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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA


EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA.
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
‘‘SANTIAGO MARIÑO’’
EXTENSIÓN MATURÍN

PLAN PARA EL CONTROL, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE


INVENTARIO BASADO EN EL MÉTODO PEPS PARA LA
EMPRESA CARS AND COLOR SV, C.A
MATURÍN ESTADO MONAGAS.
Trabajo de Grado presentado para optar al título de
Ingeniero Industrial

Autora: Br. Tianis Ramos


Tutor: Ing. Jorge Márquez

Maturín, Noviembre 2018


i
APROBACIÓN DEL TUTOR

Yo, Ing. Jorge Márquez titular de la cédula de identidad Nº-13.092.948, en mi


carácter de tutor del Trabajo de Grado titulado: PLAN PARA EL CONTROL,
MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO BASADO EN EL MÉTODO
PEPS PARA LA EMPRESA CARS AND COLOR SV, C.A MATURÍN ESTADO
MONAGAS.”, presentado por la ciudadana TIANIS RAMOS, Cédula de Identidad
N° 25.601.085, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes
para ser evaluado por parte del Jurado Examinador que designe la comisión.

En la ciudad de Maturín a los 29 días del mes de Noviembre de 2018.

________________________________
Ing. Jorge Márquez
C.I. 13.092.948

ii
ÍNDICE GENERAL

Pp.
LISTA DE CUADROS.................................................................................. vi
LISTA DE FIGURAS.................................................................................... vii
LISTA DE GRÁFICOS................................................................................. vii
RESUMEN...................................................................................................... viii
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 1

CAPÍTULO

I EL PROBLEMA.......................................................................................... 3
Contextualización del Problema...................................................................... 3
Objetivos de la Investigación........................................................................... 5
Objetivo General.............................................................................................. 5
Objetivos Específicos....................................................................................... 5
Justificación de la Investigación...................................................................... 6

II MARCO REFERENCIAL........................................................................ 8
Antecedentes de la Investigación..................................................................... 8
Bases Teóricas.................................................................................................. 9
Inventario.......................................................................................................... 10
Objetivos del inventario................................................................................... 11
Clasificación de Inventarios............................................................................. 12
Importancia de los Inventarios......................................................................... 19
Costos en los inventarios.................................................................................. 19
Costos de Mantenimiento de los Inventarios................................................... 20
Procedimiento para la Toma del Inventario..................................................... 23
Gestión de Existencias Máximas y Mínimas................................................... 24
Gestión de Mercancía....................................................................................... 25
Recepción de Material..................................................................................... 26
Almacenes........................................................................................................ 26
Diseño de Almacenes....................................................................................... 29
Almacenamiento............................................................................................... 31
Técnicas de Almacenamiento de Materiales.................................................... 32
Manejo de Materiales....................................................................................... 34
Codificación de Materiales............................................................................... 36
Pasos para realizar un Inventario y Almacenar................................................ 37
Bases Legales................................................................................................... 43
Sistema de Variables........................................................................................ 48
Definición de Términos Básicos...................................................................... 49

iii
III MARCO METODOLÓGICO................................................................ 52
Modalidad de Investigación............................................................................. 52
Diseño de la Investigación............................................................................... 53
Tipo de Investigación...................................................................................... 53
Procedimientos................................................................................................. 54
Unidad de Estudio............................................................................................ 55
Técnicas e Instrumentos de Recolección......................................................... 55
Observación directa......................................................................................... 56
Revisión Documental....................................................................................... 56
Entrevistas Estructurada................................................................................. 57
Técnicas de Análisis de Datos......................................................................... 57
Diagrama de Flujo........................................................................................... 58
Diagrama Causa-Efecto................................................................................... 58
Diagrama de Pareto.......................................................................................... 59

IV. RESULTADOS........................................................................................ 60
Diagnóstico de la situación actual del Almacén de la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A............................................................................................. 60
Análisis de las fallas encontradas en el almacén............................................. 65
Establecimiento de los Lineamientos del Sistema de Inventario Basado en
la Metodología (PEPS)..................................................................................... 72
Análisis Costo - Beneficio de la Propuesta...................................................... 110

CONCLUSIONES............................................................................................ 113
RECOMENDACIONES.................................................................................. 114

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................... 115

iv
LISTA DE CUADROS

CUADRO Pp.
1. Sistema de Variables.............................................................................. 49
2. Codificación de las fallas existentes en el control y manejo del
inventario de la empresa........................................................................ 69
3. Frecuencia de causas que generan la deficiencia en las actividades del
almacén................................................................................................... 70
4. Stock de productos disponibles en Cars and Color SV, C.A. 73
5. Comparativo de las ventajas y desventajas de los software
propuestos............................................................................................... 78
6. Ventajas y desventajas del método PEPS en la empresa...................... 80
7. Apertura de Inventario…………………………………………………. 96
8. Cierre de Inventario…………………………………………………..... 97
9. Formato de entrada de materiales y artículos………………………….. 98
10. Formato de salida de materiales y artículos……………………………. 100
11. Formato de control de existencias……………………………………… 101
12. Formato de etiqueta “A” para el control de inventario………………… 104
13. Formato de etiqueta “B” para el control de inventario………………... 104
14. Hoja Kardex para el producto Horus Syistem Limpiador de Vinil....... 108
15. Costo de la Propuesta............................................................................. 111
16. Costos de no Calidad Asociados a la Organización.............................. 111

v
LISTA DE FIGURAS

FIGURA Pp.
1. Ejemplo de control de Inventario.......................................................... 10
2. Objetivos del Inventario según las áreas de la empresa........................ 12
3. Ejemplo de Almacenamiento de materiales......................................... 31
4. Manipulación de materiales en una empresa.......................................... 35
5. Ejemplo de PEPS.............................................................................. 42
6. Ubicación geográfica de la oficina principal de CARS AND COLOR’S
SV, C.A................................................................................................... 60
7. Empresa CARS AND COLOR’S SV, C.A........................................... 61
8. Entrada del Almacén............................................................................. 61
9. Estantería de Almacén.......................................................................... 61
10. Accesorios desorganizados................................................................... 62
11. Diagrama de Flujo de Proceso de inventariado de misceláneos............. 63
12. Diagrama Causa – Efecto de las deficiencias encontradas en las
actividades del almacén........................................................................ 67
13. Bienvenido al Software A2................................................................... 82
14. Entrar en herramienta administrativa configurable A2........................ 85
15. Vista del software A2, pantalla de Inventario..................................... 86
16. Vista del software A2, en sección de Inventario................................. 86
17. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias............................................................................................... 87
18. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias............................................................................................... 87
19. Vista del software A2, de archivos de departamentos de Inventario...... 88
20. Vista del software A2, para editar información del Inventario.............. 88
21. Vista del software A2, para asignación de costos y precios a
productos................................................................................................. 89
22. Vista del software A2, al inicio de operaciones propuesto para la
empresa................................................................................................... 89
23. Vista del software A2, para compra de mercancía en la empresa.......... 90
24. Vista del software A2, compra de mercancía en la empresa................. 91
25. Vista del software A2, en el archivo de inventario propuesto para la
empresa................................................................................................... 92
26. Diagrama de flujo del control de inventario en la empresa................... 103
27. Vista de la hoja Kardex......................................................................... 107

vi
LISTA DE GRÁFICOS

GRÁFICO Pp.
1. Diagrama de Pareto elaborado con la información obtenida en la
investigación.......................................................................................... 71

vii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURÍN
INGENIERÍA INDUSTRIAL

PLAN PARA EL CONTROL, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE


INVENTARIO BASADO EN EL MÉTODO PEPS PARA LA
EMPRESA CARS AND COLOR SV, C.A
MATURÍN ESTADO MONAGAS.

Trabajo de Grado

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: OPERACIONES

Autora: Br. Tianis Ramos


Tutor: Ing. Jorge Márquez
Mes y Año: Noviembre, 2018

Resumen

El presente Trabajo Especial de Grado tuvo como objetivo Proponer un plan


para el control, manejo y administración de inventario basado en el método Peps para
la empresa CARS AND COLOR SV, C.A Maturín Estado Monagas, con la finalidad
de diagnosticar la situación actual del Almacén de la empresa CARS AND COLOR
SV, C.A con el fin de conocer la problemática existente. Asimismo, analizar las fallas
encontradas en el almacén de la CARS AND COLOR SV, C.A, logrando determinar
las causas que lo ocasionan. De igual forma establecer los lineamientos del sistema de
inventario basado en la metodología (PEPS), con el propósito de organizar la entrada
y salida de los materiales en el almacén. De esta manera realizar un análisis
beneficio-costo de la propuesta con el fin de implantar su viabilidad. La investigación
se enfocó en una modalidad de proyecto factible apoyada en un diseño de campo, con
un tipo descriptivo, asumiendo como unidad de estudio el área del almacén de la
empresa en estudio, contando con una población referencial de 10 empleados. Las
técnicas e instrumentos de recolección de datos, que se emplearon: Observación
Directa, Revisión Documental, Entrevista No Estructurada, también se utilizaron las
técnicas de análisis de datos como: Diagrama de Flujo del Proceso, Diagrama Causa-
Efecto, Diagrama de Pareto. Concluyendo que dichos procedimientos ayudarán a
mantener un mejor control en el área del almacén, resultando económicamente
factible, debido a que el costo-beneficio resultó de 1,2, es decir, que por cada bolívar
que invierta la empresa, la misma recibirá 0,2 Bs de ganancias.

Descriptores: Plan, Control, Manejo, Administración de Inventario, Método PEPS.

viii
INTRODUCCIÓN

Desde tiempos antiguos, se tenía por costumbre almacenar grandes cantidades


de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o calamidades; es así como
surge o nace la necesidad de los inventarios, como una forma de hacer frente a los
periodos de escasez, que asegurará la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos
necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los mismos; pero no fue hasta
comienzos del siglo XIX, cuando se comenzaron hacer intentos por aplicar técnicas
analíticas para su estudio sistemático, racionalización y adecuada resolución. En la
medida que se fueron desarrollando estas teorías y análisis, surgió la necesidad de
emplear métodos matemáticos, debido al desarrollo de las distintas ramas de la
ingeniería y a la implantación de nuevas técnicas de análisis.
A través de los años las pequeñas y grandes empresas se han incrementado a
nivel mundial, este aumento ha llevado al hombre a crear un sistema; regido por un
conjunto de normas, métodos además de procedimientos aplicados el cual pueda
facilitar el control de materiales oportunamente, contabilizando la mercancía, así
poder conocer de manera confiable los recursos que se encuentran almacenados, este
método es llamado sistema de inventario y representan los bienes de una empresa, ya
sean llamados materia prima, mercancía o productos terminados.
Anteriormente los inventarios se realizaban por medios físicos y eran
registrados manualmente en hojas de papel, gracias a los avances tecnológicos que
abruman y van siempre un paso delante de las necesidades humanas, éstos se realizan
actualmente por medio de computadores súper inteligentes y que completan la
actividad con el mínimo margen de error y en el menor tiempo posible. Aunque
hayan cambiado las formas de realizar un inventario, sus características siempre serán
las mismas y deberán estar presentes en todo momento, para poder lograr un
inventario a la perfección.

1
Las particularidades que posee un inventario perfecto son las siguientes: Es
detallada, ya que en éste se especifican todas y cada una de las características de
todos los bienes que conforman el patrimonio de la persona, empresa o comunidad.
Es ordenado porque agrupa todos los elementos que conforman el patrimonio en sus
cuentas correspondientes y éstas a su vez en sus masas patrimoniales. Es valorada, ya
que a cada uno de los elementos se les da un valor expresado en unidades monetarias.
Se percibe, que la empresa, no cuenta con su propio sistema de inventario, por
lo cual las actividades del almacén se han venido ejecutando prácticamente sin
ningún control a lo largo del tiempo, existiendo incertidumbre respecto a si sus
niveles actuales, son los más adecuados para los requerimientos de los clientes. De
esta forma este estudio se orienta a proponer un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS para la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A Maturín Estado Monagas, con la finalidad de llevar un dominio de
los productos existentes y su estatus en el almacén.
Esta investigación se encuentra estructurada de la siguiente manera: Capítulo I,
el problema, conformada por la contextualización del problema, los objetivos: general
y específicos, así como la justificación de la investigación; Capítulo II, el marco
referencial, constituido por los antecedentes de la investigación, bases teóricas, bases
legales, sistema de variables y la definición de términos; Capítulo III, el marco
metodológico, que contiene la modalidad, diseño y tipo de investigación, unidad de
estudio, técnicas e instrumentos de recolección de datos y técnicas de análisis de
datos. Capítulo IV. Los resultados de la investigación, donde se detalla cada paso
para la implementación de la propuesta. Finalmente las conclusiones,
recomendaciones y las referencias.

2
CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Contextualización del Problema

Actualmente en el mundo uno de los principales problemas en las pequeñas y


grandes empresas es el no poder contar con un sistema de inventario lo cual trae
consigo una deficiencia operacional para la misma, sabiendo que la base de toda
organización es la compra y venta de bienes o servicios, lo que quiere, decir, que no
se puede conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la misma o saber con exactitud la cantidad de materia prima o
productos terminados que está almacenado.
El desarrollo de los negocios y las finanzas, hacen que en el entorno
empresarial sea un reto permanente para quien debe aplicar su utilidad. La necesidad
de incrementar la productividad en las organizaciones debe considerar las causas y
los efectos de la gestión de empresas, comerciales e industrias, siendo este el
principal punto de partida para la toma de decisiones en el proceso de administración
de la empresa. Como consecuencia de estos cambios el empresario de hoy tiene que
saber administrar eficientemente los recursos y mercancías con que cuenta, ya que
esta es una de las causas que atenta contra el balance financiero.
En Venezuela el control del inventario es uno de los aspectos que muy pocas
veces es atendido en la pequeña y mediana empresa. El mercado de los materiales,
repuestos y accesorios está en constantes cambios, ya que dentro de esta perspectiva,
el norte de toda organización debe ser garantizar el acatamiento de las normas
legales, proteger los productos, comprobar la exactitud, a fin de hacerla útil,
confiable, oportuna, fomentando la eficiencia, logrando el cumplimiento de sus

3
planes, programas y presupuestos en concordancia con los objetivos y metas
propuestas.
De esta situación en especial no escapan las empresas venezolanas y en
particular las cadenas de empresas de esta área de venta y distribución de accesorios
para automóviles, que en los últimos años se ha evidenciado su constante crecimiento
y esparcimiento por todo el territorio nacional, no obstante, un gran número de
organizaciones empresariales se han visto afectadas por la situación actual económica
a nivel nacional, que si bien no han originado su cierre permanente, han ocasionado
un desequilibrio interno, cualquier organización que se encuentre en el área del
comercio se ve obligada a prestar un mejor servicio a los clientes, reducir costos, en
tal sentido toda empresa comercial o industrial debe establecer un control,
planificación, administración, de sus recursos, mercancía, personal, tal es el caso de
los inventarios lo que permite identificar los artículos existentes y faltantes para su
posterior solicitud a proveedores y abastecer el comercio.
Tal es el caso de la empresa CARS AND COLOR SV, C.A , encargada de la
venta y suministro de materiales, accesorios y repuestos para vehículos, ubicada en
Maturín, Estado Monagas, pero para ello necesita contar con varios recursos tales
como humano, maquinarias, equipos, materiales, entre otros; es precisamente en la
gestión de los últimos que se han presentado ciertas irregularidades tales como que la
cantidad de pedido sobrepasa la capacidad del almacén, debido a que quedan lotes de
productos estancados, por lo cual se ha improvisado la ubicación de los mismos en
otro sitio, causando en muchas ocasiones, obstrucción a la hora de ubicarlos y a su
vez peligro para el personal que labora en esa área.
Otro inconveniente es que en varias ocasiones no se tiene en el stock la
cantidad de materiales que más rotación tiene, esto ha causado disgustos en la
clientela, ya que en varios casos no se les ha podido cumplir su demanda a total
plenitud. La ausencia de un sistema avanzado para controlar sus inventarios, provoca
que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos,
lo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los stock, el registro de estos es
deficiente, ya que se manejan por una hoja Excel, a la cual no les prestan atención y

4
en muchos casos por la falta de tiempo y gran cantidad de mercancía con la que
cuentan, esto se ha prestado para la pérdida de materiales, también se han visto
envueltos en problemas personales constantes, al extremo de disponer en varias
ocasiones del puesto de trabajo de los encargados del almacén.
Además generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios
sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una
planificación general, por lo que la propuesta de un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS, podría dar solución a dichas
situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor
atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción de sus necesidades.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer un plan para el control, manejo y administración de inventario


basado en el método PEPS para la empresa CARS AND COLOR SV, C.A Maturín
Estado Monagas, con la finalidad de llevar un dominio de los productos existentes y
su estatus en el almacén.

Objetivos Específicos

1. Diagnosticar la situación actual del Almacén de la empresa CARS AND COLOR


SV, C.A con el fin de conocer la problemática existente.
2. Analizar las fallas encontradas en el almacén de la CARS AND COLOR SV,
C.A, con la finalidad de determinar las causas que lo ocasionan.
3. Establecer los lineamientos del sistema de inventario basado en la metodología
(PEPS), con el propósito de organizar la entrada y salida de los materiales en el
almacén.

5
4. Realizar un análisis costo-beneficio de la propuesta con el fin de determinar su
viabilidad.

