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Capítulo 1
Capítulo 2
Capítulo 3
Capítulo 4
Capítulo 5
Capítulo 8
Capítulo 9
Capítulo 11
Información:
Es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil.
Son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y
perceptible para decisiones presentes y futuras.
El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que
no podría ser pronosticado.
Para que los datos se conviertan en información deben ser procesados de alguna forma,
deben estar organizados para una tarea, dirigidos hacia una acción específica,
identificados con una decisión.
Puede sintetizarse el concepto de información diciendo que se refiere a datos
estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en relación con un
problema, un usuario en particular, un momento y un lugar.
Como los datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación
que los convierta en información a través del agregado de significado. Algunos métodos
son:
- Contextualización: Se recopilan los datos sabiendo el propósito.
- Categorización: Se conocen las unidades de análisis o componentes clave de los datos.
- Calculación: Los datos pueden analizarse matemática o estadísticamente.
- Corrección: Eliminación de los errores de los datos.
- Condensación: Resumen de los datos.
La función básica del sistema de información de la organización es procesar los datos
para que se conviertan en información.
Conocimiento:
Representa información con mayor valía. En el conocimiento, alguien ha volcado su
experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha
sabido contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e
interpretación propias.
Así como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información, y
a medida que se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se
vuelve más importante e imprescindible.
Para transformar información en conocimiento se necesitan personas que activen
ciertos procesos mentales como:
- Comparación: Cotejo de la información de una situación determinada con situaciones
conocidas anteriores.
- Consecuencias: Posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo
de las decisiones y acciones actuales.
- Conexiones: Del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento.
- Conversación: Acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está
tratando.
Sistema de comunicación:
La comunicación puede ser definida como la acción en la cual se produce un
intercambio de información y se transmiten significados por medio del uso de símbolos.
Un sistema de comunicación tiene cuatro elementos: un emisor, un canal de
comunicación, un mensaje y un receptor.
El sistema de comunicación debe diseñarse como un proceso bidireccional, de manera
que permita la retroalimentación.
La información y su interpretación:
La información de una organización sirve a personas que se encuentran en procesos de
acción o de decisión. Cada una de esas personas posee un estilo y una capacidad
cognitiva diferentes que provoca que ante una misma información y en una misma
situación, dos personas tomen o inicien acciones y decisiones disímiles. Además, los
factores situacionales y personales, así como el ambiente organizacional, entre otras.
- Estilo cognitivo: Los términos cognitivo o cognoscitivo a la forma en que una persona
capta determinada información. El estilo cognitivo de una persona está determinado
por su composición genética y por los factores del medio, como la educación y la
experiencia.
Recolección de la información: Las personas con un estilo de cognitivo receptivo
concentran los detalles de los datos con el fin de obtener los conocimientos específicos
sobre el medio ambiente en el cual se mueven. Los perceptivos trabajan sobre las
relaciones entre los datos elementales para intentar generalizar sobre el medio
ambiente, no se detienen en los detalles.
Evaluación de la información: Aquellas con estilo analítico enfrentan un problema
estructurándolo en términos de métodos lógico-deductivos, desintegrando el problema
en partes y llegando a soluciones adecuadas y aceptables. Las personas con estilo
heurístico tratan de abarcar globalmente un problema; utilizan la metodología de
ensayo y error con el fin de analizar distintas posibilidades.
- Factores situacionales y personales: Ante una misma información, diferentes personas
encargadas de la toma de decisiones interpretarán el problema de distinta manera,
influenciadas por su distinta posición en la organización, y de acuerdo a su
especialización.
- Ambiente Organizacional: La organización produce efector sobre la interpretación de la
información. La cultura organizacional, puede entenderse como los modos de pensar,
creer y hacer cosas en el sistema, se encuentren o no formalizados. Se compone de
convicciones, supuestos, creencias y valores que comparten los integrantes de cada
organización. Las personas ajustan su comportamiento a los usos y costumbres
organizacionales.
