ASOCIACIÓN DE USUARIOS DEL DISTRITO DE ADECUACIÓN DE

TIERRAS DE LOS MUNICIPIOS DE ROLDANILLO- LA UNIÓN - TORO

A S O R U T
ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA No. 016
JUNTA DIRECTIVA PERIODO 2017 - 2019

En el municipio de La Unión Valle, siendo las 09:00 a.m. del día martes 10 de julio de
2018, de acuerdo al artículo 38 de los estatutos sociales, se reunieron de manera
ordinaria en las instalaciones del Centro Administrativo de Asorut, los siguientes
miembros de junta Directiva convocados mediante oficio No JD RUT 087 2017-2019 del
08 de julio de 2018.

NOMBRE CEDULA DE CONDICION ZONA

CIUDADANIA

Juan Diego Aguilar 16.548.703 Principal-Presidente Roldanillo

Edilberto Ruiz V. 16.548.361 Principal-Secretario Roldanillo
Francisco Heladio Posso 14.735.041 Principal-Vocal Roldanillo
Eduardo Rentería 6.349.886 Principal-Vocal La Unión
Julián Alberto Rebellón 16.553.731 Principal-Vocal Roldanillo
Julián Orlando Pineda 1.113.620.731 Principal-Tesorero Toro

INVITADOS
Diego Fernando Rodríguez Revisor Fiscal
Dr. Gilberto Matallana. Asesor Jurídico

El señor Juan Diego Aguilar, actuando como Presidente de la junta Directiva dirigió la
reunión y propuso el siguiente orden del día:

ORDEN DEL DIA

1- LLAMADA A LISTA Y VERIFICACION QUORUM

2- APROBACION ACTA ORDINARIA No 015 REALIZADA EL 13 DE JUNIO DE 2018.
3- INFORME DEL PRESIDENTE
4- INFORME DEL GERENTE
5- INFORME DEL REVISOR FISCAL
6- INFORME DE LOS ASESORES JURÍDICOS
7- PROPOSICIONES Y ASUNTOS VARIOS.

El Presidente de la Junta Directiva sometió a consideración el Orden del Día, el cual fue
aprobado por unanimidad

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

1- LLAMADA A LISTA Y VERIFICACION DEL QUORUM

Se comprobó la asistencia de siete (7) miembros principales, número con el cual se

constata quórum para deliberar, tomar decisiones y desarrollar el Orden del Día
aprobado.
El presidente informó a los miembros de la Junta acerca de la renuncia del señor Juan
Carlos Luque a la designación como miembro de la Junta, ya que uno de sus hijos ha
 Acta Reunión Ordinaria Junta Directiva Asorut, No.016 del 10 de julio de 2018

celebrado un contrato de alquiler de un inmueble de propiedad de la Asociación, lo que

de acuerdo a los Estatutos, le crea inhabilidad. Por consiguiente se llamó al señor
Marco Antonio García, suplente de la correspondiente zona quien manifestó su
aceptación a la designación como miembro principal de la Junta, por la zona de la
Unión.

2- APROBACION ACTAS.

El Presidente de la Junta Directiva sometió a consideración la aprobación del Acta

Ordinaria No 015 realizada el 10 de junio de 2018, la cual fue aprobada por unanimidad.

3. INFORME DEL PRESIDENTE

El presidente de la Junta informó acerca de la instalación de manera oficial del CAI

militar en el sector de Guayabal, desde donde se hará vigilancia motorizada en el área
del distrito. También se refirió al cambio de ejecutor en las obras de revestimiento del
canal conductor.

4. INFORME DEL GERENTE

El Gerente presentó una propuesta para establecer las tarifas por servicio de
maquinaria que presta la Asociación al distrito de acuerdo al documento anexo a la
presente acta y que se describe de la siguiente manera:

EQUIPO HORAS/AÑO PRECIO PROPUESTO HORA COSTO AÑO

JHON DEERE 1200 35.000 42.000.000
CASE CX 210 1000 45.000 45.000.000
HITACHI 210 LC 1300 80.000 104.000.000
CATERPILLAR 320 D2L 1300 80.000 104.000.000
DRAGA 1000 60.000 60.000.000
CAMIONETA NISSAN FR/E MES 2.000.000 24.000.000
TOTAL 379.000.000

Los miembros de la Junta aprobaron por unanimidad las tarifas propuestas, que se
aplicarán a partir del 01 de julio de 2108. También acordaron con el Gerente que las
reparaciones de la maquinaria que no superen los $2 millones de pesos, será asumida
por el Distrito, y las reparaciones que superen este valor, serán asumidas por
propietarios de la maquinaria, que es el Fondo de Usuarios.

