ADega MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA

 Lakukan demonstrasi sesuai petunjuk dibawah ini :

PERAN :
1.) Anda berperan sebagai RESEPSIONIS dari PT TRIBUNA JAYA
2.) Terdapat 1 orang yang berperan membantu Anda untuk menjadi customer.
3.) Terdapat 1 orang yang berperan membantu Anda untuk menjadi rekan kerja satu tim.

 ADEGAN 1 :
1.) Anda sebagai resepsionis menerima telepon dari customer yang menggunakan bahasa Inggris
untuk berbicara dengan teknisi dari kantor PT TRIBUNA JAYA. Tujuan customer untuk menyampaikan
complain atas kerusakan printer merk EPSON 1.210 yang dibelinya 1 minggu yang lalu.
2.) Di dalam percakapan telepon, yang Anda lakukan adalah sebagai berikut :
 Mengucapkan salam
 Menanyakan identitas
 Memberikan informasi bahwa teknisi sedang tidak berada di kantor
 Mencatat pesan dan mengulangi kembali pesan yang disampaikan
 Membuat janji pertemuan dengan customer untuk keesokan harinya
 Menyanyakan nomor telepon
3.) Setelah selesai menangani telepon, catatlah pesan pada Lembar Pesan Telepon yang tersedia.

 ADEGAN 2 :
1.) Masih di hari yang sama, Anda menyampaikan keluhan dari customer tersebut kepada
rekan kerja Anda yaitu Teknisi dari PT TRIBUNA JAYA.
2.) Awal diskusi, Anda memberika informasi terkait : identitas penelpon, keluhan penelpon,
dan janji pertemuan yang akan dilakukan esok hari.

 ADEGAN 3 :
1.) Di hari berikutnya, coustmer datang ke PT TRIBUNA JAYA.
2.) yang harus anda lakukan saat menerima tamu adalah sebagai berikut :
 Mempersilahkan masuk
 Menanyakan identitas dan keperluan
 Menyambut dengan ramah dan sopan
3.) Setelah itu, Anda mempersilahkan tamu untuk menunggu kedatangan teknisi.
4.) ketika teknisi datang, Anda memperkenalkan kepada customer dengan ramah dan sopan

MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA

1. Petunjuk Kerja
 Baca dengan cermat soal yang ada
 Buatlah surat resmi sesuai dengan tema
 Dari tema yang sudah ditentukan, buatlah agendanya
 Ketik dengan menggunakan aplikasi MS.Word
2. Alat dan Bahan
 Komputer
 Printer
 Kertas HVS ukuran A4
3. Alur Kegiatan
 Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
 Buatlah surat resmi sesuai yang ada dalam soal
  Cetrak hasil ketikan di kertas HVS A4
4. Hasil yang di harapkan
 Satu lembar surat resmi berdasarkan tema
 Satu lembar agenda rapat berdasarkan surat
 Satu lembar susunan acara rapat

Soal

Anda masih berkedudukan sebagai sekretaris PT Tribun Jaya. Buatlah surat undangan rapat,
yang ditunjukan kepada 1) Manager Keuangan, 2) Manager Personalia, 3) Manager Marketing.
Tema rapat adalah pembahasan evaluasi kinerja. Rapat akan dilaksanakan minggu depan di
ruang rapat pada pukul 10.00 s.d 12.00

Hal hal yang belum tercantum dalam soal (agenda rapat dan susunan acara rapat) dapat anda
tentukan sendiri sesuai dengan konsep teori dalam pembuatan surat dan pertunjuk soal.

MEMBERIKAN LAYANAN PRIMA

1. Petunjuk Pengerjaan
 Anda diminta oleh pimpinan untuk mencatat percakapan dalam rapat bentuk notulen
 Format notulen yang digunakan adalah notulen resume
 Dibuat di computer dan dicetak
2. Beban dan Alat
 Komputer
 Kertas
3. Hasil yang diharapkan
 Hasil pencatatan notulen tercetak dengan rapih
4. Data Rapat
 PT TRIBUNA JAYA
 Pimpinan : Pradipta Dwi Ardani
 Rapat Karyawan Bulanan
 Peserta yang diundang
1. Sumarni : Kepala bagian personalia
2. Tantri Staf bagian keuangan
3. Tano Kepala bagian keamanaan
4. Rinto kepala bagian pemasaran
5. Judi kepala bagian umum
6. Anny kepala bagian administrasi
 Agenda Rapat
1. Kinerja Kerja
2. Prosedur kepegawaian baru
 Waktu dan Tempat
1. Waktu pelaksanaan rapat hari ini
2. Tempat ruang rapat manager

