You are on page 1of 37

Sistemas Administrativos

Resumen para el 1er parcial: “Sistemas e información,” Volpentesta.

Capítulo 1

Capítulo 2

Capítulo 3

Capítulo 4

Capítulo 5

Capítulo 8

Capítulo 9

Capítulo 11

Capítulo 1: Datos, Información y Conocimiento


Datos:
Conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así
como a sus correspondientes atributos y características.
Surgen como producto de la observación.
En el contexto organizacional, pueden ser definidos más precisamente como registros
estructurados de transacciones.
Al describir simbólicamente los hechos y acontecimientos sucedidos, los datos no
poseen interpretación ni opinión, por lo que pueden utilizarse sólidamente para la toma
de decisiones.
Representan la materia prima fundamental para la creación y el desarrollo de la
información.

Información:
Es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil.
Son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y
perceptible para decisiones presentes y futuras.
El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que
no podría ser pronosticado.
Para que los datos se conviertan en información deben ser procesados de alguna forma,
deben estar organizados para una tarea, dirigidos hacia una acción específica,
identificados con una decisión.
Puede sintetizarse el concepto de información diciendo que se refiere a datos
estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en relación con un
problema, un usuario en particular, un momento y un lugar.
Como los datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación
que los convierta en información a través del agregado de significado. Algunos métodos
son:
- Contextualización: Se recopilan los datos sabiendo el propósito.
- Categorización: Se conocen las unidades de análisis o componentes clave de los datos.
- Calculación: Los datos pueden analizarse matemática o estadísticamente.
- Corrección: Eliminación de los errores de los datos.
- Condensación: Resumen de los datos.
La función básica del sistema de información de la organización es procesar los datos
para que se conviertan en información.

Conocimiento:
Representa información con mayor valía. En el conocimiento, alguien ha volcado su
experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha
sabido contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e
interpretación propias.
Así como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información, y
a medida que se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se
vuelve más importante e imprescindible.
Para transformar información en conocimiento se necesitan personas que activen
ciertos procesos mentales como:
- Comparación: Cotejo de la información de una situación determinada con situaciones
conocidas anteriores.
- Consecuencias: Posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo
de las decisiones y acciones actuales.
- Conexiones: Del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento.
- Conversación: Acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está
tratando.

Datos Información Conocimiento


Observaciones sencillas de los Datos dotados de pertinencia y Información valiosa de la mente
estados del mundo. propósito. humana. Incluye reflexión,
síntesis y contexto.
Se estructuran fácilmente. Requiere una unidad de análisis. Difícil de estructurar.
Se capturan con facilidad en las Necesitan consenso sobre el Difícil de capturar en las
máquinas. significado. máquinas.
A menudo se cuantifican. La intermediación humana es A menudo es tácito.
indispensable.
Se transfieren con facilidad. La transferencia es complicada.

La Gestión del Conocimiento es un proceso sistémico que trata de adquirir, organizar,


almacenar y comunicar conocimientos tanto explícitos como tácitos, de manera que
todos los integrantes de una organización puedan usarlos para hacer más efectiva y
eficiente su labor.
Cuando el conocimiento es puesto en acción en la organización y se aplica a las tareas
ya conocidas genera productividad, y cuando es aplicado a tareas que son nuevas y
diferentes genera innovación.

Sistema de comunicación:
La comunicación puede ser definida como la acción en la cual se produce un
intercambio de información y se transmiten significados por medio del uso de símbolos.
Un sistema de comunicación tiene cuatro elementos: un emisor, un canal de
comunicación, un mensaje y un receptor.
El sistema de comunicación debe diseñarse como un proceso bidireccional, de manera
que permita la retroalimentación.

La información y su interpretación:
La información de una organización sirve a personas que se encuentran en procesos de
acción o de decisión. Cada una de esas personas posee un estilo y una capacidad
cognitiva diferentes que provoca que ante una misma información y en una misma
situación, dos personas tomen o inicien acciones y decisiones disímiles. Además, los
factores situacionales y personales, así como el ambiente organizacional, entre otras.
- Estilo cognitivo: Los términos cognitivo o cognoscitivo a la forma en que una persona
capta determinada información. El estilo cognitivo de una persona está determinado
por su composición genética y por los factores del medio, como la educación y la
experiencia.
Recolección de la información: Las personas con un estilo de cognitivo receptivo
concentran los detalles de los datos con el fin de obtener los conocimientos específicos
sobre el medio ambiente en el cual se mueven. Los perceptivos trabajan sobre las
relaciones entre los datos elementales para intentar generalizar sobre el medio
ambiente, no se detienen en los detalles.
Evaluación de la información: Aquellas con estilo analítico enfrentan un problema
estructurándolo en términos de métodos lógico-deductivos, desintegrando el problema
en partes y llegando a soluciones adecuadas y aceptables. Las personas con estilo
heurístico tratan de abarcar globalmente un problema; utilizan la metodología de
ensayo y error con el fin de analizar distintas posibilidades.
- Factores situacionales y personales: Ante una misma información, diferentes personas
encargadas de la toma de decisiones interpretarán el problema de distinta manera,
influenciadas por su distinta posición en la organización, y de acuerdo a su
especialización.
- Ambiente Organizacional: La organización produce efector sobre la interpretación de la
información. La cultura organizacional, puede entenderse como los modos de pensar,
creer y hacer cosas en el sistema, se encuentren o no formalizados. Se compone de
convicciones, supuestos, creencias y valores que comparten los integrantes de cada
organización. Las personas ajustan su comportamiento a los usos y costumbres
organizacionales.

Fuentes de información:
La información que la organización utiliza reconoce diferentes orígenes:
Fuentes internas: Es generada por la propia organización, a través de su propia
estructura.
Fuentes externas: Tiene diversos orígenes: competidores; gobierno; consultores;
cámaras empresarias; órganos de control.
A su vez, las fuentes pueden ser:
Primaria: Información que debe ser reunida por primera vez para un tema en especial.
Secundaria: Es información que ya fue obtenida y se encuentra almacenada en algún
sitio accesible por la organización. Contiene información obtenida por la propia
empresa e información proveniente de fuentes externas.

Características de la información:
Si la información no reúne, para cada situación en particular, las características
apropiadas para satisfacer la necesidad que le dio origen, esa información no será útil.

Tiempo Contenido Forma


Oportunidad Relevancia Presentación
Período Precisión Detalle
Frecuencia Alcance Medio
Singularidad Atracción
Accesibilidad

Tiempo:
- Oportunidad: Cuando la información está disponible en el momento en que se la
necesita y no está desactualizada, se dice que la información es oportuna.
- Período: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia
el futuro (predictivas), o reflejar situaciones del presente.
- Frecuencia: La cantidad de veces que se solicita, se busca o se prepara, determina la
frecuencia de la información.

Contenido:
- Relevancia: La relevancia implica que la información es necesaria para una situación
concreta y específica. Debe:
a) estar vinculada con las necesidades de información de quien en ese momento la
necesita (pertinencia);
b) brindarle al usuario todos los elementos que necesita saber en relación con esa
situación en particular (integridad o completitud);
c) proporcionar sólo la información que se necesite (brevedad).
- Precisión: La calidad de la información se vincula con su precisión. Se refiere a dos
cuestiones bien concretas:
Que esté libre de errores: Significa que no surgieron fallas en los procesos de
transcripción, recopilación y condensación.
Que esté libre de tendencias o desviaciones: Significa que a los datos no se los manipuló
o distorsionó.
- Alcance: El alcance de la información define su campo de acción.
- Singularidad: Determina la diferencia en el valor que existe entre diferentes elementos
informativos. De allí que a la información creada internamente se le confiera un mayor
valor y sea celosamente custodiada, estando su uso restringido sólo a ciertos niveles o
personas de la organización.

Forma:
- Presentación: Puede variar en función de la propia naturaleza de la información y
frente a cada situación en particular.
La información cuantitativa presenta en forma numérica la medición o valor de un dato.
La información cualitativa presenta un hecho o dato pero en términos de sus
características no cuantificables.
- Detalle: La información detallada es la que muestra la totalidad de los elementos
reunidos, en tanto la información resumida presenta un agrupamiento de estos mismos
detalles o datos.
- Medio: El medio de presentación puede ser impreso o visual.
- Atracción: La información tiene que llamar la atención del potencial usuario para que
resulte verdaderamente útil.
- Accesibilidad: La consideración de la accesibilidad se manifiesta por medio de de dos
enfoques diferentes. Por un lado, se refiere a la dificultad o al tiempo requerido en la
obtención de la información. Por otro lado, también existe una manifestación de
accesibilidad que considera el aspecto cognitivo: la información debe estar estructurada
de manera que pueda ser entendida y que pueda recuperarse de ella lo que se necesite.