Fuentes de información:
La información que la organización utiliza reconoce diferentes orígenes:
Fuentes internas: Es generada por la propia organización, a través de su propia
estructura.
Fuentes externas: Tiene diversos orígenes: competidores; gobierno; consultores;
cámaras empresarias; órganos de control.
A su vez, las fuentes pueden ser:
Primaria: Información que debe ser reunida por primera vez para un tema en especial.
Secundaria: Es información que ya fue obtenida y se encuentra almacenada en algún
sitio accesible por la organización. Contiene información obtenida por la propia
empresa e información proveniente de fuentes externas.
Características de la información:
Si la información no reúne, para cada situación en particular, las características
apropiadas para satisfacer la necesidad que le dio origen, esa información no será útil.
Tiempo:
- Oportunidad: Cuando la información está disponible en el momento en que se la
necesita y no está desactualizada, se dice que la información es oportuna.
- Período: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia
el futuro (predictivas), o reflejar situaciones del presente.
- Frecuencia: La cantidad de veces que se solicita, se busca o se prepara, determina la
frecuencia de la información.
Contenido:
- Relevancia: La relevancia implica que la información es necesaria para una situación
concreta y específica. Debe:
a) estar vinculada con las necesidades de información de quien en ese momento la
necesita (pertinencia);
b) brindarle al usuario todos los elementos que necesita saber en relación con esa
situación en particular (integridad o completitud);
c) proporcionar sólo la información que se necesite (brevedad).
- Precisión: La calidad de la información se vincula con su precisión. Se refiere a dos
cuestiones bien concretas:
Que esté libre de errores: Significa que no surgieron fallas en los procesos de
transcripción, recopilación y condensación.
Que esté libre de tendencias o desviaciones: Significa que a los datos no se los manipuló
o distorsionó.
- Alcance: El alcance de la información define su campo de acción.
- Singularidad: Determina la diferencia en el valor que existe entre diferentes elementos
informativos. De allí que a la información creada internamente se le confiera un mayor
valor y sea celosamente custodiada, estando su uso restringido sólo a ciertos niveles o
personas de la organización.
Forma:
- Presentación: Puede variar en función de la propia naturaleza de la información y
frente a cada situación en particular.
La información cuantitativa presenta en forma numérica la medición o valor de un dato.
La información cualitativa presenta un hecho o dato pero en términos de sus
características no cuantificables.
- Detalle: La información detallada es la que muestra la totalidad de los elementos
reunidos, en tanto la información resumida presenta un agrupamiento de estos mismos
detalles o datos.
- Medio: El medio de presentación puede ser impreso o visual.
- Atracción: La información tiene que llamar la atención del potencial usuario para que
resulte verdaderamente útil.
- Accesibilidad: La consideración de la accesibilidad se manifiesta por medio de de dos
enfoques diferentes. Por un lado, se refiere a la dificultad o al tiempo requerido en la
obtención de la información. Por otro lado, también existe una manifestación de
accesibilidad que considera el aspecto cognitivo: la información debe estar estructurada
de manera que pueda ser entendida y que pueda recuperarse de ella lo que se necesite.
Flujo de información:
La información circula por los niveles de la organización en varios sentidos. Lo hace de
arriba hacia abajo (comunicación superior-subordinado). Información que circula de
abajo hacia arriba, comunica a subordinados con superiores.
El flujo de información no se limita sólo a la circulación en sentido vertical, también lo
hace de manera cruzada y lateral. El flujo cruzado de información no suele respetar los
canales institucionalmente formalizados de la organización, el uso de éste permite
reducir tiempos o esfuerzos.
El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes áreas funcionales de la
organización.
Dentro del flujo de información que desde abajo hacia arriba circula en una
organización se encuentran cinco procesos:
- Demora del mensaje: la demora puede utilizarse para distorsionar el efecto que
tendría si fuera trasmitida cuando corresponde.
