ORGANIGRAMAS

Los organigramas son representaciones gráficas de las estructuras

organizacionales de la empresa. Los organigramas se basan en esquemas que
muestran fácilmente cuál es la estructura de la compañía y los niveles
jerárquicos que existen en ella. La creación de un organigrama en la empresa
es fundamental para un correcto y eficiente funcionamiento de la organización
empresarial.
TIPO DE ORGANIGRAMAS
1.POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco
tipos de organigramas:
 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual,
los manuales de organización recomiendan su empleo
 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas
dispuestas horizontalmente .
 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el
caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos
 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se
ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por
las líneas que unen las figuras.
2. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
 Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse
a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].
 Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].
 Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado
3. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan
con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben
 expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis
de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones [3].
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación. Así, por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima
se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de
la S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación
4. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente,
en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina
4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas
de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes
 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma
general
 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse
un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lógico y en un tiempo definido. .
 Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un
trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal,
la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales,
tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal

b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que
se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de
un flujo eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al
personal.
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un
determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
 · Descripción de las operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
· Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
· Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa
Recomendaciones generales de presentación
· La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboración.
d. Responsables de la revisión y autorización.
e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial
del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y
actualización en tamaño carta u oficio.
h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones
del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su
impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben
tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado
de realizar las actividades.

Actualización
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante
revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.
Integración del personal de la empresa
Cuando una persona se presenta a trabajar por primera vez en un nuevo
empleo, tiene sentimientos ambivalentes. Siente desconcierto, miedo, angustia,
pero también entusiasmo, esperanza, tiene expectativas de mejorar. Se
pregunta, entre otras cosas, ¿ cómo serán mis nuevos compañeros?, ¿me
aceptaran?, ¿cómo harán las cosas aquí?, ¿me irá mejor que en el otro
trabajo?
Por otra parte, los jefes esperan que el nuevo empleado haga bien las cosas
desde el principio, "pues para eso lo contraté".
Sin embargo, frecuentemente nos encontramos con situaciones como las
siguientes:
 La nueva secretaria tiene que enviar una carta urgente. Toma el dictado,
la transcribe y, como no sabe que hay un sistema interno de mensajería,
por la urgencia, contrata una mensajería externa.
 El nuevo encargado de la papelería paga a los proveedores cada vez
que éstos llegan a cobrar, porque nadie le dijo que sólo se liquidan
cuentas los días viernes.
 La nueva recepcionista de un médico se presenta a trabajar en pantalón
vaquero y camiseta. El doctor la despide al tercer día y ella no entiendo
por qué. Nadie le informó que al doctor le gustaba que su recepcionista
usara falda, medias y tacón para trabajar.
 El nuevo ayudante del zapatero debe ir a comprar material, pero no le
indicaron dónde. Aunque trae lo que le dieron, le costó mucho más caro
porque compró las cosas en el primer lugar que encontró.
 La nueva secretaria se pone a llorar porque, a la hora de la comida en su
primer día de trabajo, se queda sola sin saber dónde ir, ni con quién
platicar.
Estas situaciones nos ejemplifican cómo la ineficiencia de los nuevos empleados
al realizar su trabajo, en general, se debe a la falta de información de métodos
y procedimientos de la empresa y no a la falta de capacidad o conocimientos
para realizar el trabajo para el que fueron contratados.
Inducción Cuando una persona se integra a una nueva empresa, desconocida
por él, o a un nuevo grupo de trabajo, se da un proceso llamado "socialización"
entre el nuevo empleado y la organización.
El proceso a través del cual “el empleado empieza a comprender y aceptar los
valores, normas y convicciones que se postulan en una organización” se llama
socialización
Al ingresar a una empresa, un nuevo trabajador, experimenta:
 Incertidumbre, por la situación nueva y el cambio.
 Expectativas poco realistas de lo que la empresa es de lo que se espera
de él como trabajador.
 Angustia por las sorpresas con que se enfrenta el trabajador en su
encuentro inicial con la organización.
 Temor por la posibilidad de no ser aceptado por los nuevos compañeros
de trabajo.
Para ayudar al nuevo empleado en su ingreso a una empresa, y acortar el
tiempo de adaptación y aprendizaje de las nuevas funciones en esa
organización, es conveniente llevar a cabo un programa que recibe el nombre
de INDUCCIÓN.
La inducción es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los
nuevos empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un
comienzo productivo.
Contenido de un programa de inducción
Los puntos que debe contener un Programa de inducción son los siguientes:
1. BIENVENIDA: esto es, apoyar el ingreso del nuevo empleado a la empresa en
forma cordial, invitándole desde el inicio a sentir confianza, gusto y compromiso
porque va a colaborar contigo.
2. FIRMA DE CONTRATO: establece el compromiso formal de trabajo. Léelo con
él y asegúrate de que el empleado haya entendido con claridad cada uno de
los puntos y especificaciones del contrato, insiste en los aspectos que para ti son
esenciales.
3. INFORMACIÓN SOBRE LA CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA: cómo
empezó, quiénes la integran, cuáles son los objetivos y metas de la empresa y
qué tipo de empresa es.
4. INFORMACIÓN SOBRE POLITICAS GENERALES DE LA EMPRESA: horario, día,
lugar y hora de pago; qué se debe hacer cuando no se asiste al trabajo,
vacaciones y días festivos; normas de seguridad, áreas de servicio para el
personal, reglamento interior de trabajo, actividades recreativas de la empresa.
5. PRESENTACIONES: con el supervisor o jefe directo, con los compañeros de
trabajo y con los subordinados ( en su caso).
6. UBICACIÓN DEL EMPLEADO EN SU PUESTO DE TRABAJO: objetivo del puesto,
labores a cargo del empleado, cómo esperas que el empleado desempeñe si
trabajo y otros puestos con los que tiene relación.
Un programa de inducción ayuda al empleado a integrarse a la empresa y
tiene como beneficios:
- Baja la angustia del cambio
- Disminuir el desconcierto
- Ayudarle a ser productivo desde el inicio en la empresa