Justificación de la Investigación

Las empresas deben contar con un sistema de inventario que genere los
resultados de satisfacción esperados, dado que existe una situación atípica en el
entorno empresarial nacional y es necesario reducir costos al controlar de manera
eficiente los recursos y suministros de manera que ésta pueda regular su
desenvolvimiento. El control de este se realiza con la finalidad de desarrollar
pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos, compras u
obtención, almacenaje, producción y contabilidad es por ello que una correcta
elección del método de control de inventario ayudará a la empresa a la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A a mantener un registro diario de las existencias.
La importancia de poseer un plan para el manejo de materiales reside en el
objetivo primordial de obtener más utilidades al abrir las posibilidades de no generar
gastos en productos que se encuentren útiles en los almacenes. De igual forma
beneficiará la relación proveedor – empresa – cliente al lograr una gestión efectiva,
generando compras precisas para el buen abastecimiento de productos, trayendo
satisfacción inmediata del cliente al encontrar lo necesitado que por efecto lleva al
aumento de las ventas abriendo paso a realizar un mejor desenvolvimiento financiero
de la organización. Por esta razón se puede decir que este estudio favorecerá
económicamente a la organización, ya que se podrá reducir los costos por
mantenimiento de inventarios sobregirados, es decir, con exceso de mercancía,
facilitando notablemente el trabajo de todos los empleados de la empresa.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios;
de aquí la importancia del manejo del inventario ya que este permitirá a la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A, trabajar de manera organizada obteniendo amplios
beneficios debido al eficiente control de la mercancía detectando materiales
caducados, deteriorados o próximos al vencimiento lo cual permita organizar

6
promociones y liquidaciones oportunas, creando información precisa que implicará
mejores decisiones y será útil para la adquisición de artículos sin excesos y faltantes
originando ventas de productos en condiciones óptimas y potenciales para así obtener
ventajas competitivas en el mercado y reducir la escases en los anaqueles ofreciendo
continuamente toda la variedad disponible de mercaderías, marcas, tamaños, etc.
Asimismo facilitará a los trabajadores encontrar, seleccionar y empacar los
insumos de manera rápida aumentado su productividad y reduciendo tiempo,
beneficiando a la comunidad proporcionando un servicio de calidad que cubra con las
necesidades y satisfaga al cliente sin retrasos al momento de solicitar su servicio y
evitar quedar desabastecido por un posible incremento inesperado de las ventas, así
como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica, reduciendo costos, mejorando su rentabilidad, servirá a su vez, a
los estudiantes del I.U.P. “Santiago Mariño” como pauta para el impulso de futuros
proyectos relacionados con la problemática, en la que sobresale la necesidad de la
organización de los almacenes de las empresas.

7
CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación

Urriola, J. (2015). “Propuesta de un sistema para el control de inventario de la


Farmacia Don Jesús C.A., basado en la metodología primero en entrar, primero en
salir (PEPS), municipio Maturín estado Monagas” Trabajo de Grado presentado en
el Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, con la finalidad de evitar
pérdidas e información errada del material existente, debido a la demanda de
medicamentos por las circunstancias inesperadas de la naturaleza que afectan la salud
de los ciudadanos. El autor concluyó que la ejecución de este proyecto tuvo un
especial impacto Técnico-Socio-Económico en la farmacia y la comunidad, en vista
que se dio respuesta al descontrol, pérdida, robo y desabastecimiento de la mercancía,
originando ventas de productos en condiciones óptimas para obtener ventajas
competitivas en el mercado facilitando a los trabajadores encontrar, seleccionar y
empacar los insumos de manera rápida para aumentar su productividad y disminuir el
tiempo, ofreciendo servicios de calidad. El aporte a esta investigación fue la
documentación considerablemente desarrollada en función de las necesidades
existentes, basada en el plan de control de inventario propuesto.
Mendoza, M. (2014). “Diseño de un Sistema de Inventario para la
Constructora Busbel, C.A. Maturín Estado Monagas”. Trabajo de Grado presentado
en el Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, con la finalidad de evitar
pérdidas e información errada del material existente. Este trabajo diagnosticó las
necesidades de mejoras identificadas y necesarias en el almacén, de igual modo,
permitió considerar que el personal que laboraba en él, necesitaba contar con un
sistema de inventario acorde con la cantidad de materiales manejados, lo que les

8
permitió mejorar sus actividades internas y desarrollo en general. Con las
aplicaciones de las normas y procedimientos propuestos se dio inicio a las prácticas
de trabajo en el almacén orientadas hacia el mejoramiento continuo. El aporte que
brindó a la presente investigación, radicó en la manera como se deben clasificar los
productos según la metodología PEPS.
Rengel, F, (2014) “Propuesta de un Sistema de Control de Inventario de
Insumos para la empresa Inversiones y Construcciones Bragius C.A, ubicada en
Maturín Estado Monagas”. Trabajo de Grado presentado en el Instituto Universitario
Politécnico Santiago Mariño Extensión Maturín. Dicha investigación tuvo como
objetivo principal, proponer un sistema de control de inventario de insumos
necesarios en la empresa Inversiones y Construcciones Bragius, C.A., para mejorar el
registro y revisión en la entrada y salida de materiales de construcción. El aporte de la
investigación, consistió en obtener la forma de ordenar, los productos con su debida
codificación, lo que a su vez, permite minimizar costos y mantener los productos en
existencia.

Bases Teóricas

Todo estudio requiere de bases teóricas, que además de proveer información al


investigador acerca del tema, permite sustentar teóricamente al problema, con el fin
de organizar y precisar los elementos necesarios para su descripción, por lo tanto
puede decirse que se refiere al conjunto de actuaciones, definiciones, actividades y
tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado
que satisfaga plenamente los requerimientos al que va dirigido, por ello es de gran
importancia conocer las definiciones asociadas a este término, entre ellas destacan.
Según Arias (2006) “Las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los
conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para
sustentar o explicar el problema planteado”. (p.107). Comprenden un conjunto de
conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado,
dirigido a explicar el problema planteado.

9
Inventario

Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar


con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes. Un inventario según Castillo, C (2012): “representa la existencia
de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos,
comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en
un período económico determinado” (p. 10). Deben aparecer en el grupo de Activo
Circulante, Es uno de los activos grandes existentes en una empresa, el inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. (Ibídem p. 10).
En el estado de resultado, el inventario final, se resta del costo de mercancías
disponibles para la venta y así poder determinar, el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado. (Ver figura 1)
En consecuencia, el inventario es una relación detallada, ordenada y valorada
de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado. Antiguamente lo normal era que los inventarios se realizaran
por medio físico (se escribían en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases de
datos de manera centralizada a toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas
pequeñas que lo sigan haciendo con papel

Figura 1. Ejemplo de control de Inventario. Tomado de: Castillo, C (2012):

10
Objetivos del inventario

Toda empresa mantiene una provisión de inventario por las siguientes razones:
Mantener una independencia en las operaciones; el suministro de materiales e
insumos en los puestos de trabajo, permite que en esa área de operaciones las
actividades se lleven con mayor y mejor flexibilidad operativa. Ajustarse a la
variación de la demanda de productos; al conocer la demanda con exactitud de un
producto, es posible, pero no necesaria mente económico, producir el bien para
cumplir exactamente con la demanda. Sin embargo, es usual no conocer la demanda
por completo lo cual hace necesario mantener reservas de seguridad o de
amortiguación para cumplir ante variaciones. Todas las firmas, de acuerdo a Eduard
(2008) sostienen una provisión del inventario por las siguientes razones:
1. Mantener independencia en las operaciones: un suministro de materiales en un
centro de trabajo permite que ese centro tenga flexibilidad en las operaciones. En
las líneas de ensamblaje sirve como amortiguador de varias partes dentro de la
estación de trabajo de manera tal que los tiempos más cortos de ejecución puedan
compensarse con tiempos de ejecución más largos.
2. Ajustarse a la variación de la demanda de productos: si la demanda del producto se
conoce con precisión, puede ser posible producir el bien para satisfacer de manera
exacta la demanda. Sin embargo, usualmente la demanda no se conoce por
completo y es necesario mantener una reserva de seguridad o de amortiguación
para absorber las variaciones.
3. Permitir flexibilidad en la programación de la producción: operación de menor
costo a través de la producción de lotes más grandes.
4. Proveer una salvaguardia para la variación en el tiempo de entrega de las materias
primas: cuando se le pide a un vendedor que despache un material, pueden
presentarse demoras por una serie de razones, una variación normal en el tiempo
de despacho, una escasez de material en la planta del vendedor que haga que se
acumulen los pedidos pendientes, una huelga imprevista en la planta, un pedido
perdido o un despacho de material incorrecto o defectuoso.

11
En consecuencia, el objetivo de administrar el inventario, es adquirir,
almacenar y aplicar por producción o venta los inventarios de fabricación o
mercancías, en óptimas condiciones de productividad y rentabilidad. La buena
gestión del inventario implica establecer qué cantidades mantener, la fecha en que se
debe ejecutar los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar, ya que mientras
mayor sea la eficiencia menor será la inversión necesitada y por ello mejor
rentabilidad económica para la empresa. (Ver Figura 2)

Figura 2. Objetivos del Inventario según las áreas de la empresa. Tomado de:
Colmenarez, 2014

Clasificación de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía


ampliamente entre los distintos grupos de industrias, es por eso que se han clasificado
de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos según los Autores Chase, R.;
Jacobs, F. y Aquilano, N. (2013, p.63); Los inventarios se clasifican dependiendo de
la función que estos cumplan dentro de la organización, varía ampliamente entre los
distintos grupos de industrias. De acuerdo a las características de la empresa se
encuentran cinco tipos de inventarios.

12
Inventario de Mercancías

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea


comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. Castillo, C (2012) describe que: “En esta Cuenta se mostrarán todas las
mercancías disponibles para la Venta” (p.11). Las que tengan otras características y
estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales
como las mercancías en camino (Las que han sido compradas y no recibidas aún), las
mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (Aquellas que son
propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que
ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados

Comprende los artículos transferidos por el departamento de producción al


almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación
total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. Inventarios de productos
terminados se presentan específicamente en empresas fabriles o manufactureras
donde se compran materiales de diferentes tipos y los transforman en un producto que
se encuentra más cercano al consumo humano. Se refiere a todos los productos
terminados, incluyendo a los almacenados destinados a la venta. Este inventario
protege contra la variabilidad de la demanda del cliente.Son todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son
transformados para ser vendidos como productos elaborados. Castillo, C (2012, p. 15)

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación

El inventario de productos en proceso son todos los artículos o elementos que


se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente

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terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se
les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en
un momento dado. Una de las características de este tipo de inventario es que va
aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de producción. Lo integran todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se
encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de
materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas

Comprende los elementos básicos o principales que se incorporan en la


elaboración del producto. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera materia prima y son los artículos sometidos a un proceso
de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Este inventario
está compuesto por la existencia de aquellos materiales que en una fábrica son
utilizados en la elaboración de los productos finales que vendeLo conforman todos
los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido
procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica

Este grupo de inventarios está formado por repuestos y otros materiales


similares que, aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace
indispensable para lograrlo, constituido por aquellos elementos utilizados para la
fabricación del producto, pero que no se pueden cuantificar estrictamente. Es decir,
los suministros de fábrica no se identifican como parte del artículo, aunque son
utilizados en el proceso su elaboraciónSon los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija,
clavos, lubricantes).Castillo, C (2012, p. 15)

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Inventarios de material de empaque:

Se refiere a los materiales que se utilizan como envoltorio o envase del


producto elaborado, cuando los costos de tales envases forman parte del precio de
venta de tal producto. En los casos de empresas que venden sus productos en envases
retornables que siguen siendo de su propiedad, tales envases no forman parte del
inventario de materiales de empaque, sino del activo fijo.

Inventarios de mercancías en tránsito:

Este rubro está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la
venta pero que, para la fecha del inventario, todavía no han llegado a los almacenes
de la empresa. Para que estos bienes puedan ser incluidos en el inventario, es
indispensable que el título de propiedad haya sido traspasado a la empresa. Este
hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra de mercancía se
ha hecho en el exterior y que, por ello, el tiempo que transcurre desde que se hace la
compra hasta que tal mercancía llega al almacén es relativamente largo por lo que,
para la fecha que se está haciendo el inventario, se encuentra en tránsito.

Inventario en planta:

Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus
instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén
intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de
mantenimiento, entre otros.

Inventario inicial:

Se realiza al dar comienzo a las operaciones. Representa el valor de las


existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta
se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo

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contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y
pérdidas directamente.

Inventario final:

Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de


la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este
inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las
Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

Inventario físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de
las exigencias.

Inventario de seguridad:

Son aquellos que existen como resultado de incertidumbre en la demanda u


oferta de productos. Se generan para amortiguar variaciones de la demanda del
producto. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen
contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el
tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no
podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones
inciertas de la demanda. Este tipo de inventario es utilizado para impedir la
interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el
aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la
importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y
la variación de las demoras de la entrega.

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Inventario de fluctuación:

Son inventarios que se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de


producción no pueden predecirse con exactitud. Estos inventarios existen en centros
de trabajo cuando el flujo de trabajo en estos centros no puede equilibrarse
completamente. Los inventarios de fluctuación, llamados stock de estabilización
pueden incluirse en el plan de producción de manera que los niveles de producción no
tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de anticipación:

Estos son inventarios hechos con anticipación a la época de mayor venta, a


programas de promociones comerciales o a un periodo de cierre de la planta.
Básicamente estos inventarios almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras
necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. El inventario de
anticipación o inventario de previsión es utilizado por las empresas para absorber las
irregularidades que se pueden presentar en la demanda o suministro que se presentará
a futuro y que se encuentra, en muchas ocasiones, bien definida. Son los que se
establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de
promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios
de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y
limitan los cambios en las tasas de producción.

Inventario de tamaño de lote:

Con frecuencia es imposible o impráctico fabricar o comprar artículos en las


mismas cuotas que se venderán. Por lo tanto, los artículos se consiguen en cantidades
mayores a las que necesitan en el momento; el inventario resultante es el inventario
de tamaño de lote. El tiempo de arreglo es un factor importante en la determinación
de la cantidad de dicho inventario. Se entiende aquel tamaño del lote que minimiza
los costos generados en la gestión de inventarios

17
Los tipos de inventarios antes mencionados por el autor, reflejan de manera
detalla como clasificar un inventario según las condiciones y situaciones que maneje
o en las que se encuentre el proceso productivo de una empresa. Esto permite conocer
según los requerimientos, que tipo de inventario hay que manejar, pudiendo ser uno o
en otros casos de varios, según las funciones que se ameriten, las etapas de
procesamiento por las que pasa un tipo de material y los más convenientes, de saber
qué inventario llevar según la demanda que se presente, pudiendo ser una demanda
dependiente o independiente las cuales pueden conocerse como no, con la finalidad
de en su momento satisfacer las necesidades de los procesos productivos o de pedidos
de sus clientes. Es por ello de gran importancia conocer cada uno de ellos para así
establecer, los que mejor se adapten al inventario que se pueda presentar.
Las compañías que utilizan grandes cantidades minerales básicos (como el
carbón mineral, el petróleo o el cemento) o mercadería (como la lana, los granos o
productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener
ahorros significativos comprando grandes cantidades llamadas inventario de
protección, cuando los precios están bajos. La adquisición de cantidades extra a un
precio reducido también reducirá los costos de los materiales de los artículos para
luego darle un aumento de precio. Los factores importantes en tales transacciones
incluyendo la tendencia de los precios, los riesgos de obsolescencia y el manejo de
entregas futuras de mercaderías están fuera, obviamente, el ahorro obtenido es la
verdadera ganancia del inventario añadido.
El objetivo del modelo básico de inventarios consiste en determinar la cantidad
óptima a ordenar que minimice los costos incrementales totales relacionados con
mantener un inventario y procesar órdenes. La determinación del tamaño más
apropiado para el colchón de seguridad incluye un equilibrio entre el costo de quedar
probablemente sin existencias, y el costo de mantener un colchón de seguridad
suficiente, como para evitar esta probabilidad. Es muy importante para las empresas
tener un inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste
depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a
disposición en el momento indicado.

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Importancia de los Inventarios

Las empresas de hoy tienen que estar al tanto de los cambios constantes en el
mercado global debido a los avances tecnológicos, pero también debido a las
exigencias de los consumidores como son la calidad, precios razonables, mejores
servicios y atención personalizada. Es por esto, que constantemente están buscando
estrategias y métodos más efectivos para producir los mejores productos o para
ofrecer los mejores servicios. Luego de revisar múltiples artículos sobre el tema de la
Gerencia de Operaciones y Producción, se constatará que la mayoría de los autores
coinciden en que los Gerentes de Operaciones son de suma importancia en las
empresas ya que desempeñan una función vital dentro de éstas, porque son ellos los
que controlan alrededor de las tres cuartas partes de los activos de dicha empresa.
Según Cruz, Y (2010), expresa:

Dentro de las funciones de un Gerente de Operaciones se encuentra el


mantener un inventario adecuado para poder cumplir con la demanda de
los clientes por lo que el objetivo principal del inventario es proveer a la
compañía de materiales necesarios para que ésta pueda continuar con su
funcionamiento dentro del mercado. Los inventarios incluyen la materia
prima, productos en proceso y productos terminados, mercancías para la
venta, materiales y repuestos para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios (p.118).

Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que estos


tienen un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la venta
de productos. Es por esto que dicho registro es de suma importancia ya que le permite
a la empresa cumplir con la demanda y competir dentro del mercado. El reto de
administrar dicho balance es decidir cuánta compilación de materiales se necesita
para cumplir con estos requerimientos.

Costos en los inventarios

La gestión de inventarios implica dos costos básicos:

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1. Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son
proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto.
Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas
de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se
produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la
falta de productos a ofrecer en el mercado.
2. Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado
como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos
de acumulación de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de
inversión de una empresa, por ejemplo: En una empresa tradicional, los
inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capital
circulante (es decir dinero en efectivo). Castillo, C (2012, p. 17)
De acuerdo a lo antes mencionado un elemento muy importante para el
desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas; una mala
administración, puede ser el culpable de generar clientes descontentos por el no
cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden
llevar a la compañía a la quiebra. Es muy importante que las empresas tengan su
inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende
el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el
momento indicado.

Costos de Mantenimiento de los Inventarios.

Los costos de mantenimiento del son fundamentales en la gestión de materiales


en una organización. Es un hecho que involucran costos de overhead que deben estar
reflejados en las decisiones de inventario puesto que mientras más tiempo pase un
ítem en la estantería, mayor será su costo de mantenimiento, por lo que se puede decir
que los costos mínimos del inventario se alcanzan cuando los costos de
mantenimiento son iguales a los costos de reposición. Los costos que se ven
afectados por cada decisión específica deben ser administrados al decidir cuánto

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inventario tener. Los costos de mantenimiento de la inversión en inventarios se
clasifican en tres grandes grupos:

Costo de Adquisición o Compra:


Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de
unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artículo es fabricado total o
parcialmente por la propia empresa, la determinación de su costo ya no resulta tan
simple, es preciso entonces hacer uso de métodos o criterios contables para la
determinación del costo.