Flujo de información:
La información circula por los niveles de la organización en varios sentidos. Lo hace de
arriba hacia abajo (comunicación superior-subordinado). Información que circula de
abajo hacia arriba, comunica a subordinados con superiores.
El flujo de información no se limita sólo a la circulación en sentido vertical, también lo
hace de manera cruzada y lateral. El flujo cruzado de información no suele respetar los
canales institucionalmente formalizados de la organización, el uso de éste permite
reducir tiempos o esfuerzos.
El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes áreas funcionales de la
organización.
Dentro del flujo de información que desde abajo hacia arriba circula en una
organización se encuentran cinco procesos:
- Demora del mensaje: la demora puede utilizarse para distorsionar el efecto que
tendría si fuera trasmitida cuando corresponde.
- Resumen de información: es la reducción en la cantidad de datos e información a
trasmitir, obviando los detalles acerca de las actividades, pero sin cambiar el significado
esencial del contenido original. El resumen permite ver con más claridad patrones de
comportamiento, tendencias o inclinaciones en las operaciones.
- Filtrado de información: a medida que la información va siendo resumida, también se
produce su filtrado, por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que incluirá
en los resúmenes destinados al nivel superior. El filtrado significa que hay información
que no se proporciona, éste proceso no es neutro, y puede tener un sesgo indeseado.
En primer lugar, cuando cierta información que no favorece a los administradores es
dejada de lado por ellos mismos. En segundo lugar, cada persona puede filtrar
información que puede ser útil en niveles superiores.
- Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se obtienen inferencias de un
conjunto de hechos y luego se comunican las inferencias mismas y no los detalles de los
hechos concretos. El que recibe la comunicación no posee elementos que le permitan
establecer la exactitud y confiabilidad de esa información. El que recibe la comunicación
debe confiar en el proceso que se desarrolló para obtenerla y debe aceptarla tal como
la recibe.
El proceso de absorción de incertidumbre permite la simplificación de los sistemas de
información.
- Sesgo en la presentación: de acuerdo con la elección que se realice en su presentación,
una misma información puede llegar a interpretarse o utilizarse de manera diferente.
Una manera de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento
y agrupamiento que se haga de los datos, ya que de esta manera puede afectarse la
percepción con relación a la importancia que ellos tengan.
Capítulo 2: Conceptos sobre sistemas

El enfoque de sistemas:
El entendimiento y compresión de los sistemas se produce cuando sobre ellos se aplica
una visión integral, considerando las interdependencias e interrelaciones de sus partes.
El enfoque de sistemas se diferencia del enfoque analítico, el que para analizar un
problema utiliza en primer término una partición del conjunto en sus partes más
pequeñas para comprender mejor el funcionamiento del todo, porque el enfoque de
sistemas (sistémico) parte de una visión global, integral que complementa al enfoque
analítico en las metodologías de estudio.

Definición de sistemas:
Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan
entre sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo
un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta superior a la suma de las
actuaciones individuales de sus elementos.
El concepto de sistema connota la idea de totalidad, el funcionamiento del sistema
siempre es mayor que la suma de individual del funcionamiento de sus partes.
Cada sistema, de acuerdo con el interés o la posición de quien pretenda estudiarlo,
podrá ser entendido como sistema, subsistema o suprasistema.
Entre las partes y sus atributos y el ambiente que los rodea se establece una unidad, un
todo interrelacionado e interdependiente: el ambiente condiciona a los sistemas, a la
vez que éstos influyen sobre su ambiente. No hay sistema sin ambiente. Todo sistema
tiene una finalidad, por lo que puede ser definido a partir de la función que realiza
como parte de uno o varios sistemas mayores. Para lograr sus objetivos en ambientes
que se presentan cambiantes, el sistema debe adaptarse. Si esto no se logra, el sistema
puede entrar en un proceso de entropía, por el cual entra en crisis, desgastándose y
llegando a su desintegración.
Si las partes que componen una entidad no interactúan, no conforman un sistema. Los
elementos de los sistemas pueden ser: objetos, conceptuales y sujetos.
Los sistemas presentan propiedades, que son atributos y cualidades que se derivan del
dominio de cada sistema; el dominio es el campo sobre el cual se extienden. Pueden
clasificarse en vivientes (Tiene funciones biológicas relacionadas al nacimiento, la
reproducción y la muerte) o no vivientes.
Otra clasificación es entre aquellos abstractos o concretos. Un sistema abstracto es
aquel en que la totalidad de sus elementos son conceptos. Un sistema concreto es
aquel en que por lo menos dos de sus elementos son objetos o sujetos.

Conceptos claves de la Teoría General de Sistema:


Elementos: Son los componentes de los sistemas. A su vez, cada elemento puede ser un
sistema completo en sí mismo, un subsistema.
Los que entran al sistema serán las entradas o entrada, los que salen serán las salidas o
resultados, y los que operan sobre las entradas realizando algún proceso de
transformación, procesos o proceso.
- Entrada: Una entrada (input) es cualquier ingreso del ambiente al sistema, tienen la
característica de ser la fuerza de arranque o de partida del sistema, proveyendo el
material o la energía necesaria para que el sistema comience a operar.
Si todas las entradas fueran irrestrictas, se correría el riesgo de realizar el proceso a
elementos que no corresponden, sin contar las consecuencias indeseadas de una salida
basada en elementos incorrectos.
- Salidas: Una salida (output) es cualquier elemento que sale del sistema hacia el
ambiente.
Las salidas pueden adoptar diversas formas: productos; beneficios; información;
servicios. Las salidas deben estar en consonancia con los objetivos del sistema.
- Proceso: El proceso es la actividad que el sistema aplica sobre los elementos de
entrada para transformarlos en elementos de salida. Durante el proceso (throughput)
es deseable y esperable que a las entradas se les adicione valor y utilidad.

Retroalimentación:
Es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o estándar
previamente establecido.
Las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y cualquier
diferencia que se encuentre origina una retroalimentación (feedback) en la entrada al
proceso para que se ajusten sus operaciones.
En todo proceso de control existen elementos esenciales:
- Un objetivo establecido.
- Un sensor que efectúe la medición del rendimiento.
- Un comparador que determine las diferencias en comparación al objetivo.
- Un activante que corrige y ajusta.
Existen dos tipos de retroalimentación:
- Retroalimentación negativa: Es del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que
retroalimenta dentro de un margen crítico de operación.
- Retroalimentación positiva: Refuerza la operación de un sistema, tendiendo a que
continúe con los mismos rendimientos y sin modificar sus actividades.

Ambiente o contexto:
Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, que es el conjunto de
objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Entre el ambiente y el
sistema existe una intensa interrelación e interdependencia.
Para que lo “externo” sea considerado como ambiente deben presentarse en forma
conjunta dos circunstancias:
a) que el sistema no pueda controlarlo;
b) que afecte significativamente su desempeño o propiedades.
El ambiente permite reconocer dos clases de diferentes de elementos, los hay
transaccionales, aquellos que el sistema no puede controlar pero que puede ejercer
influencia. Y los hay contextuales, que son los que el sistema no puede controlar ni
modificar.

Límites:
Un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que está fuera de esos límites y es
relevante para el sistema, constituye su ambiente.
A pesar de que en los sistemas concretos los límites surgen más claramente ya que son
una demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por sus
objetivos y fines, en muchas oportunidades algunos elementos pueden ubicarse tanto
dentro como fuera del sistema.
En un sistema abstracto los límites son determinados según el nivel de percepción,
intención, objetivos y conocimientos del observador en relación con el funcionamiento
interno del sistema.
La permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema respecto del
ambiente.

Subsistemas:
Cuando un componente de un sistema es en sí mismo un sistema, se lo llama
subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema se conecta con otros subsistemas
para lograr un fin determinado.
Lo que determina que un conjunto de elementos sea considerado un sistema y no un
subsistema, es el punto de vista de quien lo está definiendo, de quien lo está
delimitando. Un sistema está integrado por subsistemas de menor orden y es también,
parte de un suprasistema que lo contiene. El número de niveles de esa jerarquía define
la complejidad del sistema.
Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. Son los
elementos de interconexión (intermediarios) situados en los límites de un sistema (o
subsistema) por los cuales la información es transferida o coordinada entre ellos.
Dentro del concepto de subsistemas se destacan dos aspectos: fragmentación y
simplificación.
- Fragmentación: Es una condición de los sistemas poder fragmentarse o factorizarse en
subsistemas. La estructura de un sistema refleja la combinación jerárquica que han
asumido los diferentes subsistemas.
Se aprecian dos procesos:
-Proceso de descomposición: Cuando un sistema complejo es difícil de entender o
analizar en su conjunto, el sistema se descompone o factoriza en subsistemas, con
tareas individuales más simples.
-Proceso de composición: Al realizarse la descomposición en forma jerárquica se
supone que la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la estructura, van a
facilitar el logro de los subsistemas superiores.
- Simplificación: Una gran cantidad de interfases representa una barrera a la buena
coordinación entre las partes. Para lograr una coordinación eficiente se simplifica el
sistema creando subsistemas relativamente aislados. Hay dos formas de realizar la
simplificación:
-Agrupamiento: Se establecen grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
-Desacoplamiento: Es necesario que los subsistemas estén en gran parte aislados,
desacoplados, con cierta independencia parcial.

Propósitos u Objetivos:
Los elementos de un sistema interactúan para lograr alguna meta, algún estado final o
una nueva posición de equilibrio (teleología). Los objetivos son determinantes de la
configuración del sistema y de las acciones que realiza. Los objetivos deben poder
operativizarse a través de su cuantificación; ésta resulta indispensable si se pretende
medir el desempeño del sistema bajo estudio.

Interrelación e interdependencia:
La interrelación se verifica a través de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos,
aun cuando éstos sean considerados como subsistemas. Las relaciones connotan la
interdependencia que entre los elementos interrelacionados se produce.
- Relaciones simbióticas: Enlazan elementos que requieren de esa vinculación para
seguir funcionando, no podrían hacerlo si son separados.
- Relaciones sinérgicas: Cuando la interrelación que se produce entre los elementos
genera un resultado conjunto mayor que la suma de los resultados individuales de esos
mismos elementos.
- Relaciones superfluas: En la medida que una relación es repetida, aumenta la
confiabilidad del sistema.

