ADMINISTRACIÓN

La administración es el arte de organizar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar los recursos físicos, financiero
institucional y humano, bajo la responsabilidad de un jefe o superior, con el objeto de optimizarlos y
racionalizarlos para una adecuada prestación de los servicios a los que se dedica una institución o sociedad.
La administración surge desde que el hombre comenzó a asentarse, dejando de ser nómada, iniciando su vida
y trabajo en sociedad. Durante la historia el hombre ha buscado satisfacer sus necesidades, ayudando y ser
ayudado por los demás, organizándose en grupos sociales para hacer que sus recursos sean esencialmente
productivos, con el objetivo de lograr un desarrollo económico y cultural, esto nos indica que una vez creada la
administración, creció con tanta rapidez.

Definición Etimológica: La palabra “Administración” se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta
última palabra viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad, y del
sufijo “ter”, que sirve como término de comparación. Si pues, “magíster” (magistrado), indica una función de
preeminencia o autoridad - el que ordena o dirige a otros en una función-, “minister” expresa precisamente lo
contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un
servicio a otro. La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a una función que
se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.

La administración es una técnica, por ser el dominio acabado y utilitario de un conjunto de procedimientos e
instrumentos para la realización de obras, así como la experiencia o habilidad para utilizar y aplicar
conocimientos, procedimientos y recursos en una dirección determinada.

Koontz and O’Donnell: consideran la Administración como “la dirección de un organismo social, y su efectividad
en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

G.P. Terry: “Consiste en lograr un objetivo determinado, mediante el esfuerzo ajeno”.

”.Henry Fayol: administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Es pública cuando se encarga de llevar las tareas del estado.

La administración pública está caracterizada por atributos propiamente estatales. Dicha administración, por
principio, es una cualidad del Estado y sólo se puede explicar a partir del Estado. Tal aseveración es aplicable a
todas las organizaciones de dominación que se han sucedido en la historia de la humanidad, pero para nuestro
caso, es suficiente con ceñirnos al Estado tal y como lo denominó Maquiavelo tiempo atrás: "los estados y
soberanías que han existido y tienen autoridad sobre los hombres, fueron y son, o repúblicas o principados".

ADMINISTRACIÓN PRIVADA:

Cuando se encarga de los negocios de los particulares.

ADMINISTRACIÓN MIXTA: cuando participan las dos y se refiere al control de los bienes y servicios que
pertenecen al sector público y privado.

RELACIONANTES DE LA ADMINISTRACIÓN

EL ARTE: comprende la expresión y contemplación de la belleza y además un conjunto de reglas para hacer
bien una cosa.
 LA CIENCIA: conjunto de principios y prácticas que forman un sistema y que emplea el método científico
basado en la investigación y la experimentación.

LA TÉCNICA: dominio acabado y utilitario de un conjunto de procedimientos e instrumentos para la realización

de obras y aplicaciones a los conocimientos científicos en una dirección determinada.

LA POLÍTICA: conjunto de reglas de conducta, normas aspiraciones y acciones tendientes a alcanzar

determinados objetivos.

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

Educar como se ha dicho siempre en el ámbito popular es un arte; hay quienes consideran el proceso
enseñanza aprendizaje, como una ciencia y a todos los que en él están inmersos, como responsables de que
este se lleve a cabo satisfactoriamente.

Como ciencia que es, la educación y sus actores (alumnos, docentes, institución, etc.) necesitan de un proceso
que los ayude a cumplir sus objetivos. La administración educativa, es definida por Ugalde (1979) como
“proceso que, en su relación, comparativas acciones, encadenadas, como un conjunto coherente y ejecutadas
para obtener del sistema educativo el máximo rendimiento posible (Ugalde, 19979, Pág. 75).

Francisco Larroyo, la administración Educativa no es un fín en si misma, sino un medio al servicio dela mejor
educación.

Jorge Inés Mendoza, la administración educativa es hacer que los administradores hagan en educación lo que
tienen y deben hacer en forma eficiente para lograr los fine y metas de la escuela, generando una educación
de calidad.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN:

El proceso de la administración se define como la serie de acciones que conducen a un resultado.

Planeación:

Consiste en cursar el curso concreto de la acción.

La planificación Educacional, al estar inserta dentro del macro proceso social, debe abordar a lo menos dos
problemas centrales de la comunidad:

Dice Reyes Ponce “la planeación fija con precisión lo que va a hacerse”.

Es el área de arranque lógico de la administración, y es importante para cualquier actividad, lo que planeamos
afecta la forma en que nos organizamos y viceversa.

