Gerencia del Talento Humano

Docente, Felipe Gutirrez

Carlos Andres Botia Jimenez ID: 301520

Administración Financiera

VII Semestre

Agosto 2017
Análisis y descripción de Cargos

1. Importancia

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y

competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso humano

que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas

que permiten la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base para la

misma. Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la

simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización. Es muy importante

tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de puesto y análisis de

puestos. La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación

de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo,

los incentivos y la administración salarial. La descripción es un resumen de las principales

responsabilidades, funciones y/o actividades del puesto; es un proceso que consiste en

enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás

cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas

del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los

métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los

objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos

significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las

fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión de todas

aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo

concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama". Evidentemente, las descripciones de

cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo
querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de

coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden a

cada uno

2. Diagnóstico

La empresa. cuenta con los cargos de gerente general, coordinador administrativo y contador;

se realizó la comparación entre los perfiles de los cargos y las personas que se encuentran

realizando dichos cargos para poder evidenciar las necesidades y problemas que tienen las

personas para ejecutar su labor dentro de la organización e identificar si la ficha del cargo es

compatible con la persona que lo ocupa.

PERFIL DEL CARGO GERENTE

GENERAL

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO NIVEL DEL CARGO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Auxiliar ______ Técnico_____

Profesional _X_ Profesional Especializado
____

DEDICACIÓN CARGO SUPERIOR INMEDIATO

Tiempo Completo __X___ Medio Tiempo Director General de la Fundación

_____
Tiempo Parcial ____ Especificar Horas
semanales ____

OBJETIVO DEL CARGO

Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas,
comerciales, operativas y financieras de la Empresa, así como resolver los asuntos que
requieran su intervención de acuerdo con las facultades delegadas por el Directorio.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN Administración de empresas o economía, o psicología o

ACADÉMICA sociología, o trabajo social o profesiones afines a las anteriores;
preferiblemente con especialización en áreas humanísticas o de
desarrollo social. Planeamiento Estratégico, Gestión de
Proyectos, Finanzas, Gestión Pública, Sistemas de Gestión de la
Calidad o afines.

EXPERIENCIA Ocho (08) años, cuatro (04) de los cuales deberán ser en roles de
dirección y/o gerencia, de preferencia en empresas de servicios.
Conocimiento de Inglés Avanzado (Deseable) Conocimiento de
software comercial para trabajo de oficina

CONOCIMIENTOS Procesos administrativos empresariales, gerencia o coordinación

ESPECÍFICOS de proyectos económicos y sociales, entendimiento de resultados
contables y financieros, administración de recursos humanos y
económicos, planeación y manejo de indicadores de gestión,
manejo de relaciones corporativas, gestión de recursos para
generación de proyectos sociales y productivos.
HABILIDADES Y COMUNICACIÓN ORAL: Capacidad de un individuo para
CAPACIDADES expresar sus ideas o transmitir un mensaje ante una persona o un
REQUERIDAS grupo de forma verbal.
COMUNICACIÓN ESCRITA: Capacidad de un individuo
para expresar sus ideas o transmitir un mensaje ante una persona
o un grupo de forma escrita de acuerdo con el perfil del receptor.
TRABAJO BAJO PRESIÓN: Es la capacidad para continuar
labores con la misma productividad a pesar de las presiones del
medio.

TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad de trabajar con los demás

para el cumplimiento de las metas organizacionales.

