SEKRETARIS UMUM

TAHUN 2017 – 2018

IKATAN MAHASISWA GEOFISIKA ( IMGF-CORE)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG
 LAPORAN PERTANGUNGJAWABAN SEKRETARIS UMUM

Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum.Wr.Wb
A. Muqodimah
Bagi jiwa yang berlindung kepada-Nya.Marilah kita panjatkan puja dan puji
syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat, hidayah dan inayahnya kita berada
dalam lingkar syurga.
Shalawat teriring salam kepada Nabi Muhammad SAW, singa Nya, prajurit Allah
dan pemimpin bagi kita semua.
Alhamdulillah, dan terimakasih terucap kepada seluruh civitas akademika fakultas
sains dan teknologi, terutama jurusan fisika yang sangat berperan aktif dalam mendukung
keberlangsungan IMGF-CORE di kampus.Tak lupa pula terimakasih kepada HIMASAIFI
yang selalu memberi masukan dan dorongan dalam segala kegiatan kami.Laporan
pertanggungjawaban sekretaris umum, merupakan laporan administrasi IMGF-CORE
sebagai bentuk evaluasi kami dan generasi setelahnya.

B. Susunan Personalia
Sekretaris Umum : Qurrota A’yuni (1147030035)

C. Program Kerja
D. Adapun program kerja Departemen Eksternal dalam setengah periode kepengurusan
adalah sebagai berikut :

No Program Kerja Bentuk dan Sasaran Kegiatan Keterangan

Deskripsi Kegiatan (Terlasana/Tidak
terlasana)
1 Pengarsipan Surat Pengarsipan surat Internal dan TERLAKSANA
Masuk dan Surat masuk dan keluar Eksternal
Keluar sebagai organisasi
menggambarkan
kegiatan yang
dilakukan oleh
organisasi IMGF
CORE. Sehingga
dengan pengarsipan,
surat masuk dan surat
keluar dengan
informasi tertentu
dapat diketahui oleh
seluruh anggota secara
merata dan terstruktur.
2. Pengembangan Menyediakan BSO IMGF-CORE TERLAKSANA
Sekretariat
pengembangan
kesekretariatan
dengan mengadakan
fasilitas.

3. Rapat Rutin Demi terjalinnya Sekretaris bidang TERLAKSANA

Sekretaris
hubungan yang baik
antar sekretaris
pengurus maka
diadakan rapat rutin

Berikut adalah deskripsi seluruh kegiatan/program kerja yang terlaksana selama setengah
periode kepengurusan :

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

SEKRETARIS UMUM
BADAN SEMI OTONOM (BSO)
IKATAN MAHASISWA GEOFISIKA (IMGF-CORE)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI 2017 – 2018

1 Nama Kegiatan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pelaksanaan Kegiatan Setiap hari/ kegiatan
PenanggungJawab Qurrota A’yuni
Tujuan Kegiatan Salah satu media komunikasi antara pihak internal dan
eksternal IMGF CORE adalah surat
Sasaran kegiatan Internal dan Eksternal organisasi
Parameter
Keberhasilan TERLAKSANA

DeskripsiKegiatan Pengarsipan surat masuk dan keluar sebagai

menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi
IMGF CORE. Sehingga dengan pengarsipan, surat masuk
dan surat keluar dengan informasi tertentu dapat diketahui
oleh seluruh anggota secara merata dan terstruktur. Adapun
dengan pengarsipan juga memudahkan proses dalam
pembuatan surat kedepannya
a. Kendala dan Solusi
1. Kendala
- Dalam administrasi belum ada SOP yang baik dan benar antara pihak universitas
dan organisasi sehingga beberapa surat yang diberikan mengalami beberapa perbaikan
- Surat masuk yang tidak langsung dipegang sekretaris

2. Solusi
- Tertib administrasi

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

SEKRETARIS UMUM
BADAN SEMI OTONOM (BSO)
IKATAN MAHASISWA GEOFISIKA (IMGF-CORE)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI 2017 – 2018

1 Nama Kegiatan Pengembangan Sekretariat

Pelaksanaan Kegiatan Kondisional
PenanggungJawab Qurrota A’yuni
Tujuan Kegiatan mendukung kelancaran kegiatan organisasi, mengingat
organisasi IMGF CORE merupakan organisasi pionir maka
diperlukan adanya peningkatan fasilitas.

