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CONTENIDO
MACROS .............................................................................................................................................. 3
Como Hacer una Macro en Excel ........................................................................................................ 3
Una pequeña introducción.................................................................................................................. 3
Comienzo............................................................................................................................................. 4
Grabando una Macro .......................................................................................................................... 6
Uso de Visual Basic ............................................................................................................................ 11
VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................................... 13
Pasos.................................................................................................................................................. 14
A. Validación de Productos. .............................................................................................................. 14
B. Validación de Ventas. .................................................................................................................... 16
Formato condicional de Excel ........................................................................................................... 17
¿Qué es el formato condicional de Excel? ........................................................................................ 17
¿Por qué utilizar el formato condicional? ......................................................................................... 17
¿Cómo puedo aplicar formato condicional? ..................................................................................... 17
Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 .......................................................................................... 20
Proteger Libros .................................................................................................................................. 23
Proteger celdas.................................................................................................................................. 24
Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas .............................................................. 25
Fórmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) ............ 26
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa, haga clic
nuevamente en Seguimiento de dependientes . ......................................................................... 26
Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo ............................................................................... 26
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo ...................................................................... 28
Crear un esquema de filas ................................................................................................................. 28
Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen ............................................................... 34
Mostrar u ocultar datos de esquemas .............................................................................................. 37
ANÁLISIS Y SI ..................................................................................................................................... 42
Manejo de escenarios con Excel ....................................................................................................... 42
Utilizar Buscar objetivo ..................................................................................................................... 49
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MACROS
Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que
muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.
Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y
operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que
este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos
relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para
robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)
La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir
el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de
Macros.
Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic),
ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables
(conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son
dos cosas distintas.
La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben
ser desarrollas con frecuencia. Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que
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todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará
impresionado por tu consistencia y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a
un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!
Comienzo
Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta
lengüeta viene oculta en Excel 2007.
Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción.
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Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros
en nuestro libro de Excel.
Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto
todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.
En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán
que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.
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Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.
¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para
llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.
Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva
hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.
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Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar.
También si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la
combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.
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Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o
utilizar la combinación de teclas ALT+F11.
Con ello se
nos abre el
editor de VBA.
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VALIDACIÓN DE DATOS
La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando
Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos
muestre una lista de los productos a elegir.
Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado
está fuera de los parámetros deseados.
Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Necesitamos limitar que solo
puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las
ventas sean valores enteros mayores que cero.
PASOS
Para seguir los pasos, va a ser más fácil si descargas el archivo que acompaña este
tutorial (el link está al inicio del post).
A. Validación de Productos.
1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el
Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas
a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que
están fuera de estos rangos.
Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.
Tenemos 3 pestañas:
4. Configuración.
Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
específica con los productos que necesitamos que estén disponibles.
Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la
que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos
disponibles.
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En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas).
5. Mensajes de error
Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos”
ACEPTAR !!!
Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar
(de la columna A), en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón
característico del menú desplegable.
B. Validación de Ventas.
Los pasos son idénticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de
una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero
esto sería un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de
valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato
condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con
ciertos criterios.
Primero, selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional,
En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos
utilizar en distintos casos:
Barras de datos
Escalas de color
Conjunto de iconos
¡En Practica!
Algunos ejemplos:
Esto es solo una breve introducción a la amplia gama de utilidades que nos ofrece el
formato condicional en Excel 2007 ya que a través de esta novedosa funcionalidad es
mucho más sencillo destacar los detalles que deseamos apreciar en un conjunto de datos.
Les dejamos anexos el archivo con el que preparamos este artículo, en versión para Excel
2007 para que puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los
mismos o aplicando sus propios datos.
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En una hoja de cálculo abierta, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista
Backstage.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo marcar como final.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo cifrar con contraseña.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la hoja actual.
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Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la estructura del libro.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo restringir permisos por
personas.
Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir
los permisos. Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización, o
puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener más
información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights
Management en Office 2010.
Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible.
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo agregar una firma digital.
Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo
electrónico y macros usando criptografía informática. Las firmas digitales se crean
escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la
autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. Consulte el vínculo al final de este tema
para obtener más información acerca de las firmas digitales.
