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I
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

DATOS GENERALES

Nombre del Proyecto: Pagos electrónicos Cecyteh

Encargado de Proyecto: Lic. María Isabel Cruz Alvarez

Revisado por: Moramay Ramírez Hernández


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SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

El CECyTEH (Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de


Hidalgo), en el Plantel de Ixmiquilpan, al contar con una plantilla de estudiantes que crece
cada año debido a las carreras que ofrece, tiene la necesidad de buscar una alternativa
informática que les permita agilizar cada uno de sus procesos en el departamento de
administración, que es donde se realiza la expedición y recepción de recibos para los
pagos de las colegiaturas y exámenes, por lo que el proyecto planteado se prevé que
será la solución a la saturación y largas filas en dicho departamento, con esto, el
administrador solo tendrá que consultar en línea si los pagos se han efectuado para
enviar el reporte al departamento de Servicios Escolares, mismo que se encargará de las
altas o registros correspondientes para los subsecuentes trámites.

SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS

Cada inicio del período escolar, todos los alumnos tienen que realizar los trámites para su
reinscripción, que implican una serie de pasos que equivalen a 5 horas aproximadamente
y que además implican el traslado desde la Institución hasta el Centro de Ixmiquilpan
para realizar el pago correspondiente y posteriormente regresar para continuar con la
entrega de documentos, como es costumbre, se hacen enormes filas para esperar el
canje del recibo del banco por el de la escuela, su verificación, registro, etc. Esto genera
en el usuario una sensación de perder el tiempo, por esto se propone que al realizar el
pago por Internet se generen los reportes correspondientes con los datos generales del
alumno, de forma que no tenga que presentarse mas que a la recepción de su
comprobante de inscripción y status.
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SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DE TERCEROS

Indirectamente, la Dirección de la escuela tiene una relación con el departamento de


administración al solicitar constantemente el número de personas que realizan los pagos
para inscribirse en cada periodo escolar, incluyendo la estadística por carreras, tanto para
informar a Dirección General como para hacer un estimado del número de personas que
se integrarán a cada grupo, de forma que podrá consultar esta información en cualquier
momento.
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NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

El proyecto Pagos electrónicos Cecyteh consiste en el diseño de una interfaz amigable e


intuitiva para el usuario publicada en Internet, de modo que pueda registrarse un número
clave asignado por la Institución.

Este número clave puede darse en dos formas:

1. Se le proporciona al aspirante una clave (número de folio) en el momento en el


que solicita su ficha para el examen de admisión, misma que tiene vigencia hasta
que se inscribe formalmente a la Institución después de haber sido aceptado.
2. Los alumnos inscritos tienen una matrícula que les es asignada en el momento de
su inscripción, misma que les sirve de clave para cualquier trámite posterior y deja
de ser vigente en el momento de su egreso del plantel.

En cualquiera de los dos casos, se selecciona el concepto por el cual va a realizar el


pago, se valida la clave y se solicita un número de tarjeta de la cual se hará el cargo
correspondiente a la institución bancaria, al mismo tiempo, se dará de alta en la base de
datos el pago realizado relacionándolo con la clave o matrícula para que se refleje el pago
hecho y por el concepto correspondiente.

Finalmente el usuario deberá esperar a que el sistema le envíe el mensaje de que la


operación se realizó con éxito.
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JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La era de la Tecnología ha revolucionado la forma en que se realizan las transacciones


tanto en el ámbito público como privado, tanto a nivel nacional como internacional,
además, el continuo crecimiento de la población y sus ocupaciones cada vez deja menos
tiempo para ocuparse directamente de los trámites que requieren trasladarse hasta cierto
lugar.

En este caso, es necesario implementar en una Institución que ha incrementado


notablemente su matrícula de alumnos, un sistema que le permita atender las exigencias
inmediatas de los usuarios, en un menor tiempo y con un gasto menor de recursos, de
forma que se pueda hacer un uso eficiente de los tiempos y procesos en cada
departamento.

