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AVANZADO

CONTENIDO
MACROS .............................................................................................................................................. 3
Como Hacer una Macro en Excel ........................................................................................................ 3
Una pequeña introducción.................................................................................................................. 3
Comienzo............................................................................................................................................. 4
Grabando una Macro .......................................................................................................................... 6
Uso de Visual Basic ............................................................................................................................ 11
VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................................... 13
Pasos.................................................................................................................................................. 14
A. Validación de Productos. .............................................................................................................. 14
B. Validación de Ventas. .................................................................................................................... 16
Formato condicional de Excel ........................................................................................................... 17
¿Qué es el formato condicional de Excel? ........................................................................................ 17
¿Por qué utilizar el formato condicional? ......................................................................................... 17
¿Cómo puedo aplicar formato condicional? ..................................................................................... 17
Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 .......................................................................................... 20
Proteger Libros .................................................................................................................................. 23
Proteger celdas.................................................................................................................................. 24
Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas .............................................................. 25
Fórmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) ............ 26
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa, haga clic
nuevamente en Seguimiento de dependientes . ......................................................................... 26
Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo ............................................................................... 26
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo ...................................................................... 28
Crear un esquema de filas ................................................................................................................. 28
Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen ............................................................... 34
Mostrar u ocultar datos de esquemas .............................................................................................. 37
ANÁLISIS Y SI ..................................................................................................................................... 42
Manejo de escenarios con Excel ....................................................................................................... 42
Utilizar Buscar objetivo ..................................................................................................................... 49
2

Definir y resolver un problema con Solver ........................................................................................ 52


Información general .......................................................................................................................... 52
Ejemplo de una evaluación de Solver ............................................................................................... 52
Definir y solucionar un problema ...................................................................................................... 53
Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver ........................................................................ 55
Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones .................................................................... 56
Guardar o cargar un modelo de problema ....................................................................................... 56
Métodos de resolución usados por Solver ........................................................................................ 56
Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo....................................... 58
Consolidar datos por posición ........................................................................................................... 58
Consolidar datos por categoría ......................................................................................................... 60
Importar o exportar archivos de texto ............................................................................................ 62
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel ........................................................................... 62
Importar un archivo de texto conectándose a él .............................................................................. 63
Exportar datos a un archivo de texto guardándolo .......................................................................... 64
Cambiar el delimitador que se usa en un archivo de texto .............................................................. 65
Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv ................................................................ 65
Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de
cálculo ............................................................................................................................................... 66
Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo ............................................. 66
Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML................................................................... 67
Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) ...................................................... 67
Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ........................................ 68
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MACROS

Como Hacer una Macro en Excel

Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han


dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet
y telefonía IP. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000, si cuatro mil, datos
en Excel, los cuales se deben filtrar, ordenar y hacer cálculos respectivos.

Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que
muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.

Estamos hablando de las Macros.

Una pequeña introducción

Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación


orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for
Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft. Excel, al
igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.

Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y
operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que
este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos
relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para
robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)

La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel


es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual
contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el
realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.

La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir
el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de
Macros.

Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic),
ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables
(conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son
dos cosas distintas.

La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben
ser desarrollas con frecuencia. Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que
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todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará
impresionado por tu consistencia y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a
un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!

Comienzo
Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta
lengüeta viene oculta en Excel 2007.

Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.


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La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción


de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”.

Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción.
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Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros
en nuestro libro de Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a


la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.

En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”.

Con ello nos aparece la ventana “Grabar Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar


espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre
palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación de teclas como acceso
directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la
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tecla N), en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está, y


en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto
todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.

Anotaremos nuestro nombre en una celda

Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la


lengüeta Inicio -> Copiar)

En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán
que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.
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Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.

Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra


ponemos “16”.
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Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón


respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para
llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva
hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.
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En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la


ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar.
También si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la
combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.
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Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en


negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar
el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles
formato.

Uso de Visual Basic

Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o
utilizar la combinación de teclas ALT+F11.

Con ello se
nos abre el
editor de VBA.
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Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y


con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.
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VALIDACIÓN DE DATOS
La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando

compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las


opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos
muestre una lista de los productos a elegir.

O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado
está fuera de los parámetros deseados.

En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha

Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Necesitamos limitar que solo
puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las
ventas sean valores enteros mayores que cero.

En Excel 2003 debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”


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En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”.

PASOS

Para seguir los pasos, va a ser más fácil si descargas el archivo que acompaña este
tutorial (el link está al inicio del post).

A. Validación de Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el

menú con las opciones disponibles. Seleccionamos


entonces las celdas A2:A14

2. En la pestaña de Datos, al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú


con tres opciones:

Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas
a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que
están fuera de estos rangos.

Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validación de datos. Se despliega un menú como el de la siguiente


figura.
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Tenemos 3 pestañas:

Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos.


Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando
se selecciona la celda con la validación.
Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los
permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.
o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.
o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos
avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.
o Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los
asignados.

Vamos pestaña por pestaña.

4. Configuración.

Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
específica con los productos que necesitamos que estén disponibles.

Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la
que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos
disponibles.
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En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas).

5. Mensajes de error

Para no extenderme mucho más, simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual


indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)

Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos”

Mensaje de error: “El producto no está dado de alta”.

ACEPTAR !!!

Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar
(de la columna A), en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón
característico del menú desplegable.

B. Validación de Ventas.

Los pasos son idénticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de
una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.

Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono “Número entero” (si


quisiéramos un rango que permita cualquier tipo de número debemos seleccionar
“Decimal”), y fijo el mínimo en cero y el máximo en cualquier número muy grande (no
estamos validando en este ejemplo un máximo, así que puede ser 99999999999999).
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FORMATO CONDICIONAL DE EXCEL

¿Qué es el formato condicional de Excel?

El formato condicional de Excel es la manera de decirle a a la herramienta el formato de


todas las celdas que respondan a un criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes utilizar
el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores
negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados.

¿Por qué utilizar el formato condicional?

Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero
esto sería un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de
valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato
condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con
ciertos criterios.

¿Cómo puedo aplicar formato condicional?

Esto es muy simple.

Primero, selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional,

Segundo, en la cinta de opciones selecciona Menú Inicio, Formato condicional y escoges


la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.
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En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos
utilizar en distintos casos:

Resaltar reglas de celdas

Reglas superiores e inferiores

Barras de datos

Escalas de color

Conjunto de iconos

¡En Practica!

Algunos ejemplos:

Aquí les tenemos algunos ejemplos aplicando formato condicional:


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Esto es solo una breve introducción a la amplia gama de utilidades que nos ofrece el
formato condicional en Excel 2007 ya que a través de esta novedosa funcionalidad es
mucho más sencillo destacar los detalles que deseamos apreciar en un conjunto de datos.

Les dejamos anexos el archivo con el que preparamos este artículo, en versión para Excel
2007 para que puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los
mismos o aplicando sus propios datos.
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PROTEGER HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL 2010


Para proteger las hojas de cálculo de Excel 2010, use las siguientes opciones.

En una hoja de cálculo abierta, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista
Backstage.

En la vista Backstage, haga clic en Información.

En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones:

La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.

Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo marcar como final.

Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo cifrar con contraseña.

Cuando seleccione Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogoCifrar documento.


En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña.Importante: Microsoft no puede
recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las
contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

Proteger hoja actual Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la hoja actual.
21

Mediante la característica Proteger hoja actual, puede seleccionar la protección con


contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato,
inserten, eliminen, ordenen o modifiquen áreas de la hoja de cálculo.

Proteger estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de cálculo.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la estructura del libro.

Mediante la característica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar protección


con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar,
mover o eliminar datos importantes.

Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para


restringir permisos.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo restringir permisos por
personas.

Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir
los permisos. Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización, o
puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener más
información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights
Management en Office 2010.

Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo agregar una firma digital.

Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo
electrónico y macros usando criptografía informática. Las firmas digitales se crean
escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la
autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. Consulte el vínculo al final de este tema
para obtener más información acerca de las firmas digitales.

Para obtener información acerca de las firmas digitales, vea el tema sobre lasfirmas y los
certificados digitales
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Excel 2007 y Excel 2010

Las opciones de “Proteger”, se encuentran disponibles


en la ficha “Revisar” de la Cinta de Opciones de Excel
2007 y Excel 2010.

Luego de seleccionado este comando, se despliega en pantalla el cuadro de diálogo


“Proteger Libro” que nos consulta las siguientes opciones:
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Proteger Libros

Estructura: Se refiere a la disposición de las hojas


del libro; esta es la opción que debemos seleccionar
si deseamos impedir que se creen o eliminen las
hojas, se renombren, se copien o muevan o se les
cambie el color de la etiqueta. Si existe alguna hoja
de cálculo que permanezca oculta, al estar el libro
protegido, se deshabilita la opción de mostrarla.

Ventanas: Esta opción impide que se cambie el


despliegue de la hoja de cálculo; los íconos de Maximizar, Restaurar, Minimizar y Cerrar,
desaparecen del borde superior derecho de la ventana de la hoja de trabajo.

Adicionalmente el cuadro de diálogo “Proteger Libro” nos permite incluir una contraseña
para controlar la activación de estas opciones.

El cuadro de diálogo “Proteger Libro” no ha sufrido cambio en las versiones 2003, 2007 y
2010.

Resumen

Las opciones de protección de la estructura del libro de trabajo, están disponibles en la


opción “Proteger Libro” de Microsoft Excel, sus casos prácticos de uso son cuando se nos
hace necesario que se mantenga el orden, nombre y permanencia de las hojas de trabajo
y/o cuando deseamos mantener oculta una hoja determinada, evitando la posibilidad de
que un usuario siquiera la despliegue.

Las opciones de Protección de la Ventana en el Libro, es utilizada normalmente cuando


trabajamos con Modelos de Datos que incluyen formularios, donde debemos optimizar el
control del despliegue del Libro de trabajo.
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Proteger celdas

En la ventana Formato de
celdas seleccionaremos la
pestañaProteger.

Marcando la
casilla Bloquear impediremo
s que se pueda modificar
el contenido de las celdas
seleccionadas.

Marcando la casilla Oculta,


impide que si en la casilla
hay una fórmula o función,
éstas no se muestren en
la barra de fórmulas.

Para aplicar estas


configuraciones,
posteriormente hemos de
hacer click en el
icono Formatode la cinta de
opciones correspondiente a
la pestaña Inicio y
seleccionar Proteger hoja.

