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Ing. Jorge Márquez
C.I. 13.092.948
ii
ÍNDICE GENERAL
Pp.
LISTA DE CUADROS.................................................................................. vi
LISTA DE FIGURAS.................................................................................... vii
LISTA DE GRÁFICOS................................................................................. vii
RESUMEN...................................................................................................... viii
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA.......................................................................................... 3
Contextualización del Problema...................................................................... 3
Objetivos de la Investigación........................................................................... 5
Objetivo General.............................................................................................. 5
Objetivos Específicos....................................................................................... 5
Justificación de la Investigación...................................................................... 6
II MARCO REFERENCIAL........................................................................ 8
Antecedentes de la Investigación..................................................................... 8
Bases Teóricas.................................................................................................. 9
Inventario.......................................................................................................... 10
Objetivos del inventario................................................................................... 11
Clasificación de Inventarios............................................................................. 12
Importancia de los Inventarios......................................................................... 19
Costos en los inventarios.................................................................................. 19
Costos de Mantenimiento de los Inventarios................................................... 20
Procedimiento para la Toma del Inventario..................................................... 23
Gestión de Existencias Máximas y Mínimas................................................... 24
Gestión de Mercancía....................................................................................... 25
Recepción de Material..................................................................................... 26
Almacenes........................................................................................................ 26
Diseño de Almacenes....................................................................................... 29
Almacenamiento............................................................................................... 31
Técnicas de Almacenamiento de Materiales.................................................... 32
Manejo de Materiales....................................................................................... 34
Codificación de Materiales............................................................................... 36
Pasos para realizar un Inventario y Almacenar................................................ 37
Bases Legales................................................................................................... 43
Sistema de Variables........................................................................................ 48
Definición de Términos Básicos...................................................................... 49
iii
III MARCO METODOLÓGICO................................................................ 52
Modalidad de Investigación............................................................................. 52
Diseño de la Investigación............................................................................... 53
Tipo de Investigación...................................................................................... 53
Procedimientos................................................................................................. 54
Unidad de Estudio............................................................................................ 55
Técnicas e Instrumentos de Recolección......................................................... 55
Observación directa......................................................................................... 56
Revisión Documental....................................................................................... 56
Entrevistas Estructurada................................................................................. 57
Técnicas de Análisis de Datos......................................................................... 57
Diagrama de Flujo........................................................................................... 58
Diagrama Causa-Efecto................................................................................... 58
Diagrama de Pareto.......................................................................................... 59
IV. RESULTADOS........................................................................................ 60
Diagnóstico de la situación actual del Almacén de la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A............................................................................................. 60
Análisis de las fallas encontradas en el almacén............................................. 65
Establecimiento de los Lineamientos del Sistema de Inventario Basado en
la Metodología (PEPS)..................................................................................... 72
Análisis Costo - Beneficio de la Propuesta...................................................... 110
CONCLUSIONES............................................................................................ 113
RECOMENDACIONES.................................................................................. 114
iv
LISTA DE CUADROS
CUADRO Pp.
1. Sistema de Variables.............................................................................. 49
2. Codificación de las fallas existentes en el control y manejo del
inventario de la empresa........................................................................ 69
3. Frecuencia de causas que generan la deficiencia en las actividades del
almacén................................................................................................... 70
4. Stock de productos disponibles en Cars and Color SV, C.A. 73
5. Comparativo de las ventajas y desventajas de los software
propuestos............................................................................................... 78
6. Ventajas y desventajas del método PEPS en la empresa...................... 80
7. Apertura de Inventario…………………………………………………. 96
8. Cierre de Inventario…………………………………………………..... 97
9. Formato de entrada de materiales y artículos………………………….. 98
10. Formato de salida de materiales y artículos……………………………. 100
11. Formato de control de existencias……………………………………… 101
12. Formato de etiqueta “A” para el control de inventario………………… 104
13. Formato de etiqueta “B” para el control de inventario………………... 104
14. Hoja Kardex para el producto Horus Syistem Limpiador de Vinil....... 108
15. Costo de la Propuesta............................................................................. 111
16. Costos de no Calidad Asociados a la Organización.............................. 111
v
LISTA DE FIGURAS
FIGURA Pp.
1. Ejemplo de control de Inventario.......................................................... 10
2. Objetivos del Inventario según las áreas de la empresa........................ 12
3. Ejemplo de Almacenamiento de materiales......................................... 31
4. Manipulación de materiales en una empresa.......................................... 35
5. Ejemplo de PEPS.............................................................................. 42
6. Ubicación geográfica de la oficina principal de CARS AND COLOR’S
SV, C.A................................................................................................... 60
7. Empresa CARS AND COLOR’S SV, C.A........................................... 61
8. Entrada del Almacén............................................................................. 61
9. Estantería de Almacén.......................................................................... 61
10. Accesorios desorganizados................................................................... 62
11. Diagrama de Flujo de Proceso de inventariado de misceláneos............. 63
12. Diagrama Causa – Efecto de las deficiencias encontradas en las
actividades del almacén........................................................................ 67
13. Bienvenido al Software A2................................................................... 82
14. Entrar en herramienta administrativa configurable A2........................ 85
15. Vista del software A2, pantalla de Inventario..................................... 86
16. Vista del software A2, en sección de Inventario................................. 86
17. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias............................................................................................... 87
18. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias............................................................................................... 87
19. Vista del software A2, de archivos de departamentos de Inventario...... 88
20. Vista del software A2, para editar información del Inventario.............. 88
21. Vista del software A2, para asignación de costos y precios a
productos................................................................................................. 89
22. Vista del software A2, al inicio de operaciones propuesto para la
empresa................................................................................................... 89
23. Vista del software A2, para compra de mercancía en la empresa.......... 90
24. Vista del software A2, compra de mercancía en la empresa................. 91
25. Vista del software A2, en el archivo de inventario propuesto para la
empresa................................................................................................... 92
26. Diagrama de flujo del control de inventario en la empresa................... 103
27. Vista de la hoja Kardex......................................................................... 107
vi
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO Pp.
1. Diagrama de Pareto elaborado con la información obtenida en la
investigación.......................................................................................... 71
vii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN
INGENIERÍA INDUSTRIAL
Trabajo de Grado
Resumen
viii
INTRODUCCIÓN
1
Las particularidades que posee un inventario perfecto son las siguientes: Es
detallada, ya que en éste se especifican todas y cada una de las características de
todos los bienes que conforman el patrimonio de la persona, empresa o comunidad.
Es ordenado porque agrupa todos los elementos que conforman el patrimonio en sus
cuentas correspondientes y éstas a su vez en sus masas patrimoniales. Es valorada, ya
que a cada uno de los elementos se les da un valor expresado en unidades monetarias.
Se percibe, que la empresa, no cuenta con su propio sistema de inventario, por
lo cual las actividades del almacén se han venido ejecutando prácticamente sin
ningún control a lo largo del tiempo, existiendo incertidumbre respecto a si sus
niveles actuales, son los más adecuados para los requerimientos de los clientes. De
esta forma este estudio se orienta a proponer un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS para la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A Maturín Estado Monagas, con la finalidad de llevar un dominio de
los productos existentes y su estatus en el almacén.
Esta investigación se encuentra estructurada de la siguiente manera: Capítulo I,
el problema, conformada por la contextualización del problema, los objetivos: general
y específicos, así como la justificación de la investigación; Capítulo II, el marco
referencial, constituido por los antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases
legales, sistema de variables y la definición de términos; Capítulo III, el marco
metodológico, que contiene la modalidad, diseño y tipo de investigación, unidad de
estudio, técnicas e instrumentos de recolección de datos y técnicas de análisis de
datos. Capítulo IV. Los resultados de la investigación, donde se detalla cada paso
para la implementación de la propuesta. Finalmente las conclusiones,
recomendaciones y las referencias.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
3
planes, programas y presupuestos en concordancia con los objetivos y metas
propuestas.
De esta situación en especial no escapan las empresas venezolanas y en
particular las cadenas de empresas de esta área de venta y distribución de accesorios
para automóviles, que en los últimos años se ha evidenciado su constante crecimiento
y esparcimiento por todo el territorio nacional, no obstante, un gran número de
organizaciones empresariales se han visto afectadas por la situación actual económica
a nivel nacional, que si bien no han originado su cierre permanente, han ocasionado
un desequilibrio interno, cualquier organización que se encuentre en el área del
comercio se ve obligada a prestar un mejor servicio a los clientes, reducir costos, en
tal sentido toda empresa comercial o industrial debe establecer un control,
planificación, administración, de sus recursos, mercancía, personal, tal es el caso de
los inventarios lo que permite identificar los artículos existentes y faltantes para su
posterior solicitud a proveedores y abastecer el comercio.
Tal es el caso de la empresa CARS AND COLOR SV, C.A , encargada de la
venta y suministro de materiales, accesorios y repuestos para vehículos, ubicada en
Maturín, Estado Monagas, pero para ello necesita contar con varios recursos tales
como humano, maquinarias, equipos, materiales, entre otros; es precisamente en la
gestión de los últimos que se han presentado ciertas irregularidades tales como que la
cantidad de pedido sobrepasa la capacidad del almacén, debido a que quedan lotes de
productos estancados, por lo cual se ha improvisado la ubicación de los mismos en
otro sitio, causando en muchas ocasiones, obstrucción a la hora de ubicarlos y a su
vez peligro para el personal que labora en esa área.