5. INFORME DEL REVISOR FISCAL

Dando cumplimiento a sus funciones como Revisor Fiscal de la Asociación, se ha

efectuado una revisión los soportes de las cuentas, los estados financieros,
presupuestos, actas de Junta Directiva e implementación de las NIIF para lo cual
recomendó lo siguiente:

El presupuesto de inversiones durante los primeros cinco meses de 2018 de

inversiones se encuentran en un ejecución promedio del 21.58%, lo cual significa
que se tiene un 78.42% por ejecutar en los siete meses siguientes
Acta Reunión Ordinaria Junta Directiva Asorut, No.016 del 10 de julio de 2018

cod RUBRO APROPIAC EJECUCION % EJEC SALDO POR

ACUMALAD EJECUTAR
A
425. 22,9 327.432.5
97.567.500
4.1 RIEGO 000.000 6 00
738. 266.601.80 36, 471.398.
4.2 DRENAJE 000.000 6 12 194
PROTECCION DE 25. 25.000.0
4.3
INUNDACIONES 000.000 - - 00
25. 960.00 3, 24.040.0
4.4 VIAS
000.000 0 84 00
1 34.650.32 34,4 65.849.6
4.5 MEDIO AMBIENTE
00.500.000 8 8 72
DESARROLLO 1. 1.000.
4.6
AGROPECUARIO 000.000 - - 000
DESARROLLO 5. 5.000.0
4.7
SOCIAL 000.000 - - 00
INFRAESTRUCTURA 60. 57.945.00 96,5 2.055.0
4.8
FISICA 000.000 0 8 00
ADMINISTRACION 743. 44.613.54 6, 698.808.8
4.9
GENERAL 422.349 0 00 09
FONDO DE
430. 52.555.23 12, 377.444.8
4.10 REPOSICION
000.102 6 22 66
MAQUINARIA
FONDO ESPECIAL
1
4.11 PARA LA
1.000 - - .000
ADQUISICION
BANCO DE 18 18.820.
4.12
PROYECTOS .820.142 - - 142
2.480.243.59 554.893.41 21, 2.016.850.
TOTAL
3 0 58 183
El presupuesto de ingresos, costos y gastos para los primeros cinco meses del
año 2018 tienen un déficit presupuestal del 0.59% resultante a un menor valor
de ingresos.
CONCEPTO PRESUPUESTADO EJECUCION %
INGRESOS TARIFAS FIJAS 2018 1.805.215.193 320.821.985 17.77
INGRESOS TARIFA VOLUMETRICA 1.367.802.912 251.354.617 18.38
RECUPERACION DE CARTERA 2.000.000.000 932.407.533 46.62
INGRESOS INTERESES CARTERA
0 54.037.202
VENCIDA
OTROS (CHATARRA, PISTA, SALON,
197.005.100 8.677.445 4.40
CVC)
TOTAL INGRESOS 5.370.023.2051.681.371.158 31.31
ADMINISTRACION 846.275.458 358.797.654 42.40
OPERACIÓN 870.112.433 374.125.547 43.00
CONSERVACION 1.081.891.721 425.472.316 39.33
INVERSION 2.571.473.593 554.593.410 21.57
TOTAL GASTOS 5.370.023.2051.713.288.927 31.90
TOTAL DIFERENCIAS CONSOLIDADAS 0 -31.917.769 -0.59

Se debe tener un especial cuidado de la ejecución presupuestal de lo que resta del

año, teniendo en cuenta que a partir de julio entra en vigencia la nueva convención
colectiva.
La facturación de los dos primeros trimestres muestra una disminución
significativa de al 17.08% de la tarifa volumétrica, que afecta en forma
Acta Reunión Ordinaria Junta Directiva Asorut, No.016 del 10 de julio de 2018

significativa los ingresos por facturación y con ello el futuro recaudo con
disminución de la administración para la asociación.