- Resumen de información: es la reducción en la cantidad de datos e información a
trasmitir, obviando los detalles acerca de las actividades, pero sin cambiar el significado
esencial del contenido original. El resumen permite ver con más claridad patrones de
comportamiento, tendencias o inclinaciones en las operaciones.
- Filtrado de información: a medida que la información va siendo resumida, también se
produce su filtrado, por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que incluirá
en los resúmenes destinados al nivel superior. El filtrado significa que hay información
que no se proporciona, éste proceso no es neutro, y puede tener un sesgo indeseado.
En primer lugar, cuando cierta información que no favorece a los administradores es
dejada de lado por ellos mismos. En segundo lugar, cada persona puede filtrar
información que puede ser útil en niveles superiores.
- Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se obtienen inferencias de un
conjunto de hechos y luego se comunican las inferencias mismas y no los detalles de los
hechos concretos. El que recibe la comunicación no posee elementos que le permitan
establecer la exactitud y confiabilidad de esa información. El que recibe la comunicación
debe confiar en el proceso que se desarrolló para obtenerla y debe aceptarla tal como
la recibe.
El proceso de absorción de incertidumbre permite la simplificación de los sistemas de
información.
- Sesgo en la presentación: de acuerdo con la elección que se realice en su presentación,
una misma información puede llegar a interpretarse o utilizarse de manera diferente.
Una manera de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento
y agrupamiento que se haga de los datos, ya que de esta manera puede afectarse la
percepción con relación a la importancia que ellos tengan.
Capítulo 2: Conceptos sobre sistemas
El enfoque de sistemas:
El entendimiento y compresión de los sistemas se produce cuando sobre ellos se aplica
una visión integral, considerando las interdependencias e interrelaciones de sus partes.
El enfoque de sistemas se diferencia del enfoque analítico, el que para analizar un
problema utiliza en primer término una partición del conjunto en sus partes más
pequeñas para comprender mejor el funcionamiento del todo, porque el enfoque de
sistemas (sistémico) parte de una visión global, integral que complementa al enfoque
analítico en las metodologías de estudio.
Definición de sistemas:
Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan
entre sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo
un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta superior a la suma de las
actuaciones individuales de sus elementos.
El concepto de sistema connota la idea de totalidad, el funcionamiento del sistema
siempre es mayor que la suma de individual del funcionamiento de sus partes.
Cada sistema, de acuerdo con el interés o la posición de quien pretenda estudiarlo,
podrá ser entendido como sistema, subsistema o suprasistema.
Entre las partes y sus atributos y el ambiente que los rodea se establece una unidad, un
todo interrelacionado e interdependiente: el ambiente condiciona a los sistemas, a la
vez que éstos influyen sobre su ambiente. No hay sistema sin ambiente. Todo sistema
tiene una finalidad, por lo que puede ser definido a partir de la función que realiza
como parte de uno o varios sistemas mayores. Para lograr sus objetivos en ambientes
que se presentan cambiantes, el sistema debe adaptarse. Si esto no se logra, el sistema
puede entrar en un proceso de entropía, por el cual entra en crisis, desgastándose y
llegando a su desintegración.
Si las partes que componen una entidad no interactúan, no conforman un sistema. Los
elementos de los sistemas pueden ser: objetos, conceptuales y sujetos.
Los sistemas presentan propiedades, que son atributos y cualidades que se derivan del
dominio de cada sistema; el dominio es el campo sobre el cual se extienden. Pueden
clasificarse en vivientes (Tiene funciones biológicas relacionadas al nacimiento, la
reproducción y la muerte) o no vivientes.
Otra clasificación es entre aquellos abstractos o concretos. Un sistema abstracto es
aquel en que la totalidad de sus elementos son conceptos. Un sistema concreto es
aquel en que por lo menos dos de sus elementos son objetos o sujetos.
Retroalimentación:
Es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o estándar
previamente establecido.
Las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y cualquier
diferencia que se encuentre origina una retroalimentación (feedback) en la entrada al
proceso para que se ajusten sus operaciones.
En todo proceso de control existen elementos esenciales:
- Un objetivo establecido.
