ACTA DE CONSTITUCIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

WMS – SAP (Warehouse Manager System –
DECORMOV 2015
Gestión de Almacenes SAP)

CONCEPTOS ASOCIADOS AL FORMATO

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: ES EL PROCESO DE DESARROLLAR UN DOCUMENTO QUE
AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DE PROYECTO LA AUTORIDAD PARA
ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. EL BENEFICIO CLAVE DE ESTE
PROCESO ES UN INICIO Y UNOS LÍMITES DEL PROYECTO BIEN DEFINIDOS, LA CREACIÓN DE UN REGISTRO FORMAL DEL
PROYECTO Y EL ESTABLECIMIENTO DE UNA FORMA DIRECTA PARA QUE LA DIRECCIÓN GENERAL ACEPTE FORMALMENTE Y
SE COMPROMETA CON EL PROYECTO.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: ES UN DOCUMENTO EMITIDO POR EL INICIADOR DEL PROYECTO O
PATROCINADOR, QUE AUTORIZA FORMALMENTE LA EXISTENCIA DE UN PROYECTO Y CONFIERE AL DIRECTOR DEL PROYECTO
LA AUTORIDAD PARA ASIGNAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO. DOCUMENTA
LAS NECESIDADES DE NEGOCIO , LOS SUPUESTOS, LAS RESTRICCIONES, EL CONOCIMIENTO DE LAS NECESIDADES Y
REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL CLIENTE Y EL NUEVO PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO QUE EL PROYECTO DEBE
PROPORCIONAR.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LA FINALIDAD DEL PROYECTO, QUIÉNES SON LAS PERSONAS
INVOLUCRADAS, CÓMO SE LOGRARÁN LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, EL TIEMPO ESTABLECIDO DE INICIO Y FIN DEL
PROYECTO, Y EL LUGAR DONDE SE REALIZARÁ EL PROYECTO. (QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE)
El proyecto DECORMOV 2015 consiste en implementar el módulo SAP WMS para mejorar la gestión de los
inventarios en los almacenes del Centro de Distribución CD

El proyecto consistirá en realizar los siguientes cambios:

 Seguimiento y control a las operaciones de ingreso de mercadería en el CD
 Contar con el stock de la mercadería identificada por ubicación dentro de los almacenes del CD
 Seguimiento y control de las operaciones de extracción de la mercadería (picking) en el CD
 Seguimiento y control de las Ordenes de Trabajo por medio de tecnología códigos de barra

El proyecto será realizado por la consultora XYZ de acuerdo a las bases designadas en evaluación de
proveedores. Para darle seguimiento y asegurar el cumplimiento del objetivo, el proyecto estará a cargo de las
siguientes personas:
 Miguel Vernal Fernández (MV) : Sponsor del Proyecto (Gerente de Operaciones)
 Luis Chirichigno Mena (LCH) : Director de Proyecto.
 Miguel Arbulu (MA) : Usuario líder (Planeamiento)
 Edwin Trujillo (ET) : Usuario líder (Programación)

El proyecto de implementación de DECORMOV 2015 será realizado desde el 01 de JUNIO 2015 hasta el 02
NOVIEMBRE 2015. La etapa de levantamiento de información del proyecto se realizará en el Centro de
Distribución CD (av. Argentina 2667 Lima, Perú).
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DEFINIR DETALLADAMENTE EL PRODUCTO, SERVICIO O
CAPACIDAD A GENERAR, ASÍ COMO TODOS LOS ENTREGABLES SOLICITADOS POR EL CLIENTE.
El producto del proyecto es el módulo WMS del ERP SAP optimizado y adaptado a las necesidades de los usuarios
del CD, el cual consiste en una mejor gestión de los inventarios con la empresa consultora XYZ, encargada de
la implementación DECORMOV 2015.

El producto de este proyecto incluirá los siguientes entregables:

- Acta de Levantamiento de requisitos (Situación actual)
- EDT (Estructura de desglose de trabajo)
- Cronograma de Actividades
- Guías, manuales o documentos necesarios para el entendimiento del nuevo módulo.
- Capacitaciones a los usuarios interesados.