Recursos:
Los recursos son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar las
actividades necesarias para cumplir con sus propósitos.
Los recursos de una organización no sólo son la gente, el capital, la infraestructura, sino
también la información, el conocimiento y sus mejores capacidades, entre otros.

Atributos:
Son las propiedades y características que pueden reconocerse de los elementos y de su
vinculaciones. Los hay cualitativos y cuantitativos, así como definidores y
concomitantes. Un atributo definidor es el que permite designar adecuadamente al
elemento o relación. Las características concomitantes son las que no establecen
ninguna diferencia con respecto al elemento o relación que se está considerando; su
ausencia o presencia no es definidora del elemento.

Entropía:
Es una fuerza que lleva al sistema hacia un máximo desorden, hacia una falta de
transformación de sus recursos, empujándolo a su desaparición.
Se relaciona con la variedad e incertidumbre del sistema.

Homeostasis:
La homeostasis o equilibrio dinámico es una propiedad de los sistemas que se expresa a
través de su nivel de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno, en busca de su
funcionamiento eficaz.
El equilibrio dinámico se obtiene a través del autocontrol, de la autorregulación.
Cuando un sistema no logra adaptarse dinámicamente a su contexto, puede entrar en
entropía.

Sinergia:
En la sinergia se verifica que la actuación conjunta de los componentes del sistema es
superior a la suma de las actuaciones individuales de sus partes componentes.

Equifinalidad:
Expresa que los objetivos finales pueden ser conseguidos a partir de diferentes
condiciones iniciales, a través de diferentes maneras, y utilizando medios o acciones
distintos a los originalmente pensados.

Complejidad:
Es la condición que presenta un sistema cuando se manifiesta al menos una de estas
cuatro situaciones:
a) que esté conformado por muchos elementos que interactúan de modo no simple;
b) que sus causas, efectos o estructuras no sean conocidos;
c) que necesite mucha energía, tiempo o información para ser manejado;
d) que produce efectos que son al mismo tiempo deseados o indeseados, o muy difíciles
de controlar.

Organización y estructura:
La organización de un sistema expresa el conjunto de las reales o potenciales
interrelaciones que pueden darse entre sus elementos.
El concepto de organización es afín a la noción de estructura, ya que a ésta se la define
como la forma de las relaciones y vinculaciones que mantienen los elementos de un
sistema.

Naturaleza de los sistemas:


Ackoff plantea que un sistema es un todo compuesto por dos o más elementos que
satisface las siguientes condiciones:
1) El conjunto posee uno o más atributos o funciones que lo definen.
2) En cada conjunto existe un subconjunto de partes que, en uno o más ambientes, son
suficientes para realizar y definir sus funciones básicas: consideradas por sí solas, esas
partes son necesarias pero resultan insuficientes para llevar a cabo las funciones
básicas.
3) La conducta de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre la conducta del todo.
4) La manera en que cada parte esencial afecta el comportamiento o las propiedades de
un sistema depende, por lo menos, del comportamiento o las propiedades de otra parte
esencial del sistema.
5) El efecto de cualquier subconjunto de partes esenciales sobre el sistema como un todo
depende, por lo menos, del comportamiento o las propiedades de otro subconjunto.

Diferentes tipos de sistema:


Sistemas abiertos y sistemas cerrados:
Los sistemas abiertos son aquellos que tienen ambiente y que con él intercambian,
regularmente, información, materiales y energía. Tiene la característica de adaptarse a
los cambios que se producen en su ambiente: se ajustan a sus modificaciones con el fin
de preservar su existencia.
Los sistemas cerrados no tienen ambiente, no interactúan con el medio ambiente por lo
cual no lo influyen ni son influidos por él.
En las organizaciones y en su sistema administrativo y de información existen sistemas
relativamente aislados del medio ambiente, pero no puede decirse que sean
absolutamente cerrados. Más apropiado que el concepto de sistemas abiertos y
sistemas cerrados resulta el de sistemas más o menos permeables.

Sistemas predictibles y sistemas probabilísticos:


Cuando un sistema trabaja de una manera predecible, cuando la interacción de sus
elementos se conoce con certeza y cuando su evolución puede determinarse con
precisión a partir del conocimiento de su estado actual y de sus operaciones, se dice
que el sistema es predictible.
En un sistema probabilístico no se conoce con certeza su conocimiento.

Sistemas con propósitos y sistemas sin propósitos:


Clasificar los sistemas por propósitos implica considerar si en dos o más ambientes el
sistema tiene libertad de elección tanto de medios como de fines. También debe
definirse si sus partes, consideradas en forma independiente, tienen sus propósitos
propios. Pueden distinguirse cuatro diferentes tipos y modelos de sistemas:

Sistemas y modelos Las partes El todo


Determinista Sin propósito Sin propósito
Animado Sin propósito Con propósito
Social Con propósito Con propósito
Ecológico Con propósito Sin propósito
Capítulo 3: La organización como sistema
La organización como un sistema abierto:
Enfoque de sistema cerrado:
Se definió a los sistemas cerrados como aquellos que tienen límites bien definidos,
rígidos y no permeables, mientras que en los sistemas abiertos los límites son más
permeables y, en ocasiones, no son fácilmente definibles físicamente.
Considerar a las organizaciones como sistemas cerrados implica que en su manejo se
utilizarán modelos deterministas.
En un sistema predictible un cambio que se realice sobre una de sus variables,
producirá un efecto que resulta posible anticipar.
Esta perspectiva considera que sus integrantes tienen un comportamiento acorde con
los deseos organizacionales, no contemplándose los valores y necesidades de las
personas.
Enfoque de sistema abierto:
Al enfoque de sistema cerrado se opone el que considera a las organizaciones como
sistemas abiertos. Uno de los aspectos que más caracteriza a las organizaciones es su
permanente y dinámica interacción con su ambiente.
La organización es influida por su medio ambiente desde el momento en que por sus
límites permeables ingresa una gran cantidad de insumos. A su vez, por medio de sus
salidas, influye en el ambiente.
La organización es un tipo particular de sistema abierto que comparte determinadas
características con otros sistemas abiertos:
1. Importación de energía: Continuamente incorporan del ambiente insumos de
elementos físicos y representaciones simbólicas.
2. Procesos internos de transformación: Las actividades que se realizan sobre las
entradas.
3. Salidas: Resultado o producto final que la organización aporta al medio ambiente.
4. Ciclos de sucesos: Cuando la organización exporta al ambiente producto de su
actividad, recibe de éste nuevos insumos que permiten que se reinicie el ciclo de
actividades de ingresos-transformación-salida.
5. Entropía negativa: Deben moverse para evitar la entropía.
6. Procesos de retroalimentación y codificación: La organización recibe información de
las consecuencias de las actividades desarrolladas por el propio sistema, con el fin de
detectar y corregir los desvíos que se observen con relación a los objetivos.
7. Estado estable y homeostasis: Por medio del permanente intercambio de energía con
el ambiente los sistemas adquieren una condición estable en su estructura y en sus
estados internos, conservando a través del tiempo el carácter del sistema. La
homeostasis dinámica permite que los cambios externos no modifiquen la esencia de la
estructura del sistema.
8. Diferenciación: Los sistemas abiertos presentan procesos que tienden hacia la
diferenciación y la elaboración, el proceso de diferenciación conduce a la elaboración
de una estructura.
9. Equifinalidad: Un sistema puede alcanzar un determinado estado final partiendo de
condiciones iniciales diferentes y a través de la adopción de distintos cursos de acción.

Características particulares de las organizaciones como sistemas abiertos:


Las organizaciones ya fueron definidas como una clase de sistemas sociales: éstos, a su
vez, constituyen una clase de sistemas abiertos. Las organizaciones tienen propiedades
que les son propias como sistema social.
1. Artificialidad: Las organizaciones son creaciones artificiales propias del hombre que
están diseñadas intencionalmente para cumplir con fines específicos y determinados,
por lapsos de tiempo considerables y dirigidas por su propio sistema de de
administración.
2. Morfogénesis: Una organización tiene la capacidad de modificar sus características
estructurales básicas. A través del proceso de retroalimentación la organización puede
comparar los resultados obtenidos con los deseados, y si no estuviera conforme, puede
modificar sus comportamientos, cambiar o incorporar nuevos objetivos.
3. Complejidad: En la medida que las organizaciones crecen en tamaño y en el desarrollo
de sus elementos organizativos, aumentan en su complejidad. La complejidad se asocia
a la cantidad de subpartes que presenta cada organización.
4. Apertura: Se relaciona con la capacidad de sus límites al permitir un fluido
intercambio de aquélla con el ambiente que lo rodea. Si la apertura fuera total se
correría el riesgo de que la organización fuera absorbida por su ambiente,
desaparecería.
5. Intencionalidad: Sus acciones y actividades están orientadas a través de la
consecución de determinados fines y objetivos.

