BAB II

PT. MITRA JAYA BAHARI BELAWAN

A. Sejarah Ringkas Perusahaan

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan berdiri pada tahun 1997 bergerak dalam

bidang jasa pengangkutan cargo dan container dengan pimpinan Bapak Irawan

Rusli, beralamat Kantor di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J dan Depot

kegiatan perusahaan di Jl. Raya Belawan No. 1 Belawan. PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang transportasi. Pada

mulanya perusahaan ini hanya bergerak dalam bidang pengangkutan cargo yang

kemudian berkembang menjadi perusahaan pengangkutan cargo sekaligus

pengelola container.

Perusahaan ini didirikan pada awal bulan Oktober 1996 dihadapan Notaris

yang memperoleh izin usaha sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Perdagangan

No. 311/Kp-M/X/1997 dan Surat Keputusan Kakanwil Diphub Provinsi Sumatera

Utara No. AL.003/B-161/KW.II/PG pada tanggal 23 Oktober 1996 dengan

memperhatikan Memo Dinas Direktur Industri Logam Mesin dan Kimia No.

1384/DJ-ILMK/MK/XI/1996 Tertanggal 25 November 1996. Surat Menteri

Negara Penggerak Dana Investasi / Ketua Koordinasi Penanaman Modal No.

414/III/PMDN/1996 Tertanggal 6 Juni 1996 serta No. 2032/Pabean/1996 tanggal

23 Agustus 1996 terdaftar No. NPWP 1.516.373.6-112 dengan nama perusahaan

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan yang bergerak dalam bidang jasa pengangkutan

Universitas Sumatera Utara

yang berkedudukan di Jl. Belawan Baru No. 1 Medan-Belawan dengan kantor

pusat di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J.

Nama-nama pendiri perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah

sebagai berikut :

Bapak Irwanto sebagai Komisaris/Direktur Utama,

Bapak Irawan Rusli sebagai Komisaris,

Bapak Sudirman sebagai Komisaris,

Bapak Sucipto Kasan sebagai General Manager,

Bapak Barry sebagai Kepala Keuangan,

Miss Nenny sebagai Kepala Kasir,

Bapak Alamsyah sebagai Kepala Pelaksana/Operational.

B. Struktur Organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai

suatu tujuan tertentu, struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari

orang-orang atau unit-unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas,

tanggung jawab, dan wewenang tertentu.

Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan struktur organisasi

serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat

dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan

koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau

unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat perintah dan

kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.

Universitas Sumatera Utara

 Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu :

a. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta

tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi.

b. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan

yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta

besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi.

c. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian

organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu

organisasi yang utuh.

d. Struktur organisasi mentapkan sistem hubungan dalam organisasi yang

memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian

segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal.

Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis,

yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan

elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan

ditulis dalam daftar deskripsi jabatan (job description).

Dalam pencapaian tujuannya PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

menggunakan bentuk organisasi staf dan garis. Struktur organisasi menunjukkan

kerangka dan susunan perwujudan hubungan di antara fungsi bagian-bagian atau

posisi orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung

jawab.

Universitas Sumatera Utara

C. Job Description

Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan adalah sebagai berikut :

a. Komisaris Utama

Komisaris utama merupakan pemegang saham terbesar dalam perusahaan

yang berwenang untuk menentukan arah dan tujuan perusahaan. Tugas dan

wewenang Komisaris Utama adalah :

1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan

perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang

2. Mengurus atau menyelenggarakan rapat-rapat direksi serta menerbitkan

notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun dokumentasi.

3. Memberikan pengarahan dan membuat program kerja perusahaan.

4. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaaan.

5. Dalam kesatuan direksi mewakili perusahaan dalam dan luar pengadilan

yang berhubungan dengan kepemilikan.

6. Mengkoordinir tugas direksi mengenai pertanggungjawaban baik dalam

bentuk laporan tahunan maupun tugas berkala lainnya.

7. Memimpin secara langsung kegiatan biro pengawasan intern dengan

bekerjasama dengan direksi lain.

8. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan

dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Universitas Sumatera Utara

b. Komisaris

Komisaris merupakan salah satu pemegang saham yang membantu

Komisaris Utama dalam menyusun planning dan membantu tugas-tugas

Komisaris Utama, diantaranya :

1. Mengendalikam seluruh kegiatan perusahaan dalam pengembangan

perusahaan.

2. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan.

3. Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan

pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS).

c. General Manager

General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan

dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali

seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan. Tugas dan wewenang General

Manager adalah :

1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan

perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam

perusahaan.

3. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan

dengan kebijakan perusahaan.

Universitas Sumatera Utara

 4. Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan

organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

5. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat

dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

d. Operational Manager

Operational Manager merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang

bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional.

Tugas dan wewenang Operational Manager adalah :

1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi

dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas.

3. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang

pengembangan.

Operational Manager membawahi enam sub bagian yaitu :

1. Kepala Lapangan bertugas mengatur pekerjaan di lapangan baik operator

alat-alat berat, driver, dan cleaning service.

2. Kepala Mekanik bertugas mengatur pekerjaan dalam perbaikan alat-alat

berat atau kendaraan yang rusak.

3. Assisten Mekanik

4. Operator dan Driver bertugas mengoperasikan/mengendalikan alat-alat

berat atau kendaraan sesuai perintah Kepala Lapangan.

Universitas Sumatera Utara

 5. Cleaning service bertugas membersihkan, dan menata kantor maupun

lapangan.

6. Operator

e. Human Management Development (HRD) Manager

Human Management Development (HRD) Manager merupakan pimpinan

bagian personalia yang bertugas untuk mengatur dan menyelesaikan perihal yang

berhubungan dengan dengan kepegawaian. Tugas dan wewenang Human

Management Development (HRD) adalah :

1. Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan,

mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan

karyawan.

2. Melayani dalam perekrutan karyawan baru.

3. Mengawasi dan melakukan pembinaan dan evaluasi kinerja.

4. Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala tentang pelaksanaan

kegiatan bagian personalia.

Human Management Development (HRD) Manager membawahi dua sub bagian

yaitu :

1. Kepala keamanan bertugas mengawasi petugas keamanan dalam

menjamin keamanan dan kelancaran tugas-tugas di lapangan.

2. Satpam

Universitas Sumatera Utara

f. Management Information System (MIS) Manager

Management Information System (MIS) Manager merupakan pimpinan

dalam bidang perancangan sistem sistem manajemen informasi yang bertugas

merancang program-program komputer yang akan dipergunakan untuk

melaksanakan tugas-tugas dalam perusahaan. Management Information System

(MIS) Manager membawahi programmer yang bertugas membuat dan

memperbaiki sistem yang telah dirancang oleh MIS Manager.

g. Accounting Chief

Accounting Chief merupakan pimpinan bagian pembukuan. Tugas dan

wewenang Chief Accounting adalah :

1. Menyelesaikan administrasi pembukuan atas transaksi keuangan yang

terjadi dalam perusahaan.

2. Memeriksa penyelesaian buku induk, pos-pos material untuk

penyelesaian neraca.

3. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan

mempunyai posisi keuangan yang baik.

Accounting Chief membawahi dua sub bagian yaitu :

1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana

sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan.

2. Bagian Accounting merupakan staf yang bertugas untuk meng-input dan

menyajikan laporan keuangan.

Universitas Sumatera Utara

h. Finance Chief

Finance Chief merupakan pimpinan bagian keuangan. Tugas dan

wewenang Finance Chief adalah :

1. Membantu direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang

keuangan perusahaan, mengatur, mengendalikan, dan menyusun

rencana kerja atau anggaran perusahaan.

2. Bertanggung jawab sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan

pengeluaran dana kas kecil (petty cash fund).

Finance Chief membawahi dua sub bagian yaitu :

1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana

sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan.

2. Administrasi merupakan staf yang bertugas untuk meng-input data-data

yang diperoleh di lapangan yang berhubungan dengan operasional

perusahaan.