Costo de Renovación o de Pedido:


Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos,
ya sean de tramitación, preparación de la orden de compra, transporte, recepción
descarga, etc. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el
volumen del pedido se reduce el costo unitario por este concepto.

Costos de Tendencia de Inventario:


Estos costos incluyen todos los gastos en que incurre la compañía por el
volumen de inventario que lleva. Se incluyen usualmente en el costo de tenencia de
inventarios los siguientes:
1. Por Obsolescencia: Se incurre en estos costos porque el inventario no es ya
vendible debido a patronos de venta cambiantes y a deseos del cliente. Este problema
es agudo en los artículos de moda, de alta tecnología, y en las industrias de defensa.
2. Por Deterioro: El material que se tiene en inventario puede humedecerse, secarse,
ser ensuciado por el manejo o deterioro de muchas otras maneras de modo que ya no
se pueda vender o usar.
3. Por Impuestos: Muchos estados o municipios tienen impuestos por inventario.
Algunos se basan en la inversión de inventarios en un, momento particular del año,
mientras que otros se basan en la inversión promedio del inventario todo el año.

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4. De Garantía: Los inventarios como la mayoría de los activos son protegidos por un
seguro generalmente llevados como parte de otras políticas de seguros de la
compañía.
5. De Almacenamiento: El almacenamiento del inventario requiere de una bodega
con personal de supervisión operativo, de equipo de manejo de material, de registro
necesario. No se incurriría en los costos de estos medios si no hubiere inventario. 6.
De Capital: El dinero invertido no está disponible para ser usado en esta actividad de
la compañía y, de hecho, puede ser pedido prestado a las entidades financieras
(bancos). El corte de pedir prestado dinero o el corte de oportunidad de inversión
perdida por usar este capital en otras áreas de la compañía debe cargarse a la
inversión de inventario como el corte de capital lo cual garantizan continuidad en el
desarrollo de las actividades y una administración y manejo de los recursos que posee
una compañía
Costos de Agotamiento de Existencia:
Si el material no está disponible cuando el cliente lo pide pueden perderse las
ventas incurrirse en costos extra. El trabajo por procesar una orden regresada puede
ser considerable. El costo de las órdenes regresadas resulta no solo del papeleo extra
sino también del tiempo gastado por el personal en los varios departamentos que
manejan el documento del pedido regresado, que recoge y empaca el embarque real y
que responde a las peticiones de los clientes. El corte puede incluir primas elevadas
de fletes por la pequeña cantidad que se embarca.

Costo Asociado con la Capacidad:


El costo asociado con la capacidad incluye los Costos por tiempo extra
subcontrataciones, contrataciones, entrenamiento, despido y ocio. Se incurre en estos
costos cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad o cuando por un
tiempo existe demanda o muy poca capacidad. Aun cuando se desconocen los
factores específicos que se han de considerar, los registros contables en las compañías
no arrogan la información de los costos requerida en una forma de aplicación
inmediata y significativa. A estos costos se aplican dos reglas básicas:

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1. Deben ser realmente costos en efectivo, no costos estándar de contabilidad.
2. Deben ser costos que se vean realmente efectuados por la decisión específica que
se está tomando

Toma de Inventario Físico.

Es el acto mediante el cual se procede a contar, pesar o medir físicamente, la


cantidad de unidades de cada producto o mercancía propiedad de la empresa que
directa o indirectamente serán determinados a la venta. La exactitud que se obtenga
de ese conteo físico es de tal importancia como que de ello depende en gran medida
la razonabilidad de la utilidad o pérdida que se obtenga según los libros, así como el
monto que aparecerá como activo en el balance general que será elaborado para el
fecha en que se tomó el inventario.

Procedimiento para la Toma del Inventario.

Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir, por
escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario, las cuales
serán claras y deben contener entre otros puntos los siguientes:
1. Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene este
acto.
2. Indicación de la fecha, hora y lugares en que se tomara el inventario.
3. Mención de qué existencia deben ser incluidas.
4. Descripción de los formularios, tales como, tarjetas, listados, etc., y una clara
explicación de cómo utilizarlos.
5. Tipo de control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventario.
6. Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y producción.
7. Tomar inventarios cuando en forma simultánea se siguen produciendo
movimientos de mercancías, provocan errores tales como, dejar de contar en unos
casos o duplicar el conteo en otros.

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8. Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos y en
forma ordenada de manera de facilitar el conteo.
9. Aquellas mercancías deterioradas u obsoletas deben ser segregadas e inventariadas
como tales, para poder darles el tratamiento adecuado al valorarlas.
10. De ser requerido, una copia del resultado del inventario hecho, debe ser entregado
a los auditores externos.

Gestión de Existencias Máximas y Mínimas.

Se entiende por gestión de stocks el organizar, planificar y controlar el conjunto


de stocks pertenecientes a una empresa. Uno de los motivos por los cuales la
organizaciones requieren de un sistema de control de inventario es la dificultad que
existe para mantener un adecuado nivel de existencia que permita realizar de manera
armónica el proceso productivo por esto se hace necesario lograr un equilibrio, este se
puede mantener aplicando un sistema de máximos y mínimos el cual se considera la
incorporación de una restricción sobre el abastecimiento y una protección sobre las
carencias.
Como protección sobre el abarrotamiento se establece un nivel máximo para el
inventario, debido al hecho de que ellos sirven de desacopladores de las operaciones.
Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario, además
de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar corresponde a la
diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias Actuales de
inventario.
Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas establecidas de revisión
corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una fluctuación anormal de la
demanda de unidades que haga que los niveles de inventario lleguen al límite mínimo
antes de la revisión. La función de las existencias es conseguir:
1. Compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente.
2. Evitar rupturas del movimiento de materiales por cualquier suceso.

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Los niveles máximos de existencias

Se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en


todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir
el exceso y derroche de existencias.

Los niveles mínimos de existencias

Se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad


para prevenir que se agoten. El mínimo teórico debería ser cero, sin embargo el
mínimo real es el mínimo de seguridad, es decir con cierta previsión de reserva al
cual se puede recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen. Esto también
depende de la velocidad de consumo

Gestión de Mercancía

El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las
referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este
último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas. Para el cálculo de
las necesidades de materiales que generan la realización del programa maestro de
producción se necesitan calcular las cantidades y fechas en que han de estar
disponibles las mercancías y componentes que intervienen, según especifican las
listas de materiales.
Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en
stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos. El sistema de
información referido al estado de stock ha de ser muy completo, coincidiendo el
estado de los pedidos en curso para agilizar el cumplimiento de los plazos de
aprovisionamiento. Así mismo en el caso de que algunas de las existencias en stock
se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contemplados para

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satisfacer el programa de producción, debe ser reconocido este hecho. (Alcántara. E.;
Plossl, G., 2008, p.152).
En definitiva debe existir un perfecto conocimiento de la situación en que se
encuentren los stocks, tanto de los materiales adquiridos a los proveedores externos
como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la
preparación de conjuntos de nivel superior. Para que el sistema de producción y
control de la producción sea fidedigno fue imprescindible una descripción muy
precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Para llevar a cabo una buena
gestión de mercancía es necesario contar con un almacén. Allí es necesario que los
artículos se organicen de manera correcta y que se le asigne un lugar específico.

Recepción de Material

Es un proceso mediante el cual se reciben los productos terminados


procedentes de fábricas y almacenes, estos se pueden alojar en forma apilada en el
camión de transporte, para que luego los cargadores preparen los medios de trasporte
para empezar la descarga, según Lleras, R (2012), señala que la recepción de
materiales: “es un procedimiento de verificación de los materiales que se reciben de
los proveedores, en conformidad con los requisitos de compras establecidos en cuanto
a cantidades, especificaciones y normas de calidad” (p.85). Esto quiere decir que la
unidad de compras recibe del proveedor el material solicitado en el pedido de
compra, verifica si las cantidades están correctas y realiza junto con control de
calidad, la inspección para comprobar el material con las especificaciones
determinadas en el pedido de compra.

Almacenes

Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía, según Lleras, R (2012), señala que: “la formulación de una política de
inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a

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tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y
materiales de compras, es la fuente mejor de esta información” (p.87). Por lo que esta
función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de
uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a
robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de
los artículos.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.


2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre los materiales (Entradas y Salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (Niveles máximos – Niveles mínimos).
Lleras, R 2012, p.30

La existencia de un almacén y su correcto manejo es de vital importancia para


el buen funcionamiento de la empresa, ya que si no hay un correcto manejo de los
materiales puede llegar a ocasionar perdidas. Al mantener limpios los lugares donde
se guardan los productos alimenticios se reducen sustancialmente los focos de
contaminación y la atracción de las plagas. Una de las características principales de
un almacén es la ausencia de actividades que añadan valor de manera directa a los
materiales que maneja. Los fundamentos de su existencia evidencian una posición
vital como proceso soporte de la función logística y justifican la necesidad de
desarrollar una gestión de almacenes en toda su extensión, con impacto tangible en
factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los objetivos que debe plantearse
una gestión de almacenes

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Tipos de Almacén:

Actualmente, casi todas las actividades empresariales requieren la existencia de


almacenes. Partiendo de que los tipos de almacenes tienen una serie de características
diferentes podemos clasificar los mismos y agruparlos bajo una serie de criterios, que
son los siguientes:
1. Almacenes Industriales: Comprende el conjunto de almacenes de una industria
para almacenar las materias primas, semiterminados, piezas y partes y los productos
terminados. Dentro de estos almacenes industriales tenemos:
2. Almacén de Materia Prima: Almacena las materias primas que intervienen
directamente en la composición de los productos terminados. Estos almacenes pueden
ser abiertos o cerrados. Serán abiertos aquellos en los cuales los materiales allí
contenidos no requieren de la protección de medio ambiente y aquellos que requieren
de protección para los materiales de las condiciones ambientales serán cerrados.
3. Almacén de Productos Semielaborados: Dedicado al almacenamiento de los
materiales que han sufridos algunas transformaciones en el proceso productivo.
También pueden ser abierto y cerrados.
4. Almacén de Piezas de Recambio: Para almacenar piezas destinadas al servicio de
posventa, con el objeto de efectuar reparaciones.
5. Almacén de Productos Terminados: Destinados al almacenamiento de productos
para ser suministrados o entregados a los clientes.
6. Almacén de Herramientas y Utillaje: controla todo los aspectos relativos al
instrumental de producción, como herramientas, plantillas, matrices, etc.
7. Almacén de Aprovisionamiento en General: Para el almacenamiento de insumos
que intervienen indirectamente en la fabricación, tal es el caso de combustibles,
aceites, lubricantes, material de embalaje. En cuanto a la disposición física, esto tipos
de almacenes pueden estar o no en una misma instalación física.
8. Almacén de Distribución: Destinados a almacenar y vender artículos o productos,
colocados a disposición del consumidor.

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9. Almacén de Depósito: Lugar concebido y equipado para los productos colocados
en depósitos por trato entre el depositante y el depositario, esto normalmente
corresponde al concepto de Almacenera. (Gómez, J (2009, P.32)
En toda empresa grande mediana o pequeña existe un almacén para guardar la
mercancía o tener unas reservas, aquí se muestra los distintos tipos de almacén, su
función y utilidad conocerlos bien es importante a la hora de crear una empresa para
saber cuál es el que se debe tomar en cuenta. En un almacén se pueden depositar tanto
materias primas, como el producto semiterminado o el producto terminado a la espera
de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también
encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento. Sirve como centro
regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de
fabricantes, comerciantes y consumidores.

Diseño de Almacenes

El diseño de almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemos


algunos comentarios generales:
1. El uso de planos arquitectónicos permite visualizar los almacenes, lo cual
facilita su diseño.
2. Los almacenes deben ser diseñados en términos de metros cúbicos y no de
metros cuadrados, ya que el espacio vertical puede ser convenientemente
utilizado de manera de aumentar al máximo el volumen de almacenamiento
sin aumentar la superficie requerida.
3. El almacén debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte
agradable y se facilite el crecimiento futuro.
4. La buena iluminación agiliza la localización de materiales, evita robos y
reduce accidentes.
5. La pérdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen
sistema de detección y extinción de incendios protege los inventarios. (Lleras,
R 2012. p. 45)

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Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en
muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), así como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones industriales
de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos, aeropuertos,
instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales, grandes superficies).

Seguridad en Almacenes.

Además del problema de protección de incendios, deberá prestársele atención


especial al problema de los hurtos, considerado junto a la obsolescencia, el principal
elemento en los costos de almacenamiento. Algunas reglas simples que ayudan a
reducir este problema son las siguientes:
1. Diseñar con la seguridad en mente: asegurarse de que las áreas de almacenes estén
cercadas o protegidas, de manera de minimizar la presencia de intrusos; iluminar
adecuadamente las áreas de almacenes; no permitir la entrada de usuarios y
empleados que no tengan que ver con el movimiento de materiales o inventario de
los mismos al área de almacenes.
2. Crear controles de acceso: contratar o conformar un cuerpo de vigilancia; verificar
los vehículos que entren y salgan; realizar inspecciones no anunciadas de los
casilleros, escritorios y vehículos del personal.
3. Hacer inventarios periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
4. Involucrar al personal en el control de los materiales: concienciarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados
de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse
parte importante de la organización. (Lleras, R 2012, p. 35)
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o pérdidas. Debe
destinarse un área específica para guardar las mercancías y materia prima que vamos
a vender. El acceso al almacén debe ser restringido a una o dos personas como
máximo y solo debe entrar más personal cuando sea necesario llevar a cabo
inventarios físicos. Los materiales de alto costo deben guardarse bajo llave si no se
van a utilizar en el día, así como también si se encuentran en congelación. Existen

30
negocios en los que se han implementado el uso de cámaras, vigilantes, costosos
sistemas de cómputo, entre otros. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le
llamaremos "democrático": el costo del material faltante se reparte entre las personas
que tengan acceso al área de almacén y/o preparaciones, resultando ser prácticamente
todo el personal.

Almacenamiento

Cuando se hablan de las instalaciones, equipos y técnicas para el


almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material que se va a manejar.
Según Tersine. R (2007) dice que: “Las características del material como: tamaño,
peso, durabilidad, tiempo en estantería y tamaño de los lotes son factores a tomar en
cuenta para el diseño de un sistema de almacenamiento”. (p.30). Por lo cual esta
actividad de depósito, como su nombre lo indica se lleva a cabo en las instalaciones
del almacén, y este no es más que, el establecimiento o local donde se guardan los
artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o
entregan, y en cual se restringe el acceso de personas no autorizadas. (Ver figura 3)

Figura 3. Ejemplo de Almacenamiento de materiales. Tomado de: Tersine. R (2007)

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Técnicas de Almacenamiento de Materiales

Es un hecho que el desorden en almacén o en el área de trabajo provoca graves


pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y
comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este
pierda su vida útil. El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y
características de los materiales. Estos pueden requerir una simple estantería hasta
sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y tecnologías complejas.
Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

Carga unitaria

Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de


transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar
su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. Se usan
pallets (plataformas), que es una plataforma de madera esquematizado de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,100mm x 1,100mm como
patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
1. En cuanto al número de entradas en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
2. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de
materiales no requieren utilizar equipos de manejo de materiales.
3. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de
materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

Otros medios de almacenamiento:

Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas


dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas,
lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden

32
guardarse en cajas en las secciones productivas pueden ser de metal, de madera o de
plástico con tamaños muy variados.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos
tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser
de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se
guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio
de almacenamiento más simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas
pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar
al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas una sobre otras,
obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la
práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las
plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para
moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas
necesarias a las plataformas.
Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el
contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho
vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para
almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que
puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de
montacargas o grúas
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el
sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes. Indudablemente, el acomodo de las
mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías, facilitando su
conteo y localización inmediata. El método PEPS (Primeras Entradas Primeras

33
Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a
mantener la calidad. (Lleras, R 2012, p. 29)

Manejo de Materiales

El manejo de material no se limita solo al movimiento, si no al embalaje,


manipulación, transporte, ubicación y almacenaje teniendo en cuenta el tiempo, el
espacio disponible y la cantidad de la mercancía que se está manejando; Díaz J.
(2009) dice que: “el manejo de materiales es el flujo de materiales dentro de la
empresa por lo cual este es un aspecto importante de la planificación, control y
logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y
localización de los materiales. (p.9). Es por eso que, el manejo de materiales es la
preparación y colocación de los mismos para facilitar su movimiento o
almacenamiento y control de la mercancía.
Otros aspectos a tener en cuenta son el balance económico, la entrega de
componentes y productos en el tiempo correcto y lugar estimado para tener unos
costes aceptables y que la empresa pueda obtener beneficios. Según Díaz J. (2009)
dice que “el manejo de materiales es el flujo de materiales dentro de la empresa por lo
cual este es un aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto
abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.
(p.9) es por eso que, el manejo de materiales es la preparación y colocación de los
mismos para facilitar su movimiento o almacenamiento y control de la mercancía.
Además de todo lo expuesto hay un aspecto importante como es la seguridad
en el manejo de material tanto por maquinarias como por el manejo humano. Se
deben conocer bien los peligros a los que se está expuesto a la hora de trabajar y saber
actuar ante ellos. La manera mejor y más fácil es la prevención de riesgos laborales.
Hay que prevenirlos antes de que sucedan. Esto es importante en la salud del
trabajador y hace mejor capacitada a la empresa en todos los aspectos. (Ver figura 4,
p. 35)

34
Figura 4.Manipulación de materiales en una empresa. Tomado de: Lleras, R (2012)

Equipos de Almacén

Estanterías cajas y/o casilleros

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos


que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas
compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros,
compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas.
Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de
madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran
variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un


transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u
otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento
será el mismo.

35
Importancia

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,


ya que, una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está
estrechamente ligada a la compra, puesto que, probablemente el 70% de los casos,
está bajo la responsabilidad del departamento de compras y materiales.

Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las


empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de
artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos
nombres, marcas, tamaños, entre otros. Para facilitar la administración de los
materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que
permita procedimientos de almacenaje adecuados, procedimientos operativos de la
bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de
artículos a la clasificación, simplificación, especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias
de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de
sus etapas.

Catalogación: Es el inventario de todos los artículos existentes sin omitir alguno. La


catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando
una idea general del inventario.
Simplificación: Es la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda
la simplificación ya que favorece la normalización.