Otro inconveniente es que en varias ocasiones no se tiene en el stock la
cantidad de materiales que más rotación tiene, esto ha causado disgustos en la
clientela, ya que en varios casos no se les ha podido cumplir su demanda a total
plenitud. La ausencia de un sistema avanzado para controlar sus inventarios, provoca
que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos,
lo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los stock, el registro de estos es
deficiente, ya que se manejan por una hoja Excel, a la cual no les prestan atención y
4
en muchos casos por la falta de tiempo y gran cantidad de mercancía con la que
cuentan, esto se ha prestado para la pérdida de materiales, también se han visto
envueltos en problemas personales constantes, al extremo de disponer en varias
ocasiones del puesto de trabajo de los encargados del almacén.
Además generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios
sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una
planificación general, por lo que la propuesta de un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS, podría dar solución a dichas
situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor
atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción de sus necesidades.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Objetivos Específicos
5
4. Realizar un análisis costo-beneficio de la propuesta con el fin de determinar su
viabilidad.
Justificación de la Investigación
Las empresas deben contar con un sistema de inventario que genere los
resultados de satisfacción esperados, dado que existe una situación atípica en el
entorno empresarial nacional y es necesario reducir costos al controlar de manera
eficiente los recursos y suministros de manera que ésta pueda regular su
desenvolvimiento. El control de este se realiza con la finalidad de desarrollar
pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos, compras u
obtención, almacenaje, producción y contabilidad es por ello que una correcta
elección del método de control de inventario ayudará a la empresa a la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A a mantener un registro diario de las existencias.
La importancia de poseer un plan para el manejo de materiales reside en el
objetivo primordial de obtener más utilidades al abrir las posibilidades de no generar
gastos en productos que se encuentren útiles en los almacenes. De igual forma
beneficiará la relación proveedor – empresa – cliente al lograr una gestión efectiva,
generando compras precisas para el buen abastecimiento de productos, trayendo
satisfacción inmediata del cliente al encontrar lo necesitado que por efecto lleva al
aumento de las ventas abriendo paso a realizar un mejor desenvolvimiento financiero
de la organización. Por esta razón se puede decir que este estudio favorecerá
económicamente a la organización, ya que se podrá reducir los costos por
mantenimiento de inventarios sobregirados, es decir, con exceso de mercancía,
facilitando notablemente el trabajo de todos los empleados de la empresa.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios;
de aquí la importancia del manejo del inventario ya que este permitirá a la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A, trabajar de manera organizada obteniendo amplios
beneficios debido al eficiente control de la mercancía detectando materiales
caducados, deteriorados o próximos al vencimiento lo cual permita organizar
6
promociones y liquidaciones oportunas, creando información precisa que implicará
mejores decisiones y será útil para la adquisición de artículos sin excesos y faltantes
originando ventas de productos en condiciones óptimas y potenciales para así obtener
ventajas competitivas en el mercado y reducir la escases en los anaqueles ofreciendo
continuamente toda la variedad disponible de mercaderías, marcas, tamaños, etc.
Asimismo facilitará a los trabajadores encontrar, seleccionar y empacar los
insumos de manera rápida aumentado su productividad y reduciendo tiempo,
beneficiando a la comunidad proporcionando un servicio de calidad que cubra con las
necesidades y satisfaga al cliente sin retrasos al momento de solicitar su servicio y
evitar quedar desabastecido por un posible incremento inesperado de las ventas, así
como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica, reduciendo costos, mejorando su rentabilidad, servirá a su vez, a
los estudiantes del I.U.P. “Santiago Mariño” como pauta para el impulso de futuros
proyectos relacionados con la problemática, en la que sobresale la necesidad de la
organización de los almacenes de las empresas.
7
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación
8
permitió mejorar sus actividades internas y desarrollo en general. Con las
aplicaciones de las normas y procedimientos propuestos se dio inicio a las prácticas
de trabajo en el almacén orientadas hacia el mejoramiento continuo. El aporte que
brindó a la presente investigación, radicó en la manera como se deben clasificar los
productos según la metodología PEPS.
Rengel, F, (2014) “Propuesta de un Sistema de Control de Inventario de
Insumos para la empresa Inversiones y Construcciones Bragius C.A, ubicada en
Maturín Estado Monagas”. Trabajo de Grado presentado en el Instituto Universitario
Politécnico Santiago Mariño Extensión Maturín. Dicha investigación tuvo como
objetivo principal, proponer un sistema de control de inventario de insumos
necesarios en la empresa Inversiones y Construcciones Bragius, C.A., para mejorar el
registro y revisión en la entrada y salida de materiales de construcción. El aporte de la
investigación, consistió en obtener la forma de ordenar, los productos con su debida
codificación, lo que a su vez, permite minimizar costos y mantener los productos en
existencia.
Bases Teóricas
9
Inventario
10
Objetivos del inventario
Toda empresa mantiene una provisión de inventario por las siguientes razones:
Mantener una independencia en las operaciones; el suministro de materiales e
insumos en los puestos de trabajo, permite que en esa área de operaciones las
actividades se lleven con mayor y mejor flexibilidad operativa. Ajustarse a la
variación de la demanda de productos; al conocer la demanda con exactitud de un
producto, es posible, pero no necesaria mente económico, producir el bien para
cumplir exactamente con la demanda. Sin embargo, es usual no conocer la demanda
por completo lo cual hace necesario mantener reservas de seguridad o de
amortiguación para cumplir ante variaciones. Todas las firmas, de acuerdo a Eduard
(2008) sostienen una provisión del inventario por las siguientes razones:
1. Mantener independencia en las operaciones: un suministro de materiales en un
centro de trabajo permite que ese centro tenga flexibilidad en las operaciones. En
las líneas de ensamblaje sirve como amortiguador de varias partes dentro de la
estación de trabajo de manera tal que los tiempos más cortos de ejecución puedan
compensarse con tiempos de ejecución más largos.
2. Ajustarse a la variación de la demanda de productos: si la demanda del producto se
conoce con precisión, puede ser posible producir el bien para satisfacer de manera
exacta la demanda. Sin embargo, usualmente la demanda no se conoce por
completo y es necesario mantener una reserva de seguridad o de amortiguación
para absorber las variaciones.
3. Permitir flexibilidad en la programación de la producción: operación de menor
costo a través de la producción de lotes más grandes.
4. Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de las materias
primas: cuando se le pide a un vendedor que despache un material, pueden
presentarse demoras por una serie de razones, una variación normal en el tiempo
de despacho, una escasez de material en la planta del vendedor que haga que se
acumulen los pedidos pendientes, una huelga imprevista en la planta, un pedido
perdido o un despacho de material incorrecto o defectuoso.
11
En consecuencia, el objetivo de administrar el inventario, es adquirir,
almacenar y aplicar por producción o venta los inventarios de fabricación o
mercancías, en óptimas condiciones de productividad y rentabilidad. La buena
gestión del inventario implica establecer qué cantidades mantener, la fecha en que se
debe ejecutar los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar, ya que mientras
mayor sea la eficiencia menor será la inversión necesitada y por ello mejor
rentabilidad económica para la empresa. (Ver Figura 2)
Figura 2. Objetivos del Inventario según las áreas de la empresa. Tomado de:
Colmenarez, 2014
Clasificación de Inventarios
12
Inventario de Mercancías
13
terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se
les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en
un momento dado. Una de las características de este tipo de inventario es que va
aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de producción. Lo integran todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se
encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de
materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
14
Inventarios de material de empaque:
Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la
venta pero que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los almacenes
de la empresa. Para que estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es
indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa. Este
hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra de mercancía se
ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que transcurre desde que se hace la
compra hasta que tal mercancía llega al almacén es relativamente largo por lo que,
para la fecha que se está haciendo el inventario, se encuentra en tránsito.
Inventario en planta:
Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus
instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén
intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de
mantenimiento, entre otros.
Inventario inicial:
15
contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y
pérdidas directamente.
Inventario final:
Inventario físico:
Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de
las exigencias.
Inventario de seguridad:
16
Inventario de fluctuación:
Inventario de anticipación:
17
Los tipos de inventarios antes mencionados por el autor, reflejan de manera
detalla como clasificar un inventario según las condiciones y situaciones que maneje
o en las que se encuentre el proceso productivo de una empresa. Esto permite conocer
según los requerimientos, que tipo de inventario hay que manejar, pudiendo ser uno o
en otros casos de varios, según las funciones que se ameriten, las etapas de
procesamiento por las que pasa un tipo de material y los más convenientes, de saber
qué inventario llevar según la demanda que se presente, pudiendo ser una demanda
dependiente o independiente las cuales pueden conocerse como no, con la finalidad
de en su momento satisfacer las necesidades de los procesos productivos o de pedidos
de sus clientes. Es por ello de gran importancia conocer cada uno de ellos para así
establecer, los que mejor se adapten al inventario que se pueda presentar.