Modelos de organización como sistema:


Concepto sociotécnico de la organización:
El enfoque sociotécnico de las organizaciones surgió con el fin de lograr sistemas que
permitan obtener satisfacción plena en el trabajo junto a eficiencia tecnológica. Esas
características son las que permiten que el enfoque sociotécnico sea apropiado para
tratar los efectos que surgen a causa de la implementación de sistemas de información
en las organizaciones.
Leavitt crea un modelo que describe a la organización como constituida por cuatro
componentes interrelacionados:
1. Tareas
2. Personal
3. Tecnología
4. Estructura
Los elementos de este modelo se agrupan es dos subsistemas:
1. El subsistema técnico: Incluye los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma
en que se dividieron esos trabajos y se buscó su coordinación (estructura), y los
equipos, instalaciones, instrumentos y el ambiente físico y su disposición (tecnología).
Este subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial de la
organización.
2. El subsistema social: En el que se encuentran las personas, sus características físicas y
psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales, como grupales, y las
exigencias organizacionales en la realización de los trabajos. Este subsistema es
encarado de transformar la eficiencia en la eficiencia real.
El modelo de Leavitt para la comprensión del cambio organizacional se basa en la fuerte
interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas, lo que provoca que
un cambio en uno de los componentes produzca efectos, planeados o no, en los otros.

Enfoque situacional o contingente:


Los estudios en administración han tratado de encontrar una necesaria relación entre
los distintos subsistemas y variables controlables de la organización y los factores
contingentes. Buscan entender las interrelaciones entre y dentro de los subsistemas, así
como las relaciones entre la organización y su medio ambiente, con el fin de establecer
un esquema de estructuración eficiente de la organización.
Los conceptos de sistemas proveen un modelo amplio con el cual es posible entender a
todas las organizaciones. En tanto que los factores de contingencia reconocen que los
subsistemas de la organización y su medio ambiente son, en cierto sentido, únicos, y
representan la base que hay que considerar para diseñar y administrar organizaciones
específicas.

Consecuencias de la introducción de nuevas tecnologías:


El impacto que provoca la introducción de nueva tecnología se traduce en resultados,
efectos o consecuencias, que se manifiestan expresamente en cambios significativos en
las personas, en el entorno del trabajo, en las relaciones grupales y en la estructura.
Un aspecto crítico en la incorporación de nueva tecnología es el grado de aceptación
por parte de quienes deben operar con ella, y ese nivel de aceptación está determinado
por la forma en que la tecnología es implantada en la organización.
Es posible identificar cuatro resultados del cambio organizacional:

Ritmo e intensidad del cambio

Incremental Revolucionario
No premeditado Adaptación Impacto
organizacional tecnológico
Premeditado Desarrollo Nuevas
Control del cambio organizacional configuraciones
organizacionales

Cuando se incorpora tecnología puede tenerse el control que ese cambio genera,
determinando consecuencias que sean pretendidas por la organización (premeditadas)
o no (no premeditadas). Además, debe considerarse la intensidad y el ritmo del cambio
por la incorporación de la tecnología; cuando la estructura y los procesos
organizacionales son transformados de manera progresiva, ese cambio puede ser
considerado como incremental, en tanto que los cambios rápidos y profundos que
generan nuevas formas de organización y trabajo pueden ser definidos como
revolucionarios.

Actividades de la organización:
Alta
administración

Administración
intermedia

Administración operativa

Personal operativo
Oficinistas/Operadores
El Personal Operativo puede ser de dos tipos: oficinistas que procesan trasacciones y
participan en las tareas administrativas de la organización, y personal de operación
cuyas tareas se vinculan con las actividades primarias relacionadas con producir un
producto o brindar un servicio.
En el nivel de Administración Operativa la actividad predominante es la supervisión del
personal operativo. El énfasis está puesto en la observancia de las destrezas técnicas
de los empleados.
El nivel de Administración Intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la
organización y controlar las actividades que llevan a éste hacia el logro de sus
objetivos.
La Alta Administración realiza tareas que son de planeación y formulación estratégica;
su actividad se orienta hacia la visión futura de la organización y dirige y controla el
desempeño de un reducido grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los
planes de la empresa.

Enfoque de la candena de valor:


La ventaja competitiva de una organización resulta del valor que una empresa es capaz
de crear para sus compradores, y esto puede reflejarse en el ofrecimiento de precios
menores a los de los competidores ante productos o servicios equivalentes, o bien a la
provisión de características especiales que no son fáciles de equiparar por la
competencia.
Porter desarrolló el concepto de cadena de valor, que es un modelo que presenta las
actividades estratégicas de una empresa, las que se desarrollan para diseñar, producir,
poner en el mercado, entregar y brindar servicios de posventa a sus productos. El
sentido de este análisis es el de identificar las causas por las que la empresa genera
valor. Cuando el valor generado por la empresa supera al costo por obtenerlo, se dice
que su posición competitiva es favorable, su actividad será lucrativa.
Toda actividad de valor emplea insumos físicos, tecnología, información. Estas
actividades se dividen en actividades primarias y actividades de apoyo.
Las actividades primarias son las que están orientadas hacia la elaboración física del
producto, su venta y su entrega al comprador.
Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias pero también se apoyan
entre sí. Proporcionan insumos comprados, tecnología, personas y demás funciones
que la empresa necesite.

Enfoque tradicional de las actividades organizacionales:


La forma tradicional de representar las actividades organizacionales es a través de una
pirámide donde se expresan distintos niveles que representan, para cada nivel,
agrupamientos de tareas comunes. Un modelo de estas características es el que
elaboró Simon donde en la base sitúa al nivel Técnico, en cual se ejecutan los procesos
de producción de bienes y la prestación de servicios a los clientes. Sobre este nivel
ubica uno que llama Administrativo, en el cual se agrupan una serie de actividades que
tienen procesos de toma de decisiones programadas. El nivel Político es el que con su
accionar permite que la organización tenga sus objetivos, defina sus políticas y
desarrolle sus planes estratégicos.
Un modelo similar es el que estableció Anthony, que consta de tres niveles
administrativos y uno operativo.
El Planeamiento Estratégico consiste en la formulación de planes y políticas
estratégicas que puedan establecer un cambio en el carácter o la dirección de la
organización.
El nivel de Control Administrativo no sólo contempla actividades de control, sino
también algunas de planeamiento táctico. El control administrativo regula la
organización para asegurarse que las actividades desarrolladas sean congruentes con
las metas establecidas en sus planes.
El Control Operacional se ejerce sobre las transacciones o tareas individuales,
buscando que éstas se ejecuten con eficacia y eficiencia.

Las decisiones en la organización:


Los tres niveles de las actividades administrativas se diferencian por las distintas
decisiones asociadas a cada uno de ellos.
La decisión es un proceso por el cual se elige una entre varias alternativas disponibles y
posibles.

Tipos de decisiones:
Decisiones programadas: Numerosas situaciones organizacionales en las que hay que
tomar decisiones se presentan de manera repetitiva y rutinaria estando conformadas
por un alto nivel de estructuración; el curso de acción a seguir puede ser definido con
anticipación, estableciendo precisas reglas de decisión compuestas por
procedimientos previamente especificados.
Una decisión es programada cuando se conocen:
- Todas las variables que la afecta.
- La interrelación entre todas las variables.
- La cuantificación de todas las variables.
- El objetivo a optimizar u obtener.
Por todas estas características, estas decisiones pueden ser tomadas por el personal
de más bajo nivel y de poca especialización y capacitación.

Decisiones no programadas: En las decisiones no programadas no es posible


establecer reglas o procedimientos de decisión con antelación; son novedosas y no
estructuradas; en circunstancias son únicas.

Proceso de toma de decisiones:


Simón elaboró un modelo de toma de decisiones que consiste en tres etapas
fundamentales:
Detección: Para iniciar el proceso de toma de decisiones se debe tener conciencia de la
existencia de un problema o del aprovechamiento de una oportunidad.
Cuando la detección es de un problema, inmediatamente se requiere su precisa
identificación y formulación, con el fin de definirlo correctamente y comenzar a
recolectar todos los datos necesarios sobre él.
Esta etapa tiene por finalidad la compilación de la información necesaria con relación
al problema que se intenta resolver.
Diseño: Durante esta etapa se intentan desarrollar todas las alternativas posibles que
aporten solución al problema. La evaluación de las alternativas implica considerar
todas las consecuencias potenciales de cada una de ellas.
Selección: Esta etapa se simplifica limitándose a la elección de la alternativa más
favorable. En cualquier etapa luego de la detección, se puede volver hacia atrás.

Capítulo 4: El sistema administrativo

Puede definirse al sistema administrativo como aquella función que por medio de un
conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen
información y decisión, hace posible la obtención de los objetivos de la organización.
Para cumplir con sus objetivos toda organización necesita contar, entre otras cosas,
con productos, tecnología, mercado, capital, personas. Aun cuando estos elementos
sean determinantes para el éxito organizacional, sin una función que los dirija
adecuadamente, de nada sirven.
El sistema administrativo de una organización debe entenderse como un sistema que,
a través del procesamiento de todos los elementos administrativos que surgen de la
realización de las tareas organizacionales, produce la información necesaria para todos
los niveles de la organización y provee los archivos y registros necesarios para generar
aquella información. Es el medio donde las políticas adoptadas por el nivel superior de
la organización se traducen en múltiples decisiones que resuelven problemas
específicos cotidianos que conforman la actividad de la organización.
Los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la organización;
su interés radica en encontrar la solución a los problemas que surjan.

