You are on page 1of 15

REDACCIÓN DE

PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO 01

ISF-COD001-PRO-0001-0A

Rev. 0A

APROBADO POR:

Gerencia del ISFERA MeDIP


Proyecto:

Rev. Autor Descripción Fecha Revisado Aprobado

0A ISFERA EPR 06/01/2019

COMENTARIOS:
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 15

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................... 3
2. ALCANCE.................................................................................................... 3
3. ENTRADAS ................................................................................................. 3
4. SALIDAS ..................................................................................................... 3
5. RESPONSABLES .......................................................................................... 3
6. PROPIETARIOS ........................................................................................... 4
7. CLIENTE ..................................................................................................... 4
8. PROVEEDOR............................................................................................... 4
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 4
9.1. INICIO .................................................................................................. 4
9.2. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 4
9.3. FIN ....................................................................................................... 5
10. FLUJOGRAMA.......................................................................................... 5
11. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS ................................................................... 5
12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................. 5
ANEXO 01: FORMULARIO DE PETICIÓN ............................................................ 6
ANEXO 02. FLUJOGRAMA ................................................................................. 7
ANEXO 03: PLANTILLA DE PROCEDIMIENTOS ISFERA ....................................... 8
ANEXO 03.1. PORTADA ..................................................................................... 8
ANEXO 03.2. INDICE ...................................................................................... 10
ANEXO 03.3. SECCIONES DEL CONTENIDO ....................................................... 11
ANEXO 03.4. FORMATO DEL ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA .............................. 12
ANEXO 03.5. FLUJOGRAMAS ........................................................................... 13
ANEXO 04. ENLACE DE DESCARGA PLANTILLA ISFERA .................................... 14
ANEXO 05. CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ........................................... 14
ANEXO 06. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ................................................. 15

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 15

1. OBJETIVO
El propósito de este procedimiento es orientar y facilitar la elaboración de los
procedimientos que conformarán la organización ISFERA.

CREACIÓN NUEVOS BASE DE CATALOGO DE


PROCEDIMEINTOS PROCEDIMIENTOS ISFERA

2. ALCANCE
Aplicable para todas las futuras redacciones de procedimientos de ISFERA

3. ENTRADAS
Solicitud, por parte de la organización docente del MeDIP, en crear un procedimiento
base. Esta petición deberá ir cumplimentando el anexo 01 –contendrá motivación,
nombre del procedimiento, responsables de la elaboración, revisión y aprobación del
procedimiento-.

Ver anexo 01

4. SALIDAS
Un nuevo procedimiento registrado en el Catálogo de Procedimientos de ISFERA

5. RESPONSABLES
1. Gerencia del Proyecto (GP):
Garantizar que los criterios y procesos descritos en este procedimiento se
implementen adecuadamente en cada uno de los proyectos. Habitualmente
será la organización docente del MeDIP.
2. Project Management (PM)
Redacción, control de implantación de los procedimientos y futuras
revisiones. Deberá valorar y las peticiones de creación de procedimientos.
Establecer la matriz de responsabilidades y distribución de procedimientos
ISFERA y garantizar la visualización del STATUS del documento.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 15

3. Usuario del documento (UD)


Cumplir con lo dispuesto en este procedimiento, deberá asegurarse de
utilizar la última revisión del procedimiento –coordinación con el PM-.

6. PROPIETARIOS
Gerencia de proyectos e ISFERA MeDIP

7. CLIENTE
No procede

8. PROVEEDOR
No procede

9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


9.1. INICIO

Se realizará a partir de una petición por parte de la organización docente del


MeDIP.

9.2. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

- Solicitud del Procedimiento


- Identificar el objeto del procedimiento
- Identificar el alcance del procedimiento
- Comunicar a los responsables la elaboración, revisión y aprobación de la
documentación recogida en los puntos anterior
- El responsable de la elaboración desarrollará el documento (Revisión 0A)
que tendrá en cuenta los siguientes elementos:
o PORTADA (anexo 02)
o CUERPO DEL DOCUMENTO (anexo 02)
o ANEXOS
- Presentar el documento a los involucrados para que puedan hacer
comentarios. Al finalizar esta fase, serán los PM quien eliminen la marca de
agua BORRADOR.
- Se establecerá un responsable de revisión (equipo completo PM), tiene
posibilidad de rechazar la elaboración.
- Una vez aprobado se incluirá en el Catálogo de Procedimientos ISFERA.
DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO
CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 15

9.3. FIN

La finalización del procedimiento se producirá cuando el nuevo procedimiento se


haya registrado en el Catálogo de Procedimientos ISFERA. También podrá ser
finalizado al retirar la petición de la elaboración mediante una petición de cese
realizada por la Organización Docente del MeDIP.