La importancia de planeación se multiplica porque contribuye notablemente, a desempeñar las otras funciones
de la administración. Es de suma importancia en la empresa o institución porque sirve de guía para la
realización de las actividades que se piensan ejecutar. Nos permite conocer lo siguiente:

- Que se puede hacer a corto y largo plazo

- Los recursos financieros que se tiene para realizar las actividades
- Como efectuar un adecuado programa de inversión
- Como utilizar racionalmente los recursos humanos y financieros
- Como establecer tiempos para el desarrollo de las actividades
- Como coordinar el conjunto de actividades de las diferentes unidades administrativas de la empresa o
institución, evitando duplicidad de esfuerzos.
- Que cada miembro del personal conozca cual es su participación en la empresa o institución.
- Como ayudar a la fase de control para determinar en que grado se alcanza el objetivo de la unidad y el
objetivo general de la empresa o institución.

Principios de la planeación:

Principio de la precisión:

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque
van a regir acciones concretas. Cuando se carece de planes precisos el fin buscado se hace impreciso.

.Principio de la flexibilidad:

Flexible es lo que tiene una dirección básica pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo
después volver a su dirección inicial.

Principio de la unidad de dirección:

Si el plan es principio de orden y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deban
coordinarse de manera jerárquica hasta formar finalmente uno solo.

Principio de consistencia:

Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto,
logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin e poder alcanzar con eficacia los
objetivos.

Principios de rentabilidad:

Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que
exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más
cuantitativa posible.

Principio de la consistencia:

Este principio esta en realidad implícita en el principio de la unidad de Dirección. Sin embargo enfatiza la
necesidad de una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor
sus resultados.

Principio de participación:

Todo plan deberá de tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo o que se
vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado
más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y
complementarios. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy
en día para realizarlo, ya que siente un mayor grado de compromiso, con el plan en el que ha aportado el
conocimiento personal, sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día.
La Organización

Consiste en distribuir el trabajo entre el grupo y restablecer y reconocer la autoridad necesaria. Es la

estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social con el fín de lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos.

Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de
actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social

Terry define la organización diciendo: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un
objetivo, y una indicación de la autoridad y las responsabilidades asignadas a las personas que tiene a su cargo
la ejecución de las funciones respectivas.

Principio de la Especialización:

Solo es útil cuando se tiene un conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte, de lo
contrario se desconoce las relaciones de la actividad propia de las demás.

La especialización tiene como límites los que imponen la naturaleza humana del trabajo.

Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado en forma más limitada y concreta, se obtiene
más eficiencia, precisión y destreza.

La división en el trabajo es el medio para obtener una mayor especialización y con ella mayor precisión,
profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.

Lo anterior es resultado natural de la limitación humana; es imposible aún para mentes y capacidades
privilegiadas, abarcarlo todo; por ello cuanto menor sea el campo al que se dediquen obtienen más eficiencia de
su trabajo.

Principio de la Unidad de Mando:

Para cada función solodebe existir un solo mando. Establece la necesidad de que cada subordinado o
empleado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas.

Principio del Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad:

“Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al grado de nivel jerárquico, estableciéndose al
mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella”.

La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo, la responsabilidad va en la misma línea pero de abajo hacia arriba.

Como elemento esencial en la jerarquía de una empresa, cada nivel jerárquico debe tener señalado de manera
perfecta, el grado de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe. Esa
responsabilidad constituye a su vez, el fundamento de la autoridad que debe concedérsele.

La autoridad sin responsabilidad es, no sólo odiosa, sino que trastorna gravemente la organización.

Principio del Equilibrio de Dirección-Control:

“A cada grado de control debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la
unidad de mando”. Si se ha dicho que la autoridad se delega, mientras que la responsabilidad se se comparte.
Las funciones de los elementos de la organización, integración y dirección, se delegan según las circunstancias.

Principio de la Definición de Puesto:

Debe definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, atendiendo por
este la unidad de trabajo impersonal.

La integración:

La función administrativa de la integración se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a

través de una adecuada y efectiva selección, evaluación y desarrollo de las personas que han de ocupar los
puestos dentro de la estructura organizada.

Debe considerarse como un sistema o un subsistema del sistema total administrativo.

Algunos autores como Reyes Ponce, analiza a la integración como la coordinación y explica que integrar es
obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

“Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social”.

La planeación nos ha dicho “que” debe hacerse, y “cuando”, la organización nos ha señalado quienes, donde y
como deben de la integración depende gran parte que “la teoría formulada en la etapa constructiva, tenga la
eficiencia prevista y planeada.”

La Dirección

Está íntimamente ligada con el liderzago, ambas son un aspecto interpersonal de la administración por medio
del cual lossubordinados pueden comprender y contribuir con efectividad y eficiencia al logro de metas y
objetivos trazados en una empresa.

Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di",
intensivo, y "regere": regir, gobernar.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo

planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas
directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan
en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Principios de dirección

Principio de la Coordinación de Intereses

El logro del fin común se hará mas fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y a un los
individuales, de quienes participan en la búsqueda de aquél. La subordinación de las actividades de cada
departamento, sección y personal, al fin general no puede significar en forma alguna la supresión o pérdida de
los legítimos intereses de cada persona, ya que, precisamente es para mejorar éstos, para lo que consistió en
entrar a formar parte de la empresa y subordinar su actividad a ella. El gran reto del administrador radica en
 lograr que todos persigan el interés común, a base de ver que de esa manera obtienen mejor sus fines
particulares.

Principio de la Impersonalidad del Mando

“La autoridad en una empresa debe ejercerse, mas como producto de una necesidad de todo el organismo
social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda”. Así como es natural la tendencia a mandar
e imponer nuestra voluntad sobre la de los demás, es también igualmente natural nuestra repugnancia a recibir
esa imposición de otros. Por ello, cuando mas se “impersonalice” la orden (Presentándola más bien como
una exigencia que la situación concreta impone por igual a quien manda, para exigir , y a quien obedece para
cumplir), dicha orden será mejor obedecida.

En realidad la fuente inmediata de una orden en la empresa surge de dos cosas: de la situación que la exige o
reclama y de la autoridad del jefe solo en el sentido de que, obligado por su responsabilidad frente a esa
situación, escoge el medio para resolverlas.

Principio de la Vía Jerárquica:

Al transmitirse una orden, deben seguir los conductos previamente establecidos, y jamás saltarlos sin razón y
nunca en forma constante. Cuando ocurre esto último, se produce una lesión en el prestigio y la moral de los
jefes inmediatos, pérdida o debilitamiento de su autoridad, desconcierto en sus subordinados y sobre todo, se
da lugar a la duplicidad del mando.

Principio de la Resolución de los Conflictos:

Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo mas pronto que sea posible y del modo que
sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes. El conflicto es un obstáculo a la
coordinación, diferir su solución es dejar un elemento que estorba a ésta. Por ello es mejor resolver conflictos lo
mas pronto posible, a un cuando la solución no satisfaga a todos: es mejor este daño, que el de la incertidumbre
y permanencia del conflicto, es pues contrario a la eficacia administrativa el dejar que los problemas “se
resuelvan por sí solos en el transcurso del tiempo”.

Principio del Aprovechamiento del Conflicto

Debe procurarse aun aprovechar el conflicto, para forzar el encuentro de soluciones. Dice Mary Parker Follet,
que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de suyo un obstáculo a la coordinación pero
así como el razonamiento puede ser aprovechado, también el conflicto puede ser constructivo, porque tiene la
virtud de forzar a la mente a buscar soluciones que sean ventajosas a ambas partes.

Los conflictos se pueden resolver en tres formas: A) POR DOMINACION: Cuando una de las partes en conflicto
obtiene todo lo que deseaba, con base a la pérdida correspondiente de la otra de sus pretensiones, ejemplo en
un juicio una parte es condenada y otra absuelta. B) POR COMPROMISO O CONSILIACION: Cuando ambas
partes solucionan su conflicto cediendo cada una, parte de sus pretensiones y C) POR INTEGRACION O
COORDINACION: Cuando ambas partes logran realizar íntegramente sus pretensiones, aparentemente
antagónicas o irreductibles, a base de hacer replanteamiento del problema que permite ver que la aparente
disyuntiva no es completa ( no se trata de esto o aquello, si no que hay mas posibilidades, insospechadas al
principio) lo cual permite encontrar una solución que satisfaga a todos.

El control

Si se desempeñaron perfectamente las otras funciones de la administración, esto es la organización y la

ejecución , habrá poca necesidad del control
La determinación de las acciones correctivas, como el mejoramiento de la motivación o la participación de
capital adicional son en esencia, aplicaciones, prácticas del ajuste del proceso administrativo.

Debe elaborarse con las otras funciones administrativas fundamentales y mientras más vital sea el
elaboramiento es más efectivo el control

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con
las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría
de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación;

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se
desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner
manifiesta que es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas.

Dice Agustín Reyes que el control: es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los
esperados ya sea total o parcial, con el fin de corregir mejorar y formular nuevos planes.

Si se desempeñaron perfectamente las otras funciones de la administración, el control se hará

esporádicamente, sin embargo rara vez existirá la organización y dirección. El control no puede ejercer en el
vacío. En la medición de los resultados actuales y pasados, implica la comparación de lo obtenido con lo
esperado, ya sea total o parcial con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

El control debe elaborarse con las otras funciones administrativas fundamentales y mientras mas vital sea el
eslabonamiento es mas efectivo el control. El control es asegurarse que el desempeño se ajuste a los planes,
se trata de comparar el desempeño real de un parámetro predeterminado. Si existe una diferencia significativa
entre el desempeño real de un parámetro predeterminado. Si existe una diferencia significativa entre el
desempeño real y el deseado, el administrador debe tomar medidas correctivas.