Funciones del sistema administrativo:


- Se transforma en el medio donde las decisiones estratégicas y políticas adoptadas por
el nivel superior de la organización, se traducen y operativizan en una multiplicidad de
tareas y decisiones que resuelven las rutinarias operaciones individuales.
- Transmite, registra y conserva los soportes de la información por medio de los cuales
las operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentadamente.
- Realiza la captación, elaboración y transmisión de información hacia los centros
decisorios.
- Deberá facilitar el desarrollo de la organización hasta el punto que sus integrantes lo
deseen, facilitando el incremento del desarrollo de esos mismos participantes. Es
responsable de esta función tanto en condiciones estables como cambiantes, de modo
que también deberá ser capaz de aprender y adaptarse.
- Procesa la información de toda la organización: la que surge de las operaciones
rutinarias así como la que proviene del entorno organizacional. Esa información afecta
a todas las actividades y procesos permitiendo que las tareas sean cumplimentadas, así
como también, que a partir de ella pueda definirse su estrategia.
- Debe estar capacitado para captar la información que se genera en el exterior de la
organización pero que es relevante para su supervivencia:
- Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente;
- Tomar las decisiones que sean necesarias;
- Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o
cambiantes.
- Transformar el conocimiento tácito en explícito, creando los procesos necesarios. Es
el responsable de transformar al conocimiento en un activo organizacional valioso.
Sistemas administrativos eficientes:
El sistema administrativo debe ser eficaz, debe obtener los resultados previstos, debe
alcanzar los objetivos planeados. Si no es eficaz pone en peligro la supervivencia de la
organización misma.
Una vez alcanzada la eficacia, el sistema administrativo debe ser eficiente, obtener los
propósitos planeados pero contemplando que cumple con los mejores aspectos
referidos a su costo de operación, velocidad, seguridad, comunicación, entre otros
aspectos.
Para operar con la máxima eficiencia, los sistemas administrativos deben:
1. Posibilitar la realización de las tareas y actos administrativos dentro de los plazos
que se consideran adecuados para su ejecución, con un costo compatible con la
naturaleza de los trabajos, y con un alto margen de seguridad.
2. Obtener una estructura de datos resumida periódicamente, de manera de proveer a
toda la organización de información que posibilite el desarrollo de las actividades y la
toma de decisiones.
3. Promover y alentar por medio de mecanismos adecuados, los objetivos últimos de la
organización, los de sus integrantes y los de su ambiente.

El sistema administrativo y la información:


La información se mueve por toda la organización pero lo hace bajo un esquema
formalmente determinado. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de
información, denominado sistema de información.
Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas administrativos, y su
responsabilidad es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria
para que cada componente pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones.
Componentes del sistema administrativo:
1. Conjunto de procedimientos: En los sistemas administrativos hay un flujo continuo
de tareas físicas que se ejecutan para realizar las actividades básicas. Este conjunto
integrado de procedimientos está compuesto por una secuencia de tareas que se
realizan en los distintos puestos de trabajo destinados a una misma finalidad específica
última.
2. Personas: Ubicadas en los diferentes niveles de la organización y desarrollando
diversas funciones, ejecutarán tareas, tomarán decisiones, capturarán datos,
convertirán esos datos, información y ésta en conocimiento, y almacenarán y
transmitirán datos, información y conocimiento al resto de los participantes de la
organización.
3. Sistema de información: Las transacciones rutinarias necesitan información
operativa para ser ejecutadas, y de ellas surgen datos e información que realimentan
el sistema de información permitiendo el funcionamiento operativo del sistema
administrativo.
4. Recursos: Cada vez son menos las organizaciones que pueden mantenerse al
margen de contar con tecnologías electrónicas de procesamiento de datos. El
desarrollo de las nuevas tecnologías de información está conformando un escenario
caracterizado por una creciente integración entre los sistemas computarizados y las
redes de comunicación.
Este último componente es el que más afecta el comportamiento de los otros y el que
le otorga características particulares al sistema administrativo.
El sistema administrativo y las nuevas tecnologías de la información:
La incorporación de nuevas tecnologías de la información afecta sensiblemente al
sistema administrativo otorgándole características especiales; los recursos
tecnológicos impactan sobre los otros elementos componentes del sistema
administrativo:
1. Impacto sobre los procedimientos: Las nuevas tecnologías permiten eliminar tareas
que antes se realizaban en un procedimiento, así como introducir nuevas cambiando
su secuencia y estructura.
Las nuevas tecnologías modifican las posibilidades de supervisión y control en los
procedimientos, permitiendo supervisiones remotas, controles automáticos, mayor
acceso a las tareas realizadas por los subordinados, e integración de los sistemas de
control.
2. Impacto sobre las personas: Surge un incremento de las necesidades de aprendizaje
continuo como parte inseparable de trabajos enriquecidos que permiten mayor
autonomía y discreción por parte del trabajador.
El entorno físico normalmente mejora, aunque la profunda interacción que se produce
entre el hombre y la computadora en sus puestos de trabajo, aísla y genera
“distancias” entre los integrantes de la organización.
3. Impacto sobre el sistema de información: Las nuevas tecnologías de la información
permiten que los sistemas de información puedan procesar mayor cantidad de datos y
de mayor complejidad, además de potenciar comunicaciones más eficientes al reducir
las limitaciones especiales y geográficas. La cantidad de comunicaciones y
vinculaciones aumenta, permitiendo que mayor cantidad de información esté
accesible para una mayor cantidad de personas en la organización, puede producirse
una sobrecarga de información en las posiciones gerenciales superiores que podría
llegar a entorpecer la toma de decisiones y el diseño de estrategias.
Cuando se piensa en la incorporación de tecnología en los sistemas administrativos hay
que evitar caer en dos extremos:
1) Tratar de estar a la “última moda tecnológica”, haciendo lo mismo que se venía
haciendo anteriormente pero con nueva tecnología.
2) Modificar la manera de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnología
impone hacerlas de otra forma, sin analizar debidamente si esos cambios tienen
sentido desde la perspectiva del sistema administrativo y de la organización.

Capítulo 5: El sistema de información

Definición:
1. Cada organización posee un sistema de información que, a su vez, contiene
elementos diferenciados. Cada uno de estos subsistemas de información componentes
del sistema de información, responde a necesidades específicas que surgen de las
actividades, procesos o decisiones de las distintas partes de la organización.
2. El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo, al que sirve y
apoya para que éste pueda administrar la organización. Los sistemas de información
tienen como finalidad procesar entradas, transformar esos datos en información,
generara salidas en forma de reportes e informes, y crear y mantener archivos de
datos relacionados con la organización.
3. La información debidamente contextualizada, a la cual se le ha agregado experiencia
y reflexión, es conocimiento. Y éste representa el principal activo intangible de las
organizaciones.
4. Los sistemas de información deben adaptarse perfectamente a la organización que
sirven. Deben ser diseñados pensando en los objetivos que se intentan alcanzar y en
las estrategias que se definieron en ese sentido.
El sistema de información se define como el sistema formal de personas, equipos y
procedimientos, que en forma integrada y coordinada, y operando sobre un conjunto
de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales, capturan datos
los transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, la
administración y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar la estrategia y
lograr los objetivos planteados.

Componentes de un sistema de información:


Recursos de hardware: Abarca no sólo a las máquinas, como las computadoras y otros
equipos, sino también a todos aquellos medios de datos, aquellos medios tangibles en
los cuales se graban los datos, desde las hojas de papel hasta los discos magnéticos.
Recursos de software: El equipo o hardware de la computadora debe manejarse con
software de computadora, conocido como programa del sistema; sin estos programas
el sistema no funcionaría. Por programa se entiende a la serie o conjunto de
instrucciones, métodos o procedimientos y lenguajes, que permiten usar la
computadora; es un conjunto de órdenes establecidas para controlar las operaciones
de los sistemas de cómputo de modo que se realice el procesamiento de los datos.
El software puede dividirse en dos categorías:
1) software del sistema, programa de sistema operativo, que controla y respalda las
operaciones de un sistema computacional;
2) software de aplicación, que son programas que dirigen el procesamiento para un
uso particular de computadores por parte de usuarios finales, como los programas de
sueldos y jornales.
Se incluye también al conjunto de instrucciones de procesamiento de información que
necesitan las personas: los procedimientos.
Recursos humanos: Las personas integrantes de una organización utilizan e integran
los sistemas de información, se los conoce como usuarios, aquella persona que es
responsable del ingreso de datos e instrucciones al sistema, o utiliza la información
producida por el sistema. Los usuarios directos son los que interactúan con el sistema
ingresando datos o recibiendo salidas. Los usuarios indirectos son los que aprovechan
los informes producidos por el sistema pero no interactúan directamente con el
sistema.
Recursos de datos: Los recursos de datos de una organización se diferencian en bases
de datos y bases de conocimiento. Una base de datos es un conjunto integrado de
datos procesados y organizados, almacenados en diferentes tipos de registros.
Las bases de conocimiento incluyen conocimiento sobre una diversidad de
circunstancias, reglas y ejemplificaciones de casos sobre prácticas organizacionales que
se consideran como las mejores prácticas.
Recursos de redes: Pone el acento sobre la idea de que las redes de
telecomunicaciones son un componente fundamental en el diseño de los sistemas de
información contemporáneos.

Funciones básicas de los sistemas de información:


Entrada de los recursos de datos:
Recolección de datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos: la
función de recolección de datos es la encargada de captar aquellos que se relacionan
con acontecimientos o hechos que atañen a la organización y a su ambiente. Consta de
dos etapas que son la captación de los datos y su registro.