- Un sensor que efectúe la medición del rendimiento.
- Un comparador que determine las diferencias en comparación al objetivo.
- Un activante que corrige y ajusta.
Existen dos tipos de retroalimentación:
- Retroalimentación negativa: Es del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que
retroalimenta dentro de un margen crítico de operación.
- Retroalimentación positiva: Refuerza la operación de un sistema, tendiendo a que
continúe con los mismos rendimientos y sin modificar sus actividades.
Ambiente o contexto:
Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, que es el conjunto de
objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Entre el ambiente y el
sistema existe una intensa interrelación e interdependencia.
Para que lo “externo” sea considerado como ambiente deben presentarse en forma
conjunta dos circunstancias:
a) que el sistema no pueda controlarlo;
b) que afecte significativamente su desempeño o propiedades.
El ambiente permite reconocer dos clases de diferentes de elementos, los hay
transaccionales, aquellos que el sistema no puede controlar pero que puede ejercer
influencia. Y los hay contextuales, que son los que el sistema no puede controlar ni
modificar.
Límites:
Un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que está fuera de esos límites y es
relevante para el sistema, constituye su ambiente.
A pesar de que en los sistemas concretos los límites surgen más claramente ya que son
una demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por sus
objetivos y fines, en muchas oportunidades algunos elementos pueden ubicarse tanto
dentro como fuera del sistema.
En un sistema abstracto los límites son determinados según el nivel de percepción,
intención, objetivos y conocimientos del observador en relación con el funcionamiento
interno del sistema.
La permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema respecto del
ambiente.
Subsistemas:
Cuando un componente de un sistema es en sí mismo un sistema, se lo llama
subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema se conecta con otros subsistemas
para lograr un fin determinado.
Lo que determina que un conjunto de elementos sea considerado un sistema y no un
subsistema, es el punto de vista de quien lo está definiendo, de quien lo está
delimitando. Un sistema está integrado por subsistemas de menor orden y es también,
parte de un suprasistema que lo contiene. El número de niveles de esa jerarquía define
la complejidad del sistema.
Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. Son los
elementos de interconexión (intermediarios) situados en los límites de un sistema (o
subsistema) por los cuales la información es transferida o coordinada entre ellos.
Dentro del concepto de subsistemas se destacan dos aspectos: fragmentación y
simplificación.
- Fragmentación: Es una condición de los sistemas poder fragmentarse o factorizarse en
subsistemas. La estructura de un sistema refleja la combinación jerárquica que han
asumido los diferentes subsistemas.
Se aprecian dos procesos:
-Proceso de descomposición: Cuando un sistema complejo es difícil de entender o
analizar en su conjunto, el sistema se descompone o factoriza en subsistemas, con
tareas individuales más simples.
-Proceso de composición: Al realizarse la descomposición en forma jerárquica se
supone que la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la estructura, van a
facilitar el logro de los subsistemas superiores.
- Simplificación: Una gran cantidad de interfases representa una barrera a la buena
coordinación entre las partes. Para lograr una coordinación eficiente se simplifica el
sistema creando subsistemas relativamente aislados. Hay dos formas de realizar la
simplificación:
-Agrupamiento: Se establecen grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
-Desacoplamiento: Es necesario que los subsistemas estén en gran parte aislados,
desacoplados, con cierta independencia parcial.
Propósitos u Objetivos:
Los elementos de un sistema interactúan para lograr alguna meta, algún estado final o
una nueva posición de equilibrio (teleología). Los objetivos son determinantes de la
configuración del sistema y de las acciones que realiza. Los objetivos deben poder
operativizarse a través de su cuantificación; ésta resulta indispensable si se pretende
medir el desempeño del sistema bajo estudio.
Interrelación e interdependencia:
La interrelación se verifica a través de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos,
aun cuando éstos sean considerados como subsistemas. Las relaciones connotan la
interdependencia que entre los elementos interrelacionados se produce.
- Relaciones simbióticas: Enlazan elementos que requieren de esa vinculación para
seguir funcionando, no podrían hacerlo si son separados.
