ACTA DE ENTREGA PUESTO CALLCENTER

Se realiza la capitación del cargo que actualmente desempeñara la señorita Johana Albarracín dando la
instrucción paso a paso de las actividades a realizar tanto diario como fin de mes, enfatizando en la importancia
que tiene cada proceso y procedimiento, a continuación, se describe los objetivos del cargo.
Objetivos:

 Realizar las actividades correspondientes al cargo como Asistente de Departamento de callcenter.

 Realizar seguimiento al servicio prestado de mantenimientos correctivos y preventivos llevando la
trazabilidad del servicio de los clientes Bancolombia y Davivienda esto con el fin de identificar los
servicios que se cierran vencidos y así dar mejora continua al proceso.
 Realizar cierres diarios como mensual identificando las novedades presentadas.
 Realizar facturación de servicios prestados, correctivos y preventivos de Bancolombia y Davivienda.
 Control de informes para gerencia donde identifica la productividad por mes como diario a nivel nacional
de Bancolombia y Davivienda.
 Actividades Realizar:
 Asignación de avisos para programación a nivel nacional por medio de correo.
 Recepción de los avisos enviados por Sodexo.

 Actualizar base de datos de control diario.

DIA MES AÑO Nro. AVISO COD SUCURSAL ZONA CIUDAD DEPARTAMENTO FALLA REPORTADA ACTIVO # MAQUINAS

2 ENE 2018 11088258 770 PASEO BOLIVAR CDM BARRANQUILLA BARRANQUILLA ATLANTICO a l to recha zo L0658095 1
2 ENE 2018 11088150 20 BUCARAMANGA CDM BUCARAMANGA BUCARAMANGA SANTANDER no funci ona 657454 1
2 ENE 2018 11088154 614 BELEN CDM MEDELLIN MEDELLIN ANTIOQUIA no funci ona 601090 1
2 ENE 2018 11088190 958 PLAZA MINORISTA CDM MEDELLIN MEDELLIN ANTIOQUIA a l to recha zo 599763 1
2 ENE 2018 11088250 566 EXITO ENVIGADO 2 CDM MEDELLIN ENVIGADO ANTIOQUIA a l to recha zo L0601498 1
2 ENE 2018 11088280 6 AVENIDA JUNIN CDM MEDELLIN MEDELLIN ANTIOQUIA a tas co 601348 1
2 ENE 2018 11088230 823 ALAMEDA CDM CALI CALI VALLE DEL CAUCA a l to recha zo 657157-657389 2
2 ENE 2018 11088395 453 PITALITO CDM NEIVA PITALITO HUILA no funci ona 738239 1
2 ENE 2018 11088064 467 DIVER PLAZA CDM BOGOTA BOGOTA CUNDINAMARCA no funci ona 658589 1
2 ENE 2018 11088167 419 CENTRO DE PAGOS UNICENTRO BOGOTA
CDM BOGOTA BOGOTA CUNDINAMARCA ma nteni mi ento 657007 1

 Identificar la cantidad de máquinas a atender, y verificar si corresponden a las sucursales a nivel nacional.
 Se remite información a la sucursal correspondiente.
 Tramite de programación mensual de preventivos por medio de Sodexo. (envió de archivo, enviado por
cada sucursal donde se relaciona las maquinas que se le realizaran mantenimiento en el mes, lo envían
en Excel en las fechas del 21 al 23 de cada mes.
 Recepción de servicio ya ejecutados tanto correctivo como preventivo (ordenes de servicio) por correo.
CORRECTIVOS

PREVENTIVOS
 Verificar que la orden de servicio se encuentre bien diligenciada por el técnico con lo siguiente: fecha de
ejecución del servicio, la ciudad, el nombre de la sucursal, el código de la sucursal, el técnico quien
ejecuto, el tipo de servicio (correctivo o preventivo), la máquina, la serie y la placa que correspondan al
aviso asignado, el detalle de la visita, la novedad reportada, estado en el cual se encontró la máquina,
resultado de la visita, las observaciones del técnico, adicional a eso que el sello y la firma sean legibles.

 Tramitar autorización de aprobación de repuestos para que sean instalados a las maquinas que lo
requiere tramite a nivel nacional.
 Tramite de ampliación de avisos cuando requieren de repuesto.

 Realización de cotizaciones de visitas fallidas de las zonas foráneas y locales a nivel nacional.
 Control de consolidados de repuestos instalados en el mes para cobro al cliente, este archivo se alimenta
cada vez que envían un correo de cotización de cada sucursal.

 Tramitar autorización de aprobación de ingresos de los técnicos a las sucursales que lo requieran y
retornar el correo a la sucursal correspondiente.

 Cierre constante de servicios correctivos y preventivos.

 Control y seguimiento de culminación de mantenimientos preventivos mensuales.
 Tratamiento de novedades presentadas durante el cierre diario y mensual, de correctivos y preventivos.
 consolidado de f4 para aprobación y cobro del mismo mensual.

 Consolidado de archivo donde genera el cobro de los mantenimientos correctivos realizados en el mes.

 Verificación de archivo enviado por Sodexo donde relaciona los pendientes a cobrar en el mes.
 Envió de prefactura donde se solicita códigos y bodegas para que sindy pueda a facturar.

 Envió de prefactura a Sodexo donde se relaciona correctivos y preventivos para facturar en el mes.

 Consolidado de la información tanto de correctivos como de preventivos para enviar a la asistente

nacional (Sindy) para facturar.

 Disponibilidad para realización de informes cuando el jefe inmediato lo requiere de los clientes.
 Disponibilidad para tramitar correos diarios.
 DAVIVIENDA

 El tramite con el cliente Davivienda en cuanto a servicios correctivos, la solicitud del servicio es enviada
por correo, y así mismo se reenvía a la sucursal correspondiente.

 El cierre se realiza en el archivo de Excel.

 El trámite de los preventivos se realiza en el archivo de Excel, se pone la fecha de ejecución del servicio
por el momento Sindy nos colabora con el cierre mientras Johana hace el empalme con el puesto.

 Se debe enviar informe semanal de los servicios pendientes a cada sucursal.

 Enviar base de datos actualizada de los técnicos a Davivienda.