MANUAL OPERATIVO

BANCOLOMBIA A LA MANO
CORRESPONSAL BANCARIO

RED REDEBAN lombia

Banco ano
A la M
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Contenido

1. Definición y objetivo del corresponsal bancario

2. Políticas sobre el manejo de equipos, muebles, publicidad y papelería

2.1 Material de información y publicidad
2.2 Papelería

3. Operación del corresponsal bancario

3.1 Ingreso al sistema
3.2 Menú principal
3.3 Menú operador
3.3.1 Depósitos
3.3.2 Retiro
3.3.3 Avances con tarjeta de crédito
3.3.4 Transferencia
3.3.5 Consulta de saldo
3.3.6 Recaudo de convenios
3.3.7 Abono a tarjeta de crédito Bancolombia
3.3.8 Abono a cartera Bancolombia
3.3.9 Duplicados
3.3.10 Cierre
3.4 Menú Administración
3.4.1 Anulación de una transacción
3.4.2 Administración de usuarios

4. Información adicional
4.1 Montos y topes de las transacciones
4.2 Cupos de efectivo
4.3 Recomendaciones sobre el manejo del efectivo
4.4 Llamadas a la Línea de Atención al corresponsal bancario

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Introducción

Le damos la más cordial bienvenida como Corresponsal bancario de BANCOLOMBIA. Con su ayuda
estamos contribuyendo a aumentar el nivel de acceso y cercanía de su población o barrio a los
servicios financieros.

Para garantizar la correcta ejecución de los procesos se ha diseñado este manual, el cual describe
las actividades que se deben ejecutar durante la realización de las operaciones financieras
autorizadas para el CORRESPONSAL BANCARIO.

Este documento debe ser leído en su totalidad por los funcionarios que administrarán y operarán el
CORRESPONSAL BANCARIO para así poder actuar conforme a la reglamentación.

Este manual es la primera guía de consulta para los funcionarios que ejecutan los procesos de
corresponsalía; como segunda opción existirá la posibilidad de realizar consultas a través de la
Línea de Atención al CORRESPONSAL BANCARIO habilitada 018000 95 33 44 en el evento de surgir
inconsistencias operativas, técnicas o eventos no comunes.

El corresponsal debe mantener en el establecimiento de comercio este manual de usuario, el cual

puede ser utilizado para soportar la operación o puede ser requerido por un ente de control como
la Superintendencia Financiera.

Por favor tener en cuenta que este manual hace parte del contrato.

Les recomendamos leer muy atentamente cada uno de los puntos que a continuación explicamos.

Esperamos contar con todo su apoyo para prestar el mejor servicio.

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1. Definición y objetivo del CORRESPONSAL BANCARIO

Un Corresponsal bancario es un canal de atención para los clientes y usuarios de las instituciones
financieras, operado por terceros y orientado a satisfacer necesidades transaccionales con el fin de
que exista una mayor cobertura del sistema bancario en las diferentes regiones del país.

Los BANCOLOMBIA A LA MANO – CORRESPONSALES BANCARIOS son personas naturales o jurídicas,

con establecimientos de comercio abiertos al público (no bancarios).

Objetivo del CORRESPONSAL BANCARIO

El principal objetivo del CORRESPONSAL BANCARIO es brindar

los servicios financieros como factor de vital importancia para
el desarrollo económico del país.

2. Políticas sobre el manejo de equipos,

muebles, publicidad y papelería
Antes de comenzar la descripción de la operación de la máquina, es muy importante que usted conozca
e identifique cada uno de los componentes con que debe contar para una buena operación. Estos son:

• Terminal de • Lector de • Material de • Brazo de • Rollos de

operación código información soporte para papel para la
(Datáfono) de Barras y publicidad el Datáfono operación
y los insertos del datáfono

Datáfono y Brazo Lector de código Material

de Soporte de barras publicitario

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El corresponsal deberá verificar que estos equipos hayan sido instalados en el establecimiento. En el
caso en que algún insumo o componente no se haya recibido, debe solicitarlo al técnico que realiza
la instalación o comunicarse a la Línea de Atención al CORRESPONSAL BANCARIO 018000 95 33 44
y reportar la inconsistencia.

Por favor haga buen uso de estos insumos evitando su deterioro y manténgalos en un lugar seguro.
Los insumos sólo deben ser utilizados por los responsables de la operación del dispositivo.

2.1 Material de información y publicidad

El corresponsal recibirá para su operación, material de información y publicidad. Como material de
información recibirá condiciones de operación, horarios y tarifas para la atención al cliente.

NOTA: Tenga en cuenta que legalmente es necesario mantener esta información en un lugar visible
para los clientes.

En cuanto a la publicidad el CORRESPONSAL BANCARIO recibirá un aviso, el cual deberá quedar

ubicado en la parte exterior del establecimiento, en un lugar visible y llamativo. Adicionalmente recibirá
un tablero, un flangger y unos banderines como elementos que ayudan a identificar el establecimiento
como un Bancolombia a la mano – corresponsal bancario.

Display de horario y tarifas Flangger o rompetráfico

Sticker Tablero Banderines

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2.2 Papelería
Inicialmente, el CORRESPONSAL BANCARIO recibirá una cantidad de rollos de papel para la impresora
de la terminal de operación. En caso que se agoten los rollos de papel puede solicitar un pedido
adicional llamando a la línea de atención al CORRESPONSAL BANCARIO 018000 953344. Tenga en
cuenta realizar el pedido antes que se agoten los rollos con el fin de que no se tenga que interrumpir
la operación mientras estos llegan.

3. Operación del CORRESPONSAL BANCARIO

La operación del CORRESPONSAL BANCARIO se debe contemplar desde dos aspectos: La operación
orientada a nuestros clientes (transacciones) y la operación para una correcta administración de su
punto de servicio (administrativa). Con base en esta operación se ha definido el menú de la terminal de
operación, para hacer fácil su gestión de corresponsalía. A continuación se detallarán las diferentes
opciones del menú.

3.1. Ingreso al sistema

Para iniciar la operación del CORRESPONSAL BANCARIO, usted debe seguir los siguientes pasos:

Paso 1
Paso 2
Para ingresar al módulo de correspon-
Ingrese el nombre de usuario asignado y
sales bancarios seleccione la opción “CNB
presione la tecla VERDE.
BANCOLOMBIA” o presione F4.

Nota: Recuerde que su nombre de usuario

es de uso personal.

Paso 3 Nota: Recuerde que su contraseña es

de uso personal. Debe cambiar regu-
Ingrese su contraseña y larmente la contraseña o clave porque
presione la tecla VERDE. este cambio le brindará más seguridad
para que sólo las personas autoriza-
das por el CORRESPONSAL BANCARIO
tengan acceso al sistema.

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3.2. Menú principal

Después de haber ingresado al sistema, tendrá acceso al menú principal de la operación, donde
encontrará dos submenús: Menú Operador y Menú Administrativo.

Menú Operador: A este menú se ingresa para realizar las transacciones propias de la operación de
CORRESPONSAL BANCARIO. Para ingresar a este presione la tecla correspondiente a esta opción.

Menú Administrativo: En este menú se encuentran las opciones administrativas de creación de

usuarios, cambio de clave y solicitud de anulación de transacciones.

3.3. Menú operador

En el menú operador se muestran las diferentes transacciones que se pueden realizar por el
CORRESPONSAL BANCARIO, las cuales son las siguientes:

I. Depósitos: Se pueden registrar depósitos en efectivo a cuentas de ahorro y corriente

Bancolombia.

II. Retiro: Usted podrá realizar:

a. Retiros de cuentas de ahorro, corriente y cuentas de ahorro a la mano Bancolombia.
b. Avances con tarjeta de Crédito Bancolombia.

III. Transferencia: Se pueden realizar transferencias de fondo entre cuentas Bancolombia.

IV. Consulta de saldo: Se pueden realizar consultas de saldos de cuentas de ahorros y

corrientes Bancolombia.

V. Recaudo: Se pueden realizar recaudos de convenios Bancolombia con códigos de barra,

captura manual o con banda empresarial (banda magnética).

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VI. Pago de productos Banco: Con esta opción podrá registrar:

a. Abono a tarjeta de crédito.
b. Abono a cartera.

Al realizar una transacción, el sistema automáticamente imprime una tirilla con los datos de ésta.
El CORRESPONSAL BANCARIO debe verificar en la tirilla impresa que el estado de la transacción
sea exitosa. Cuando en la tirilla aparece TRANSACCIÓN DECLINADA quiere decir que la transacción
no se efectuó correctamente bien sea porque los datos de la transacción son incorrectos, el
cliente no posee fondos o hubo fallas en la comunicación.

Tenga en cuenta que las transacciones se realizan en línea, es decir, en tiempo real, por lo tanto no se
deben dejar transacciones para realizar más tarde.

En el menú operador, encontrará adicionalmente las siguientes opciones:

VII. Duplicado: Opción que permite sacar duplicados de la ultima transacción o de alguna otra
conociendo el número de recibo.