- Relaciones sinérgicas: Cuando la interrelación que se produce entre los elementos
genera un resultado conjunto mayor que la suma de los resultados individuales de esos
mismos elementos.
- Relaciones superfluas: En la medida que una relación es repetida, aumenta la
confiabilidad del sistema.
Recursos:
Los recursos son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar las
actividades necesarias para cumplir con sus propósitos.
Los recursos de una organización no sólo son la gente, el capital, la infraestructura, sino
también la información, el conocimiento y sus mejores capacidades, entre otros.
Atributos:
Son las propiedades y características que pueden reconocerse de los elementos y de su
vinculaciones. Los hay cualitativos y cuantitativos, así como definidores y
concomitantes. Un atributo definidor es el que permite designar adecuadamente al
elemento o relación. Las características concomitantes son las que no establecen
ninguna diferencia con respecto al elemento o relación que se está considerando; su
ausencia o presencia no es definidora del elemento.
Entropía:
Es una fuerza que lleva al sistema hacia un máximo desorden, hacia una falta de
transformación de sus recursos, empujándolo a su desaparición.
Se relaciona con la variedad e incertidumbre del sistema.
Homeostasis:
La homeostasis o equilibrio dinámico es una propiedad de los sistemas que se expresa a
través de su nivel de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno, en busca de su
funcionamiento eficaz.
El equilibrio dinámico se obtiene a través del autocontrol, de la autorregulación.
Cuando un sistema no logra adaptarse dinámicamente a su contexto, puede entrar en
entropía.
Sinergia:
En la sinergia se verifica que la actuación conjunta de los componentes del sistema es
superior a la suma de las actuaciones individuales de sus partes componentes.
Equifinalidad:
Expresa que los objetivos finales pueden ser conseguidos a partir de diferentes
condiciones iniciales, a través de diferentes maneras, y utilizando medios o acciones
distintos a los originalmente pensados.
Complejidad:
Es la condición que presenta un sistema cuando se manifiesta al menos una de estas
cuatro situaciones:
a) que esté conformado por muchos elementos que interactúan de modo no simple;
b) que sus causas, efectos o estructuras no sean conocidos;
c) que necesite mucha energía, tiempo o información para ser manejado;
d) que produce efectos que son al mismo tiempo deseados o indeseados, o muy difíciles
de controlar.
Organización y estructura:
La organización de un sistema expresa el conjunto de las reales o potenciales
interrelaciones que pueden darse entre sus elementos.
El concepto de organización es afín a la noción de estructura, ya que a ésta se la define
como la forma de las relaciones y vinculaciones que mantienen los elementos de un
sistema.
Incremental Revolucionario
No premeditado Adaptación Impacto
organizacional tecnológico
Premeditado Desarrollo Nuevas
Control del cambio organizacional configuraciones
organizacionales
Cuando se incorpora tecnología puede tenerse el control que ese cambio genera,
determinando consecuencias que sean pretendidas por la organización (premeditadas)
o no (no premeditadas). Además, debe considerarse la intensidad y el ritmo del cambio
por la incorporación de la tecnología; cuando la estructura y los procesos
organizacionales son transformados de manera progresiva, ese cambio puede ser
considerado como incremental, en tanto que los cambios rápidos y profundos que
generan nuevas formas de organización y trabajo pueden ser definidos como
revolucionarios.
Actividades de la organización:
Alta
administración
Administración
intermedia
Administración operativa
Personal operativo
Oficinistas/Operadores
El Personal Operativo puede ser de dos tipos: oficinistas que procesan trasacciones y
participan en las tareas administrativas de la organización, y personal de operación
cuyas tareas se vinculan con las actividades primarias relacionadas con producir un
producto o brindar un servicio.
En el nivel de Administración Operativa la actividad predominante es la supervisión del
personal operativo. El énfasis está puesto en la observancia de las destrezas técnicas
de los empleados.
