ACTA DE COMITÉ PRIMARIO No.

3
Octubre 11 de 2016
Sala de juntas CA – Edificio Principal

Agenda del día.

1. Socialización Indicador Cultura de Mejora

2. Directriz HSEQ. Identificar los riesgos en la HV de indicadores

3. Estado de acciones

4. Reporte de entrega de informe de Desempeño

5. Proposiciones y varios

Desarrollo de la reunión:

1. La profesional HSEQ hace socialización de la medición del indicador

de Cultura de Mejora de la Universidad, el cual le fue entregado por
parte de la Coordinación HSEQ, para su respectivo análisis.
Durante el análisis por parte de los líderes de los procesos en la sede, se
muestra como se hace el cálculo;

(Número Total de Acciones de Mejora en el período/ (Número Total de

Acciones Correctivas en el período+ Número Total de Acciones Preventivas
en el período + Número Total de Acciones de Mejora en el período))*100

Se da a conocer que en la sede durante el año 2015, se generaron 9 acciones

en total, de las cuales 3 fueron Acciones Correctivas, 3 Acciones Preventivas
y 3 Acciones de Mejora, razón por la cual el indicador arroja un 33%

Se manifiesta que el cálculo no es congruente ya que el indicador se ve

castigado cuando se documentan las AP y AC. Se considera que el método
del cálculo puede llevar a que las unidades no formulen AC ni AP, por temor
al bajo resultado del indicador de Cultura de Mejora. Por otra parte, no es
equitativo porque puede darse el caso en que una UAA formule una sola
acción durante todo el año y que esta sea de Mejora, lo cual le garantiza el
cumplimiento del indicador en un 100%.

El Coordinador de sede da indicaciones puntuales para que cada líder de

Proceso en la Sede formule una AM significativa, que permita el
fortalecimiento del proceso y por ende la mejora del indicador.

2. Directriz HSEQ. Identificar los riesgos en la HV de indicadores

La profesional HSEQ da a conocer el requerimiento realizado por la

coordinación HSEQ el cual corresponde a la identificación de los indicadores
que le apuntan a los riesgos contemplados en el Mapa de Riesgos,
dependiendo del proceso, al igual que identificar el número de protocolo de
los indicadores que se encuentran en el Plan de Desarrollo institucional, así:
El indicador es de riesgos es reportado por el
Porcentaje de pérdida de
proceso de la sede central y también por la
material bibliográfico
( R) sede regional. Falta relacionar la r de riesgo.

Biblioteca Efectividad en la ejecución

El indicador es de riesgos. es reportado por
del presupuesto asignado
el proceso de la sede central y también por la
para las adquisiciones de
sede regional. falta relacionar la r de riesgo.
MB
( R)

Eficacia en la El indicador es reportado por las Sedes

matrícula vía web (R) Regionales
Admisiones y
Registro
Cobertura de las El indicador es reportado por las Sedes
Académico
actividades de Regionales
divulgación (R)
Nivel de satisfacción de El indicador aparece en el mapa de riesgos
los beneficiarios ( R ) del proceso y es reportado por la Sede
Principal y las Sedes Regionales
Bienestar
Estudiantil Participación en El indicador es reportado por la Sede
programas educativo Principal y las Sedes Regionales
preventivos.(protocolo
37)
Efectividad de los El indicador es reportado por la Sede
Comunicación
medios de comunicación Principal y las Sedes Regionales
Institucional
(R)
Número anual de El indicador es reportado por la Sede
actividades culturales Principal y las Sedes Regionales
dirigidas a la comunidad
Gestión universitaria (protocolo
Cultural 39)
Número anual de El indicador es reportado por la Sede
asistentes a las Principal y las Sedes Regionales
 actividades culturales en
la UIS (protocolo 40)

Ejecución presupuesto El indicador es reportado por las Sedes

de mantenimiento (R) Regionales
Recursos
Físicos Número de incidentes de El indicador es reportado por la Sede
seguridad presentados Principal y las Sedes Regionales
en la universidad ( R )

3. Estado de acciones

Se da a conocer las acciones que se han formulado durante el 2016 y el

estado de cada una de ellas, con el fin de incentivar el cumplimiento de las
actividades allí contempladas y promover la cultura para seguir fortaleciendo
el SGC

Número
Fecha de
de Proceso Responsable Generada por (motivo) Estado
Elaboración
Acción

Mejorar el ambiente de
estudio en área de
lectura de la Biblioteca 26 de
Abierta por
AM 54 Biblioteca Alejandro Galvis Galvis, febrero de
cronograma
en la prestación del 2016
servicio a la comunidad
en general.