Podremos establecer una


clave que deberá ser
introducida cuando se
desee cambiar la
configuración de la hoja, tal
y como vemos en la
imagen de la derecha.
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MOSTRAR LAS RELACIONES ENTRE LAS


FÓRMULAS Y LAS CELDAS
A veces, la comprobación de las fórmulas para determinar la precisión o
encontrar el origen de un error puede resultar difícil cuando la fórmula
usa celdas precedentes o dependientes:

celdas precedentes Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia
mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5,
la celda B5 es la celda precedente a D10.

celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia
a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10
depende de la celda B5.

Para ayudarle con la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos
Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma
gráfica o siga paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con flechas de
seguimiento.

Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y, a continuación, en la categoría


Avanzadas.

En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego
asegúrese de que la opción Todos esté seleccionada en Para objetos, mostrar:.

Si las fórmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede
ir a una celda de un libro que no está abierto.

Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación.

Celdas de seguimiento que proporcionan datos a una fórmula (precedentes)

Seleccione la celda que contiene la fórmula para la que desea buscar celdas
precedentes.

Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona


directamente datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes,
en el grupo Auditoría de fórmula de la ficha Fórmulas .

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas
que causan errores. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace
referencia a la celda seleccionada, una flecha negra señala un icono de hoja de
26

cálculo desde la celda seleccionada . El otro libro deberá estar abierto antes de
que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. Si el otro libro no está
abierto, es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra.

Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa,
vuelva a hacer clic en Seguimiento de precedentes .

Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
precedente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha
Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y, a
continuación, en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de
seguimiento, haga clic nuevamente en el botón.

Fórmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en


particular (dependientes)

Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda dependiente de la celda activa, en
la ficha Fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Seguimiento de
dependientes .

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que
causan errores. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace referencia a la
celda seleccionada, una flecha negra señala un icono de hoja de cálculo desde la celda
seleccionada . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a
paso estas dependencias. Si el otro libro no está abierto, es posible que Excel le solicite
que lo busque y lo abra.

Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de


la celda activa, haga clic nuevamente en Seguimiento de
dependientes .

Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
dependiente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la
ficha Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en
Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento,
haga clic nuevamente en el botón.

Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo


27

En una celda vacía, escriba = (signo igual).

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Seleccione la celda y en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga


doble clic en Seguimiento de precedentes .

Problema: Excel emite un pitido cuando hago clic en el comando Seguimiento de


dependientes o en el comando Seguimiento de precedentes.

Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Seguimiento de dependientes o en


Seguimiento de precedentes, Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles
de la fórmula o se está intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se
puede seguir. Los siguientes elementos en las hojas de cálculo a los que se puede hacer
referencia mediante fórmulas no se pueden seguir con las herramientas de auditoría:

Referencias a los cuadros de texto, gráficos incrustados o imágenes en las hojas de


cálculo

Referencias a constantes con nombre

Fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se
cierra

Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de cálculo, en el grupo Auditoría
de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en Quitar flechas .

NOTAS

Para ver las celdas precedentes codificadas por colores para los argumentos en una
fórmula, seleccione una celda y presione F2.

Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si
la celda está en otra hoja de cálculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para
mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la
lista Ir a.

Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la fórmula a la que apuntan las
flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las
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flechas de seguimiento después de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a


usar los comandos de auditoría en la hoja de cálculo. Para realizar un seguimiento de las
flechas de seguimiento originales, imprima la hoja de cálculo con las flechas de
seguimiento visibles antes de aplicar los cambios.

Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de
hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número
superior de símbolos de esquema (símbolos de esquema: símbolos que se utilizan para
cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los
datos detallados presionando en el signo más, en el signo menos y en los números 1, 2, 3
o 4 que indican el nivel de esquema.), muestra datos de detalle (datos de detalle: para
subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que
totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o
a la izquierda, a los datos de resumen.) del nivel externo anterior, representado por un
número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas
o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede
crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de
columnas o un esquema de filas y columnas.

Para mostrar filas para un nivel, haga clic


en los símbolos de esquema
adecuados.

El nivel 1 contiene las ventas totales de


todas las filas de detalle.

El nivel 2 contiene las ventas totales para


cada mes en cada región.

El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo


las filas de detalle 11 a 13 están actualmente
visibles).
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses
con varias filas de resumen y detalles.
Para expandir o contraer datos en el
esquema, haga clic en los símbolos de
esquema y .

Crear un esquema de filas


29

Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene
un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene
filas ni columnas en blanco.

Seleccione una celda del rango.

Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha
columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o
en Ordenar de Z a A.

Inserte las filas de resumen.

Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan
fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal

Use el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o


encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para
obtener más información, vea el artículo sobre cómo insertar subtotales en una lista de
datos de una hoja de cálculo.

Insertar sus propias filas de resumen

Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior
a cada grupo de filas de detalle.

Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de


detalle.

Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de
verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo
de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle.
30

Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Aplicar un esquema a los datos automáticamente

En caso necesario, seleccione una celda del rango.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a


continuación, haga clic en Autoesquema.

Aplicar un esquema a los datos manualmente

Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los
datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.

Aplique un esquema al grupo externo.

Cómo aplicar un esquema al grupo externo

Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.

En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10
contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para
agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

A B C

1 Región Mes Ventas

2 Este Marzo 9.647 $

3 Este Marzo 4.101 $

4 Este Marzo 7.115 $

5 Este Marzo 2.957 $

6 Este Total de marzo 23.820 $

7 Este Abril 4.257 $

8 Este Abril 1.829 $

9 Este Abril 6.550 $


31

10 Este Total de abril 12.636 $

11 Total del este 36.456 $

Importante No incluya la fila de resumen 11 de la selección.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado

Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que
contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6,
seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10,
seleccione las filas 7 a 9.