10. FLUJOGRAMA
Ver anexo 03

11. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS


- Organización docente del MeDIP: se concibe como el conjunto de
profesores que establecen los requisitos de partida para la redacción de los
procedimientos
- ISFERA: organización de Project Management –alumnos de MeDIP-.
- Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de
una o varias entradas de información, dan lugar a una o varias salidas también
de información con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los
requerimientos del cliente al que va dirigido.
- Procedimiento: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí,
que se constituyen en una unidad de función para la realización de una
actividad específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se
trata de un soporte documental de los procesos que describe el conjunto de
actividades/tareas que se realizan en el
- Catálogo de procedimientos del Centro: está formado por todos los
procesos/procedimientos que se van elaborando, revisando y modificando. En
él se incluye un índice de procesos/procedimientos y un calendario de revisión
de los mismos.

12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA


A24.1.- PROCEDIMIENTOS 1 Y 2. AULA VIRTUAL MeDIP.

anexos

- ANEXO 01: Formulario de petición


- ANEXO 02: Flujograma del procedimiento
- ANEXO 03: Plantilla de procedimientos ISFERA
- ANEXO 04: Enlace de descarga online plantilla ISFERA (Microsoft WORD)
- ANEXO 05. Codificación de procedimientos

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 6 de 15

ANEXO 01: FORMULARIO DE PETICIÓN

Título del PROCEDIMIENTO:

Departamento o agente
responsable de la solicitud:

Prioridad de tramitación:

(ALTA/MODERADA/BAJA)

Fecha de inicio prevista:

Fecha de finalización prevista:

Descripción del procedimiento:

Se deberá especificar el alcance


esperado y los objetivos a cumplir a
través de este.

Otros departamentos que se


beneficiarán:

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 7 de 15

ANEXO 02. FLUJOGRAMA

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 8 de 15

ANEXO 03: PLANTILLA DE PROCEDIMIENTOS


ISFERA
ANEXO 03.1. PORTADA

12
11

6 7 8 9

10

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 9 de 15

1. Título: Anotar el nombre del procedimiento


2. Subtitulo: Anotar el número del procedimiento según correlativo.
3. Identificación del procedimiento: Anotar la descripción de la revisión del
documento, según se explicara líneas abajo.
4. Revisión: Anotar en que estatus de revisiones se encuentra el
procedimiento.
5. Gerencia de Proyecto: Anotar el Nombre de la Empresa.
6. Autor: Anotar nombre y firma de la persona encargada de la elaboración del
documento.
7. Descripción de la revisión: Se compone de las siguientes siglas
EPR: Emitido para Revisión (0A)
EPA: Emitido para Aprobación (0B, OC, etc.)
APO: Aprobado
8. Fecha: Anotar el día, mes y año en que se realizó el procedimiento según
formato (00/00/0000).
9. Revisado: Anotar nombre y firma de la persona encargada de la revisión
del procedimiento.
10.Comentario: Anotar si en caso procede los comentarios realizados una vez
revisado el procedimiento.
11.Logo del Elaborador: Colocar el logotipo de la Empresa encargada de la
realización del procedimiento
12.Logo del Solicitante: Colocar el logotipo de la empresa solicitante del
procedimiento.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 10 de 15

ANEXO 03.2. INDICE

Para todos los procedimientos a realizar se respetará el índice mostrado con un


máximo de 2 niveles.

Se respectarán los colores corporativos y los encabezados del documento de la


plantilla ISFERA para la creación de procedimientos.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 11 de 15

ANEXO 03.3. SECCIONES DEL CONTENIDO

El cuerpo del documento de un procedimiento contará con las secciones que se


enumeran en este apartado. En aquellos casos donde no se considere necesario
cumplimentar alguna sección se indicará que no procede.

1. Objeto: se indicará de forma breve el propósito del procedimiento.


2. Alcance: se describirá a qué es aplicable el procedimiento y quiénes son los
que se tienen que someter al procedimiento (los implicados en las fases y sus
destinatarios que pueden ser profesores, alumnos, PAS, empresas,
instituciones…).
3. Entradas: Qué requerimos para iniciar el procedimiento.
4. Salidas: Producto o servicio creado por el procedimiento.
5. Responsables: Aquí se debe indicar quienes son los responsables de la elaboración,
emisión, control, vigilancia del procedimiento, así como también; quien es el responsable del
mismo.
6. Propietarios: Quien se encarga de la realización el procedimiento.
7.Cliente: Para quien hacemos el procedimiento.
8. Proveedor: quien se encarga de dar apoyo a la realización del procedimiento
9. Descripción del Procedimiento: Descripción detallada de cada fase (Inicio, Proceso,
Fin), y responsables: primero se determinarán la primera actividad del procedimiento,
seguidamente las acciones previstas y ordenadas(fases) para el desarrollo del
procedimiento, señalando responsables de cada fase y la temporalización de las acciones.
Cuando el procedimiento requiera acciones de difusión se indicará el responsable de la
misma.
10. Flujogramas: Representación gráfica del procedimiento.
11. Definición de Conceptos: Se definirá aquellos conceptos claves, que puedan ser
poco conocidos para los destinarios de los procedimientos.
12. Documentos de Referencia: son los documentos que regulan la actividad descrita
en el procedimiento, pueden ser normativas de la UPM, o legislación regulada, referencia,
guías, manuales, etc.
13. Anexos: documentación de detalla del procedimiento, pueden ser tablas, calendarios,
diagramas de flujo. En esta sección se relacionarán los anexos que acompañen al
procedimiento, Cada anexo se comenzara en página nueva con un epígrafe con la palabra
anexo seguido de un punto y nombre del anexo.
Anexo. Nombre del Anexo: En este epígrafe y comenzando en página nueva se añadirá,
aquella información que se considere oportuna para la descripción del procedimiento.