El nivel de Administración Intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la
organización y controlar las actividades que llevan a éste hacia el logro de sus
objetivos.
La Alta Administración realiza tareas que son de planeación y formulación estratégica;
su actividad se orienta hacia la visión futura de la organización y dirige y controla el
desempeño de un reducido grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los
planes de la empresa.
Tipos de decisiones:
Decisiones programadas: Numerosas situaciones organizacionales en las que hay que
tomar decisiones se presentan de manera repetitiva y rutinaria estando conformadas
por un alto nivel de estructuración; el curso de acción a seguir puede ser definido con
anticipación, estableciendo precisas reglas de decisión compuestas por
procedimientos previamente especificados.
Una decisión es programada cuando se conocen:
- Todas las variables que la afecta.
- La interrelación entre todas las variables.
- La cuantificación de todas las variables.
- El objetivo a optimizar u obtener.
Por todas estas características, estas decisiones pueden ser tomadas por el personal
de más bajo nivel y de poca especialización y capacitación.
Puede definirse al sistema administrativo como aquella función que por medio de un
conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen
información y decisión, hace posible la obtención de los objetivos de la organización.
Para cumplir con sus objetivos toda organización necesita contar, entre otras cosas,
con productos, tecnología, mercado, capital, personas. Aun cuando estos elementos
sean determinantes para el éxito organizacional, sin una función que los dirija
adecuadamente, de nada sirven.
El sistema administrativo de una organización debe entenderse como un sistema que,
a través del procesamiento de todos los elementos administrativos que surgen de la
realización de las tareas organizacionales, produce la información necesaria para todos
los niveles de la organización y provee los archivos y registros necesarios para generar
aquella información. Es el medio donde las políticas adoptadas por el nivel superior de
la organización se traducen en múltiples decisiones que resuelven problemas
específicos cotidianos que conforman la actividad de la organización.
Los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la organización;
su interés radica en encontrar la solución a los problemas que surjan.
Definición:
1. Cada organización posee un sistema de información que, a su vez, contiene
elementos diferenciados. Cada uno de estos subsistemas de información componentes
del sistema de información, responde a necesidades específicas que surgen de las
actividades, procesos o decisiones de las distintas partes de la organización.
2. El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo, al que sirve y
apoya para que éste pueda administrar la organización. Los sistemas de información
tienen como finalidad procesar entradas, transformar esos datos en información,
generara salidas en forma de reportes e informes, y crear y mantener archivos de
datos relacionados con la organización.
3. La información debidamente contextualizada, a la cual se le ha agregado experiencia
y reflexión, es conocimiento. Y éste representa el principal activo intangible de las
organizaciones.
4. Los sistemas de información deben adaptarse perfectamente a la organización que
sirven. Deben ser diseñados pensando en los objetivos que se intentan alcanzar y en
las estrategias que se definieron en ese sentido.
El sistema de información se define como el sistema formal de personas, equipos y
procedimientos, que en forma integrada y coordinada, y operando sobre un conjunto
de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales, capturan datos
los transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, la
administración y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar la estrategia y
lograr los objetivos planteados.
Modalidades de procesamiento:
Procesamiento de transacciones en lotes: Se reúnen todas las transacciones de un
mismo tipo durante un período, y se procesan como un conjunto de transacciones.
Todos los datos y transacciones se codifican y reúnen en grupos antes de ser
procesados. El procesamiento es periódico.
Procesamiento de transacciones en línea: Cada operación entra en forma individual
en el sistema de cómputo. Si la operación se procesa de manera individual en el mismo
momento en que está ocurriendo, se dice que se procesa en línea o en tiempo real.
Definición:
El estudio de sistemas se refiere al proceso por medio del cual se examina la
organización o una parte de ella, con el fin de lograr eficacia, eficiencia o efectividad
estableciendo modificaciones en sus procedimientos, métodos de trabajo o estructura.
Las tablas en las que los valores de las condiciones están limitados a sólo dos (SI y NO)
más alguna situación de indiferencia, se conocen como tablas de entrada limitada.