Almacenamiento de los recursos de datos:


Permiten resguardar la memoria de la organización.
Archivo de datos: Los datos que fueron recolectados deben sistematizarse a fin de
que puedan ser utilizables por la organización, además de conservarlos físicamente y
resguardarlos adecuadamente: la creación y mantenimiento de los archivos cumple
esa función.
Dentro de la función de archivo de datos se encuentra la actividad de identificación de
los datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior
recuperación.
Clasificación de datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre
ésta una clasificación sobre la base de algún o algunos atributos, de modo que
invocando a posteriori dicho atributo, la información puede ser recuperada.
El objetivo es poder asociar un acontecimiento con otros que presentan semejanzas
significativas.
Recuperación: El objetivo de esta función es el de facilitar el acceso a la información
que se encuentra en la base de datos que depende del sistema de clasificación
utilizado. Uno de los aspectos clave de la recuperación de datos es el tiempo en que se
efectúa, en especial cuando las operaciones exigen que dicha recuperación se realice
en tiempo real.

Procesamiento de datos en información:


Incluye todos los procesos que transforman los datos de entrada en salidas de
información. Esta función analiza, relaciona, calcula, clasifica, agrega, organiza y
manipula los datos convirtiéndolos en información para los usuarios finales.
Salida de los productos de información:
Toda salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes
objetivos:
1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o
proyecciones para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción.
Las funciones de los sistemas de información que se realizan dentro de la salida de los
productos de información son la compresión, la transmisión y la exposición de los
datos.

Control del desempeño del sistema:


El control del desempeño del sistema representa una actividad importante para
mantenerlo dentro de un funcionamiento eficiente.
El sistema de información debe generar información de retroalimentación sobre las
actividades de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento, de manera de poder
supervisar y evaluar si el sistema respeta los estándares de desempeño establecidos, y
si sus funciones básicas se están ejecutando correctamente.

Modalidades de procesamiento:
Procesamiento de transacciones en lotes: Se reúnen todas las transacciones de un
mismo tipo durante un período, y se procesan como un conjunto de transacciones.
Todos los datos y transacciones se codifican y reúnen en grupos antes de ser
procesados. El procesamiento es periódico.
Procesamiento de transacciones en línea: Cada operación entra en forma individual
en el sistema de cómputo. Si la operación se procesa de manera individual en el mismo
momento en que está ocurriendo, se dice que se procesa en línea o en tiempo real.

Clasificación de sistemas de información:


Sistemas de información orientados hacia las actividades organizacionales y la toma
de decisiones:
Una posible forma de diseñar un sistema de información consistiría en que por cada
nivel de actividad administrativa y por las operaciones, se estableciera un sistema
independiente, separado. Pero atendiendo a las definiciones dadas de las actividades
organizacionales, donde pudo observarse que aunque se produce una separación
conceptual las conexiones e interdependencias entre ellas son importantes y
presentan entre sí límites difusos, y por esos motivos, no es viable este esquema para
el desarrollo del sistema de información.
Otra alternativa mucho más factible es un diseño donde se cuente con un conjunto de
subsistemas en el que cada uno de ellos esté especializado en el procesamiento de un
tipo específico de información:
Sistema de procesamiento de transacciones (SPT): Tienen como objetivo mejorar la
eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una organización.
Desempeña un papel vital en el respaldo de las operaciones de una organización,
además de ser el principal generador de información para los otros sistemas de la
organización.
Al mismo tiempo que se realiza el procesamiento de las transacciones, se reúnen
aquellos datos que la organización considera más importantes o pertinentes referidos
a esas transacciones.
Los SPT proveen dos salidas: Una es la confección de documentos y la otra son los
informes de operaciones, resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan
la información de las transacciones realizadas por el sistema.
Sistema de información administrativa (SIA): Realiza el manejo de los datos
orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores.
El sistema se puede diseñar a fin de que prepare informes con una presentación y
contenidos especificados con anterioridad, en cada momento en que se necesite la
información.
El SIA provee no sólo información de transacciones, sino cualquier información que se
encuentre en la organización, como también aquella que puede ser de fuente externa,
con el fin de prestar apoyo a las actividades y decisiones administrativas.
Sistema de apoyo para la toma de decisiones (SAD): Está dirigido a aquellas
decisiones que no son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a
presentarse. Ayuda a directores y administradores a tomar este tipo de decisiones que
implican situaciones únicas.
El SAD debe tener mucha más flexibilidad y adaptabilidad que los otros sistemas de
información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de
datos. El usuario debe estar preparado para solicitar los informes que desea, tanto en
su contenido como en la forma de presentación, y el sistema debe ser capaz de
producirlos.
El énfasis puesto en estos sistemas está en el “apoyo” y no en la automatización de las
decisiones. El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del
decisor
En consecuencia, sus principales características serían:
1. Es un sistema de apoyo para la toma de decisiones no muy estructuradas, donde si
bien parte del análisis puede sistematizarse en la computadora, resulta necesaria la
comprensión y criterio del decisor para dirigir y controlar el proceso.
2. El sistema no reemplaza el juicio del administrador.
3. La solución del problema se logra mediante la interacción entre el sistema y el
usuario.
El SAD combina información de distintas fuentes tanto internas como externas,
filtrando, comprimiendo y rastrando información crítica, y trabajando con una base de
modelos que permita combinar información histórica con futura, accediendo a bases
de datos con información presente y con proyecciones futuras.

Sistemas expertos: Es un sistema de información que se basa en el conocimiento, y


que orienta la realización de tareas mal estructuradas, las que usualmente requieren
experiencia y conocimiento especializado. El sistema actúa utilizando su conocimiento
sobre un área específica, oficiando de consultor experto para los usuarios.
Los componentes de un sistema experto son una base de conocimiento y módulos de
software que efectúan interferencias sobre el conocimiento y que ofrecen respuestas a
las preguntas de los usuarios.
Los problemas que se presentan so no estructurados, y en ellos la información puede
estar incompleta o ser inexacta.
Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales:
A un sistema de información también se lo puede clasificar y diseñar con relación a las
funciones organizacionales que utilizan su información. Las organizaciones tienen
varias funciones principales; éstas pueden organizarse en distinta forma en cada
organización. Las características distintivas de cada función determinan que éstas
tengan necesidades específicas de información, podría llegar a considerarse un sistema
de información que apoyara a cada una de ellas.
En consecuencia, cada subsistema funcional necesitaría su propia aplicación para
poder realizar todo el procesamiento de la información vinculada con dicha función,
aunque esto exija de una base de datos, una base de modelos y algunos programas
que sean comunes para todos los subsistemas, además de contar cada uno de ellos
con sus propios archivos. Dentro de cada subsistema funcional, habría aplicaciones
para el procesamiento de las transacciones, para el control operativo, para el control
administrativo y para el planeamiento estratégico.
Pero esta forma de diseño no resulta conveniente desde la perspectiva del costo que
trae aparejado. En la realidad se realiza un procesamiento que integre, como si fuese
un solo sistema, varias aplicaciones, vinculadas con alguna operatoria común,
simplificando las interconexiones entre estas aplicaciones y eliminando la posible
duplicación de entrada en la captura de datos.

Capítulo 8: El estudio de sistemas

Definición:
El estudio de sistemas se refiere al proceso por medio del cual se examina la
organización o una parte de ella, con el fin de lograr eficacia, eficiencia o efectividad
estableciendo modificaciones en sus procedimientos, métodos de trabajo o estructura.

Diferentes enfoques sobre el estudio de sistemas:


El avance en las ciencias y en las disciplinas se desarrolló desde el enfoque
denominado analítico-mecánico, que refiere a la aplicación del método científico y al
paradigma de las ciencias físicas. El método científico hace referencia a la metodología
analítica. Se ha identificado al método analítico con el método científico, el que se
caracteriza por ser deductivo, va de lo general a lo particular.
A partir del inicio del siglo XX, este enfoque mecánico de la ciencia comenzó a decaer
puesto que no podía explicar satisfactoriamente las propiedades de los sistemas en los
campos social, conductual y biológico.
Así, comenzó a gestarse un pensamiento que proponía que la complejidad no podía
simplificarse, reducirse, analizarse, y que las interacciones no podían ignorarse o ser
tratadas linealmente. Este enfoque que considera a los problemas como un todo se
llamó enfoque de sistemas o pensamiento sistémico. A los sistemas complejos se los
comenzó a estudiar como un todo, como totalidades que son irreducibles.
El estudio de sistemas puede ser desarrollado bajo dos perspectivas diferentes, la del
enfoque analítico y la del enfoque sistémico.
El análisis comprende tres etapas:
1. El objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes separadamente.
2. Se trata de conocer o explicar las conductas o propiedades de cada una de las partes
separadamente.
3. Los conocimientos parciales obtenidos se agregan, estructuran y combinan para
tratar de conocer el objeto bajo estudio.
Este método resulta insuficiente y precario. No es posible la división de un
sistema en sus partes o elementos independientes puesto que:
1. Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del
sistema.
2. Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus
partes.
Pero para poder desarrollar desde el enfoque de sistemas el estudio de las
organizaciones, resulta necesaria una metodología que esté basada en el pensamiento
sistémico.
Esta metodología debe satisfacer tanto los conceptos sistémicos como los analíticos,
así como también los factores situacionales o contingentes de las organizaciones.
En una metodología sistémica los pasos consisten en:
1. Identificar el sistema del cual el objeto que se va a estudiar es una parte o
subsistema.
2. Explicar la conducta, propiedades o funciones del sistema o sistemas generales de
los que forma parte el objeto bajo estudio.
3. Explicar la conducta, propiedades o funciones del objeto bajo estudio, en términos
de sus funciones dentro del sistema o sistemas generales que lo contienen.
El siguiente cuadro muestra las etapas de uno y otro enfoque; comenzando con las del
pensamiento sistémico y continuando con las del analítico se obtiene una metodología
exhaustiva y perfectamente complementada.

