BAB I

PENDAHULUAN

1.1 PENDAHULUAN

Sejak lama banyak organisasi mengalami kesulitan dalam

mengatur serta menata ruang kantor. Kesulitan tersebut

disebabkan oleh langkahnya pegawai yang mempunyai

keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata ruang

kantor. Namun demikian, beruntunglah pada akhir-akhir ini

sudah semakin banyak orang yang memahami tentang masalah

ini. Manajemen mulai meyadari betapa pentingnya nilai

perencanaan serta rancangan ruangan yang serasi.

Permasalahan penataan ini berbeda-beda dilihat dari

kompleksnya ruang lingkupnya, sehingga pemecahannya harus

digalang atau dibina dengan akal sehat atau logika, misalnya

perubahan prosedur yang terbatas saja akan lebih banyak

mempengaruhinya daripada suatu perubahan penataan

perabotan. Lebih jauh ketataruangan ini dalam penggunaanya

meliputi pula pengaturan kembali pembagian dan penataan

ruangan-ruangan kantor secara lengkap dan menyuluruh,

melakukan perubahan struktur bangunan yang mungkin atau

merancang dan merencanakan persyaratan-persyaratan dan

keperluan-keperluan penataan kantor di tempat yang sama sekali

1
baru. Dalam banyak hal, perancang atau perencana seyogianya

bekerjama sama secara erat dengan para peneliti dan arsitek dan

ahli-ahli lainnya.

Pengertian tentang perencanaan ketataruangan ini

didasarkan pada aliran atau jalannya pekerjaan yang timbul dari

hasil penelitian kerja dalam kantor. Perlunya penyempurnaan

aliran pekerjaan dari dalam suatu proses penyelesaian pekerjaan

bobot serta ciri-ciri pekerjaan yang dilaksanakan. Suatu aliran

pekerjaan yang telah disempurnakan dapat mengurangi hambatan

atau dapat bergerak lebih lancar, mengurangi biaya-biaya dan

meningkatkan hasil (output). Pengurangan atas banyaknya

penggarapan serta jarak yang haru ditempuh pekerjaan

merupakan faktor yang paling menentukan dalam penataan ruang

kantor, sedangkan pergerakan kertas tidak merupakan faktor yang

begitu gawat dalam suatu kantor, sehingga dengan demikian

dalam perencanaan tata-ruang kantor lebih dititikberatkan pada :

1. Hubungan antarpribadi dan antarkelompok

Bagaimana orang-orang (pegawai) itu dihubungkan, siapa-

siapa yang harus erat bekerja sama.

2. Penyempurnaan hubungan-hubungan kerja
Arus jalanya gagasan : derajat hubungan lisan arus jalannya

pekerjaan tulis menulis (paper works)

3. Keluwesan

2
 Seberapa cepat, dan seberapa hemat dapat diadakan

perubahan tata ruang, sehubungan dengan perluasan ataupun

perubahan organisasi.
4. Faktor – fakto lingkungan
Macam pekerjaan apa yang dilakukan, bagaimana dan sejauh

mana keadaan – keadaan sekeliling berpengaruh terhadap

kegairahan serta martabat kehidupan pegawai dan terhadap

hasil pekerjaan
Ruangan perkantoran tidaklah murah dan tidak mudah

diperoleh, oleh karena itu pertimbangan yang seksama sangat

perlu terhadap bagaimana pemanfaatanya dalam hubungan

dengan penempatan perlengkapan dan menentukan dan membagi

ruangan kerja bagi para pegawai.

1.2 PERMASALAHAN
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya

Manusia Kota Langsa berdasarkan Peraturan Walikota Langsa

Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,

Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota berkedudukan sebagai

unsur pelaksanaan urusan pemerintahan di bidang kepegawaian

dan pengembangan sumber daya manusia.

Sesuai dengan kedudukannya BKPSDM merupakan badan

yang memberikan layanan kepada pegawai di lingkungan

pemerintahan Kota Langsa. Oleh sebab itu sudah seharusnya

BKPSDM memiliki ruangan sebagai pemberi layanan satu pintu

bagi kebutuhan pegawai dan kegiatan. Dengan adanya ruangan

3
satu pintu yang melayani kebutuhan dan keperluan pegawai dapat

mendukung pelayanan yang ingin dicapai yaitu pelayanan yang

bebas pungli.
Bertolak dari latar belakang dan permasalahan seperti yang

diuraikan diatas maka penulis menulis karya ilmiah ini dengan

judul “Rencana Desain Tata Ruang Pojok Pelayanan Terpadu

Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan

Sumberdaya Manusia Kota Langsa”

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan

ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada

pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan

kesan yang mendalam bagi si pegawai.

Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan

penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai

yang tersedia. Menurut Terry (1966), layout sebagai proses

penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan

ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis

4
dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan

kerja perkantorandengan biaya yang layak.

Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat

sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara fektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap yang diberikan

layanan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan

dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam

perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren

pekerjaan di masa depan, yaitu :

1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini

penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi

dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan

karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan

pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus

dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout.

2. Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang

melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang

bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga

kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di

mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan

waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat

mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat

dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.

5
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di

lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan

kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka

datang dan membutuhkan ruangan.

Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi

organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan.

Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai

berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.

b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu

suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan

yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik

yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa

tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang

seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.

Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat

menempuh jarak yang sependek mungkin

b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan

pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat

terpelihara

6
e. Pegawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara

memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan

mendapat kesan yang baik tentang organisasi

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai

pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan

bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi

suatu kantor ialah :

a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga

listrik, telepon dan lain–lain

d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja

dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari

arsip dipisahkan Saling mengganggu di antara para juru tata

usaha dihindarkan Kebebasan diri dan keamanan diusahakan

sepanjang perlu

2.2 ASAS TATA RUANG KANTOR

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok

tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan

bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang,

namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa

diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas

itu diantaranya ialah :

7
a. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang

terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu

pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal

ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam

menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya

asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik

adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor

menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian

pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari

asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan

harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan

sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau

menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu

berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu

mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat

berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau

U.

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan

sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang

berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang

vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak

ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai

8
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang

terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan

tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat

besar.

2.3 MACAM TATA RUANG KANTOR

Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam

yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa

satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri

atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah

buatan
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi

semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar

terbuka.
Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil dalam

mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan

konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau

menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak

menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung

merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi.

Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001)

lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara

tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu

sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan

9
masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus

dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan

fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002)

menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama

antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang

mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas

pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan

bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan

dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat

kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan

oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia dan juga yang

menggabungkannya dengan konsep konvensional (Myerson, 2005).

Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya

dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi

dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan

ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian.

Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang perlu

diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :

a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan

meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing

pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan

suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.

10
 Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15

kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.

d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah

dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan

menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai.

Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan

menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.

Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka

a. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap

segenap pegawai
b. Lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
c. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
d. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang

yang terbuka lebih mudah menampungnya.

2.4 DASAR PENENTUAN TEMPAT

Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat

beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah

dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie 2000)

faktor–faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih

tempat/lokasi kantor ialah :

a. Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi,

usia, usia gedung , pelayanan yang tersedia

b. Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung

menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan

keluar dll
c. Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan

para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel,

kantor pos, dll

11
d. Biaya. Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi

dipertimbangkan biaya yang minimal

e. Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan

stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor

sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada

perusahaaan yang sudah besar.

f. Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan

pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian

kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat peralatan,

mesin–mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya

dilakukan perubahan–perubahan terhadap ruang itu sendiri

g. Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat

penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup

h. Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah

kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena itu

akan dapat menggangu pekerjaan kantor

Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperluakan

sebuah perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan

mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih

penting lagi adalah apakah layout membuat kerja berlangsung

secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah

untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses

pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam

bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual.

Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus

diperhatikan, antara lain :

12
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki

pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor

yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun

mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya

perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor

fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan

kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.

b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu

pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau

vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan

layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan

menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus

informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun

crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara

vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang

wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga

akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel

yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang

tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan

berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan

melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media

yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh

pegawai maupun departemen sangat membantu dalam

13
 perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi

hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.

f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola

kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang

berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja

yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara

mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor

private akan menunjukkan prestisse dan status suatu

perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun,

pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian

kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih

murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan

ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah

pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan

tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar

dibandingkan yang tidak.

i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout

kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area

yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat

pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.

j. Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat diaktakan bahwa

investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi

investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif dari

keduanya sangat dibutuhkan.

14
2.5 PRINSIP LAYOUT YANG EFEKTIF
Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa

prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor

yang efektif, antara lain :

1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan

pegawai dalam arus kerja

2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis

lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing

dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa

harus ditempatkan dalam area yang berdekatan

4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public

harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.

5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi

harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih

tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang

dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-

masing individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi

pergerakan yang efisien dari pekerja.

9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil

yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban

dan kontrol suara

12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

2.6 AREA KHUSUS

15
 Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam

merencanakan layout perkantoran, yaitu :

a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam

menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan

pertama yang baik akan berdampak positif dengan

meningkatnya citra intansi di masyarakat, dan sedikit banyak

akan berpengaruh pada kinerja perusahaan. Pegawai sebagai

pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di

kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara

pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang

representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini

karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan

membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif.

Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan

ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat

dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor

yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.

c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan

secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari

bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software

yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana

mestinya.. dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat

proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang

berhubungan juga patut diperhatikan.

16
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi,

terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen

dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini

ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu

gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor.

Umumnya terdiri dari tiga area :

1. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan

diteruskan pada area seleksi

2. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk

didistribusikan kepada pihak yang dituju.

3. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel,

diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.

e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk

layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi.

Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas

pengguna layanan ini.

f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas

bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang

diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas

kantor sehingga semua anggota organisasi mudah

mengaksesnya.

2.7 MEYIAPKAN TATA RUANG KANTOR

Setelah menyelesaikan riset dan analisis, manajer

administrasi disarankan untuk membuat model hasil analisis dan

rekomendasi perancangan ruang kantor. Model yang telah dibuat

dapat dikomunikasikan kepada pegawai yang akan menggunakan,

apakah desain kantor baru tersebut dapat ditrerima oleh pegawai

17
yang dimaksud dan saran apa yang dapat diakomodasikan dalam

perancangan ruang kantor tersebut. Hal ini sesuai dengan saran

Brydone (2002), bahwa perancangan ruang kantor baru harus

mendapatkan tanggapan yang positif dari pegawai yang akan

menempati ruangan tersebut. Langkah pertama adalah melakukan

penskalaan dan letak setiap peralatan serta furniture yang

menggunakan skala yang sama. Ada beberapa alat yang bisa

digunakan :
a. Templates.
Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan

kantor yang biasanya terbuat dari plastic atau kertas.

b. Cutouts
Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga

merupakan versi skala kecil furniture dan peralatan kantor.

c. Plastic Models.
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa

model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai

perencanaan.
d. Magnetic Boaard.
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di

papan perencanaan.
e. Computer Aided Desain(CAD)
Penggunaan program computer (CAD) dalam membuat layout

kantor yang memungkinkan tampilan tiga dimensi kantor.

CAD semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara

desainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan

perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan. Kita juga

bias membuat kantor secara virtual dengan bantuan game

computer, misalnya Simulations dengan gambar.

18
2.8 STANDAR RUANG KANTOR
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang

harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer

perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam

1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE

OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar

yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

1. Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus

dipelihara bersih
2. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang

kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama

dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas

3. Suhu Udara. Temperatur yang layak harus dipertahankan

dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)

4. Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah

dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

5. Penerangan Cahaya Cahaya alam /lampu yang cocok dan

cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan

dirawat dengan seharusnya

6. Fasilitas kesehatan Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus

disediakan untuk para petugas serta terpelihara

kebersihannya
7. Fasilitas Cuci Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat

dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk

secukupnya.

19
 Air minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus

disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus

8. Tempat pakaian. Dalam kantor harus disediakan temapt untuk

menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu

kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

Tempat duduk. Petugas harus disediakan tempat duduk untuk

keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

Lantai, gang , dan tangga. Lantai harus dijaga agar tidak

mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan,

dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

9. Mesin. Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung

dari petugas yang memakainya harus cukup terlatih

10. Beban berat Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat,

membawa atau memindahkan beban berat yang dapat

mendatangkan kecelakaan
11. Pertolongan pertama. Dalam ruang kerja harus dissediakan

kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama maupun

seseorang pegawai yang terlatih memberikan pertolongan itu

12. Penjagaan kebakaran. Alat pemadam kebakaran dan sarana

untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan

secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran

13. Pemberitahuan kecelakaan. Kecelakaan dalam kantor yagn

menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari

harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib

Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan

lengkap persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu

kantor di negara maju saat ini.

20
2.9 FAKTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN STANDAR TATA

RUANG KANTOR
Selain standart ruang kantor tersebut pula hal penting yang

mempengaruhi efesinsi dalam pekerjaan perkantoran akan

diuraikan lebih lanjut.

1. Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan

tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena

mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat

kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak

beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang

buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus

bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.

Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya

buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya

matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan.

Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk

mengatur penerangan dalam suatu kantor.

Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu

1. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
2. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang

lampu dengan kaca

3. Cahaya setengah tak langsung
4. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik

adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara

kesejukan mata.
2. Warna

21
Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang

penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai.

Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa

mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding

ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan

bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna

yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin

timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3

warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.

a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan

pekerja, dapat menimbulkan emosi

b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari,

merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan

perasaan riang gembira

c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan

samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman.

Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-

otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan

gedung perkantoran yaitu :

 88% warna putih
 88% campuran warna putih dan hijau
 83 % warna abu-abu
 81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada

macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.

Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai

22
 warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan

produktivitas diperlukan warna putih.

3. Udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi

udara yang baik dan stabil akan lebih berharga

dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat

kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas

mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat

dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan

pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan

membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung

perusahaan dapat diminimalkan. Udara untuk AC di

ruangan kantor biasanya dipakai 27oC, usaha-usaha yang

dibuat yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC

atau kipas angin

b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara

dalam ruangan kerja

c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para

pekerja
4. Suara
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi

kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat

kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang

memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya

dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton

tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk

23
 mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik

dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat

telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat

ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan

terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai

lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang

pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia

sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.

Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri

untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik.

Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu

yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan

syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

2.10 PELAYANAN TERPADU

Paradigma penyelenggaraan pemerintahan telah terjadi

pergeseran dari paradigma rule government menjadi good

governance, kondisi ini di tindak lanjuti oleh Kepala Badan

Kepegawaian dan Pengembangan Sumberdaya Manusia dengan

kegiatan pelayanan pengurusan administrasi Kepegawaian.

Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah juga merupakan dasar

bagi semua perubahan gelar kinerja Pemerintah di dalam

pelayanan Aparatur Sipil Negara, yang disesuaikan dengan

harapan masyarakat khususnya Pegawai Negeri Sipil, yang

24
menghendaki Badan kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan

memberikan pelayanan prima kepada PNS.

Tuntutan masyarakat mengenai perbaikan kualitas

pelayanan publik ditanggapi oleh pemerintah dengan serius.

Denagan dikeluarkannya UU No. 25 Tahun 2009 tentang

Pelayanan Publik merupakan salah satu upaya perbaikan

pelayanan publik. Selain itu, disebutkan juga mengenai

standar pelayanan yang merupakan ukuran yang dibakukan

dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati

oleh pemberi dan penerima pelayanan. Dalam pasal 5 UU No.

25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ruang lingkup

pelayanan publik meliputi pelayanan barang dan publik dan

jasa publik serta pelayanan administratif yang diatur dalam

peraturan perundangundangan. UU No. 25 Tahun 2009

tentang Pelayanan Publik merupakan acuan bagi seluruh

penyelenggaraan pelayanan publik dalam pengaturan dan

pelaksanaan kegiatan pelayanan publik sesuai dengan

kewenangannya.

Menurut UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik pasal 1, menyebutkan pengertian pelayanan publik

adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka

pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk

25
atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang

disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

BAB III

PEMECAHAN MASALAH

3.1 KEADAAN SAAT INI

Saat ini keadaan tata ruang kantor BKPSDM Kota Langsa

belum memiliki satu ruangan yang melayani seluruh kegiatan

administrasi kepegawaian. Pelayanan yang diberikan masih

dilakukan per-ruang sesuai dengan bidang yang menanggani

masalah administrasi masing-masing urusan kepegawaian.

Dengan keadaan seperti ini pelayanan terhadap admnistrasi

kepegawaian dirasakan kurang maksimal dikarenakan masih

sulitnya pegawai untuk mencari ruangan bidang dan masih

terdapat kebingungan yang dialami pegawai dalam hal pengurusan

karena dari pintu ke pintu bila melakukan suatu pengurusan

kepegawaian, misalnya pengurusan berkas kenaikan pangkat.

Untuk mengatasi hal tersebut ada baiknya dibuat suatu

ruangan yang melayani seperti contoh front office pada sebuah

26
bank, sehingga diharapkan PNS lebih mudah melakukan

urusannya dan dapat dilayani secara maksimal. Adapun rencana

melakukan perubahan tersebut adalah dengan merubah ruang

rapat yang ruangannya terletak di ruang depan dari kantor

BKPSDM Kota Langsa saat ini.

3.2 DESAIN POJOK PELAYANAN TERPADU

Desain pojok pelayanan terpadu BKPSDM Kota Langsa

dengan memanfaatkan gedung yang ada hanya melakukan

penataan ruangan dan perubahan fungsi ruangan yang

sebelumnya ruang rapat menjadi ruangan pelayanan terpadu

kepegawaian.

Ruangan rapat memiliki ukuran 6 x 10 meter dan dapat

terhubung dengan ruangan sub bagian umum, dokumentasi dan

kepegawaian yang memiliki 4,75 x 10 meter, jika kedua ruangan

ini di tata ruang sebagai pojok pelayanan terpadu dan ruang

arapat yang terletak di depan pintu utama kantor BKPSDM saat

ini dijadikan sebagai front office untuk pelayanan pengajuan

pembuatan SK kenaikan gaji berkala, pengajuan pembuatan kartu

pegawai (KARPEG), kartu istri/suami (KARIS/KARSU) dan

tabungan pensiun (TASPEN), legalisasi surat kepegawaian dan

pojok pengajuan usulan kenaikan pangkat.