Cuando las condiciones de una tabla pueden asumir más de dos valores (SI Y NO) se
dice que la tabla es de entrada extendida. En vez de figurar SI y NO van a figurar todos
los valore que puede tener cada condición.
En una misma tabla pueden combinarse características de las dos formas anteriores,
éstas son llamadas tablas de entrada mixta.
Lenguaje estructurado: Por medio de esta técnica se evitan descripciones ambiguas
de acciones y condiciones, lográndose una clara definición de las reglas de decisión.
Como no se utiliza ningún tipo de diagramación especial, sino sólo una forma especial
de presentar las declaraciones, esta técnica es de rápida construcción y aplicación.
Esta forma de presentar la lógica de los procesos de un sistema es útil no sólo para el
análisis de decisiones, sino también para el diseño de sistemas, ya que sus estructuras
se adaptan para el desarrollo de programas.
Estructura secuencial: Comprende a los pasos o instrucciones dentro de un
proceso, que no dependen de ninguna condición para ser llevados a cabo, y que no
presentan repeticiones o ramificaciones dentro de ellos.
Estructura decisional: Cuando ante una condición se puede emprender más de
una acción, es necesario utilizar la estructura decisional. Cada acción puede ser un
conjunto de declaraciones secuenciales, o una repetición de procesos u otra decisión.
Estructura iterativa: En algunos procedimientos se encuentran operaciones que
se repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se
presenten ciertas condiciones.
Diagramas: Son representaciones simbólicas, modelos abreviados de los sistemas
de las organizaciones.
Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos
convencionales y de reglas de construcción, las principales características de los
sistemas reales, con una simplificación que permite realizar sobre aquellos el análisis
que lleva a concluir sobre su funcionamiento, detectando errores o fallas que afecten
su efectividad o eficiencia.
Tipos de diagramas:
Diagramas de bloque: Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una
visión sintética de un sistema y de la manera en que funciona. Se diseñan mostrando
los elementos que componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades
que se relacionan con la ejecución de los trabajos; sólo se describen sus partes básicas
que relatan las entradas de información, los procesos que se realizan sobre esas
entradas, los archivos que se utilizan y las salidas que se tienen.
Son utilizados cuando se está comenzando un estudio de sistemas y se intenta tener
una visión global del sistema estudiado.
Estos diagramas no utilizan símbolos especiales, sólo se basan en la disposición
orgánica de sus elementos, mostrándolos dentro de rectángulos unidos por flechas
que indican el flujo del proceso.
Diagramas de Encadenamiento Sectorial: Por medio de estos diagramas se pueden
representar circuitos o rutinas administrativas; Su aplicación puede ser útil en aquellos
casos en que se necesita una exposición resumida de procedimientos poniendo de
manifiesto sus elementos más representativos, pero sin profundizar en las
particularidades de ejecución de las operaciones.
Se construye estableciendo tantas columnas como departamentos, secciones o áreas
de la organización se quieren representar. Son muy utilizados cuando el estudio de
sistema se orienta hacia un rediseño, porque permiten mostrar globalmente un
proceso. Para su graficación, se utilizan los siguientes símbolos:
Símbolos de proceso
Esta metodología permite manejar el estudio como un proyecto en el cual cada una de
las etapas del desarrollo está bastante bien definida.
La metodología esencialmente analítica del ciclo de vida se basa en la suposición de
que mejorando el desempeño de cada una de las partes de un sistema por separado,
mejora el funcionamiento del conjunto. Cuando se analiza la perspectiva sistémica se
advierte que este presupuesto de trabajo no permite generar las respuestas más
adecuadas a los problemas de los sistemas complejos.
El enfoque sistémico a través de su mirada retrospectiva de los sistemas define que
ninguna parte de un sistema debería ser cambiada sin entender primero cómo
impactará sobre el conjunto y luego de determinar si el efecto resultante será
beneficioso.
La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de
síntesis y a partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de
sistemas deberá orientarse hacia el mejoramiento o hacia el rediseño.