36
Especificación: Es la descripción detallada de un artículo, tal como sus medidas,
formato, tamaño, peso, etc. Cuanto mayor sea la especificación, se contará con más
información sobre el artículo y menos dudas con respecto a su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al
recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales.
Estandarización: Significa establecer estándares similares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita tener en existencia cientos de tornillos diferentes.

Pasos para realizar un Inventario y Almacenar

1. En primer lugar, llegada de la mercancía. el proceso de recepción de mercancías


debe cimentarse en una previsión de entradas que informe de las recepciones a
realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artículos, y
procedencia de cada recepción, este proceso se conoce como cita previa ya que
para procesos como entregas paletizadas se debe contar con recursos muy
específicos como montacargas, plataformas móviles, rampas, entre otros.
2. Comprobación de la existencia de la orden de compra, mediante un control de citas
de proveedores para abastecimientos.
3. Control de bultos según albarán. Se realiza de manera inmediata y en zona
específica habilitada a tal efecto. Esto permite cerciorar si la mercancía se
encuentra completa, en óptimas condiciones y si cumple con el pedido establecido.
4. Después de la inspección, la persona autorizada procede a confirmar o rechazar la
mercancía.

37
5. Desembalaje y pesado si es necesario. Es importante detallar, Identificar los bienes
a inventariar, tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que
bienes no. Se recomendación para ganar tiempo y ser eficaz, tener en cuenta la
cantidad de lugares disponibles para almacenar, conviene con anticipación recorrer
esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin
problemas el espacio disponible.
6. Registro de la mercancía. Una vez cumplidos los pasos anteriores están en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un
día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el
mismo momento en toda la empresa). Es importante que se familiaricen con las
planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el
trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no
inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez.
7. Impresión de etiquetas. Para no suceda repeticiones de artículos o no registrarlo, lo
ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue
contado. Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la
que más se adecue al tipo de bien de que se trate.
8. Etiquetado de mercancía. El etiquetado, este debe ser obligatorio para cada uno de
los artículos, de esta manera se podrá diferenciar por categoría, propiedades, y ser
reconocible la mercancía peligrosa.
9. Almacenamiento temporal o definitivo. Las mercancías deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicación definitiva, o sea
fijo en su ubicación definitiva. En caso de comercios, la mercancía pasa a ser
directamente ubicada en estantes para su venta, estantes que se encuentren en
condiciones óptimas para la conservación de mercancía.

Sistema de Clasificación ABC

Este sistema tiene como finalidad reducir el tiempo, esfuerzo, y sobre todo el
costo en el control de los inventarios. En la práctica las empresas almacenan una gran

38
cantidad de materiales que muchas de las veces son miles de reglones en sus
inventarios. La mayoría de estas empresas encuentran incosteables el llevar un mismo
control para todos los materiales. Morris & Brandon. “Reingeniería. (2004):

La clasificación ABC, ha encontrado una gran aceptación en los negocios


y en la industria. Cada vez implica más una herramienta de quienes
administran inventario y de los que realizan las compras. Este sistema
enseña donde se pueden aplicar mejor los esfuerzos en el manejo de
inventarios y donde encontrar mayores oportunidades de reducir costos, a
la vez de satisfacer las necesidades de los clientes. (p.15).

El costo, a tiempo y esfuerzo que implica controlar las existencias y establecer


logísticamente las políticas de reabastecimiento lo dedican únicamente a una porción
del total de los reglones del inventario total los cuales engloban la mayor parte del
valor total en dinero que suma el inventario. En cambio resulta incosteable llevar a
cabo el mismo control con los elementos del inventario que suman poca inversión y
que la mayoría de los casos representan la mayoría de los artículos del inventario.
Cualquier empresa puede encontrar en este sistema, los beneficios de una
mayor rotación de sus inventarios y de una simplificación de sus sistemas, además de
solo pretender reducir el costo del control de estos. La Clasificación ABC, es una
metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios preestablecidos
(indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el "volumen anual
demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la materia es el
valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente
arbitrarios.

Beneficios del Control de Inventarios

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:


venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de
la calidad, todo en aras de tener mayores utilidades. También en la operación propia
de la empresa, los beneficios son tangibles:

39
1. Planeación de compras de la empresa.

Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil
para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a
ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en
que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos
determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de
cálculo: Díaz J. (2009) (p.34). La hoja de cálculo, una vez alimentada con
información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto
debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la rotación de
cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.

2. Planeación del flujo de efectivo.

Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra


ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir
en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la
empresa, para no minar su liquidez.

Métodos para la valoración de los inventarios

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios,
calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su
respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para
valorar los inventarios:

1. Valoración por identificación específica


En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una
de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número,
marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de

40
este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian
por su color, número de motor, serie, modelo.

2. Valoración a costo estándar


Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías "Kardex" por
cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas:

3. Valoración a precio de costo


Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las
mercancías al precio de adquisición. Las empresas deben elegir el sistema de
valuación que se adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un control
permanente de ellos

Métodos para la Determinación del Costo

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa
son el PEPS o LIFO, UEPS o FIFO y promedio ponderado, a continuación se
presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:

Método PEPS o FIFO

Aplicándolo a los artículos significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que
se compran, son las primeras que se venden. En una economía inflacionaria esto
significa que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base
en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser
artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en
el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de
valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos
tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. (Ver figura 5,
p.42)

41
Figura 5. Ejemplo de PEPS. Tomado de: Díaz J. (2009)

El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el


crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve
compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho
ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos que producen
el mayor ajuste por inflación son los que se toman como base para el cálculo del
costo de la mercancía vendida.

Método UEPS o LIFO

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera
en salir, o sea que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. El
método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de
la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y,
en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más
altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto
monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.
Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas
arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto
ocurre porque, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas
corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en

42
el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos
sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando
habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no
ocurre bajo sistema de inventarios periódicos.
El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores
al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto
sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de impuesto sobre
la renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba
mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus
siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país,
lo cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias
entre los valores declarados y los contabilizados.

Método del promedio ponderado

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos
que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero
no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se
toma el valor de los artículos del inventario inicial y se le suman las compras del
periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las
compradas en el periodo.

Bases Legales

Al respecto Barco B, (2011). “Las Bases legales son todo el fundamento legal
que sustenta la estructura jurídica de todo proyecto, es un acumulado de documentos
e instrumentos que pueden aplicarse al respecto de cada exploración, basado en el
rango legal, normativo y que sirven como evidencia reglamentaria, referencial y

43
medidas de soporte a la investigación que se realiza, entre esos documentos se tienen:
Normas, leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones”. La presente investigación
tuvo los siguientes basamentos legales:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999).

Título III
De Los Derechos Humanos Y Garantías, Y De Los Deberes
Capítulo I Disposiciones Generales

Artículo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y


a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros
oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como
de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar
ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la
destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus
derechos. Igualmente podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza
que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para
comunidades o grupos de personas. (p. 6)

Es importante destacar que todo ciudadano de la República Bolivariana de


Venezuela, está en todo su derecho de acceder a los registros que contengan
información sobre sus bienes, además puede conocer qué uso se les dará y si es
necesario pedir la destrucción de los mismos, si estos afectan la integridad de las
personas. También puede solicitar a las autoridades competentes documentos de
cualquier naturaleza que sean de interés para la comunidad o grupos de personas en
común.

Capítulo VI
De los Derechos Culturales y Educativos

Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la


tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los
servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales

44
para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la
seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas
actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema
nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El sector privado
deberá aportar recursos para los mismos. El Estado garantizará el
cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las
actividades de investigación científica, humanística y tecnológica. (p. 22)

Este artículo se refiere a que en las organizaciones debe apoyarse en sistemas


de información que le aporte datos precisos que le ayude a la toma de decisiones y a
la resolución de problemas que puedan surgir en la misma, con el propósito de
desarrollar lo prescrito en el artículo 110 de la constitución el cual trata de usar el
conocimiento y el desarrollo científico y tecnológico, para ponerlo al servicio de la
población, para que puedan mejorar y facilitar el trabajo de particulares y empresas.
El estado Venezolano debe velar porque se cumplan los lineamientos
establecidos en la Ley sobre el interés público de la ciencia, la tecnología y todo lo
que tiene que ver con el desarrollo económico, social y político del país. Además
tiene el deber de otorgar todos los recursos que se necesiten para estas actividades de
desarrollo científico. El sector privado también está en el deber de aportar recursos
que estén dirigidos al desarrollo del sector científico.

Capítulo VII
De los Derechos Económicos

Artículo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la


actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las
previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por razones
de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras
de interés social. El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando
la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de
bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la
libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su
facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la
economía e impulsar el desarrollo integral del país.

45
Artículo 113. No se permitirán monopolios. Se declaran contrarios a los
principios fundamentales de esta Constitución cualesquier acto, actividad,
conducta o acuerdo de los y las particulares que tengan por objeto el
establecimiento de un monopolio o que conduzcan, por sus efectos reales
e independientemente de la voluntad de aquellos o aquellas, a su
existencia, cualquiera que fuere la forma que adoptare en la realidad.
También es contrario a dichos principios el abuso de la posición de
dominio que un ó una particular, un conjunto de ellos o de ellas, o una
empresa o conjunto de empresas, adquiera o haya adquirido en un
determinado mercado de bienes o de servicios, con independencia de la
causa determinante de tal posición de dominio, así como cuando se trate
de una demanda concentrada. (p. 22)

Artículo 114. El ilícito económico, la especulación, el acaparamiento, la


usura, la cartelización y otros delitos conexos, serán penados severamente
de acuerdo con la ley. (p. 23)

Artículo 117. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y


servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa
sobre el contenido y características de los productos y servicios que
consumen, a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley
establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las
normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los
procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de
los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación
de estos derechos. (p. 23)

En los artículos antes mencionados, da el derecho a los propietarios de las


empresas a trabajar en libremente el comercio, que tengan una conducta de acuerdo a
los mecanismos particulares que tengan por objeto el establecimiento y que
conduzcan, por sus efectos reales e independientemente la actividad económica, sin
cometer ilícitos comerciales. La Constitución hace una remisión expresa a la
formulación de esta Ley con el propósito de establecer los mecanismos necesarios
para garantizar los derechos antes mencionados en bienes y servicios que se prestan.
Es importante recalcar que los ciudadanos tenemos derecho a utilizar los bienes
y servicios que necesitamos y que estos sean de calidad, además podemos escoger
con libertad y exigir un trato digno. La Ley debe velar porque se cumplan los
mecanismos de control y establecer las normas que se deben seguir para defender al

46
consumidor y si este es violentado establecer de qué manera se reparan los daños
ocasionados.
Los artículos de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
antes mencionados aportaron al presente Trabajo Especial de Grado, que todos los
ciudadanos tienen derecho de acceso a la información de gestión, producida por los
entes públicos, así como de aquellos documentos, que contengan información de
interés para el ciudadano o la comunidad, en registros públicos o privados,
proporciona los medios para que los individuos satisfagan sus necesidades, ya que
establece que todas las personas tanto naturales como jurídicas tienen derecho a
disponer de bienes, es decir, aquellos que tienen un costo y que pueden ser de acuerdo
a la clasificación de los bienes económicos, es aquí cuando entra en acción la
economía política ya que busca garantizar esos fines por medio de las leyes
económicas, de hecho el artículo establece claramente que cuando los ya
mencionados derechos sean violentados tendrán que reparársele a la persona los
daños ocasionados.

Código de Comercio Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955

Sección II. De las Obligaciones de los Comerciantes.


Parágrafo 3°: De la contabilidad mercantil

Artículo 35: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada


año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de
todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus
créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El
inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y
pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios
obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las
fianzas otorgadas, así como de cuales quiera otras obligaciones
contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva
contra partida. Los inventarios serán firmados por todos los
interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes
en su formación. El inventario debe realizarse debido a que es
obligatorio que al terminar el año y al comenzar el próximo la

47
organización debe llenar sus libros de inventario donde hacen una
estimación de todos sus bienes, ya que a partir de este podemos hacer
un balance donde se podrá observar los beneficios obtenidos y las
pérdidas sufridas en el año.

Artículo 36: Se prohíbe a los comerciantes:


1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones
descritas.
2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
4º Borrar los asientos o partes de ellos.
5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar
alguna parte de los libros.

De acuerdo a esto el comerciante está en virtud de tomarlo de ayuda a la hora


de hacer sus inventarios y plasmarlos en sus libros, ya que se encuentra obligado a
cumplir con las prohibiciones anteriormente mencionadas, hacen énfasis en las
obligaciones de las empresas en llevar su contabilidad en idioma castellano, es decir
claro y preciso mediante el uso de libros contables, los cuales deben de estar
previamente presentados ante un tribunal o registro mercantil, se debe procurar el
mayor control dentro de cualquier organización debe llevar un estricto control de
todos su movimientos contables, los inventarios forman parte de la contabilidad de la
empresa estos deben ser debidamente gestionados

Sistema de Variables

Un sistema de variable es todo aquello que se va a medir, controlar y estudiar


en una investigación o estudio. Bernardo (2016) “consiste en el desglosamiento de las
variables, en aspectos sencillos que permiten la mayor aproximación para medirla”.
(p.36) Las variables son elementos que podemos medir y estudiar dentro del
problema formulado, de allí que se requiera la posibilidad real y cierta de que se
pueda cuantificar. Se puede acotar entonces, que la idea básica de algunos enfoques,
sobre todo los cuantitativos, es la manipulación y control objetivo de las variables.

48
Por otro lado, en el enfoque cualitativo también se puede usar variables para
desarrollar una investigación. (Ver cuadro 1).

Cuadro 1
Sistema de Variables
Objetivos Variable Definición Conceptual
Diagnosticar la situación Consiste en explicar de
actual de la empresa CARS manera detallada todos los
AND COLOR`S SV, C.A, elementos que forman
con el fin de identificar las parte del planteamiento
Situación Actual
fallas en cuanto a la del problema.
recepción, despacho,
almacenamiento y transporte
de materiales.
Analizar las fallas Representa el proceso
encontradas en el almacén de internos de entrada y
la CARS AND COLOR SV, salida de materiales.
Registro y revisión
C.A, con la finalidad de
determinar las causas que lo
ocasionan.
Establecer el Sistema de Es un conjunto de normas,
control de Inventario para el métodos y procedimientos
manejo de los Materiales aplicados de manera
basado en el modelo ABC en Sistema de sistemática o manual para
el Almacén General de la Inventario planificar y controlar los
empresa, con el propósito de materiales y productos
prever la eficacia, eficiencia que se emplean en una
y calidad en sus actividades. organización.

Realizar el análisis costos - Es un análisis de las


beneficios del proyecto, con variables económicas que
el objeto de conocer su Análisis Costo- intervienen en el proyecto
viabilidad. Beneficio para comprobar su
viabilidad.

Definición de Términos

Administrador de Materiales: Administra el inventario de materias primas y/o


partes necesario para la producción. Responsable de los niveles del inventario de

49
insumos. Coordinación con compras, producción y proveedores para asegurar la
confiabilidad y la eficiencia de la provisión de insumos tal que permita la
planificación de la producción. (Urriola, J. 2015, p/14)
Almacenamiento caótico: Parámetro de optimización volumétrica de cualquier
Plataforma, en donde la definición de los huecos de almacenaje debe regirse por el
criterio de utilización variada, es decir, debe alcanzarse la versatilidad de las
posiciones, sin mantener ubicaciones fijas. (Tersine, 2007, p/35
Almacén automático: Sistema de almacenamiento de alta densidad en el que los
elementos de manutención actúan completamente automatizados, tanto en los
movimientos de manipulación de entrada como de salida de las estanterías. (Tersine,
2007, p/56)
Almacenaje en bloque: principalmente en el apilamiento de mercancía una sobre
otra, directamente desde el suelo, en forma de bloques compactos en el almacén. Su
uso va dirigido tanto para productos paletizados como para no paletizados y se recibe
en cantidades por cada una de las referencias. En ocasiones, es posible que esto se
haga en filas, dejando pasillos para el ingreso y salida tanto de trabajadores como de
maquinaria. (Mendoza, M. 2014, p/25)
Análisis ABC: Es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a
criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y
el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos
en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son
relativamente arbitrarios. Su propósito es optimizar la organización de los productos
de forma que los más solicitados se encuentren al alcance más rápidamente y de esta
forma reducir tiempos y aumentar la eficiencia. (Urriola, J. 2015, p/19)
Analista Logístico: Usa métodos analíticos y cuantitativos para comprender,
predecir y perfeccionar los procesos logísticos. Se responsabiliza de compilar datos,
analizar resultados, identificar problemas, y producir recomendaciones de soporte al
gerenciamiento logístico. Su labor se focaliza en una determinada actividad logística,
para la cual es requerido por transportistas, operadores logísticos, fabricantes o
productores, u otros miembros de la cadena de abastecimiento. (Tersine, 2007, p/67)

50
Anchura de pasillo: Es la medida de la distancias entre palets, vacíos o cargadas, o
entre lotes de mercancía situados frente por frente unos de otros, reposando o no
sobre baldas, formando entre ellos pasillos y cuyos lotes de mercancía y palets son
objeto de las manipulaciones por parte de una o varias carretillas elevadoras de
horquilla, a saber: depositar o retirar géneros y mercancías. Esta anchura de pasillo ha
de ser la mínima necesaria para poder manipular dichas cargas girando la carretilla o
la horquilla poniéndolas en ángulo recto con respecto del eje del pasillo – dirección
de marcha normal de la carretilla elevadoras de horquilla, a saber: depositar o retirar
géneros y mercancías.(Tersine, 2007,p/45)
Almacenaje en bloque: Sistema de almacenamiento por apilado directo de las
cargas, sin soportes o elementos de constitución de cargas unitarias.(Tersine,
2007,p/33)
Área de stock: Zona de la Plataforma sobre la que se efectúan las tareas de
almacenamiento de cargas, no destinadas a picking en la actividad diaria de la
instalación. (Rengel, F, 2014, p/35)

51
CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Modalidad de la Investigación

Con el desarrollo de esta investigación se buscó dar solución a las desviaciones


que se generan en el área de inventario de la empresa CARS AND COLOR SV, C.A,
ubicada en Maturín Estado Monagas, por lo que dicho trabajo estuvo comprendido
bajo la modalidad de un proyecto factible, en relación a ello, el proyecto factible
según el Manual del Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño (2015).