VIII. Cierre: Opción que permite al establecimiento realizar los cierres para poder efectuar
el cuadre del efectivo.

Las siguientes son las transacciones que podrá ofrecer en el CORRESPONSAL BANCARIO:

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3.3.1 Depósitos

Esta transacción permite a los clientes realizar consignaciones en efectivo a cuentas corrientes
y de ahorros Bancolombia. Es una transacción de entrada de efectivo.

• Solicite el efectivo al cliente. Se debe verificar en presencia del cliente que el dinero esté completo
y que no hay billetes falsos.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción DEPÓSITO en el menú • Solicite al cliente el tipo y número de cuenta

operador del dispositivo, luego presione a la cual se realizará el depósito. Ésta puede
la tecla VERDE. ser AHORROS o CORRIENTE, luego presione
la tecla VERDE.

Paso 3 Paso 4

• Solicite al cliente el número de cuenta a la • Solicite al cliente el valor del depósito y

cual se realizará el depósito, luego presione presione la tecla VERDE.
la tecla VERDE.

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Paso 5 Paso 6

• En pantalla aparecerá un mensaje de con- • En pantalla se mostrará un mensaje indican-

firmación con los datos de la transacción. do que está en espera de recibir respuesta.
Confirme estos datos con el cliente. Una
vez esté seguro que el monto sea correcto
continúe con la transacción, de lo contrario
cancele la transacción.

Paso 7 Paso 8

• Si la transacción es exitosa se mostrará en • Entregue el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego se al cliente indicando que se debe revisar AN-
imprimirá la tirilla con los datos de la trans- TES DE RETIRARSE del establecimiento.
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

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3.3.2 Retiro
Esta transacción es utilizada cuando un cliente desea retirar dinero en efectivo. Cuando el retiro es con
tarjeta, se refiere a una cuenta de ahorros o corriente. Cuando el retiro es sin tarjeta, se refiere a una
Cuenta de Ahorro a la Mano. Las cuentas y/o tarjetas deben ser de Bancolombia. Es una transacción
de salida de efectivo, antes de realizar la transacción el CORRESPONSAL BANCARIO debe verificar que
tiene el efectivo suficiente para poder entregarle al cliente la cantidad solicitada.

3.3.2.1 Retiro con tarjeta (cuenta de ahorros o corriente)

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción RETIRO en el menú opera- • Seleccione la opción “Retiro con tarjeta”
dor del dispositivo.

Paso 3 Paso 4

• Deslice la tarjeta o inserte por el lector de • Seleccione el tipo de cuenta, preguntando al

chip la tarjeta. cliente si la cuenta es corriente o ahorros
u “otras cuentas”. Seleccione la opción de-
seada por el cliente.

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Paso 5 Paso 6

• En caso en que seleccione “otras cuentas”, • Solicite al cliente el valor o monto a retirar y
se debe elegir la cuenta de origen. Pregunte presione la tecla VERDE.
al cliente si es cuenta de ahorros o corriente
y luego solicite el número de la cuenta.

Paso 7 Paso 8

• Solicite al cliente el valor o monto a retirar • Solicite al cliente que digite la clave en el
y presione la tecla VERDE. En pantalla apa- datáfono y que presione la tecla VERDE.
recerá un mensaje de confirmación con los
datos de la transacción. Confirme estos da-
tos con el cliente. Si son correctos continúe
con la transacción, de lo contrario, cancele
la transacción.

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Paso 9
• Aparecerá un mensaje en el datáfono
indicando que está en espera de recibir
respuesta.
Paso 11
• Entregue el comprobante de la transacción al cliente indicando que este se debe revisar
ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
MANUAL OPERATIVO
Paso 10
• Si la transacción es exitosa se mostrará en
pantalla el código de aprobación y luego se
imprimirá la tirilla con los datos de la trans-
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.
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3.3.2.2 Retiro sin tarjeta (cuenta de ahorro a la mano)

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción RETIRO en el menú • Seleccione la opción “Retiro Sin tarjeta”

operador del dispositivo.

Paso 3 Paso 4

• Solicite al cliente el número de la cuenta y • Solicite al cliente el valor a retirar y presione

luego presione la tecla VERDE. la tecla VERDE.

Paso 5

• En pantalla aparecerá un mensaje de con-

firmación con los datos de la transacción.
Confirme estos datos con el cliente. Si son
correctos continúe con la transacción, de lo
contrario cancele la transacción.

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Paso 6 Paso 7

• Solicite al cliente que digite el PIN (6 • Aparecerá un mensaje en el datáfono

dígitos) en el datáfono y que presione la indicando que está en espera de recibir
tecla VERDE. respuesta.

Paso 8 Paso 9

• Si la transacción es exitosa se mostrará en • Entregar el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego se al cliente indicando que este se debe revisar
imprimirá la tirilla con los datos de la trans- ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”

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MANUAL OPERATIVO

3.3.3 Avances con tarjeta de crédito

Esta transacción es utilizada cuando un cliente desea realizar avances de su tarjeta de crédito
Bancolombia. Es una transacción de salida de efectivo, antes de realizar la transacción el
CORRESPONSAL BANCARIO debe verificar que tiene el efectivo suficiente para poder entregarle
al cliente la cantidad solicitada.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción RETIRO en el menú • Seleccione la opción “Retiro con tarjeta”

operador del dispositivo.

Paso 3 Paso 4

• En la pantalla, seleccione la opción “Crédito” • En pantalla aparecerá DESLICE / INSERTE

y luego presione la tecla VERDE. LA TARJETA. Solicite al cliente deslizar la tar-
jeta por el datáfono o insertarla en caso en
que la misma de que tenga Chip.

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 MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Solicite al cliente el valor del avance y • En pantalla aparecerá un mensaje de con-

presione la tecla VERDE. firmación con los datos de la transacción.
Confirme estos datos con el cliente. Si son
correctos continúe con la transacción, de lo
contrario cancele la transacción.

Paso 7 Paso 8

• Solicite al cliente que digite la clave en el • Aparecerá un mensaje en el datáfono

datáfono y que presione la tecla VERDE. indicando que está en espera de recibir
respuesta.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 9 Paso 10

• Si la transacción es exitosa se mostrará en • Entregue el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego al cliente indicando que este se debe revisar
se imprimirá la tirilla con los datos de la ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
transacción. Si la transacción es rechazada
se mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.4 Transferencia

Esta transacción es utilizada cuando un cliente desea trasladar electrónicamente dinero de una cuenta
a otra usando la tarjeta débito. Las cuentas origen y destino pueden ser corriente o de ahorro y deben
ser de Bancolombia. Esta transacción no implica movimiento de efectivo, por lo que no afecta el cupo
disponible y el cuadre de efectivo del CORRESPONSAL BANCARIO.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción TRANSFERENCIA en el • En pantalla aparecerá DESLICE / INSERTE

menú operador del dispositivo. LA TARJETA, solicite al cliente deslizar la
tarjeta por el datáfono o insertarla en caso
en que la misma tenga Chip.

Paso 3 Paso 4

• Seleccione el tipo de cuenta. Se debe pre- • Si se selecciona “otras cuentas”, se debe

guntar al cliente si la cuenta es corriente o seleccionar la cuenta de origen. Pregunte al
ahorros u otras cuentas. cliente si es cuenta de ahorros o corriente y
el número de la cuenta.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Solicite al cliente el tipo de cuenta destino • Solicite al cliente la cuenta destino y presio-
a la cual se realizará la transferencia. Estas nar la tecla VERDE.
pueden ser Ahorro o Corriente. Luego
presione la tecla VERDE.

Paso 7 Paso 8

• Solicite al cliente el valor a transferir y pre- • En pantalla aparecerá un mensaje de con-

sionar la tecla VERDE. firmación con los datos de la transacción.
Confirme estos datos con el cliente. Si son
correctos continúe con la transacción, de lo
contrario cancele la transacción.

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 MANUAL OPERATIVO

Paso 9 Paso 10

• Solicite al cliente que digite la clave en el • Aparecerá un mensaje en el datáfono indican-

datáfono y que presione la tecla VERDE. do que está en espera de recibir respuesta.

Paso 11 Paso 12

• Si la transacción es exitosa se mostrará en • Entregue el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego se al cliente indicando que este se debe revisar
imprimirá la tirilla con los datos de la trans- ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

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MANUAL OPERATIVO

3.3.5 Consulta de saldo

Esta transacción es utilizada cuando un cliente desea conocer la cantidad de dinero que tiene en su
cuenta corriente o de ahorros Bancolombia. Esta transacción no implica movimiento de efectivo, por
lo que no afecta el cuadre de efectivo del CORRESPONSAL BANCARIO.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción CONSULTA DE SALDO en • En pantalla aparecerá DESLICE / INSERTE

el menú operador del dispositivo. LA TARJETA. Solicite al cliente deslizar la
tarjeta por el datáfono o insertarla en caso
en que la misma tenga Chip.