A B C

1 Región Mes Ventas

2 Este Marzo 9.647 $

3 Este Marzo 4.101 $

4 Este Marzo 7.115 $

5 Este Marzo 2.957 $

6 Este Total de marzo 23.820 $

7 Este Abril 4.257 $

8 Este Abril 1.829 $

9 Este Abril 6.550 $

10 Este Total de abril 12.636 $

11 Total del este 36.456 $


32

Importante No incluya en la selección la fila resumen para dicho grupo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles
que desee en el esquema.

Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la


pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el
grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas
de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de
fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga
clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.

Crear un esquema de columnas

Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un
rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas
ni columnas en blanco.

Seleccione una celda del rango.

Ordene las filas que forman los grupos.

Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la


izquierda de cada grupo de columnas de detalle.

Nota Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen
que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas
de detalle para dicho grupo.
33

Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda


de las columnas de detalle.
34

Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles,


desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para
especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la
casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.

Haga clic en Aceptar.

Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:

Aplicar un esquema a los datos automáticamente

En caso necesario, seleccione una celda del rango.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a


continuación, haga clic en Autoesquema.

Aplicar un esquema a los datos manualmente

Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los
datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

Aplique un esquema al grupo externo.

Cómo aplicar un esquema al grupo externo

Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle
relacionados.
35

En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y


la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los
totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione
las columnas B a I.

A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276

Importante No incluya la columna resumida J en la selección.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado

Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna
que contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna
resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una
fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
36

2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276

Importante No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los
niveles que desee en el esquema.

Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de


la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga
presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el
grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
37

Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las
columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las
letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la
pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en
Mostrar columnas.

Mostrar u ocultar datos de esquemas

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones,


haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de
esquema si se aplica un esquema.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo

Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.

Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado

En los símbolos de esquema , haga clic en el número del nivel que desee. Los datos
de detalle de los niveles inferiores se ocultan.

Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los
restantes haciendo clic en .

Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema

Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de
esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .

Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .

Personalizar un esquema con estilos

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación
de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y
almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato
de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a
las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos
emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o
38

columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos
estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto
del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de
crearlo.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente

Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Haga clic en Aplicar estilos.

Nota Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección
incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que
puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del
rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos
esquematizados.

Copiar datos esquematizados

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones,


haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
39

hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de


esquema si se aplica un esquema.

Utilice los símbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no
desee copiar.

Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

Seleccione el rango de filas de resumen.

En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación,


en Ir a.

Haga clic en Ir a Especial.

Haga clic en Sólo celdas visibles.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

Ocultar o quitar un esquema

Nota No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema.

Ocultar un esquema

Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones,


haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta
hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de
esquema si se aplica un esquema.

Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema
.

Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a


continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo
y desactive la casilla de verificaciónMostrar símbolos de esquema si se aplica un
esquema.

Quitar un esquema
40

Haga clic en la hoja de cálculo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar
y, a continuación, en Borrar esquema.

Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles
a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando
Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación,
haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

Importante Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas
o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los
números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En
el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a
continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

Crear un informe de resumen con un gráfico

Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los
totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo
siguiente:

Crear un informe de resumen

Aplicar un esquema a los datos.

Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un
esquema de columnas.

Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo
los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:
41

Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

Representar en un gráfico el informe de resumen

Seleccione los datos de resumen que desea representar.

Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales
generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.

Cree el gráfico.

Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al
del siguiente ejemplo.

Nota Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico


también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.
42

ANÁLISIS Y SI

Manejo de escenarios con Excel

Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de predicción de resultados o


presupuestos según van cambiando ciertas variables. En ingles existe el término "what if"
para describir este tipo de análisis. En el proceso de escribir esta nota he buscado un
equivalente en castellano a esta expresión. La ayuda en línea de Excel traduce el término
a "y si", que por algún motivo me parece menos acertado que su equivalente literal en
inglés. Tal vez sería mas expresivo usar "qué pasaría si", pero supongo que a los
traductores les debe haber parecido excesivamente largo.

Mi inclinación personal es usar la expresión "análisis de escenarios" y precisamente


Escenarios es el nombre de una las herramientas que Excel pone a disposición de los
usuarios.

Según mi experiencia personal, esta herramienta es poco conocida y aún menos usada a
pesar que puede ahorrarnos tiempo y errores.

De acuerdo a la ayuda de Excel "Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel
guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo"
43

La funcionalidad se encuentra en el menú Herramientas, junto con Buscar


Objetivo y Solver. Esto no es casualidad ya que estas herramientas también permiten
realizar análisis de sensibilidad y de escenarios. Bajo el menú Datos se encuentra otra
herramienta para realizar análisis de sensibilidad, las Tablas.

Antes de usar la herramienta Escenarios necesitamos construir un modelo cuyos


resultados sean sensibles al cambio en una serie de variables. Esta herramienta acepta
hasta 32 variables.

Veamos un uso posible de Escenarios con un ejemplo. Supongamos una empresa cuyos
ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa), los materiales son adquiridos en
dólares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. El cuadro de pérdidas y
ganancias de semejante empresa será afectado por los cambios en las cotizaciones de
las monedas, aún si no hay cambios en la actividad real de la empresa.