Las compañías que utilizan grandes cantidades minerales básicos (como el
carbón mineral, el petróleo o el cemento) o mercadería (como la lana, los granos o
productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener
ahorros significativos comprando grandes cantidades llamadas inventario de
protección, cuando los precios están bajos. La adquisición de cantidades extra a un
precio reducido también reducirá los costos de los materiales de los artículos para
luego darle un aumento de precio. Los factores importantes en tales transacciones
incluyendo la tendencia de los precios, los riesgos de obsolescencia y el manejo de
entregas futuras de mercaderías están fuera, obviamente, el ahorro obtenido es la
verdadera ganancia del inventario añadido.
El objetivo del modelo básico de inventarios consiste en determinar la cantidad
óptima a ordenar que minimice los costos incrementales totales relacionados con
mantener un inventario y procesar órdenes. La determinación del tamaño más
apropiado para el colchón de seguridad incluye un equilibrio entre el costo de quedar
probablemente sin existencias, y el costo de mantener un colchón de seguridad
suficiente, como para evitar esta probabilidad. Es muy importante para las empresas
tener un inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste
depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a
disposición en el momento indicado.
18
Importancia de los Inventarios
Las empresas de hoy tienen que estar al tanto de los cambios constantes en el
mercado global debido a los avances tecnológicos, pero también debido a las
exigencias de los consumidores como son la calidad, precios razonables, mejores
servicios y atención personalizada. Es por esto, que constantemente están buscando
estrategias y métodos más efectivos para producir los mejores productos o para
ofrecer los mejores servicios. Luego de revisar múltiples artículos sobre el tema de la
Gerencia de Operaciones y Producción, se constatará que la mayoría de los autores
coinciden en que los Gerentes de Operaciones son de suma importancia en las
empresas ya que desempeñan una función vital dentro de éstas, porque son ellos los
que controlan alrededor de las tres cuartas partes de los activos de dicha empresa.
Según Cruz, Y (2010), expresa:
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1. Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son
proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto.
Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas
de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se
produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la
falta de productos a ofrecer en el mercado.
2. Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado
como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos
de acumulación de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de
inversión de una empresa, por ejemplo: En una empresa tradicional, los
inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capital
circulante (es decir dinero en efectivo). Castillo, C (2012, p. 17)
De acuerdo a lo antes mencionado un elemento muy importante para el
desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas; una mala
administración, puede ser el culpable de generar clientes descontentos por el no
cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden
llevar a la compañía a la quiebra. Es muy importante que las empresas tengan su
inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende
el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el
momento indicado.
20
inventario tener. Los costos de mantenimiento de la inversión en inventarios se
clasifican en tres grandes grupos:
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4. De Garantía: Los inventarios como la mayoría de los activos son protegidos por un
seguro generalmente llevados como parte de otras políticas de seguros de la
compañía.
5. De Almacenamiento: El almacenamiento del inventario requiere de una bodega
con personal de supervisión operativo, de equipo de manejo de material, de registro
necesario. No se incurriría en los costos de estos medios si no hubiere inventario. 6.
De Capital: El dinero invertido no está disponible para ser usado en esta actividad de
la compañía y, de hecho, puede ser pedido prestado a las entidades financieras
(bancos). El corte de pedir prestado dinero o el corte de oportunidad de inversión
perdida por usar este capital en otras áreas de la compañía debe cargarse a la
inversión de inventario como el corte de capital lo cual garantizan continuidad en el
desarrollo de las actividades y una administración y manejo de los recursos que posee
una compañía
Costos de Agotamiento de Existencia:
Si el material no está disponible cuando el cliente lo pide pueden perderse las
ventas incurrirse en costos extra. El trabajo por procesar una orden regresada puede
ser considerable. El costo de las órdenes regresadas resulta no solo del papeleo extra
sino también del tiempo gastado por el personal en los varios departamentos que
manejan el documento del pedido regresado, que recoge y empaca el embarque real y
que responde a las peticiones de los clientes. El corte puede incluir primas elevadas
de fletes por la pequeña cantidad que se embarca.
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1. Deben ser realmente costos en efectivo, no costos estándar de contabilidad.
2. Deben ser costos que se vean realmente efectuados por la decisión específica que
se está tomando
Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir, por
escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario, las cuales
serán claras y deben contener entre otros puntos los siguientes:
1. Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este
acto.
2. Indicación de la fecha, hora y lugares en que se tomara el inventario.
3. Mención de qué existencia deben ser incluidas.
4. Descripción de los formularios, tales como, tarjetas, listados, etc., y una clara
explicación de cómo utilizarlos.
5. Tipo de control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventario.
6. Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y producción.
7. Tomar inventarios cuando en forma simultánea se siguen produciendo
movimientos de mercancías, provocan errores tales como, dejar de contar en unos
casos o duplicar el conteo en otros.
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8. Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos y en
forma ordenada de manera de facilitar el conteo.
9. Aquellas mercancías deterioradas u obsoletas deben ser segregadas e inventariadas
como tales, para poder darles el tratamiento adecuado al valorarlas.
10. De ser requerido, una copia del resultado del inventario hecho, debe ser entregado
a los auditores externos.
24
Los niveles máximos de existencias
Gestión de Mercancía
El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las
referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este
último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas. Para el cálculo de
las necesidades de materiales que generan la realización del programa maestro de
producción se necesitan calcular las cantidades y fechas en que han de estar
disponibles las mercancías y componentes que intervienen, según especifican las
listas de materiales.
Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en
stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos. El sistema de
información referido al estado de stock ha de ser muy completo, coincidiendo el
estado de los pedidos en curso para agilizar el cumplimiento de los plazos de
aprovisionamiento. Así mismo en el caso de que algunas de las existencias en stock
se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contemplados para
25
satisfacer el programa de producción, debe ser reconocido este hecho. (Alcántara. E.;
Plossl, G., 2008, p.152).
En definitiva debe existir un perfecto conocimiento de la situación en que se
encuentren los stocks, tanto de los materiales adquiridos a los proveedores externos
como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la
preparación de conjuntos de nivel superior. Para que el sistema de producción y
control de la producción sea fidedigno fue imprescindible una descripción muy
precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Para llevar a cabo una buena
gestión de mercancía es necesario contar con un almacén. Allí es necesario que los
artículos se organicen de manera correcta y que se le asigne un lugar específico.
Recepción de Material
Almacenes
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía, según Lleras, R (2012), señala que: “la formulación de una política de
inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a
26
tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y
materiales de compras, es la fuente mejor de esta información” (p.87). Por lo que esta
función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de
uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a
robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de
los artículos.
27
Tipos de Almacén:
28
9. Almacén de Depósito: Lugar concebido y equipado para los productos colocados
en depósitos por trato entre el depositante y el depositario, esto normalmente
corresponde al concepto de Almacenera. (Gómez, J (2009, P.32)
En toda empresa grande mediana o pequeña existe un almacén para guardar la
mercancía o tener unas reservas, aquí se muestra los distintos tipos de almacén, su
función y utilidad conocerlos bien es importante a la hora de crear una empresa para
saber cuál es el que se debe tomar en cuenta. En un almacén se pueden depositar tanto
materias primas, como el producto semiterminado o el producto terminado a la espera
de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también
encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento. Sirve como centro
regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de
fabricantes, comerciantes y consumidores.
Diseño de Almacenes
29
Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en
muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), así como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones industriales
de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos, aeropuertos,
instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales, grandes superficies).
Seguridad en Almacenes.
30
negocios en los que se han implementado el uso de cámaras, vigilantes, costosos
sistemas de cómputo, entre otros. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le
llamaremos "democrático": el costo del material faltante se reparte entre las personas
que tengan acceso al área de almacén y/o preparaciones, resultando ser prácticamente
todo el personal.
Almacenamiento
31
Técnicas de Almacenamiento de Materiales
Carga unitaria
32
guardarse en cajas en las secciones productivas pueden ser de metal, de madera o de
plástico con tamaños muy variados.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos
tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser
de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se
guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio
de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas
pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar
al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas una sobre otras,
obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la
práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las
plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para
moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas
necesarias a las plataformas.
Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el
contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho
vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para
almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que
puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de
montacargas o grúas
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el
sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes. Indudablemente, el acomodo de las
mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías, facilitando su
conteo y localización inmediata. El método PEPS (Primeras Entradas Primeras
33
Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a
mantener la calidad. (Lleras, R 2012, p. 29)
Manejo de Materiales
34
Figura 4.Manipulación de materiales en una empresa. Tomado de: Lleras, R (2012)
Equipos de Almacén
Función de Recepción
35
Importancia
Codificación de Materiales
36
Especificación: Es la descripción detallada de un artículo, tal como sus medidas,
formato, tamaño, peso, etc. Cuanto mayor sea la especificación, se contará con más
información sobre el artículo y menos dudas con respecto a su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al
recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales.
Estandarización: Significa establecer estándares similares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita tener en existencia cientos de tornillos diferentes.
37
5. Desembalaje y pesado si es necesario. Es importante detallar, Identificar los bienes
a inventariar, tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que
bienes no. Se recomendación para ganar tiempo y ser eficaz, tener en cuenta la
cantidad de lugares disponibles para almacenar, conviene con anticipación recorrer
esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin
problemas el espacio disponible.
6. Registro de la mercancía. Una vez cumplidos los pasos anteriores están en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un
día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el
mismo momento en toda la empresa). Es importante que se familiaricen con las
planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el
trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no
inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez.