Para obtener información acerca de las firmas digitales, vea el tema sobre lasfirmas y los
certificados digitales
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Proteger Libros
Adicionalmente el cuadro de diálogo “Proteger Libro” nos permite incluir una contraseña
para controlar la activación de estas opciones.
El cuadro de diálogo “Proteger Libro” no ha sufrido cambio en las versiones 2003, 2007 y
2010.
Resumen
Proteger celdas
En la ventana Formato de
celdas seleccionaremos la
pestañaProteger.
Marcando la
casilla Bloquear impediremo
s que se pueda modificar
el contenido de las celdas
seleccionadas.
celdas precedentes Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia
mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5,
la celda B5 es la celda precedente a D10.
celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia
a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10
depende de la celda B5.
Para ayudarle con la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos
Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma
gráfica o siga paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con flechas de
seguimiento.
En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego
asegúrese de que la opción Todos esté seleccionada en Para objetos, mostrar:.
Si las fórmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede
ir a una celda de un libro que no está abierto.
Seleccione la celda que contiene la fórmula para la que desea buscar celdas
precedentes.
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas
que causan errores. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace
referencia a la celda seleccionada, una flecha negra señala un icono de hoja de
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cálculo desde la celda seleccionada . El otro libro deberá estar abierto antes de
que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. Si el otro libro no está
abierto, es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra.
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa,
vuelva a hacer clic en Seguimiento de precedentes .
Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
precedente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha
Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y, a
continuación, en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de
seguimiento, haga clic nuevamente en el botón.
Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda dependiente de la celda activa, en
la ficha Fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Seguimiento de
dependientes .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que
causan errores. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace referencia a la
celda seleccionada, una flecha negra señala un icono de hoja de cálculo desde la celda
seleccionada . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a
paso estas dependencias. Si el otro libro no está abierto, es posible que Excel le solicite
que lo busque y lo abra.
Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
dependiente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la
ficha Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en
Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento,
haga clic nuevamente en el botón.
Fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se
cierra
Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de cálculo, en el grupo Auditoría
de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en Quitar flechas .
NOTAS
Para ver las celdas precedentes codificadas por colores para los argumentos en una
fórmula, seleccione una celda y presione F2.
Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si
la celda está en otra hoja de cálculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para
mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la
lista Ir a.
Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la fórmula a la que apuntan las
flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las
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Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de
hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número
superior de símbolos de esquema (símbolos de esquema: símbolos que se utilizan para
cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los
datos detallados presionando en el signo más, en el signo menos y en los números 1, 2, 3
o 4 que indican el nivel de esquema.), muestra datos de detalle (datos de detalle: para
subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que
totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o
a la izquierda, a los datos de resumen.) del nivel externo anterior, representado por un
número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas
o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede
crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de
columnas o un esquema de filas y columnas.
Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene
un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene
filas ni columnas en blanco.
Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha
columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o
en Ordenar de Z a A.
Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan
fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior
a cada grupo de filas de detalle.
Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de
verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo
de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle.
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Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los
datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.
Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.
En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10
contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para
agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.
A B C
Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que
contiene la fila de resumen.
En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6,
seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10,
seleccione las filas 7 a 9.
A B C
Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.
Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el
grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas
de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de
fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga
clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.
Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un
rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas
ni columnas en blanco.
Nota Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen
que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas
de detalle para dicho grupo.
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Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los
datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.
Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.
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A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna
que contiene la fila de resumen.
En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna
resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una
fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.
A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
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2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276
Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los
niveles que desee en el esquema.
Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el
grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
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Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las
columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las
letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la
pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en
Mostrar columnas.
Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
En los símbolos de esquema , haga clic en el número del nivel que desee. Los datos
de detalle de los niveles inferiores se ocultan.
Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los
restantes haciendo clic en .
Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de
esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .
En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación
de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y
almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato
de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a
las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos
emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o
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columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos
estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto
del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de
crearlo.
Nota Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección
incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que
puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del
rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos
esquematizados.
Utilice los símbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no
desee copiar.
Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
Ocultar un esquema
Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema
.
Quitar un esquema
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En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar
y, a continuación, en Borrar esquema.
Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles
a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando
Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación,
haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.