ÉTICA ORGANIZACIONAL: El trabajador conoce, aplica y

divulga en su grupo de trabajo la Misión, Visión, Políticas,
Objetivos y Valores de los Sistemas de Gestión.
MANEJO DE CONFLICTOS: Es la forma de solucionar y
llevar las diferencias de intereses y opiniones entre una o más
partes sobre determinada situación o tema, asertivamente.
ADAPTABILIDAD: Es la capacidad para adecuarse velozmente
a los cambios en los procesos de trabajo, ambiente y nuevas
tareas manteniendo un buen desempeño. Capacidad para
gestionar el proceso de cambio
LIDERAZGO: Capaz de dirigir a otros en actividades de día a
día y orientar al grupo hacia el cumplimiento de un objetivo.
PARTICIPA EN LA PROPUESTA DE PLANES DE
MEJORA EN SSOA: Propone actividades orientadas al
mejoramiento de los procesos y programas SSOA.
HACE CUMPLIR LAS NORMAS DE SEGURIDAD: Hace
cumplir las normas de Seguridad y Brinda el ejemplo.
IDENTIFICA Y REPORTA LOS FACTORES DE RIESGO
EN LOS PUESTOS DE TRABAJO: Conoce el Procedimiento
para reportar las condiciones inseguras en los puestos de Trabajo,
los reporta en la Tarjeta TRISSO y le realiza seguimiento a las
acciones correctivas propuestas.
HACE SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES
EMITIDAS PARA SU PERSONAL SOBRE SSOA: Hace
seguimiento a las recomendaciones emitidas para su personal
sobre SSOA Ej.: resultados de exámenes médicos,
incapacidades, accidentes, condiciones de trabajo.
PROVISIÓN OPORTUNA DE EQUIPOS DE TRABAJO Y
EPP: Provisional de manera oportuna al personal a su cargo de
los equipos de trabajo y los elementos de protección personal,
vigila su uso adecuado y mantenimiento.
COLABORA CON EL COPASO Y EL COMITÉ DE
EMERGENCIAS: Colabora y participa en el COPASO y
Comité de Emergencias de manera activa y/o motiva a su
personal a cumplir con las actividades como los simulacros y la
elección del COPASO.
VELA POR EL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN
EN SSOA: Vela por el cumplimiento de la Política de Seguridad,
Salud Ocupacional y Ambiente, y la legislación Vigente en
SSOA, para sus procesos.
PARTICIPA EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS AMBIENTALES: Conoce los objetivos y el
Programa de Gestión Ambiental y participa activamente en él.
RENDICIÓN DE CUENTAS EN SSOA: Conoce los aspectos
en los que debe rendir cuentas en SSOA y rinde cuentas del
Sistema a su superior
FUNCIONES FUNCIONES LEGALES
Hacer uso eficiente de la Razón Social.
Representar a la Sociedad Judicial y Extrajudicialmente.
Hacerse parte en los procesos a favor de la Empresa
Transigir y comprometer en los negocios sociales de cualquier
índole, siempre y cuando estos correspondan al giro ordinario de
la
Sociedad.
Constituir apoderados judiciales o especiales y delegar las
facultades ciertas y determinadas.
Girar, endosar, aceptar y avalar toda clase de Títulos Valores.
Citar a la junta anual ordinaria de socios con la preparación de los
respectivos Informes
Velar por el cumplimiento de Legalizaciones, Cámara De
Comercio,Resoluciones de funcionamiento, RUT, min.
Comunicaciones, etc.
FUNCIONES DE DIRECCIÓN
Hacer cumplir los procedimientos y normatividades por parte de
las Direcciones basado en la revisión gerencial de los Sistemas de
Gestión.
Firmar los nombramientos del personal administrativo y
operativo, fijando funciones, salarios, buscando la eficiencia y
eficacia en la asignación de recursos.
Hacer las delegaciones de funciones para la efectiva atención del
cliente.
Citar a Junta de Socios ordinaria y extraordinariamente.
Citar a Comité de Gerencia para una adecuada toma de
decisiones.
Disponer de los mecanismos necesarios para la consecución y
utilización del Recurso Financiero sea el más óptimo y rentable
para la Sociedad.
Refrendar con su firma todos los Actos Administrativos que
involucren directamente a la Sociedad (Contratos, Licitaciones,
Títulos Valores, etc.).
FUNCIONES DE PLANEACIÓN
Elaborar y presentar el presupuesto anual a la Junta de Socios.
Conjuntamente con la Gerencia Comercial formular estrategias de
Venta de los
Servicios.
Definir las políticas comerciales.
Analizar permanentemente los Índices financieros.
FUNCIONES DE COORDINACIÓN
Coordinar las Direcciones para que se cumplan los
procedimientos establecidos.
Solicitar periódicamente informes sobre el desarrollo de cada uno
de los proyectos.
Analizar por Centro de Costos la situación financiera de cada
proyecto y determinar la rentabilidad del mismo.
Verificar que los Estados Financieros cumplan con las Normas
Legales.
Hacer una evaluación conjunta con el Gerente Comercial de cada
una de las Propuestas Licitatorias presentadas y determinar la
REMUNERACIÓN (valor a convenir)
SALARIAL

PERFIL DEL CARGO

COORD.ADMINISTRATIVO

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO NIVEL DEL CARGO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Auxiliar ______ Técnico_____

Profesional _X_ Profesional
Especializado ____
DEDICACIÓN CARGO SUPERIOR INMEDIATO

Tiempo Completo ______ Medio Tiempo Director General de la Fundación

_____
Tiempo Parcial ____ Especificar Horas
semanales ____
OBJETIVO DEL CARGO

Garantizar que los procesos administrativos y de operaciones Latinco S.A. se cumplan con
base en los objetivos y propósitos de la organización y garantizando el respeto y
cumplimiento de los principios filosóficos y estatutos legales de la organización.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN Administración de empresas, economía, psicología, sociología,

ACADÉMICA trabajo social, profesiones afines a las anteriores; preferiblemente
con especialización en áreas humanísticas o de desarrollo social.
EXPERIENCIA Mínimo 3 años en procesos administrativos o de gerencia de
proyectos.