Paso 3 Paso 4

• Seleccione el tipo de cuenta preguntando al • Solicite al cliente que digite la clave en el

cliente si la cuenta es corriente o ahorros. datáfono y que presione la tecla VERDE.

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 MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Aparecerá un mensaje en el datáfono • Se mostrará en pantalla por 6 segundos

indicando que está en espera de recibir el saldo del cliente y posteriormente se
respuesta. imprimirá la tirilla con los detalles de
la transacción.

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MANUAL OPERATIVO

3.3.6 Recaudo de convenios

Esta transacción permite a los clientes realizar pagos en efectivo de obligaciones y/o facturas con
terceros (tales como servicios públicos, facturas celulares, administraciones, etc). Es una transacción
de entrada de efectivo.

Solo se permiten facturas con códigos de barras, con tarjeta empresarial (banda magnética) o aquellas
que tienen el código de convenio de Bancolombia.

3.3.6.1 Recaudo de facturas con códigos de barras

Estas facturas tienen el código de barras impresas en ellas.

Paso 1

• Ingrese a la opción RECAUDO en el menú

operador del dispositivo.

Paso 2

• Solicite al cliente la factura y el dinero. Se debe verificar en presencia del cliente que el dinero
esté completo y que no hay billetes falsos. Algunos convenios permiten pagos parciales, por lo
que sí es el caso, el cliente debe indicar que pagará solo una parte del valor indicado en la factura.
El CORRESPONSAL BANCARIO no debe preocuparse por saber si se permite pago parcial o no,
dado que el mismo sistema será quien acepte o rechace la transacción de acuerdo a lo establecido
con la empresa recaudadora.

Paso 3

• Seleccione el tipo de recaudo “Con códigos

de barras” y presione la tecla VERDE.

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 MANUAL OPERATIVO

Paso 4

• Se mostrará en pantalla que pase la factura El código de barras también puede capturar-
por el lector de código de barras. se de una tarjeta de recaudo, así:

Paso 5 Paso 6

• Si la lectura del código de barras es correcta, • En pantalla aparecerá un mensaje de confir-

presione la tecla VERDE. mación con los datos de la transacción. Si los
datos son correctos continúe con ésta, de lo
contrario cancele la transacción.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 7 Paso 8

• Aparecerá un mensaje en el datáfono indican- • Si la transacción es exitosa se mostrará en

do que está en espera de recibir respuesta.
pantalla el código de aprobación y luego se
imprimirá la tirilla con los datos de la trans-
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

Paso 9

• Entregue el comprobante de la transacción al cliente indicando que este se debe revisar ANTES
DE RETIRARSE del establecimiento.

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.6.2 Recaudos manuales con código de convenio

Estos recaudos no tienen código de barras, por tal motivo el cliente debe conocer el código de con-
venio Bancolombia y la referencia pagadora.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la transacción siguiendo las instruc- • Seleccione el tipo de recaudo “Manual” y

ciones dadas en la descripción del Menú presione la tecla VERDE.
de Transacciones.

Paso 3 Paso 4

• Solicite al cliente la factura e ingrese el • Ingrese la referencia pagadora de la

código de convenio Bancolombia de factura la cual deberá ser suministrada
la empresa que se está pagando y el cual por el cliente.
puede ser hasta 5 dígitos.

NOTA: No confundir este campo con una cuen-

ta comercial, corriente o ahorros del cliente.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Solicite al cliente el valor o monto a pagar y • En pantalla aparecerá un mensaje de con-

presione la tecla VERDE. firmación con los datos de la transacción.
Confirme estos datos con el cliente. Si son
correctos continúe con la transacción, de lo
contrario cancele la transacción.

Paso 7 Paso 8

• Aparecerá un mensaje en el datáfono • Si la transacción es exitosa se mostrará en

indicando que está en espera de recibir pantalla el código de aprobación y luego se
respuesta. imprimirá la tirilla con los datos de la trans-
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

Paso 9

• Entregue el comprobante de la transacción al cliente indicando que este se debe revisar

ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.6.3 Recaudos con tarjeta empresarial (banda magnética)

Estos son recaudos que se realizan mediante el uso de una tarjeta:

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción RECAUDO en el menú • Solicite al cliente la tarjeta de recaudo y el

operador del dispositivo. dinero. Se debe verificar en presencia del
cliente que el dinero esté completo y que no
hay billetes falsos.

Paso 3 Paso 4

• Seleccione el tipo de recaudo “Con tarjeta • Se mostrará en pantalla que pase la tarjeta
empresarial” y presione la tecla VERDE. de recaudo por el datáfono.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 5

• Si la lectura de la tarjeta es correcta, presione la tecla VERDE.

Paso 6 Paso 7

• Pregunte al cliente el valor a pagar, digítelo y • En pantalla aparecerá un mensaje de confir-

presione la tecla VERDE. mación con los datos de la transacción. Si
los datos son correctos continúe con ésta,
de lo contrario cancele la transacción.

Paso 8 Paso 7

• Aparecerá un mensaje en el datáfono • Si la transacción es exitosa se mostrará en

indicando que está en espera de recibir pantalla el código de aprobación y luego se
respuesta. imprimirá la tirilla con los datos de la trans-
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

Paso 10

• Entregue el comprobante de la transacción al cliente indicando que este se debe revisar

ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.7 Abono a tarjeta de crédito Bancolombia

Esta transacción permite a los clientes realizar pagos en efectivo a tarjetas de crédito Bancolombia.
Es una transacción de entrada de efectivo.

Paso 1

• Solicite el efectivo al cliente. Se debe verificar en presencia del cliente que el dinero esté completo
y que no hay billetes falsos.

Paso 2 Paso 3

• Ingrese a la opción PAGO PRODUCTOS • Seleccione en Tipo de Producto “Tarjeta de

BANCO en el menú operador del dispositivo. Crédito” y presione la tecla VERDE.

Paso 4 Paso 5

• Solicite al cliente el número de la tarjeta. • Solicite al cliente el valor del abono y pre-
Ingrésela y presionar la tecla VERDE. sione la tecla VERDE.

NOTA: Las tarjetas Visa y MasterCard tienen

16 dígitos y las tarjetas American Express
tienen 15 dígitos.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 6 Paso 7

• En pantalla aparecerá un mensaje de confir- • Aparecerá un mensaje en el datáfono indican-

mación con los datos de la transacción. Si do que está en espera de recibir respuesta.
los datos son correctos continúe con ésta,
de lo contrario cancele la transacción.

Paso 8 Paso 9

• Si la transacción es exitosa se mostrará en • Entregue el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego se al cliente indicando que este se debe revisar
imprimirá la tirilla con los datos de la trans- ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.8 Abono a cartera Bancolombia

Esta transacción permite a los clientes realizar pagos en efectivo a créditos que tienen con
Bancolombia. Es una transacción de entrada de efectivo.

Paso 1

• Solicite el efectivo al cliente. Se debe verificar en presencia del cliente que el dinero esté completo
y que no hay billetes falsos.

Paso 2 Paso 3

• Ingrese a la opción PAGO PRODUCTOS • Seleccione en Tipo de Producto “Cartera” y

BANCO en el menú operador del dispositivo. presione la tecla VERDE.

Paso 4 Paso 5

• Solicite al cliente el número del pagaré al • Solicite al cliente el valor a abonar a la deuda
cual se le realizará el abono. Confirme este y presione la tecla VERDE.
número con el cliente, ingréselo y presione la
tecla VERDE.

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MANUAL OPERATIVO

Paso 6 Paso 7

• En pantalla aparecerá un mensaje de con- • Aparecerá un mensaje en el datáfono que

firmación con los datos de la transacción. está en espera de recibir respuesta.
Confirme estos datos con el cliente. Si son
correctos continúe con la transacción, de lo
contrario cancele la transacción.

Paso 8 Paso 9

• Si la transacción es exitosa se muestra en • Entregue el comprobante de la transacción

pantalla el código de aprobación y luego se al cliente indicando que este se debe revisar
imprime la tirilla con los datos de la trans- ANTES DE RETIRARSE del establecimiento.
acción. Si la transacción es rechazada se
mostrará en pantalla la causa del rechazo
y se imprimirá la tirilla con el estado de la
transacción “DECLINADA”.

En el menú operador podrá encontrar también las siguientes opciones, que aunque no son transac-
ciones, son útiles para su operación:

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 MANUAL OPERATIVO

3.3.9 Duplicados

Esta opción tiene como finalidad que el corresponsal pueda verificar transacciones que se hicieron
previamente e imprimir el duplicado que se necesita.

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción DUPLICADO en el menú • Ingrese la clave supervisor y presione la

operador del dispositivo, luego presione la tecla VERDE.
tecla VERDE.