Importante Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas
o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los
números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En
el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a
continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.
Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los
totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo
siguiente:
Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un
esquema de columnas.
Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo
los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:
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Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales
generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.
Cree el gráfico.
Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al
del siguiente ejemplo.
ANÁLISIS Y SI
Según mi experiencia personal, esta herramienta es poco conocida y aún menos usada a
pesar que puede ahorrarnos tiempo y errores.
De acuerdo a la ayuda de Excel "Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel
guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo"
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Veamos un uso posible de Escenarios con un ejemplo. Supongamos una empresa cuyos
ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa), los materiales son adquiridos en
dólares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. El cuadro de pérdidas y
ganancias de semejante empresa será afectado por los cambios en las cotizaciones de
las monedas, aún si no hay cambios en la actividad real de la empresa.
Queremos investigar cuáles serán los resultados del año para este empresa de acuerdo a
distintos escenarios para las tasa de cambio. El modelo que construimos será éste:
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En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de cambio actuales del euro y el dólar. Estas
celdas serán las variables en nuestro modelo.
En el cuadro de pérdidas y ganancias proyectado tenemos los montos en la moneda
original en la columna C y los montos convertidos a pesos en la columna D.
Con las tasas de cambio actuales, predecimos un porcentaje de beneficio bruto del 42%.
¿Que pasaría si esta tasa cambiaran? Supongamos tres posibilidades (escenarios)
posibles:
Al apretar el botón Aceptar se abre este formulario donde ingresamos los valores de las
variables correspondientes al escenario
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Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el
botón Mostrar. Esto hará que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al
escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el escenario Revaluación y apretamos
Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. Así
podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja.
Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario, las celdas variables conservan el
valor del último escenario elegido.
En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que queremos que aparezcan
en el resumen. Si queremos que aparezca todo el total de ingresos, el total de gastos y el
beneficio bruto, elegimos las celdas D10, D16 y D17
Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un cuadro que compara
los tres escenarios con la situación actual
Uno de los inconvenientes es que Excel usa la dirección de las celdas como nombre de la
fila, lo que hace que la tabla sea prácticamente ilegible, es especial si se trata de un
modelo con muchas líneas.
La técnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos
interesados en mostrar
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Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17
Dólar = Hoja1!$B$3
Euro = Hoja1!$B$2
Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16
Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10
Escenarios permite consolidar escenarios de distintas hojas, a condición que los modelos
sean idénticos. Para combinar escenarios hay que apretar el botón Combinar que abre un
formulario donde ingresamos los libros y las hojas que queremos combinar.
Como habrán notado, la hoja Resumen usa Agrupación y Esquema para ocultar ciertas
filas. Si mostramos estas filas podemos ver el nombre del creador del escenario y la fecha
en que fue creado
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Dado que Excel crea una hoja cada vez que activamos la opción Resumen, podemos
crear varias hojas que guarden distintos escenarios.
También podemos crear una tabla dinámica del escenario usando la opción Informe de
tabla dinámica en el formulario de Resumen.
Buscar objetivo es la herramienta ideal para resolver las cuestiones anteriores. Para
utilizarla debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
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Se busca un solo resultado en una celda y esta celda contiene una fórmula.
Solamente existe una variable de celda. Esta variable es el dato que Excel ajusta para
poder ofrecer una solución.
Existe una solución válida: Si deseamos calcular los años en los que pagaremos 100.000
€ a razón de 0,25 € al mes, Excel termina encontrando una respuesta (será un número
negativo de años, ya que el interés que debemos abonar será mayor al de la cuota
mensual).
Contamos con una hoja de cálculo como la del dibujo. En ella aparecen los alumnos
de un curso, la puntuación de 2 exámenes y la puntuación de un trabajo práctico que
deben realizar. La columna de la derecha muestra el porcentaje del curso superado.
Yolanda Muñoz desea saber qué puntuación debe obtener para superar el curso en un
80% sabiendo que el trabajo práctico supone el 50% de la nota final.
Para utilizar Buscar objetivo en este escenario debemos seguir los siguientes pasos:
En el cuadro de texto Para cambiar celda, debemos seleccionar la celda donde irá el
dato que queremos calcular. En nuestro caso se trata de la celda D3.
Pulsamos en Aceptar.