7. Impresión de etiquetas. Para no suceda repeticiones de artículos o no registrarlo, lo
ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue
contado. Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la
que más se adecue al tipo de bien de que se trate.
8. Etiquetado de mercancía. El etiquetado, este debe ser obligatorio para cada uno de
los artículos, de esta manera se podrá diferenciar por categoría, propiedades, y ser
reconocible la mercancía peligrosa.
9. Almacenamiento temporal o definitivo. Las mercancías deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicación definitiva, o sea
fijo en su ubicación definitiva. En caso de comercios, la mercancía pasa a ser
directamente ubicada en estantes para su venta, estantes que se encuentren en
condiciones óptimas para la conservación de mercancía.
Este sistema tiene como finalidad reducir el tiempo, esfuerzo, y sobre todo el
costo en el control de los inventarios. En la práctica las empresas almacenan una gran
38
cantidad de materiales que muchas de las veces son miles de reglones en sus
inventarios. La mayoría de estas empresas encuentran incosteables el llevar un mismo
control para todos los materiales. Morris & Brandon. “Reingeniería. (2004):
39
1. Planeación de compras de la empresa.
Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil
para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a
ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en
que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos
determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de
cálculo: Díaz J. (2009) (p.34). La hoja de cálculo, una vez alimentada con
información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto
debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación de
cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios,
calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su
respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para
valorar los inventarios:
40
este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian
por su color, número de motor, serie, modelo.
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa
son el PEPS o LIFO, UEPS o FIFO y promedio ponderado, a continuación se
presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
Aplicándolo a los artículos significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que
se compran, son las primeras que se venden. En una economía inflacionaria esto
significa que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base
en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser
artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en
el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de
valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos
tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. (Ver figura 5,
p.42)
41
Figura 5. Ejemplo de PEPS. Tomado de: Díaz J. (2009)
Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera
en salir, o sea que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. El
método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de
la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y,
en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más
altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto
monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.
Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas
arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto
ocurre porque, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas
corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en
42
el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos
sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando
habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no
ocurre bajo sistema de inventarios periódicos.
El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores
al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto
sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de impuesto sobre
la renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba
mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus
siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país,
lo cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias
entre los valores declarados y los contabilizados.
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos
que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero
no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se
toma el valor de los artículos del inventario inicial y se le suman las compras del
periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las
compradas en el periodo.
Bases Legales
Al respecto Barco B, (2011). “Las Bases legales son todo el fundamento legal
que sustenta la estructura jurídica de todo proyecto, es un acumulado de documentos
e instrumentos que pueden aplicarse al respecto de cada exploración, basado en el
rango legal, normativo y que sirven como evidencia reglamentaria, referencial y
43
medidas de soporte a la investigación que se realiza, entre esos documentos se tienen:
Normas, leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones”. La presente investigación
tuvo los siguientes basamentos legales:
Título III
De Los Derechos Humanos Y Garantías, Y De Los Deberes
Capítulo I Disposiciones Generales
Capítulo VI
De los Derechos Culturales y Educativos
44
para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la
seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas
actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema
nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado
deberá aportar recursos para los mismos. El Estado garantizará el
cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las
actividades de investigación científica, humanística y tecnológica. (p. 22)
Capítulo VII
De los Derechos Económicos
45
Artículo 113. No se permitirán monopolios. Se declaran contrarios a los
principios fundamentales de esta Constitución cualesquier acto, actividad,
conducta o acuerdo de los y las particulares que tengan por objeto el
establecimiento de un monopolio o que conduzcan, por sus efectos reales
e independientemente de la voluntad de aquellos o aquellas, a su
existencia, cualquiera que fuere la forma que adoptare en la realidad.
También es contrario a dichos principios el abuso de la posición de
dominio que un ó una particular, un conjunto de ellos o de ellas, o una
empresa o conjunto de empresas, adquiera o haya adquirido en un
determinado mercado de bienes o de servicios, con independencia de la
causa determinante de tal posición de dominio, así como cuando se trate
de una demanda concentrada. (p. 22)
46
consumidor y si este es violentado establecer de qué manera se reparan los daños
ocasionados.
Los artículos de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
antes mencionados aportaron al presente Trabajo Especial de Grado, que todos los
ciudadanos tienen derecho de acceso a la información de gestión, producida por los
entes públicos, así como de aquellos documentos, que contengan información de
interés para el ciudadano o la comunidad, en registros públicos o privados,
proporciona los medios para que los individuos satisfagan sus necesidades, ya que
establece que todas las personas tanto naturales como jurídicas tienen derecho a
disponer de bienes, es decir, aquellos que tienen un costo y que pueden ser de acuerdo
a la clasificación de los bienes económicos, es aquí cuando entra en acción la
economía política ya que busca garantizar esos fines por medio de las leyes
económicas, de hecho el artículo establece claramente que cuando los ya
mencionados derechos sean violentados tendrán que reparársele a la persona los
daños ocasionados.
47
organización debe llenar sus libros de inventario donde hacen una
estimación de todos sus bienes, ya que a partir de este podemos hacer
un balance donde se podrá observar los beneficios obtenidos y las
pérdidas sufridas en el año.
Sistema de Variables
48
Por otro lado, en el enfoque cualitativo también se puede usar variables para
desarrollar una investigación. (Ver cuadro 1).
Cuadro 1
Sistema de Variables
Objetivos Variable Definición Conceptual
Diagnosticar la situación Consiste en explicar de
actual de la empresa CARS manera detallada todos los
AND COLOR`S SV, C.A, elementos que forman
con el fin de identificar las parte del planteamiento
Situación Actual
fallas en cuanto a la del problema.
recepción, despacho,
almacenamiento y transporte
de materiales.
Analizar las fallas Representa el proceso
encontradas en el almacén de internos de entrada y
la CARS AND COLOR SV, salida de materiales.
Registro y revisión
C.A, con la finalidad de
determinar las causas que lo
ocasionan.
Establecer el Sistema de Es un conjunto de normas,
control de Inventario para el métodos y procedimientos
manejo de los Materiales aplicados de manera
basado en el modelo ABC en Sistema de sistemática o manual para
el Almacén General de la Inventario planificar y controlar los
empresa, con el propósito de materiales y productos
prever la eficacia, eficiencia que se emplean en una
y calidad en sus actividades. organización.
Definición de Términos
49
insumos. Coordinación con compras, producción y proveedores para asegurar la
confiabilidad y la eficiencia de la provisión de insumos tal que permita la
planificación de la producción. (Urriola, J. 2015, p/14)
Almacenamiento caótico: Parámetro de optimización volumétrica de cualquier
Plataforma, en donde la definición de los huecos de almacenaje debe regirse por el
criterio de utilización variada, es decir, debe alcanzarse la versatilidad de las
posiciones, sin mantener ubicaciones fijas. (Tersine, 2007, p/35
Almacén automático: Sistema de almacenamiento de alta densidad en el que los
elementos de manutención actúan completamente automatizados, tanto en los
movimientos de manipulación de entrada como de salida de las estanterías. (Tersine,
2007, p/56)
Almacenaje en bloque: principalmente en el apilamiento de mercancía una sobre
otra, directamente desde el suelo, en forma de bloques compactos en el almacén. Su
uso va dirigido tanto para productos paletizados como para no paletizados y se recibe
en cantidades por cada una de las referencias. En ocasiones, es posible que esto se
haga en filas, dejando pasillos para el ingreso y salida tanto de trabajadores como de
maquinaria. (Mendoza, M. 2014, p/25)
Análisis ABC: Es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a
criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y
el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos
en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son
relativamente arbitrarios. Su propósito es optimizar la organización de los productos
de forma que los más solicitados se encuentren al alcance más rápidamente y de esta
forma reducir tiempos y aumentar la eficiencia. (Urriola, J. 2015, p/19)
Analista Logístico: Usa métodos analíticos y cuantitativos para comprender,
predecir y perfeccionar los procesos logísticos. Se responsabiliza de compilar datos,
analizar resultados, identificar problemas, y producir recomendaciones de soporte al
gerenciamiento logístico. Su labor se focaliza en una determinada actividad logística,
para la cual es requerido por transportistas, operadores logísticos, fabricantes o
productores, u otros miembros de la cadena de abastecimiento. (Tersine, 2007, p/67)
50
Anchura de pasillo: Es la medida de la distancias entre palets, vacíos o cargadas, o
entre lotes de mercancía situados frente por frente unos de otros, reposando o no
sobre baldas, formando entre ellos pasillos y cuyos lotes de mercancía y palets son
objeto de las manipulaciones por parte de una o varias carretillas elevadoras de
horquilla, a saber: depositar o retirar géneros y mercancías. Esta anchura de pasillo ha
de ser la mínima necesaria para poder manipular dichas cargas girando la carretilla o
la horquilla poniéndolas en ángulo recto con respecto del eje del pasillo – dirección
de marcha normal de la carretilla elevadoras de horquilla, a saber: depositar o retirar
géneros y mercancías.(Tersine, 2007,p/45)
Almacenaje en bloque: Sistema de almacenamiento por apilado directo de las
cargas, sin soportes o elementos de constitución de cargas unitarias.(Tersine,
2007,p/33)
Área de stock: Zona de la Plataforma sobre la que se efectúan las tareas de
almacenamiento de cargas, no destinadas a picking en la actividad diaria de la
instalación. (Rengel, F, 2014, p/35)
51
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Modalidad de la Investigación
52
Diseño de la Investigación
Tipo de Investigación
53
datos sino también por la descripción de las relaciones entre dos o más variables.
