TALLER NO.

3
INFORME FINAL

A.
Se realizó un esquema modelo IPO de los problemas para diseñar un sistema de emisión de
cheques para proveedores, en el esquema determinamos las entradas, los procesos, las
salidas y la retroalimentación, así también se realizó un esquema para la captura de datos,
luego de eso se presentó un enfoque escrito a base de un sistema como una caja negra así
también como una caja blanca, donde se concluyó que la mejor manera de aumentar la
productividad es: reducir insumos y aumentar favorablemente las salidas esto en un
sistema de caja negra.
En el de caja blanca se determinó que el jefe de operaciones tuvo problema con la
elaboración, ejecución y diseño de la emisión de los cheques.

B.
Al sistema diseñado se adapta un sistema de captura de datos para mejorar la gestión de
emisión y diseño de cheques para los proveedores.

C.
Los factores para una retroalimentación exitosa pueden ser:

1. Preparar
Las sesiones de una retroalimentacion pueden ser momentos incómodos. Por este
motivo resulta fundamental planificarlas. De lo contrario es probable que lo
hagamos de manera inapropiada o incompleta.

2. Presentar
Es recomendable comenzar la sesión yendo directo al grano sin dar vueltas.
Presentar primero que nada la razón de negocios por la que se da el feedback.
Ofrecer ejemplos específicos del comportamiento que se desea corregir, cómo
impacta en el negocio y qué otras consecuencias puede tener en el futuro.
Describir siempre sobre datos objetivos o sobre nuestra percepción. No hacer
juicios de valor.
 3. Escuchar
Escuchar lo que el receptor de la retroalimentación tiene para decir. Tomar en
cuenta su perspectiva y tomar nota sobre lo que dice. Escuchar de manera activa
sin interrumpir.

4. Continuar el diálogo
Considerar la perspectiva que el receptor haya presentado poniéndose en su lugar,
escuchándose el uno al otro y manteniendo una conversación sobre todo lo
sucedido. El objetivo de esta etapa es que cada uno entienda el punto del otro. Sólo
cuando esto sucede es momento de pasar al paso siguiente.

5. Establecer un plan de acción

Buscar soluciones con las cuales los dos estén de acuerdo. Tener en cuenta las dos
perspectivas. Buscar una manera de aprender de los errores para que la próxima
vez no ocurra lo mismo. Establecer una fecha de seguimiento para verificar que se
haya cumplido el plan de acción.

6. Agradecer
Agradecer a la persona por su actitud, y reforzarla con algún comentario positivo y
que transmita confianza. Por ejemplo, se podría concluir la sesión diciendo:
“siempre hiciste un trabajo excelente así que tengo absoluta confianza en que va a
seguir siendo así”.

Si seguimos estos pasos es muy probable que podamos aprovechar al máximo la

sesión de retroalimentación, haciendo que sea una experiencia de crecimiento,
aprendizaje y mejora continua.

D.

Estos son las principales características que incluiremos en el módulo de cheques de

nuestro sistema:

 Control de Chequeras: Control de los cheques emitidos.

 Control de Cheques en Cartera: Control de los cheques de terceros que tengas en
cartera para cobrar o depositar en la cuenta corriente.
 Cheques Propios: Registro de Cheques Propios librados.
 Cheques de Terceros: Ingreso de Cheques de Terceros.
Reportes:

 Firmantes, Clientes, Receptores y Bancos

 Saldos de cada cliente teniendo en cuenta el total en Cartera Propia y el total
cedido a terceros de cada cliente
 Cheques depositados

Estados:

 Acreditado en Bancos
 Acreditado en Caja
 Depositados
 Endosados
 Negociados (cheques vendidos a una institución financiera)
 Rechazados
 Cancelados
 Parados
 Entregados
 En Cartera

Búsquedas:

 Por Firmante, Clientes, Receptores y Bancos

 Por fecha de depósito, fecha de ingreso y fecha de egreso
 Por número interno

Carteras:

 Cartera por cliente: deja ver de forma contundente si existiera algún Cliente
riesgoso o en posición de serlo para nuestra cartera.
 Cartera por firmantes: en sus dos variantes, razón social, o cuit/cuil nos permite
entender si existiera algún Firmante riesgoso.
 Cartera por Períodos: nos muestra la sanidad de nuestra cartera en cuanto a la
mayor o menor rotación del volumen que la compone.
 Historial de cheques eliminados
 Impresión de cheques propios de distintos Bancos
 Consultas de saldos de Clientes (cuantos cheques tiene propios y de terceros)
 Aviso automático de vencimiento de cheques
 Módulo de Administración para la venta de cheques (bajo consideración)
Impresión:

 Cheques
 Pagarés
 Carta para adjuntar el cheque o pagaré

E.

PAPEL Q5.00 POR C/U

TINTA Q0.50 POR C/U
IMPRESIÓN Q2.00 POR C/U
ELECTRICIDAD Q200.00 POR MES

F.
Actividad Descripción Tiempo
1 Recepción: El mensajero entrega contraseña y le indica lo que necesita a la secretaria de
recepción. 3 minutos
2 La secretaria de recepción procede a verificar la contraseña 7 minutos
3 La secretaria de recepción llama al auxiliar de contabilidad para verificar validez de la
contraseña de pago. 1 minuto
4 La secretaria de recepción saca fotocopia de la contraseña y se la manda al auxiliar de
archivo. 2 minutos
5 EL Auxiliar de archivo coloca sticker con código único de verificación a la copia, le
entrega al mensajero una solicitud de cheque. 14 minutos
6 EL mensajero llena la solicitud, y la entrega en secretaría general. 1 minuto
7 La secretaria general revisa el documento, anota el número de contraseña y solicitud, lo
cual la pasa a ventanilla de contabilidad. 6 minutos
8 El auxiliar de Contabilidad recibe el número de contraseña, verifica código único de
verificación de copia. Emite un comprobante de gestión de cheque. 9 minutos
9 El auxiliar de contabilidad entrega comprobante al mensajero. 2 minutos
TIEMPO TOTAL: 45 MINUTOS
Nueva propuesta
1 el mensajero entrega contraseña y le indica lo que necesita a la secretaria de recepción. 3
minutos
2 la secretaria en seguida llama al auxiliar de contabilidad mientras verifica la valides de la
contraseña de pago. 4 minutos
3 la secretaria de recepción saca una copia de la contraseña mientras el auxiliar de archivo
autoriza que ella misma le coloque el código único de verificación. 11 minutos
4 la secretaria general revisa el documento y lo pasa a ventanilla de contabilidad. 4 minutos
5 el auxiliar de contabilidad recibe el número de contraseña, lo anota, verifica el código y
emite comprobante de gestión de cheque. 9 minutos
6 el auxiliar de contabilidad entrega comprobante al mensajero. 1.5 minutos
TIEMPO TOTAL: 32.5 MINUTOS
TIEMPO RECUPERADO Y AHORRADO: 12.5 minutos
Algunos pasos son innecesarios y ocupan tiempo necesario y evita retrasos al mensajero y
no obtiene ningún beneficio para la empresa.

C).
Para la salida del cheque exitosamente en primer lugar se realiza la solicitud de compra, la
emisión de orden de compra, solicitud de cheque, emisión de orden para realizar cheque,
verificación de datos impresos en el cheque correctos, registrar la solicitud de emisión de
orden de compra y cheque y finalmente se procede a la emisión de cheque y la impresión
del mismo.
 Introducción

En el informe comparamos el tema de mejorar los tiempos, el diseño de entradas, salidas,

prototipos y modelo IPO también mejorar el análisis de valor agregado según sus procesos a base
del taller número 1 y número 2 que realizamos en el curso de automatización de procesos
administrativos 2.
 Conclusiones y anexos

Es muy importante saber todo lo relacionado al cheque ya que es un documento esencial en la sociedad tanto
civil como mercantil, ya que se utiliza diariamente en diversas circunstancias y con diversos propósitos.
por eso se debe ejecutar de la mejor manera posible el sistema de emisión de cheques a base de un modelo
IPO o un análisis de valor agregado determinando los problemas y perdidas y solucionarlos de la manera más
eficaz.