Sasaran kegiatan BSO IMGF-CORE

Parameter
Keberhasilan TERLAKSANA

DeskripsiKegiatan Menyediakan pengembangan kesekretariatan dengan

mengadakan fasilitas.

a. Kendala dan Solusi

1. Kendala
- Kurang perhatian terhadap barang yang dimiliki
- Tidak banyaknya keperluan sehingga pengembangan sekretariat tidak maksimal

2. Solusi
- Barang yang dibutuhkan disesuaikan sesuai kebutuhan
 LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA
SEKRETARIS UMUM
BADAN SEMI OTONOM (BSO)
IKATAN MAHASISWA GEOFISIKA (IMGF-CORE)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI 2017 – 2018

1 Nama Kegiatan Rapat Rutin Sekretaris

Pelaksanaan Kegiatan Minimal 2 kali sebulan
PenanggungJawab Qurrota A’yuni
Tujuan Kegiatan untuk mengatur administrasi persuratan dan notulensi rapat
dari masing-masing bidang agar sesuai dengan aturan yang
telah dibuat.

Sasaran kegiatan Sekretaris bidang

Parameter
Keberhasilan TERLAKSANA

DeskripsiKegiatan Setiap bidang dalam organisasi IMGF CORE yang meliputi

bidang internal, bidang intelektual dan bidang eksternal
memerlukan sekretaris untuk mengatur administrasi
persuratan dan notulensi rapat dari masing-masing bidang
agar sesuai dengan aturan yang telah dibuat. Demi
terjalinnya hubungan yang baik antar sekretaris pengurus
maka diadakan rapat rutin sekretaris yang wajib dihadiri
masing-masing sekretaris bidang setiap tiga bulan satu kali

a. Kendala dan Solusi

1. Kendala
- Sekretaris departemen yang jarang hadir dalam setiap rapat
- Komunikasi yang tidak baik antar sekretaris
2. Solusi
- Koordinasi dan komunikasi perihal kesekretariatan dengan sekretaris
- Manajamen administrasi yang baik
E. Data Anggota IMGF-CORE

Tahun Jumlah
2016 - 2017 20
2017 - 2018 15
F. Data Surat Masuk dan Surat Keluar
No. Nomor surat Perihal Ditujukan
1. 01/A-SPM/IMGF- Surat Permohonan Ketua HIMASAIFI
CORE/HIMASAIFI/UIN- Keputusan tahun 2017-2018
SGD-BDG/V/2017
2. 01/B-SPF/IMGF- Surat Peminjaman Penanggungjawab
CORE/HIMASAIFI/UIN- FasilitasAlat Geofisika lab
SGD-BDG/VI/2017
3. Nomor : 17/A- Surat Keputusan dari BSO IMGF
SK/HIMASAIFI/UIN-SGD- HIMASAIFI
BDG/V/2017
4. 01/B-SPF/IMGF- Surat Peminjaman Fasilitas Ketua Jurusan
CORE/HIMASAIFI/UIN- Infokus
SGD-BDG/VI/2017

G. Data Inventaris dan Arsip IMGF-CORE

No. Nama Barang Volume Keadaan

2. Cap IMGF-CORE 1 baik
3. LPJ 2016-2017 1 baik
4. Arsip IMGF-CORE - baik namuneberapa
hilang
5. Kunci Lab 1 baik
6. Standing banner poster 2 baik

H. Analisis SWOT
1. Strenght (kekuatan)
- Dukungan semangat dari rekan kerja
2. Weakness ( Kelemahan)
- Kurangnya interaksi antar sekretaris tiap bidang sehingga
kurang terkoordinir
- Fluktuatifnya kinerja
3. Oportunity ( Peluang )
- Mampu menjalankan administrasi yang baik dan benar
- Mendapatkan pengalaman, ilmu dan rekan
4. Thertment (Tantangan)
- Manajemen waktu yang kurang baik
- Bentroknya beberapa kegiatan
- Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar anggota
- Harus selalu memperhatikan administratif
I. Penutup
Bukan hal yang mudah dalam menjalankan suatu amanah, segala usaha telah
dilakukan bersama walaupun dalam pelaksanaan terkadang diluar perencanaa yang
ada.Namun, satu tahun kepengurusan ini tidak lain dan tidak bukan merupakan sarana
pengukir jejak dan pencetak sejarah, baik maupun buruk hanyalah waktu dan generasi
yang menentukan arah IMGF berlayar dan berlabuh.Demikian laporan
pertanggungjawaban ini saya buat, kritik dan saran yang membangun sangat
diharapkan.Terimakasih
Wasslamu’alaikum.Wr.Wb

Bandung, 22 Februari 2018

Sekretaris Umum,

Qurrota A’yuni
1147030035