Siendo orientado al plan para el control, manejo y administración de inventario
basado en el método PEPS
Procedimientos
Fase II. Solución: Una vez definidas las actividades en la fase I, se procedió al
análisis de las diferentes fallas identificadas en la gestión de inventario con la
finalidad de determinar las causas raíces que las originan y poder aplicar medidas que
se adapten a la empresa en estudio para la mejora de la situación planteada, luego se
establecieron los lineamientos los lineamientos del sistema de inventario basado en la
metodología (PEPS), con el propósito de organizar la entrada y salida de los
materiales en el almacén.
Fase III. Propuesta. El objetivo de esta fase fue proponer un plan para el control,
manejo y administración de inventario basado en el método PEPS para la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A Maturín Estado Monagas, con la finalidad de llevar un
dominio de los productos existentes y su estatus en el almacén y emplear mejoras en
las gestiones de inventario., ajustándolos a los lineamientos del PEPS, el cual
constituye una potencial herramienta para la mejora de la gestión económica, debido
a que tiene el poder de aportar valor agregado a la organización y al mismo tiempo,
brinda la posibilidad de analizar la influencia alcanzada por las decisiones pasadas
sobre los resultados obtenidos.
54
Unidad de Estudio
55
Observación Directa
Revisión Documental
56
Entrevista no Estructurada
57
con la investigación.
Esta es una técnica ampliamente utilizada, que permitió apreciar con claridad
las relaciones entre un tema o problema, y las causas que puedan estar contribuyendo
para que eso ocurra. En relación a este diagrama Martínez, A (2015), manifiesta que
“es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las
causas de un problema” (p.2). Comentando lo anterior este diagrama permite, obtener
una comprensión común de una dificultad confusa, sin ser nunca sustitutivo de los
datos.
Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y
organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con datos se puede
probar las causas de los fenómenos observables. Este diagrama permitió obtener una
comprensión común de una dificultad confusa sin ser nunca sustitutivo de los datos
de todas las áreas de inventario de la empresa CARS AND COLOR SV, C.A, en el
58
cual se pudo comprender de manera precisa el problema de su ordenación de
materiales.
Diagrama de Pareto
59
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
Figura 6.Ubicación geográfica de la oficina principal de CARS AND COLOR’S SV, C.A.
Fuente: Google Maps.
60
Figura 7. EMPRESA CARS AND COLOR’S SV, C.A.
61
pero para ello necesita contar con varios recursos tales como humano, maquinarias,
equipos, materiales, entre otros; es precisamente en la gestión de los últimos que se
han presentado ciertas irregularidades tales como que la cantidad de pedido sobrepasa
la capacidad del almacén, debido a que quedan lotes de productos estancados, por lo
cual se ha improvisado la ubicación de los mismos en otro sitio, causando en muchas
ocasiones, obstrucción a la hora de ubicarlos y a su vez peligro para el personal que
labora en esa área.
62
continuación se ejemplificó gráficamente el proceso que llevaba la empresa para
inventariar los misceláneos. (Ver Figura 11)
INICIO
ENCARGADO DE ALMACÉN
RECIBE LOS PRODUCTOS
ALMACENAMIENTO DE
MATERIALES
TIPO DE
ALTA MOVIMIENTO BAJA
REGISTRÓ MANUAL DE
MOVIMIENTO
REPORTE
FIN
63
En el diagrama anterior, se describió el proceso de inventariado de materiales,
en donde el mismo inició con la recepción de los materiales en las instalaciones de la
empresa Cars and Color SV, C.A, luego estos son almacenados. Una vez
almacenados, se mantenían actualizadas dos listas sin ninguna formalidad ni formatos
de los materiales que entraba en el lugar (alta) y la de los productos que sale (baja)
pasa ser utilizada en las ventas de estos. En la organización, no se hace uso de una
herramienta tecnológica para conformar un sistema de inventario, ni ningún orden
para la evaluación de cuándo deben hacerse los pedidos, ni cómo debe ser
conformado el mismo según las necesidades de producción.
De igual forma, no se realizaba supervisión sobre el estado del almacén para
conocer el estatus de los materiales en stock. La falta de un control para la
administración del inventario generaba desperdicios de materiales y hasta la
posibilidad de haber hurto, afectando también a la efectividad y el rendimiento de la
empresa, ya que la falta de insumos y materiales paralizan las actividades productivas
de cualquier servicio, por lo que la clientela debía esperar más del tiempo acordado
para recibirlo, esto traía como consecuencia la pérdida de clientes en aquellos casos
donde el mismo resultaba totalmente inconforme con el servicios. Todos estos
factores expuestos, apuntaban directamente al descenso de los niveles económicos
óptimos que debía mantener la organización para el sostenimiento de la rentabilidad.
Actualmente la empresa no cuenta con una herramienta que le permita
establecer que parte de su inventario está generando la mayor parte de sus ingresos y
gastos, teniendo en cuenta que cuenta con más de 10 referencias distintas en su stock,
y que a su vez estas representan una inversión de capital y obviar lo importante que es
gestionar estos activos sería una falla que impediría el crecimiento de la empresa.
Además de lo mencionado la información con que se cuenta es poco confiable, la
empresa expresa necesidades latentes ligadas al manejo y gestión de inventario tales
como: El exceso de inventario, la suspensión de actividades por carencia de
materiales directos e indirectos, causando pérdida en ventas y posterior pérdida de
clientes; también se presenta baja calidad en la materia prima a causa de su caducidad
y deterioro por mal manejo.
64
El manejo inadecuado de materiales resalta la credibilidad de los productos que
es abastecido por los diferentes proveedores, así mismo disminuye su acción en
función de los cambios de variables del contexto, costo del dinero, aparición y
desaparición de clientes y competidores, entre otros. Así mismo, se observó que
cuando realizan el conteo físico jamás se pueden valorar totalmente, ya que ocurren
errores durante la realización del registro. El personal que se encuentra a cargo de las
actividades dentro del almacén no se encontraba del todo capacitado para cumplir las
diversas actividades de inventarios que exigían la administración de los materiales,
debido al gran volumen de información, era necesario que este fuera formado sobre
sus funciones y la importancia del establecimiento de parámetros y lineamiento para
las gestiones de organización de los misceláneos era evidente.
Además generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios
sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una
planificación general, por lo que la propuesta de un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS, podría dar solución a dichas
situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor
atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción de sus necesidades.
65
forma gráfica, ordenada y sistemática las debilidades en el proceso de inventario, este
sirvió de base para establecer un análisis más detallado de los puntos críticos
existentes de causas posibles que hay detrás de un efecto, para proponer un sistema
más eficiente acorde a las necesidades de la empresa.
El Diagrama Causa-Efecto consiste en la representación gráfica de varios
elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema, esta resultó
ser una herramienta efectiva para estudiar el proceso y la situación presentada es esta
investigación y para desarrollar el plan de análisis de los datos obtenidos mediante la
observación directa del proceso de recepción, almacenamiento, uso y salida de
materiales obtenidos a través de la observación directa y la entrevista no estructurada
para el conocimiento de las opiniones del supervisión del almacén y los obreros que
laboran en el mismo.
A través del desarrollo de ésta técnica de análisis de datos se pudo identificar
las posibles causas y sub-causas derivadas de estas que generaban el efecto definido
como deficiencias en el almacén, las personas involucradas en este proceso brindaron
información clave para entender más a fondo el conflicto y así examinarlas dese
diferentes puntos de vista, este diagrama resultó más efectivo puesto que se realizó
una vez que el proceso actual fue descrito y el problema fue bien definido,
comprobando así que los empleados poseían una idea acertada de qué factores se
debían incluir en el representación. Esto, si bien no ofreció respuestas en cuanto a
soluciones, se pudieron identificar a nivel de detalle el origen de las debilidades
presentadas en las gestión de almacén y control del inventario.
Para cada uno de los aspectos principales conformados en unanimidad,
correspondientes a la razones de la generación de los efecto se debió responder a la
pregunta de ¿por qué?, así al dar respuesta ésta pregunta se pudo desglosar las sub-
causas o el contenido de cada ítem determinado, de manera que se obtuvieron cinco
raíces. El Diagrama Causa-Efecto fue posteriormente analizado para verificar cual era
el impacto sobre la situación actual presentada en el almacén en cuanto a la
administración del inventario de la empresa Cars and Color SV, C.A, dedicada a la
venta y suministros de accesorios de vehículos. (Ver figura 12, p.67)
66
Control Métodos
Falta de Codificación
Personal poco capacitado
Puestos de trabajo
El personal no tiene conocimiento inadecuados
acerca de cuándo ni cómo de
conformar los pedidos
Mala distribución de
los espacios
Figura 12. Diagrama Causa – Efecto de las deficiencias encontradas en las actividades del almacén.
