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Módulo 4:

Aspectos Administrativos
de la Gestión Financiero-Contable

Unidad didáctica 25:


Organización del
trabajo contable

Contabilidad
UNIDAD
DIDÁCTICA

25

Organización
del trabajo
contable
Créditos

Innovación y
cualificación Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación

Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003


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Organización del trabajo contable

Presentación

La contabilidad está ampliamente regulada por las leyes, sobre todo por la legis-
lación mercantil y por la fiscal.

La legislación mercantil que regula la contabilidad es amplia: hay normas inclui-


das en el Código de Comercio, en la ley de Sociedades Anónimas y en otras
normas.

Uno de los aspectos regulados es la obligatoriedad de ciertos libros contables y la


voluntariedad de otros. Este es el tema que trataremos en esta unidad didáctica.

Temporalización

2 horas.

Objetivos de la Unidad Didáctica

Diferenciar los distintos tipos de libros contables.

Conocer la necesidad legal que impone la obligación de llevar determinados li-


bros registros.

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Unidad Didáctica 25

Contenidos
de la Unidad Didáctica

1. Los libros de contabilidad.

2. Los libros principales.

3. Los libros auxiliares.

4. Los libros registros.

Resumen.

Vocabulario.

Ejercicios de repaso y autoevaluación.

Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.

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Organización del trabajo contable

1 Los libros de contabilidad

La actividad de la empresa debe quedar totalmente constatada en anotaciones


ordenadas, y hechas de tal forma, que puedan ser conservadas. Así tendremos un
historial de la marcha de la empresa reflejado en sus operaciones, de modo que
podremos establecer previsiones para el futuro, tanto inmediato, como a plazos
mayores. Estas anotaciones se realizan en los denominados libros de registros.

Trabajar en libros resulta cada vez más complicado, por ello, se va extendiendo
cada vez más la sustitución de los libros por hojas sueltas. El Código de Comercio,
admite la validez en cuanto a la anotación de asientos por cualquier procedimien-
to idóneo sobre hojas, que después se encuadernarán correlativamente para for-
mar los libros obligatorios.

LIBROS CONTABLES: Son los distintos registros de que se vale la contabilidad para
Def.
organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.

Pueden existir muchos y variados libros contables, según las distintas necesidades
de registros, de información y del tipo de organización contable. A continuación
presentamos un esquema con la clasificación de los diferentes tipos de libros que
puede emplear una empresa:

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Unidad Didáctica 25

Preparativos: Recogen los diferentes


hechos por orden
Según el orden en cronológico, prac-
el que se efectúan ticándose las anotacio-
los trabajos nes a partir de los
documentos justificati-
vos.

Elaborativos: Resumen las anotacio-


nes que aparecen en
los libros anteriores.

Principales : Son los imprescindibles


para la contabilidad.

Auxiliares: Sirven para el desglose


o detalle de alguna
LIBROS Según el papel
Esquema CONTABLES que desempeñan
cuenta principal.

Registros: Se destinan a recopilar


los principales datos y
movimientos de
algunas cuentas.

Principales : Son aquellos que


vienen enumerados en
los artículos 25.1 y
26.1 del Código del
Según el punto de Comercio.
vista legal
Voluntarios: Son todos los demás
que decida llevar el
empresario para
obtener un mayor
detalle.

En esta unidad didáctica nos vamos a centrar en los libros contables según el
papel que desempeñan:

– Libros principales.

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Organización del trabajo contable

– Libros auxiliares.

– Libros registros.

2 Los libros principales

Llamamos libros contables principales a aquellos que constituyen el soporte cen-


tral en que se recogen los hechos contables que afectan a la empresa para saber
en todo momento cuál es la situación económica y patrimonial, así como para
poder estudiar los movimientos que se producen en la misma.

El Código de Comercio, en su artículo 25, dice: «Todo empresario deberá llevar


una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita
un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración
periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo
establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas
Anuales y un libro Diario».

