ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

1. PROPOSITO

Definir el conjunto de actividades que realiza la institución para la adquisición de los

Medicamentos y Dispositivos Médicos que han sido incluidos en el plan de compras,
con el fin de tenerlos disponible para la satisfacción de las necesidades de sus
usuarios, beneficiaria o destinatarios.

2. ALCANCE

Dirigido a la gerencia de la Institución, comité de contratación, personal del servicio

farmacéutico regente de farmacia Líder de inventarios y químico(a) farmacéutico(a)
administrativo.

REFERENCIAS NORMATIVAS

Resolución 00002003 del 28 de mayo de 2014 tiene por objeto definir los
procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud
y de habilitación de servicios de salud, así como adoptar el Manual de Inscripción de
Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud que hace parte integral de la
presente resolución.

Resolución 005521 del 27 de diciembre de 2013 tiene como objeto la definición,

aclaración y actualización integral del Plan Obligatorio de Salud -POS-, de los
Regímenes Contributivo y Subsidiado, que deberá ser garantizado por las Entidades
Promotoras de Salud a sus afiliados en el territorio nacional, en las condiciones de
calidad establecidas por la normatividad vigente.

Ley 1438 de 2011 en el artículo 25 estableció que "El Plan de Beneficios deberá
actualizarse integralmente una vez cada dos (2) años atendiendo a cambios en el
perfil epidemiológico y carga de la enfermedad de la población, disponibilidad de
recursos, equilibrio y medicamentos extraordinarios no explícitos dentro del Plan de
Beneficios".
 RESOLUCION 1403 DEL 14 DE MAYO DE 2007, por la cual se determinar los
criterios administrativos y técnicos generales del Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico y adoptar el Manual de condiciones esenciales y procedimientos del
Servicio Farmacéutico.

Decreto 2200 de 2005, por medio del cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se
dictan otras disposiciones en el artículo No 7 funciones del Servicio Farmacéutico.
Asimismo en el artículo No 15 Procesos del servicio farmacéutico en el número 2 se
clasifican los procesos del servicio farmacéutico en generales y especiales y se
establece que pertenece como mínimo a, los procesos generales Selección,
adquisición, recepción y almacenamiento, distribución y dispensación de
medicamentos y dispositivos médicos.

Decreto 4725 de 2005 por la cual regula el régimen de registros sanitarios, permiso
de comercialización y vigilancia sanitaria en lo relacionado con la producción,
procesamiento, envase, empaque, almacenamiento, expendio, uso, importación,
exportación, comercialización y mantenimiento de los dispositivos médicos para uso
humano, los cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas
naturales o jurídicas que se dediquen a dichas actividades en el territorio nacional.

Ley 100 de 1993 el parágrafo 2° del artículo 162 de, la Corte Constitucional en la
Sentencia T- 760 de 2008 indicó que la actualización integral del POS supone su
revisión sistemática conforme a (i) los cambios en la estructura demográfica, (ii) el
perfil epidemiológico nacional, (iii) la tecnología apropiada disponible en el país y (iv)
las condiciones financieras del sistema.

Ley 9 de 1979. Por la cual se dictan medidas sanitarias.

Pxxxxxx SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

El químico farmacéutico administrativo es el encargado de realizar el consolidado de la

adquisición de medicamentos y dispositivos médicos mensual (o la persona suplente
del área de farmacia encargada y que ha sido capacitada). El líder de inventarios
basado en este consolidado de adquisición consolida las órdenes de compra a los
proveedores con los que se tiene contratado los ítems de medicamentos y dispositivos
médicos. Para esto se debe contar con la siguiente información:
 El listado de Medicamentos y Dispositivos Médicos.

 Las actividades de Salud Programadas.

- Consultas generales, de urgencia y de especialistas.
- Egresos hospitalarios y cirugías programadas.
- Campañas especiales.

 Los consumos históricos.

 El diagnostico de salud de la población objeto.