La figura anterior fue el Diagrama Causa-Efecto correspondiente a la presente
investigación, para la conformación de este se optó por definir cinco causas
principales, establecidas como, control, métodos, almacén, medio ambiente y
personal. A través de estas se desglosaron otras sub-causas en donde expusieron las
razones considerables por las cuales suceden las debilidades en las gestiones de
almacén. En cuanto a los métodos, se evidenció la carencia de normas y políticas
adecuadas para el manejo de materiales, al igual que la carencia de procesos para
llevar a cabo las gestiones de almacén y la falta de registros específicos para la
entrada y salida de materiales.
Por otra parte en el control, resultó la desorganización en la ubicación de los
materiales, la carencia de un sistema para la administración del inventario y la falta de
supervisión de información manejada acerca de los materiales que se encuentra en
almacén. De esta manera también se describieron cualidades negativas para el área
del personal, pues la falta de capacitación para desarrollar las actividades era notoria
y el mismo no tenía conocimiento de cómo ni cuándo formular los pedidos, sumado a
la desmotivación por las condiciones laborales. En cuanto a los procedimientos, las
entregas de los productos no se realizaban a tiempo, no se contaba con las
herramientas necesarias para llevar a cabo la gestión de inventario y la información
que se manejó sobre los materiales carecía de credibilidad.
Para establecer las necesidades que debían ser corregidas con prontitud con
respecto a las debilidades en el manejo y control del inventario, se estableció una
escala de ponderación cuya puntuación va del 1 al 20, para calificar la prioridad del
cumplimiento del inventario, en el cual el 20 representa la actividad con mayor
prioridad y el 1 la actividad con menor prioridad. Al determinar las fallas existentes
se comenzó con la codificación general de las anomalías que inciden negativamente
en la organización, con el propósito de encontrar la mejor forma de facilitar el manejo
de las mismas, ocasionando las no conformidades observadas.
A fin de organizar los datos antes descritos se utilizó un Diagrama de Pareto
de forma que estos queden en orden descendentes de izquierda a derecha y separados
por barras, permitiendo así asignar un orden de prioridades. En primera base, se
68
procedió a codificar cada una de las causas identificadas en el Diagrama Ishikawa,
para hacer más sencilla la manipulación de estas variables, para esto se utilizó la letra
F, haciendo referencia a las fallas seguidamente del número asignado (Ver Cuadro 2).
Para efectos de esta investigación se reconocieron doce (12) deficiencias en el manejo
y control del manejo de materiales en la empresa.
Cuadro 2.
Codificación de las fallas existentes en el control y manejo del inventario de la
empresa.
Código Fallas Identificadas
69
Con la tipificación de las causas más importantes que ocasionan estos errores,
es necesario desarrollar un análisis que permita observar las fallas que generan las no
conformidades para el control y manejo del inventario en la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A., esto con la finalidad de observar que aspectos se debieron tomar
en consideración. Logrando las acciones correctivas. Para dicho análisis se tomaron
en cuenta las deficiencias descritas anteriormente, partiendo de la información
obtenida en un periodo de treinta (30) días consecutivos para la toma de datos. Para
obtener el valor acumulado se utilizó la fórmula que se muestra a continuación. (Ver
cuadro 3)
Cuadro 3.
Frecuencia de causas que generan la deficiencia en las actividades del almacén.
Frecuencia %Frecuencia
Código Causa %Frecuencia
Acumulada Acumulada
F.1 19 19 16% 16%
F.2 17 36 14% 30%
F.3 15 51 13% 43%
F.4 14 65 12% 55%
F.5 13 78 11% 66%
F.6 11 89 9% 75%
F.7 9 98 8% 82%
F.8 7 105 6% 88%
F.9 5 110 4% 92%
F.10 4 114 3% 96%
F.11 3 117 3% 98%
F.12 2 119 2% 100%
TOTAL 119 100%
70
DIAGRAMA
Causa 80-20
DEFrecuencia
PARETO Acumulada
20 140
18
120
16
14 100
12
80
10
60
8
6 40
4
20
2
0 0
F.1 F.2 F.3 F.4 F.5 F.6 F.7 F.8 F.9 F.10 F.11 F.12
71
organizaciones pequeñas no lleguen a tener un control de inventario porque no saben
cómo controlarlo, por lo tanto optan por no hacerlo”, en este caso específicamente, la
práctica común es que se realice un conteo al final del año
72
hace necesario conocer la magnitud del stock de productos de la empresa Cars and
Color SV, C.A, para de esta manera dar mejor respuesta a las necesidades de la
organización en estudio. A continuación se muestra el stock de productos disponibles
en el almacén. (Ver cuadro 4)
Cuadro 4.
Stock de productos disponibles en Cars and Color SV, C.A.
Descripción Cantidad Ubicación
Disco de freno 4 STA-A
Pastilla de frenos 6 STA-A
Bombillo 9006 12v 15 STA-A
Bombillo H1 12v blue blister 12 STA-A
Bombillo 9012 4 STA-A
Bombillo H2 Hella 10 STA-A
Bombillo H8 12 v 35w 5 STA-A
Bombillo H9 12/65 w 12 STA-A
Bombillo LED 2 contacto 8 STA-A
Reten arranque chevrolet 21 STA-B
Reten arranque Ford 13 STA-B
Carbón de arranque FORD 5 STA-B
Carbonera de alternador blazer 2 STA-B
Carbonera de arternador blazer cherokee 2 STA-B
Carbonera de arranque 1 STA-B
Carbonera de arranque chevette 3 STA-B
Diodera de arternador chevrolet 1 STA-B
Kit antiruido chevrolet serie 7 STA-B
Kit antiruido gran cherokee 99 02 2 STA-B
Modulo encendido DODGE 1 STA-B
Regulador de alternador chevrolet 2 STA-B
Relex de corneta 3 patas 5 STA-B
Rotor Ford 8CL 1 STA-B
Rotor GM 6 CIL modelo viejo 1 STA-B
Rotor GM 8 CIL 1 STA-B
ROTOR GM de blazer 6 y 8 CIL 1 STA-B
Swichera universal 2 STA-B
Tapa de aceite 4 STA-C
Tapa de distribuidor DODGE 318/8 CIL 2 STA-C
Tapa de distribuidor chevrolet 6 CIL 1 STA-C
73
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Tapa de distribuidor chreysler/ jeep gran 5 STA-C
cherokee 6 CIL
Tapa de distribuidor 6 CIL DODGE 2 STA-C
Automático DODGE 1 STA-C
Bendix corsa 9 dientes 4 STA-C
Bendix DODGE 10 dientes 3 STA-C
Bendix fenza 10 dientes 2 STA-C
Bendix Ford 9 dientes 3 STA-C
Bendix GM 10T 7 10 dientes 2 STA-C
Bendix jeep 9 dientes 1 STA-C
Bendix JEEP 9 dientes 1 STA-C
Bendix JEEP CHEROKEE 9 dientes 4 STA-C
Bendix silverado Cheyenne 8 CIL 11 1 STA-C
dientes
Bendix tipo bronco GM 11 dientes 1 STA-C
Bendix toyota corolla 9 dientes 6 STA-C
Bocina de arraque Ford delantera 3 STA-C
Bocina de arranque fenza fiat chevrolet 2 STA-C
Bocina de arranque fenza (otro modelo) 2 STA-C
Bocina de arranque por definir 3 STA-C
Bombillo 9004 12v 80/60w 6 EST-A
Bombillo 12v 145/120w 7 EST-A
Bombillo 880 12v 100w 3 EST-A
Bombillo 880 12 v (optra-trin blazer) 4 STA-A
Bombillo 881 12v 27w 8 STA-A
Bombillo 890 12v 27w 10 STA-A
Bombillo 891 12v 12 STA-A
Bombillo 9004 12v 17 STA-A
Bombillo 9004 12v 100/80w UV 9 STA-A
BLISTER
Bombillo 9004 12v 65/45w PLASMA 6 STA-A
BLISTER
BOMBILLO 9005 12V 100W 170W 15 STA-A
SUPER WHITE BLISTER
Bombillo 9005 12v 100w UV BLUE 19 STA-A
blíster
Bombillo 9005 12v 130w 6 STA-A
Bombillo xenón plasma 12v 65w blíster 9 STA-A
Filtro hidráulico FLEETGUARD 5 STA-D
74
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Filtro decantador MACK 5 STA-D
Filtro decantador IVECO 4 STA-D
Filtro aceite IVECO 6 STA-D
Filtro decantador RAMA 2 STA-D
Elemento combustible RAMA 24 STA-D
Elemento decantador SERGO 19 STA-D
Filtro de líquido refrigerante 12 STA-D
Corneta 8 tonos 4 STA-D
Coctelera (azul y rojo) 6 STA-D
Reloj temp wáter STO izq FIAT PALIO 1 STA-D
Sócate 2 contacto grande 6 STA-D
Sócate 2 contacto mediano 9 STA-D
Sócate 1 contacto grande 12 STA-D
Porta fusibles maxi 6 STA-D
Porta fusibles rosado grande 5 STA-D
Porta fusibles pequeño blanco arnes 2 STA-D
Conector de 4 patas macho 2 STA-D
Conector de 4 patas hembra 5 STA-D
Porta fusibles doble negro 1 STA-D
Conector de 6 hembra 2 STA-D
Conector de 6 macho 5 STA-D
Sócate de 3 patas 4 STA-D
Sócate de bombillo de muela 6 STA-D
Rele 5 patas BOSCH 24V 2 STA-D
Rele 5 patas BOSCH 12V 2 STA-D
Torre de bujía grande 8 STA-D
Torre de bujía pequeña 10 STA-D
Flasher 3 patas 12V 4 STA-D
Flasher 3 patas BRITE 550 ELEC 2 STA-D
Bombillo LED blanco muelita 15 STA-A
Bombillo LED azul muelita 18 STA-A
Bombillo LED verde muelita 9 STA-A
Bombillo LED amarillo muelita 16 STA-A
Filtro de aire FG-441 4 STA-C
Bujía (DENSO, 2 CHAMPIONS) 14 STA-C
Terminal grande redondo 2 STA-C
Terminal mediano redondo 5 STA-C
75
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Bomba de gasolina mecánica motor 200, 4 STA-C
MALIBU 78
Bomba de gasolina mecánica AIRTEX 2 STA-C
60330(motor,200,250,300 FORD)
BOMBA ELECTRICA(6 CILINDROS 1 STA-C
MALIBU, CAPRICE)
Bomba eléctrica NEW FUELPUMP para 1 STA-C
JEEP
Bobina C-849 SERLA 2 STA-C
FUSIBLE DE VIDRIO 14 STA-C
Cinta adhesiva negra para electricidad 12 STA-C
Protectores para puertas YH7055-18 6 STA-C
Pomo para palanca azul cromado 3 STA-C
Protector para freno de mano 2 STA-C
Estopera de SPARK 4 STA-C
Seguro de puerta rojo 8 STA-C
Protectores de bornes 15 STA-C
Calcomanía tapa de gasolina redonda 7 STA-C
Manilla de vidrio FORD 2 STA-C
Maxi fusible azul de 60AMP 4 STA-C
Guayas de acelerador 6 STA-C
Guaya de croché 2 STA-C
Guaya de velocímetro 6 STA-C
Correeras GOOD YEAR 3 STA-C
Reflectores de limpia parabrisas (azul, 2 STA-C
rojo, plata)
Cubre palanca 2 STA-C
Casco de taxi 5 STA-C
Taxi LED 2 STA-C
Cable negro 14 13 STA-C
76
empresa Cars and Color SV, C.A, presenta la necesidad de implantar un sistema de
inventario que se ajuste a sus necesidades, específicamente en el manejo de la
mercancía, ya que estas contienen fecha de caducidad lo cual indica cuando radica su
vida útil. Al controlar el inventario se va creando información precisa, que es útil para
provisionar el producto sin excesos y sin faltantes, ya que se conocerá a ciencia cierta
las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que se esté
para la organización.