27
 Sementara ruangan sub bagian umum, dokumentasi dan

kepegawaian dapat dijadikan sebagai ruangan pemroses

pemilahan berkas tersebut untuk didistribusikan kepada masing-

masing bagian yang bertanggung jawab.

Adapun rencana denah yang akan didesain sebagai

implementasi program pojok pelayanan terpadu dengan

memanfaatkan ruangan tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 2.1

28
 Denah Rencana Desain Ruangan Pojok Pelayanan Terpadu

Keterangan :

1 = Meja konsultasi masalah SK kenaikan pangkat

2 = Meja konsultasi masalah SK kenaikan pangkat fungsional

tertentu

3 = Ruang tunggu

4 = Selasar

5 = Pintu Utama

6 = Meja security dan pengambilan nomor antri

7 = Meja untuk pengisian blangko (bila memerlukan blangko

untuk diisi)

8 = Meja penerimaan surat masuk

9 = Meja konsultasi masalah karpeg, karis/karsu dan taspen

10 = Meja konsultasi masalah kenaikan gaji berkala

11 = Loket pengurusan SK kenaikan gaji berkala

12 = Loket pengurusan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen dan

Legalisir dokumen

13 = Loket pengurusan SK kenaikan pangkat

14 = Loket pengurusan SK kenaikan pangkat untuk pegawai

fungsional khusus

15 = Ruang loket

16 = Pintu penghubung ke ruangan pemilahan berkas umum dan

kepegawaian serta berkas kenaikan pangkat

29
17 = Ruang pemilahan berkas kepegawaian umum

18 = Ruang pemilahan berkas SK kenaikan pangkat

Kekuatan yang dapat mendukung rencana pojok terpadu

pelayanan kepegawaian adalah :

1. Terdapat beberapa ruangan kosong yang dapat dimanfaatkan

sebagai ruang pelayanan pojok terpadu pelayanan dan

ruangan rapat dapat berpindah posisi

2. Letak ruangan yang ingin dimanfaatkan sebagai pojok

pelayanan terpadu adalah tepat di depan pintu masuk utama

bangunan kantor

Kelemahan yang dapat menghambat rencana pojok terpadu

pelayanan kepegawaian adalah :

1. Biaya yang relatif mahal jika mendesain ruangan tersebut

sehingga nyaman dan tepat guna saat digunakan

2. Masih kurangnya sumberdaya pelayanan sebagai front line

kantor dan customer service

Dengan rencana desain tata ruang pojok pelayanan terpadu

kepegawaian tersebut diharapkan pelayanan yang diberikan oleh

Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumberdaya Manusia

Kota Langsa dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan visi

Kota Langsa sebagai Kota Jasa Yang Berperadapan dan Islami.

30
 Selain itu dengan adanya pojok pelayanan terpadu

kepgawaian tersebut diharapkan akan terciptanya sebuah

pelayanan yang bebas dari pungli.

Gambar 2

Ilustrasi sebuah ruang front office bank internasional

31
 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan

mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-

komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya,

perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik)

disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan

yang saling berhubungan (koordinasi).

Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya

adalah:

1. Untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya

serendah-rendahnya;

32
2. mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan

dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta

3. memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan

menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan

4. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;

5. memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;

6. kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara

7. pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;

8. memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta

9. memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika

sewaktu-waktu diperlukan.

B. SARAN

Dalam perencanaan tata ruang di pojok pelayanan terpadu

BKPSDM Kota Langsa, perlu diperhatikan hal sebagai berikut :

1. harus adanya tabel alur pelayanan agar masyarakat tidak

bingung dalam mencari layanan

2. Ruangan harus memperluas ventilasi terutama di ruangan

tamu dan ruang tunggu

3. lahan parkir agar diperluas dan agak dijauhkan dari teras

ruang tunggu

4. Sistem antri harus lebih ketat lagi agar sistem antri tidak

rusak olah pengantri yang menyerobot.

33
5. Warna cat ruangan agak gelap hendaknya diganti oleh warna

cat yang lebih cerah dan penerangan harus lebih banyak

Karena akan meyebabkan rasa ngantuk.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Pekantoran

Modern. Jakarta: Erlangga.

The Liang Gie.2007. Adminstrasi Perkantoran Modern, Edisi

keempat. Yogyakarta : Liberty

34