Principio del control

Principio del Carácter Administrativo del Control.

La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de delegación

Es necesario distinguir, las operaciones del control de la función del control. La función es de carácter
administrativo y es la respuesta al principio de delegación; ésta no se podría dar sin el control como ya se hizo
nota, cuando mayor delegación se necesite, se requiere de mayor control, por lo mismo, el control como función
solo corresponde al administrador.

En cambio las operaciones son de carácter técnico, por lo mismo son un medio para auxiliar a la línea de sus
funciones, por ello deben actuar como Staff de allí la necesidad de convencer y no imponer los medios de
control.

Principios de los Estándares:

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera fijos, y será tanto mejor cuando más
preciso y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es
lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previa fijada.

En ocasiones estas bases son realizaciones anteriores, meras estimaciones empíricas, etc. Pero no se podrá
decir que se controla algo si lo obtenido no se valoriza y para ello se compara con algo; de ahí la regla de definir
y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el control.
 Principios del Carácter Medial del Control:

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se deduce
espontáneamente, una regla, un control, solo deberá usarse si el trabajo que impone se justifica ante los
beneficios que de el se esperan.

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De él se deduce también
espontáneamente una regla; un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc. Que impone, se justifican
ante los beneficios que de él se esperan.

En sentido positivo, surge el peligro del especialista en la técnica de control que se trate, el que casi siempre
verá la bondad de su técnica y tratará de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo existe
también el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya que estos se produzcan a largo plazo
ya porque sea imposible o difícil al menos, cuantificarlos; de ahí la conveniencia de tratar de hacer esta
cuantificación.

Principios de Excepción:

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo
previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario del
cumplimiento de las previsiones y las desviaciones imposibles de evitar como lo excepcional, hacia estas
desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atención. Cuando el principio de la excepción se aplica
principalmente en el área de los factores estratégicos, se obtiene resultados todavía más valiosos.

Si por ejemplo, se conviene con un alto ejecutivo en el desarrollo de actividades que haya fijado previamente, no
se reportará cuando éste sea normal, o se dé en la forma que se había previsto, sino que tan sólo se informará
de los casos en que no pueden lograrse los objetivos, políticas y estándares fijos, es evidente que el sólo
hecho, de no recibir reportes de esas actividades en las fechas señaladas al efecto, está indicando que todo ha
ocurrido como se esperaba. Los informes sobre las desviaciones o cambios ocurridos serán los únicos que
deberán reportarse, con lo que el control administrativo puede ser más amplio, más rápido y de mayor
efectividad.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

División del trabajo y especialización: es el orden natural de las cosas y tiene lugar tanto en el reino animal, en
el hombre como en la sociedad. La finalidad es producir más y mejor con el mismo esfuerzo o producir lo
mismo con menos esfuerzo.

Es un medio para tener el máximo provecho por vía de la simplificación de funciones, separación de
actividades y especialización del personal.

Es la base de la organización, en realidad es una razón de ser, pero naturalmente tiene sus motivos y son los
siguientes

- Preferencia de individuos por determinadas labores.

- Especialización y eficiencia.

- Imposibilidad de que una misma persona pueda hacer varias cosas diferentes a la vez.
- Campo de los conocimientos científicos y técnicos se aumenta y se profundiza.

Entre las limitaciones están las siguientes:

- División del trabajo y especialización extremas que puedan perder de vista la unidad e integridad.

- Propicia el mayor y mejor rendimiento, en casos extremos dificulta la coordinación.

Autoridad y responsabilidad:

Es la función de mandar y lograr obediencia. La autoridad y la responsabilidad pueden y deben delegarse , y

ello no significa perder sino compartir.

Puede ser descendiente, ascendente y lateral, mediata e inmediata.

Centralización y descentralización

Se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización con el fín de reunir una sola
persona o cargo de poder tomando las decisiones más importantes.

Unidad de mando y dirección:

Para la ejecución de una actividad cualquiera se requiere que el agente que la ejecuta reciba ordenes de un
solo jefe , superior y sea responsable.

Escala Jerárquica

Es la línea de autoridad que va del cargo más alto al más bajo, o sea los niveles de autoridad que vá desde el
jefe superior hasta los distintos puestos inferiores.

Lealtad y estabilidad:

Se refiere al personal que debe ser consecuente con la institución, pero este depende también de que se le
garantice la permanencia en el trabajo y se mantega el empleado en el goce de sus derechos.

Remuneración adecuada y equidad.

Es el pago a los empleados de acuerdo a los niveles de autoridad y responsabilidad, con la especialidad y la
división del trabajo, con la permanencia y la supervisión.