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Administración de los objetos de mantenimiento

Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Sistemas de Información en Mantenimiento


Información

David Alfredo Fuentes Dı́az

Escuela de Ingenierı́a Mecánica


Especialización en Gerencia de Mantenimiento

April 3, 2013
Administración de los objetos de mantenimiento
Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

1 Administración de los objetos de mantenimiento


Propuesta de codificación

2 Órdenes de trabajo

3 Administración del recurso humano

4 Abastecimiento y control de materiales


Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)

5 Informes de desempeño
Administración de los objetos de mantenimiento
Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Información

La información básica que debe poseer un sistema computarizado de


información para mantenimiento, estableciendo cinco módulos:
1 Administración del equipo;
2 Control de órdenes de trabajo;
3 Administración de las especialidades de mantenimiento;
4 Abastecimiento y control de materiales; y
5 Informes de desempeño.

David Fuentes Dı́az Sistemas de Información en Mantenimiento


Administración de los objetos de mantenimiento
Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano Propuesta de codificación
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Administración de los objetos de mantenimiento

Objeto de Mantenimiento
El concepto de Objeto de Mantenimiento permite definir las diferentes
figuras a mantener dentro de la compañı́a, pudiendo ser máquinas,
vehı́culos, instalaciones, edificios o cualquier otro elemento que desee.

A nivel de objeto de mantenimiento se podrá definir información sobre


garantı́as, contratos de mantenimiento con terceros, desgloses o partes del
objeto a mantener y un número ilimitado de contadores que le permitirá
definir los valores a monitorizar, tales como kilometrajes, número de
operaciones realizadas, etc..

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Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano Propuesta de codificación
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Administración de los objetos de mantenimiento

La administración de los objetos de mantenimiento constituye el punto de


partida del sistema de información de mantenimiento.

Los objetos de mantenimiento se pueden clasificar de acuerdo a su función


dentro de la organización de la siguiente forma:
GRUPO I Infraestructura Fı́sica
GRUPO II Equipos de apoyo Administrativo
GRUPO III Apoyo Operacional
GRUPO IV Equipos propios de la función Productiva o de Servicios de la
Organización

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Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano Propuesta de codificación
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Administración de los objetos de mantenimiento

La información básica que se debe disponer sobre los objetos es:


Su identificación (normalmente asociada a un código),
ubicación,
fecha de instalación,
estado o condición,
información técnica,
historia del equipo (incluye fallas registradas, tipo de fallas)
y programa de mantenimiento,
herramientas especiales
y procedimientos de seguridad.

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Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano Propuesta de codificación
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Administración de los objetos de mantenimiento

Caracterı́stica Porcentaje
Existencia de base de datos de los equipos 100 %
Información contenida en la base de datos
-Código 100%
-Especificaciones 92.9%
-Número de serie 85.7%
-Fabricante 85.7%
-Ubicación 57.1%
-Fecha de fabricación 57.1%

Existencia de historial de hoja de vida 57.1%


Existencia de criterios de jerarquización de los equipos 100%
Existencia de archivos de información técnica de los equipos 100 %
El sistema suministra información sobre la condición del equipo en cualquier momento 28.6%

Table: Administración del equipo

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Administración de los objetos de mantenimiento

En este punto, como mı́nimo, el Sistema debe contener:


Archivo de Equipos por ubicación.
Archivo de Equipos/ máquina/ aparatos por número de matrı́cula.
Archivo técnico de Equipos/ máquinas/ aparatos.
Caracterı́sticas.
Planos, Referencias.
Repuestos.

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Abastecimiento y control de materiales
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Administración de los objetos de mantenimiento

El objetivo que debe cumplir el sistema de información es permitir, a


través de la pantalla, consultas tales como: Dado un código de equipo

saber en ese momento:


Máquina instalada.
Caracterı́sticas de la misma.
Máquinas iguales a la anterior y situación (ubicación) de las mismas.
Repuestos/existencias en almacén.