CONOCIMIENTOS Procesos administrativos empresariales, gerencia o coordinación

ESPECÍFICOS de proyectos económicos y sociales, entendimiento de resultados
contables y financieros, administración de recursos humanos y
económicos, planeación y manejo de indicadores de gestión,
manejo de relaciones corporativas, gestión de recursos para
generación de proyectos sociales y productivos.

HABILIDADES Y • Inteligencia relacional y habilidades de comunicación.

CAPACIDADES • Gestión de recursos.
REQUERIDAS • Habilidades de negociación y solución de conflictos
• Planeación y Pensamiento Estratégico
• Trabajo en equipo.
• Toma de decisiones gerenciales
• Habilidades para liderar y direccionar equipos humanos
REMUNERACIÓN (valor a convenir)
SALARIAL

FUNCIONES DEL CARGO

• Formular planes de gestión y planes operativos, que garanticen los objetivos y metas
periódicas de la Fundación.

• Formular y controlar el cumplimiento de presupuestos económicos de

funcionamiento de la Fundación

• Diseñar estrategias de gestión que garanticen las metas de la organización

• Garantizar el cumplimiento de las metas e indicadores de la gestión administrativa

de la fundación.

• Controlar las actividades de carácter financiero y administrativo de la fundación.

• Administrar el recurso humano de planta de la Fundación

• Presentar a la Dirección General y al Consejo Administrativo, informes periódicos

de gestión y seguimiento de los planes y recursos de la Fundación.

• Atender requerimientos o solicitudes de parte de las personas o instituciones

beneficiadas por las líneas de gestión de la Fundación, y dar respuesta apropiada a
estas solicitudes, de acuerdo a las políticas y protocolos implementadas por la
Fundación.
 • Velar por el buen uso y optimización de los recursos tecnológicos, logísticos y
locativo de la oficina.

• Coordinar acciones de promoción y divulgación de la Fundación y sus líneas de

gestión
• Contactar y relacionarse con otras organizaciones e Instituciones nacionales e
internacionales, que sean de interés para la Fundación.

• Administrar convenios, contratos y todo tipo de acuerdos con organizaciones y

programas y personas naturales, que aporten al desarrollo de los objetivos de la
fundación.
• Otras responsabilidades y funciones, relacionadas con la gestión,

PERFIL DEL CARGO CONTADOR

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DEL CARGO NIVEL DEL CARGO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Auxiliar ______ Técnico_____

Profesional _X_ Profesional
Especializado ____
DEDICACIÓN CARGO SUPERIOR INMEDIATO

Tiempo Completo __X___ Medio Tiempo Director General de la Fundación

_____
Tiempo Parcial ____ Especificar Horas
semanales ____
OBJETIVO DEL CARGO
Tiene bajo su responsabilidad manejar toda el área contable de la Empresa. Planear,
coordinar y controlar las actividades contables y el trabajo del personal a cargo.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN Profesional en área contable. Especialización en Tributaria NIIF

ACADÉMICA

EXPERIENCIA Tres (3) años de experiencia en el departamento contable.

