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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

INSTITUTO PARA LA CALIDAD

TRABAJO APLICATIVO SESIÓN N°7


Título: Documentación de procesos

Integrantes:

1. Chong Shing, Japeng Felipe Lung


2. Pozo Gallardo, Sebastian
3. Suárez Torres, Enrique Fernando
4. Santa Cruz Vasquez Miguel
Curso: Gestión Basada en Procesos

Horario: Sábado, 09:00-18:30

Profesor: Minaya Villavicencia, Roberto

Coordinador de grupo:

SEMESTRE 2018-II
Código: COR-P-LE-08
Demandas por alimentos Versión: Fecha de Vigencia:
01 25/10/2017

1. OBJETIVO DEL PROCESO:


Definir los lineamientos generales y pasos a seguir para los procesos legales por
demandas de alimentos, a fin de no contravenir los intereses de las empresas Tal
S.A., Avo Perú S.A.C., Hortifrut-Tal S.A.C., Inversiones Jordie S.A., El Rocío S.A.,
Avícola del Norte S.A.C. y Láctea S.A. que en adelante se denominarán las
empresas del Grupo Rocío en relación a la Contraparte interesada.

2. ALCANCE:
 Este procedimiento aplica para todas las demandas por alimentos que sean
recibidas por las diferentes empresas del Grupo Rocío.
 Abarca desde que el Personal de Control de Acceso recibe la notificación del
Poder Judicial, para que posteriormente el Gerente de Legal inicie los trámites
hasta su culminación por parte del Profesional Legal.

3. RESPONSABILIDADES:
3.1. Dueño del Proceso: Gerente de Legal
3.2. Actores del Proceso:
3.2.1. Gerente de Legal: Responsable de evaluar el caso por demanda de
alimentos y firmar la carta de contestación para ser enviada al Poder
Judicial.
3.2.2. Profesional Legal: Encargado de solicitar al Jefe Administración de
Personal la información referente al caso de demanda por alimentos,
redactar la carta de contestación para ser enviada al Poder Judicial, y
gestionar el cheque de la retención de dinero por concepto de demanda
por alimentos y depositarlo en el banco.
3.2.3. Jefe/Analista/Asistente de Administración de Personal: Responsable de
entregar la información solicitada por el Profesional Legal referente a los
casos de demandas por alimentos, además de realizar la retención
salarial al colaborador en caso corresponda.
3.2.4. Asistente de Tesorería Agrícola / Avícola: Encargado de elaborar
cheque para pago en caso corresponda.

4. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS:


4.1. Documentos:
- No aplica.

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4.2. Formatos y/o Registros:


- No aplica.

5. DEFINICIONES:
5.1. Poder Judicial: Organismo autónomo de la República del Perú constituido por
una organización jerárquica de instituciones, que ejercen la potestad de
administrar justicia.
5.2. Carta de contestación: Respuesta que se da a alguna consulta que realiza un
tercero o entidad pública.

6. CONDICIONES BÁSICAS:
6.1. Es responsabilidad del Gerente de Legal realizar la evaluación del caso
recibido por demanda de alimentos.
6.2. Es responsabilidad del Jefe / Analista / Asistente de Administración de
personal entregar la información solicitada por el Profesional Legal, a la fecha
pactada que depende del plazo de la notificación enviada por el Poder Judicial.

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7. DIAGRAMA DE FLUJO:

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8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:


Nro. Actividad Actor(es)
Se lleva a cabo el proceso de “Recepción y distribución de documentos y
paquetes en garita” donde el personal de control de accesos recibe la
8.1 Subproceso
notificación enviada por el Poder Judicial para luego entregarla al Gerente
Legal y hacer firmar el cuaderno de cargos.
Procede a evaluar el caso recibido en un plazo máximo de dos días,
pudiendo existir 2 (dos) posibilidades exigidas por el Poder Judicial:
- Que nos solicite información acerca de algún colaborador
8.2 Gerente de Legal
(remuneración, fecha de inicio de labores, si se le hizo retención por
alimentos en algún momento, si existe algún vínculo laboral).
- Pedir que se proceda con la retención por alimentos.
Envía inmediatamente documentación física recibida al Profesional Legal.
Si el Poder Judicial esté solicitando retención de dinero de la
8.3 Gerente de Legal
remuneración del colaborador, se procede con el punto N° 8.9 caso
contrario con la actividad N° 8.4
Solicita en el mismo día la información detallada del colaborador
involucrado por correo electrónico al Jefe/Analista/Asistente de
Administración de Personal, poniendo en copia al Gerente de Legal y
8.4 Profesional Legal
Gerente de Recursos Humanos.
Nota: En esta solicitud se indica el plazo de entrega de esa información al
Profesional Legal.
Envía la información solicitada por correo electrónico en la fecha pactada
Jefe/ Analista/
al Profesional Legal.
Asistente de
8.5 Nota: El Jefe de Administración de Personal es responsable del personal
Administración de
empleado del Grupo Rocío y los Asistentes/Analista de Administración de
Personal
Personal son responsables del personal obrero.
Redacta en el mismo día la carta de contestación para el Poder Judicial y
8.6 Profesional Legal
envía inmediatamente de manera física dicha carta para firma.
Firma y entrega inmediatamente la carta de contestación al Profesional
8.7 Gerente de Legal
Legal.
Envía carta de contestación y documentos de sustentación al Poder
8.8 Profesional Legal
Judicial.
Proceden a retener el monto indicado por el Poder Judicial de la Jefe/Analista/
8.9
remuneración del colaborador. Asistente de