En la actualidad, la utilización de software administrativo en las empresas, ha
permitido el desarrollo de calidad teniendo como principal objetivo el acceso a la
información, la usabilidad, accesibilidad y la comunicación de la manera más simple
y eficaz, con el uso de internet con la imagen que el cliente quiere proyectar,
asimismo desarrollando software bajo web para permitir la flexibilidad del negocio,
para su aplicación en diversas soluciones bajo diferentes plataformas tales como
Windows y Linux.
Tal es el caso de la empresa Cars and Color SV, C.A, la cual no cuenta con un
sistema que pueda controlar todas sus operaciones internas, específicamente el área
objeto de estudio, que es un sistema de control del inventario, con este sistema de
inventario se requiere registrar las operaciones de mercancías en el almacén, de tal
manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el importe del inventario inicial
y final, costo de ventas y de la utilidad o pérdida bruta que estos tengan.
A continuación, en favor de conocer la mejor opción en cuanto a ventajas en
los sistemas administrativos, se presentan el caso particular, de tres software como lo
son: Saint, Profit Plus A2, con el fin de ubicarlos en un cuadro comparativo y poder
determinar cuál de estos, operativamente es más beneficioso, práctico, consolidado y
eficaz para la organización: (Cuadro 5, p. 78)
77
Cuadro 5.
Comparativo de las ventajas y desventajas de los software propuestos.
Ítem Software Ventajas Desventajas
Adaptable a cualquier tamaño de
empresa, ya que su base de No hay fluidez dentro de
Saint Administrativo datos, menú y módulos son la empresa.
configurables.
1 Facilitan el control por parte de
Disminuye la eficiencia
los supervisores de las tareas
en la empresa
delegadas.
Diseñado para ayudar a la
No controla la
gerencia en el proceso de toma
contabilidad
de decisiones en la empresa.
Ofrece los beneficios de
integración de SQL y las Elimina las barreras de
ventajas de la tecnología tiempo y espacio.
Profit Plus Cliente/Servidor.
Profit Plus le proporciona los Disminuye la atención al
2 beneficios tanto de cliente, es decir tarda
Cliente/Servidor como de SQL a más tiempo en buscar el
precios razonables. producto en la empresa
Cuenta con acuerdos de
Profit plus no puede ser
licenciamiento que le permiten
manejado por varios
obtener precios realmente
Cont. Cuadro 5 usuarios.
accesibles.
Una de las pocas
Cuenta con un módulo de
deficiencias que posee el
administración de usuarios que
sistema A2, consiste en
reúne una serie de características
los llamados errores del
que lo convierte en producto
sistema.... y que a según
A2 único. Posee Kardex de
son corregidos en los
3 Inventario aquí el reporte de
servipack pero aún
inventario incluye las
siguen.
operaciones realizadas de forma
Es muy común que se
cronológica para cualquier fecha
presente el
del período. Consulta Histórica
“A2admin.exe Error”, sin
de Movimientos de Inventario:
embargo se precisa que
Visualiza las operaciones de
esto se produce por mala
inventario sin la necesidad de
configuración del
activar períodos anteriores.
software, y también por
Administración de Inventarios.
la capacidad que posee la
Uso del método PEPS
PC.
78
De acuerdo al cuadro comparativo descrito anteriormente, se puede llegar a
analizar que los tres software poseen características ventajosas y que de ponerlos en
práctica, garantizaran beneficios a nivel organizacional y económico, en tiempos
correspondientes, sin embargo, de acuerdo a lo requerido por la empresa Cars and
Color SV, C.A, se estima que el software que más se adapta a las necesidades para el
sistema de control de inventario, basado en el método PEPS, será el sistema A2.
Teniendo como decisión objetiva que el software propuesto con mayores
beneficios operativos es el sistema A2, es importante precisar que apoyará la gestión
de inventario de los materiales y productos de la organización, ya que posee un
módulo de administración de usuarios que reúne características que lo convierte en
producto único. Asimismo, posee la herramienta Kardex de Inventario, donde este
reporte de inventario incluirá las operaciones realizadas de forma cronológica para
cualquier fecha del período que se requiera evaluar. También, posee la consulta
histórica de movimientos de Inventario, permitiendo visualiza operaciones en el
inventario sin la necesidad de activar los períodos anteriores, y brinda la
administración de Inventarios.
79
Cuadro 6.
Ventajas y desventajas del metodo PEPS en la empresa.
Ítem Ventajas Desventajas
80
de unidades encontradas en el inventario y el costo unitario de cada unidad. Según las
fecha se ingresan tantas unidades a la empresa a un costo diferente al de las unidades
puestas en el inventario inicial, toda esta información se pone en una columna
llamada entrada y se pasa a otra llamada saldo.
Posteriormente se hace una venta que supera a la cantidad de unidades en el
inventario inicial y las que fueron compradas luego, por lo que se aplica el método
PEPS, que lo que hace es tomar tantas unidades como se tengan de inventario inicial
a costo que estas valen y las restantes de las que luego se adquirieron a su costo
correspondiente, todo esto es colocado en la columna salidas, por último se calcula
para el saldo la cantidad de unidades que sobraron luego de la venta, en la que se
tomaron todas las primeras y quedaron alguna de la compra hecha posteriormente.
Este procedimiento se realiza por un periodo de tiempo que estime sea conveniente
para la empresa. El costo de las ventas será la sumatoria de todas las salidas durante
el periodo contabilizado.
Para la elaboración de un plan para el control, manejo y administración de
inventario basado en el método PEPS para la empresa CARS AND COLOR SV, C.A
Maturín Estado Monagas, con el fin de facilitar la implementación del sistema de
control de inventarios basado en el Software A2 bajo la Metodología PEPS, se
proporcionará un detalle de sugerencias que permitirán tener una mejor apreciación
del control y registro de los inventarios, para que esta propuesta sea ejecutada de tal
forma que genere información razonable sobre los inventarios a los Estados
Financieros, a continuación se presentará el paso a paso para la utilización del
software A2:
81
Figura 13. Bienvenido al Software A2.
Pasos para la instalación de A2 Herramienta Administrativa Configurable.
82
Paso 3. Una vez que aparezca la ventana “instalando A2” hacer clic en el
botón COMENZAR, si la instalación se desea efectuar en la carpeta que el
programa crea por omisión, de lo contrario, se debe crear una carpeta antes de
comenzar la instalación y estando en esta ventana, hacer click en el botón
examinar para seleccionar el nombre del directorio destino y luego click en el
botón Comenzar
83
Paso 6. Aparece la ventana del Módulo Administrativo donde debe
introducirlos datos de la empresa como son: N.I.T., R.I.F., Dirección,
Representante, R.I.F. Representante, Teléfonos
84
Figura 14. Entrar en herramienta administrativa configurable A2
85
Figura 15. Vista del software A2, pantalla de Inventario.
