RAZVOJ SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE POSLOVNIM

PROCESIMA I E-SERVIS
DIGITALIZACIJA USLUGA GRADSKE UPRAVE

Grad Zagreb je do sada u potpunosti digitalizirao:

- Sustav za kontrolu i nadzor odvijanja proračunskih procesa u
realnom vremenu
- Postupak izdavanja Izvatka iz zbirke kupoprodajnih cijena
- Podnošenje prijava za financiranje programa i projekata udruga za
prijave na javne natječaje koji se financiraju iz Proračuna Grada
Zagreba
- e-Bebe, kao najnoviju e-uslugu za naše sugrađane Novo!

U tijeku je digitalizacija procesa:

- Ostvarivanje prava na novčanu pomoć sukladno
Odluci o novčanoj pomoći za roditelja odgojitelja
- e-Račun u Gradu Zagrebu
PROJEKT e-BEBE
BROJ GRAĐANA KOJI UŽIVAJU POMOĆ: Godišnje oko 6.000 građana podnese zahtjev

NA KOJI NAČIN?
Do sada su se zahtjevi podnosili osobno ili putem pošte

OD SADA I DIGITALNO!
U želji da građanima olakšamo podnošenje zahtjeva, razvili smo uslugu e-Bebe, automatski
povezanu s bazama podataka MUP-a (prebivalište) i Ministarstva uprave (matica rođenih)
 Strateški plan TO-BE
FAZE PROJEKTA e-BEBE AS-IS
stanje
stanje
(vizija)

 FAZA 1.: Detaljno dokumentiranje postojećeg stanja procesa (AS-IS)

(01.06.2018. – 15.07.2018.)
3 radionice - 5 sudionika na radionicama

 FAZA 2.: Analiza poslovnih procesa i dokumentiranje prijedloga poboljšanja odabranih

poslovnih procesa (TO-BE)
(15.07.2018. – 01.09.2018.)
3 radionice - 9 sudionika na radionicama

Smanjenje broja aktivnosti u procesu, s 27 aktivnosti u AS-IS na 8 aktivnosti

u digitaliziranom procesu.

 FAZA 3.: Digitalizacija procesa Rješavanje i ostvarivanje prava na novčanu pomoć

sukladno Odluci o novčanoj pomoći za opremu novorođenog djeteta
(01.09.2018. – 20.02.2019.)
17 radionica - 9 sudionika na radionicama
DETALJAN PRIKAZ POSLOVNOG PROCESA
 RODITELJ PODNOSITELJ ZAHTJEVA DUŽAN JE
UZ ZAHTJEV PRILOŽITI:
Dokument AS-IS proces Digitalizirani proces
Domovnica ili osobna iskaznica ili putovnica Papirnati dokument Automatsko prikupljanje
podataka

Uvjerenje o prebivalištu Papirnati dokument Automatsko prikupljanje

podataka

Izvadak iz matice rođenih ili Rodni list Papirnati dokument Automatsko prikupljanje
podataka

Upravna pristojba Potrebno platiti Nije potrebno platiti

Ugovor o vođenju transakcijskog računa ili dio izvatka na kojem Papirnati dokument Skenirani dokument
se vidi IBAN transakcijskog računa i podaci o vlasniku računa ili
potvrda banke

Uvjerenje o boravku (ne starije od 6 mjeseci), boravišna Papirnati dokument Automatsko prikupljanje
iskaznica ili dozvola boravka, ili osobna iskaznica za stranca ili podataka
putovnica s važećom klauzulom odobrenja boravka za roditelja
stranog državljanina
Ostali dokumenti ovisno o okolnostima Papirnati dokument Skenirani dokument
AKTIVNOSTI UNUTAR PROJEKTA DIGITALIZACIJE
GRADA ZAGREBA
Uspostava projektnog tima prema standardiziranoj shemi
Omjeri aktivnosti unutar projekta:
 60% priprema i modeliranje procesa za status TO-BE
 30% programska prilagodba izabranih aplikacija
 10% aktivnosti logističke potpore i edukacija

Preduvjeti uspješnog modeliranja procesa:

 Izbor ključnih osoba za modeliranje procesa (menadžeri procesa nisu uključeni u
modeliranje procesa)
 Pridržavanje osnovnih načela modeliranja:
― Utemeljenost na zakonskim i podzakonskim aktima
― Unapređenje funkcionalnosti postojećeg procesa
― Smanjenje troškova i vremena izvođenja procesa

70% smanjenje broja aktivnosti unutar procesa e-Bebe