D. Jaringan Usaha

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan salah satu perusahaan PMDN

(Penanaman Modal Dalam Negeri) yang ada di Indonesia yang bergerak di bidang

jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

adalah jasa pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF

Container). Jaringan usaha yang dilakukan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

adalah sebagai berikut :

Mengadakan pendekatan kepada eksportir/importir dengan biaya murah.

Universitas Sumatera Utara

 Selalu mengadakan lobi dengan pihak pemerintah agar biaya-biaya di

pelabuhan tetap stabil atau tidak ada kenaikan.

Selalu menjaga agar jangan sampai terjadi klaim akibat kerusakan barang baik

ekspor maupun impor.

E. Kinerja Usaha Terkini

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan adalah jasa Pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan

ON/OF Container) Barang, Merepacking, Marking, Sewa-menyewa (Gudang,

Container, Forklift, Crane dan lain sebagainya). Dalam menjalankan usahanya

PT. Mitra Jaya Bahari Belawanbekerja sama dengan perusahaan pemilik

container atau disebut sebagai Principal. Pada saat ini PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan telah bekerjasama dengan tiga perusahaan principal yaitu MAERKS

LINE Ltd, T.A ASIA LINE Ltd. dan PT. Segara Gelora Jaya (SGJ).

Sistem Penerimaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan dari hasil pengelolaan

cargo yang dimuat atau dibongkar dari container. Kegiatan-kegiatan yang terjadi

dilaporkan oleh bagian administrasi di depot melalui laporan harian perusahaan

dan laporan kegiatan perusahaan untuk dipertanggungjawabkan dan ditagih

penerimaannya. Hasil dari tagihan tersebut dikirim ke kasir kantor pusat dan data-

data penerimaan didistribusikan ke bagian accounting perusahaan untuk

pengelolaan pengelolaan pencatatan.

Universitas Sumatera Utara

 Sistem pengeluaran PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terjadi karena adanya

pengeluaran operasional serta administrasi perusahaan, contoh dari pengeluaran

operasional yaitu pembelian spare-part alat-alat berat, pembayaran biaya

pengangkutan, biaya-biaya pelancar, dan lain sebagainya, sedangkan contoh dari

pengeluaran administrasi yaitu pembelian peralatan kantor, perlengkapan kantor,

dan biaya-biaya yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. PT. Mitra

Jaya Bahari Belawan menggunakan sistem kas kecil yang dilaporkan dan isi

kembali setiap hari ke kasir kantor pusat.

Adapun prosedur pengeluaran kas yaitu setiap transaksi untuk pengeluaran

kas, kasir harus mendapat persetujuan dari kepala keuangan untuk pengeluaran

administrasi dan kepala operasional untuk pengeluaran operasional sedangkan

untuk gaji keseluruhan harus diketahui oleh pimpinan perusahaan (komisaris).

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai

berikut :

Memperbesar usaha transportasi darat/angkutan.

Membuat pergudangan baru tempat penyimpanan barang ekspor/impor.

Memperbanyak alat-alat mekanik agar kegiatan arus bongkar/muat dalam

keadaan stabil dan lancar.

Menjaga kelancaran pengurusan dokumen ekspor/impor agar barang sampai

ke tujuan tepat waktu dalam keadaan stabil dan lancar.

Universitas Sumatera Utara

 BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Gaji dan Upah

1. Pengertian Gaji dan Upah

Setiap badan usaha dalam melaksanakan kegiatan perusahaan tentu saja

membutuhkan tenaga kerja. Biaya tenaga kerja merupakan salah satu unsur biaya

utama dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, pemahaman terhadap elemen

biaya tenaga kerja mutlak untuk dipahami. Hal ini sangat berguna untuk efisiensi

perusahaan, sebagai contoh apabila terlalu banyak merekrut tenaga

kerja/karyawan akan berdampak meningkatnya pembayaran gaji dan upah. Jika

hal ini tidak diimbangi dengan output yang dihasilkan akan dapat mengakibatkan

kerugian bagi perusahaan. Dalam pencapaian output perusahaan yang diinginkan,

perusahaan harus meningkatkan gairah kerja para karyawannya, salah satu

caranya adalah dengan memberikan balas jasa/imbalan yang disebut dengan gaji

dan upah.