DIALOG RAPAT
Pimpinan Selamat pagi, terima kasih atas kehadirannya pada kali ini,
setelah saya ihat daftar hadir ternyata semua yang diundang
 datang. Rapat karyawan bulanan kali ini akan membicarakan 2
hal yaitu kinerja kerja dan prosedur kepegawaian yang baru.
Untuk tidak memperpanjang waktu rapat ini saya buka pada
jam 10.15, terlambat 15 menit dari waktu yang direncanakan
Sumarni Terima kasih atas waktu yang diberikan, pertama saya ingin
menyampaikan bahwa secara keseluruhan kehadiran
karyawan telah cukup mengembirakan diatas 97%, tetapi
secara produktifitas masih rendah karena belum mencapai
target produksi. Ini perlu dibenahi agar lebih produktif target
produksi. Ini perlu dibenahi lagi agar lebih produktif lagi
Pimpinan Baik, saya ingin mendengar tanggapan dari bapak rahmat
tentang apa yang disampaikan oleh ibu sumarni
Rahmat Terima kasih, memang benar produksi kita triwulan ini tidak
mencapai target, banyak hal yang mepengaruhinya, tetapi
yang paling terlihat adalah kemunduran cara kerja karyawan,
apakah perlu ada penyegaran agar kerja karyawan dapat
ditingkatkan kembali.
Pimpinan Memang saya juga merasakan hal itu, baik nanti bagian umum
akan merancang pola penyegaran tersebut, bagaimana pak
judi, apakah ada usul tentang hal ini
Judi Baik, terima kasih pak, memang sebaiknya para karyawan akan
diberikan penyegaran, bentuknya bisa berupa piknik atau
gathering, dalam program kerja saya sudah dijadwalkan pada
awal bulan september 2018 ini akan diadakan piknik karyawan
pak, hanya tempatnya belum di usulkan
Pimpinan Itu sangat baik, karena bulan september, produksi perusahaan
sudah kurang, sehingga bisa digunakan untuk acara tersebut,
untuk tahun ini saya minta untuk yang mengkoordinir acara ini
adalah bapak rinti dan ibu anny
Rinto Baik pak saya bersama ibu anny akan membuat proposal dan
panitia kecil, serta membuat angket untuk tujuan tersebut
Pimpinan Ok makasih ada lagi saran atau hal lain yang menyangkut
kinerja
Tano Ada pak. Saya mengusulkan untuk keamanaan mohon agar
ditambah karyawan 1 orang lagi agar dapat dijadikan 3 shift
dalam satu hari, terima kasih
Pimpinan Baik nanti saya koordinasi dengan bagian personalia, bila tidak
ada lagi maka kita masuk materi yang kedua yaitu prosedur
kepegawaian, ini banyak perubahan yang mendasar, agar
kepada ibu sumarni, membacakan peraturan yang baru
tersebut
Sumarni Terima kasih pak, peraturan yang baru ini pertama adalah
perubahan jam kerja yang sebelumnya masuk jam 08.00
pulang jam 16.00, maka mulai bulan september 2018 ini
masuk kerja tetap jam 08.00 tetapi pulang jam 17.00. tetapi
hari sabtu tidak bekerja. Yang kedua adalah pola absensi
menggunakan sidik jari yang terhubung dengan pembayaran,
jadi bapak ibu mohon diinformasikan mulai besok ada
pendataan absensi ini, semua akan bekerja mulai bulan
september 2018
Pimpinan Demikian prosedur kepegawaian yang baru, agar semua
kepala bagian menginformasikan kepada bawahannya akan
hal ini, tetapi kami juga akan membuat pengumuman yang
akan disebarkan, apakah ada pertanyaan atau tanggapan
Tantri Menurut saya ini sangat baik, karena memudahkan dalam
memasukan data untuk penggajian karyawan, terima kasih pak
Pimpinan Bila tidak ada tanggapan lagi maka rapat kali ini saya tutup
pada jam 12.10, dan rapat bulanan selanjutnya akan
dilaksanakan pada minggu ke dua bulan agustus 2018