Paso 3

• Seleccione si se desea el “último recibo” u “Otro recibo”. Si se selecciona otro recibo se debe digitar
el número de 6 dígitos que aparece en la tirilla con el nombre RECIBO.

37
 Paso 4 Paso 5

• Seleccione si el duplicado que se desea es • El duplicado de la transacción será impreso.

del comercio o del cliente. Se debe tener en
cuenta que sólo se imprime el duplicado del
cliente si este lo está solicitando.

¿En qué casos se debe imprimir el último comprobante?

- El sistema no imprimió el comprobante después de realizada una transacción
- El sistema no dio respuesta a la transacción capturada.
- Se cayó la línea durante la realización de la transacción.
- La máquina se apagó durante la realización de la transacción.
- El sistema muestra un error desconocido y rechazó la transacción.

3.3.10 Cierre

Esta opción le permite al CORRESPONSAL BANCARIO realizar el cuadre de efectivo y conocer cuánto dinero
ha movido durante el día. Hay dos tipos de cierres: Cierre parcial y Cierre total.

Cierre parcial: Se usa para conocer todo el movimiento de las transacciones desde que se realizó el
último cierre parcial o el último cierre total. Se recomienda al corresponsal realizar cierres parciales si va a
cambiar de usuario de operación del datáfono durante el día, o si quiere conocer el neto de efectivo en
algún momento del día.

Por medio de esta opción se puede realizar el cuadre de efectivo, el cual consiste en verificar que el
efectivo acumulado de las operaciones realizadas durante la sesión correspondan al total del cierre parcial.

Se recomienda que cada vez que se cambie el operador de CORRESPONSAL BANCARIO durante el día se
realice un cierre parcial y se cuadre el efectivo de cada usuario. Al final del día el cuadre del punto está dado
por la siguiente forma:

Saldo del punto: Saldo anterior ± Suma de cierres parciales ± compensaciones realizadas en el día.
Donde:
Saldo anterior: corresponde al efectivo con el que el punto de servicio cerró la operación la última
vez que se realizó el cuadre.

Suma de cierres parciales: corresponde a la suma de los cierres parciales que se han hecho (puede
ser un valor positivo o negativo dependiendo de las entradas y salidas de efectivo de la operación).

Compensaciones realizadas en el día: corresponde a las compensaciones que se hacen luego

de haberse realizado el último cuadre. (Puede ser un valor positivo o negativo dependiendo si es una
compensación a favor del banco o a favor del CORRESPONSAL BANCARIO).

Veamos el siguiente ejemplo:

CORRESPONSAL BANCARIO Barrio Colombia comienza operación el 1 de marzo, este cuenta con 2
operadores que trabajan por turnos, Juan trabaja de 9AM a 1 PM y Carlos trabaja de 1PM a 5 PM, este
CORRESPONSAL BANCARIO cuenta con un solo dispositivo.

Operación Marzo 1.
Juan comienza la operación realizando transacciones de entrada y salida de efectivo. Cuando
finaliza su turno y realiza el cierre parcial, este es por un valor de + $2.000.000 (cuando el saldo
se encuentra positivo, indica que es dinero que recibió el CORRESPONSAL BANCARIO), Juan realizó
el cuadre y verificó que tenía ese dinero en efectivo.

Carlos recibe el turno de Juan con $2.000.000 en caja. En su turno realiza transacciones de entrada
y salida de efectivo. Cuando finaliza y realiza el cierre parcial, este es por un valor de + $500.000.
Carlos, para verificar cuanto efectivo tiene, debe realizar las siguientes operaciones:

Saldo día anterior: $0 => Como se inició ese día se inició con saldo cero
Cierre parcial Juan: +$2.000.000
Cierre parcial Carlos +$500.000
Compensaciones: $0
Saldo del punto: =$2.500.000

Si Carlos al contar el efectivo, tiene los $2.500.000, quiere decir que se encuentra cuadrado y puede
finalizar la operación.
MANUAL OPERATIVO

Operación marzo 2.
Juan comienza la operación con un saldo anterior de $2.500.000. En su turno realiza transacciones
de entrada y salida de efectivo. Cuando finaliza su turno y realiza el cierre parcial, este es por un valor
de + $1.500.000, Juan realizó el cuadre y verificó que tenía $1.500.000.

Carlos recibe el turno de Juan con $1.500.000 en caja. En su turno realiza transacciones de entrada
y salida de efectivo. Cuando finaliza y realiza el cierre parcial, este es por un valor de - $500.000
(cuando el saldo se encuentra negativo, indica que es dinero que entregó el CORRESPONSAL
BANCARIO). En ese turno se realizó una compensación a favor del banco por valor de $3.000.000.
Para verificar cuanto efectivo tiene, Carlos debe realizar la siguiente operación:

Saldo día anterior: $2.500.000

Cierre parcial Juan: +$1.500.000
Cierre parcial Carlos -$500.000
Compensaciones: -$3.000.000
Saldo del punto: = $500.000

Si Carlos al contar el efectivo tiene los $500.000, quiere decir que se encuentra cuadrado y puede
finalizar la operación.

Esta es una correcta de forma de realizar el cuadre de efectivo diario por usuario y por punto,
RECUERDE que es muy importante realizar estos cuadres DIARIAMENTE. Este ejemplo se aplica igual
cuando se tienen más de un dispositivo en el establecimiento.

NOTA: En caso de que no esté seguro del saldo registrado para el punto de servicio, comuníquese con
la línea de atención al CORRESPONSAL BANCARIO 018000 95 33 44.

Para realizar un cierre parcial siga los siguientes pasos:

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción CIERRE en el menú • Seleccione la opción cierre parcial.

operador del dispositivo.

40
 MANUAL OPERATIVO

Paso 3

• Seleccione la forma en que se desea ver el reporte. “Listado detallado de transacciones” o “listado
consolidado de transacciones”.

Si se selecciona listado detallado de transacciones, se imprimen en orden cronológico una a una

todas las transacciones autorizadas, presentando hora, clase de transacción y valor.

Si se selecciona listado consolidado de transacciones, se imprimen los totales de número y valor

de las transacciones autorizadas, clasificándolas por clase de transacción.

Cierre total: Se usa para cerrar la operación del FINAL del día. Sólo se debe hacer cuando se
encuentre seguro que ha finalizado la operación del día y debe hacerse sin falta.

Para realizar un cierre total siga los siguientes pasos:

Paso 1 Paso 2

• Ingrese a la opción CIERRE en el menú • Seleccione la opción cierre General.

operador del dispositivo.

Paso 3

• Se imprime el reporte con el consolidado de las transacciones autorizadas y se realiza la conciliación

del día en el datáfono.

41
MANUAL OPERATIVO

3.4. Menú Administración

Este menú se habilita cuando se selecciona “Menú administrador” del menú principal. En este se
pueden realizar solicitudes de anulación de transacciones y la administración de los usuarios
(Creación de usuarios, cambio de clave, eliminación de usuarios).

3.4.1. Anulación de una transacción

Esta opción permite al CORRESPONSAL BANCARIO solicitar que se anule una transacción capturada
con información errada. Solo aplica para transacciones registradas EL MISMO DIA de la solicitud
(por eso la importancia de realizar el cuadre diariamente). En caso que la transacción sea de días
anteriores, se debe solicitar una “Corrección” a la línea de atención al CORRESPONSAL BANCARIO
018000 953344.

A nivel interno, el proceso de la corrección es mucho más complicado y no siempre se puede realizar,
caso en el cual corresponde al CORRESPONSAL BANCARIO asumir frente al Banco el valor por el
error cometido. Dado lo anterior, se recomienda realizar el cuadre diariamente para identificar
inconsistencias y solicitar la anulación el mismo día en fue realizada la transacción.

Las transacciones que se pueden anular son DEPÓSITO, TRANSFERENCIA, RECAUDOS, ABONO
A TARJETA DE CREDITO, ABONO A CARTERA BANCOLOMBIA.

Los posibles errores durante la realización de una transacción son:

1. Transacción por menor valor: La transacción fue realizada por un menor valor del solicitado
por el cliente. Ejemplo: la transacción fue realizada por $40.000 y el cliente la había solicitado
por $400.000.
2. Transacción por mayor valor: La transacción fue realizada por un valor mayor del solicitado
por el cliente. Ejemplo: la transacción fue realizada por $400.000 y el cliente la había solicitado
por $40.000.
3. Transacción a cuenta errada: La transacción fue realizada a una cuenta, tarjeta de crédito u
obligación errada.
4. Transacción doble: La transacción fue capturada dos veces. Para evitar este error se debe
imprimir el comprobante de la última transacción realizada y verificar su estado para garantizar
que efectivamente no quedó exitosa.

NOTA: Tenga presente que cuando se va a realizar una anulación, el cliente debe entregar el
comprobante de la transacción que se va a anular.

42
 MANUAL OPERATIVO

Los pasos para radicar dicha solicitud son:

Paso 1 Paso 2

• Seleccione el Menú administrador del menú • Seleccione la opción SOLICITUD DE ANULA-

principal de CORRESPONSAL BANCARIO. CION y presione la tecla VERDE.