Si Excel no logra encontrar una respuesta después de una serie de intentos, El cuadro de
diálogo Estado de la búsqueda de objetivo nos dará la opción de seguir intentándolo o
detener la operación. Si Excel se atasca en un largo proceso, podemos pulsar el
botón Pausa, aunque raramente se da este caso. En la mayoría de las ocasiones la
operación suele terminar en el acto.
En un instante, Excel averigua que una puntuación de 8,84 en el Trabajo práctico, hará
que Yolanda Muñoz obtenga un 80% del curso superado.
Información general
Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras
celdas. Por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto previsto para publicidad y
ver el efecto sobre el margen de beneficio.
Celdas variables
Celda restringida
Celda objetivo
Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:
Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Máx.
Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en Mín.
Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor de y luego
escriba el valor en el cuadro.
En el cuadro Sujeto a las restricciones, realice lo siguiente para especificar todas las
restricciones que desee aplicar.
Haga clic en la relación (<=, =, >=, int, bin o dif ) que desea establecer entre la celda a la
cual se hace referencia y la restricción.
Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro Restricción. Si hace clic en bin,
aparece binary en el cuadro Restricción. Si hace clic en dif, aparece alldifferent en el
cuadro de diálogo Restricción.
Si elige <=, =, o >= para la relación en el cuadro Restricción, escriba un número, una
referencia de celda o nombre o una fórmula.
Para aceptar la restricción y volver al cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic
en Aceptar.
Nota Puede aplicar las relaciones int, bin y dif solamente en restricciones en celdas de
variables de decisión.
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Haga clic en Cambiar y realice los cambios que desee, o haga clic en Eliminar.
Para restaurar los valores originales tal como estaban antes de hacer clic en Resolver,
haga clic en Restaurar valores originales.
Notas
Para interrumpir el proceso de resolución, puede presionar ESC. Microsoft Excel actualiza
la hoja de cálculo con los últimos valores encontrados para las celdas de variable de
decisión.
Para crear un informe basado en su solución después de que Solver encuentre una
solución, seleccione un tipo de informe en el cuadro Informes y haga clic en Aceptar. El
informe se crea en una nueva hoja de cálculo del libro. Si Solver no encuentra una
solución, la opción de crear un informe no está disponible.
Para guardar los valores de la celda de variable de decisión como un escenario que
pueda mostrar más tarde, haga clic en Guardar escenario en el cuadro de diálogo
Resultados de Solver y luego escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre
del escenario.
Para continuar el proceso de solución y ver la siguiente solución de prueba, haga clic en
Continuar.
Elija o especifique valores para cualquiera de las opciones en las pestañas Todos los
métodos, GRG Nonlinear y Evolutionary en el cuadro de diálogo.
Especifique un rango de celdas para el área modelo y haga clic en Guardar o en Cargar.
Sugerencia Puede guardar las últimas selecciones con una hoja de cálculo en el cuadro
de diálogo Parámetros de Solver guardando el libro. Cada hoja de cálculo en un libro
puede tener sus propias selecciones de Solver y todas ellas se guardan. También puede
definir más de un problema para una hoja de cálculo haciendo clic en Cargar/Guardar
para guardar los problemas individualmente.
Generalized Reduced Gradient (GRG) Nonlinear Se usa para problemas que son no
lineales suavizados.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo
de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas
y promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la
organización.
Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se
organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la misma
plantilla).
Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen
se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por
ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos
elementos o un número diferente de elementos.
Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga
clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de diálogo Examinar.
Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual,
haga lo siguiente:
En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos
de la hoja de cálculo.
Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione
los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo.
En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.
Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones:
Importante Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo que contiene
los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no
podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación.
En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos
del siguiente modo:
Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en
blanco.
Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en la
hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
Sugerencia Si suele consolidar datos frecuentemente, puede que sea conveniente basar
las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que usa un diseño coherente.
En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde
desea que aparezcan los datos consolidados.
Nota Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que
contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la
derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.
Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el
archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
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Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir el
cuadro de diálogo Consolidar - Referencia.
Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos
y haga clic en el botón a la derecha del cuadro.
En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.
Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los
rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o
ambas.
Notas
Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o
columnas independientes en la consolidación.
Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que
aparecen solamente en un rango de origen.
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Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de
carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma
(,) separa normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto
delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la
operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.
Notas
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con
el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo
en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del
nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).
Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.
Nota Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos
predeterminada actual para interpretar el modo en que debe importar cada columna de
datos. Puede usar el Asistente para importación de texto si desea disponer de mayor
flexibilidad para convertir las columnas a los distintos formatos de datos. Por ejemplo, es
posible que el formato de una columna de datos del archivo .csv sea MDA, pero el
formato de datos predeterminado de Excel sea AMD, o puede que desee convertir en
texto una columna de números precedida de ceros para conservar dichos ceros. Para
forzar a Excel que ejecute el Asistente para importación de texto, puede cambiar la
extensión .csv del nombre del archivo a .txt antes de abrirlo, o bien puede importar un
archivo de texto conectándose a él.
Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un
rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una
hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un
archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como
haría con otros datos.).
Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.
En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.
Siga las instrucciones del Asistente para importación de texto. Haga clic en Ayuda en
cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información
sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic
en Finalizar para completar la operación de importación.
Para devolver los datos en la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo
existente.
Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo,
haga clic en Hoja de cálculo nueva.
Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los
datos después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas sobre cómo
convertir números almacenados como texto en números y cómo convertir fechas
almacenadas como texto en fechas.
Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando
Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de
cálculo.
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por
comas).
Nota Cada formato admite conjuntos de características diferentes. Para obtener más
información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos
de archivo de texto, vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel.
Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que solo la hoja de cálculo actual
se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la
que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras
hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada
hoja.
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Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede
contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si solo está
interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga
clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de
Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener
información.
Para obtener más información sobre cómo guardar archivos con otros formatos, vea el
tema sobre cómo guardar un libro con otro formato de archivo.
Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el
delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a
cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede
cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las
comillas consecutivas.
Para obtener más información sobre el uso del Asistente para importación de texto, vea
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.
En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de
control.
Nota Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo, todos los programas
usarán el nuevo carácter como separador de listas. Puede volver a cambiar al carácter
predeterminado mediante el mismo procedimiento.
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1. Inicie Excel.
2. Haga clic en la pestaña Archivo.
3. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoríaComplementos.
4. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación,
en Ir.
5. En el cuadro de diálogo Complementos, haga clic en Examinar, busque el
archivo XmlTools.xla, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta del
disco duro:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.
7. Compruebe que la casilla de verificación XmlTools esté seleccionada en la
lista Complementos disponibles y, a continuación, haga clic en Aceptarpara cargar
el complemento.
Para obtener más información para usar este complemento, vea el artículo Usar el
complemento de herramientas XML de Excel 2003, versión 1.1.
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Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de
esquema XML. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas
(denominados también datos sin formato).
En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú , haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic enConvert a Range to an XML List.
Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia absoluta
en el cuadro de texto.
SUGERENCIA Para que le resulte más sencillo indicar la referencia de celdas correcta,
en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón que aparece a la derecha del cuadro de
texto, haga clic y mantenga presionada la celda superior izquierda del rango y, a
continuación, arrastre el puntero hasta la celda inferior derecha.
En Use first row as column names, seleccione No si la primera fila contiene datos o Yes si
la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Excel crea automáticamente un esquema XML, asigna las celdas al esquema, y crea una
tabla XML.
NOTA Para ver todas las tablas XML del libro, en la ficha Programador, en el
grupo XML, haga clic en Origen para mostrar el panel de tareas Origen XML. En la parte
inferior del panel de tareas, haga clic en Asignaciones XML.
Si no puede ver la ficha Programador, realice los tres pasos del paso 1 en la sección a
continuación para agregarla a la cinta de Excel.
NOTA Si aparece un pequeño cuadro de diálogo Exportar XML que solo contiene los
botones Aceptar y Cancelar, haga clic en la asignación XML que desea usar y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Este pequeño cuadro de diálogo Exportar XML solo
aparecerá si no se selecciona ninguna tabla XML y el libro contiene más de una
asignación XML.
En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú, haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic enCreate XSD files for the XML
Schema at the active cell.
En el Bloc de Notas, haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic enGuardar como.