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Nota: El Jefe de Administración de Personal es responsable del personal Administración de


empleado del Grupo Rocío y los Asistentes/Analista de Administración de Personal
Personal son responsables del personal obrero.
Envía comunicado al Asistente de tesorería agrícola/avícola por correo Jefe/ Analista/
electrónico para que procedan a elaborar cheque por el monto retenido, Asistente de
8.10
poniendo en copia al Jefe de Tesorería Agrícola / Avícola, Gerente de Administración de
Recursos Humanos, Gerente de Legal y Profesional Legal. Personal
Asistente de
Procede en el mismo día a elaborar cheque por la retención indicada por
8.11 Tesorería Agrícola
el Poder Judicial.
/ Avícola
Asistente de
8.12 Envía cheque por la retención efectuada al Profesional Legal. Tesorería Agrícola
/ Avícola
Procede a realizar el depósito del cheque en un plazo máximo de dos
días hábiles, pudiendo ser de 2 (dos) formas:
8.13 Profesional Legal
- Depositado en cuenta del beneficiario.
- Depositado en cuenta del Banco de la Nación.

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9. FIRMAS:

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


José Carlos Colona Michael Galván Sergio Cúneo
Estudio Gálvez Gerente de Legal Gerente de
Administración y
Finanzas

……………………………… ……………………………… ………………………………


Carmen Cáceres Ysabel Cruz Verónica Huertas
Auditor Analista Jefe de Recursos Humanos Gerente de Contraloría

……………………………… ……………………………… ………………………………

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10. HITOS PARA LAS FASES DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL


PROCEDIMIENTO

10.1. FASES DE IMPLEMENTACIÓN

HITO 1: ESTUDIAR LA DESCRIPCIÓN Y REQUISITOS


- Estudiar todos los requisitos para la implementación del procedimiento para demanda
de alimentos en el Grupo Rocío.
- Tener en cuenta alguna legislación que requiera incluir algo específico por escrito u
otra política o norma corporativa.

HITO 2: TOMAR EN CUENTA LOS RESULTADOS DE SU EVALUACIÓN


- La evaluación determinará qué temas debe abordar en la elaboración del documento,
pero también en qué grado, para permitirle clasificar su información de acuerdo a su
confidencialidad u otros aspectos de la empresa.

HITO 3: OPTIMIZAR Y ALINEAR SUS DOCUMENTOS


- Es importante tener en cuenta la cantidad de documentos a tramitar o redactar para la
implementación del procedimiento por demanda de alimentos, tener en cuenta los
temas o puntos a abordar para que no sean similares o que ya hayan sido definidos en
otros escritos.
-
HITO 4: ESTRUCTURAR EL DOCUMENTO
- Tomar en cuenta las normas o formatos establecidos por la empresa, como plantillas
que ya se hayan elaborado con fuentes, encabezados, pies de páginas entre otros
aspectos.

HITO 5: REDACTAR EL DOCUMENTO


- Tener precisión al redactar el documento para la implementación del procedimiento y
de esa manera se le preste el nivel de interés, atención o grado de importancia que
merece.

HITO 6: CONSEGUIR LA APROBACIÓN DEL DOCUMENTO


- Se realizará con total evidencia y se hará cumplir por mandato del alto rango de la
empresa.
- Este es un paso muy importante, es por ello que debe ser comprendido y aprobado
por una posición de la jerarquía.

HITO 7: CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN A LOS EMPLEADOS


- Una vez aprobado el documento, los empleados del Grupo Rocío, deben tener
conocimiento de dicha implementación y a la vez ser capacitados, para que sepan de
qué forma elaborar el documento y explicarles porque es necesario este
procedimiento.

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10.2. MANTENIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

HITO 1: PROGRAMAS DE AUDITORÍA


- Se realizará por un auditor interno a cargo, el cual revisará toda la documentación del
procedimiento implementado, una vez finalizado elaborará un informe y comunicará a
la organización los puntos a corregir o modificar.

HITO 2: CONTROL Y SEGUIMIENTO


- Se realizará por el equipo encargado y deberá velar por que este documentado se
actualizado y mejorado y sobre todo ver si ha cumplido su objetivo.

HITO 3: CUMPLIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS


- Una vez hecho las correcciones se llevará a cabo su cumplimiento para lograr eliminar
el error identificado y así mismo se seguirá realizando un control y monitoreo del
procedimiento.

CONCLUSIÓN
No es suficiente tener una buena plantilla para contar con un procedimiento exitoso,
sino que es necesario hacer un enfoque sistemático para su implementación y su
mantenimiento, se debe revisar continuamente y hacer un control para ver el
cumplimiento del objetivo planteado inicialmente, el procedimiento no es un fin en sí
mismo, es solo una herramienta para que las actividades y procesos se ejecuten sin
problemas.

RECOMENDACIONES
- Seguir los pasos mencionados en la descripción del procedimiento respetando
cada uno de ellos, sin saltarse ninguno y así poder lograr una implementación
eficiente.
- Ir revisando a medida que se avanza en el procedimiento e ir modificando
según las correcciones hechas por el auditor o persona a cargo.
- Comunicar acerca del procedimiento implementado en el Grupo Rocío a todo el
personal laboral, y lograr la comprensión y entendimiento por cada uno de
ellos.
- Los hitos servirán para establecer una comunicación efectiva y clara con el
personal quien comprenderá de manera más fácil el procedimiento por etapas.

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