CONTABILIDAD HOTELERA

Como toda empresa, la contabilidad constituye un elemento fundamental para

conocer su historia económica y financiera así como la información de los Estados
Financieros fundamentalmente el Balance General, el estado de pérdidas y
ganancias y el Estado de flujo de efectivo. En el caso de hoteles, además de llevar
contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematización de
los costos de los diferentes servicios que ofrece.

El jefe de contabilidad se encarga de organizar, ejecutar,

supervisar, controlar, y coordinar las distintas actividades que tienen relación con
el proceso contable, los libros, estados financieros y su vinculación con los
Departamentos de Pagaduría o Tesorería o caja si existieren estas unidades.

Importancia de la Contabilidad Hotelera:

La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial tiene como objetivo

fundamental el proporcionar toda la información requerida por cada una de las
dependencias de la Compañía, ejemplo: restaurante, lavandería, hospedaje, zonas
húmedas, servicios generales y administración entre otros.
Reconociendo que la actividad turística implica la prestación de servicios, la venta
de productos terminados, realización de eventos de diversa índole, encuentros
culturales, además de la comercialización de otros bienes accesorios; se hace
necesario el disponer de información efectiva, inmediata y oportuna para determinar
con toda seguridad los precios de venta de los bienes y servicios que se ofrecen a
los clientes.
De ahí la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien organizado
que cumpla con todas las exigencias de tipo legal, así como con los requerimientos
(informes, costos y presupuestos) de la Administración. Y en tal propósito no se
puede desconocer la importante labor que realiza el Departamento de Costos y
Presupuestos, en todo lo pertinente a la determinación de costos unitarios y totales,
para que la Dirección de Mercadeo y Ventas, ajustada a las políticas de la Empresa,
determine los precios de venta al público.

Descripción de las actividades de un hotel:

 Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:
A) Principales.
B) Secundarios.
Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar.
Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería,
etc, todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante.

Características de la Contabilidad Hotelera:

La característica especial en la contabilidad hotelera constituye la oportunidad con la

cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los
servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez”, y en este lapso habrá
que registrar contablemente con la oportunidad debida.

El uso de los llamados diarios especializados, como los de compra, ventas, caja,
bodegas, es una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la
modalidad de columnario, porque permite correlacionar las cuentas con
los departamentos respectivamente que generen costos; ventas, ingresos y salidas
de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc.

Siendo la Actividad Hotelera una rama del sector “Servicios”, en la contabilidad

hotelera se distinguen dos grandes aspectos. Costos d cada servicio; e ingresos de
los servicios.

Los Sistemas de contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias

características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tengan
el hotel.

Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios,

la contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de
servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no
todos los departamentos generen ingresos tal es el caso del área administrativa.

El soporte molecular de la contabilidad hotelera esta dado por la presicion de los

costos e ingresos imputables a cada departamento, habitaciones, comedor, bar-
restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, pisicina, canchas
deportivas, etc según la disponibilidad de cada hotel.
 El diario general absorbe el resumen de los diarios especializados y de las demás
transacciones no constante en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el
diario general como desde los diarios especializados.

Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de
negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar,
prestamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos, diferidos, etc y tienen un
tratamiento de tipo general como en otras actividades.

Fuentes de Ingreso y su Contabilización:

Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios
es necesario en primer lugar diferenciarlos por área principales, de tal manera que
facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por
cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que
permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además
constituye un elemento fundamental para la programación presupuestaria para cada
ejercicio financiero.

En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones,

comedor, bar-restaurante, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa,
casino, salas de conferencias, peluquería, etc. Según la categoría a la que
pertenezca el hotel.

La primera información que se capta en hotel a la llegada de los huéspedes es el

registro de huéspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de
identidad, procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la
habitación.

El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos de un hotel,

es necesario mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los
días de permanencia. De tal suerte que cuando el huésped decide abandonar el
hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura
correspondiente.
 En las tarjetas de habitaciones también llamadas libro de habitaciones o
cargo de habitaciones ocurre que se va anotando el número de personas que han
registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera
que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes
cuando los huéspedes abandonan el hotel.