Paso 3

• Seleccione si desea anular la última transacción realizada u otra que se haya realizado durante
el día. Si se selecciona el Último Recibo a continuación aparece la información de la transacción.
Si selecciona Otro Recibo se solicitará el número de éste para buscarlo en el sistema.

Paso 4

• Si se seleccionó Otro Recibo, luego de digi-

tar el número del recibo y dar la tecla verde
el datafono buscará si el recibo existe y
mostrará en pantalla la clase de transacción,
valor y recibo. Se debe verificar que si sea
la transacción que se desea anular, si está
seguro acepte la transacción.

43
MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Se mostrará en pantalla un mensaje indican- • Se mostrará en pantalla si la anulación fue

do que está en espera de recibir respuesta. autorizada o está pendiente de aprobación.

Si la transacción es autorizada, quiere decir que se efectuó la anulación dado que cumplió con las
condiciones del banco para anularse. Esta transacción no debe tenerse en cuenta para realizar el
cuadre.

Si la transacción queda en estado pendiente por aprobación, quiere decir que el banco está verificando
que se pueda realizar. En este caso el CORRESPONSAL BANCARIO será contactado telefónicamente
en el transcurso del día para confirmarle el resultado de la solicitud de anulación.

Paso 7 Se imprimirá el recibo con el estado de la transacción y la causa por la cual ésta se realizó

Si la transacción quedó en estado pendiente por aprobación, tiene que estar muy atento durante el día
de una llamada por parte del banco en la cual se informará si la solicitud fue aprobada o rechazada. Si
la transacción fue aprobada debe realizar los pasos anteriores y volver a solicitar la anulación, en este
caso la anulación se efectuará de forma automática.

Cuando se desea corregir una transacción que no fue realizada durante el mismo día de la solicitud se
debe proceder de la siguiente forma:

44

Si el error fue Transacción
Transacción Se generará un Sobrante si la
por menor valor transacción fue:
- Consignación
- Pago de cartera
- Pago de tarjeta de crédito
- Recaudo de convenios
Se generará un Faltante si la
transacción fue:
- Retiro cuenta corriente o ahorros.
- Avance a tarjeta de crédito
Transacción Se generará un Faltante
por mayor valor si la transacción fue:
- Consignación
- Pago de cartera
- Pago de tarjeta de crédito
- Recaudo de convenio
Se generará un Sobrante
si la transacción fue:
- Retiro cuenta corriente
o de ahorros
- Avance a tarjeta de crédito
MANUAL OPERATIVO
Ejemplo de la corrección
Hacer una transacción por el valor fal-
tante. Ejemplo, si la transacción era por
$400.000, y se realizó por $40.000,
se debe realizar una segunda transac-
ción por $360.000 para completar los
$400.000 iniciales.
Nota: si la cuenta no permite más
depósitos, se debe devolver al cliente
el efectivo faltante en la transacción,
dejando soporte por escrito de esto.
Realizar un retiro por el valor faltante.
Aplica el mismo ejemplo del caso an-
terior.
Nota: tener precaución con la transac-
ción de avance de tarjeta de crédito,
ya que por cada avance se le cobra al
cliente la comisión.
- Indicar al cliente que realice un retiro
o avance por el excedente y le entre-
gue el dinero al CORRESPONSAL
BANCARIO
- En caso que no sea posible contac-
tar al cliente, solicitar la corrección a
la línea de atención al CORRESPON-
SAL BANCARIO 018000 953344.
Realizar una consignación o abono a la
tarjeta de crédito al cliente por el valor
retirado de más. Dicho valor se le debe
devolver al cliente.
45
MANUAL OPERATIVO

Si el error fue Transacción Ejemplo de la corrección

- Consignación
Transacción - Pago de cartera Reportar el error a la Línea de Atención
a cuenta errada - Pago de tarjeta de crédito al CORRESPONSAL BANCARIO para la
gestión de corrección.

- Indicar al cliente que realice un retiro o

avance por el excedente y le entregue
- Consignación el dinero al CORRESPONSAL BAN-
- Pago de cartera CARIO
- Pago de tarjeta de crédito - En caso que no sea posible, solicitar
la corrección a la línea de atención al
CORRESPONSAL BANCARIO 018000
953344.
Transacciones
dobles Realizar una consignación o abono a la
tarjeta de crédito del cliente por el valor
- Retiro cuenta corriente retirado doble o entregarle el efectivo del
o de ahorros retiro doble.
- Avance a tarjeta de crédito
NOTA: tener precaución con la transac-
ción de avance de tarjeta de crédito,
ya que por cada avance se le cobra al
cliente la comisión.

Transacción con - Consignación Reportar el error a la Línea de Atención

dinero incompleto - Pago de cartera al CORRESPONSAL BANCARIO para la
- Pago de tarjeta de crédito gestión de corrección.
- Recaudo de convenio

Transacciones que no se anularán: corresponden a las transacciones en las cuales el cliente se

equivocó o se arrepintió. Las correcciones de estas transacciones deben ser solicitadas por el cliente
a la línea de atención al cliente Bancolombia 018000953344 o en la Sucursal más cercana. Si el
dinero es devuelto al cliente, la transacción no será anulada y el CORRESPONSAL BANCARIO perderá
este dinero.

46
 MANUAL OPERATIVO

3.4.2 Administración de usuarios

Por medio de esta opción, el administrador del CORRESPONSAL BANCARIO puede crear
usuarios, cambiar claves, modificar usuarios y conocer los usuarios activos los cuales pueden
operar el datáfono.

3.4.2.1. Creación de usuarios

Por medio de esta opción se pueden crear usuarios administradores (con acceso al menú administra-
dor) y operadores (solo con acceso al menú operador).

Paso 1 Paso 2

• Seleccione el MENU ADMINISTRADOR y • Seleccione la opción ADMINISTRACIÓN DE

luego presione la tecla VERDE. USUARIOS del menú administrador y luego
presione la tecla VERDE.

Paso 3 Paso 4

• Seleccione la opción “Crear”. • Digite el nombre del nuevo usuario.

47
MANUAL OPERATIVO

Paso 5 Paso 6

• Seleccione el tipo de usuario a crear ya sea • Digite clave para el usuario operador y luego
administrador u operador. confírmela.

Paso 7

• El nuevo usuario, su clave y su clase será

registrado.

48
 MANUAL OPERATIVO

3.4.2.2. Cambio de clave

Por medio de esta opción se puede cambiar la clave al usuario del datáfono. Recuerde que es
importante que se cambie la clave periódicamente.

Paso 1 Paso 2

• Seleccione la opción ADMINISTRACIÓN DE • Seleccione la opción “modificar” y luego

USUARIOS del menú administrador y luego seleccione la opción asignar nueva clave
presione la tecla VERDE.

Paso 3 Paso 4

• Digite el código de usuario que desea cam- • Digite la nueva clave del usuario y luego
biar la clave y luego presione la tecla confírmela.
VERDE.

Paso 5

• Se registrará el cambio del usuario.

49
MANUAL OPERATIVO

3.4.2.3. Eliminación de usuarios

Por medio de esta opción se pueden eliminar usuarios que ya no van a operar el
CORRESPONSAL BANCARIO.

Paso 1 Paso 2

• Seleccione la opción ADMINISTRACIÓN DE • Seleccione la opción “Eliminar” y luego

USUARIOS del menú administrador y luego presione la tecla VERDE.
presione la tecla VERDE.

Paso 3 Paso 4

• Digite el código de usuario a eliminar y lu- • Se eliminará el usuario del registro.

ego presione la tecla VERDE. Aparecerá en
pantalla un mensaje de confirmación. Si está
seguro de eliminar presione la tecla VERDE.

50
 MANUAL OPERATIVO

3.4.2.4. Listado de usuarios activos

Por medio de esta opción se pueden listar los usuarios que están activos en el
CORRESPONSAL BANCARIO.

Paso 1 Paso 2

• Seleccione la opción ADMINISTRACIÓN DE • Seleccione la opción “Lista Usuarios” y luego

USUARIOS del menú administrador y luego presione la tecla VERDE.
presione la tecla VERDE.

Paso 3

• Se imprime un recibo co el listado de los usuarios y la clasificación de cada.

Por medio de esta opción también se pueden crear usuarios administradores (con acceso al menú
administrador) y operadores (solo con acceso al menú operador). Esta opción está dentro del Menú
Administrativo. Para llevar a cabo este proceso se deberán seguir los siguientes pasos.

• Ingrese el usuario a crear.

• Ingrese la contraseña correspondiente.
• Confirme la contraseña ingresada.
• Seleccione el perfil que se asignará al usuario a crear (administrador u operador).
• Lea la confirmación exitosa del usuario creado.

3.5 Procesos que no están en el menú del dispositivo

Existen procesos que aunque no están en el menú del dispositivo, tienen mucha importancia en la
operación de corresponsalía. En dichos procesos, el CORRESPONSAL BANCARIO interactúa con el
banco, ya sea por medio de la red de sucursales o a través de la línea de atención al CORRESPONSAL
BANCARIO 018000 953344. A continuación se detalla cómo se deben ejecutar dichos procesos.

51
MANUAL OPERATIVO

3.5.1 Proceso de compensación del CORRESPONSAL BANCARIO

En la operación de corresponsalía el CORRESPONSAL BANCARIO puede acumular efectivo producto

de las transacciones de los clientes o disponer del efectivo de su negocio para entregar dinero a los
clientes. Estas operaciones generan un saldo a favor del Banco (cuando el CORRESPONSAL BANCARIO
acumula efectivo) o a favor del CORRESPONSAL BANCARIO (cuando dispone de su dinero).

Se le llama compensación al proceso mediante el cual el CORRESPONSAL BANCARIO realiza el pago

total o parcial del efectivo que tiene a favor del Banco; o retira total o parcialmente el dinero que tiene
a su favor (que el Banco le debe). Como política, por lo menos una vez al mes se debe realizar una
compensación a cero, esto es, que no queden saldos a favor del Banco o del Corresponsal, es decir,
el CORRESPONSAL BANCARIO debe realizar por lo menos una vez al mes el pago total del saldo para
quedar en cero (Compensación a cero).

Si un corresponsal no realiza la compensación a cero durante el transcurso de un mes, será bloqueado

y sólo podrá operar nuevamente hasta que realice dicha compensación.

La compensación a cero se verifica contra el saldo de cierre del día anterior. Es decir, si el CORRES-
PONSAL BANCARIO en un día compensa el saldo con el que cerró el día anterior, se puede decir que
compensó a cero. Para efectos de lo anterior, se le recomienda al CORRESPONSAL BANCARIO, por
razones de seguridad, compensar al día siguiente de un día que tenga poco efectivo acumulado, así la
cantidad de dinero que tendría que trasportar será menor.

Si un Corresponsal no realiza la compensación a cero durante el transcurso de un mes, será bloqueado

y solo podrá operar nuevamente hasta que realice dicha compensación.

En caso que el Corresponsal le deba dinero al Banco, deberá cancelarlo utilizando alguna de las
siguientes alternativas:

• Debe ir a una Sucursal Bancolombia a entregar el efectivo.

• Para los casos en los que se tenga el servicio de recolección de efectivo contratado a través
del Banco, debe solicitar dicho servicio al teléfono que se encuentra en el acuerdo privado firmado
con el Banco.

• Si tiene contratado el servicio de recolección de dinero directamente con una Transportadora

de Valores y éste ha sido aprobado por el Banco, el dinero transportado se debe consignar de
conformidad con lo indicado por el Banco.

52
• Autorizar un débito a su cuenta, a favor del Banco, asumiendo el GMF. Si esta forma de com-
pensación es frecuente y la cuenta es de uso exclusivo para la operación como corresponsal, el
CORRESPONSAL BANCARIO debe certificar por escrito la exclusividad de la cuenta para que esta
sea marcada exenta del GMF.

• Efectuar el pago en su localidad, registrando el número de Tarjeta informado por el Banco para la
compensación.

En el evento en que el Banco le deba dinero al CORRESPONSAL BANCARIO, éste último debe dirigirse
a una sucursal para recoger el dinero en efectivo, cheque de gerencia, solicitar un abono a su cuenta
o solicitar el servicio de aprovisionamiento de efectivo con la transportadora, si este servicio estuviere
previamente contratado.

Para la compensación, el CORRESPONSAL BANCARIO debe tener en cuenta que el valor de la oper-
ación debe ser igual o inferior al saldo de la cuenta de compensación, es decir, el CORRESPONSAL
BANCARIO no podrá entregar ni reclamar un valor mayor a lo acumulado como corresponsal.

La compensación se puede realizar ya sea en una sucursal o a través de la transportadora de valores.

Veamos cada una:

3.5.1.1 Proceso de compensación en una sucursal Bancolombia

El CORRESPONSAL BANCARIO se debe dirigir con el valor a compensar a una sucursal e indicar a un
funcionario de la sucursal que desea realizar la compensación. Tenga en cuenta:

Si el saldo es a favor del Banco, las formas de pago aceptadas son efectivo y nota débito a la cuenta
del CORRESPONSAL BANCARIO. Para la compensación con nota debito, la entrega del dinero se puede
realizar al corresponsal o ser solicitada por una persona autorizada por el CORRESPONSAL BANCARIO,
caso en el cual deberá presentar un poder especial con reconocimiento de contenido y firma ante
Notario.

Si el saldo es a favor del CORRESPONSAL BANCARIO

• Si quien va a recibir el pago es el CORRESPONSAL BANCARIO, debe presentar el documento de
identificación.
• Si quien va a recibir el pago es una persona autorizada por el CORRESPONSAL BANCARIO, debe
presentar el documento de identificación y un poder (carta) otorgado por el CORRESPONSAL
BANCARIO autorizando el recibo de los dineros correspondientes y con diligencia de reconocimiento
de contenido y firma ante Notario.
• Si el CORRESPONSAL BANCARIO es una persona jurídica debe presentar el Certificado de Existencia
y Representación con vigencia de 30 días y documento de identificación del Representante.

Nota: Las formas para reclamar el dinero aceptadas son crédito a la cuenta comercial del
CORRESPONSAL BANCARIO, efectivo, cheque de gerencia o aprovisionamiento de efectivo.

3.5.1.2 Proceso de compensación a través de la transportadora de valores

Si el CORRESPONSAL BANCARIO contrata a una transportadora de valores para el servicio de recolec-

ción de efectivo a través del Banco, debe tener en cuenta:

• Firmar y cumplir con lo especificado en el acuerdo privado de recolección de efectivo celebrado

entre el CORRESPONSAL BANCARIO y el Banco.

• Cumplir con el proceso descrito en el Acuerdo Privado de “RECOLECCION DE EFECTIVO CELEB-

RADO ENTRE EL CORRESPONSAL BANCARIO Y BANCOLOMBIA S.A” (allí se detalla el paso a paso a
seguir para enviar el efectivo)

• Cumplir con el tope máximo de efectivo a enviar en cada servicio, de acuerdo con la información
suministrada por el Banco.

• Ejecutar cada una de las actividades e instrucciones brindadas en la capacitación y en los instructi-
vos entregados por la transportadora de valores.

Si el CORRESPONSAL BANCARIO tiene contratado directamente el servicio de transporte de efectivo

con una transportadora de valores, se requiere aprobación de dicha trasportadora por parte del
Banco. El CORRESPONSAL BANCARIO puede realizar la compensación a través de la transportadora
de efectivo contratada directamente por él, siguiendo los procedimientos establecidos para tal fin y
entregando los dineros recaudados al fondo de efectivo del banco en la transportadora.

3.5.1.3 Proceso de compensación con Tarjeta de Crédito

En el caso en que el Corresponsal opte por realizar el proceso de compensación utilizando la tarjeta
de crédito como un medio de pago, deberá informar a Bancolombia, a través de la línea de atención,
la cantidad de dinero que va compensar con el fin de que el Banco efectúe un cargo a la tarjeta por el
valor informado. De forma posterior a lo anterior, deberá dirigirse a la entidad bancaria más cercana
con el objetivo de hacer el pago total a la tarjeta, la cual puede ser única y exclusivamente utilizada
para la operación aquí señalada.

Para realizar la solicitud debe comunicarse con la línea de atención e informar los siguientes datos:
Entidad bancaria: XXXX
Valor: $00000
Número de tarjeta: 999999999

Una vez realizado el pago mediante la utilización de la Tarjeta en dicha entidad, debe enviar al Banco
vía fax la copia del comprobante del abono y adicionalmente los siguientes datos:

• Número de la tarjeta a la cual se realizó el abono

• Valor del abono
• Fecha de realización del abono
• Código y nombre del CB

Esta información se envía al fax número 5763518 de la ciudad de Medellín.

Nota: la forma de pago aceptada es efectivo.

3.5.2 Proceso de liquidación, facturación y pago al CORRESPONSAL BANCARIO

Considerando que la operación de corresponsalía es un servicio ofrecido a los clientes y usuarios del
banco, el Banco reconoce una retribución o pago al CORRESPONSAL BANCARIO por los servicios
prestados.

Por lo anterior, el banco mensualmente genera una liquidación cuyo valor base se calcula así:

# Transacciones A exitosas x Tarifa transacción A

+ # Transacciones B exitosas x Tarifa transacción B
+ # Transacciones C exitosas x Tarifa transacción C
+ # Transacciones D exitosas x Tarifa transacción D
+ Comisión fija (solo si aplica para el corresponsal)

= Valor base de la liquidación

• Las transacciones A, B, C, etc. corresponden a cada uno de los diferentes tipos de transacciones
que tiene el canal habilitadas.
• Las tarifas A, B, C, etc corresponden al valor unitario que paga el banco por cada tipo de transac-
ción que el CORRESPONSAL BANCARIO realiza. Por tanto, un retiro puede tener una tarifa diferente
al abono a una tarjeta y diferente a una consulta de saldo. Estas tarifas se definen en el momento
de la selección y vinculación del corresponsal y pueden ser modificadas previo aviso por parte
del banco.
• La comisión fija aplica sólo para algunos corresponsales, los cuales tienen en su local un asesor
del banco para la vinculación de clientes. Dicha comisión corresponde a un arriendo por el espacio
ocupado por el asesor.

El proceso de liquidación es el proceso por medio del cual el banco genera la liquidación de la comisión
mensual que se debe pagar al CORRESPONSAL BANCARIO. La facturación y pago como tal, dependen
del régimen contributivo al cual pertenezca el corresponsal; es decir, depende de cómo esté regis-
trado el establecimiento en el RUT (Registro Único Tributario). Si el CORRESPONSAL BANCARIO está
registrado en el Régimen Común, deberá generar factura para cobrar la comisión; por el contrario,
si el CORRESPONSAL BANCARIO pertenece al l Régimen Simplificado no será necesario el envío de
factura al Banco para el cobro de la comisión.

Veamos los pasos y aspectos a tener en cuenta para el pago de las comisiones:

a. Llamar a la línea de proveedores 018000 9 12236. Se debe llamar entre el cuarto y séptimo día
hábil de cada mes y dar los datos que solicite el asesor que lo atienda, dado que si el CORRESPON-
SAL BANCARIO no se identifica correctamente, no se dará ninguna información.

b. Solicitar la información correspondiente a la comisión. Es importante que el CORRESPONSAL

BANCARIO conozca a cual régimen pertenece, dado que dependiendo de esto la información es
diferente. Adicionalmente, para el régimen común, si el CORRESPONSAL BANCARIO no envía la
factura con la información correcta al banco, este último no realizará el desembolso. Una vez el
CORRESPONSAL BANCARIO conozca a cual régimen pertenece, solicita los siguientes datos:

CORRESPONSAL BANCARIO Régimen simplificado

Sólo se le indican los valores liquidados. No se dan instrucciones dado que el CORRESPONSAL BAN-
CARIO no tiene que hacer nada para que el banco realice el pago.

• Valor base de la liquidación, que se calcula de acuerdo a lo indicado al principio de este capítulo.
• Valor retefuente, que es el 6% del valor base de la liquidación.
• Valor pago, es el valor base de la liquidación – valor retefuente
CORRESPONSAL BANCARIO Régimen común
Se le indican los valores liquidados, la forma como se debe elaborar la factura y las instrucciones para
el envío de la factura al banco.

• Valor base de la liquidación, que se calcula de acuerdo a lo indicado al principio de este capítulo.
• Valor del IVA, que es el 16% del valor base de la liquidación.
• Valor a facturar, que es el valor base de la liquidación + IVA

c. Elaborar factura. Esta actividad SÓLO APLICA PARA EL REGIMEN COMUN.

Con los datos suministrados por el asesor de la línea, el CORRESPONSAL BANCARIO debe elaborar
la factura cumpliendo con los requisitos exigidos por la DIAN (Nombre, NIT, tipo de régimen, numer-
ación autorizada, entre otros).

Es muy importante tener presente que en el campo “fecha de factura” se debe diligenciar el día en
el que realmente se hace la factura, y no confundir este campo con el mes que se está facturando.
Esta debe elaborarse a nombre de BANCOLOMBIA con NIT 890.903.938 y en el campo de descrip-
ción, detalle o concepto deben ir los siguientes datos:

d. Pago prestación de servicios CORRESPONSAL BANCARIO xxx (municipio - departamento)

e. Código del CORRESPONSAL BANCARIO
f. Mes/Año facturado.

Ejemplo del campo Detalle de la factura:

g. Pago prestación servicios CORRESPONSAL BANCARIO Barrio Manrique III, Medellín-Antioquia

h. Código CORRESPONSAL BANCARIO 1517
i. Julio de 2010

4. Enviar factura al banco. Esta actividad SÓLO APLICA PARA EL REGIMEN COMUN.

Tenga en cuenta la importancia de enviar la factura exactamente por los valores informados. La fecha
máxima de recepción es el 20 de cada mes. La factura se debe enviar por correo certificado y en un
sobre marcado en un lugar visible con la palabra “Factura”.
Dependiendo de la ubicación del CORRESPONSAL BANCARIO se pueden enviar a las siguientes
direcciones:

- En Bogotá, a la dirección Calle 30 A 6-75 Mezanine, Edificio Torre Sur

- En Medellín, a la dirección Cra 52 N° 50-20 piso 1, (entrada por Carabobo)
- En Cali, a la dirección Calle 11 No 6–24, Edificio BIC Sótano
- En Barranquilla, a la dirección Calle 64 No 50–155, Edificio Operativo Piso 1
- En Pereira, a la dirección Cra 8 No 17–50 Piso 3
- En Manizales, a la dirección Cra 23 No 20–08 Piso 2

Recuerde que sin la factura, el banco no realizará el pago

Política de facturación

Si un corresponsal que perteneciente al régimen común, no envía la factura física dentro de los prim-
eros veinte (20) días del mes siguiente al de la prestación del servicio, será bloqueado y sólo podrá
operar nuevamente hasta que el Banco reciba la factura correctamente diligenciada.

Por ejemplo: Un Corresponsal que haya operado en enero, tiene un plazo para enviar la factura de
cobro de los servicios de corresponsalía del mes de enero hasta el 20 de febrero del mismo año. En
caso de no hacerlo será bloqueado.

5. Verificar pago de la comisión. Si el CORRESPONSAL BANCARIO pertenece al régimen simplificado,

no tiene que enviar factura sino que el banco directamente realiza el desembolso mes a mes en la
cuenta del corresponsal.

Si pertenece al régimen común, el pago se realizará una vez el banco reciba la factura y verifique el
correcto diligenciamiento de esta.

Veamos a continuación un ejemplo de cómo se realiza el pago de acuerdo a los datos de la factura. El
ejemplo se hace suponiendo un valor base de liquidación de $525.600 al mes.

Valor base de la liquidación $ 525.600 Subtotal en la factura

+ IVA (16%) + $ 84.096
= Total factura = $ 609.696 Total en la factura
 MANUAL OPERATIVO

La realización del pago en la cuenta del corresponsal, se realiza con el siguiente cálculo:

Total factura = $609.696

- Retefuente 4% - $ 21.024 Es el 4% del valor base de la liquidación o subtotal
- Reteiva - $ 42.048 Es el 50% del IVA
= Valor abonado $ 546.624 Es el valor que se visualiza abonado en la cuenta

Otros aspectos a tener en cuenta:

Régimen Simplificado
El pago se realiza directamente en la cuenta del corresponsal máximo al décimo (10) día hábil del mes
siguiente a la prestación de servicios. La cuenta donde se realiza el pago es la que se tenga regis-
trada en el Formato Reducido Registro De Proveedor, antes conocido como la F-571 Registro Único
de Proveedor.

CORRESPONSAL BANCARIO Régimen Común

- La factura debe ser diligenciada exactamente como se le indica en la Línea de Atención al
CORRESPONSAL BANCARIO. Si la factura presenta algún error de diligenciamiento o diferencias
con los valores informados, el pago se atrasa y no se podrá hacer efectivo sino hasta que el
CORRESPONSAL BANCARIO envíe la factura corregida.
- No se deben dejar acumular facturas de varios meses y enviarlas juntas más adelante. Es muy im-
portante enviar la factura a más tardar el día 20 del mes siguiente al que se prestaron los servicios
cobrados.
- Aquellos CORRESPONSAL BANCARIO que sean autoretenedores de IVA, no estén obligados a
declarar IVA o no sean sujetos de retención en la fuente; deben enviar una copia de la resolución de
la DIAN como soporte de esta novedad y en la factura se debe indicar claramente el tipo de novedad,
el número de resolución que la autoriza y la fecha.
- El pago de la factura se abona en la cuenta registrada hoy en el Formato Reducido Registro De
Proveedor, antes conocido como la F-571 Registro Único de Proveedor en un plazo máximo de
diez (10) días hábiles después de la recepción en el área de pagos, siempre y cuando no presente
ninguna inconsistencia.

Para todos los corresponsales

- Se aplica Reteica si se presta servicios en aquellos municipios que tengan definido este impuesto y
de acuerdo con los porcentajes establecidos según el tipo de actividad económica que desarrollen.
- Si se llegan a imponer multas o sanciones al CORRESPONSAL BANCARIO, estas se descontarán del
pago del mes siguiente a la imposición de la sanción.

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MANUAL OPERATIVO

- Si se presenta alguna inconsistencia o el pago no se ha efectuado en el plazo indicado, se debe

comunicar con la Línea de Atención a CORRESPONSAL BANCARIO para que le atiendan su solicitud.
Tenga en cuenta que solo se podrá radicar reclamos por comisiones hasta un mes después de real-
izada la liquidación. De ahí en adelante se asume que el CORRESPONSAL BANCARIO está de acuerdo
con el valor pagado.

3.5.3 Reporte de ilícitos, atraco o hurto

Ante un atraco o hurto al corresponsal, es necesario la realización de una investigación de los hechos.
Por lo anterior, en el caso que llegue a ocurrir un atraco o hurto al CORRESPONSAL BANCARIO, este
inmediatamente debe:

1. Llamar a la estación de policía más cercana o al número 112 o 123 reportando el ilícito ocurrido y
acatar las instrucciones por parte de las autoridades.

2. Llamar a la Línea de Atención al CORRESPONSAL BANCARIO 018000 953344 para informar lo ocur-
rido y acatar las instrucciones suministradas por el banco.

3. Colocar denuncio por escrito ante las autoridades competentes.

4. Información adicional

Es importante que el corresponsal, en la operación indicada en los capítulos anteriores, tenga en

cuenta la siguiente información. Esta información es un apoyo para garantizar que la ejecución de las
instrucciones vistas, se realicen de la forma más sencilla y segura posible. Es un apoyo en el cono-
cimiento que usted como corresponsal debe tener del esquema.

4.1. Montos y topes de las transacciones

Con el propósito de no concentrar el servicio en uno o unos pocos clientes y/o usuarios, mantener
un flujo adecuado de efectivo y garantizar una seguridad adecuada en el canal, se establecen los
siguientes topes transaccionales para el cliente y/o usuarios en el canal durante un mismo día.

a. Recibo de efectivo
Para transacciones donde El Corresponsal recibe efectivo, existe un tope máximo de $3 millones
de pesos por cada transacción; sin embargo, no hay tope máximo de número de transacciones de
recibo de efectivo razón por la cual El Corresponsal puede recibir de un mismo cliente el número de
transacciones de efectivo que el cliente desee realizar, en el mismo día.

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 MANUAL OPERATIVO

b. Entrega de efectivo

- Para transacciones donde El Corresponsal entrega efectivo por medio de débito a cuenta de ahorros
o corriente (retiros), el tope estándar es un tope máximo de $4 millones de pesos por cliente en un
mismo día (en este canal) y cada transacción de retiro no podrá exceder de 2 millones de pesos.

- Para transacciones donde El Corresponsal entrega efectivo por medio de avance con tarjeta de
crédito, un tope máximo de $4 millones de pesos por cliente en un mismo día (en este canal) y cada
avance no podrá exceder de 2 millones de pesos.

- Con el fin de no afectar el servicio para aquellos clientes cuya necesidad transaccional es mayor a
$4 millones, estos tienen la posibilidad de personalizar sus topes transaccionales a través de Su-
cursal Virtual, Sucursal Telefónica o a través de una Sucursal Bancolombia de la siguiente forma:

• Retiros en efectivo: hasta $18 millones por día para el cliente conservándose el tope máximo por
transacción de $ 2 millones.
• Avances: hasta $9,999,999 millones por día para el cliente conservándose el tope máximo por
transacción de $ 2 millones.

c. Transferencias
- El cliente podrá realizar transferencias de fondos a otras cuentas hasta por un valor de $4 millones
de pesos al día y cada transferencia no podrá exceder de 2 millones de pesos.

- Igualmente, si el cliente desea personalizar el tope de sus transferencias, puede hacerlos a través
de la Sucursal Virtual, Sucursal Telefónica o a través de una Sucursal Bancolombia hasta por una
tope máximo de $9.999.999 por día para el cliente y conservándose el tope máximo de transferen-
cia de $2 millones.

d. Tenga en cuenta
La personalización de topes por parte del cliente es transparente para el CORRESPONSAL
BANCARIO razón por la cual el CORRESPONSAL BANCARIO deberá realizar las transacciones solic-
itadas por el cliente hasta que el sistema lo permita.

4.2 Cupos de efectivo

A la cantidad máxima de dinero que el CORRESPONSAL BANCARIO puede acumular como resultado de
las transacciones de corresponsalía se le llama Cupo de efectivo del CORRESPONSAL BANCARIO. Cu-
ando el saldo o dinero acumulado del CORRESPONSAL BANCARIO llegue al cupo asignado, el sistema

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MANUAL OPERATIVO

automáticamente bloqueará las transacciones donde el CORRESPONSAL BANCARIO recibe efectivo.

Lo anterior para que el corresponsal no siga acumulando más dinero. En este punto el corresponsal
tiene 2 alternativas para desbloquearse:

- Realizar transacciones de salida de efectivo (retiros y avances). El sistema habilitará entonces la

recepción de transacciones por el valor liberado.

- Realizar la compensación, ya sea parcial o total.

Para garantizar una operación continua y no afectar el servicio, se recomienda no esperar el bloqueo
para compensar, sino realizar compensaciones programadas de acuerdo al saldo del CORRESPON-
SAL BANCARIO, para que así el punto de servicio no sea bloqueado por el sistema y pueda operar
permanentemente. Lo anterior beneficia al banco, a los clientes que tendrán una mayor disponibilidad
del servicio y al mismo corresponsal, que podrá consolidar su punto de servicio, viéndose además
reflejado en una mayor transaccionalidad y por tanto una mayor comisión.

4.3 Recomendaciones sobre el manejo del efectivo

El corresponsal asume los riesgos inherentes al manejo del efectivo en su propio establecimiento.
En consecuencia, será el único responsable por la vigilancia de su negocio, la custodia del efectivo
recibido, los billetes falsos, actos deshonestos o fraudulentos de los trabajadores o mal intencionados
de terceros, pérdida, daño o hurto de los dineros y/o equipos que se encuentren en el establecimiento
o durante su transporte y demás riesgos inherentes a la operación. Por lo tanto, tenga en cuenta:

- La administración del efectivo es responsabilidad del corresponsal hasta que sea consignado en la
sucursal responsable o hasta que sea entregado a la transportadora de valores si tiene este servicio
contratado.

- Guardar en un lugar seguro el efectivo, en caso de contar con cajilla de seguridad, ésta debe
permanecer cerrada. Se recomienda no tener todo el saldo del CORRESPONSAL BANCARIO en el
lugar donde atiende a los clientes, sino mantener un valor mínimo y cada que supere determinado
monto guardar el efectivo en otro lugar.

- Compensar en diferentes horarios y rutas en caso que la compensación sea en la sucursal respon-
sable o cambiar de horarios de compensación si es a través de la transportadora de valores (si tiene
contratado este servicio), para así evitar que otras personas identifiquen la hora y lugares en que
usted transporta el efectivo.

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 MANUAL OPERATIVO

- Informar a la policía del sector y a la transportadora de valores (si tiene contratado este servicio),
en caso de observar situaciones o movimientos sospechosos alrededor de su negocio.

- Se recomienda identificar los ciclos transaccionales del CORRESPONSAL BANCARIO, es decir, las
fechas de entrada y salida de efectivo. Lo anterior para que el CORRESPONSAL BANCARIO “juegue”
con el saldo de corresponsalía, es decir, en fechas del mes en que se realizan transacciones de en-
trada de efectivo, el CORRESPONSAL BANCARIO debe tener un saldo pequeño para poder acumular
el mayor valor posible. En fechas del mes en que se realicen transacciones de salida (quincenas por
ejemplo), el CORRESPONSAL BANCARIO debe tener un saldo acumulado alto para poder entregar el
mayor efectivo posible.

4.4 Llamadas a la Línea de Atención al CORRESPONSAL BANCARIO

Para aclarar inquietudes o informar sobre algún problema que impida el buen funcionamiento
del CORRESPONSAL BANCARIO, el banco ha dispuesto una línea gratuita donde el corresponsal
puede llamar a aclarar dudas, reportar algún incidente / problema o radicar alguna solicitud ya sea de
información o de insumos.

El numero habilitado para este apoyo al esquema es 018000 953344, el cual puede ser marcado
desde cualquier lugar del país.

Una vez llama, el sistema lo lleva a un menú de opciones, donde el CORRESPONSAL BANCARIO debe
seleccionar la opción que se ajuste a su necesidad. Posteriormente, cuando un asesor lo atienda,
debe reportar claramente la inconsistencia presentada.

El asesor es una persona capacitada y especializada, quien le brindará la atención de primer nivel
(asesoría, orientación, reporte de inconsistencias), sobre dudas o inquietudes operativas, administrati-
vas y reportes técnicos de los dispositivos electrónicos.

Se recomienda escribir el nombre del asesor que lo atienda, así como el día y hora de la llamada.
Adicionalmente si como atención de la llamada es necesario la radicación de un incidente (en caso de
problemas técnicos), solicite al asesor el número radicado del incidente.

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