Se deberá desarrollar el documento con los estilos de texto aportados en la plantilla


de procedimientos de Microsoft Word.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 12 de 15

ANEXO 03.4. FORMATO DEL ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA

ENCABEZADO

3
7

1 4
6
5

PIE DE PAGINA

1. Título: Anotar el nombre del procedimiento


2. Identificación del procedimiento: Anotar la descripción de la revisión del
procedimiento, según se explicara líneas abajo.
3. Revisión: Anotar en que estatus de revisión se encuentra el procedimiento.
4. Fecha: Anotar el día, mes y año en que se realizó el procedimiento según
formato (00/00/0000).
5. Página: Anotar el número de página consecutivo con el total de páginas del
procedimiento. Ejemplo 1 de 10, 2 de 10, etc.
6. Revisión: Anotar en que estatus de revisiones se encuentra el
procedimiento.
7. Logo del Elaborador: Colocar el logotipo de la empresa encargada de la
realización del procedimiento.
8. Logo del Solicitante: Colocar el logotipo de la empresa solicitante del
procedimiento.
9. Numero del Procedimiento: Ira precedido de las iniciales PR,
seguidamente XX dependerá de la versión de procedimiento iniciando en 01.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 13 de 15

ANEXO 03.5. FLUJOGRAMAS

Se realizarán apoyándose en herramientas informáticas específicas para estos


propósitos.

Recomendamos por parte de ISFERA el uso de XMind y Microsoft Visio.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 14 de 15

ANEXO 04. ENLACE DE DESCARGA PLANTILLA


ISFERA

Pinchar para descargar PLANTILLA DE PROCEDIMIENTOS ISFERA

ANEXO 05. CODIFICACIÓN DE


PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se codificaran siguiendo el siguiente esquema.

I S F - C O D X X X - Y Y Y - V V V V - X X

SIGLAS DE CODIGO DE PROYECTO TIPO DE NUMERO DE


REV.
ISFERA O CONTRATO DOCUMENTO VERSIÓN

- Siglas ISFERA: son las tres primeras letras de la palabra ISFERA.


- Código de proyecto: irá precedido del “COD” más el código de contrato
“XXX”
- Tipo de documento: “PRO”, en caso de ser un procedimiento.
- Número de versión: aumentando por cada versión una unidad, valor
mínimo 0001.
- Rev. (STATUS de revisión)

o EPR: Emitido para Revisión (0A)


o EPA: Emitido para Aprobación (0B, OC…, etc.)
o APO: Aprobado
o Status "01": Aprobado
o Status "02": Aprobado con Comentarios
o Status "03": No Aprobado

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS MEDIP ISF-COD001-PRO-
0001-0A

Revisión: 0A
REDACCIÓN DE
Fecha: 06/01/2019
PROCEDIMIENTOS
Página 15 de 15

ANEXO 06. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Management (PM)

Documento (UD)
Proyecto (GP)
Gerencia de

Usuario del
Project
ACTIVIDADES

Garantizar que los criterios y proceso descritos en el


1 X
procedimiento se implementen.

Elabora los documentos según los formatos


2 X
establecidos.

3 Control de la codificación secuencial para los X


documentos.

4 Seguimiento a la verificación y aprobación interna según X X


matriz de revisión.
Verificación del cumplimiento de formatos, codificación y
5 X
firmas completas.

6 Publicación y distribución del documento vía sistema X X


documentario.
Informar semanalmente mediante reporte digital, el
7 X X
estado de los documentos al Gerente de Proyecto.

8 Mantener los documentos actualizados, incorporando las X X


observaciones y/o mejoras identificadas.
Mantener los documentos en la versión vigente en todas
9 X X
las áreas.

Verificar periódicamente en las áreas cuentan con la


10 X
documentación vigente

11 Emitir, Almacenar y preservar las hojas de transmisión. X

Cumplir lo dispuesto en el procedimiento una vez


12 X X X
aprobado.

DIEGO ACOSTA HERRERA | VERÓNICA HERRERA PINTO


CRISTINA DE LEÓN ESCOBAR | MIGUEL LÓPEZ RUBIO |JOAN PALOMINO DE LA CRUZ
PR01. REDACCIÓN DE PROCEDIMIENTOS