Istilah gaji dan upah memiliki arti yang berbeda-beda. Pada umumnya,

gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada pegawai tetap

atau pegawai kantor, sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada

para pekerja tidak tetap berdasarkan jasa kerja, hari kerja atau satuan jasa yang

dihasilkan.

Para ahli ekonomi juga memberikan pengertian yang berbeda-beda tentang

gaji dan upah, tetapi pada hakikatnya semua pengertian yang diberikan memiliki

Universitas Sumatera Utara

makna dan tujuan yang sama. Berikut ini merupakan beberapa pengertian gaji dan

upah menurut para ahli :

Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95),

“ Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas

administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan.
Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang
melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik,
jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau
berdasarkan unit pekerjaan yang disampaikan”.

Menurut Mulyadi (2005 : 95),

“Gaji merupakan bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode lain

dengan tidak memandang jumlah jam kerja. Sedangkan upah merupakan

bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah jam kerja”.

Menurut Warren Reeve Fess (2005 : 553),

“Gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial,

administratif atau jasa lain yang serupa, tarif gaji biasanya disampaikan
dalam satuan bulanan atau tahunan. Sedangkan upah (wages) biasanya
digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan baik yang terlatih,
tarif upah biasanya diungkapkan dalam satuan jam atau minggu”.

Dalam suatu badan usaha terdapat berbagi unsur dari biaya gaji dan upah

yang keseluruhannya disebut biaya tenaga kerja. Berikut merupakan unsur-unsur

gaji dan upah menurut Robert (2000 : 118) yaitu :

1. Kompensasi langsung, terdiri dari :

a. Gaji pokok terdiri dari :
Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari satu periode ke periode lain
dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
Upah yaitu bayaran secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu
kerja.

Universitas Sumatera Utara

b. Gaji variabel yaitu kompensasi yang dikaitkan dengan kinerja individual,
kelompok, atau organisasi.
Gaji variabel terdiri dari :
Bonus yaitu tambahan dari upah biasa dimana pemberiannya tidak
memperhatikan tingkat produktivitasnya masing-masing karyawan.
Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena
memiliki prestasi baik atau kinerja yang baik.
Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada
pemilik saham.

2. Kompensasi tidak langsung, terdiri dari :

a. Asuransi kesehatan,
b. Dana pensiun,
c. Libur pengganti,
d. Kompensasi pekerja.

Sesuai dengan teori di atas tentang unsur-unsur gaji dan upah, maka

penulis menyimpulkan bahwa PT. Mitra Jaya Bahari Belawan sangat

memperhatikan kesejahteraan karyawannya, karena telah memberikan balas jasa

yang sesuai dengan kontribusinya kepada perusahaan.

2. Unsur-unsur Gaji dan Upah

Unsur-unsur gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah

sebagai berikut :

a. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan gaji yang dibayarkan kepada karyawan dengan

pengawasan kerja yang wajib dibayarkan kepada karyawan dengan

berpedoman kepada tabel gaji pokok stándar yang telah disusun berdasarkan

pangkat, golongan, dan masa kerja karyawan.

Universitas Sumatera Utara

b. Tunjangan

Tunjangan merupakan bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang

diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Tunjangan dapat diberikan setiap

bulannya, namun ada tunjangan diberikan pada waktu tertentu saja dan

biasanya ada faktor-faktor yang mempengaruhi. Pada PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan terdapat tunjangan gaji, antara lain :

Tunjangan jabatan.

Tunjangan Jamsostek.

Tunjangan Hari Raya (THR).

c. Lembur

Lembur merupakan gaji yang dibayarkan kepada karyawan yang telah bekerja

melebihi jam maksimum pada periode tertentu sesuai ketentuan yang telah

berlaku.

d. Insentif

Insentif merupakan upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena

memiliki prestasi yang baik atau kinerja yang baik.

