TAKE HOME BLOK 3

Nama : Fitri Ardiningsih

NIM : 17/418241/PKU/16733

Minat : Magister Manajemen Rumah Sakit

Prodi S2 ILMU Kesehatan Masyarakat

Universitas Gajah Mada

SISTEM MANAJEMEN ASSET RS

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT FOR HOSPITAL : EVOLUTION OF HOSPITAL

SUPPLY CHAIN
1. Jelaskan mengapa rs perlu mempertimbangkan untuk membentuk GPO?
Jawab :
Rumah Sakit perlu mempertimbangkan membentuk GPO karena proses pengadaan barang
di rumah sakit mempunyai proses yang cukup panjang, sehingga di perlukan suatu tim
khusus dalam pelaksanaannya.
Proses pengadaan barang di rumah saki tmelalui tahapan :
a. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa
b. Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi – Seleksi Umum/Terbatas/Langsung
c. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pelelangan Umum/Terbatas
d. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pemilihan/PenunjukkanLangsung
e. Pelaksanaan Kontrak untuk Jasa Pemborong
f. Pelaksanaan Kontrak – Pengadaan Jasa Lainnya dan Pengadaan Barang
g. Pencatatan&PelunasanUtang
Selain itu GPO (grup purchasing organization) berperan dalam memastikan
a. Kualitas barang yang sesuai standar
b. Jumlah satuan yang tepat
 c. Pelaksanaan pengadaan tepat waktu
d. Sumber yang terpercaya
e. Harga yang wajar
GPO diperlukan sebagai unit penanggung jawab terhadap ketersediaan stok kebutuhan
operasional rumah sakit, dan bertugas melakukan kegiatan pembelian, Pengontrolan stok
barang, persediaan, mesin dan peralatan, dengan persyaratan dan kondisi yang paling
menguntungkan, dengan tetap mengutamakan kualitas.

2. Jelaskan maksud VMI, bagaimana contoh penerapannya di rs?

Jawab :
VMI ( Vender Managed Inventory)/ Manajemen siklus pembelian barang adalah salah satu
dari bentuk partnering yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi inventory dalam supply
chain dalam VMI, supplier dapat mengetahui jumlah konsumsi pemakaian barang yang
diproduksi oleh suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu periode tertentu. Jumlah
kebutuhan suatu perusahaan dapat diketahui melalui suatu system terintegrasi antara
perusahaan dan suppiler yang bersangkutan. Perusahaan harus memiliki perkiraan akan
kebutuhan pasokan barang untuk suatu jangka waktu tertentu. Perkiraan pasokan barang
dibutuhkan oleh supplier agar mereka dapat mengelola inventory akan barang tersebut.
Supplier juga dapat memperkirakankapan suatu barang harus diproduksi sertakaan barang
tersebut dikirim keperusahaan .
Manfaatdari VMI adalah keuntungan bagi supplier tersebut dalam mengelola inventory
dengan cara memperkirakan kapan suatu barang harus diproduksi dan/ atau disiapkan.
Dengan adanya perkiraan ini, supplier tidak perlu mengelola inventory barang tersebut terlalu
lama.Dalam sistem VMI ini, supplier dan perusahaan menggunakan suatu system informasi
yang memuat segala jenis informasi baik yang dibutuhkan supplier maupun perusahaan .
Manfaat VMI antara lain :
1. Mengurangi Cost atau biaya
2. Meningkatkan Pelayanan
Contoh penerapannya di RS :
Penerapan VMI (Vender Managed Inventory) dapat dilihat pada sharing informasi dan
partnership. Pada VMI retailer akan memberikan informasi demand dan supplier akan
 membuat keputusan mengenai pemesanan yang akan mengontrol variasi dari order quantity.
Hal ini dapat mengurangi biaya dalam system dan meningkatkan service level, penurunan
biaya manajerial dan penurunan biaya persediaan.
Supply chain dalam VMI :