Una contabilidad que no reúna las anteriores características, no merece tal nom-
bre. Además, las sociedades han de llevar también un libro de actas, en el que
constarán los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordina-
rias y los demás órganos colegiados de la sociedad. Formalmente, éste no es un
libro de contabilidad.

LIBROS PRINCIPALES: Son considerados básicos, ya que cada uno ofrece una visión
Def.
completa de la contabilidad de la empresa.

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Unidad Didáctica 25

Dentro de los libros principales se incluyen:

– Libro Diario: se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la


actividad de la empresa, pudiendo anotarse conjuntamente las operaciones
por periodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en
otros libros o registros. Las anotaciones que se realizan en el Diario se
denominan «asientos» y registran las correspondientes cuentas deudoras y
acreedoras.

– Libro Mayor: a este libro se pasan todas las operaciones contabilizadas en


el libro diario, pero debidamente clasificadas por cuentas, de forma que,
cada cuenta del libro Mayor, va indicando todo el movimiento de cargos y
abonos que la misma ha tenido.

– Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial


detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con
sumas y saldos los balances de comprobación. Se anotarán también el
inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Las cuentas anuales
están formadas por el libro balance, el libro de Pérdidas y ganancias y la
memoria.

Estos libros principales obligatorios tienen una serie de requisitos externos e inter-
nos, que a continuación vamos a explicar.

2.1. Requisitos externos

El artículo 27.1 del Código de Comercio establece la obligatoriedad de presentar


los libros en el Registro Mercantil con el fin de que sean diligenciados mediante
certificado de dicho registro. La diligencia implica poner en el primer folio el
número que tiene el libro, y el sello del Registro Mercantil a todas las hojas del
mismo.

La fórmula usual para la legalización de los libros es la que aparece a continua-


ción:

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Organización del trabajo contable

Nombre de la empresa ...............................................................................................

Libro TAL.- Este libro ha sido presentado en el registro de ...........................................


..............., a los efectos del artículo 27.1 del Código de Comercio.

Contiene................. (número de páginas) folios autorizados con el sello de este registro


y reintregrado conforme a la Ley.

..................., a ............de ..................de

EL SECRETARIO

Con objeto de facilitar que la contabilidad pueda llevarse por ordenador, o por
cualquier medio, lo que sería inviable con el uso de libros previamente diligenciados,
el Código de Comercio permite unir todos los folios de los listados de ordenador y
presentarlos al Registro antes de que transcurran cuatro meses desde la finaliza-
ción del ejercicio, (artículo 27.2 del Código de Comercio).

2.2. Requisitos internos

Con el fin de salvaguardar la veracidad de los apuntes contables, el Código de


Comercio contiene una serie de requisitos internos. Destacaremos los siguientes:

– Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con claridad y
exactitud, por orden de fechas, sin interpolaciones. Deberán salvarse a
continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones
padecidos en las anotaciones contables (artículo 29 del Código de Comer-
cio). Fácilmente se observa que, con los procedimientos informáticos, este
artículo queda obsoleto por lo sencillo que es incumplirlo sin dejar ningún
rastro.

– Con el fin de que sean homogéneos los diversos valores que integran el
patrimonio de una empresa, se hace también obligatorio la expresión de
todos los apuntes contables en euros. Es decir, aunque una empresa tenga

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Unidad Didáctica 25

en su patrimonio billetes en dólares, se han de convertir a su valor en


euros.

– Se establece la obligatoriedad de guardar y custodiar los libros durante seis


años (artículo 30 del Código de Comercio).

– Y, por último, los libros de contabilidad tienen un valor probatorio que será
apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho
(artículo 31 del Código de Comercio)

3 Los libros auxiliares

LIBROS AUXILIARES: Son todos aquellos que sirven para desglosar, de forma
Def.
pormenorizada, parte de la información que aparece en los libros principales.

