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ACTA No. 005 FECHA: HORA INICIO: 8:00 a.m. LUGAR: Despacho del Director Ejecutivo
03/08/2011 TERMINACIÓN: 9:30 a.m. Seccional
OBJETIVO DE LA REUNIÓN: Balance del Comité de Mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad y
afinamiento de la metodología para el seguimiento del Proceso de Mejoramiento del SIGCC en la Seccional.
RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: Dra. Flor Eucaris Díaz Buitrago
CONVOCADOS / ASISTENTES
ASISTIÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO - DEPENDENCIA
SI NO
Flor Eucaris Díaz Buitrago Magistrada Sala Administrativa X
Carlos Andrés Higuera Vélez Director Ejecutivo Seccional X
Luz Yaneth Valencia Gómez Jefe del Área Administrativa y Financiera X
Catalina Gómez Duque Jefe del Área Jurídica X
Marcela Gómez Londoño Jefe Oficina Seccional de Auditoría X
Carolina Duque Martínez Coordinadora Seccional de Calidad X
Alejandra Cruz Idarraga Practicante Ingeniería Industrial SIGC X
Paula Jimena Vargas Guarín Escribiente – Apoyo Sala Administrativa X
Luis Fernando Gutiérrez Ortiz Escribiente – Apoyo Sala Administrativa X
AGENDA
3. Compromisos
DESARROLLO DE LA AGENDA
La consultora Sandra Jaramillo informa que de acuerdo con los lineamientos establecidos por el nivel
central, la ejecución del plan de visitas se suspendió a la altura de la visita No. 10, con un doble
propósito: Que la Seccional avanzara en la implementación y que el nivel central llevara a cabo la
formación de los auditores, labor que aún se encuentra pendiente.
El día de ayer se llevó a cabo la visita No. 11, durante la cual se hizo seguimiento a los 18 procesos
del SIGCC de la Seccional encontrando críticos los correspondientes a Talento Humano y Salud
Ocupacional, en los que el nivel central aún no ha aclarado algunas inquietudes que son
fundamentales en estos procesos.
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DESARROLLO DE LA AGENDA
Informó que a partir del 16 de agosto se llevará a cabo la auditoría interna por parte del nivel Central.
En cuanto a la Auditoria Externa, se llevará a cabo en la primera semana de octubre.
La Dra. Flor Eucaris en su calidad de enlace de este proceso informa que de acuerdo con el monitoreo
adelantado en la Seccional el pasado 2 de agosto por parte de la Consultora, se concluyó que existen
debilidades y aspectos por mejorar. Por tal razón, se propició una reflexión sobre las posibles causas
encontrando que es necesario afinar la metodología de trabajo por parte del Comité de Mejoramiento,
que contemple la división del trabajo, el apoyo de una hoja de ruta o lista de chequeo, la precisión de
plazos límites y responsables, así como de la forma como se dejará documentado el seguimiento
efectuado. En síntesis, la metodología acordada fue la siguiente:
a. Los 4 miembros del comité se harán cargo de la verificación del estado de implementación
del sistema de gestión de calidad en un número determinado de procesos, tal y como se
señala en la relación anexa, la cual hace parte de la presente acta empleando una lista de
chequeo pre-determinada que permitirá identificar los aspectos faltantes que a su vez
serán resueltos por los enlaces de los respectivos procesos.
b. Se definió que la elaboración de actas y centralización del archivo del proceso de
mejoramiento estará a cargo de la Oficina Seccional de Auditoria a cargo de Marcela
Gómez. Por tanto, deberán remitírsele soportes de los oficios, circulares y actas que se
elaboren dentro de este proceso.
c. Las actas de los comités de mejoramiento deben elaborarse en la medida de lo posible el
mismo día y suscribirse a más tardar el día siguiente.
d. Cada uno de los miembros del comité de mejoramiento hará el seguimiento al avance del
SIGCC en los respectivos procesos a partir del día 4 de agosto, con base en la lista de
chequeo que suministrará la consultora. La actividad se documentará en un acta estándar
en la que se especifiquen los compromisos pendientes. Copia del acta se entregará a la
Dra. Marcela Gómez.
3. Varios:
Informa la Dra. Flor Eucaris Díaz que para facilitar la implementación del sistema en la Sala se elaboró
una carpeta denominada Guía Metodológica para la implementación y el seguimiento del SIGCC, con
el apoyo de los dos ingenieros y de la Consultora, la cual consta de:
Plataforma del SIGCC
Responsables de los procesos y apoyo de los mismos
Guía metodológica por cada uno de los procesos
Guía de implementación y seguimiento ciclo PHVA
Acuerda remitir esta guía a cada uno de los enlaces para que sirva de apoyo a los mismos. Así mismo
presenta el formato denominado Cronograma de Evaluaciones del Plan de Implementación del SIGC
del Comité de Mejoramiento, el cual se anexa a la presente Acta.
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TAREAS Y COMPROMISOS
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CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN
ANEXOS SI (X ) NO ( )
REVISARON: Participantes a la reunión del Comité de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y
Control de la Calidad.
En constancia firman:
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