EQUIPMENTS MAINTENANCE AND HOSPITAL PERFORMANCE

1. Lebih baik manakah antara pemeliharaan alat-alat kesehatan secara terencaa dengan
yang tidak terencana? Apakah dasar hukum untuk melakukan pemeliharaan secara
terencana?
Jawab :
Pemeliharaan alat kesehatan terencana jauh lebih baik dari pada pemeliharaan tidak
terencana, untuk meminimalisasi penggantiansuku cadangdengan tetap mendapatkan nilai
guna yang cukup lama selain itu manfaat pemeliharaan secara dari segi :
Keuntungan Finansial
• Mengurangi biaya pengoperasian dan pemeliharaan peralatan medik selama siklus
hidup (usia teknis)
• Mempunyai andil untuk mengurangi biaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
• Mewujudkan kontrol anggaran di rumah sakit

Keuntungan Kinerja
• Mengoptimalkan kinerja peralatan medik melalui program pemeliharaan dan
pelatihan operator
• Mewujudkan dukungan kualitas dan manfaat untuk berbagai tingkatan kecanggihan
peralatan medik
 Keuntungan Kualitas
• Membantu manajemen rumah sakit dalam mencapai kesesuaian mutu melalui
akreditasi KARS, ISO 9001 : 2008, JCI dan badan perijinan lainnya
• Memberikan kontribusi dalam peningkatan kualitas kesehatan yang disediakan oleh
rumah sakit

Dasar hukum pemeliharaan alat kesehatan secara terencana adalah :

a. UU No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 16 ayat 1 mengamanahkan bahwa
peralatan medik dan non medik harus memenuhi standar pelayanan, persyaratan
mutu, keamanan, keselamatan dan laik pakai.
b. Kemudian Ayat 6 mengamanahkan bahwa Pemeliharana peralatan harus
didokumentasikan dan dievaluasi secara berkala dan berkesinambungan.
c. Menurut ISO 9001: 2008 klausul 7.5 bahwa Kegiatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit harus menggunakan Standart Operating Procedure (SOP) yang jelas, tiap jenis
pelayanan kesehatan yang diberikan harus didukung dengan peralatan yang memadai,
terpelihara dan terkalibrasi sesuai jadwal.
d. Menurut ISO 9001: 2008 klausul 7.6 bahwa Untuk mengendalikan keakuratan dan
kesesuaian hasil dari peralatan medik manajemen rumah sakit secara
berkesinambungan harus melakukan pemeliharaan dan pemantauan fungsi alat secara
seksama.

2. Kinerja rs dapat diukur dengan ROA. Jelaskan keterkaitan antara equipment

maintenance dengan ROA
Jawab :
Return of Asset (ROA) adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas untuk mengukur
kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba dengan menggunakan total aktiva yang
ada dan setelah biaya-biaya modal (biaya yang digunakan untuk mendanai aktiva)
dikeluarkan dari analisis.
Revenur - Expenses
Return of Assets =
Assets
 Dengan mengembangkan system equipment maintenance yang lebih efisien akan
mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oelh RS sehingga menambah laba yang diterima,
sehingga jelas ada hubungan dan keterkaitan antara ROA dengan equipment maintenance.

HOSPITAL EQUIPMENTS MAINTENANCE : MAINTAINING MEDICAL AND NON

MEDICAL EQUIPMENTS IN HOSPITAL
Sebagai Direktur RS, saudara harus membuat kebijakan mengenai pemeliharaan alkes
dan non-alkes. Buatlah contoh kebijakan pemeliharaan alat-alat kesehatan dan alat-alat
non kesehatan !
Jawab :
Kebijakan pemeliharaan alat kesehatan dan non kesehatan
Pemeliharaan alat kesehatan dan alat non kesehatan
a. Dilaksanakan oleh pemakai
- Menggunakan peralatan dengan cara benar dan aman
- Memelihara alat yang pada saat penggunaan
- Melakukan pembersihan perapian dan penyimpanan setelah digunakan
b. Dilaksanakan oleh Teknisi rumah sakit
- Preventive maintenance meliputi
1) Maintenance rutin harian
2) Inspeksi periodic
3) Perbaikan terencana sebagai hasil inspeksi
- Analisa kerusakan
- Kalibrasi internal
c. Dilaksanakan oleh pihak III (vendor)
- Kalibrasi eksternal
- Kontrak service
- Pekerjaan yang memelukan suku cadang yang tidak tersedia di gudang atau pekerjaan
yang memerlukan keahlian khusus serta peralatan yang mempunyai teknilogi yang belum
dikuasai oleh teknisi rumah sakit, serta biaya yang besar.
Kalibrasi peralatan medic
- Bekerjasama dengan BPFKJ dengan Program PELATOM
 - Bekerjasama dengan metrologi
- Bekerjasama dengan institusi kalibrasi swasta
Pencatatan sebagai fungsi control
- SPK (Surat Perintah Kerja)
- Kartu pemeliharaan
- Inspection Form
- Riwayat alat
Pelaporan dan evaluasi
- Penggunaan tenaga kerja (waktu) pemeliharaan
- Pekerjaan terselesaikan atau tertunda
- Hasil pekerjaan
- Laporan mengenai biaya pemeliharaan
- Gambaran kondisi peralatan medic
- Beban kerja pemeliharaan
- Training SDM