Destacan entre otros:

– Libro auxiliar de caja: sirve para el registro de todo el movimiento de


cobros y pagos realizados en efectivo. Su movimiento ha de coincidir con la
cuenta (570) Caja, euros.

– Libro auxiliar de bancos: se registrarán todas las operaciones que se


realicen con una entidad bancaria determinada.

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Organización del trabajo contable

– Registro de efectos comerciales a cobrar: se registrarán todos los da-


tos relevantes de las letras de cambio que la empresa gire a cargo de
terceros.

– Registro de efectos comerciales a pagar: se transcribirán los datos


más importantes de las letras de cambio que la empresa tenga que pagar a
sus acreedores, proveedores, etc.

– Libro de cuentas corrientes con clientes y proveedores: se abrirán


tantas fichas como clientes y proveedores tenga la empresa, desglosando
sus cuentas contables. En ellas se registrarán las ventas o compras de bie-
nes y/o servicios prestados, así como los pagos que se realicen. Se deberá
indicar en cada ficha los datos del cliente o proveedor, así como la fecha de
las operaciones, el concepto, abonos, cargos, saldo, etc.

Los libros auxiliares de los empresarios individuales sometidos al Impuesto sobre


la Renta de las Personas Físicas (compras, gastos, ventas, ingresos, caja y bancos)
deben estar diligenciados en la Administración o Delegación de Hacienda antes
de su utilización.

4 Los libros registros

LOS LIBROS REGISTROS: Son aquellos libros contables auxiliares que son necesarios
llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos, como el Impuesto sobre el Valor Def.
Añadido, cuyas características fijan las normas fiscales.

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Unidad Didáctica 25

Las normas fiscales pueden obligar también a la empresa a llevar otros libros y
registros, como son el libro registro de compras y gastos y de bienes de inversión,
libro registro de ventas e ingresos, libro registro de facturas recibidas y emitidas.

Los libros registros del Impuesto sobre el Valor Añadido no necesitan ser
diligenciados.

A continuación mostraremos un esquema con la clasificación de los libros conta-


bles, según el papel que desempeñan y según el punto de vista legal.

Según el Código de Comercio y el


Plan General de Contabilidad:

- Libro Diario.
PRINCIPALES - Libro Mayor.
- Libro de Inventario y Cuentas
Anuales, (libro balance, libro
de Pérdidas y ganancias,
memoria).
LIBROS
OBLIGATORIOS

Según impuesto de sociedades para


las sociedades mercantiles:
Esquema AUXILIARES
- Registros auxiliares de compras,
ventas, cobros y pagos, gastos,
etc.

- Libro auxiliar de caja.


- Libro auxiliar de bancos.
LIBROS - Registro de efectos comerciales
VOLUNTARIOS a cobrar.
- Registro de efectos comerciales
a pagar.
- Libro de cuentas corrientes con
clientes.
- Libro de cuentas corrientes con
proveedores.

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Organización del trabajo contable

R Resumen

Los libros contables son los distintos registros de que se vale la contabili-
dad para organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.
Existen muchos y variados libros contables según las necesidades de regis-
tros, de información y del tipo de organización contable.

Según el papel que desempeñan se divide en:

– Libros principales: son aquellos que constituyen el soporte central


en que se recogen los hechos contables que afectan a la empresa para
saber en todo momento cuál es la situación económica y patrimonial
(libro Diario, Mayor,...).

– Libros auxiliares: son aquellos que sirven para desglosar, de forma


pormenorizada, parte de la información que aparece en los libros prin-
cipales (libro auxiliar de caja y bancos).

– Libros registros: son aquellos libros contables auxiliares que es ne-


cesario llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos (libro
registro de compras y ventas).

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Organización del trabajo contable

V Vocabulario

DILIGENCIA: Trámite de una asun-


to administrativo, y constancia escri-
ta de haberlo efectuado.

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Organización del trabajo contable

E Ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. ¿Qué son los libros contables?