Es la propuesta de un modelo funcional viable, o de una solución posible


a un problema de tipo práctico, con el objeto de satisfacer necesidades o
solucionar una problemática de un ente especifico (institución,
comunidad, grupo social, persona en particular, etc.) caracterizándose por
tener apoyo en una investigación de campo (p.27).

De la definición anterior se deduce que, un proyecto factible consiste en un


conjunto de actividades vinculadas entre sí, cuya ejecución permitió el logro de
objetivos previamente definidos en atención a las necesidades que pueda tener una
institución o un grupo social en un momento determinado. Es decir, la finalidad del
proyecto factible radicó en el diseño de una propuesta de acción dirigida a resolver un
problema o necesidad previamente detectada en el medio. En este sentido se justificó
el uso de la modalidad de proyecto factible al tener que analizar la necesidad de
Proponer un plan para el control, manejo y administración de inventario basado en el
método PEPS para la empresa CARS AND COLOR SV, C.A Maturín Estado
Monagas, con la finalidad de llevar un dominio de los productos existentes y su
estatus en el almacén.

52
Diseño de la Investigación

De esta manera es oportuno mencionar que el estudio estuvo apoyado en un


diseño de una investigación de campo según Arias, F. (2012) consiste en “La
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la misma realidad
donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables-
alguna, es decir, el investigador obtiene información, pero no altera las condiciones
existentes” (p. 31). Es por ello que los datos fueron obtenidos por el investigador
directamente de la realidad, es decir, en la empresa CARS AND COLOR SV, C.A
Maturín Estado Monagas, a través de inspecciones que permitieron conocer cuáles
fueron las actividades que deben incluirse en el plan para su posterior ejecución.

Tipo de Investigación

Se puede precisar el tipo de una investigación, expresando que es el proceso


que, en utilización del método científico, permite obtener nuevos conocimientos en
el campo de la realidad social o bien, estudiar una situación para diagnosticar
necesidades y problemas, con el resultado de aplicar los conocimientos con fines
prácticos, es también conocida como investigación in situ, ya que se realiza en el
propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. De acuerdo al problema
planteado la investigación estuvo enmarcada en el nivel descriptivo, Tamayo y
Tamayo, (2012). Expresa que

Comprende la descripción registro análisis e interpretación de la


naturaleza actual y la composición o procesos de los fenómenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre una persona
grupo o cosa se conduce o funcionan en el presente” (p.45).

Este tipo de investigación descriptiva radicó en conocer la realidad de la


situación mediante la representación detallada de las actividades que realiza una
determinada persona, objeto o proceso y se caracteriza no solo por la recolección de

53
datos sino también por la descripción de las relaciones entre dos o más variables.
Siendo orientado al plan para el control, manejo y administración de inventario
basado en el método PEPS

Procedimientos

Fase I. Diagnóstico: En esta etapa se diagnosticó la situación actual del Almacén de


la empresa CARS AND COLOR SV, C.A con el fin de conocer la problemática
existente. Se realizarán entrevistas no estructuradas a todo el personal relacionado
tanto de manera directa como indirecta, para comprender la manera como se ejecutan
las tareas de almacenamiento e inventarios y la forma como estas pudieran afectar las
finanzas de la organización

Fase II. Solución: Una vez definidas las actividades en la fase I, se procedió al
análisis de las diferentes fallas identificadas en la gestión de inventario con la
finalidad de determinar las causas raíces que las originan y poder aplicar medidas que
se adapten a la empresa en estudio para la mejora de la situación planteada, luego se
establecieron los lineamientos los lineamientos del sistema de inventario basado en la
metodología (PEPS), con el propósito de organizar la entrada y salida de los
materiales en el almacén.

Fase III. Propuesta. El objetivo de esta fase fue proponer un plan para el control,
manejo y administración de inventario basado en el método PEPS para la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A Maturín Estado Monagas, con la finalidad de llevar un
dominio de los productos existentes y su estatus en el almacén y emplear mejoras en
las gestiones de inventario., ajustándolos a los lineamientos del PEPS, el cual
constituye una potencial herramienta para la mejora de la gestión económica, debido
a que tiene el poder de aportar valor agregado a la organización y al mismo tiempo,
brinda la posibilidad de analizar la influencia alcanzada por las decisiones pasadas
sobre los resultados obtenidos.

54
Unidad de Estudio

De acuerdo a lo planteado por Hurtado, J (2012): “las cantidades de estudio son


las actividades (personas, objetos, regiones, instituciones, documentos, plantas,
animales y productos)” (p.140). Según lo anterior la unidad de estudio estuvo
conformada por el almacén de la Empresa CARS AND COLOR SV, C.A. Para
Balestrini (2012) se entiende por población “cualquier conjunto de elementos de los
que se quiere conocer o investigar, alguna o lagunas de sus características” (p.122).
Según lo expuesto por el autor, la población referencial estuvo conformada por los
diez (10) empleados de la empresa; Un Gerente de Operaciones, Un Gerente de
Servicios, Un Contador, Un Abogado, Un Jefe de Departamento de Almacén, Jefe de
Departamento de Ventas y cuatro Asistentes.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Es importante referir que cuando se elabora un proyecto de investigación es


necesario seleccionar aquellas técnicas e instrumentos precisos y apropiados. Las
técnicas de recolección son las herramientas que permitirán el acceso a la
información de una manera adecuada. Hernández, R. Fernández, C. y Baptista, L.
(2012), afirman que: “Las técnicas están referidas a la manera como se van a obtener
los datos y los instrumentos son los medios materiales, a través de los cuales se hace
posible la obtención y archivo de la información requerida para la investigación”,
(p.154).
Con referencia y de acuerdo a lo citado, para efecto de esta investigación se
utilizaron las siguientes técnicas: revisión documental, y entrevista estructurada. Al
respecto se escogieron las técnicas que se consideran apropiadas para la recolección
de datos en esta investigación, optando por la Observación directa, la revisión
documental, la entrevista no estructurada, sin descartar el uso de otras, que beneficien
el proyecto investigativo. A continuación se detallan:

55
Observación Directa

La observación, es una técnica utilizada en la investigación que permite al


observador plasmar en un registro de forma clara y precisa toda la información
obtenida para facilitar su posterior análisis, consiste en observar a las personas
cuando efectúan su trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera
percepción pasiva de hechos, situaciones o cosas, lo cual significa concretamente un
ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y relacionar los datos
referentes al problema. No todo lo que aparece ante el campo del observador tiene
importancia y, si la tiene, no siempre en el mismo grado; no todos los datos se
refieren a las mismas variables o indicadores, y es precio estar alerta para discriminar
adecuadamente frente a todo este conjunto posible de informaciones, en tal sentido:
Hurtado, J (2012), lo define como: “la apertura integral de la persona; sentidos
internos, sentidos externos, vivencias, intelecto, todo ello con respecto a lo que
circunda la sección, registro sistemático y codificación de un conjunto de hechos,
situaciones, conductas.”(p.449). Mediante la observación directa se describieron
todas las actividades llevadas a cabo para la realización de la gestión de inventario en
la empresa CARS AND COLOR SV, C.A, con la finalidad de conocer todo lo
relacionado a esto.

Revisión Documental

Según Arias, F. (2012). La revisión documental: “Es aquella que se basa en la


obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos u otros tipos de
documentos” (p.34). La importancia de esta técnica radicó fundamentalmente en
facilitar la comprensión de la magnitud del problema en estudio, ya que permitió
asentar las bases teóricas importantes e indispensables que serán tomadas en
consideración en el momento de demostrar la viabilidad técnica y económica de este
proyecto. Consta de revisión bibliográfica (libros, manuales, documentos, entre
muchos otros).

56
Entrevista no Estructurada

Se entiende por guía de entrevista, la comunicación establecida por medio de


la guía entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales
a las interrogantes planteadas sobre el tema propuesto. Esta técnica se emplea en
ocasiones, cuando la información necesaria no se encuentra expuesta a todos o
cuando no existe suficiente material informativo sobre ciertos aspectos que interesa
investigar.
Para Arias (2012): “Es la que se realiza a partir de una guía prediseñada que
contiene las preguntas que serán formuladas al entrevistado”. Estas entrevistas
fueron aplicadas con el fin de conocer el estado actual del almacén de la empresa
CARS AND COLOR SV, C.A, de igual forma se pretendió obtener información
referente a la situación actual de la empresa y el impacto que tuvo el ordenamiento
del inventario.

Técnicas de Análisis de Datos

Una vez obtenida y recopilada la información se inicia de inmediato su


procesamiento, esto implica el cómo ordenar y presentar de la forma más lógica e
inteligible los resultados obtenidos con los instrumentos aplicados, de tal forma que
la variable refleje el peso específico de su magnitud. Los métodos o técnicas de
análisis de datos, son principalmente herramientas útiles para organizar, describir y
analizar los antecedentes recogidos con los procesos e instrumentos destinados para
tal fin.
Según Balestrini, (2012). “El análisis implica el establecimiento de categorías,
la ordenación y manipulación de los datos para resumirlos y poder sacar algunos
resultados en función de las interrogantes de la investigación” (p.169), esto significa
que, las técnicas de análisis de los datos, deben proceder de una codificación y
segmentación de la información de acuerdo a sus características, permitiendo así
establecer relaciones entre ellos cuando sea pertinente y vincularlos completamente

57
con la investigación.

Diagrama de Flujo del Proceso

Incluye el diseño de nuevos valores o la modificación de un proceso ya


existente, inicia a nivel conceptual y finaliza en la denominada expresión a detalle,
donde se especifican todas las variables importantes del proceso, es decir contempla
la forma de obtención de los logros. Baca, G. (2016), define que: “Este método es el
más usado para representar gráficamente los procesos. Y se usa una simbología
internacionalmente aceptada para representar las operaciones efectuadas” (p.1). De
acuerdo al autor citado, es una forma gráfica de presentar las actividades involucradas
en la elaboración de un bien y/o servicio terminado. Esta técnica sirvió como ayuda
para presentar de forma detallada las actividades que se llevaran a cabo en la gestión
de inventario y así comprender las diversas operaciones de trabajo.

Diagrama Causa Efecto

Esta es una técnica ampliamente utilizada, que permitió apreciar con claridad
las relaciones entre un tema o problema, y las causas que puedan estar contribuyendo
para que eso ocurra. En relación a este diagrama Martínez, A (2015), manifiesta que
“es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las
causas de un problema” (p.2). Comentando lo anterior este diagrama permite, obtener
una comprensión común de una dificultad confusa, sin ser nunca sustitutivo de los
datos.
Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y
organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con datos se puede
probar las causas de los fenómenos observables. Este diagrama permitió obtener una
comprensión común de una dificultad confusa sin ser nunca sustitutivo de los datos
de todas las áreas de inventario de la empresa CARS AND COLOR SV, C.A, en el

58
cual se pudo comprender de manera precisa el problema de su ordenación de
materiales.

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto, también llamado curva cerrada o Distribución A-B-C,


es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente,
de izquierda a derecha y separados por barras. Permite asignar un orden de
prioridades. El diagrama permite mostrar gráficamente el principio de Pareto (pocos
vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente
a unos pocos muy importantes. Mediante la gráfica colocamos los "pocos que son
vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha. El diagrama facilita el
estudio de las fallas en las industrias o empresas comerciales, así como fenómenos
sociales o naturales psicosomáticos, como se puede ver en el ejemplo de la gráfica al
principio del artículo.

59
CAPÍTULO IV

RESULTADOS

Diagnóstico de la situación actual del Almacén de la empresa CARS AND


COLOR SV, C.A

CARS AND COLOR’S SV, C.A., ubicada en la Avenida Libertador frente al


CC Fiorca Libertador, Maturín Estado Monagas es un centro especializado en la
venta y suministro de materiales, accesorios y repuestos para vehículos con 6 años de
experiencia en el mercado venezolano, compuesto por un grupo comprometido de
personas, cuyo enfoque es convertirse en el mayor proveedor de servicios en
cantidad, calidad y precios competitivos en la región, practicando por supuesto una
atención dedicada a la satisfacción personal del cliente y garantía del trabajo
realizado considerándolo como el factor más importante de la empresa además de
contar con asesoría profesional permanente en las áreas de calidad, gerencia y
organización., (Ver Figuras 6 y 7 p. 61)

Figura 6.Ubicación geográfica de la oficina principal de CARS AND COLOR’S SV, C.A.
Fuente: Google Maps.

60
Figura 7. EMPRESA CARS AND COLOR’S SV, C.A.

Su misión se fundamenta en el mejoramiento contínuo de los productos


ofrecidos. Por ello innovan continuamente, manteniendo una alta calidad, y ventajas
especiales para dar costos competitivos. En la mencionada organización no se cuenta
actualmente con un plan de control, manejo y administración de inventario que
permita lograr identificar las condiciones y fallas que pudiesen existir en el proceso
productivo así como también controlar los actos de desorganización a través del
establecimiento de la metodología PEPS (Ver figuras siguientes)

Figura 8 Estantería del Almacén Figura 9. Materiales en Almacén

Asimismo no se encuentra definida una política de inventario que fomente


comportamientos seguros y promueva la realización de inspecciones con este fin,

61
pero para ello necesita contar con varios recursos tales como humano, maquinarias,
equipos, materiales, entre otros; es precisamente en la gestión de los últimos que se
han presentado ciertas irregularidades tales como que la cantidad de pedido sobrepasa
la capacidad del almacén, debido a que quedan lotes de productos estancados, por lo
cual se ha improvisado la ubicación de los mismos en otro sitio, causando en muchas
ocasiones, obstrucción a la hora de ubicarlos y a su vez peligro para el personal que
labora en esa área.

Figura 10. Accesorios desorganizados

Otro inconveniente es que en varias ocasiones no se tiene en el stock la


cantidad de materiales que más rotación tiene, esto ha causado disgustos en la
clientela, ya que en varios casos no se les ha podido cumplir su demanda a total
plenitud. La ausencia de un sistema avanzado para controlar sus inventarios, provoca
que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos,
lo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los stock, el registro de estos es
deficiente, ya que se manejan por una hoja Excel, a la cual no les prestan atención y
en muchos casos por la falta de tiempo y gran cantidad de mercancía con la que
cuentan, esto se ha prestado para la pérdida de materiales, también se han visto
envueltos en problemas personales constantes, al extremo de disponer en varias
ocasiones del cargo de los encargados que han dispuesto para el almacén. A

62
continuación se ejemplificó gráficamente el proceso que llevaba la empresa para
inventariar los misceláneos. (Ver Figura 11)

INICIO

ENCARGADO DE ALMACÉN
RECIBE LOS PRODUCTOS

ALMACENAMIENTO DE
MATERIALES

TIPO DE
ALTA MOVIMIENTO BAJA

REGISTRÓ MANUAL DE
MOVIMIENTO

REPORTE

FIN

Figura 11. Diagrama de Flujo de Proceso de inventariado de misceláneos en la


empresa.

63
En el diagrama anterior, se describió el proceso de inventariado de materiales,
en donde el mismo inició con la recepción de los materiales en las instalaciones de la
empresa Cars and Color SV, C.A, luego estos son almacenados. Una vez
almacenados, se mantenían actualizadas dos listas sin ninguna formalidad ni formatos
de los materiales que entraba en el lugar (alta) y la de los productos que sale (baja)
pasa ser utilizada en las ventas de estos. En la organización, no se hace uso de una
herramienta tecnológica para conformar un sistema de inventario, ni ningún orden
para la evaluación de cuándo deben hacerse los pedidos, ni cómo debe ser
conformado el mismo según las necesidades de producción.
De igual forma, no se realizaba supervisión sobre el estado del almacén para
conocer el estatus de los materiales en stock. La falta de un control para la
administración del inventario generaba desperdicios de materiales y hasta la
posibilidad de haber hurto, afectando también a la efectividad y el rendimiento de la
empresa, ya que la falta de insumos y materiales paralizan las actividades productivas
de cualquier servicio, por lo que la clientela debía esperar más del tiempo acordado
para recibirlo, esto traía como consecuencia la pérdida de clientes en aquellos casos
donde el mismo resultaba totalmente inconforme con el servicios. Todos estos
factores expuestos, apuntaban directamente al descenso de los niveles económicos
óptimos que debía mantener la organización para el sostenimiento de la rentabilidad.
Actualmente la empresa no cuenta con una herramienta que le permita
establecer que parte de su inventario está generando la mayor parte de sus ingresos y
gastos, teniendo en cuenta que cuenta con más de 10 referencias distintas en su stock,
y que a su vez estas representan una inversión de capital y obviar lo importante que es
gestionar estos activos sería una falla que impediría el crecimiento de la empresa.
Además de lo mencionado la información con que se cuenta es poco confiable, la
empresa expresa necesidades latentes ligadas al manejo y gestión de inventario tales
como: El exceso de inventario, la suspensión de actividades por carencia de
materiales directos e indirectos, causando pérdida en ventas y posterior pérdida de
clientes; también se presenta baja calidad en la materia prima a causa de su caducidad
y deterioro por mal manejo.

64
El manejo inadecuado de materiales resalta la credibilidad de los productos que
es abastecido por los diferentes proveedores, así mismo disminuye su acción en
función de los cambios de variables del contexto, costo del dinero, aparición y
desaparición de clientes y competidores, entre otros. Así mismo, se observó que
cuando realizan el conteo físico jamás se pueden valorar totalmente, ya que ocurren
errores durante la realización del registro. El personal que se encuentra a cargo de las
actividades dentro del almacén no se encontraba del todo capacitado para cumplir las
diversas actividades de inventarios que exigían la administración de los materiales,
debido al gran volumen de información, era necesario que este fuera formado sobre
sus funciones y la importancia del establecimiento de parámetros y lineamiento para
las gestiones de organización de los misceláneos era evidente.
Además generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios
sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una
planificación general, por lo que la propuesta de un plan para el control, manejo y
administración de inventario basado en el método PEPS, podría dar solución a dichas
situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor
atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción de sus necesidades.