INVENTORY CONTROL :ABC. VEN SYSTEM,EOQ,PERIODIC SYSTEM DAN

CONTINUOUS SYSTEM

1. Jelaskan Push system dan pull system.Periodic system termasuk kedalam termasuk
kedalam push atau pull ? beri penejelasan
a. Pull system adalah aksi untuk melayani permintaan. pull system sebagai suatu proses
produksi yang mengalir dengan ekspektasi inventori sekecil mungkin.
PULL, permintaan pelanggan baru akan dipenuhi beberapa waktu setelah adanya
Purchase Order dari konsumen. sisi positif dari sistem ini adalah nilai persediaan
yang kecil, pemaksimalan dalam sisi produktivitas dan efisiensi operasional, bisa
langsung menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan konsumen. sisi negatifnya
adalah untuk mendapatkan barang yang di pesan, harus menunggu terlebih dahulu
atau indent.
 b. Push system adalah aksi untuk mengantisipasi kebutuhan, push system dengan
proses manajemen dalam upaya mengurangi risiko stock-out.
PUSH, permintaan pelanggan akan bisa segera di penuhi karena adanya stok yang
sudah di tentukan sebagai antisipasi terjadinya fluktuasi permintaan. sisi positif dari
sistem ini, setiap ada permintaan dari konsumen akan segera bisa dipenuhi dari stok
yang ada, meminimalisir kehabisan barang yang akan dijual. sedangkan sisi negatif
dari sistem ini adalah kemungkinan over stock, minimnya nilai tambah, kurang bisa
memaksimalkan sisi produktivitas dan efisiensi.

Perbedaan pull system dan push system yaitu bahwa sistem manufaktur push
membutuhkan ketersediaan inventori untuk mendukung kelancaran proses produksi,
sedangkan sistem manufaktur pull menghendaki ketiadaan inventori karena dipandang
sebagai beban.biaya. Contoh dari pull system dan push system adalah pada pull system,
sebuah mesin melakukan proses produksi hanya jika ada permintaan dari mesin yang
akan melakukan proses selanjutnya. Sebaliknya pada push system,sebuah mesin
melakukan proses produksi tanpa harus menunggu permintaan dari mesin yang akan
melakukan proses berikutnya

Periodic system termasuk kedalam Push system karena Push system adalah suatu system
dimana operasi (produksi, pengadaan, pergerakkan material, distribusi produk) terjadi hanya
sebagai respon terhadap perencanaan penjadwalan untuk setiap operasi tanpa memperhitungkan
statusreal-time dari operasi yan bersangkutan. Tujuannya adalah untuk mengoperasikan suatu
penjadwalan.

Pada system Push, keputusan replenishment dilakukan pada tingkat upstream. Sehingga
informasi mengenai permintaan dan tingkat persediaan padadownstream akan dikirim secara
periodic ke tingkat upstream. Hal ini dapat menghindari keadaan variabilitas dari permintaan.
Selain itu juga, system Push ini dapat melakukan peramalan kebutuhan dan waktu pengiriman
kedownstream dengan tepat. Keuntungan lain dari system Push adalah di mana pengiriman ke
Pusat Distribusi dapat disinkronisasikan sedemikian rupa, sehingga persediaan di tingkat Pusat
Pasokan dapat dieliminasi.

