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Fundamentos
Um Guia do
• Compilação de processos e áreas de
Conhecimento em conhecimentos geralmente aceitos como melhores
Gerenciamento de
Projetos
práticas na gestão de projetos;
Guia PMBOK®
• Documento formal que descreve normas,
métodos, processos e práticas estabelecidas;
Outros
Exemplos :
• Operações: Comercialização, contabilidade, produção, ou seja, processos
que mantém o negócio da organização.
• Projetos: Ampliação da fábrica, novos produtos, novos sistemas, ou seja,
iniciativas que aumentam a capacidade de produção de valor pelo negócio.
Projetos e o Planejamento Estratégico
• Qual a origem dos projetos ?
Entre os motivos mais comuns para se iniciar um projeto, estão:
– necessidade identificada no plano estratégico;
– demanda de cliente;
– necessidade legal (regulatória);
– a melhoraria um processo, produto ou serviço;
– uma ideia.
Alinhamento com Estratégia Corporativa
os objetivos do negócio
P
PLANEJAMENTO
Ex
EXECUÇÃO
C MONITORAMENTO E CONTROLE
En
ENCERRAMENTO
Gerenciando um projeto
na prática
Iniciação
I
Iniciação
• Durante a etapa de Iniciação são realizados os processos para definir um novo
projeto ou fase de um projeto existente e obter a autorização para iniciá-los.
• Objetivos da iniciação:
I I I
P P P
En En En
E E E
M M M
C C C
Adaptação PMBOK® e Preparatório PMP – Rita Mulcahy
Identificar as partes interessadas
Interessados diretos:
Consumidores finais
Entidades governamentais
Impactados:
Comunidade local
Órgãos ambientalistas
Partes envolvidas:
Gerência do projeto
Equipe de projeto
Fornecedores de materiais e equipamentos
Especialistas em energia nuclear
Especialistas em segurança
Termo de Abertura do Projeto
• O termo é um documento que formalmente autoriza um
projeto ou fase e que registra as informações relevantes do
projeto, tais como:
₋ objetivos mensuráveis;
₋ benefícios para a organização;
₋ as partes interessadas no projeto – stakeholders;
₋ as expectativas iniciais de prazo e custos.
• O termo de abertura também registra o gerente do projeto, sua
responsabilidade e autoridade durante o ciclo de vida do projeto.
• A elaboração do Termo de Abertura idealmente deverá ser realizada
pelo patrocinador do projeto, ou pelo gerente de projetos por ele
designado.
Termo de Abertura do Projeto
P
Planejamento
• O planejamento de um projeto é fundamental para que os erros de execução
sejam minimizados e os principais eventos de riscos, que possam ser uma
ameaça aos objetivos do projetos, sejam analisados e contemplados no plano
do projeto.
• Planejar não necessariamente indica que tudo dará certo, contudo é certo que
evitará muitos problemas.
• O Guia PMBOK® enfatiza a necessidade de planejamento e 50% de seus
processos de gestão de projetos tratam do tema Planejamento.
• A organização do trabalho resulta em maior eficiência no uso dos recursos,
sejam eles, humano, financeiro ou material.
Gerenciamento das partes
interessadas
Gerenciamento das partes
interessadas
• Uma vez formalizado o novo projeto; e após sua aprovação pelo
patrocinador e clientes, iniciam-se as atividades de planejamento
• Um dos primeiros planos a ser elaborado, é o plano de gerenciamento das
partes interessadas, que possibilita o desenvolvimento de estratégias
apropriadas para envolver as partes interessadas (stakeholders) ao longo
do ciclo de vida do projeto;
• Este plano deve considerar as necessidades, interesses e apoio potencial
aos objetivos do projeto;
• Identificar e planejar o gerenciamento das partes interessadas é a base
para todo o desenvolvimento do plano geral do projeto e uma vez
entendida a expectativa de cada interessado, é possível reduzir a
probabilidade de problemas por falha de cumprimento de requisitos em
cada entrega.