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Propuesta de codificación
Este concepto tiene una importancia relevante dentro de lo que será el
futuro entorno informatizado.

Ubicación Funcional
La codificación, proviene de una unidad organizativa que estructura los
objetos sujetos a mantenimiento en concordancia con la funcionalidad,
proceso o criterios de espacio.

Todos los equipos instalados deben incluirse en ubicaciones funcionales, y


obviamente, todos los materiales o partes que forman al equipo también.
La Ubicación Funcional está estructurada de forma jerárquica, de tal
manera que represente la estructura completa de todo sistema que
requiera mantenimiento, sea del tipo que sea.
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Informes de desempeño

Propuesta de codificación
La estructura de la Ubicación Funcional se determina por niveles, por regla
general, son suficientes 7 niveles, tal como sigue:
NIVEL 1 XXXX Area de Negocio/Localidad (Planta)
NIVEL 2 NNN Sistema ó Lı́nea
NIVEL 3 NNN Máquina
NIVEL 4 NNN Equipo
NIVEL 5 NNN Subequipo (Sistema)
NIVEL 6 NNN Conjunto (Elementos)
NIVEL 7 NNN Subconjunto (Componentes)
A partir del nivel que convenga es de donde cuelgan los equipos fı́sicos, y
debajo, los materiales o partes. La Ubicación Funcional no debe ser
entendida como repuesto, sino que es el camino para acceder a un
repuesto.
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Órdenes de trabajo
El propósito del sistema de órdenes de trabajo es:
Proporcionar medios para solicitar por escrito el trabajo que va a
realizar el departamento de mantenimiento,
seleccionar por operación el trabajo solicitado,
asignar el mejor método y los trabajadores más calificados para el
trabajo,
reducir el costo mediante una utilización eficaz de los recursos,
mejorar la planeación y la programación del trabajo de mantenimiento,
y mejorar el mantenimiento en general.
Dependiendo del diseño del formato de la ODT, ésta puede ser utilizada
como una solicitud de trabajo, un documento de planeación, un registro
histórico, una herramienta para el monitoreo y control, y una notificación
de trabajo completado.
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Órdenes de trabajo

Caracterı́stica Porcentaje
Existencia de formatos de ODT 78.6 %
Información contenida en la ODT
-Tiempo consumido en el trabajo 100%
-Tiempo muerto 100%
-Fecha y hora de culminación de los trabajos 100%
-Causa de las fallas 90.97%
-Consecuencia de las fallas 81.8%
-Materiales utilizados 63.6%
-Herramientas utilizadas 45.5%

Table: Órdenes de trabajo

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Órdenes de trabajo

Requerimientos mı́nimos del sistema de información.


Mantenimiento Correctivo Se deben registrar los siguientes documentos:
Petición de Trabajo.
Programa diario de Trabajo.
Solicitud de Pedido.
Mantenimiento Programado Este aspecto contempla la informatización de:
Calendario de mantenimientos programados a nivel Sección
con fecha y hora previstas para el paro y puesta en marcha.
Relación de Gamas de Mantenimiento Preventivo a realizar
en la parada.

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Informes de desempeño

Órdenes de trabajo

Y los objetivos,
Mantenimiento Correctivo Permitir, a través de pantalla, conocer en
cualquier momento la situación de un trabajo en cuanto a:
Mano de Obra.
Material.
Datos técnicos.
Solicitud de pedidos, etc.
Mantenimiento Programado Disponer en cualquier momento del programa
de trabajo a realizar en una parada programada.

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Administración del recurso humano

El seguimiento del recurso humano de mantenimiento resulta crucial para


suministrar a la unidad de planificación la información necesaria para
programar las ODTs.

El sistema de información debe contener información referente a:


nombre del personal,
fecha de contratación,
especialidad, salario, cargo,
código de la especialidad,
estado del recurso (asignación, vacaciones, médico, en servicio),
entre otras.