Etapa Pensamiento Sistémico Pensamiento Analítico


Primera Identificar al suprasistema que Dividir en sus partes
contiene al objeto bajo estudio. componentes al objeto bajo
estudio.
Segunda Explicar las conductas y Explicar o conocer las conductas
propiedades del suprasistema o propiedades de las partes
que contiene al objeto bajo separadamente.
estudio.
Tercera Explicar la conducta y El conocimiento de cada parte se
propiedades del objeto bajo combina para tratar de conocer
estudio teniendo en cuenta sus el objeto bajo estudio.
funciones dentro del
suprasistema.

Mejoramiento y rediseño de sistemas:


Como resultado de un estudio de sistemas pueden obtenerse afinaciones del diseño
actual de los sistemas, es decir, cambios parciales y poco significativos que buscan
ajustar el funcionamiento hacia un comportamiento cercano a un estándar o a la
consideración de su condición de operación normal, logrando un mejoramiento de
sistemas, en tanto que también es posible lograr transformaciones fundamentales que
llevan a ignorar el diseño actual y sus restricciones para concentrarse en un diseño
totalmente nuevo.
- Mejoramiento de sistemas: Cuando se busca el mejoramiento de un sistema el
propósito que se persigue es el de ajustar su funcionamiento en busca de un
comportamiento que se acerque al determinado en su diseño original.
Por medio del mejoramiento de sistemas se atacan problemas relacionados con la no
satisfacción de los objeticos definidos para un sistema, con la dificultad para alcanzar
los resultados esperados, o con un funcionamiento que se aparta del inicialmente
planteado.
El mejoramiento no cuestiona los objetivos, las funciones, la estructura y los procesos
del sistema estudiado, sino que opera sobre soluciones incrementadas, graduales,
sostenidas en el statu quo imperante.
- Rediseño de sistemas: Supone un proceso creativo que cuestiona los supuestos sobre
los que se diseñaron los sistemas estudiados, con el fin de volcar sobre ellos soluciones
innovadoras. Cuestiona la naturaleza misma de los sistemas y sus funciones en el
suprasistema.

Etapas del estudio de sistemas:


Se tomará como base la metodología del ciclo de vida, la que se ampliará para hacer
intervenir en ella al enfoque sistémico.
Una metodología que contemple estos requisitos debe comenzar con la realización de
una síntesis, que permita tener una visión global, integral y generalizada del objeto
bajo estudio. Esta síntesis delineará el marco del estudio de sistemas, dentro de cuyos
límites desarrollará sus actividades.
Una vez definida la situación deberá procederse a recolectar la información necesaria
para abordar el estudio, la que deberá clasificarse y procesarse. Esta etapa de análisis
permitirá efectuar las recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema.
Una vez concluido el análisis debe procederse nuevamente a elaborar una síntesis, que
en este caso se denomina diseño. El análisis determina qué hace o qué debería hacer el
sistema, en tanto que el diseño determina cómo alcanzar el objetivo. En esta etapa se
aprecia la necesidad de diseñar soluciones integrales y generales, teniendo como
referencia el total del conjunto.
El estudio de sistemas continúa con la etapa de implementación. Todo trabajo relativo
al estudio de sistemas debería culminar con la implementación de las modificaciones o
del nuevo sistema. Una vez instalado y en funcionamiento el sistema debe realizarse
un seguimiento y verificación de que su operación se encuentra dentro de los
parámetros establecidos originalmente.

Función del estudio de sistemas:


Puede definirse al estudio de sistemas como el proceso que permite determinar las
necesidades de información para la toma de decisiones y el desarrollo de las
actividades administrativas de cada nivel de la organización, y en el cual se estudian los
procesamientos de transacciones, con el objetivo de aumentar la eficiencia general y la
efectividad de las organizaciones.
Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la
eficiencia o efectividad organizacional.
2. Determinar las necesidades y características de información que los centros de
decisiones requieren para el proceso de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás
actividades administrativas.
4. Obtener información sobre las operatorias y procedimientos rutinarios con el fin de
establecer con precisión cómo trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse, elaborando un estado del problema.
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución
de los problemas y la relación costo-beneficio de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos
considerados durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar cómo se implanta el sistema o sus modificaciones por parte del personal de
línea, estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la
implementación y el posterior mantenimiento del sistema.

Metodologías para el estudio de sistemas:


Un estudio de sistemas se apoya en una metodología y en un conjunto de
herramientas y técnicas que permiten desarrollar las etapas necesarias para llevar a
cabo todo el trabajo. Una metodología se define como una disposición lógica y
secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea.
Una buena metodología debe ser un elemento que oriente el desarrollo del estudio de
sistemas más que un conjunto rígido e inflexible de pasos o reglas que hay que seguir
en un orden determinado.
Hay tres enfoques metodológicos diferentes:
1. Metodología del Ciclo de Vida Ampliada.
2. Metodología del Análisis Estructurado.
3. Metodología del Diseño Evolutivo (o Desarrollo Prototipos)
Tal vez la más difundida y conocida de las metodologías sea la del ciclo de vida, que
tradicionalmente se la considera compuesta por cinco etapas: Estudio Preliminar,
Relevamiento, Análisis, Diseño e Implementación.
Esta concepción de la metodología responde al enfoque analítico, debiéndose
reconocer que utilizarla con ese esquema en sistemas complejos, genera resultados no
satisfactorios. Es por eso que la metodología del ciclo de vida ampliada reemplaza la
primera etapa que sólo definía formalmente el estudio, e incorpora una actividad de
síntesis con un alcance más amplio.
En esta etapa de síntesis se definirá al objeto bajo estudio en función de su inclusión
en uno o más sistemas mayores que lo contienen.
La metodología del análisis estructurado contienen todos los elementos como para
realizar un completo estudio de sistemas per es habitual que se utilicen sus
fundamentos de análisis en forma independiente o como ayuda o complemento en
otras metodologías.
También el análisis estructurado va a tener que complementarse con una etapa de
síntesis que le permita complementar la visión analítica que predomina en su
concepción.
La metodología del diseño evolutivo consiste en la construcción de prototipos
desarrollados con gran participación de los usuarios, en donde se prueban ideas y
sugerencias relacionadas con un nuevo sistema. Este método es particularmente
efectivo cuando no se pueden conocer o definir las necesidades de información de un
nuevo sistema, o cuando la situación que ser presenta es tan novedosa que no existe
experiencia anterior que pueda servir de antecedente.

Capítulo 9: Actividades y herramientas para el estudio de sistemas

Actividades y herramientas de relevamiento de información:


Para reunir los datos relacionados con los sistemas se realizan actividades de
relevamiento que representan distintas formas de llevar a cabo acciones sistemáticas
para conseguir información.
Entrevistas: Consiste en una reunión de dos o más personas donde una de ellas es
el hombre de sistemas, que por medio de una conversación reúne información que
verbalmente proporciona el entrevistado. La entrevista es una actividad que se realiza
durante todo el desarrollo del estudio de sistemas.
Cuestionarios: Son documentos compuestos por preguntas, referidas y relacionadas
con el tema que se está investigando. Son utilizados cuando existe la necesidad de
entrevistar a mucha gente y es posible utilizar preguntas directas y concisas.
Revisión de registros y documentación: Existen organizaciones en las que por su
grado de formalización se pueden encontrar registros donde se acumula información
sobre las actividades y las funciones. La información contenida en estos registros
puede ayudar al hombre de sistemas a aproximarse al conocimiento de tales
actividades y operaciones con las cuales no se encuentra muy familiarizado. Está
revisión le proporcionará información sobre cómo debería actuar la organización, lo
que no asegura que esté actuando realmente de esa manera.
Observación personal: Se trata de un examen que se realiza en el mismo sitio donde
se está realizando las operaciones, las que el hombre de sistemas visualiza con el
objetivo de obtener información en la misma fuente y en el mismo momento en que la
información se produce.
Actividades y herramientas de registración de la información:
Como consecuencia de la aplicación de las técnicas de relevamiento de información, se
obtiene como resultado una gran cantidad de datos referentes a los elementos
investigados, que deben ser registrados y sistematizados para evitar su pérdida y
facilitar la organización de los detalles obtenidos.
Árboles de decisiones: Se expresa mediante un diagrama que refleja una sucesión
encadenada de condiciones y acciones. Toma el nombre de árbol porque a partir de un
punto inicial de decisión las diferentes alternativas forman los brazos que a medida
que vayan contemplando nuevas condiciones, van generando bifurcaciones que se
asemejan a ramas, llegando finalmente a la acción a tomar en el final de cada
combinación de condiciones.
Tablas de decisión: Son matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las
condiciones y las acciones. Cada tabla se construye con cuatro secciones que adoptan
la siguiente distribución:

Condiciones Reglas de decisión


Identificación de las condiciones Valores de las condiciones
Identificación de las acciones Acciones a tomar