Ampliar capacidad de
Servicios de
almacenamiento en 10 de marzo
AM 55 Información y CERRADA
carpeta compartida de 2016
Telecomunicaciones
"Sharepoint".
 Sistematizar y socializar
resultado de encuesta
aplicada a estudiantes
de traslado con toda la
comunidad 23 de junio Abierta por
AM - 56 Bienestar Estudiantil
(administrativos y de 2016 cronograma
docentes) para que
estos resultados sean
tomados como insumos
para la mejora continua.

Fortalecimiento del
proceso de adaptación a
la vida universitaria en
sus dimensiones
individuales, sociales y 23 de junio Abierta por
AM - 57 Bienestar Estudiantil
de competencias de 2016 cronograma
académicas, de los
estudiantes de pregrado
presencial que ingresan
a primer semestre.

Fortalecer la
comunicación interna a
Comunicación través del mejoramiento 11 de julio
AM - 58
Institucional del manejo de las de 2016
carteleras
institucionales.

Fortalecer le Gestión
Integral de Residuos en 22 de julio Abierta por
AM - 59 Recursos Físicos
la sede de 2016 cronograma
Barrancabermeja.
 Perdida del indicador
“Porcentaje de pérdida
de material
bibliográfico” reportado
Abierta por
AC 23 Biblioteca en el 2015, 16/02/2016
cronograma.
incumpliendo la meta
propuesta en la hoja de
vida de indicadores del
proceso BI.

Con respecto a la AM 54 la cual tiene actividades reprogramadas, se le

solicita a la líder de CI adelantar la actividad de los audios, la cual ha casado
retraso según fechas establecidas para las demás actividades.

4. Reporte de entrega de Informe de Desempeño

Se da a conocer al Coordinador de Sede que los Líderes de los procesos AR,

RF, SI, BE, BI y CU, ya hicieron entrega del informe de desempeño a la
profesional HSEQ, encontrándose pendiente la entrega del informe del
proceso CI.

5. Proposiciones y varios

Se propone la modificación de las metas de indicadores de los procesos BE,

CI y RF, según se relaciona a continuación:

INDICADORES
Participación
Proceso Estado en programas Oportunidad Eficacia del
- -
Educativo en el servicio proceso
Preventivos
Antes 45% 88% 93% - -
BE
Ahora 50% 90% 95% - -
Asertividad en Eficacia
Oportunidad Nivel de Efectividad en
CI la del
en el servicio satisfacción medios
comunicación proceso
 de los
beneficiarios
Antes 80% 80% 80% 60% 80%
Ahora 90% 90% 90% 75% 90%
Oportunidad
- - - -
en el servicio*
RF
Antes - 95% - - -
Ahora - 80% - - -

*Oportunidad en el servicio RF: Por otra parte, se aprueba bajar la meta del
indicador Oportunidad en el Servicio del proceso RF, considerando: “Este
indicador le apunta a que la visita de diagnóstico se realice dentro de los
tres días hábiles siguientes a la autorización de la solicitud. Para el tercer
trimestre de 2016 se atendieron 13 solicitudes de servicio para las cuales 12
visitas se realizaron dentro del tiempo estipulado y una solamente una por
fuera de dicho tiempo. Dado que la meta es muy alta y las solicitudes no son
muchas, el solo hecho de no cumplir con una visita ocasiona la pérdida del
indicador. Para que el indicador no se pierda con una sola visita que no se
realice en el tiempo establecido, el número de solicitudes totales debe ser
mayor a 20, situación que rara vez sucede trimestralmente”.

Por otra parte se dé a conocer y se aprueba los siguientes ajustes realizados

en el proceso SI:

Solicitud de actualización de PSI.09 “Procedimiento para la prestación de

servicios de tecnologías de la información en sedes regionales” exclusión del
FSI.30 (Atención a usuarios), e inclusión del FSI.32 (Formato Registro de
Entrega de Salas de Cómputo)

COMPROMISOS
 Descripción Responsable Fecha de entrega
Realizar los ajustes de los audios, Brigitte
actividad correspondientes a la AM Stephanie
14 de octubre
N° 54, del proceso de BI. Donado
Martínez

Todos los
Formular una Acción de Mejora por líderes de 31 de octubre
proceso. proceso.

Asistentes

Nombre Cargo Firma

Javier Orlando Acevedo Coordinador de la Sede

Duarte Barrancabermeja.

Líder del proceso Admisiones

Viterbo Barrera Barroso
y Registro Académico

María del Carmen Rojas

Líder del proceso Biblioteca
Castañeda

Líder de los procesos

Nydia Novoa Niño
Financiero y Contratación

Líder del proceso Bienestar

Jacel Mora García
Universitario

Marleny Carillo García Profesional HSEQ

Brigitte Stephanie Líder del proceso de

Donado Martínez Comunicaciones
 Líder del proceso de Planta
Daniel Duarte Pabón
Física

Líder del procesos de

Ramiro Galvis Saavedra Ausente
Servicios Informáticos

Miryam Hernandez Líder del proceso Gestión

Reyes Cultural

Se da por termina la reunión a las 11:40