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Administración del recurso humano

Caracterı́stica Porcentaje
Existencia de base de datos de los trabajadores. 35.7 %
El sistema permite el registro de la condición de los trabajadores en cualquier momento 28.6 %
Información registrada del personal de mantenimiento:
-Especialidad 100%
-Cargo 80%
-Dirección 100%
-Causa de las fallas 80%
-Años de servicio 80%
-Fecha de contratación 60%
-Grado de instrucción 60%
-Salario 20%

Table: Administración de las especialidades de mantenimiento

Este aspecto es preferible que esté relacionado con otra aplicación y que se
realice una interfase con el sistema de información de mantenimiento.

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Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Abastecimiento y control de materiales

Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en


gran medida de la administración de los inventarios de materiales. De
hecho, una parte significativa del presupuesto de mantenimiento está
representado por este rubro, lo cual induce a la consideración de factores
económicos.

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Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Abastecimiento y control de materiales

Caracterı́stica Porcentaje
Existencia de base de datos de materiales y repuestos para mantenimiento. 50 %
Información registrada en la base de datos:
-Código 100%
-Descripción del material o repuesto 100%
-Proveedor 85.7%
-Cantidad en existencia 85.7%
-Precio 42.9%
-Clasificación 42.9%

El sistema permite la consulta de la condición del inventario en cualquier momento 21.4%


El sistema registra información sobre los proveedores. 35.7%

Table: Abastecimiento y control de materiales

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Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)

Conflicto de intereses:
Desde el punto de vista técnico, cuantas más piezas de repuesto se
tengan en el almacén más se asegura la disponibilidad de los equipos.
Desde el punto de vista económico, cuantas menos piezas haya
almacenadas, menor capital inmovilizado se tiene.

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Administración del recurso humano Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Tipos de repuestos
Agrupar el repuesto desde varios puntos de vista:
1 Responsabilidad dentro del equipo, se pueden dividir en 6 categorı́as:
a Piezas sometidas a desgaste.
b Consumibles.
c Elementos de regulación y mando.
d Piezas móviles.
e Componentes electrónicos (instrumentación).
f Piezas estructurales.
2 Necesidad de stock en planta. Desde este punto de vista, se pueden dividir
las piezas en tres categorı́as:
a Piezas que es necesario mantener en stock en planta
b Piezas que es necesario tener localizadas, con proveedor, teléfono
y plazo de entrega.
c Piezas que no es necesario prever, un fallo en ellas supondrı́a la
sustitución completa del equipo.

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Aspectos a tener en cuenta en la selección del repuesto

Hay cuatro aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de seleccionar


el stock de repuesto
Criticidad del equipo. Tres categorı́as para los diferentes equipos de la
planta: A, o equipos crı́ticos; B, o equipos importantes; y C,
o equipos prescindibles.
Consumo. Tras el análisis del histórico de averı́as, o de la lista de
elementos adquiridos en periodos anteriores (uno o dos
años), puede determinarse qué elementos se consumen
habitualmente.
Plazo de aprovisionamiento.
Coste de la pieza.

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Administración del recurso humano Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Proceso a seguir para confeccionar la lista de repuestos

1 Seleccionar el equipo crı́tico


2 Seleccionar el repuesto crı́tico de esos equipos
3 Seleccionar el repuesto de gran consumo
4 Seleccionar las piezas con largo tiempo de aprovisionamiento
5 Estudiar en la lista elaborada hasta ese momento todo lo que
sobrepase un precio determinado (por ejemplo, 1000 US) tratando de
eliminar todas aquellas cuyo fallo sea previsible y no supongan un
gran trastorno.