 Presupuestos de la adquisición: se tiene en cuenta; definición previa por la

institución estableciendo políticas de adquisición y plan mensual o bimestral de
compras.

 Comité de contratación: se encarga de; aplicar las políticas institucionales,

verificando las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas, analizar las
ofertas con los criterios definidos y recomendar la adjudicación del contrato o la
contratación directa o por licitación por mayor cuantía VER .

 El quٌímico (a) farmacéutico (a) administrativo participa dando conceptos técnicos al

comité de contratación para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

 Se crean mecanismos de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos que

no estén incluidos en el POS.

 Regimenes de contratación: permite realizar control interno y externo y elegir la

contratación de acuerdo a las actividades comerciales que realiza la institución, en
este caso la contratación que se maneja es de carácter comercial.

3. PROCEDIMIENTOS
3.1. PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES

 Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades. VER Pxxxxx

SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

 Cuantificar necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlos por

el nivel de uso en casa servicio. VER Pxxxx SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MEDICOS

 Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos. VER Pxxx SELECCIÓN
DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

 Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos

después de comparar proyección de necesidades y nivel de uso.

 Ajustar las cantidades definidas por servicios y programar las cantidades a adquirir
teniendo en cuenta: indicadores de punto de reposición, consumos productos, niveles
mínimos y máximos y tiempo de reposición.

 Definir prioridades de acuerdo con el peso económico del medicamento dentro del
total (clasificación ABC/VEN) o cualquier otro método idóneo para tal fin.

 Definir programas de entrega o momentos proyectados de compra de acuerdo con

la modalidad de adquisición, las necesidades y el flujo de caja.

2.2. DEFINICION DE ADQUISICION

Definida la programación de necesidades se aplica la política de compras, se
determina la modalidad de adquisición y características de la negociación., se
evalúa ofertas, adjudicación y recomendaciones y se da la suscripción del contrato.

2.3. ENVIO DE INFORMACION = DEBE PREVALECER EL CONCEPTO

TECNICO.
En este proceso prevalece el criterio técnico del director del servicio farmacéutico en
el momento que se presenten diferencias con el responsable de compras, teniendo
en cuenta:
- Calidad.
- Recepción y Almacenamiento.
- Distribución y uso.
- Devoluciones.
- Donaciones.
- Destrucción.

La información enviada al servicio farmacéutico debe ser; de manera oportuna, de

forma continua y con contenido veraz.

2.4 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos que

permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el
proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, a su vez se debe
garantizar el cumplimiento de especificaciones durante la recepción de los
medicamentos y dispositivos médicos elaboración de actas de recepción donde el
factor predominante para la aceptación de los productos es la calidad y
cumplimiento de requerimientos como es el registro INVIMA.

Codificación de Registros Sanitarios INVIMA:

 M: Medicamentos: Ej.M-0001886, 2011M- 0000632-R1

 N: Natural: Ej. N-00013-R1.
 PFT: Producto Fitoterapéutico Tradicional: Ej. PFT2009-000175 - R1
 PFM: Producto farmacéutico con base en plantas medicinales: Ej. PFM2010-
0001551.
 PFTI: Producto Fitoterapéutico tradicional importado: Ej. PFTI2012-0001887.
 MH: Medicamento Homeopático: Ej. MH2008-0000824.
 MHS: Medicamento Homeopático Simple: Ej. MHS2007-0000566.
 NSC –CO: Cosméticos: NSC1998CO40995.
 NSO-CO: Cosméticos: Ej. NSOCO5540-88C.
 SD: Suplemento Dietario: Ej. SD2008-0000556.
 PUE: Productos de uso específico: Ej. PUE2006-0000022.
 RSAD: Alimento: Ej. RSAD19I00298.
 RSAID: Alimento: Ej. RSAID01M20288.
 RSAV: Alimento: Ej. RSAV17M02884.
 DM: Dispositivo Médico: Ej. 2006DM-0000308-R2.