OTRA INFORMACION
Las 5 mejores herramientas para gestionar correctamente un hotel
La gestión de ingresos en la industria hotelera es crítica para tener éxito. La gestión
de ingresos te permite detectar las tendencias y las necesidades de los clientes para
que puedas vender la habitación adecuada, al cliente adecuado, al precio justo y en
el momento oportuno. Ésta es la única manera de maximizar los ingresos de un
hotel. Si eres dueño de un pequeño hotel, te encontrarás que la gestión de ingresos
juega un papel muy importante en su crecimiento y en las ganancias que obtengas
de él.

Por qué la gestión de ingresos es importante para los hoteles

Los hoteles tienen una capacidad fija porque sólo se pueden alquilar un cierto
número de habitaciones. No puedes alquilar más habitaciones de las que tiene tu
hotel. Debido a que el precio de las habitaciones fluctúa con la demanda del
mercado y a que los clientes son capaces de reservar la habitación por adelantado,
puede ser difícil maximizar tus ganancias sin usar herramientas de gestión de
ingresos. Si alquilas la habitación por un precio demasiado bajo, se reservará antes
de tiempo y los clientes que están dispuestos a pagar más por la habitación no
podrán hacerlo. De igual modo pierdes ingresos si estableces un precio demasiado
alto, ya que será menos probable que la gente reserve tu hotel en favor de las
habitaciones más baratas de tu competencia. Es por ello que las herramientas de
gestión de ingresos son esenciales para tu éxito general y para maximizar los
beneficios de tu hotel.

Herramientas de gestión de ingresos

En esta sección, aprenderás cuáles son todas las herramientas que deberías tener
en tu arsenal para gestionar los ingresos, cómo usar cada una de ellas y de qué
manera te benefician.

#1: Herramienta de gestión de comentarios de hotel

Algo que tiene una enorme influencia en la cantidad que puedes cobrar a tus clientes
son sus comentarios. En la era de la tecnología, un comentario negativo puede
correr como la pólvora y afectar a la reputación de tu hotel. De igual manera, los
comentarios positivos atraerán nuevos clientes y te permitirán aumentar tus
ingresos.

Qué hace

Esta herramienta te ofrece todas las funciones que necesitas para hacer un
seguimiento de los comentarios de tu hotel a través de muchos de los sitios web de
reseñas más importantes, de manera que puedas supervisar la reputación de tu
marca. Además de permitirte ver los comentarios, la herramienta te permite
responder directamente desde la aplicación. Esto significa que ya no tienes que
iniciar sesión en todos los sitios web con tu cuenta para responder a los comentarios
de los clientes. Sirve tanto como herramienta de supervisión como de comunicación
para los sitios web de reseñas, las cuentas de redes sociales y más.

Cómo usarla

La mayoría de herramientas de gestión de comentarios de hotel utilizan un práctico

panel de control. En él recibirás alertas de los nuevos comentarios en cualquiera de
los sitios web que estés siguiendo. Podrás ver la tendencia de tus comentarios a lo
largo de un determinado periodo de tiempo, comprobar su valoración en diferentes
categorías de comentarios, leer y responder a los comentarios y comparar tu propias
valoraciones con las de los hoteles de la competencia.

#2: Herramienta de previsión de ocupación

Esta herramienta te permite predecir mejor la ocupación de tu hotel. Aunque no

necesariamente va a ser precisa siempre, es mejor tener una visión general de lo
que va a ocurrir que entrar en la noche a ciegas.