Análisis de las fallas encontradas en el almacén

Es importante que todo negocio y área de trabajo esté bien diseñado y


controlado para evitar pérdidas tanto sociales, técnicas, como económicas, el buen
manejo de materiales asegura que la empresa sea productiva. La falta de un plan para
el control, manejo y administración de inventario ocasiona un descontrol en el
almacén de la empresa Cars and Color SV, C.A., ya que una vez recibida la
mercancía es contada, depositada en el almacén y distribuida en el local para su venta
sin registro alguno de la cantidad de productos que salen o supervisión del estado
físico de los mismos y su caducidad.
Se creó un diagrama causa-efecto como representación de varios elementos
(causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto), para reflejar de

65
forma gráfica, ordenada y sistemática las debilidades en el proceso de inventario, este
sirvió de base para establecer un análisis más detallado de los puntos críticos
existentes de causas posibles que hay detrás de un efecto, para proponer un sistema
más eficiente acorde a las necesidades de la empresa.
El Diagrama Causa-Efecto consiste en la representación gráfica de varios
elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema, esta resultó
ser una herramienta efectiva para estudiar el proceso y la situación presentada es esta
investigación y para desarrollar el plan de análisis de los datos obtenidos mediante la
observación directa del proceso de recepción, almacenamiento, uso y salida de
materiales obtenidos a través de la observación directa y la entrevista no estructurada
para el conocimiento de las opiniones del supervisión del almacén y los obreros que
laboran en el mismo.
A través del desarrollo de ésta técnica de análisis de datos se pudo identificar
las posibles causas y sub-causas derivadas de estas que generaban el efecto definido
como deficiencias en el almacén, las personas involucradas en este proceso brindaron
información clave para entender más a fondo el conflicto y así examinarlas dese
diferentes puntos de vista, este diagrama resultó más efectivo puesto que se realizó
una vez que el proceso actual fue descrito y el problema fue bien definido,
comprobando así que los empleados poseían una idea acertada de qué factores se
debían incluir en el representación. Esto, si bien no ofreció respuestas en cuanto a
soluciones, se pudieron identificar a nivel de detalle el origen de las debilidades
presentadas en las gestión de almacén y control del inventario.
Para cada uno de los aspectos principales conformados en unanimidad,
correspondientes a la razones de la generación de los efecto se debió responder a la
pregunta de ¿por qué?, así al dar respuesta ésta pregunta se pudo desglosar las sub-
causas o el contenido de cada ítem determinado, de manera que se obtuvieron cinco
raíces. El Diagrama Causa-Efecto fue posteriormente analizado para verificar cual era
el impacto sobre la situación actual presentada en el almacén en cuanto a la
administración del inventario de la empresa Cars and Color SV, C.A, dedicada a la
venta y suministros de accesorios de vehículos. (Ver figura 12, p.67)

66
Control Métodos

Desorganización en la Carencia de normas y


ubicación de los políticas para el manejo de
misceláneos en almacén Carencia de
la materiales
procedimientos para
Carencia de supervisión
desarrollar las actividades
de información de
del almacén
inventario Carencia de un Sistema
para la correcta Carencia de registros
administración del específicos de la entrada y
inventarió salida de materiales
Deficiencias
en el
Ausencia de Software almacén
67

Desmotivación de los que ayude a planear


empleados por las Espacio insuficiente
condiciones de trabajo

Falta de Codificación
Personal poco capacitado
Puestos de trabajo
El personal no tiene conocimiento inadecuados
acerca de cuándo ni cómo de
conformar los pedidos
Mala distribución de
los espacios

Personal Almacén Medio Ambiente

Figura 12. Diagrama Causa – Efecto de las deficiencias encontradas en las actividades del almacén.
La figura anterior fue el Diagrama Causa-Efecto correspondiente a la presente
investigación, para la conformación de este se optó por definir cinco causas
principales, establecidas como, control, métodos, almacén, medio ambiente y
personal. A través de estas se desglosaron otras sub-causas en donde expusieron las
razones considerables por las cuales suceden las debilidades en las gestiones de
almacén. En cuanto a los métodos, se evidenció la carencia de normas y políticas
adecuadas para el manejo de materiales, al igual que la carencia de procesos para
llevar a cabo las gestiones de almacén y la falta de registros específicos para la
entrada y salida de materiales.
Por otra parte en el control, resultó la desorganización en la ubicación de los
materiales, la carencia de un sistema para la administración del inventario y la falta de
supervisión de información manejada acerca de los materiales que se encuentra en
almacén. De esta manera también se describieron cualidades negativas para el área
del personal, pues la falta de capacitación para desarrollar las actividades era notoria
y el mismo no tenía conocimiento de cómo ni cuándo formular los pedidos, sumado a
la desmotivación por las condiciones laborales. En cuanto a los procedimientos, las
entregas de los productos no se realizaban a tiempo, no se contaba con las
herramientas necesarias para llevar a cabo la gestión de inventario y la información
que se manejó sobre los materiales carecía de credibilidad.
Para establecer las necesidades que debían ser corregidas con prontitud con
respecto a las debilidades en el manejo y control del inventario, se estableció una
escala de ponderación cuya puntuación va del 1 al 20, para calificar la prioridad del
cumplimiento del inventario, en el cual el 20 representa la actividad con mayor
prioridad y el 1 la actividad con menor prioridad. Al determinar las fallas existentes
se comenzó con la codificación general de las anomalías que inciden negativamente
en la organización, con el propósito de encontrar la mejor forma de facilitar el manejo
de las mismas, ocasionando las no conformidades observadas.
A fin de organizar los datos antes descritos se utilizó un Diagrama de Pareto
de forma que estos queden en orden descendentes de izquierda a derecha y separados
por barras, permitiendo así asignar un orden de prioridades. En primera base, se

68
procedió a codificar cada una de las causas identificadas en el Diagrama Ishikawa,
para hacer más sencilla la manipulación de estas variables, para esto se utilizó la letra
F, haciendo referencia a las fallas seguidamente del número asignado (Ver Cuadro 2).
Para efectos de esta investigación se reconocieron doce (12) deficiencias en el manejo
y control del manejo de materiales en la empresa.

Cuadro 2.
Codificación de las fallas existentes en el control y manejo del inventario de la
empresa.
Código Fallas Identificadas

F.1 Desorganización en la ubicación de los misceláneos en almacén.

F.2 Carencia de un Sistema para la correcta administración del inventarió.

F.3 Carencia de supervisión de información de inventario.

F.4 Carencia de procedimientos para desarrollar las actividades del almacén.

F.5 Carencia de normas y políticas para el manejo de la materiales.

F.6 Carencia de registros específicos de la entrada y salida de materiales.

F.7 Desmotivación de los empleados por las condiciones de trabajo.

F.8 Personal poco capacitado.

F.9 El personal no tiene conocimiento acerca de cuándo ni cómo de


conformar los pedidos.

F.10 Mala distribución de los espacios

F.11 Ausencia de Software que ayude a planear.

F.12 Puestos de trabajo inadecuados

69
Con la tipificación de las causas más importantes que ocasionan estos errores,
es necesario desarrollar un análisis que permita observar las fallas que generan las no
conformidades para el control y manejo del inventario en la empresa CARS AND
COLOR SV, C.A., esto con la finalidad de observar que aspectos se debieron tomar
en consideración. Logrando las acciones correctivas. Para dicho análisis se tomaron
en cuenta las deficiencias descritas anteriormente, partiendo de la información
obtenida en un periodo de treinta (30) días consecutivos para la toma de datos. Para
obtener el valor acumulado se utilizó la fórmula que se muestra a continuación. (Ver
cuadro 3)

𝑓𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎 ∗ 100%


𝑄=
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎

Cuadro 3.
Frecuencia de causas que generan la deficiencia en las actividades del almacén.
Frecuencia %Frecuencia
Código Causa %Frecuencia
Acumulada Acumulada
F.1 19 19 16% 16%
F.2 17 36 14% 30%
F.3 15 51 13% 43%
F.4 14 65 12% 55%
F.5 13 78 11% 66%
F.6 11 89 9% 75%
F.7 9 98 8% 82%
F.8 7 105 6% 88%
F.9 5 110 4% 92%
F.10 4 114 3% 96%
F.11 3 117 3% 98%
F.12 2 119 2% 100%
TOTAL 119 100%

70
DIAGRAMA
Causa 80-20
DEFrecuencia
PARETO Acumulada
20 140
18
120
16
14 100

12
80
10
60
8
6 40
4
20
2
0 0
F.1 F.2 F.3 F.4 F.5 F.6 F.7 F.8 F.9 F.10 F.11 F.12

Gráfico 1. Diagrama de Pareto elaborado con la información obtenida en la


investigación.

De acuerdo a los resultados expuestos en el Diagrama de Pareto, las primeras


seis (6) fallas principales representan el 80%, y las siguientes seis (6) representan el
20%, esto viene a ser interpretado de la siguiente manera: si las causas vitales sobre
las deficiencias del control y manejo de inventario, es decir, desorganización en la
ubicación de los misceláneos en almacén, carencia de un Sistema para la correcta
administración del inventarió, carencia de supervisión de información de inventario,
carencia de procedimientos para desarrollar las actividades del almacén, carencia de
normas y políticas para el manejo de la materiales y carencia de registros específicos
de la entrada-salida de materiales son corregidas, las siguientes seis (6) pueden ser
mejoradas o eliminadas. En este sentido, las fallas que presenta el inventario dentro
de la empresa, que están dentro del grupo de las pocas vitales, la información es
registrada en carpetas, no se lleva un control de las funciones de los empleados y el
proceso es ejecutado de forma semi-automatizada.
Una de las principales causas que aquejan a los empresarios hoy día, es el no
llevar un adecuado control de los inventarios y almacenes. Esto conlleva a que la
mayoría de las veces se tomen decisiones erróneas por la falta de claridad de la
información y por ende se vea afectada la empresa, es muy común que las

71
organizaciones pequeñas no lleguen a tener un control de inventario porque no saben
cómo controlarlo, por lo tanto optan por no hacerlo”, en este caso específicamente, la
práctica común es que se realice un conteo al final del año

Establecimiento de los Lineamientos del Sistema de Inventario Basado en la


Metodología (PEPS)

La propuesta para la administración del inventario basado en la metodología


FIFO o PEPS, se elaboró con el propósito de dar soluciones a los problemas de las
deficiencias en la gestión de almacén en el manejo de los materiales, y de ésta manera
mejorar la efectividad en el control de los despachos y recepciones de esta
determinada área logrando una mejor clasificación por lotes, ubicaciones especificas
por productos dentro del almacén para evitar la obsolescencia de los materiales lo
cual genera una perdida en los mismos afectando el estado de resultado con el
incremento de la cuenta gastos de operaciones. Resulta imprescindible la adecuada
adaptación de un método para la elaboración del inventario que beneficia a la
organización Cars and Color SV, C.A sus inventarios, dando un control oportuno que
ayude a resolver el problema que surge en el almacén de los materiales debido a que
no se tiene un control por lotes de inventario, por lo que genera obsolescencia en la
misma.
Desde cualquier perspectiva es de vital importancia la administración del
inventario dado que su descontrol se presta no solo al robo, sino también a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un impacto sobre las utilidades y sobre la operatividad
de la organización. Al mismo tiempo al controlar el inventario se crea información
precisa, que será útil para aprovisionar materiales sin excesos y sin faltantes, ya que
se conoce a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época
del año o cualquier condición externa que afecte a la organización.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:
consumo de materiales en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización
de la calidad; todo en aras de tener mayor productividad del material. Para esto se

72
hace necesario conocer la magnitud del stock de productos de la empresa Cars and
Color SV, C.A, para de esta manera dar mejor respuesta a las necesidades de la
organización en estudio. A continuación se muestra el stock de productos disponibles
en el almacén. (Ver cuadro 4)

Cuadro 4.
Stock de productos disponibles en Cars and Color SV, C.A.
Descripción Cantidad Ubicación
Disco de freno 4 STA-A
Pastilla de frenos 6 STA-A
Bombillo 9006 12v 15 STA-A
Bombillo H1 12v blue blister 12 STA-A
Bombillo 9012 4 STA-A
Bombillo H2 Hella 10 STA-A
Bombillo H8 12 v 35w 5 STA-A
Bombillo H9 12/65 w 12 STA-A
Bombillo LED 2 contacto 8 STA-A
Reten arranque chevrolet 21 STA-B
Reten arranque Ford 13 STA-B
Carbón de arranque FORD 5 STA-B
Carbonera de alternador blazer 2 STA-B
Carbonera de arternador blazer cherokee 2 STA-B
Carbonera de arranque 1 STA-B
Carbonera de arranque chevette 3 STA-B
Diodera de arternador chevrolet 1 STA-B
Kit antiruido chevrolet serie 7 STA-B
Kit antiruido gran cherokee 99 02 2 STA-B
Modulo encendido DODGE 1 STA-B
Regulador de alternador chevrolet 2 STA-B
Relex de corneta 3 patas 5 STA-B
Rotor Ford 8CL 1 STA-B
Rotor GM 6 CIL modelo viejo 1 STA-B
Rotor GM 8 CIL 1 STA-B
ROTOR GM de blazer 6 y 8 CIL 1 STA-B
Swichera universal 2 STA-B
Tapa de aceite 4 STA-C
Tapa de distribuidor DODGE 318/8 CIL 2 STA-C
Tapa de distribuidor chevrolet 6 CIL 1 STA-C

73
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Tapa de distribuidor chreysler/ jeep gran 5 STA-C
cherokee 6 CIL
Tapa de distribuidor 6 CIL DODGE 2 STA-C
Automático DODGE 1 STA-C
Bendix corsa 9 dientes 4 STA-C
Bendix DODGE 10 dientes 3 STA-C
Bendix fenza 10 dientes 2 STA-C
Bendix Ford 9 dientes 3 STA-C
Bendix GM 10T 7 10 dientes 2 STA-C
Bendix jeep 9 dientes 1 STA-C
Bendix JEEP 9 dientes 1 STA-C
Bendix JEEP CHEROKEE 9 dientes 4 STA-C
Bendix silverado Cheyenne 8 CIL 11 1 STA-C
dientes
Bendix tipo bronco GM 11 dientes 1 STA-C
Bendix toyota corolla 9 dientes 6 STA-C
Bocina de arraque Ford delantera 3 STA-C
Bocina de arranque fenza fiat chevrolet 2 STA-C
Bocina de arranque fenza (otro modelo) 2 STA-C
Bocina de arranque por definir 3 STA-C
Bombillo 9004 12v 80/60w 6 EST-A
Bombillo 12v 145/120w 7 EST-A
Bombillo 880 12v 100w 3 EST-A
Bombillo 880 12 v (optra-trin blazer) 4 STA-A
Bombillo 881 12v 27w 8 STA-A
Bombillo 890 12v 27w 10 STA-A
Bombillo 891 12v 12 STA-A
Bombillo 9004 12v 17 STA-A
Bombillo 9004 12v 100/80w UV 9 STA-A
BLISTER
Bombillo 9004 12v 65/45w PLASMA 6 STA-A
BLISTER
BOMBILLO 9005 12V 100W 170W 15 STA-A
SUPER WHITE BLISTER
Bombillo 9005 12v 100w UV BLUE 19 STA-A
blíster
Bombillo 9005 12v 130w 6 STA-A
Bombillo xenón plasma 12v 65w blíster 9 STA-A
Filtro hidráulico FLEETGUARD 5 STA-D

74
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Filtro decantador MACK 5 STA-D
Filtro decantador IVECO 4 STA-D
Filtro aceite IVECO 6 STA-D
Filtro decantador RAMA 2 STA-D
Elemento combustible RAMA 24 STA-D
Elemento decantador SERGO 19 STA-D
Filtro de líquido refrigerante 12 STA-D
Corneta 8 tonos 4 STA-D
Coctelera (azul y rojo) 6 STA-D
Reloj temp wáter STO izq FIAT PALIO 1 STA-D
Sócate 2 contacto grande 6 STA-D
Sócate 2 contacto mediano 9 STA-D
Sócate 1 contacto grande 12 STA-D
Porta fusibles maxi 6 STA-D
Porta fusibles rosado grande 5 STA-D
Porta fusibles pequeño blanco arnes 2 STA-D
Conector de 4 patas macho 2 STA-D
Conector de 4 patas hembra 5 STA-D
Porta fusibles doble negro 1 STA-D
Conector de 6 hembra 2 STA-D
Conector de 6 macho 5 STA-D
Sócate de 3 patas 4 STA-D
Sócate de bombillo de muela 6 STA-D
Rele 5 patas BOSCH 24V 2 STA-D
Rele 5 patas BOSCH 12V 2 STA-D
Torre de bujía grande 8 STA-D
Torre de bujía pequeña 10 STA-D
Flasher 3 patas 12V 4 STA-D
Flasher 3 patas BRITE 550 ELEC 2 STA-D
Bombillo LED blanco muelita 15 STA-A
Bombillo LED azul muelita 18 STA-A
Bombillo LED verde muelita 9 STA-A
Bombillo LED amarillo muelita 16 STA-A
Filtro de aire FG-441 4 STA-C
Bujía (DENSO, 2 CHAMPIONS) 14 STA-C
Terminal grande redondo 2 STA-C
Terminal mediano redondo 5 STA-C

75
Cuadro 4. (Cont.)
Descripción Cantidad Ubicación
Bomba de gasolina mecánica motor 200, 4 STA-C
MALIBU 78
Bomba de gasolina mecánica AIRTEX 2 STA-C
60330(motor,200,250,300 FORD)
BOMBA ELECTRICA(6 CILINDROS 1 STA-C
MALIBU, CAPRICE)
Bomba eléctrica NEW FUELPUMP para 1 STA-C
JEEP
Bobina C-849 SERLA 2 STA-C
FUSIBLE DE VIDRIO 14 STA-C
Cinta adhesiva negra para electricidad 12 STA-C
Protectores para puertas YH7055-18 6 STA-C
Pomo para palanca azul cromado 3 STA-C
Protector para freno de mano 2 STA-C
Estopera de SPARK 4 STA-C
Seguro de puerta rojo 8 STA-C
Protectores de bornes 15 STA-C
Calcomanía tapa de gasolina redonda 7 STA-C
Manilla de vidrio FORD 2 STA-C
Maxi fusible azul de 60AMP 4 STA-C
Guayas de acelerador 6 STA-C
Guaya de croché 2 STA-C
Guaya de velocímetro 6 STA-C
Correeras GOOD YEAR 3 STA-C
Reflectores de limpia parabrisas (azul, 2 STA-C
rojo, plata)
Cubre palanca 2 STA-C
Casco de taxi 5 STA-C
Taxi LED 2 STA-C
Cable negro 14 13 STA-C