También se pretende reducir la aglomeración de personas en tiempos como este en que


las condiciones de salud requieren un menor contacto entre gran cantidad de personas.
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FORMALIZACIÓN DE CARGOS DEL PROYECTO

NOMBRAMIENTO Y FUNCIÓN

Nombre del Proyecto: Pagos electrónicos Cecyteh

Director del Proyecto: Lic. María Isabel Cruz Alvarez

Función: Coordinar el diseño y operación de la página web y


la Base de Datos.
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CRONOGRAMA DE HITOS
Actividad Tiempo Recursos Costos Observaciones
humanos

Recopilación de la I semana Analista $ 1500 Entrevista con


información Servicios Escolares y
Administración

Diseño del proyecto 2 semana Diseñador $ 4 000 Estructura de la


interfaz, diseño de
base de datos e
interconexión

Programación 4 Programad $ 10 000 Programación en


semanas or PHP, Sql e
interconexión con
Pay Pal

Prueba y 1 semana Programad $ 2 000 Pruebas con datos


depuración or reales y corrección
de errores

Hosteo 1 semana Diseñador $ 5000 Realizar las


gestiones necesarias
Al año y subir la página al
host

Pruebas en la web 1 semana Diseñador $ 2 000 Verificar accesos


concurrentes, horas
pico, sesiones
abiertas, etc.

Implementación en 2 Programad $ 4 000 Instalar el programa


la organización semana or en los equipos.

Capacitación al 2 Analista y $ 8 000 Capacitación a


personal semanas Programad Servicios Escolares y
or Administración

Reportes finales 1 semana Analista $ 2 000 Reportar todos los


sucesos y
recomendaciones.
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INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS

Los departamentos involucrados en el desarrollo del Proyecto son Servicios Escolares y


Administración, quienes interactúan de manera directa en este proceso, el departamento
de Servicios Escolares asigna números de folio a todos los aspirantes a inscripción, y de
acuerdo a los resultados del examen aplicado por Seneval realiza una lista de los folios
aceptados, quienes seguirán el proceso de inscripción en el programa que se realizará.

El departamento de Administración es el que se encarga de verificar que los pagos se


hayan efectuado para realizar el reporte y dar de alta los mismos, de esta forma
nuevamente Servicios Escolares realiza el alta del alumno con sus datos respectivos.

De manera indirecta la Dirección del plantel se involucrará en la supervisión de estas


tareas en el primer periodo de implantación, ya que esto vendrá a modificar la forma en
que actualmente se realizan los procesos en ambos departamentos, aunque no influirá
directamente en él.
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ORGANIZACIONES FUNCIONALES Y SU PARTICIPACIÓN

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES

Este departamento asigna a cada aspirante un número de folio y registra sus datos
personales así como su escuela de procedencia para que pueda presentar su examen de
admisión, recibe los resultados de los exámenes de SENEVAL desde Dirección General
de Cecyteh, con la lista de los aspirantes que pueden ser aceptados.

Después de recibir por parte de Administración la lista de los aspirantes que han pagado,
asigna un número de matrícula y dá de alta de manera oficial los datos de dichos
aspirantes para que puedan ser considerados alumnos de la Institución.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Es pilar fundamental en este proceso ya que es el encargado de de verificar que los


pagos se hayan efectuado, controlar los recibos emitidos y emitir un reporte que contiene
el número de folio y nombre de los aspirantes que enviará a Servicios Escolares para su
alta correspondiente.

DIRECCIÓN

Supervisa constantemente durante el período correspondiente el número de aspirantes


que han estado realizando sus pagos a fin de reportar a Dirección General los avances y
decidir si se dan de alta otros folios en el caso de que algunos no logren inscribirse a
tiempo.
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ASUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN, AMBIENTALES Y EXTERNAS

Las condiciones ambientales y estructurales de la organización son óptimas para la


implantación de este Proyecto ya que los departamentos están organizados y distribuidos
de forma tal que pueden brindar atención a los usuarios y al mismo tiempo tienen la
privacidad para comunicarse entre ellos.

El servicio de Internet está disponible en toda la Institución, de momento se proporciona


de forma inalámbrica, lo que origina que a veces se interrumpa o sea demasiado lento.

En periodos de inscripción y reinscripción la cantidad de usuarios que circulan por la


institución interrumpe mucho las actividades de los departamentos de Administración y
Servicios Escolares, por lo que retrasa el desarrollo de sus actividades, si estos usuarios
realizan sus trámites por internet, se disminuirán estos retrasos

El servidor de Cecyteh se satura en períodos de captura de calificaciones, sin embargo el


periodo de inscripción y reinscripción no coincide con el proceso anterior por lo que no
existirán problemas de congestionamiento adicional.

Aún cuando el personal de ambos departamentos tiene un horario de oficina e 9:00 A.M a
5:00 P.M, el servidor de Cecyteh está funcionando las 24 horas del día, por lo que el
programa siempre estará disponible, solo se interrumpirá cuando esté en mantenimiento.
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RESTRICCIONES DE LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES Y EXTERNAS

Las limitantes que existen en este caso es sobre la resistencia que pongan algunos
usuarios para el uso del internet ya que se seguiría trabajando bajo los mismos procesos,
lo cual seguiría generando mucho retraso.