Queremos investigar cuáles serán los resultados del año para este empresa de acuerdo a
distintos escenarios para las tasa de cambio. El modelo que construimos será éste:
44

En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de cambio actuales del euro y el dólar. Estas
celdas serán las variables en nuestro modelo.
En el cuadro de pérdidas y ganancias proyectado tenemos los montos en la moneda
original en la columna C y los montos convertidos a pesos en la columna D.

Con las tasas de cambio actuales, predecimos un porcentaje de beneficio bruto del 42%.
¿Que pasaría si esta tasa cambiaran? Supongamos tres posibilidades (escenarios)
posibles:

1 - euro = 4.50; dólar = 3.30


2 - euro = 4.10; dólar = 3.10
3 - euro = 4.10; dólar = 3.30

Para crear los escenarios con la herramientas abrimos el menú Herramientas-Escenarios


45

Apretamos el botón Crear e ingresamos los datos. Al primer escenario lo llamaremos


Devaluación, al segundo Revaluación y al tercero Mixto.

Al apretar el botón Aceptar se abre este formulario donde ingresamos los valores de las
variables correspondientes al escenario
46

Apretamos aceptar y en el formulario que se abre volvemos a apretar Agregar para


insertar el próximo escenario (Devaluación). Volvemos a realizar el proceso para agregar
Mixto.

Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el
botón Mostrar. Esto hará que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al
escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el escenario Revaluación y apretamos
Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. Así
podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja.
Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario, las celdas variables conservan el
valor del último escenario elegido.

Pero la real utilidad de usar Escenarios se evidencia al apretar el botón Resumen. Se


abre este formulario
47

En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que queremos que aparezcan
en el resumen. Si queremos que aparezca todo el total de ingresos, el total de gastos y el
beneficio bruto, elegimos las celdas D10, D16 y D17

Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un cuadro que compara
los tres escenarios con la situación actual

Uno de los inconvenientes es que Excel usa la dirección de las celdas como nombre de la
fila, lo que hace que la tabla sea prácticamente ilegible, es especial si se trata de un
modelo con muchas líneas.
La técnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos
interesados en mostrar
48

Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17
Dólar = Hoja1!$B$3
Euro = Hoja1!$B$2
Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16
Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10

Volvemos a generar el resumen y obtenemos

Escenarios permite consolidar escenarios de distintas hojas, a condición que los modelos
sean idénticos. Para combinar escenarios hay que apretar el botón Combinar que abre un
formulario donde ingresamos los libros y las hojas que queremos combinar.

Como habrán notado, la hoja Resumen usa Agrupación y Esquema para ocultar ciertas
filas. Si mostramos estas filas podemos ver el nombre del creador del escenario y la fecha
en que fue creado
49

Dado que Excel crea una hoja cada vez que activamos la opción Resumen, podemos
crear varias hojas que guarden distintos escenarios.
También podemos crear una tabla dinámica del escenario usando la opción Informe de
tabla dinámica en el formulario de Resumen.

Utilizar Buscar objetivo

En la mayoría de las hojas de cálculo comenzamos introduciendo datos, para luego


realizar cálculos con ellos. Esos cálculos dan lugar a los resultados.

En algunas ocasiones, este proceso se invierte: conocemos el objetivo pero queremos


llegar a la fuente o fuentes originales de ese cálculo. Un ejemplo bien claro lo podemos
encontrar en el departamento comercial de una empresa, cuando al comenzar el año, se
fijan los objetivos a conseguir (conocemos el beneficio que deseamos obtener y
necesitamos calcular las ventas que deben hacer los comerciales para conseguir ese
beneficio). Otro ejemplo lo encontramos en el mundo financiero: Deseamos obtener una
cantidad de rentabilidad y necesitamos calcular capitales, intereses o tiempos para
conseguirla.

Buscar objetivo es la herramienta ideal para resolver las cuestiones anteriores. Para
utilizarla debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
50

Se busca un solo resultado en una celda y esta celda contiene una fórmula.

Solamente existe una variable de celda. Esta variable es el dato que Excel ajusta para
poder ofrecer una solución.

Existe una solución válida: Si deseamos calcular los años en los que pagaremos 100.000
€ a razón de 0,25 € al mes, Excel termina encontrando una respuesta (será un número
negativo de años, ya que el interés que debemos abonar será mayor al de la cuota
mensual).

Para comprender mejor el funcionamiento de Buscar objetivo, pensemos en el siguiente


ejemplo:

Contamos con una hoja de cálculo como la del dibujo. En ella aparecen los alumnos
de un curso, la puntuación de 2 exámenes y la puntuación de un trabajo práctico que
deben realizar. La columna de la derecha muestra el porcentaje del curso superado.
Yolanda Muñoz desea saber qué puntuación debe obtener para superar el curso en un
80% sabiendo que el trabajo práctico supone el 50% de la nota final.

Para utilizar Buscar objetivo en este escenario debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionamos la ficha Datos, el grupo Herramientas de datos, Análisis Y si, Buscar


objetivo. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
51

En el cuadro de texto Definir la celda, introducimos la celda donde introduciremos el


objetivo.

En el cuadro de texto Con el valor, introduciremos el valor al que queremos llegar. En


este caso es 80% ó 0,80.

En el cuadro de texto Para cambiar celda, debemos seleccionar la celda donde irá el
dato que queremos calcular. En nuestro caso se trata de la celda D3.

Pulsamos en Aceptar.

El cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo aparece en pantalla y Excel


comienza a probar series de valores, incrementando el valor de Trabajo práctico y
calculando el resultado.

Si Excel no logra encontrar una respuesta después de una serie de intentos, El cuadro de
diálogo Estado de la búsqueda de objetivo nos dará la opción de seguir intentándolo o
detener la operación. Si Excel se atasca en un largo proceso, podemos pulsar el
botón Pausa, aunque raramente se da este caso. En la mayoría de las ocasiones la
operación suele terminar en el acto.

En un instante, Excel averigua que una puntuación de 8,84 en el Trabajo práctico, hará
que Yolanda Muñoz obtenga un 80% del curso superado.

Cuando aparezca una respuesta, pulsamos Aceptar para confirmar el resultado


o Cancelar para volver a los datos originales.

Cargar el complemento Solver

l complemento Solver es un programa de complemento de Microsoft Excel que está


disponible cuando se instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para usarlo en Excel,
primero debe cargarlo.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccioneComplementos de


Excel.

Haga clic en Ir.

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificaciónSolver y, a


continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia Si Solver no se enumera en el cuadro Complementos disponibles, haga


clic en Examinar para encontrarlo.
52

Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo,


haga clic en Sí para instalarlo.

Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará disponible en el


grupo Análisis de la ficha Datos.

DEFINIR Y RESOLVER UN PROBLEMA CON


SOLVER
Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si (análisis de hipótesis: proceso de cambio de los valores de celdas para ver
cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,
variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el
importe de los pagos.). Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo)
para una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres,
funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula
comienza siempre con el signo igual (=).) en una celda, denominada la celda objetivo,
sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja
de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de
decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en
las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de
decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado
deseado para la celda objetivo.

Nota En las versiones anteriores de Solver, la celda objetivo se denominaba "celda de


destino", y las celdas de variables de decisión, "celdas cambiantes" o "celdas ajustables".

Información general

Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras
celdas. Por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto previsto para publicidad y
ver el efecto sobre el margen de beneficio.

Ejemplo de una evaluación de Solver

En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al número de


unidades vendidas, determinando indirectamente el monto de los ingresos por ventas, los
gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales
de publicidad (celdas variables de decisión B5:C5), con una restricción total máxima de
$20.000 (celda F5), hasta que el valor total de beneficios (celda objetivo F7) alcance el
monto máximo posible. Los valores en las celdas variables se usan para calcular los
beneficios para cada trimestre, por tanto, están relacionados con la fórmula en la celda
objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios).
53

Celdas variables

Celda restringida

Celda objetivo

Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:

Definir y solucionar un problema

En el grupo Análisis de la ficha Datos, haga clic en Solver.

Si el comando Solver o el grupo Análisis no está disponible, deberá cargar el programa de


complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos
personalizados a Microsoft Office.) Solver.

Cómo cargar el programa de complemento Solver

Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la


categoría Complementos.

En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación Complemento


Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar.
54

En el cuadro Establecer objetivo, escriba una referencia de celda o un nombre para la


celda objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Máx.

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en Mín.

Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor de y luego
escriba el valor en el cuadro.

En el cuadro Cambiando las celdas de variables, escriba un nombre o una referencia


para cada rango de celda de variable de decisión. Separe con comas las referencias no
adyacentes. Las celdas de variables deben estar directa o indirectamente relacionadas
con la celda objetivo. Se puede especificar un máximo de 200 celdas de variables.

En el cuadro Sujeto a las restricciones, realice lo siguiente para especificar todas las
restricciones que desee aplicar.

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Agregar.

En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda o el nombre del rango


de celdas para los que desea restringir el valor.

Haga clic en la relación (<=, =, >=, int, bin o dif ) que desea establecer entre la celda a la
cual se hace referencia y la restricción.

Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro Restricción. Si hace clic en bin,
aparece binary en el cuadro Restricción. Si hace clic en dif, aparece alldifferent en el
cuadro de diálogo Restricción.

Si elige <=, =, o >= para la relación en el cuadro Restricción, escriba un número, una
referencia de celda o nombre o una fórmula.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.

Para aceptar la restricción y volver al cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic
en Aceptar.

Nota Puede aplicar las relaciones int, bin y dif solamente en restricciones en celdas de
variables de decisión.
55

Puede cambiar o eliminar cualquier restricción existente haciendo lo siguiente:

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en la restricción que desee


cambiar o eliminar.

Haga clic en Cambiar y realice los cambios que desee, o haga clic en Eliminar.

Haga clic en Resolver y siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, en el cuadro de diálogo


Resultados de Solver, haga clic en Conservar solución de Solver.

Para restaurar los valores originales tal como estaban antes de hacer clic en Resolver,
haga clic en Restaurar valores originales.

Notas

Para interrumpir el proceso de resolución, puede presionar ESC. Microsoft Excel actualiza
la hoja de cálculo con los últimos valores encontrados para las celdas de variable de
decisión.

Para crear un informe basado en su solución después de que Solver encuentre una
solución, seleccione un tipo de informe en el cuadro Informes y haga clic en Aceptar. El
informe se crea en una nueva hoja de cálculo del libro. Si Solver no encuentra una
solución, la opción de crear un informe no está disponible.

Para guardar los valores de la celda de variable de decisión como un escenario que
pueda mostrar más tarde, haga clic en Guardar escenario en el cuadro de diálogo
Resultados de Solver y luego escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre
del escenario.

Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver

Después de definir un problema, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo


Parámetros de Solver.

En el cuadro de diálogo Opciones, active la casilla de verificación Mostrar resultado de


iteraciones para ver los valores de cada solución de prueba y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
56

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Resolver.

En el cuadro de diálogo Mostrar solución de prueba, siga uno de los procedimientos


siguientes:

Para detener el proceso de solución y ver el cuadro de diálogo Resultados de Solver,


haga clic en Detener.

Para continuar el proceso de solución y ver la siguiente solución de prueba, haga clic en
Continuar.

Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Opciones.

Elija o especifique valores para cualquiera de las opciones en las pestañas Todos los
métodos, GRG Nonlinear y Evolutionary en el cuadro de diálogo.

Guardar o cargar un modelo de problema

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Cargar/Guardar.

Especifique un rango de celdas para el área modelo y haga clic en Guardar o en Cargar.

Cuando guarde un modelo, especifique la referencia de la primera celda de un rango


vertical o de las celdas vacías en que desee colocar el modelo de problema. Cuando
cargue un modelo, especifique la referencia de todo el rango de celdas que contenga el
modelo de problema.

Sugerencia Puede guardar las últimas selecciones con una hoja de cálculo en el cuadro
de diálogo Parámetros de Solver guardando el libro. Cada hoja de cálculo en un libro
puede tener sus propias selecciones de Solver y todas ellas se guardan. También puede
definir más de un problema para una hoja de cálculo haciendo clic en Cargar/Guardar
para guardar los problemas individualmente.

Métodos de resolución usados por Solver

Puede elegir cualquiera de los tres algoritmos o métodos de resolución siguientes en el


cuadro de diálogo Parámetros de Solver:
57

Generalized Reduced Gradient (GRG) Nonlinear Se usa para problemas que son no
lineales suavizados.

LP Simplex Se usa para problemas lineales.

Evolutionary Se usa para problemas no suavizados.


58

CONSOLIDAR DATOS DE VARIAS HOJAS DE


CÁLCULO EN UNA SOLA HOJA DE CÁLCULO
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de cálculo e informar de ellos,
puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo independiente en una hoja de cálculo
(u hoja de cálculo maestra). Las hojas de cálculo que se consolidan pueden estar en el
mismo libro como una hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en
una hoja de cálculo, puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o
puntual.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo
de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas
y promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la
organización.

Hay dos formas principales de consolidar datos:

Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se
organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la misma
plantilla).

Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen
se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por
ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos
elementos o un número diferente de elementos.

Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaña Datos, grupo


Herramientas de datos). También puede consolidar los datos con una fórmula o un
informe de tabla dinámica.

Consolidar datos por posición

=está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta


celda para los datos consolidados.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.


59

En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de


cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos.
Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea
que use Microsoft Excel para consolidar los datos.

Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga
clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de


exclamación.

Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual,
haga lo siguiente:

En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos
de la hoja de cálculo.

Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione
los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo.

En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.

Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones:

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando


cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificación Crear vínculos
con los datos de origen.

Importante Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo que contiene
los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no
podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación.

Para configurar la consolidación de modo que pueda actualizarla manualmente


cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vínculos con los
datos de origen.
60

Consolidar datos por categoría

En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos
del siguiente modo:

Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una
etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en
blanco.

Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en la
hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.

Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

Sugerencia Si suele consolidar datos frecuentemente, puede que sea conveniente basar
las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que usa un diseño coherente.

En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde
desea que aparezcan los datos consolidados.

Nota Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que
contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la
derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de


cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos.
Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea
que use Excel para consolidar los datos.

Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el
archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.
61

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de


exclamación.

Si la hoja de cálculo está en el libro actual, haga lo siguiente:

Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir el
cuadro de diálogo Consolidar - Referencia.

Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos
y haga clic en el botón a la derecha del cuadro.

En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.

Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos


siguientes:

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando


cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos
de origen.

Importante Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se


encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las
celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente


cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear
vínculos con los datos de origen.

Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los
rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o
ambas.

Notas

Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o
columnas independientes en la consolidación.

Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que
aparecen solamente en un rango de origen.
62

IMPORTAR O EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO


Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir
el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos (rango
de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se
origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede
dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Para
exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el comando Guardar como.

Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:

Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de
carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma
(,) separa normalmente cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto
delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la
operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

Notas

Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con
el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo
en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del
nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.


Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

En la lista, seleccione Archivos de texto.

Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.

Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importación de


texto. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto
para obtener más información sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los
pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.
63

Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra


los datos en un libro nuevo.

Nota Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos
predeterminada actual para interpretar el modo en que debe importar cada columna de
datos. Puede usar el Asistente para importación de texto si desea disponer de mayor
flexibilidad para convertir las columnas a los distintos formatos de datos. Por ejemplo, es
posible que el formato de una columna de datos del archivo .csv sea MDA, pero el
formato de datos predeterminado de Excel sea AMD, o puede que desee convertir en
texto una columna de números precedida de ceros para conservar dichos ceros. Para
forzar a Excel que ejecute el Asistente para importación de texto, puede cambiar la
extensión .csv del nombre del archivo a .txt antes de abrirlo, o bien puede importar un
archivo de texto conectándose a él.

Importar un archivo de texto conectándose a él

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un
rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una
hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un
archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como
haría con otros datos.).

Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.

En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.