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes


como venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos,
estandarización de la calidad, todo esto en aras de tener mayores utilidades. La

76
empresa Cars and Color SV, C.A, presenta la necesidad de implantar un sistema de
inventario que se ajuste a sus necesidades, específicamente en el manejo de la
mercancía, ya que estas contienen fecha de caducidad lo cual indica cuando radica su
vida útil. Al controlar el inventario se va creando información precisa, que es útil para
provisionar el producto sin excesos y sin faltantes, ya que se conocerá a ciencia cierta
las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que se esté
para la organización.
En la actualidad, la utilización de software administrativo en las empresas, ha
permitido el desarrollo de calidad teniendo como principal objetivo el acceso a la
información, la usabilidad, accesibilidad y la comunicación de la manera más simple
y eficaz, con el uso de internet con la imagen que el cliente quiere proyectar,
asimismo desarrollando software bajo web para permitir la flexibilidad del negocio,
para su aplicación en diversas soluciones bajo diferentes plataformas tales como
Windows y Linux.
Tal es el caso de la empresa Cars and Color SV, C.A, la cual no cuenta con un
sistema que pueda controlar todas sus operaciones internas, específicamente el área
objeto de estudio, que es un sistema de control del inventario, con este sistema de
inventario se requiere registrar las operaciones de mercancías en el almacén, de tal
manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el importe del inventario inicial
y final, costo de ventas y de la utilidad o pérdida bruta que estos tengan.
A continuación, en favor de conocer la mejor opción en cuanto a ventajas en
los sistemas administrativos, se presentan el caso particular, de tres software como lo
son: Saint, Profit Plus A2, con el fin de ubicarlos en un cuadro comparativo y poder
determinar cuál de estos, operativamente es más beneficioso, práctico, consolidado y
eficaz para la organización: (Cuadro 5, p. 78)

77
Cuadro 5.
Comparativo de las ventajas y desventajas de los software propuestos.
Ítem Software Ventajas Desventajas
Adaptable a cualquier tamaño de
empresa, ya que su base de No hay fluidez dentro de
Saint Administrativo datos, menú y módulos son la empresa.
configurables.
1 Facilitan el control por parte de
Disminuye la eficiencia
los supervisores de las tareas
en la empresa
delegadas.
Diseñado para ayudar a la
No controla la
gerencia en el proceso de toma
contabilidad
de decisiones en la empresa.
Ofrece los beneficios de
integración de SQL y las Elimina las barreras de
ventajas de la tecnología tiempo y espacio.
Profit Plus Cliente/Servidor.
Profit Plus le proporciona los Disminuye la atención al
2 beneficios tanto de cliente, es decir tarda
Cliente/Servidor como de SQL a más tiempo en buscar el
precios razonables. producto en la empresa
Cuenta con acuerdos de
Profit plus no puede ser
licenciamiento que le permiten
manejado por varios
obtener precios realmente
Cont. Cuadro 5 usuarios.
accesibles.
Una de las pocas
Cuenta con un módulo de
deficiencias que posee el
administración de usuarios que
sistema A2, consiste en
reúne una serie de características
los llamados errores del
que lo convierte en producto
sistema.... y que a según
A2 único. Posee Kardex de
son corregidos en los
3 Inventario aquí el reporte de
servipack pero aún
inventario incluye las
siguen.
operaciones realizadas de forma
Es muy común que se
cronológica para cualquier fecha
presente el
del período. Consulta Histórica
“A2admin.exe Error”, sin
de Movimientos de Inventario:
embargo se precisa que
Visualiza las operaciones de
esto se produce por mala
inventario sin la necesidad de
configuración del
activar períodos anteriores.
software, y también por
Administración de Inventarios.
la capacidad que posee la
Uso del método PEPS
PC.

78
De acuerdo al cuadro comparativo descrito anteriormente, se puede llegar a
analizar que los tres software poseen características ventajosas y que de ponerlos en
práctica, garantizaran beneficios a nivel organizacional y económico, en tiempos
correspondientes, sin embargo, de acuerdo a lo requerido por la empresa Cars and
Color SV, C.A, se estima que el software que más se adapta a las necesidades para el
sistema de control de inventario, basado en el método PEPS, será el sistema A2.
Teniendo como decisión objetiva que el software propuesto con mayores
beneficios operativos es el sistema A2, es importante precisar que apoyará la gestión
de inventario de los materiales y productos de la organización, ya que posee un
módulo de administración de usuarios que reúne características que lo convierte en
producto único. Asimismo, posee la herramienta Kardex de Inventario, donde este
reporte de inventario incluirá las operaciones realizadas de forma cronológica para
cualquier fecha del período que se requiera evaluar. También, posee la consulta
histórica de movimientos de Inventario, permitiendo visualiza operaciones en el
inventario sin la necesidad de activar los períodos anteriores, y brinda la
administración de Inventarios.

Al proponer el sistema A2, se hace vital que el método de valoración de


inventario, “Primero en entrar, primero en salir” (PEPS), se afirme como premisa
para este inventario, ya que aquí se podrán establecer que los primeros artículos
comprados sean los primeros a utilizarse y que los artículos en existencia provengan
de las últimas compras. Más abiertamente, permitirá registrar los artículos que se
compran en la empresa a su costo real, por las características de este método, ofrece
como ventaja ajustarse más a la realidad, al emplear una valoración basada en los
costos más recientes, por lo que representa una de las políticas más adecuada de
manejar las mercancías y es de muy fácil aplicación. Para determinar las
características del método PEPS, aplicadas con el sistema A2 se elaboró un cuadro
representativo donde se reflejaron las ventajas y desventajas. (Ver cuadro 6, p.80)

79
Cuadro 6.
Ventajas y desventajas del metodo PEPS en la empresa.
Ítem Ventajas Desventajas

El costo de los inventarios


vendidos se valoraran al costo de
las primeras compras, por lo que La utilidad mayor repercute en un
1 el costo reconocido en el estado mayor pago de impuestos.
de resultados será menor que el
reconocido por otros métodos de
valoración.

El menor costo en el estado de En una economía inflacionaria


resultados, resulta en una utilidad puede presentar una utilidad
2 bruta mayor que la obtenida con exagerada ya que confronta costos
los otros métodos. de compra antiguos con precios de
ventas actuales.

Este método en épocas


inflacionistas valora a un mayor Asumiendo que los costos de
costo las existencias porque inventario han aumentado con el
representa en el balance las tiempo, el ingreso tributable es
últimas entradas que son las más típicamente más alto debido a que
3 caras, así incrementa el resultado el costo de inventario inicial
de la empresa en mayor medida recibido suele ser inferior.
que los otros métodos y valora
los activos a su precio de
mercado actual.

En un análisis conceptual se puede destacar que el procedimiento para


calcular la valoración por medio de este método PEPS debe hacerse de la siguiente
manera: Se coloca el saldo inicial de la empresa en el sistema A2, es decir el número

80
de unidades encontradas en el inventario y el costo unitario de cada unidad. Según las
fecha se ingresan tantas unidades a la empresa a un costo diferente al de las unidades
puestas en el inventario inicial, toda esta información se pone en una columna
llamada entrada y se pasa a otra llamada saldo.
Posteriormente se hace una venta que supera a la cantidad de unidades en el
inventario inicial y las que fueron compradas luego, por lo que se aplica el método
PEPS, que lo que hace es tomar tantas unidades como se tengan de inventario inicial
a costo que estas valen y las restantes de las que luego se adquirieron a su costo
correspondiente, todo esto es colocado en la columna salidas, por último se calcula
para el saldo la cantidad de unidades que sobraron luego de la venta, en la que se
tomaron todas las primeras y quedaron alguna de la compra hecha posteriormente.
Este procedimiento se realiza por un periodo de tiempo que estime sea conveniente
para la empresa. El costo de las ventas será la sumatoria de todas las salidas durante
el periodo contabilizado.
Para la elaboración de un plan para el control, manejo y administración de
inventario basado en el método PEPS para la empresa CARS AND COLOR SV, C.A
Maturín Estado Monagas, con el fin de facilitar la implementación del sistema de
control de inventarios basado en el Software A2 bajo la Metodología PEPS, se
proporcionará un detalle de sugerencias que permitirán tener una mejor apreciación
del control y registro de los inventarios, para que esta propuesta sea ejecutada de tal
forma que genere información razonable sobre los inventarios a los Estados
Financieros, a continuación se presentará el paso a paso para la utilización del
software A2:

1. Comunicación del sistema al personal: El propietario o gerente comunicará la


decisión de implementar el sistema al personal de la empresa. (Ver figura 13,
p. 82)

81
Figura 13. Bienvenido al Software A2.
Pasos para la instalación de A2 Herramienta Administrativa Configurable.

Paso.1. Para instalar solo debe colocar el CD Original de A2, en la


unidad correspondiente.

Paso 2. Este contiene un archivo AUTORUN que ejecuta automáticamente


la instalación, si no se ejecuta abra la unidad de CD y ejecute el archivo
INSTALAR.EXE

82
Paso 3. Una vez que aparezca la ventana “instalando A2” hacer clic en el
botón COMENZAR, si la instalación se desea efectuar en la carpeta que el
programa crea por omisión, de lo contrario, se debe crear una carpeta antes de
comenzar la instalación y estando en esta ventana, hacer click en el botón
examinar para seleccionar el nombre del directorio destino y luego click en el
botón Comenzar

Paso 4. Espere mientras la aplicación se instala (Tiempo aproximado 2


minutos). Se debe erar que la barra de progreso de la ventana Instalando A2
herramienta Administrativa llegue al 100%.
Paso 5. Una vez que el software se haya instalado 100% presione el
botón de ACEPTAR

83
Paso 6. Aparece la ventana del Módulo Administrativo donde debe
introducirlos datos de la empresa como son: N.I.T., R.I.F., Dirección,
Representante, R.I.F. Representante, Teléfonos

Paso 7. Hacer Click en el botón siguiente.

Paso 8. En esta ventana introduzca la Dirección Postal, Fax, E-Mail,


Website y seleccione si es Contribuyente Especial. Hacer Click en el botón
Siguiente.
Paso 9. Introduzca las fechas de duración del período, válidas para las
transacciones.
Paso 10. Efectuar Click en el Botón Siguiente

84
Figura 14. Entrar en herramienta administrativa configurable A2

85
Figura 15. Vista del software A2, pantalla de Inventario.

Figura 16. Vista del software A2, en sección de Inventario.

86
Figura 17. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias.

Figura 18. Vista del software A2, en archivo de Inventario para ajustes de
existencias.

87
Figura 19. Vista del software A2, de archivos de departamentos de Inventario.

Figura 20. Vista del software A2, para editar información del Inventario.

88
Figura 21. Vista del software A2, para asignación de costos y precios a productos.

Figura 22. Vista del software A2, al inicio de operaciones propuesto para la empresa.

89
90

Figura 23. Vista del software A2, para compra de mercancía en la empresa.
91

Figura 24. Vista del software A2, compra de mercancía en la empresa


Figura 25. Vista del software A2, en el archivo de inventario propuesto para la
empresa.

1. Selección de Personal: Luego de haber observado cada fase del software


anteriormente, será necesario contratar personal idóneo con conocimientos en el
manejo de los inventarios o capacitar el personal existente, para que realicen los
procedimientos correctamente.
2. Selección de Recursos materiales: Para un óptimo manejo de los inventarios es
necesario la selección de los recursos materiales que necesitará el personal
encargado del control y registro de los inventarios, entre ellos se pueden

92
mencionar los recursos de mobiliario y equipo de oficina, papelería y útiles, entre
otros.
3. Selección de Recursos Tecnológicos: Con el fin de hacer más eficiente el manejo
de los inventarios dentro de la empresa será necesario que el propietario o gerente
tome a bien la implementación de este sistema de control de inventarios
implementado en un software que cumpla con los requisitos presentados en el
sistema propuesto.

Indicaciones a los propietarios y gerentes

Se presentará el contenido del diseño de un sistema de control de inventarios


basado en método PEPS, respaldado con el software A2, a los propietarios y gerentes
para que por medio de éste se pueda dar cumplimiento a las exigencias legales y
técnicas para esta empresa del sector automotriz, como lo es la empresa Cars and
Color SV, C.A., acá en Maturín Estado Monagas, cuya actividad económica principal
es la de proveer a sus clientes todos los materiales y productos para el servicios de
vehículos. El sistema de control de inventarios propuesto constituye para la empresa
una inversión porque facilita los procesos de registros de entradas y salidas de los
materiales y productos, también genera beneficios financieros puesto que minimiza
las pérdidas al conocer las existencias reales y así proporciona una información
confiable para la toma de decisiones, a la vez que proporciona información razonable
en los Estados Financieros.

Plan para el Control, Manejo y Administración de Inventario Basado en el Método


PEPS

Introducción

El inventario es una herramienta principal de control, para fijar tanto las


entradas y salida de materias y productos estableciendo una relación detallada,

93
ordenada y valorada dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de
los costos por pedidos, por material faltante y de adquisición; lo razonable para las
empresas es lograr llevar un buen registro de sus inventarios, sabiendo que es uno de
los activos más significativos dentro de las mismas por lo cual la administración
implica que se debe llevar un control sobre las fechas y lotes de cada uno de sus
productos
El presente plan está enmarcado bajo la aplicación del método PEPS (Primero
en Entrar, Primero en Salir) para los materiales, accesorios y repuestos de vehículos
dentro de la empresa Cars And Colors SV, C.A, ubicada en Maturín Estado Monagas;
con el objetivo de mejorar la efectividad en el control de los despachos y recepciones
de los recursos y suministros, permitiendo asi realizar una correcta clasificación por
lotes y evitar la obsolescencia de los mismos, lo cual genera una perdida afectando el
estado de resultado en los gastos de operaciones a largo plazo.

Objetivos

Objetivo General

Diseñar un plan para el control, manejo y administración de inventario basado


en el método Peps para la empresa CARS AND COLOR SV, C.A Maturín Estado
Monagas

Objetivos Específicos

1. Establecer los procedimientos que se deben cumplir para el Control, Manejo y


Administración para una adecuada toma de inventario físico de existencias que se
deben cumplir en la Empresa Cars And Colors SV, C.A, Maturín Estado Monagas.
2. El control de forma equilibrada a través del método PEPS podrá evitar el exceso
de inventario.

94
3. Proveer o distribuir de forma adecuada los bienes rentables de la empresa,
colocándolos a disposición para así evitar aumentos de costos, perdidas de los
mismos, satisfaciendo las necesidades reales de la empresa; por lo cual debe ser
una gestión controlada y vigilada.

Justificación

El inventario es uno de los factores principales que determinan cómo trabajan


las empresas y obtienen beneficios; es importante para todas las empresas el operar y
administrar bien su inventario. El enfoque y el objetivo del control de inventarios es
mantener un nivel óptimo del inventario y su inversión. Muchos de los negocios hoy
en día han logrado hacer planes y mejoras en su sistema de control de inventario, la
administración así como los controles de inventario funcionan de forma diferente y
varían mucho de una empresa a otra.
Algunos modelos de control de inventarios tienen modelos de inventario
complicado y complejo, mientras que algunos pueden tener modelos y métodos de
inventarios simples y fáciles. En este sentido, la aplicación del método PEPS, le
permitirá a la empresa llevar un control de que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, y aplicando esta idea en un almacén
de alimentos significaría que los primeros productos terminados en ingresar deben ser
los primeros en ser despachados. Aunado a eso, se recomienda la utilización de la
metodología de las 9S, para la organización del almacén.

Procedimientos

1. El inventario masivo de existencias físicas del almacén perteneciente a la empresa


se iniciara un día programado bajo la dirección y coordinación del responsable del
equipo; iniciara con el levantamiento de Apertura de Inventario (Ver Cuadro 6, p.
92), se anexaran las notas de crédito y débito correspondientes así como otros
documentos usados en el área de inventario.

95
2. Se procederá a realizar el conteo y verificación de bienes, materiales y/o artículos
establecidos en un pre inventario.
3. Se revisaran las fechas de ingreso de los materiales a fin de darle salida a los
primeros artículos que ingresaron al almacén, dejando constancia de algún faltante
y especificando las condiciones de conservación, fechas de caducidades entre otros
detalles relevantes.
4. Culminada la verificación de la existencia del bien y el conteo se elaborara el
Cierre de Inventario (Ver Cuadro 7).

Cuadro 7.
Apertura de Inventario
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas

APERTURA DE INVENTARIOS
Fecha y hora de Inicio del Inventario:
Encargado del Inventario:
Supervisor del Inventario:

Observaciones:

Elaborado por
Aprobado por:

96
Cuadro 8.
Cierre de Inventario
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas

CIERRE DE INVENTARIOS
Fecha y hora de Cierre del Inventario:
Encargado del Inventario:
Supervisor del Inventario:

Observaciones:

Elaborado por
Aprobado por:

Instructivo de llenado de la de apertura y cierre de inventario:

1. Fecha y hora: Se coloca la fecha y hora en la cual se inicia y/o se cierra el


inventario.
2. Encargado del inventario: Se coloca el nombre del encargado de realizar el
inventario.
3. Supervisor del inventario: Se coloca el nombre del supervisor encargado de
realizar el inventario.

97
4. Observaciones: Se reflejan los factores relevantes que hayan suscitado en la
apertura o cierre de inventario.
5. Recibido por: Se coloca el nombre del superior inmediato a quien se rendirán
cuentas del inventario realizado.

Programa de preparación para la toma del inventario

Formato de entrada

El siguiente formato se elaboró con la finalidad de controlar y registrar las


entradas de materiales y artículos, el responsable de su ejecución debe ser el
encargado del almacén quien deberá llenarlo con precisión, pues de eso depende que
el método se ejecute correctamente al fijar con exactitud la entrada y su fecha. (Ver
cuadro 8)

Cuadro 9.
Formato de entrada de materiales y artículos
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas Fecha: __/ __/__

Entrada de Materiales y Artículos

Descripción Correlativo N°__________


Fecha Tipo de Lote Código Descripción Cantidad Proveedor
Material

Aprobado por: Despachado por: Recibido por:

98
Instructivo de llenado del Formato de entrada

1. Fecha: Se coloca la fecha de entrada del material al almacén.


2. Tipo de Material: Se coloca el tipo de material al cual se le da ingreso.
3. Lote: Se le asigna un número de lote por fecha de ingreso
4. Código: Se asigna un número de código por tipo de material.
5. Descripción: Se coloca el nombre del material que ingreso.
6. Cantidad: Se coloca la cantidad.
7. Proveedor: Se coloca el nombre de la empresa o persona que envió el material a la
organización.
8. Autorizado por: Es el nombre de la persona que autoriza la entrada del material.
9. Despachado por: Se coloca el nombre de quien entrego el material.
10. Recibido por: Es el nombre de la persona que recibe el material en el almacén.