Otra restricción consiste en que en la institución no se corrija la interrupción continua del


servicio de Internet y de este forma no se puedan recibir las confirmaciones de los pagos
y de la misma forma no se puedan actualizar o dar de alta a los usuarios que ya hayan
realizado el pago
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OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO QUE JUSTIFIQUEN EL PROYECTO

En esta nueva era digital, muchas instituciones han adoptado el cobro por internet como
una forma de optimizar sus recursos tanto humanos como materiales, enfrentándose a
algunas limitantes como la poca credibilidad, sin embargo, es una buena forma de
fomentar esta cultura y al mismo tiempo obtener mayores beneficios, en nuestro caso esta
nueva forma de operar disminuirá considerablemente el flujo de personas en la institución,
haciendo mas eficiente la realización de las actividades en los departamentos al tener
menos interrupciones y optimizando considerablemente el tiempo.

Con la finalidad de dar a conocer este nuevo servicio con que contará la Institución, en
primera instancia se mencionará como un servicio adicional en los medios de promoción
como trípticos, lonas y radio, también se publicará en la página oficial de Cecyteh y el
Departamento de Servicios Escolares y Vinculación se encargará de difundirlo con los
alumnos inscritos en el plantel. Es importante mencionar que se incluirá un pequeño
manual que sirva de guía para el usuario.
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PRESUPUESTO RESUMIDO

Actividad Costos

Recopilación de la $ 1 500
información
Diseño del proyecto $ 4 000

Programación $ 10 000

Prueba y depuración $ 2 000

Hosteo $ 5 000

Al año

Pruebas en la web $ 2 000

Implementación en la $ 4 000
organización
Capacitación al $ 8 000
personal
Reportes finales $ 2 000

Total $ 38 500
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OBJETIVOS

DEL PROYECTO:

 Automatizar electrónicamente todos los pagos efectuados en la


administración del colegio por parte de los alumnos, agilizando trámites y
evitando largas filas en temporada de inscripciones, reinscripciones o
exámenes.

DEL PRODUCTO:

 Mostrar una interfaz amigable al usuario vía web, que le permita


introducir una clave con la cual pueda realizar el pago de su colegiatura a
través de pay pal de forma electrónica.
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REQUISITOS Y CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

REQUISITOS DE HARDWARE

Computadora con las siguientes características mínimas

Procesador Pentium IV
256 MB en RAM
Disco Duro de 120 GB
Lector de CD
Puerto de Red
Teclado y Ratón estándar
Regulador con 4 entradas

REQUISITOS DE SOFTWARE

PARA EL DESARROLLO
Dreamwever 8
App Server
MySQL
PARA LA IMPLEMENTACIÓN
Host para las transacciones web
Servicio de PayPal
OTROS
Contrato con Proveedor de Internet
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CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

 Interfaz sencilla e intuitiva


 Pagos rápidos
 Disponible en cualquier momento
 De fácil mantenimiento y modificación
 Acceso seguro
 Transacciones confiables
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CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO

Aun en esta era que es considerada por los expertos como la era digital, existe en las
ciudades pequeñas, una resistencia al uso de medios electrónicos como una opción para
efectuar pagos por considerarlo un medio inseguro, por lo que, para este producto, es
necesario hacer conciencia a los usuarios considerando los siguientes criterios:

a) Disponibilidad las 24 horas: ya no será necesario formarse en las largas filas de


los bancos y ajustarse a sus horarios, que muchas veces no coinciden con su
tiempo disponible.
b) Reducción del costo de transporte: Ya no será necesario trasladarse hasta la
institución para solicitar el recibo y regresar para comprobar el pago
c) Optimización del tiempo: en consecuencia del punto anterior el tiempo invertido
en este proceso es mínimo
d) Seguridad: el usuario podrá aclarar algún problema con el recibo de confirmación
de la transacción.
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LIMITES DEL PROYECTO

Debido al tiempo establecido y al presupuesto, el programa solo podrá realizar pagos de


colegiaturas, por el momento no se podrán realizar otros pagos que se manejan
internamente como son:

 Pago de exámenes de recuperación


 Pago por solicitud de constancias solicitadas
 Pago por reposición de credenciales o cualquier otro documento que
tenga que emitirse nuevamente.
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REQUISITOS Y PRODUCTOS ENTREGABLES DEL PROYECTO

REQUISITOS DEL PROYECTO

Para que el proyecto se pueda implantar adecuadamente, es necesario capacitar al


personal de Administración y de Servicios Escolares en lo referente a su manipulación ya
que al registrar transacciones financieras es muy delicada su operación.

