ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

Marzo 18 de 2019 Propuesta metodológica para la gestión de
proyectos de desarrollo de software en la
oficina de sistemas de información de la
Universidad de Santander.

Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):

Grupos de Procesos: Iniciación, Sector: Teconologías de la Información
planificación. Actividad: Desarrollo de software.
Áreas de conocimiento: Integración,
alcance, cronograma, costo y riesgos.

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

Marzo 18 de 2019 Agosto 30 de 2019
Objetivos del proyecto

Objetivo general:
Elaborar una propuesta metodológica para realizar la planificación de los proyectos de
desarrollo de software que se ejecutan en la oficina de Sistemas de Información de la
Universidad de Santander.

Objetivos específicos:
 - Realizar un diagnóstico de los procedimientos que se llevan a cabo para el desarrollo de
software en la oficina de Sistemas de Información.
 - Desarrollar un Plan de Gestión del Alcance para determinar las actividades requeridas en el
desarrollo de un proyecto de software.
 - Elaborar un Plan de Gestión de Tiempo para planificar de manera efectiva las actividades a
tener en cuenta en el desarrollo de un proyecto de software.
 - Generar un Plan de Gestión de Costos para mantener un control sobre el presupuesto a
ejecutarse en el desarrollo de un proyecto de software.
 - Elaborar un Plan de Gestión de Riesgos para administrar adecuadamente su impacto, en caso
de que estos se lleguen a materializar en el desarrollo de un proyecto de desarrollo de software.
 - Plantear la propuesta metodológica para la gestión de proyectos de desarrollo de software en
la oficina de Sistemas de Información UDES.
Justificación o propósito del proyecto
La Universidad de Santander dentro del proceso de Gestión de TIC cuenta con la oficina de
Sistemas de Información que a su vez en un sub proceso de la misma dentro del proceso de
gestión de calidad, y su propósito es el diseño y desarrollo de aplicativos de software, que
atienden la sistematización de procesos académicos como matrículas, inscripciones, evaluación
docente, requisiciones, compras, logística… etc.

Actualmente, el desarrollo de estos aplicativos es guiado y coordinado bajo las prácticas de la

metodología ágil SCRUM; En el contexto de la administración de proyectos existen áreas de
conocimiento que no se abarcan, tales como el costo que genera el desarrollo de un determinado
aplicativo o una óptima gestión del tiempo con respecto a los diferentes proyectos de desarrollo
de software que se presentan, y aún más cuando se están desarrollando de manera simultánea.
Lo que ha ocasionado ajustes constantes en asignaciones de actividades al equipo de desarrollo
e incluso pausar el desarrollo en determinados proyectos.

Por lo anterior es adecuado proponer a la oficina de Sistemas de Información, una metodología

que le permita a los líderes de este subproceso, contar con actividades o herramientas de apoyo
para tomar las mejores decisiones en la gestión de los diferentes proyectos de desarrollo de
software que se presenten en la Universidad de Santander.

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto

 El producto básico generado del proyecto es un documento con la propuesta metodológica para
la gestión de proyectos de desarrollo de software en la oficina de sistemas de información de la
Universidad de Santander (UDES).

Los entregables del proyecto son:

1. Plan de gestión del alcance
2. Plan de gestión del tiempo
3. Plan de gestión de costos
4. Plan de gestión de riesgos
5. Planteamiento final de la propuesta metodológica para la gestión de proyectos

Supuestos
-El proyecto es de interés para los directivos de la institución.
-Se cuenta con el recurso humano y logístico necesario para el proyecto.
Restricciones
-La limitación en el tiempo para el desarrollo del proyecto.
Identificación de riesgos
La poca disponibilidad de tiempo del personal especializado requerido para el desarrollo del
proyecto.

Inconvenientes para obtener la documentación existente en el sub proceso de sistema de

información

Inconvenientes para reuniones con los directivos del sub proceso por disponibilidad del tiempo

Presupuesto

Recurso Esfuerzo Costo

Humanos
 Estudiante 250 horas $ 1’ 944.444
 Consultoría a expertos 25 horas $ 1’ 250.000
Logística
 Internet 250 horas $ 400.000
 Papeleria y fotocopiado $ 50.000

Total Presupuesto (pesos) $ 3’644.444

Principales hitos y fechas
Nombre hito Fecha inicio Fecha final
Informe del diagnóstico
realizado a la oficina de
Marzo 2019 Marzo 2019
Sistemas de Información de
la Universidad de Santander
Documento plan de gestión
Abril 2019 Abril 2019
de alcance
Documento plan de gestión
Mayo 2019 Mayo 2019
de tiempo
Documento plan de gestión
Junio 2019 Junio 2019
de costos del proyecto
Documento plan de gestión
Julio 2019 Julio 2019
de riesgos
Documento final del
Agosto 2019 Agosto 2019
proyecto
Información histórica relevante
La Universidad de Santander UDES-Cúcuta es una institución privada de educación superior
con 20 años de estar funcionando en la ciudad de Cúcuta. Cuenta con programas en el área de
la salud, ingenierías, derecho y administración.

La institución inicia sus actividades académicas como respuesta a la creciente demanda de

profesionales y técnicos en las áreas de la salud, el hotelería, el turismo, el diseño textil, el
mercadeo y la publicidad. En su más reciente Plan de Desarrollo Institucional, 2013-2018, la
Universidad ha plasmado sus objetivos estratégicos institucionales orientados hacia el
mejoramiento de la calidad, el fortalecimiento de la investigación, el afianzamiento de la
relación con los sectores social y productivo, la consolidación de las tecnologías de la
información y la comunicación en sus modelos de enseñanza y la gestión y modernización
administrativa.

Durante su existencia, la Universidad de Santander, ha formado profesionales idóneos en las

diferentes ramas del conocimiento; constituyéndose en la principal universidad del Oriente
Colombiano, lo que la ha caracterizado como centro de estudios profesionales profundamente
penetrado con la región y dispuesto a contribuir con el desarrollo social, político, económico y
medioambiental del país.

La Universidad de Santander dentro de sus políticas busca diversificar proyectos para la

prestación de servicios que generen recursos económicos adicionales tales como el desarrollo
de software a clientes externos o ventas de los aplicativos ya desarrollados para lo cual es
adecuado como producto contenga todas las normas de calidad guiadas por metodologías PMI.

Guiarse de otras empresas que se dedica al mismo negocio.

Identificación de grupos de interés (involucrados)

Involucrados directos:
Rector general, Rector de sede Cúcuta, Departamento administrativo y financiero, Jefe de
Sistemas de Información UDES, Coordinador de proyectos de Sistemas de Información UDES,
SGC VAF.
Involucrados indirectos:
Desarrolladores de software, Ingeniero de Soporte y Servicios, Administradores de los
aplicativos.
Director de proyecto: Firma:
Viviana Isabel Espinosa Peña
Autorización de: Firma: