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Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes
através de suas empresas, no que se refere à administração do tempo. Aumento de
carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças
no mercado e falta de planejamento organizacional são os principais percalços, segundo
os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de administrarem seus
tempos de forma eficiente e eficaz.
Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa
organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em
seus tempos pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se
conformam e tocam o trabalho "da melhor maneira possível". Nesta constante guerra
travada contra os ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram
esquecidas, o que vêm dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, de seus
tempos:
As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as
chamadas prioridade "1". Prioridade "2" são as tarefas urgentes e importantes e a
prioridade "3" corresponde às tarefas urgentes e não importantes. Quer dizer que as
coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são urgentes?
Exatamente. Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de
prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério
de urgência. Prioridade é uma combinação de urgência e importância. As tarefas que
devemos executar antes das outras são as de prioridades "2" e "3" (de alta urgência),
pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas depois,
quando a mente estiver mais livre das "tarefas incendiárias". Por isto é que a chamamos
de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" são aquelas importantes para nós e temos
um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar
relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não
seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto
que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.
Utilize os recursos como aliados e não como inimigos - Alguns recursos como a
agenda, a secretária eletrônica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na
administração do tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande
vilão. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a
secretária eletrônica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a
praticar logo. Isto é urgente e importante, ou seja, uma prioridade "2". Conscientize-se
disto para que você tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais
prioritárias.