2. Señala la respuesta correcta:

a. Pueden existir muchos y variados libros contables, según las distintas


necesidades de registro, de información y del tipo de organización
contable. Según el orden en el que se efectúan los trabajos, estos
pueden ser:

Preparativos y elaborativos.
Preparativos y auxiliares.
Preparativos y principales.

b. Según el papel que desempeñan los libros contables, estos pueden


ser:

Obligatorios y voluntarios.
Principales, auxiliares y registros.
Preparativos y elaborativos.

c. Según el punto de vista legal, los libros contables pueden ser:

Obligatorios.
Voluntarios.
Ambas son correctas.

3. ¿A qué llamamos libros contables principales?

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Unidad Didáctica 25

4. ¿Cuáles son los libros principales?

5. ¿Qué son los libros contables auxiliares y cuáles destacan?

6. ¿Qué son los libros registros?

7. ¿Quién establece los libros que han de llevarse con carácter obligato-
rio, así como las formalidades con que han de hacerse, para garantizar
en lo posible la veracidad y exactitud de sus asientos?

El Código de Comercio.
La Ley de Sociedades Anónimas.
Impuesto sobre Sociedades.

8. ¿Qué dice el artículo 25 del Código de Comercio?

9. El artículo 27.1 del Código de Comercio establece:

«La obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mercantil


con el fin de que sean diligenciados mediante un certificado de
dicho registro».
«Obligar a la empresa a llevar otros libros y registros , como son el
libro de registro de compras y gastos y de bienes de inversión,
libro de ventas e ingresos, libro de facturas recibidas y emitidas».
«La no obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mer-
cantil con el fin de que no sean diligenciados».

10. Con el fin de salvaguardar la veracidad de los apuntes contables, el


Código de Comercio contiene una serie de requisitos internos. ¿Cuáles
son?

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Organización del trabajo contable

Solucionario

S ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. Son los distintos registros de que se vale la contabilidad para organizar


el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.

2.

a. Preparativos y elaborativos.

b. Principales, auxiliares y registros.

c. Ambas son correctas.

3. Son aquellos que constituyen el soporte central en que se recogen los


hechos contables que afectan a la empresa para saber en todo momento
cuál es la situación económica y patrimonial, así como para poder estu-
diar los movimientos que se producen en la misma.

4.

– El libro Diario.

– El libro Mayor.

– El libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

5. Son todos aquellos que sirven para desglosar, de forma pormenorizada,


parte de la información que aparece en los libros principales.

– Libro de caja.

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Unidad Didáctica 25

– Libro de bancos.

– Libro de cuentas corrientes con clientes y con proveedores.

– Libro de efectos a pagar.

– Libro de efectos a cobrar.

6. Son aquellos libros contables auxiliares que es necesario llevar para


facilitar la aplicación de ciertos impuestos, como el Impuesto sobre el
Valor Añadido, cuyas características fijan las normas fiscales.

7. El Código de Comercio.

8. «Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a


la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de
todas sus operaciones así como la elaboración periódica de balances e
inventarios. Llevará necesariamente sin perjuicio de lo establecido en las
leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anua-
les y un libro Diario».

9. «La obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mercantil con el


fin de que sean diligenciados mediante un certificado de dicho registro».

10.

– Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con


claridad y exactitud, por orden de fechas, sin interpolaciones. Deberán
salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores
u omisiones padecidas en las anotaciones contables (art. 29 del Códi-
go de Comercio).

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Organización del trabajo contable

– Con el fin de que sean homogéneos los diversos valores que integran
el patrimonio de una empresa, se hace también obligatorio la expre-
sión de todos los apuntes contables en euros.

– Se establece la obligatoriedad de guardar y custodiar los libros duran-


te 6 años (art. 30 del Código de Comercio).

– Y, por último, los libros de contabilidad tienen un valor probatorio que


será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del
Derecho. (art. 31 del Código de Comercio).

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