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: {REQUISITO: CONDICIÓN O CAPACIDAD QUE DEBE ESTAR
PRESENTE EN UN PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO PARA SATISFACER UN CONTRATO U OTRA ESPECIFICACIÓN
FORMALMENTE IMPUESTA}. DESCRIBIR LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL
PROYECTO.
- El cliente requiere el menor impacto en todo el sistema ERP SAP, en sus módulos de Ventas (SD),
Productos (MM), Financiero Contable (FI-CO), Recursos Humanos (HR).
- Cumplir con la fecha límite del proyecto (02/11/2015)
- La fase de levantamiento de información del proyecto será dada en el CD.
- Se llevará un control semanal del avance del proyecto presentándose en un informe de seguimiento.
- Se requiere que los consultores encargados tengan el status Senior y que tenga experiencia
comprobada en haber implementado el módulo WMS – SAP en otras empresas
OBJETIVOS DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO
EN TÉRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN, DEFINIENDO LOS OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO Y LOS CRITERIOS DE
ÉXITO ASOCIADOS.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
1. ALCANCE Cumplir con la implementación DECORMOV 2015 Aprobación de todos los entregables
para una mejor gestión de los inventarios en el CD. por parte del cliente
2. TIEMPO Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el Concluir el proyecto el 02/11/2015
cliente.
3. COSTO Cumplir con el presupuesto asignado de 192,000 No exceder el presupuesto del cliente
DOLARES AMERICANOS
FINALIDAD DEL PROYECTO: DESCRIBIR EL FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR
POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO, MENCIONANDO EL ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE
LA ORGANIZACIÓN.
- Seguimiento y control de las operaciones de ingreso, traslado y salida de mercadería del CD.
- Reducir en forma considerable los costos por diferencias de inventario ya que el sistema nos
permitirá tener una mayor exactitud en la ubicación de la mercadería en el CD.
- Utilización de la tecnología códigos de barra para un control y seguimiento en línea de las
operaciones en el CD.
- Mejorar la calidad de servicio en la entregas de mercadería a los clientes
- Integración del módulo DECORMOV 2015 a las aplicaciones logísticas del componente central ERP
SAP (módulos de Producto, Venta, Financiero - Contable)

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: DESCRIBIR LAS RAZONES CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS POR LAS CUALES ES
NECESARIO REALIZAR EL PROYECTO, ESPECIFICANDO LOS BENEFICIOS A LOGRAR.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Mejora en la calidad de servicio al cliente en los Perdidas en ventas Al no encontrar los productos en
tiempos de entrega el CD.
Mejorar la imagen de la marca Decor en el mercado Costos de Debido a las diferencia de
de acabados de construcción inventarios inventario al no ubicar los
productos en el Cd
Mayor consistencia y trazabilidad de la información Costos de Costos de mano de obra, horas
almacenaje extras, manipuleo, seguros,
vigilancia, mayores fletes, etc.
Potenciar el recurso humano Gastos Operativos Personal administrativo, energía
eléctrica, agua, equipamiento de
oficinas, desktops, etc.
DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DE PROYECTO: {DIRECTOR DE PROYECTO: PERSONA NOMBRADA POR LA
ORGANIZACIÓN EJECUTANTE PARA LIDERAR AL EQUIPO QUE ES RESPONSABLE DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO}. ESCRIBIR EL NOMBRE DEL DIRECTOR DEL PROYECTO (PROJECT MANAGER) ASIGNADO, SU
RESPONSABILIDAD Y SU NIVEL DE AUTORIDAD.
NOMBRE LCH NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A MV
Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto
SUPERVISA A MA/ET

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO: {HITO: PUNTO O EVENTO SIGNIFICATIVO DENTRO DE UN PROYECTO,
PROGRAMA O PORTAFOLIO}. MENCIONAR A TODOS LOS HITOS DE MANERA CRONOLÓGICA, COLOCANDO SUS FECHAS
PROGRAMADAS DE INICIO Y FIN.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
 Preparación inicial 08/06/2015
 Diseño 06/07/2015
 Realización 14/09/2015
 Preparación final 12/10/2015
 Go a Live y soporte 02/11/2015

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO. EN ESTA SECCIÓN SE

NOMBRAN A TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS DENTRO DEL PROYECTO ASÍ COMO TAMBIÉN EL ROL QUE DESEMPEÑA CADA
UNO DE ELLOS.

ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA

 Empresa ABC Rol cliente
 Empresa consultora XYZ Empresa Consultora SAP

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO: {AMENAZA: RIESGO QUE TENDRÍA UN EFECTO NEGATIVO SOBRE
UNO O MÁS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS NEGATIVOS QUE PUEDEN AFECTAR LOS
OBJETIVOS DEL PROYECTO. UN RIESGO NEGATIVO DEL PROYECTO QUE SE HA MATERIALIZADO SE CONSIDERA COMO
PROBLEMA.
 Cambio de la forma de trabajo del personal del CD: Jefes, supervisores, operarios
 Falta de compromiso de usuarios finales
 Caída en la calidad de servicio: retrasos en la entrega de los productos al cliente
 No disponer de una adecuada infraestructura de hardware y comunicaciones

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO: {OPORTUNIDAD: RIESGO QUE TENDRÍA UN EFECTO

POSITIVO SOBRE UNO O MÁS OBJETIVOS DEL PROYECTO}. SE DEBEN INGRESAR LOS RIESGOS POSITIVOS QUE PUEDEN
GENERAR UN MAYOR VALOR EN EL PROYECTO.
Una oportunidad del proyecto es que los consultores y programadores terminen en menos tiempo la realización
y preparación del proyecto DECORMOV para tener mayor holgura en las pruebas.

SUPUESTOS: {SUPUESTO: FACTOR DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN QUE SE CONSIDERA VERDADERO, REAL O
CIERTO, SIN PRUEBA NI DEMOSTRACIÓN}. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL
PROYECTO SE CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.
 Que la infraestructura inalámbrica (servidores, antenas, equipos inalámbricos) se encuentre
instalados y configurados en la fecha programada para realizar las pruebas de cobertura con los
supervisores y operarios del CD.
 Que los términos del contrato con la consultora XYZ se cumplan a cabalidad
 El equipo del proyecto se encuentra totalmente comprometido con el éxito del proyecto

RESTRICCIONES: {RESTRICCIÓN: FACTOR LIMITANTE QUE AFECTA LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO, PROGRAMA,

PORTAFOLIO O PROCESO}. DESCRIBIR LOS FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO, EL RENDIMIENTO
DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO, PUEDEN APLICAR A LOS OBJETIVOS
DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO.
 Fecha de finalización del proyecto: El 02 de Noviembre 2015
 El presupuesto del proyecto no debe exceder a la propuesta inicial
LISTA DE INTERESADOS: {INTERESADO O STAKEHOLDER: INDIVIDUO, GRUPO U ORGANIZACIÓN QUE PUEDE
AFECTAR, VERSE AFECTADO O PERCIBIRSE A SÍ MISMO COMO POSIBLE AFECTADO POR UNA DECISIÓN, ACTIVIDAD O
RESULTADO DE UN PROYECTO}. EN ESTA SECCIÓN SE MENCIONAN A TODOS LOS INTERESADOS INTERNOS Y/O
EXTERNOS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO, ASÍ COMO TAMBIÉN SUS ROLES.
 Luis Chirichigno Mena : Director de Proyecto
 Miguel Vernal Fernández : Sponsor
 Miguel Arbulu : Planeamiento
 Edwin Trujillo : Programación
 Supervisores, operarios : Personal del CD
 XYZ : Empresa consultora SAP

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO: DESCRIBIR EN QUÉ CONSISTE EL ÉXITO DEL PROYECTO,
QUIÉN DECIDE SI EL PROYECTO TIENE ÉXITO Y QUIÉN FIRMA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO.
 El proyecto será exitoso si se concluye con todo el alcance, costo establecido y termina en la fecha
establecida en el cronograma.
 Satisfacción de los usuarios.
PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO: SE MENCIONA DE MANERA TENTATIVA TODOS LOS CONCEPTOS
DE GASTO , SUS RESPECTIVOS COSTOS, EL TOTAL ACUMULADO DE LÍNEA BASE Y EL TOTAL DE PRESUPUESTO QUE INCLUYE
A LAS RESERVAS DE CONTINGENCIA Y DE GESTIÓN.
CONCEPTO MONTO (EN DÓLARES AMERICANOS)
 Consultoría XYZ $73,920
 Licenciamiento SAP $32,940
 Infraestructura inalámbrica (antenas, $58,920
equipos inalámbricos, incluye: garantías,
continuidad operativa, servicio
instalación)
 Infraestructura tecnológica (equipos de $21,980
comunicación switches, servicio de
cableado de red, otros)

PATROCINADOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO: {PATROCINADOR: UNA PERSONA O GRUPO QUE PROVEE
RECURSOS Y APOYO PARA EL PROYECTO, PROGRAMA O PORTAFOLIO Y QUE ES RESPONSABLE DE FACILITAR SU ÉXITO.}
EN ESTA SECCIÓN SE MENCIONA AL PATROCINADOR DEL PROYECTO, ASÍ COMO LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE, EL
CARGO QUE OCUPA Y LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.
NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
Miguel Vernal Empresa ABC Gerente de Operaciones 01.06.2015
Fernández