Formato de salida

Permite establecer un control óptimo para el registro de salidas según el


método, esto en función de una requisición de consumo interno. El formato se deberá
llenar y presentar en original y dos copias para distribuirse como sigue: Original.-
para la Dirección de Recursos Financieros. Primera copia.-para el Sub almacén
central que surtió los productos. Segunda copia.-para el Servicio Solicitante, se podrá
presentar en tamaño carta o media carta siempre y cuando contenga todos los datos o
campos de llenado descritos en este instructivo, aun cuando cambie el diseño, se
podrá llenar a mano, con tinta negra o azul, con letra de molde y legible, a máquina
de escribir o por medios electrónicos (siempre y cuando contenga los datos de este
instructivo de llenado, aun cuando cambie el diseño) (Ver cuadro 10, p. 100)

99
Cuadro 10.
Formato de salida de materiales y artículos
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000

Maturín Estado Monagas Fecha: __/ __/__

Salida de Materiales y Artículos

Correlativo N°__________

Fecha Tipo de Lote Código Descripción Cantidad Proveedor


Material

Aprobado por: Despachado por: Recibido por:

Instructivo de llenado del Formato de salida

1. Fecha: Se coloca la fecha de salida del material y/o artículos.


2. Tipo de Material: Se coloca el tipo de material al cual se le da salida.
3. Lote: Se coloca el lote al cual pertenecen los artículos a los cuales se les da salida.
4. Código: Se coloca el código por tipo de material.

100
5. Descripción: Se coloca el nombre del material que ingreso.
6. Cantidad solicitada: Se coloca la cantidad exacta del material
7. Cantidad despachada: Se coloca la cantidad exacta del material despachado
8. Autorizado por: Es el nombre de la persona que autoriza la salida.
9. Despachado por: Se coloca el nombre de quien entrego el material.
10. Recibido por: Es el nombre de la persona que recibe el material en su salida.

Formato de Control de Existencias

Es el control de los materiales que la empresa tiene depositados en sus


almacenes y que requieren su salida según su fecha de ingreso. (Ver cuadro 11)

Cuadro 11.
Formato de control de existencias
Cars And Colors SV, C.A, N° de Control: 00-0000
Maturín Estado Monagas Fecha: __/ __/__

Control de Existencias de Materiales y Artículos

Correlativo N°__________

Fecha Tipo de Material Lote Código Descripción Existencia Ubicación

Realizado por: Supervisado por: Firmas Autorizadas:

101
Instructivo de llenado del Formato de Control de Existencias

1. Fecha: Se coloca la fecha en la cual se realizó el inventario según PEPS


2. Tipo de Material: Se coloca el tipo de material que hay en existencia.
3. Lote: Se colocan los lotes existentes según las fechas de ingreso.
4. Código: Se coloca el código por tipo de material.
5. Descripción: Se coloca el nombre del material que ingreso.
6. Existencia: Se coloca la cantidad exacta del material que hay en existencia.
7. Ubicación: Se coloca la ubicación exacta donde se encuentran los artículos
8. Realizado por: Nombre de la persona que realiza el inventario.
9. Supervisado por: Nombre de la persona que superviso la realización del
inventario.
10. Firmas Autorizadas: Firmas de las personas que han hecho y supervisado la
realización de inventario.

Flujo de proceso de inventario

Permite visualizar cada una de las etapas necesarias para el inventario de los
productos y/o materiales; esto permite comprobar que el proceso real se está llevando
según el procedimiento estandarizado. Dentro de este tipo de diagrama se representa
una serie de pasos que se encuentran unidos entre sí por medio de líneas y flechas
direccionales. Si las seguimos al pie de la letra y en un orden lógico que va de
principio a fin, podremos realizar el proceso. Una de las ventajas principales del
diagrama de flujo, es que es una herramienta poderosa, cuyo diseño se adecua al
entendimiento de cualquier persona, por lo que se pueden realizar un proceso de la
manera más eficiente posible. En este sentido, el proceso se inicia con la entrada del
producto al almacén, donde se revisa, se cuenta y registra, al verificar que todo está
en regla se llena el formato. (Ver figura 26, p. 103)

102
Figura 26. Diagrama de flujo del control de inventario en la empresa

Formato de Etiquetas

Se realizan a fin de llevar una mejor ubicación por material dentro del almacén
y asi efectuar un eficiente control físico que garantice la efectividad del método PEPS
o FIFO. (Ver cuadros 12 y 13 p. 104)

103
Cuadro 12.
Formato de etiqueta “A” para el control de inventario.
Nombre del Artículo:
Código:
Fecha de ingreso:
Lote:

Cuadro 13.
Formato de etiqueta “B” para el control de inventario.
Nombre del Artículo
Código:
Fecha de ingreso:
Lote:
Ubicación
Cantidad en existencia:

Políticas para la gestión de compras

Con la consecución de las políticas de gestión se mitigan algunas fallas


detectadas, ya que el proceso de compras resulta ser el hilo conductor del proceso
principal de la empresa y de abastecimiento. De este modo para postular cualquier
requisición u orden de compra, se debe validar primero las existencias de artículos
similares o sustitutos en el inventario; para garantizar un proceso de compras exitoso
evitando la duplicidad en la adquisición de productos del mismo tipo con existencias
previas en el inventario.

104
Disposiciones finales

El método PEPS permite realizar una valuación del inventario, teniendo en


cuenta que los primeros artículos que ingresan al stock son los primeros que salen; es
decir, se entregan los artículos que están desde más tiempo en el depósito, se utiliza
de igual forma una planilla auxiliar denominada Kardex para cada uno de los
artículos. El razonamiento básico del método PEPS es la lógica del flujo físico de las
mercancías, ya que generalmente la empresa maneja gran cantidad de artículos lo cual
obliga a la aplicación del plan para el Control, Manejo y Administración de
Inventario. Las existencias al finalizar cada ejercicio quedan prácticamente
registradas a los últimos precios de adquisición, mientras que en los resultados los
costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y primeras compras del
ejercicio.

Responsables de la ejecución del sistema de control de inventarios

El responsable de verificar que el sistema se desarrolle de forma correcta será


un experto que tenga conocimientos del manejo de los inventarios. Este puede ser
parte del grupo de investigación u otro experto en el área que designe el propietario o
gerente. La ejecución del sistema de control de inventarios debe ser revisado
periódicamente con el fin de observar si hay fallos para corregirlos y retroalimentar
las áreas que se estén desarrollando de forma equivocada.

Indicaciones para solucionar situaciones que pueden perjudicar la correcta


aplicación del sistema de inventario propuesto

1. Seleccionar de forma adecuada el recurso humano necesario para la


implementación del sistema.

105
2. Supervisar constantemente los movimientos de inventarios en los
departamentos con el fin de descartar cualquier situación anómala en cuanto al
manejo de los inventarios.
3. Revisar que los movimientos de inventarios sean registrados en la fecha
cronológica correcta.
4. Realizar inventarios físicos en las fechas establecidas, para evitar la
acumulación de productos dañados y para verificar faltantes.
5. Verificar en los controles de inventarios los materiales y productos de lento
movimiento, y clasificarlo en el departamento para asignarle un espacio
adecuado con el fin de evitar que se dañen.

Aplicación de la hoja Kardex como propuesta para mejorar el control de


inventario

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye


datos generales del bien o producto, existen muchos tipos pero como se habla como
Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permitirá a la empresa tener
reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la
empresa. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de
los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la
organización. Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios
es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se
debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación
de los mismos.
Esta hoja Kardex, será utilizada para llevar controles internos, afianzados en
el método PEPS, debido a que es fundamental que se establezca un orden
representativo para instaurar, y darle seguimiento continuo al software que se está
proponiendo. A razón de esto, se muestra un ejemplo de cómo sería la hoja con uno
de los materiales y productos más vendidos en la empresa Cars and Color SV, C.A.
(Ver figura 27, p. 107. Y cuadro 14, p. 108)

106
Figura 27. Vista de la hoja Kardex.

107
Cuadro 14.
Hoja Kardex para el producto Horus Syistem Limpiador de Vinil.
KARDEX
Artículo: Horus Syistem Existencia mínima: 45 unidades
Método utilizado: PEPS Existencia máxima: 60 unidades
Fecha: Detalle: Entradas Salidas Existencias
D M A Cant P.U P.T Cant P.U P.T Cant P.U P.T
13 5 18 Saldo
anterior 60 310.000 18.600.000

15 5 18 Compra
según
factura 18 320.000 5.760.000 78 320.000 24.960.000
Nº234
17 5 18 Venta
108

según
factura 5 320.000 1.600.000 73 320.000 23.360.000
Nº1234

12 6 18 Compra
según
factura 18 380.000 6.840.000 91 380.000 34.580.000
Nº278
27 6 18 Venta
según
factura 15 320.000 4.800.000 76 380.000 28.880.000
Nº1234

Inventario final 76 380.000 28.800.000


De acuerdo al cuadro descrito anteriormente, se puede concluir que la hoja
Kardex permitirán control detallado para ir corroborando que las entradas, estén a
razón de las salidas, y las existencias estén totalmente verificadas, ante cualquier
auditoria que se pueda realizar a la organización, asimismo se pudo determinar cómo
entrada el producto llamado Horus Syistem Limpiador de Vinil a un costo, y como
por medio del método PEPS, los precios de ventas podían mantenerse. Cabe acotar si
la empresa Cars and Color SV, C.A, desea contar con estas tarjetas debe
estandarizarse este proceso, y siempre ser supervisado y auditado por un responsable
y por la Gerencia, a fin de que pueda validarse con el software de control de
inventario propuesto, como lo es el sistema A2.

Evaluación de la ejecución del sistema de control de inventarios

El Propietario o gerente de la empresa debe realizar una evaluación una vez


finalizada la implementación del Sistema de control de inventarios, para determinar
los resultados obtenidos en la administración de los inventarios, verificando que los
resultados sean o no favorables, y calcular si para la empresa Cars and Color SV, C.A
ha generado beneficios en el manejo de los inventarios así como se esperaban.

Seguimiento de la implementación del sistema de control de inventarios

Una vez finalizada la ejecución del sistema de control de inventarios el


propietario, gerente o encargado de la ejecución del mismo se encargará de incentivar
a los empleados para que estos realicen un desarrollo eficiente de las actividades
designadas. De manera que el control de los inventarios sea realizado de la forma
correcta para darle cumplimiento a las exigencias legales y técnicas. Además el
encargado de verificar su cumplimiento verificará los beneficios obtenidos con la
implementación del sistema propuesto, entre ellos podemos mencionar el aumento de
las utilidades, la disminución de faltantes de productos, la disminución de productos
obsoletos o dañados, la obtención de información eficiente y confiable para la toma

109
de decisiones, y la obtención de información razonable para la elaboración de los
Estados Financieros.

Análisis Costo-Beneficio de la propuesta

El análisis de costo-beneficio es una técnica importante dentro del ámbito de


la teoría de la decisión. Pretende determinar la conveniencia de proyecto mediante la
enumeración y valoración posterior en términos monetarios de todos los costos y
beneficios derivados directa e indirectamente de dicho proyecto. Este método se
aplica a obras sociales, proyectos colectivos o individuales, empresas privadas, planes
de negocios, etc., prestando atención a la importancia y cuantificación de sus
consecuencias sociales y/o económicas.
Es importante resaltar que para la estimación de los beneficios cuantitativos
en relación a los costos netos en materia de inversión a realizar se debe mencionar los
ingresos netos, se hace referencia a los mismos ya que, efectivamente se recibirá el
retorno del capital en el transcurrir del tiempo. Al mencionar los egresos netos se
toman aquellas partidas que efectivamente generaran salidas de efectivo durante los
diferentes periodos, horizonte el proyecto, La relación beneficio-costo fue un
indicador que mide el grado de desarrollo y bienestar que un proyecto puede generar
a una comunidad.
Si el resultado fue mayor que 1, significa que los ingresos netos son superiores a
los egresos netos. En otras palabras, los beneficios (ingresos) son mayores a los
egresos y, en consecuencia, el proyecto generara riqueza a una comunidad. Si el
proyecto genera riqueza con seguridad traerá consigo un beneficio social. Si el
resultado fue igual a 1, los beneficios igualan a los sacrificios sin generar riqueza
alguna. Por tal razón seria indiferente ejecutar o no el proyecto. Para realizar el
análisis costo beneficio para las mejoras propuestas, se calculan los diferentes costos
en los que incurre la puesta en marcha del proyecto, dependiendo de la decisión
tomada, a continuación se presentaron los posibles tipos de costos. (Ver Cuadro 15, p.
111)

110
Cuadro 15.
Costo de la Propuesta.
Precio
Descripción Cantidad Total (Bs.S)
Unitario (Bs.S)
Adiestramiento del personal sobre
10 300,00 3.000,00
modelo de inventario PEPS
Software A2 1 2.000,00 2.000,00
Aplicación del modelo de
administración del inventario a través
1 3.000,00 3.000,00
del método PEPS por medio de un
especialista y utilización de equipos.
Total 8.000,00

Tomando en cuenta los costos expuesto, se obtiene un total de Bs.S 8.000,00,


que corresponde a la inversión que debe realizar la empresa con relación a la
implementación del modelo de inventario cíclico. Por otra parte, los costos de no
calidad que se generan en la organización por la mala organización de los productos,
re-trabajo y búsqueda de los mismos, basadas en horas/hombre.

Salario Mensual = 1.980,00BsS.


Salario Diario = 1.980,00 Bs.S / 30 días = 66,00 Bs.S/día
Costo H/H = 66,00 / 8 h = 8,25 Bs.S

Cuadro 16.
Costos de no Calidad Asociados a la Organización
Cantidad Precio Monto
Descripción
(h/h) Unitario (Bs.S) (Bs.S)
Horas/hombre por re-trabajo en el
250 8,25 2.062,50
registro de productos
Horas/hombre invertidas en la 230 8,25 1.897,50
búsqueda de productos
Horas/hombre por trabajos de 290 8,25 2.392,50
reorganización
Perdida de materiales y suministros 15 750,00 11.250,00
por vencimiento
Total Bs 17.602,50

111
Se considera que esta propuesta es factible para esta empresa ya que el costo no
impacta significativamente, para comprobar esto se hace un estudio utilizando la
formula B/C>1, donde B corresponde a los beneficios o ingreso de la empresa y C es
igual al costo de la propuesta, teniendo en cuenta que el resultado tiene que ser mayor
que uno, esto quiere decir que obteniendo un resultado mayor que 1 es viable la
propuesta. Posterior a esto, se aplicó la relación coste/beneficio, C/B > 1, dando como
resultado el siguiente valor:

B = 17.602,50–8.000,00 = 9.602,50 Bs.S

𝐵 9.602,50
= = 1,20
𝐶 8.000,00

Como se puede observar el valor obtenido es mayor a 1, indicando que la


propuesta es factible y arrojará como resultado mayor rentabilidad para la
organización. Esto quiere decir que por cada bolívar invertido la empresa obtendrá
como ganancia 0,2 BsS, además de los beneficios tangibles e intangibles, el
significativo ahorro en gastos que representa la puesta en marcha del desarrollo de
mejoras en la gestión de inventario de la empresa, los cuales son considerables tanto
para la organización como para los trabajadores, porque contarán con una
herramienta para optimizar su trabajo

Beneficios Intangibles

1. Mejora en la calidad del trabajo desarrollado.


2. Contar con un personal calificado en el control de inventarios.
3. Mejora en el manejo material.

112
CONCLUSIONES

1. Se diagnosticó la situación de la empresa en cuanto a al manejo, control y


administración del almacén con la finalidad de conocer cómo eran el sistema que
se estaban llevando a cabo en este departamento, en esta de la investigación se
pudo notar que habían deficiencias en las actividades para la conformación del
inventario, de igual forma se conoció el procedimiento reflejado a través de un
diagrama de flujo para su mejor visualización.
2. Se analizaron las causas que generan las deficiencias en el área del almacén a
través de la elaboración de un Diagrama Causa – Efecto, en donde identificaron
cuatro aspectos fundamentales los cuales fueron: personal, control,
procedimientos y métodos. De estos, se desglosaron las sub-causas
correspondientes para luego ser evaluadas mediante un diagrama de Pareto, el
80% estuvo constituido por las primeras 6 causas y el 20% por las siguientes para
la conformación de las 12 definidas.
3. Se determinaron los lineamientos basados en el método PEPS para la correcta
administración del inventario de los materiales de la empresa, estos se
establecieron de acuerdo a la necesidad presentada en la organización y adecuadas
para resolver las deficiencias en la actual gestión, estableciendo el Software como
herramienta vital para el desarrollo de la propuesta y la operacionalidad adecuada
del inventario.
4. Se determinó la relación costo beneficio, resultado que correspondió a un 1,20, lo
que quiere decir que por cada bolívar invertido a la empresa se le retornara 0,20
Bs de ganancia, la implementación de los lineamientos para la administración del
inventario basado en la metodología PEPS resulta factible para la organización,
arrojando no solo resultados económicos favorables si no también intangibles.

113
RECOMENDACIONES

1. Poner en práctica la propuesta y valuar periódicamente los sistemas del


inventario de la empresa, ya que ésta área es fundamental para el correcto
funcionamiento de la organización.
2. Procurar establecer soluciones efectivas para la resolución de problemas de
índoles operativos y administrativos con la finalidad de asegurar la
rentabilidad y productividad de la organización en todos sus aspectos.
3. Utilizar el sistema automatizado a fin de mantener los datos de inventario de
mercancías actualizados y poder utilizarlos en beneficio de la empresa.
4. Es fundamental que la gerencia se mantenga en constante actualización en
cuanto a alternativas de mejora y de inversión y nuevos criterios basados en
administración y control de inventarios que permitan adecuar a la empresa a
las necesidades y oportunidades propias, evitando las deficiencias en sus
operaciones.

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