Otro requisito muy importante es que la conexión a Internet sea permanente y segura,
esto equivale a restringir los permisos de la red de forma que se puedan proteger los
datos que estarán almacenados en el servidor.

PRODUCTOS ENTREGABLES DEL PROYECTO

 E-COMMERCE: Este producto contiene los siguientes elementos.


 Base de datos de los alumnos y su status de pagos.
 Interfaz para el usuario y para el administrador, el usuario solo podrá
tener acceso a su cuenta y el administrador tendrá acceso a toda la
base de datos para generar los reportes de los cuales sacará los
datos para actualizar su propia base de datos.
 Cuenta de Pay Pal para la realización de las transacciones.

 BASE DE DATOS INTERNA: Esta base de datos se aloja en una computadora


dentro de la Institución y contiene los datos personales de los alumnos así como
los datos correspondientes a su carrera y grupo, dentro de ella se modificarán los
datos de acuerdo al reporte generado por el e-commerce.
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RESTRICCIONES DEL PROYECTO

Dentro de las restricciones que podría tener este proyecto encontramos:

1. Que el departamento de Administración no se resista a dejar su forma de trabajo


tradicional, es decir, la atención personalizada por ventanilla y que confíe en la
automatización de este proceso.

2. Que los alumnos y padres de familia acepten esta nueva forma de pago y confíen
en su efectividad.

3. Que el host ubicado en Dirección General de Cecyteh esté disponible las 24 horas
y no se sature con las demás transacciones de los usuarios como son: alumnos
que consulten calificaciones, docentes que modifiquen calificaciones, etc.
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ASUNCIONES DEL PROYECTO

Para la realización de este proyecto se cuenta con una persona capacitada en el


desarrollo de software, en cuanto a la planeación, se cuenta con toda la información
disponible por cada uno de los departamentos, la Dirección del Plantel de la misma forma
tiene disponibilidad en cuanto la información que le corresponde.

El horario de trabajo de los departamentos involucrados es de 9:00 a 5:00 de la tarde, lo


cual permite la disponibilidad de los responsables.

ORGANIZACIÓN INICIAL DEL PROYECTO

Líder del proyecto

Encargado de la Desarrollador Web Desarrollador de la


planeación Base de Datos
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RIESGOS INICIALES DEFINIDOS

En este proyecto, dada las características de disponibilidad no se cree que existan


grandes riesgos, sin embargo, es necesario considerar los siguientes:

DIRECTOS

 Que alguno de los jefes de departamentos se enferme y no pueda proporcionar


la información.
 Que las políticas de Servicios Escolares cambie.
 Que se cancele el proyecto por políticas de seguridad de la organización.

INDIRECTOS

 Que se incrementen los costos del Hw y Sw requeridos.


 Que el host del e-commerce no esté disponible por alguna falla.
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EDT INICIAL

Líder del proyecto

Encargado de la Desarrollador Web Desarrollador de la


planeación Base de Datos

Documentación del Diseño y desarrollo Diseñador y


proyecto del e-commerce administrador de la
B.D

Líder del proyecto: Se encargará de la asignación y supervisión de las actividades de


cada integrante del equipo de trabajo.

Desarrollador Web: Se ocupará del diseño de la interfaz del usuario y del administrador,
tendrá que coordinarse con el Desarrollador de la Base de Datos para que integre las
tablas y realice las gestiones con Pay Pal y suba la página al host de la Institución.

Desarrollador de la Base de Datos: Su función es diseñar las tablas y la relación entre


ellas, cuidar la seguridad y la integridad entre las mismas.
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ESTIMACIÓN DE COSTES POR ORDEN DE MAGNITUD

Actividad / Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Recopilación de la 1 500
información1
Diseño del proyecto2 2000 2000

Programación4 2500 2500 2500 2500

Prueba y 2000
depuración1
Pruebas en la web1 2000

Implementación en la 2000 2000


organización2
Capacitación al 4000 4000
personal2
Reportes finales1 2000

Hosteo 5000

Total 1500 3500 5500 8000 10500 13000 15500 17500 19500 21500 23500 27500 31500 33500 38500
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