TRABAJA CON Gerencia General

Gerencia Administrativa y Financiera
Tesorería
Facturación
HABILIDADES Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: Habilidad de usar todos
CAPACIDADES los medios disponibles para resolver problemas.
REQUERIDAS ORIENTACIÓN AL CLIENTE: Habilidad de orientar el
esfuerzo en descubrir las necesidades que el cliente pueda
requerir actualmente o en el futuro y ser capaz de satisfacerlas
desde cualquier ámbito.
ÉTICA ORGANIZACIONAL: El trabajador conoce, aplica y
divulga en su grupo de trabajo la Misión, Visión, Políticas,
Objetivos y Valores de los Sistemas de Gestión.
ADAPTABILIDAD: Es la capacidad para adecuarse
velozmente a los cambios en los procesos de trabajo, ambiente y
nuevas tareas manteniendo un buen desempeño. Capacidad para
gestionar el proceso de cambio.
CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES: Cumple con las
funciones que se le encargan bajo parámetros de calidad,
puntualidad, compromiso, eficacia y eficiencia, exigidas por la
organización.
SEGUIMIENTO DE REGLAS: Cumple las órdenes, reglas y
procedimientos definidos por la organización, de manera
adecuada.
LIDERAZGO: Capaz de dirigir a otros en actividades de día a
día y orientar al grupo hacia el cumplimiento de un objetivo
ATENCIÓN AL DETALLE: Capacidad para atender e
identificar los detalles relevantes en una tarea. Implica la
habilidad para detectar de manera rápida y oportuna los posibles
errores en el manejo de la información o las actividades
realizadas en el trabajo.
FUNCIONES Causación y registro en el programa de cada una de las facturas
de proveedores para el pago en el área de
TESORERÍA, afectando el centro de costos correspondiente de
acuerdo con la destinación.
Traslado de información de proveedores y cheques girados en el
programa al programa contable.
Coordinación y control de pagos como son Nóminas, Aportes.
Elaboración de Declaraciones de impuestos como son: Industria y
Comercio Bogotá, Retención En La Fuente, Predial, Vehículos,
Iva.
Expedición de certificados de retención en la fuente practicadas
por la empresa
Elaboración de cuadros de costos de acuerdo con los parámetros y
las necesidades definidas por la Gerencia General.
Presentar balances y estados financieros con sus respectivas
notas.
Realizar análisis financiero de los estados de resultados.
Colaborar con la gerencia con los estados
Realizar cruce de resultados Vs presupuestado.
Recolección de documentos para sustentar las retenciones.
Realizar flujos de caja para efectos presupuestales y bancarias
Apoyo en la solicitud de créditos.
Suministro de información a la DIAN y atención de visitas
alcaldías y entidades gubernamentales.
Información al DANE, Superintendencia de Vigilancia.
Solicitud de resoluciones de facturación ante la DIAN y
documentos ante la cámara de comercio.
Informes a la junta de socios.
Coordinar libros oficiales, inventarios y balances, libro diario,
libro mayor,
Libro de actas y libros auxiliares.
Coordinar información con tesorería, almacén, nómina y cuentas
por pagar de la compañía
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
EN SEGURIDAD:
Garantizar la actualización de los requisitos legales y otros
aplicables al cargo, la vigencia de los documentos y el
cumplimiento de los mismos.

REMUNERACIÓN (valor a convenir)

SALARIAL
 3. Plan de acción

Gerente general

¿Qué? Fomentar el trabajo en equipo del gerente general con sus empleados

¿Quién? Talento humano y gerente general

¿Cuándo? 18 abril 2019

¿Dónde? En la sala de gerencia, se reunirá talento humano con el gerente general y sus

empleados.

¿Por qué? Ausencia de trabajo en equipo por parte del gerente general.

¿Cómo? Talento humano informará a través de email la citación para la reunión de

fortalecimiento del trabajo en equipo.

¿Qué? Notificar al gerente general que los documentos a firmar también deben ser revisados

por el gerente financiero.

¿Quien? Coordinador administrativo y gerente general

¿Cuándo? 12 abril 2017

¿Dónde? Oficina de gerencia

¿Por qué? El gerente general firmó un contrato con un proveedor que no cumplía con la

documentación correcta.

¿Cómo? El coordinador administrativo se reunirá con el gerente general para informarle acerca

del contrato firmado por equivocación y que se debe cumplir al 100% con él este contrato para

que no haya lugar a penalidades.

 Coordinador administrativo

¿Qué? Formular planes de gestión y planes operativos, que garanticen los objetivos y metas

periódicas de la Fundación.

¿Quién? Coordinador administrativo

¿Cuándo? 13 abril 2017

¿Dónde? Oficina del coordinador administrativo.

¿Por qué? Se encuentra con que otros coordinadores de la empresa no están de acuerdo con

los nuevos proyectos que se quieren realizar a mediano plazo.

¿Cómo? se organiza una reunión de 2 horas con el departamento de gestión humana, para dar

claridad a dicho objetivo.

¿Qué? Desempeñar funciones correspondientes al cargo de contador.

¿Quien? Contador y talento humano

¿Cuándo? 14 abril 2017

¿Por qué? El contador está realizando funciones que no corresponden a su cargo.

¿Cómo? Se le notificará sus funciones y se le notificará al coordinador financiero que debe

ser el quien realice estrategias de gestión que garanticen las metas de la organización.