Qué hace

La herramienta de previsión te ofrece una predicción básica de la ocupación de cada

una de tus habitaciones para una noche determinada. Hay varios factores que
deben considerarse para obtener el número total de ocupantes. Una buena
herramienta de previsión, tendrá en cuenta el número de habitaciones que ya están
reservadas para la noche y el porcentaje de habitaciones que se espera que estén
ocupadas hacia el final de la noche para darte un número total de modo que puedas
estar preparado. Si usas la herramienta de previsión adecuada, será lo bastante
precisa como para permitirte planificar una ocupación alta (o baja). Una herramienta
de calidad también tendrá en cuenta las tendencias que pueden existir basándose
en el día de la semana, el mes del año o la temporada. Como sabrás, en algunas
épocas del año hay una ocupación mayor que en otras, y una buena herramienta
de previsión tendrá esto en cuenta.
Cómo usarla

Si tu herramienta de previsión ya está vinculada a la base de datos de tu hotel y

tiene la información necesaria (como las habitaciones ocupadas, el precio de las
habitaciones y las tendencias), entonces puedes generar un informe en cuestión de
segundos. Este informe puede ser usado para predecir el futuro (como por ejemplo
la ocupación esperada en torno a un día de fiesta). Sin embargo, te encontrarás que
la exactitud aumentará conforme te acerques a la fecha esperada. La buena noticia
es que los informes son tan fáciles de generar que puedes comprobarlos varias
veces conforme se vaya acercando la fecha.

Hay varias maneras de que puedas utilizar la información facilitada por la

herramienta de previsión una vez que la tengas. Puedes aumentar las tarifas si
estás a punto de tener todas las habitaciones ocupadas para maximizar los
beneficios o puedes bajarlas o enfocar tu energía hacia las ventas si tienes una
ocupación baja. Además, puedes planificar el número de empleados del hotel (como
el servicio de habitaciones, los botones y las sirvientas) en torno al número de
huéspedes que estarán en el hotel.

#3: Analizador de posicionamiento de precios

La herramienta de análisis de posicionamiento de precios puede ayudarte al

permitirte comparar rápida y fácilmente tu calidad y tus tarifas con las de tus
competidores. Se visualiza en una matriz, de manera que puedes ver tanto la
calidad de tu hotel y la de tu competencia, como el precio por habitación.

Qué hace

Un analizador de posicionamiento de precios hará un seguimiento de los datos de

los precios de tu hotel para cada noche, así como los precios para las mismas
noches en los hoteles de la competencia. Los precios de los hoteles serán
visualizados en una matriz, donde un eje representa la calidad del hotel y el otro
representa el precio. Tu propia calidad y tu precio serán entonces mostrados
comparándolos con los de tus competidores para ofrecerte una representación clara
que puedes usar para tomar decisiones de negocio.

Tu posición ideal en la matriz estará determinada por tu estrategia de fijación de

precios. Algunas de las estrategias de fijación de precios más comunes de los
hoteles son:

 La estrategia de precios iguales– Tu hotel vende habitaciones a unos

precios que son comparables a los de tus competidores.
 La estrategia de precios de penetración– Esta estrategia capitaliza
ofreciendo algunos de los precios más asequibles. Esto funcionará bien a
menos que los precios de mercado bajen y no puedas cumplir tu plan de
ingresos para el mes. Si los precios de mercado bajan, deberás considerar
cuánto valoran tus clientes tu hotel y si serás capaz de alquilar habitaciones
 que son más caras que las de tu competencia en determinados periodos de
tiempo.
 La estrategia de precios descremados– Para esta estrategia, te estableces
claramente entre los hoteles mejor valorados de tu zona. En la mayor parte
de los casos, esto es eficaz para los hoteles que ofrecen una mayor calidad
que la de los alrededores. Cuando los clientes esperen pagar la reserva a
través de tu hotel, no tendrán problema en hacerlo y tú maximizarás la
rentabilidad.
 La estrategia de precios cercanos– Para utilizar esta estrategia, empiezas
ofreciendo una habitación básica con servicios básicos y con un precio
cercano al de la competencia. A partir de ahí, tus mejores habitaciones son
ofrecidas a unos precios cada vez más altos a medida que vas añadiendo
valor a la habitación.
Cómo usarlo

La manera en que uses el analizador de posicionamiento de precios dependerá de

tu estrategia de negocios personal. Empieza comparando tus precios en ciertas
fechas con los precios de tu competencia. ¿Cuántas veces más cobrabas tú que
ellos? ¿Menos? ¿Más o menos el mismo precio? Entonces considera la
consistencia de haber cobrado ligeramente más, menos o lo mismo que tu
competencia. Una de las claves de la satisfacción del cliente es la consistencia: una
vez que tus clientes saben qué esperar, deberías continuar ofreciendo el mismo
servicio en el mismo rango de precios para mantener contentos a tus clientes.