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan membayar unsur-unsur gaji dan upah sesuai

dengan kewajibannya dan penilaian prestasi para karyawan.

e. Potongan Gaji

Penghasilan yang akan diterima oleh para karyawan adalah penghasilan bersih

yang diperoleh dari penghasilan kotor dikurangi potongan terhadap gaji dan

upah.

Universitas Sumatera Utara

 Potongan gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terdiri dari :

Asuransi kesehatan

Iuran wajib pegawai

Pinjaman karyawan

3. Pencatatan Gaji dan Upah

Menurut Mulyadi (2001 : 382), ada beberapa fungsi yang terkait di dalam

sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Kepegawaian
2. Fungsi Pencatat Waktu
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
4. Fungsi Akuntansi
5. Fungsi Keuangan

Pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan, sistem penggajian dan pengupahan

melibatkan Bagian Human Management Development (HRD) Manager, Bagian

Accounting Chief, dan Bagian Finance Chief.

Bagian Human Management Development (HRD) Manager bertanggung

jawab dalam perekrutan karyawan, penetapan jabatan, penghentian karyawan dari

pekerjaannya, dan menetapkan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta

penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian HRD membawahi Bagian Pencatat

Waktu yang bertanggung jawab untuk menyelengggarakan waktu hadir dan jam

kerja karyawan. Bagian HRD juga membawahi Bagian Pembuat Daftar Gaji dan

Upah yang berfungsi membuat daftar gaji dan upah karyawan. Daftar gaji dan

upah diserahkan ke Bagian Accounting Chief guna pembuktian kas keluar yang

akan dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

Universitas Sumatera Utara

 Bagian Accounting Chief bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga

kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan penyediaan informasi

guna pengawasan biaya tenaga kerja. Bagian Accounting Chief menangani sistem

penggajian dan pengupahan yang berada di bagian hutang dan bagian jurnal.

Bagian Hutang berfungsi sebagai pencatat uang dalam sistem penggajian dan

pengupahan yang bertanggung jawab dalam proses pembayaran gaji dan upah

yang tercantum dalam daftar gaji dan upah kemudian menerbitkan bukti kas

keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasir. Bagian Jurnal bertanggung

jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum

Bagian Finance Chief bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran

gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

Menurut Mulyadi (2001 : 374-379) Dokumen-dokumen yang digunakan

dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah

b. Kartu Jam Hadir
c. Kartu Jam Kerja
d. Daftar Gaji dan Upah
e. Rekap Daftar Gaji dan Upah
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
g. Amplop Gaji dan Upah
h. Bukti Kas Keluar

Dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan pada PT.

Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut :

a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian HRD berupa Surat Keputusan yang

bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan

karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat,

Universitas Sumatera Utara

 pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan/mutasi, dan sebagainya.

Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke bagian pembuatan daftar gaji

dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

b. Kartu Jam Hadir

Kartu ini berfungsi sebagai pencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan

yang dapat dipergunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah

karyawan. Catatan jam hadir karyawan ini berupa daftar hadir biasa dan kartu

hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

c. Kartu Jam Kerja

Kartu ini berfungsi sebagai pencatat waktu kerja yang dikonsumsi oleh

karyawan selama jam kerja tertentu.

d. Daftar Gaji dan Upah

Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah. Daftar

ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi dengan

potongan gaji (PPh 21, iuran, dll).

e. Rekap Daftar Gaji dan Upah

Rekap ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen/bagian yang

dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

f. Surat Penyertaan Gaji dan Upah

Surat ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji

dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang

menjadi beban karyawan.

Universitas Sumatera Utara

g. Amplop Gaji dan Upah

Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor

identitas karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam

jumlah tertentu.

h. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat

Accounting Chief ke Bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam

daftar gaji dan upah yang diterima dari Fungsi pembuat daftar gaji (Bagian

Human Management Development (HRD) Manager).