Siga las instrucciones del Asistente para importación de texto. Haga clic en Ayuda en
cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información
sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic
en Finalizar para completar la operación de importación.

En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

Si lo desea, haga clic en Propiedades para establecer las opciones de actualización,


formato y diseño de los datos importados.

En ¿Dónde desea situar los datos?, realice uno de estos procedimientos:


64

Para devolver los datos en la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo
existente.

Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo,
haga clic en Hoja de cálculo nueva.

Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los
datos después de importarlos. Para obtener más información, vea los temas sobre cómo
convertir números almacenados como texto en números y cómo convertir fechas
almacenadas como texto en fechas.

Exportar datos a un archivo de texto guardándolo

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando
Guardar como.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de
cálculo.

Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por
comas).

Nota Cada formato admite conjuntos de características diferentes. Para obtener más
información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos
de archivo de texto, vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel.

Busque la ubicación en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación,


haga clic en Guardar.

Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que solo la hoja de cálculo actual
se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la
que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras
hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada
hoja.
65

Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede
contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si solo está
interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto, haga
clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de
Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener
información.

Para obtener más información sobre cómo guardar archivos con otros formatos, vea el
tema sobre cómo guardar un libro con otro formato de archivo.

Cambiar el delimitador que se usa en un archivo de texto

Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el
delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a
cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede
cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las
comillas consecutivas.

Para obtener más información sobre el uso del Asistente para importación de texto, vea
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.

Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv

En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de
control.

Abra el cuadro de diálogo para cambiar la configuración regional y de idioma.

Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas.

Haga dos veces clic en Aceptar.

Nota Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo, todos los programas
usarán el nuevo carácter como separador de listas. Puede volver a cambiar al carácter
predeterminado mediante el mismo procedimiento.
66

CREAR UN ARCHIVO DE DATOS XML Y UN


ARCHIVO DE ESQUEMA XML A PARTIR DE DATOS
DE LA HOJA DE CÁLCULO
Si desea crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de un
rango de celdas de una hoja de cálculo, puede usar la versión 1.1 del complemento de
herramientas XML de Excel 2003 para mejorar las características XML existentes en
Microsoft Excel 2010.

Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y


activarlo

Para descargar el complemento, haga clic en este vínculo, Complemento de herramientas


XML de Excel 2003 y, a continuación, siga las instrucciones en la página de descarga.

1. Inicie Excel.
2. Haga clic en la pestaña Archivo.
3. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoríaComplementos.
4. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación,
en Ir.
5. En el cuadro de diálogo Complementos, haga clic en Examinar, busque el
archivo XmlTools.xla, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta del
disco duro:
\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.
7. Compruebe que la casilla de verificación XmlTools esté seleccionada en la
lista Complementos disponibles y, a continuación, haga clic en Aceptarpara cargar
el complemento.

Para comprobar que el complemento está activo, en la fichaComplementos, en la


categoría Comandos del menú asegúrese de que aparezca el comando del menú XML
Tools.

NOTA Este complemento fue desarrollado para Excel 2003. La documentación y la


interfaz de usuario hacen referencia a listas que en Excel 2010 ahora reciben el nombre
de tablas de Excel.

Para obtener más información para usar este complemento, vea el artículo Usar el
complemento de herramientas XML de Excel 2003, versión 1.1.
67

Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML

Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de
esquema XML. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas
(denominados también datos sin formato).

En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú , haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic enConvert a Range to an XML List.

Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia absoluta
en el cuadro de texto.

SUGERENCIA Para que le resulte más sencillo indicar la referencia de celdas correcta,
en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón que aparece a la derecha del cuadro de
texto, haga clic y mantenga presionada la celda superior izquierda del rango y, a
continuación, arrastre el puntero hasta la celda inferior derecha.

En Use first row as column names, seleccione No si la primera fila contiene datos o Yes si
la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Excel crea automáticamente un esquema XML, asigna las celdas al esquema, y crea una
tabla XML.

NOTA Para ver todas las tablas XML del libro, en la ficha Programador, en el
grupo XML, haga clic en Origen para mostrar el panel de tareas Origen XML. En la parte
inferior del panel de tareas, haga clic en Asignaciones XML.

Si no puede ver la ficha Programador, realice los tres pasos del paso 1 en la sección a
continuación para agregarla a la cinta de Excel.

Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml)

Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.


2. Haga clic en Opciones y luego haga clic en la categoría Personalizar cinta.
3. En Fichas principales, active la casilla de verificación Programador y luego haga
clic en Aceptar.
4. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Exportar.
68

NOTA Si aparece un pequeño cuadro de diálogo Exportar XML que solo contiene los
botones Aceptar y Cancelar, haga clic en la asignación XML que desea usar y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Este pequeño cuadro de diálogo Exportar XML solo
aparecerá si no se selecciona ninguna tabla XML y el libro contiene más de una
asignación XML.

En el cuadro de diálogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo, escriba


un nombre para el archivo de datos XML.

Haga clic en Exportar.

Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML


(.xsd)

Seleccione cualquier celda de una tabla de Excel asignada.

En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú, haga clic en la flecha que
aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic enCreate XSD files for the XML
Schema at the active cell.

Excel copia el esquema XML y lo pega en el Bloc de notas.

En el Bloc de Notas, haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic enGuardar como.

Escriba un nombre de archivo y un tipo de archivo, por ejemploProdOrders.xsd y, a


continuación, haga clic en Guardar.

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