También te encontrarás que tu técnica específica necesita reflejar la calidad de tus

alojamientos. Es completamente aceptable para un hotel de 5 estrellas ofrecer unos
precios más altos que los de un hotel de 3 estrellas. Después de todo, la razón para
ofrecer una calidad más alta es atraer a clientes dispuestos a pagar más. De igual
modo, si tu hotel es ligeramente menos lujoso que el de tu competencia local, es
aceptable tener unos precios más bajos. Sólo tú puedes tomar las decisiones sobre
cuánto cobrar por tus alojamientos, pero esta herramienta te ayudará a decidir la
mejor opción posible.

#4: Herramientas de segmentación de mercado

No generarás todos los ingresos de tu hotel a partir de un solo tipo de persona. Hay
cosas como la ubicación, la época del año y las distintas convenciones que
dependen del mercado que te proporciona ingresos. Una herramienta de
segmentación de mercado desglosará los segmentos de los que proviene tu
mercado y te ayudará a decidir dónde situar los intereses de tu empresa.

Qué hace

La herramienta de segmentación de mercado te permite hacer un seguimiento de la

cantidad de ingresos provenientes de cuatro grupos separados: comercial,
familia/ocio, estancias largas y grupos/reuniones. He aquí un desglose de lo que
incluye cada uno de estos grupos:
  Comercial– En su mayor parte, los huéspedes comerciales están
compuestos por gente de negocios que puede llegar en avión a la ciudad
para una noche o dos con el fin de reunirse con nuevos clientes o asistir a un
seminario. Si estás en una gran ciudad orientada a los negocios, sin
embargo, puedes ser capaz de conseguir contratos con empresas que
necesitan alojamientos para una noche de manera frecuente. Aunque esto
suele implicar un recorte de precios y posiblemente menos ingresos de las
estancias de una noche, es una fuente de ingresos constante y fiable. Puedes
esperar que el volumen de estancias comerciales sea el más alto de lunes a
jueves en la mayoría de los casos.
 Placer– Los huéspedes de ocio generalmente viajan o van de vacaciones
por placer y pueden ser familias, grupos de personas o individuos. También
pueden ser amigos y/o familiares que están de visita durante las vacaciones.
Si estás situado en una zona con gran atractivo turístico o cerca de un parque
temático, los ingresos de este tipo de huéspedes serán más altos. Los
ingresos por este tipo de alojamiento se generan más los viernes y sábados,
así como durante las vacaciones y los periodos vacacionales populares.
 Estancia larga– Se considera que una estancia larga es aquella que pasa
de cinco noches de alojamiento. La media para una estancia larga es de 14
días, aunque ocasionalmente un huésped puede quedarse un mes o más.
Los alojamientos de estancias largas suelen ser usados por personas que
necesitan una restauración en su casa tras un desastre, proyectos
corporativos o de construcción, o investigaciones de algún tipo.
 Grupos/Reuniones– Este segmento se define como un grupo de diez o más
personas que reservan alojamientos para un encuentro que puede ser un
seminario, una feria de muestras, una convención o una reunión. Si éste es
un segmento grande de tu hotel, puede ser aconsejable ofrecer zonas de
reunión dentro del hotel. También puedes beneficiarte ofreciendo catering
para obtener ingresos de los banquetes, así como ofreciendo comida y
bebida.
Cómo usarla

La herramienta de análisis de segmentación del mercado te mostrará el porcentaje

de cada segmento del que puedes generar ingresos. Hará un seguimiento de las
tendencias y podrás alojar a los huéspedes en consecuencia. En el caso de las
cuentas de negocios, podrás tener reservados los alojamientos cuando sea
necesario y podrás alquilar las habitaciones cuando no sean necesarias. Esta
información también se puede usar para decidir dónde centrar tu presupuesto de
marketing y publicidad.