Pencatatan gaji dan upah terdiri dari beberapa prosedur antara lain :

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini

diselenggarakan oleh bagian administrasi dengan menggunakan daftar hadir

pada pintu masuk kantor. Pencatatan waktu hadir ini dapat menggunakan

daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir

dan pulang atau dapat menggunakan daftar hadir berupa kartu jam kerja (clock

card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu

(time recorder machine).

Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah

karyawan, bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk

menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus

dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk

Universitas Sumatera Utara

 menentukan apakah karyawan di perusahaan dalam jam biasa atau jam

lembur, dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat menerima

tunjangan lembur.

b. Prosedur pencatatan waktu kerja

Pencatatan waktu kerja dalam perusahaan diperlukan bagi karyawan yang

bekerja untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan kepada

produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut, misalnya

karyawan hadir di perusahaan selama 7 (tujuh) jam dalam sehari, jumlah jam

hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap jasa yang dilakukan.

Dengan demikian waktu ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga

kerja yang dihasilkan.

c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, perusahaaan membuat daftar gaji dan upah karyawan.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji dan upah karyawan adalah

Surat Keputusan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif,

penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan,

pemindahan/mutasi, daftar gaji sebelumnya, daftar hadir, dan daftar jam kerja.

d. Distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada masing-masing

departemen/bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini

dimaksudkan untuk pengendalian biaya.

Universitas Sumatera Utara

e. Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur ini melibatkan Bagian Accounting Chief dan Bagian Finance Chief.

Bagian Accounting Chief membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian

Finance Chief untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian

Finance Chief kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan

uang tersebut ke amplop gaji dan upah. Pembagian amplop gaji dan upah

dilakukan oleh kasir dengan membagikan amplop gaji dan upah kepada

karyawan.

4. Perhitungan Gaji dan Upah

Prosedur perhitungan gaji dan upah adalah sebagai berikut :

a. Gaji pokok untuk setiap jabatan dan untuk setiap karyawan dapat dipastikan

setiap bulannya.

b. Besarnya tunjangan untuk karyawan jumlahnya juga dapat dipastikan.

c. Insentif dan upah lembur untuk setiap karyawan akan berubah jumlahnya

setiap bulan sesuai dengan produktivitas karyawan itu sendiri.

d. Jumlah potongan gaji juga sama besarnya untuk setiap karyawan.

Prosedur perhitungan gaji dan upah tersebut dituangkan dalam daftar gaji

dan upah untuk setiap karyawan. Daftar gaji dan upah tersebut merupakan

formulir berkolom yang dipakai untuk menyusun, menghitung, dan merangkum

data-data yang diperlukan pada akhir suatu periode pembayaran gaji dan upah.

PT. Mitra Jaya Bahari Belawan melakukan pembayaran gaji pada setiap akhir

Universitas Sumatera Utara

bulan dan untuk pekerja harian pembayaran upah dilakukan pada akhir karyawan

harian/bulanan bekerja sesuai dengan kontribusinya pada perusahaan.

Pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan, penerapan sistem perhitungan gaji

dan upah didasarkan pada hak-hak dan kewajiban yang dimiliki karyawan. Dalam

menghitung jumlah gaji dan upah yang akan dibayarkan dapat diperhatikan

ketentuan-ketentuan yang telah dibuat oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

kepada para karyawannya.

1. Gaji

Pembayaran gaji didasarkan oleh golongan atau jabatan para karyawan sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan oleh Human Management Development

(HRD) Manager PT. Mitra Jaya Bahari Belawan.

Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji

Gaji xxx

Tunjangan xxx

Pendapatan Lembur xxx

Insentif xxx +

Gaji Bruto xxx

Potongan Gaji xxx -

Gaji Netto xxx

2. Upah

Tabel 3.2 Daftar Perhitungan Gaji

Upah Pekerja Harian = 3/20 jam x upah 1 hari

Upah Pekerja Bulanan = 1/173 jam x upah 1 bulan

Universitas Sumatera Utara

Prosedur pembayaran upah harian dan bulanan yaitu :

Daftar hadir dari Kepala Lapangan yang mengawasi karyawan harian dan bulanan

diserahkan ke bagian HRD kemudian HRD menerbitkan dan menyampaikan

daftar upah ke Bagian Accounting Chief untuk dibukukan. Bagian Accounting

Chief kemudian menyampaikan kepada Bagian Finance Chief untuk

mengeluarkan upah.

B. Pengawasan Intern

1. Pengertian Pengawasan Intern

Pengawasan intern merupakan alat bantu bagi manajemen yang sangat

membantu dalam pelaksanaan tugas, sehingga mempunyai peranan yang sangat

penting bagi suatu perusahaan. Suatu pengawasan intern dikatakan baik apabila

adanya suatu pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas, sehingga

dapat menghindari terjadinya penyelewengan dalam pelaksanaannya.

Berikut dijelaskan beberapa pengertian pengawasan intern menurut para

ahli :

Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) dalam buku Standar Profesional Akuntan

Publik (SPAP) (2001 : 319),

”Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan

untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai bahwa tujuan

tertentu suatu usaha akan tercapai”.

Universitas Sumatera Utara

 Menurut Mulyadi (2001 : 373):

”Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh

dewan komisaris, manajemen, dan karyawan lainnya yang dirancang
untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga
tujuan berikut :
a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
c. Efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan”.

Pengawasan intern gaji dan upah adalah suatu keadaan dimana prosedur

kerja yang diikuti dapat menghindari terjadinya penyelewengan, penggelapan,

kecurangan, dan pencurian. Khusus pada pengawasan intern gaji dan upah

bertujuan untuk mengawasi agar prosedur penggajian dilakukan sesuai dengan

yang telah ditetapkan dan jumlah tersebut adalah benar-benar merupakan hak

karyawan untuk menerimanya.

Menurut Mulyadi (2001:386-387), unsur pengendalian intern dalam sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu :

Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan
pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
7. Perintah lembur harus diotorisasi departemen karyawan yang
bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

Universitas Sumatera Utara

9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh
fungsi yang lain.

Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang Sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum pembayaran.
15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah.

Gaji dan upah adalah suatu objek yang dapat diselewengkan. Ada

beberapa cara kecurangan-kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah

yang sering ditemukan dalam suatu organisasi, yaitu :

a. Pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji kepada orang lain yang tidak bekerja

pada perusahaan. Hal ini biasanya terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek

setelah pegawai diberhentikan.

b. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat

pembayaran dua kali.

c. Menguangkan cek gaji dan upah yang ditagih oleh pegawai yang

bersangkutan.

d. Membuat kesalahan dalam perhitungan seperti penggelembungan cek gaji

pegawai sehingga terjadi gaji dan upah yang diterima oleh karyawan melebihi

dari jumlah yang seharusnya.

Universitas Sumatera Utara

e. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai

pengeluaran.

f. Pencatatan total penerimaan gaji dan upah karyawan yang tidak benar dalam

buku gaji dan upah.

g. Adanya karyawan yang melakukan absensi untu karyawan lain yang tidak

hadir.

2. Pengawasan Intern atas Gaji dan Upah pada PT. Mitra Jaya Bahari

Belawan

Menurut Mulyadi (2001 : 385-386) bahwa ada dua sistem yang terkait

dalam jaringan prosedur yakni terdiri dari :

Sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar hadir
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji

Sistem pengupahan yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembutan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah.

Pengawasan intern penggajian dan pengupahan pada PT. Mitra Jaya

Bahari Belawan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini

diselenggarakan oleh bagian administrasi dengan menggunakan daftar hadir

Universitas Sumatera Utara

 pada pintu masuk kantor. Pencatatan waktu hadir ini dapat menggunakan

daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir

dan pulang atau dapat menggunakan daftar hadir berupa kartu jam kerja (clock

card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu

(time recorder machine).

Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah

karyawan, bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk

menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus

dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk

menentukan apakah karyawan di perusahaan dalam jam biasa atau jam

lembur, dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat menerima

tunjangan lembur.

2. Prosedur pencatatan waktu kerja

Pencatatan waktu kerja dalam perusahaan diperlukan bagi karyawan yang

bekerja untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan kepada

produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut, misalnya

karyawan hadir di perusahaan selama 7 (tujuh) jam dalam sehari, jumlah jam

hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap jasa yang dilakukan.

dengan demikian waktu ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga

kerja yang dihasilkan.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, perusahaaan membuat daftar gaji dan upah karyawan.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji dan upah karyawan adalah

Universitas Sumatera Utara

 Surat Keputusan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif,

penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan,

pemindahan/mutasi, daftar gaji sebelumnya, daftar hadir, dan daftar jam kerja.

4. Distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada masing-masing

departemen/bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini

dimaksudkan untuk pengendalian biaya.

5. Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur ini melibatkan Bagian Accounting Chief dan Bagian Finance Chief.

Bagian Accounting Chief membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian

Finance Chief untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian

Finance Chief kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan

uang tersebut ke amplop gaji dan upah. Pembagian amplop gaji dan upah

dilakukan oleh kasir dengan membagikan amplop gaji dan upah kepada

karyawan.

Pengawasaan intern gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

telah berjalan dengan baik, hal ini dapat dilihat dengan jelas bahwa pada

pengawasannya tidak hanya dilakukan oleh satu bagian, dan juga diberikan

kewenangan dan tanggung jawab untuk menangani pelaksanaan pemberian gaji

dan upah yang telah diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen kepada para

karyawan.

Universitas Sumatera Utara

 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Struktur organisasi PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan struktur

organisasi yang berbentuk garis dan staf, dimana pimpinan dalam

menjalankan tugasnya dibantu oleh para stafnya, dengan kata lain tiap – tiap

pekerjaan terdapat satu pimpinan yang langsung sedangkan staf bekerja dan

memberikan saran kepada kepala bagian.

2. Unsur-unsur gaji dan upah

Gaji

Tunjangan

Pendapatan Lembur

Insentif

Potongan Gaji

3. Pengawasan intern gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan

terdiri dari dua proses, yaitu :

Mulai terjadinya gaji dan upah sampai penerimaan kepada para

karyawan memakai laporan manajemen dan keuangan.

Proses pembayaran gaji dan upah tidak melalui perantara dan kepada

pada pihak yang berhak menerimanya.

4. Pelaksanaan pengawasan intern pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan telah

berjalan dengan baik dimana penggajian dan pengupahan telah dilakukan

Universitas Sumatera Utara

 oleh beberapa fungsi/bagian dari organisasi. Bagian pembuat daftar gaji dan

upah (Bagian HRD) sudah terpisah dari bagian pembukuan (accounting

chief) dan bagian keuangan (finance chief).

B. Saran

1. Pelaksanaan fungsi/bagian dalam organisasi harus terpisah.

2. Harus dilakukan sistem otorisasi oleh setiap bagian organisasi.

3. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi

dengan daftar gaji dan upah karyawan

4. Tarif upah yang dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja harus diverifikasi
ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi (accounting chief)

5. Pengawasan intern gaji dan upah ini hendaknya lebih ditingkatkan lagi, agar
tidak terjadi penyelewengan dan penyimpangan pembayaran gaji dan upah.

6. Kerjasama dan rasa kekeluargaan antara sesama para karyawan ataupun

atasan sebaiknya lebih ditingkatkan lagi agar terbina hubungan yang lebih

harmonis, sehingga dapat memberikan prestasi kerja yang lebih memuaskan.

7. Para karyawan sebaiknya dituntut untuk tetap disiplin dan jujur dalam
melaksanakan tugasnya, karena berhasil atau tidaknya suatu sistem

pengawasan bagi manjemen dipengaruhi oleh kedisiplinan karyawan sebagai

pelaksana.

Universitas Sumatera Utara