You are on page 1of 2

a.

Jenis dokumen yang disimpan


a. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c. Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg
diterbitkan oleh instansi.
Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
e. dll
b. Prosedur pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik meliputi
verifikasi dan validasi.
c. Prosedur penyimpanan dokumen
1. Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
2. Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan
d. Prosedur pemeliharaan dokumen
1. Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi takah dan membuat laporan
2. Jika terjadi mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman & pengembalian
tata naskah
4. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan
lemari takah
e. Prosedur pelayanan informasi dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN


1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan
kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar
Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

You might also like