2. Jelaskan perbedaan mendasar antara VEN System dan ABC

a. Analisis ABC

Analisis ABC adalah analisis yang digunakan dalam beberapa sistem persediaan untuk
menganalisis pola konsumsi dan jumlah dari total konsumsi untuk semua jenis obat. Analisis
ABC (Always, Better, Control) merupakan pembagian konsumsi obat dan pengeluaran untuk
perencanaan. Metode ini cenderung pada profit oriented product karena berdasar pada dana yang
dibutuhkan dari masing-masing obat. Analisis ABC digunakan untuk menganalisa tingkat
konsumsi semua jenis obat.
Analisis ini mengenai 3 kelas yaitu:
1) A (Always)
Obat harus ada karena berhubungan dengan pengendalian dalam pengadaannya.
Persentase kumulatifnya antara 75%-80%. Kelas A tersebut menunjukkan 10%-
20% macam persediaan memiliki 70%-80% dari total biaya persediaan. Hal ini berarti
persediaan memiliki nilai jual yang tinggi sehingga memerlukan pengawasan ekstra
2) B (Better)
Kelas B, 20-40% item obat di rumah sakit dengan alokasi dana 10-15% dari keseluruhan
anggaran obat. Persentase kumulatifnya antara 80-95%
3) C (Control)
Obat mempunyai nilai yang rendah, yaitu sekitar 5% namun jumlah obat sangat banyak,
yaitu mencapai 60%. Karena obat selalu tersedia maka pengendalian pada tingkat ini
tidak begitu berat. Persentase kumulatifnya antara 95%-100%
Tabel. Pareto ABC
Kelompok Jumlah item Nilai
A 10-20 % item 80 %
B 20-40% item 15 %
C 60% item 5%

b. Analisis VEN
Analisis VEN merupakan analisa yang digunakan untuk menetapkan prioritas pembelian obat
serta menentukan tingkat stok yang aman dan harga penjualan obat. Kategori dari obat-obat VEN
yaitu:
1) V (Vital)
Merupakan obat-obat yang harus ada, yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan,
masuk dalam kategori potensial life saving drug, mempunyai efek
sampingwithdrawl secara signifikan (pemberian harus secara teratur dan penghentiannya
tidak tiba-tiba) atau sangat penting dalam penyediaan pelayanan kesehatan. Kriteria nilai
kritis obat ini adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk
memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk
pelayanan pokok kesehatan. Pada obat kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan
2) E (Essensial)
Merupakan obat-obat yang efektif untuk mengurangi rasa kesakitan, namun sangat
signifikan untuk bermacam-macam penyakit tetapi tidak vital secara absolut, hanya untuk
penyediaan sistem dasar. Kriteria nilai kritis obat ini adalah obat yang bekerja kausal
yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit dan yang banyak digunakan
dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolelir
kurang dari 48 jam
3) N (Non Essensial)
Merupakan obat-obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri dan
obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Kriteria nilai krisis
obat ini adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk
kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini dapat
ditolerir lebih dari 48 jam
3. Kebutuhan obat batuk hitam pertahun 5.000 botol.Biaya pesan Rp 25.000 per pesan.harga
beli obat batuk hitam dari pemasok Rp 5.000.biaya simpan 1% dari harga beli obat batuk
hitam
a. Berapa EOQ nya ?
b. Berapa kali pesan dlam 1 tahun ?
c. Berapa biaya pesan total pertahun ?
d. Berapa biaya simpan total per tahun ?
e. Berapa biaya total persediaan pertahun ?
f. Jika pihak manajemen hanya melakukan pemesanan sebanyak 2 kali dalam satu
tahun,menjadi berapak biaya total persediaannya?
g. Jika pihak manajemen melakukan pemesanan sebanyak 4 kali dalam satu tahun,menjadi
berapakah biaya total persediaannya?
Jawab :

Permintaan (demand) : 5000 pertahun

Biaya pesan : Rp 25.000 tiap kali pesan

Biaya simpan : 1% x Rp 5.000 = Rp 50

Harga Pembelian : Rp 5.000

EOQ = 2.236,07
Pesanan dlam 1 tahun = 2,24 kali
Biaya pesan total pertahun = 55.901,7
Biaya simpan total pertahun = 55.901,7
Biaya Total persedian pertahun = 1118,03
Jika pihak manajemen hanya melakukan pemesanan sebanyak 2 kali dalam satu tahun,menjadi
berapak biaya total persediaannya? 2 x 1118,03 = 2.236,07
Jika pihak manajemen melakukan pemesanan sebanyak 4 kali dalam satu tahun,menjadi berapakah
biaya total persediaannya? 4 x 111803 = 4.472,12