86
Figura 17. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias.
Figura 18. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias.
87
Figura 19. Vista del software A2, de archivos de departamentos de Inventario.
Figura 20. Vista del software A2, para editar información del Inventario.
88
Figura 21. Vista del software A2, para asignación de costos y precios a productos.
Figura 22. Vista del software A2, al inicio de operaciones propuesto para la empresa.
89
90
Figura 23. Vista del software A2, para compra de mercancía en la empresa.
91
92
mencionar los recursos de mobiliario y equipo de oficina, papelería y útiles, entre
otros.
3. Selección de Recursos Tecnológicos: Con el fin de hacer más eficiente el manejo
de los inventarios dentro de la empresa será necesario que el propietario o gerente
tome a bien la implementación de este sistema de control de inventarios
implementado en un software que cumpla con los requisitos presentados en el
sistema propuesto.
Introducción
93
ordenada y valorada dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de
los costos por pedidos, por material faltante y de adquisición; lo razonable para las
empresas es lograr llevar un buen registro de sus inventarios, sabiendo que es uno de
los activos más significativos dentro de las mismas por lo cual la administración
implica que se debe llevar un control sobre las fechas y lotes de cada uno de sus
productos
El presente plan está enmarcado bajo la aplicación del método PEPS (Primero
en Entrar, Primero en Salir) para los materiales, accesorios y repuestos de vehículos
dentro de la empresa Cars And Colors SV, C.A, ubicada en Maturín Estado Monagas;
con el objetivo de mejorar la efectividad en el control de los despachos y recepciones
de los recursos y suministros, permitiendo asi realizar una correcta clasificación por
lotes y evitar la obsolescencia de los mismos, lo cual genera una perdida afectando el
estado de resultado en los gastos de operaciones a largo plazo.
Objetivos
Objetivo General
Objetivos Específicos
94
3. Proveer o distribuir de forma adecuada los bienes rentables de la empresa,
colocándolos a disposición para así evitar aumentos de costos, perdidas de los
mismos, satisfaciendo las necesidades reales de la empresa; por lo cual debe ser
una gestión controlada y vigilada.
Justificación
Procedimientos
95
2. Se procederá a realizar el conteo y verificación de bienes, materiales y/o artículos
establecidos en un pre inventario.
3. Se revisaran las fechas de ingreso de los materiales a fin de darle salida a los
primeros artículos que ingresaron al almacén, dejando constancia de algún faltante
y especificando las condiciones de conservación, fechas de caducidades entre otros
detalles relevantes.
4. Culminada la verificación de la existencia del bien y el conteo se elaborara el
Cierre de Inventario (Ver Cuadro 7).
Cuadro 7.
Apertura de Inventario
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas
APERTURA DE INVENTARIOS
Fecha y hora de Inicio del Inventario:
Encargado del Inventario:
Supervisor del Inventario:
Observaciones:
Elaborado por
Aprobado por:
96
Cuadro 8.
Cierre de Inventario
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas
CIERRE DE INVENTARIOS
Fecha y hora de Cierre del Inventario:
Encargado del Inventario:
Supervisor del Inventario:
Observaciones:
Elaborado por
Aprobado por:
97
4. Observaciones: Se reflejan los factores relevantes que hayan suscitado en la
apertura o cierre de inventario.
5. Recibido por: Se coloca el nombre del superior inmediato a quien se rendirán
cuentas del inventario realizado.
Formato de entrada
Cuadro 9.
Formato de entrada de materiales y artículos
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas Fecha: __/ __/__
98
Instructivo de llenado del Formato de entrada
Formato de salida
99
Cuadro 10.
Formato de salida de materiales y artículos
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Correlativo N°__________
100
5. Descripción: Se coloca el nombre del material que ingreso.
6. Cantidad solicitada: Se coloca la cantidad exacta del material
7. Cantidad despachada: Se coloca la cantidad exacta del material despachado
8. Autorizado por: Es el nombre de la persona que autoriza la salida.
9. Despachado por: Se coloca el nombre de quien entrego el material.
10. Recibido por: Es el nombre de la persona que recibe el material en su salida.
Cuadro 11.
Formato de control de existencias
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas Fecha: __/ __/__
Correlativo N°__________
101
Instructivo de llenado del Formato de Control de Existencias
Permite visualizar cada una de las etapas necesarias para el inventario de los
productos y/o materiales; esto permite comprobar que el proceso real se está llevando
según el procedimiento estandarizado. Dentro de este tipo de diagrama se representa
una serie de pasos que se encuentran unidos entre sí por medio de líneas y flechas
direccionales. Si las seguimos al pie de la letra y en un orden lógico que va de
principio a fin, podremos realizar el proceso. Una de las ventajas principales del
diagrama de flujo, es que es una herramienta poderosa, cuyo diseño se adecua al
entendimiento de cualquier persona, por lo que se pueden realizar un proceso de la
manera más eficiente posible. En este sentido, el proceso se inicia con la entrada del
producto al almacén, donde se revisa, se cuenta y registra, al verificar que todo está
en regla se llena el formato. (Ver figura 26, p. 103)
102
Figura 26. Diagrama de flujo del control de inventario en la empresa
Formato de Etiquetas
Se realizan a fin de llevar una mejor ubicación por material dentro del almacén
y asi efectuar un eficiente control físico que garantice la efectividad del método PEPS
o FIFO. (Ver cuadros 12 y 13 p. 104)
103
Cuadro 12.
Formato de etiqueta “A” para el control de inventario.
Nombre del Artículo:
Código:
Fecha de ingreso:
Lote:
Cuadro 13.
Formato de etiqueta “B” para el control de inventario.
Nombre del Artículo
Código:
Fecha de ingreso:
Lote:
Ubicación
Cantidad en existencia:
104
Disposiciones finales
105
2. Supervisar constantemente los movimientos de inventarios en los
departamentos con el fin de descartar cualquier situación anómala en cuanto al
manejo de los inventarios.
3. Revisar que los movimientos de inventarios sean registrados en la fecha
cronológica correcta.
4. Realizar inventarios físicos en las fechas establecidas, para evitar la
acumulación de productos dañados y para verificar faltantes.
5. Verificar en los controles de inventarios los materiales y productos de lento
movimiento, y clasificarlo en el departamento para asignarle un espacio
adecuado con el fin de evitar que se dañen.
106
Figura 27. Vista de la hoja Kardex.
107
Cuadro 14.
Hoja Kardex para el producto Horus Syistem Limpiador de Vinil.
KARDEX
Artículo: Horus Syistem Existencia mínima: 45 unidades
Método utilizado: PEPS Existencia máxima: 60 unidades
Fecha: Detalle: Entradas Salidas Existencias
D M A Cant P.U P.T Cant P.U P.T Cant P.U P.T
13 5 18 Saldo
anterior 60 310.000 18.600.000
15 5 18 Compra
según
factura 18 320.000 5.760.000 78 320.000 24.960.000
Nº234
17 5 18 Venta
108
según
factura 5 320.000 1.600.000 73 320.000 23.360.000
Nº1234
12 6 18 Compra
según
factura 18 380.000 6.840.000 91 380.000 34.580.000
Nº278
27 6 18 Venta
según
factura 15 320.000 4.800.000 76 380.000 28.880.000
Nº1234
109
de decisiones, y la obtención de información razonable para la elaboración de los
Estados Financieros.
110
Cuadro 15.
Costo de la Propuesta.
Precio
Descripción Cantidad Total (Bs.S)
Unitario (Bs.S)
Adiestramiento del personal sobre
10 300,00 3.000,00
modelo de inventario PEPS
Software A2 1 2.000,00 2.000,00
Aplicación del modelo de
administración del inventario a través
1 3.000,00 3.000,00
del método PEPS por medio de un
especialista y utilización de equipos.
Total 8.000,00
Cuadro 16.
Costos de no Calidad Asociados a la Organización
Cantidad Precio Monto
Descripción
(h/h) Unitario (Bs.S) (Bs.S)
Horas/hombre por re-trabajo en el
250 8,25 2.062,50
registro de productos
Horas/hombre invertidas en la 230 8,25 1.897,50
búsqueda de productos
Horas/hombre por trabajos de 290 8,25 2.392,50
reorganización
Perdida de materiales y suministros 15 750,00 11.250,00
por vencimiento
Total Bs 17.602,50
111
Se considera que esta propuesta es factible para esta empresa ya que el costo no
impacta significativamente, para comprobar esto se hace un estudio utilizando la
formula B/C>1, donde B corresponde a los beneficios o ingreso de la empresa y C es
igual al costo de la propuesta, teniendo en cuenta que el resultado tiene que ser mayor
que uno, esto quiere decir que obteniendo un resultado mayor que 1 es viable la
propuesta. Posterior a esto, se aplicó la relación coste/beneficio, C/B > 1, dando como
resultado el siguiente valor:
𝐵 9.602,50
= = 1,20
𝐶 8.000,00
Beneficios Intangibles
112
CONCLUSIONES
113
RECOMENDACIONES
114
REFERENCIAS
115
Mendoza, M. (2014). “Diseño de un Sistema de Inventario para la Constructora
Busbel, C.A. Maturín Estado Monagas”. Trabajo de Grado presentado en el
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”.
116