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Informes de desempeño

Proceso a seguir para confeccionar la lista de repuestos I

Elementos neumáticos
Racores de todo tipo
Tubo poliamida varios diámetros
Unidades de mantenimiento (filtro, manómetro, regulador, lubricador)
Retenes y juntas de los cilindros conflictivos
Aceite neumático (SAE-20, HM-46, etc)
Elementos hidráulicos
Aceites y filtros de centrales hidráulicas
Manómetros
Racorerı́a diversa
Acoplamientos de bombas hidráulicas
Elementos de instrumentación y control
Termopares
Manómetros

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Proceso a seguir para confeccionar la lista de repuestos II


Presostatos
Sondas de vibración
Transmisores (caudal, presión, temperatura, etc)
Elementos eléctricos
Magnetotérmicos
Diferenciales
Mangueras (diversos tamaños y tipos)
Conectores eléctricos (varios tipos)
Elementos de seguridad
Sensores de emergencia
Sensores de proximidad
Fotoceldas de paso
Elementos del taller central
Aflojatodo
Spray limpiador de contactos
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Proceso a seguir para confeccionar la lista de repuestos III

Tornillerı́a diversa
Rodamientos (tipos más habituales)
Cierres mecánicos de bombas (más habituales)
Pasta para juntas sintéticas
Silicona
Selladores de tornillerı́a
Cartón para juntas (klinger, chesterton, etc)

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Administración del recurso humano Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén)
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Optimización del almacén de repuesto

1 Optimización en la fase de diseño. De manera genérica, en la fase


diseño es posible minimizar el stock de repuesto de la siguiente forma:

Eliminando componentes.
Estandarización.
Evitar piezas a medida.
2 Piezas en depósito.
3 El sistema de mantenimiento.

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Informes de desempeño

El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por


un sistema de información que permita la recopilación de los datos de
mantenimiento y permita determinar el estado de las mismas, ası́ como
mostrar el desempeño con relación a lo planificado.
Resultados a mostrar:
Indicadores del mantenimiento.
Un resumen del trabajo de mantenimiento realizado,
Una lista de los gastos de mantenimiento,
Informes de trabajos pendientes en términos de horas-hombre,
Informes de inspección del mantenimiento preventivo,
Tiempos muertos de los equipos principales,
Informe de ODTs abiertas,
Informes de eficiencia que comparan las horas estimadas contra las horas reales,
Informes de variación del presupuesto mensual de mantenimiento respecto al consumo
materiales y mano de obra.
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Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Informes de desempeño
Caracterı́stica Porcentaje
Genera reportes periódicos sobre la ejecución de las actividades de mantenimiento. 85.7 %
Información contenida en los informes:
-Fallas 91.7%
-ODTs atendidas 66.7%
-Estadı́sticas de los tiempos de operación de los equipos 50%
-Estadı́sticas de los tiempos de parada de los equipos 50%
-Costo de los materiales y repuestos 41.7%
-Costo de la mano de obra 41.7%
-Estadı́sticas de los tiempos de reparación 25%

Permite conocer el estatus de las ODTs en cualquier momento. 50%


Genera indicadores de desempeño. 50%

Indicadores generados
-Tiempo medio entre fallas 85.7%
-Porcentaje de órdenes satisfechas a tiempo 71.4%
-Disponibilidad 42.6%
-Productividad de la mano de obra 42.6%
-Confiabilidad 28.6%
-Mantenibilidad 14.3%

Table: Informes de desempeño

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Administración de los objetos de mantenimiento
Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Informes de desempeño I
El sistema debe incluir como mı́nimo los siguientes aspectos:
1 Seguimiento y control Sistemático (Mensual)
Controles Técnicos
Control de Horas x hombre
Control de cargas de trabajo
Control de ABC de trabajos más importantes
Control de trabajos pendientes
Control de Averı́as y causas
Control de equipos con averı́as repetitivas

Controles Económicos
Resumen control de costos a nivel de cada grupo funcional (Centro de
Costo) comparado con lo presupuestado.
Control de Centros de Costo desviados hasta nivel Petición de Trabajo.

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Administración de los objetos de mantenimiento
Órdenes de trabajo
Administración del recurso humano
Abastecimiento y control de materiales
Informes de desempeño

Informes de desempeño II

2 Seguimiento y Controles a petición


Consultas a Fichas Técnicas
Consultas a Fichas históricas
Listados de trabajos pendientes
Listados de trabajos terminados
Consulta de Repuestos
Consulta de presupuesto a priori y proyecciones

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