lo automatizado, impulsado por
la evolución de la empresa. La necesidad administrativa de llevar un control diario de las
incidencias con el software que automatizará los procesos, desde una devolución
(inicio), hasta la reposición (fin). Traerá disminución de horas hombre, costo de
administración e incremento de disponibilidad de la información, así como también
mejoras en el tiempo de atención al cliente.

1.4 Objetivo del producto

Los objetivos a alcanzar será:

1.4.1.- Reducción de los tiempos de operación en un 50% respecto a los tiempos

actuales.

1.4.2.- Reducción de horas/hombre de trabajo.

1.4.3.- Procesamiento de la información con fines estadísticos y de reportes para los

distintos niveles de la organización.

1.4.4.- Gestión de clientes y registro histórico de devoluciones

1.4.5.- Mejora de casos del servicio al cliente.

1.4.6.- Control sobre productos y solicitudes que no pudieron ser satisfechas.

1.4.7.- El cliente pueda registrar sus casos, consultar y hacer su seguimiento.

1.5 Alcance del proyecto
El proyecto incluye
1.5.1.- Módulo de Registro de usuarios (escritorio y web)
1.5.2.- Módulo de registro de casos (escritorio y web)
1.5.3.- Módulo de registro de incidencias técnicas (escritorio)
1.5.4.- Módulo de reportes (escritorio y web)
1.5.5.- Módulo de gestión de devolución, reposición (escritorio)
1.5.6.- Módulo de solicitud de acreditación (escritorio)
1.5.7.- Módulo de mantenimiento (escritorio y web)
1.5.8.- Módulo de gestión de stock (escritorio)

El proyecto no incluye
1.5.9.- Manejo contable, ventas, logística.
1.5.10.- Interface con motor de BD externas.

Entregable Criterio/s de aceptación

Deberá registrar a nuevos usuarios en entorno
web o escritorio, debe ser capaz de homologar
los datos ingresados con los datos de la BD
Módulo de Registro de usuarios existente, así mismo al registrar se asignará
(escritorio y web)
un usuario y contraseña al cliente, que permita
acceder y realizar, registro de reclamos y
consultas.
Este módulo permitirá al usuario o cliente
registrar los reclamos, que previamente deben
Módulo de registro de casos (escritorio haber accedido al sistema con el usuario y
contraseña respectivamente. Al registrar el
y web) caso, se autogenerará un número de ticket
que será de uso para el cliente pueda realizar
sus consultas.

Módulo de registro de incidencias Este módulo deberá registrar las

técnicas (escritorio)
Módulo consultas y reportes (escritorio usuario visualizar el estado de los casos
y web)
Módulo de gestión de devolución,
reposición (escritorio)
observaciones y prácticas técnicas realizadas,
desde el inicio y fin de la revisión.
El módulo de consultas y reportes permitirá al
pendientes y cerrados en rangos de fechas y
por números de casos.
Módulo de devolución o reposición del
producto ingresado, debiendo cerrarse
automáticamente el caso una vez realizada
una de las dos opciones.
 Entregable Criterio/s de aceptación
La indisponibilidad de productos para
Módulo de solicitud de acreditación reposición conlleva a la empresa a emitir una
(escritorio) nota de crédito, este módulo permitirá generar
dicho documento del crédito.
El módulo de ayuda contiene información de
uso del sistema.
El módulo de mantenimiento, permite realizar
las siguientes operaciones a los usuarios:
Módulo de ayuda y mantenimiento
(escritorio y web) Cliente:
Modificar teléfono, correo, contacto y
dirección.
Colaborador de la organización:
Modificar usuarios, casos y dar de baja a
usuarios.

Módulo de gestión de stock (escritorio) Deberá mantener registro de la cantidad de

piezas en stock.

1.5 Factores críticos de éxito del proyecto

1.5.1.- Aprobación de todos los entregables por parte del patrocinador.

1.5.2.- Profesional técnico con experiencia en desarrollo de MS Visual.Net

1.5.3.- Infraestructura adecuada e implementada para el desarrollo del producto.

1.6 Instalaciones y Recursos del Proyecto

Recursos requeridos Responsabilidades
Ambiente de desarrollo: 5 Equipos
con windows xp y entorno de
desarrollo Visual.net. Base de datos Gerencia:
de
Aprobación de presupuesto. Contratación
proveedores de hardware y software.
Oracle 10g en servidor de
desarrollo dedicado.
Lugar físico de trabajo:
Gerencia: Acondicionamiento del lugar de trabajo.
5 Puestos de trabajo con cercanía Contratación de la mano de obra dedicada a tal fin.
física.
Repositorio centralizado de Equipo de Trabajo de desarrollo: Instalación y
artefactos y código fuente. configuración del repositorio.

1.7 Supuestos y restricciones

1.7.2.- La documentación del sistema será determinada en español.

1.7.3.- Los usuarios tienen conocimiento básico de computación.

 1.7.4.- Deberá cumplir con las fechas de entrega.

1.7.5.- El presupuesto para este proyecto tiene una restricción, cualquier adicional el
Jefe de Proyecto se debe presentar el presupuesto adicional al Patrocinador.

1.8 Hitos principales del proyecto

Hito Fecha
1.8.1.- Entrega del Acta de Constitución de Proyecto 31/05/2012
1.8.2.- Entrega de la WBS (EDT) 30/06/2012
1.8.3.- Entrega del diccionario WBS (EDT) 30/06/2012
1.8.4.- Entrega del Documento de Alcance 30/06/2012
 Diccionario EDT

Definición de elementos

Título del Proyecto: “Servicio de Garantía Web y escritorio”

A.- Información General

Nombre del proyecto: Servicio de Garantía Web y escritorio

Preparado por:
Fecha de preparación:

B.- Diccionario de la EDT

Módulo de Registro de usuarios (escritorio y web)

Identificador EDT Última actualización Responsable
1.5.1
Esta parte inicial del sistema, el actor principal es el cliente de la
compañía. Las políticas de la compañía, para que el cliente pueda hacer
uso del sistema, el cliente debe inicialmente hacerlo a través de este
Descripción: servicio.

Criterios de aceptación: El Stakeholder que acepta: Jefe de departamento de Post Venta,

Y usuarios. Se realizarán pruebas de registros reales.

Entregables: Módulo de software compilado (ejecutable).

Supuestos: El cliente puede registrarse con el asistente de ayuda del sistema del
Sistema informático.

Recursos Requeridos: Diseñador del sistema informático, Coordinador del proyecto.

Duración:

Interdependencia: Facturación, Almacén

Firma Director de Proyecto

Sección 3 - Historial de las revisiones

Versión Fecha Revisado por Descripción/Estado