#5: Herramienta de inteligencia empresarial

Una herramienta de inteligencia empresarial coge varias herramientas de análisis

diferentes y las junta para permitirte gestionar todo tu hotel. Te permite ver los datos
uno al lado del otro sin tener que abrir diferentes aplicaciones para que puedas
tomar fácilmente las mejores decisiones para tu negocio.
Qué hace

Este tipo de herramienta tiene varias funciones distintas, incluyendo:

 La capacidad de catalogar y analizar las operaciones

empresariales. Esto se puede usar para supervisar las funciones de tu sitio
web, la eficiencia del personal, los cambios en los ingresos y otros aspectos
importantes de las operaciones empresariales, lo cual permite detectar y
corregir los problemas lo antes posible, maximizando la satisfacción del
cliente, la eficiencia del hotel y los ingresos.
 La capacidad de predecir el mercado y ajustar el precio. A menudo, una
herramienta de inteligencia empresarial puede sincronizar directamente con
tu sitio web para cambiar el precio de la habitación por noche, según sea
necesario. Cuando las demandas del mercado son altas y hay pocas
habitaciones, la herramienta de inteligencia empresarial puede ajustar el
precio para maximizar tus beneficios.
 La capacidad de hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente. Una
herramienta de inteligencia empresarial puede agregar los datos de las
reseñas de los clientes facilitadas en el sitio web de tu hotel, así como en
otros de los sitios principales de reseñas. También puede enviar correos
electrónicos con breves encuestas a clientes antiguos del hotel y ofrecer
información valiosa sobre las áreas que necesitan atención.
 La capacidad de analizar el mercado. Para maximizar los beneficios de tu
hotel, debes observar detenidamente lo que hacen tus competidores. A
veces, tu competencia puede enterarse sin que tú lo sepas de una gran
convención que va a tener lugar en la ciudad o de un evento que va a requerir
muchas habitaciones para una noche. Luego incluso pueden subir el precio
de sus habitaciones. Aunque tu hotel con precios más bajos se llene más
rápido, ellos podrán obtener un mayor beneficio una vez que tus habitaciones
alcancen su capacidad máxima. Una herramienta de inteligencia empresarial
supervisará el mercado y prestará atención a las subidas de precios.
Después tú puedes usar estos datos para averiguar qué está ocurriendo y
para decidir si deberías subir o no tus precios también.
Cómo usarla

En la mayoría de los casos, el software de inteligencia empresarial tiene un panel

de control donde puedes acceder a todos los informes disponibles, introducir nuevos
datos y hacer cualquier cambio que sea necesario. Deberías elegir una herramienta
de inteligencia empresarial que refleje tus propios intereses personales,
dependiendo de si estás centrado en ofrecer el precio más competitivo o en ofrecer
un mejor servicio a un precio más alto. La mejor manera de aprender cómo utilizar
tu herramienta de inteligencia empresarial es examinar el panel de control y explorar
los diferentes menús y submenús que veas. La mayor parte del software viene con
una guía. Asegúrate de seguirla si eres incapaz de encontrar lo que estás buscando.
También puedes encontrar un cuadro de ayuda en el que puedes escribir cualquier
duda que tengas para mostrar las Preguntas Frecuentes relacionadas. Éstas
pueden responder normalmente a la mayoría de tus preguntas.

El beneficio de usar cada herramienta correctamente

Cuando usas las diversas herramientas de gestión de ingresos correctamente,

maximizas tus ganancias potenciales y le das a tu pequeño hotel una oportunidad
de prosperar. Hay muchos factores que deben tenerse en cuenta a la hora de decidir
cuándo alquilar cada habitación y qué precio cobrar. En lugar de intentar hacer los
cálculos tu mismo, te encontrarás que usar herramientas de gestión de ingresos
para tu hotel simplifica el proceso para que puedas obtener tus respuestas en
cuestión de segundos. También encontrarás que puedes reajustar tu estrategia en
segundos una vez que los resultados cambien.