TRIMESTR SALDO INTERESESTARIFA FIJA TARIFA ANTICIPO TOTAL

E ANTERIO VOLUM S
R EN
TRIMESTR 3.636.735.351.073.757.06 645.287.515448.864.0223.017.1975.795.119.300
EI 3 5 1
TRIMESTR 3.819.501.781.139.635.28 645.165.60492.507.98916.557.0755.690.697.987
E II 4 7
TOTALES 7.456.237.132.213.392.351.290.453.11541.372.0139.574.27211.485.817.28
7 2 9 0 7

El valor de los intereses que se generan son el 19.27% del total facturado, siendo
significativos. Se debe buscar la manera de facturar mensualmente para cumplir los
estándares del nuevo marco normativo y las exigencias de la DIAN y de paso evaluar
los efectos en el recaudo de cartera.
La facturación electrónica trae cambios sustanciales para la asociación, la ADR y los
usuarios, teniendo en cuenta que las facturas deben cumplir un requisito previo para
ser validas, lo cual equivale a enviar primero la factura al usuario y a la DIAN, de
manera electrónica, exigiendo a todos los usuarios a utilizar un correo electrónico
para recibirla y aprobarla, cambiando para la ADR y la asociación su expedición
mensual, obligando a cambiar la dinámica de cobro. Se recomienda evaluar y hacer
los cambios que permitan cumplir con las exigencias de la facturación electrónica,
para lo cual se están adelantando por parte de la administración las comunicaciones
con la ADR y los representantes del software contable para implementación
oportuna.

En la capacitación programada para las Juntas de Acción Comunal se debe ampliar

a la enseñanza a los usuarios para el manejo electrónico, con el fin de mejorar la
comunicación en forma digital y atender a los nuevos requerimientos de la DIAN, y
de paso mejorar la actualización del registro de usurarios. Es necesario hacer un
inventario de potencialidades y necesidades de las comunidades en el área de
influencia de la asociación, con miras a la elaboración de planes de desarrollo para
cada comunidad, para incorporarlos en el plan de desarrollo local, regional y
nacional.

En el momento se realiza un seguimiento a los inventarios de elementos

consumibles por la maquinaria, lo cual hasta el momento no ha arrojado diferencias,
pero se requiere iniciar el diseño de controles de campo que permitan mostrar la
realidad de manera más precisa, de manera que se minimice los errores en la
medición y el control.

Se están haciendo por parte del área contable, las últimas pruebas de la
implementación de las NIIF para el 2018, buscando dejar al día en el software
contable el nuevo marco normativo e iniciar el proceso de implementación de la
nómina, la facturación electrónica, la organización de la información para el registro
de las bases de datos y la información exógena. Sigue sin resolverse la
implementación de las NIIF del distrito que corresponde a la ADR.
Acta Reunión Ordinaria Junta Directiva Asorut, No.016 del 10 de julio de 2018

Los cambios introducidos por la nueva normatividad generan mayores

responsabilidades a la administración y aumenta el riesgo de sanciones por
incumplimiento de las mismas.

6. INFORME DE LOS ASESORES JURIDICOS

Los Asesores Jurídicos de la Asociación de Usuarios presentaron un informe sobre las

actividades que se han adelantado en el mes de junio de 2018 en Asorut.:

Se dio respuesta a la tutela 2018-0077 instaurada por el señor Carlos Gómez en contra
de la Junta Directiva de Asorut
Se elaboró el proyecto de reglamento interno para la Junta Directiva

Se dio respuesta a la acción de tutela instaurada por el señor Marino Sánchez,

mediante la cual se reclama el pago de las incapacidades tanto por la E.P.S. como por
el F.P.

Se proyecto oficio exigido por el abogado del señor Antonio Gordillo en el cual solicitaba
que el ofrecimiento del pago de la sentencia se realizara por escrito.

Se elaboró oficio solicitando al Juzgado Penal del Circuito de Roldanillo, copia del fallo
de tutela 2018-0040-00 interpuesta por el señor Marino Sánchez

Se realizó contrato de pasantía de la señorita Carolina Quintero por un término de seis

meses en la sección de contabilidad y recurso humano de la Asociación.

7. PROPOSICIONES Y ASUNTOS VARIOS

El presidente de la Junta presentó una solicitud de préstamo a los trabajadores para la

renovación de los teléfonos celulares y la solicitud de renovación de los celulares de las
instalaciones del distrito donde se hace necesario contar con estos equipos, los
miembros de la Junta aprobaron esta solicitud.

El presidente de la junta presentó una solicitud de apoyo a la celebración de las fiestas

patronales de la Virgen del Carmen de Puerto Quintero, para lo que fue aprobado un
monto de $400.000° para la compra de unos mercados que se entregarán a unas
familias de escasos recursos.

Agotado el Orden del Día se dio por terminada la reunión a las 12:00 p.m.

JUAN DIEGO AGUILAR EDILBERTO RUIZ VARELA

Presidente JD Secretario JD