Gerenciamento do Escopo
Definir o Escopo
Gerenciamento do Escopo
• Conteúdo:
• Análise de mercado
• Especificação técnica do produto
• Embalagem
• Protótipo da solução
• Adequação da área de produção (área industrial)
• Qualificação da mão de obra
• Documentação do processo de produção
Exclusões
• Exclusões do projeto (limites) :
– identifica o que não será contemplado pelo projeto.
– declarar explicitamente o que está fora do escopo do projeto ajuda no
gerenciamento das expectativas das partes interessadas.
Exemplo
Exemplos:
• Restrição orçamentária do projeto
• Restrição de prazo
• Restrição de recursos humanos
• Restrições técnicas quanto à solução aplicada para o projeto.
Premissas
• Premissas: são dados ou situações consideradas como verdades para
efeito de planejamento do projeto.
Exemplos:
• Estamos pressupondo um prazo de 90 dias para recebimento de
materiais importados.
• Estamos assumindo que faremos o desenvolvimento com
recursos internos.
• Para efeito de planejamento, estamos assumindo que a equipe irá
se dedicar 40 horas por semana.
• Estamos assumindo que qualquer aprovação necessária não irá
demorar mais de 3 dias.
Atividade Prática
• Reunir o grupo já definido;
• Analisar, discutir e preencher o formulário de
Especificação do Escopo do Projeto;
• Será estipulado um tempo para o
preenchimento do documento;
• Os grupos farão a leitura do documento
gerado.
Gerenciamento do Escopo
EAP - Estrutura Analítica do
Projeto
EAP
Estrutura Analítica do Projeto
• A EAP é uma ferramenta de comunicação que registra todo o trabalho a ser
realizado no projeto.
• É uma estrutura, que parte do projeto (nível mais genérico) e termina nos
pacotes de trabalho (nível mais específico), passando pelas entregas do
projeto.
• Esta técnica que parte do nível mais genérico e chega a níveis mais
detalhados é chamada de decomposição.
• A estimativa de recursos e custos também podem ser geradas a partir da
Estrutura Analítica do Projeto.
• A EAP pode ser criada no formato gráfico (ideal) ou até mesmo na forma de
um texto.
EAP
Como criar
Decomposição:
Título
Projeto
Churrasco
Compras
Definição do Fechamento de
Local Carnes Contas
Bebidas
Lista de
Compras Descartáveis Pacotes de trabalho
Entregas de cada
fase do projeto Almoço
Carne Tarefas:
▪ Pesquisar fornecedores
Bebidas ▪ Avaliar melhor proposta
▪ Calcular o custo total
Descartáveis ▪ Comprar as bebidas
▪ Gelar as bebidas
Dicas:
Dicas:
– Pense como será estruturada a EAP do seu projeto (por fase, por
área...)
– Identifique claramente todas as entregas de cada fase ou área;
– Abaixo das entregas, liste os pacotes de trabalho necessários para
a sua produção;
– Cuide do nível de detalhamento, deixe os detalhes de tarefas e
procedimentos para o dicionário da EAP.
Gerenciamento dos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
• Criar um plano de gerenciamento de pessoal.
– Identificar papéis, responsabilidades e habilidades necessárias para
conclusão das tarefas;
– Compor e harmonizar o time do projeto;
– Onde aplicável, treinar os membros de equipe para aumentar a
capacidade de êxito nas tarefas.
• Ao planejar os recursos humanos, considere os seguintes fatores:
– Organizacionais: Como a organização está estruturada e como acontecem as
relações entre departamentos;
– Técnicos: As habilidades especializadas que o projeto envolverá até a conclusão;
– Interpessoais: Relacionamento entre integrantes do projeto, experiência,
habilidade, nível hierárquico;
– Localização e Logística: Instalação física onde acontecerá o projeto;
– Políticos: Como os stakeholders se relacionam com o projeto e o nível de
interferência que eles podem exercer.
Recursos Humanos
• Há várias formas para documentar os papéis e responsabilidades dos
membros da equipe. Seja qual for a forma, é importante que se identifique
claramente as funções e responsabilidades dos integrantes do projeto.
• Os formatos mais comuns de identificação são :
Gráfico organizacional
hierárquico
Gráfico matricial de
Em formato de texto responsabilidade
GP
Recursos Humanos
• Publique uma matriz de responsabilidades do projeto.
• Analise o consumo de horas de cada membro da equipe e obtenha a certeza
de que cada integrante estará disponível no momento adequado.
• Verifique as restrições de cada membro: férias, casamento, gestação.
Matriz de Responsabilidades - RACI
Atividades x Função Analista Analista Gerente de Comprador Gerente
Financeiro Jurídico Projeto Financeiro
Atividade b Atividade b
3d 3d
3 dias
Caminho crítico
1 6
Atividade B - 6 dias
11 16
Atividade C - 6 dias
Caminho crítico
• Atividades utilizando o conceito INÍCIO MAIS TARDE – TÉRMINO MAIS TARDE
• Cálculo das datas mais tarde de início e término
1 10
Atividade A - 10 dias
1 10
1 6
Atividade B - 6 dias
5 10
11 16
Atividade C - 6 dias
11 16
Caminho crítico
• Cálculo das datas mais tarde de início e término
1 10
Atividade A - 10 dias
1 10
1 6
Atividade B - 10 dias6 dias
5 10
11 16
Atividade C – 6 dias
11 16
Caminho crítico
• Identificação do caminho crítico
1 10
Atividade A – 10 dias
1 10
1 6
F: 4 dias
Atividade B – 6 dias
5 10
11 16
Atividade C – 6 dias
11 16
Atividade Prática
• Reunir o grupo já definido;
– Faça a estimativa de durações para os
pacotes de trabalho da EAP;
– Definir os pacotes de trabalho dependentes;
– Identificar os pacotes críticos (maior
duração)
• Será estipulado um tempo para o preenchimento
do documento;
• Os grupos farão a leitura do documento gerado.
Gerenciamento das
Aquisições
Aquisições
• A maior parte dos projetos necessita da aquisição de materiais,
equipamentos ou contratação de serviços.
Projeto
Fase
Sumarização
Entrega Entrega
Pacote de
trabalho
Projeto
• Depois de identificados uma reunião de análise deve ser feita para decidir
quais os riscos serão abordados, seus reflexos no projeto e quais times
trabalharão nas respostas.
• O plano de risco deve conter uma avaliação de custos e prazos casos os
riscos se confirmem.
Riscos
Matriz de Risco – Probabilidade x Impacto
• As fontes consultadas para identificação dos riscos (especialistas, equipe, etc), assim
como o registro de lições anteriores, são referências para se determinar a
probabilidade de ocorrência de um determinado risco.
• O impacto é determinado com base em sua consequência ao projeto, caso o risco
ocorra.
Patrocinador
Equipe do projeto
Gerente do projeto
Cliente do projeto
Outras partes interessadas
Comunicações
• O plano de comunicação de um projeto
pode ser elaborado com o auxílio da
ferramenta 5W2H, que é utilizada como
O que? uma lista de verificação (check list) na
What
Quanto?
execução de um planejamento e visa
Porque?
How
much
Why responder 7 questões fundamentais
para esse processo.
5W2H • Uma parte importante do tempo de um
Como? Quem?
How Who
gerente de comunicação é gasto em
comunicação, portanto dedicar esforço
a estruturar esta tarefa é de
Onde? Quando?
Where When fundamental importância.
• As informações de um projeto precisam
ser objetivas, precisas e devem estar
disponíveis no momento adequado.
Comunicações
Ex
Execução
• Uma vez formalizado e aprovado o plano do projeto, devemos dar início à
execução das atividades do mesmo e tornar suas entregas reais.
Gerenciar as comunicações
Realizar a garantia da
Orientar e qualidade Conduzir
gerenciar as
o trabalho aquisições
Mobilizar , desenvolver e
gerenciar a equipe do projeto
C
Monitoramento e Controle
Linhas de base
acima
Escopo Tempo Custo Qualidade no plano
abaixo
PLANEJAMENTO APROVADO
Atividade Prática
• Definir os grupos de trabalho;
• Vamos simular a execução, monitoramento
e controle de nosso projeto;
• Será estipulado um tempo para o
desenvolvimento da atividade;
En
Encerramento
• A fase de encerramento de um projeto é tão importante quanto o seu
planejamento.