Las tablas en las que los valores de las condiciones están limitados a sólo dos (SI y NO)
más alguna situación de indiferencia, se conocen como tablas de entrada limitada.
Cuando las condiciones de una tabla pueden asumir más de dos valores (SI Y NO) se
dice que la tabla es de entrada extendida. En vez de figurar SI y NO van a figurar todos
los valore que puede tener cada condición.
En una misma tabla pueden combinarse características de las dos formas anteriores,
éstas son llamadas tablas de entrada mixta.
Lenguaje estructurado: Por medio de esta técnica se evitan descripciones ambiguas
de acciones y condiciones, lográndose una clara definición de las reglas de decisión.
Como no se utiliza ningún tipo de diagramación especial, sino sólo una forma especial
de presentar las declaraciones, esta técnica es de rápida construcción y aplicación.
Esta forma de presentar la lógica de los procesos de un sistema es útil no sólo para el
análisis de decisiones, sino también para el diseño de sistemas, ya que sus estructuras
se adaptan para el desarrollo de programas.
Estructura secuencial: Comprende a los pasos o instrucciones dentro de un
proceso, que no dependen de ninguna condición para ser llevados a cabo, y que no
presentan repeticiones o ramificaciones dentro de ellos.
Estructura decisional: Cuando ante una condición se puede emprender más de
una acción, es necesario utilizar la estructura decisional. Cada acción puede ser un
conjunto de declaraciones secuenciales, o una repetición de procesos u otra decisión.
Estructura iterativa: En algunos procedimientos se encuentran operaciones que
se repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se
presenten ciertas condiciones.
Diagramas: Son representaciones simbólicas, modelos abreviados de los sistemas
de las organizaciones.
Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos
convencionales y de reglas de construcción, las principales características de los
sistemas reales, con una simplificación que permite realizar sobre aquellos el análisis
que lleva a concluir sobre su funcionamiento, detectando errores o fallas que afecten
su efectividad o eficiencia.
Tipos de diagramas:
Diagramas de bloque: Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una
visión sintética de un sistema y de la manera en que funciona. Se diseñan mostrando
los elementos que componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades
que se relacionan con la ejecución de los trabajos; sólo se describen sus partes básicas
que relatan las entradas de información, los procesos que se realizan sobre esas
entradas, los archivos que se utilizan y las salidas que se tienen.
Son utilizados cuando se está comenzando un estudio de sistemas y se intenta tener
una visión global del sistema estudiado.
Estos diagramas no utilizan símbolos especiales, sólo se basan en la disposición
orgánica de sus elementos, mostrándolos dentro de rectángulos unidos por flechas
que indican el flujo del proceso.
Diagramas de Encadenamiento Sectorial: Por medio de estos diagramas se pueden
representar circuitos o rutinas administrativas; Su aplicación puede ser útil en aquellos
casos en que se necesita una exposición resumida de procedimientos poniendo de
manifiesto sus elementos más representativos, pero sin profundizar en las
particularidades de ejecución de las operaciones.
Se construye estableciendo tantas columnas como departamentos, secciones o áreas
de la organización se quieren representar. Son muy utilizados cuando el estudio de
sistema se orienta hacia un rediseño, porque permiten mostrar globalmente un
proceso. Para su graficación, se utilizan los siguientes símbolos:

OPERACIÓN: Representa una actividad o un conjunto de ellas; en cada


círculo se enuncia una función o actividad pero sin determinar la
secuencia de pasos que se deben realizar para ejecutarla.
FORMULARIO: Representa formularios, pero sin identificar la cantidad
de copias.

FLUJO DE INFORMACIÓN: Encadena la secuencia de operaciones


indicando la orientación del flujo de información.

Cursogramas: Son la representación gráfica de las rutinas o procedimientos


administrativos.
En ellos se muestran los sectores, los soportes de información y de los procedimientos
vinculados, surgen con claridad omisiones, reiteraciones o superposiciones, además de
la utilización de cada soporte de información así como las operaciones y controles
realizados.
Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento, a fin de
que la información obtenida quede registrada, como en la fase de diseño, donde
cumplen la función de mostrar el sistema propuesto.
1) Simbología:

SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN


OPERACIÓN Acción de elaboración, modificación
o incorporación de información o
decisión.
CONTROL Acción de verificación.

DEMORA Toda detención transitoria del


proceso en espera de un
acontecimiento determinado
ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en
forma temporaria de elementos
portadores de información
ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en
forma permanente de elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, se
destruya o no el elemento portador
de ella.
ALTERNATIVA Indicar que en el procedimiento
pueden originarse distintos cursos
de acción.
FORMULARIO U OTRO Elemento portador de la
SOPORTE DE información.
INFORMACIÓN
PROCESO NO Conjunto de acciones que se
REPRESENTADO desconocen o que no interesa o no
es necesario representar.
TRASLADO El desplazamiento físico del
elemento portador de información.
Cuando se coloca vertical, une
símbolos de una misma columna
(área o sección) y cuando es
horizontal, significa un traslado
físico entre distintas áreas de
responsabilidad.
TOMA DE Desplazamiento de la información
INFORMACIÓN sin el desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el
proceso.
CONECTOR Nexo entre procedimientos o
procesos.

Diagramas de sistemas: Los tipos anteriores de diagramas son propios de cualquier


sistema de información; los diagramas de sistemas son propios de aquellos sistemas
que usan PED.
Cuando se está usando un cursograma para registrar un sistema que tiene PED, el
diagrama muestra todos los procedimientos realizados por el hombre, pero cuando
interviene el PED, sólo se representan las entradas de datos y las salidas de
información en una columna que representa un sector o función determinada.
El diagrama de sistemas expondrá con claridad los medios de entrada y de salida, la
descripción sintética que permita la identificación de los programas que intervienen, y
los soportes de archivos utilizados. Un diagrama de programa muestra las actividades
específicas desarrolladas dentro de los mismos programas, las que debe seguir la
computadora al procesar esos programas en particular.

Símbolos para medios de entrada-salida

DISCO MAGNÉTICO Representación de un archivo


soportado en disco.
MEMORIA DE ACCESO Datos almacenados en un archivo de
SECUENCIAL tipo secuencial.
MEMORIA DE ACCESO Datos que son accesibles en forma
DIRECTO directa.
DOCUMENTO Datos legibles.

ENTRADA MANUAL Datos en aquellos casos que los


soportes sean de cualquier tipo con
los cuales la información se ingresa
manualmente.
REPRESENTACIÓN Datos cuto soporte es cualquiera de
VISUAL aquellos en los cuales las
informaciones son visualizadas por
voluntad del operador con una
pantalla de video o un indicador en
línea.

Símbolos de proceso

PROCESO Cualquier clase de


funciones del
procesamiento realizado
por una computadora.
PROCESO PREDEFINIDO Proceso no definido en
forma específica en el
diagrama.
OPERACIÓN MANUAL Operación o proceso
realizado por una persona
fuera de la línea.
DECISIÓN Cualquier punto en el
proceso donde se deba
tomar una decisión.

Capítulo 11: Metodología del ciclo de vida ampliada

Esta metodología permite manejar el estudio como un proyecto en el cual cada una de
las etapas del desarrollo está bastante bien definida.
La metodología esencialmente analítica del ciclo de vida se basa en la suposición de
que mejorando el desempeño de cada una de las partes de un sistema por separado,
mejora el funcionamiento del conjunto. Cuando se analiza la perspectiva sistémica se
advierte que este presupuesto de trabajo no permite generar las respuestas más
adecuadas a los problemas de los sistemas complejos.
El enfoque sistémico a través de su mirada retrospectiva de los sistemas define que
ninguna parte de un sistema debería ser cambiada sin entender primero cómo
impactará sobre el conjunto y luego de determinar si el efecto resultante será
beneficioso.
La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de
síntesis y a partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de
sistemas deberá orientarse hacia el mejoramiento o hacia el rediseño.

Etapas y fases de la metodología del ciclo de vida ampliada:


La metodología del ciclo de vida ampliada consta de seis etapas que están formadas
por distintas fases, en las que se aplican herramientas que permiten desarrollar
actividades de las que se obtienen resultados concretos

Etapa Fases Actividades y herramientas Resultados


Síntesis -Investigación sistémica -Entrevistas -Identificación y definición del
-Observación y visitas objetivo de estudio
-Revisión de documentos, -Integración del equipo
antecedentes e información -Formulación del Panorama
ambiental Sincrético
-PERT, CPM Y GANTT -Evaluación de factibilidades
-Aceptación o rechazo del
estudio

Relevamiento -Investigación detallada -Entrevistas -Entendimiento y conocimiento


de información -Cuestionarios del objeto bajo estudio
-Revisión de registros y
documentación
-Observación directa
-Árboles de decisión
-Tablas de decisión
-Lenguaje estructurado
-Diagramas
Análisis -Análisis, evaluación y -Técnica del interrogatorio -Conclusiones sobre el sistema
determinación de -Preguntar ¿Por qué? Cinco actual
requerimientos veces - Determinación de
-Evaluación del sistema con requerimientos del nuevo
relación a: sistema
-Capacidad
-Comunicación
-Costos
-Competitividad
-Control interno
Diseño -Diseño general -Estudios de factibilidad: -Definición de las
-Diseño detallado -Técnica especificaciones funcionales de
-Económica diseño:
-Operativa -Salidas
-Organizacional -Archivos
-Diagramas de flujo, de -Procesos
sistemas, de programas. -Entradas
Cursogramas. Manuales y -Diseño físico
normas. Organigramas -Diseño del sistema social
-Prueba del sistema
Implementación -Planeamiento y -PER, CPM, GANTT -Programa de implementación
programación de la -Modalidades:
implementación -Trabajo en paralelo
-Capacitación y -Reemplazo directo
entrenamiento del -Sistema piloto
-Arranque por fases
personal
-Conversión del sistema
Seguimiento -Seguimiento y -Visita y observación directa -Control y ajuste del sistema
mantenimiento -Consultas específicas

You might also like