BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu

organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu
kegiatan. Suatu pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan
yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi
organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam organisasi terdapat
tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan pendahuluan
(preliminary control), pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent
control), pengawasan feed back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan tahap-tahap pengawasan

untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri
dari beberapa macam, yaitu tahap penetapan standar, tahap penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan, tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan, tahap
pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dan tahap
pengambilan tindakan koreksi.

Suatu organisasi juga memiliki perencanaan proses pengawasan, yang

berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses
pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan.
Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial
dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung di perbaiki.
Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya
proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi
bidang-bidang pengawasan yag menunjang keberhasilan dari suatu tujuan
organisasi.

1
1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dalam makalah ini yaitu untuk mengetahui fungsi

pengawasan.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis

menetapkan perumusan masalah dalam bentuk pertanyaan yaitu:

1. Apakah yang dimaksud dengan pengawasan?

2. Apakah maksud, tujuan dan manfaat pengawasan?
3. Apa saja tipe pengawasan?
4. Apa-apa saja macam teknik pengawasan?
5. Bagaimanakah proses pengawasan?

1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan makalah tentang Fungsi Pengawasan adalah:

1. Untuk mengetahui definisi pengawasan.

2. Untuk mengetahui maksud, tujuan dan manfaat pengawasan.
3. Untuk mengetahui tipe pengawasan.
4. Untuk mengetahui macam teknik pengawasan.
5. Untuk mengetahui proses pengawasan.

2
 BAB II

PEMBAHASAB

2.1 Definisi Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of
measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan
adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual
activities conform the planned activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan

oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan
hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan
merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan
hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan
adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan
awal untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja

standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk
menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan
seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan
merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya
pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi
dan berjalan dengan baik.

3
 Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari
adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan
dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan
kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan
secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas
yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana
pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi
sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana
penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan

merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai
bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di
bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan
terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung
makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa

untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan
rencana dan peraturan.” Atau “suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya
pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang
telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan
perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai

sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau

diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau
diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat

kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang

4
muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang
bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan
merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan
sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya
dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan

salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat
terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan
yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan
ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan
masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan

atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

1. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

2. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;

3. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

2.2 Maksud, Tujuan dan Manfaat Pengawasan

2.2.1 Maksud Pengawasan

Menurut Situmorang dan Juhir, maksud pengawasan adalah untuk :

1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau tidak

2. Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan
mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan¬-
kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan yang baru.

5
 3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam
rencana terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah
direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase tingkat
pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak.
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan
dalam planning, yaitu standard.

Rachman (dalam Situmorang dan Juhir, 1994:22) juga mengemukakan

tentang maksud pengawasan, yaitu:

1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan sesuai dengan rencana

yang telah ditetapkan
2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah berjalan sesuai dengan
instruksi serta prinsip-prinsip yang telah ditetapkan
3. Untuk mengetahui apakah kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan
dan kegagalan-kegagalannya, sehingga dapat diadakan perubahan-
perubahan untuk memperbaiki serta mencegah pengulangan kegiatan-
kegiatan yang salah.
4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan apakah dapat
diadakan perbaikan-perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapat efisiensi
yang lebih benar.

Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa maksud

pengawasan adalah untuk mengetahui pelaksanaan kerja, hasil kerja, dan segala
sesuatunya apakah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak, serta mengukur
tingkat kesalahan yang terjadi sehingga mampu diperbaiki ke arah yang lebih
baik.

2.2.2 Tujuan Pengawasan

Beberapa tujuan pengawasan menurut Odgers (2005) adalah:

6
 1. Meningkatkan kinerja organisasi secara continue, karena kondisi
persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap
saat mengawasi kinerjanya.
2. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan
menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi
penyalahgunaan alat atau bahan.
3. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai,
dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang
pegawai.
4. Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
5. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

2.2.3 Manfaat Pengawasan

Beberapa manfaat pengawasan menurut Quible (2001) antara lain:

1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran
akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.
3. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif
bagi organisasi.
4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan
hasil aktual yang dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
5. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

2.3 Tipe Pengawasan

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang

diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam
tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

7
 2.3.1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya

manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan
berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-

kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang.
Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan

sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari
fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

3. Pengawasan pendahuluan modal

4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

2.3.2. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent

control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor

yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan
dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-

metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana
mestinya.

8
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-
petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang
memberikan penyerahan.

2.3.3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat khas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik)

adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan
untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh
dunia bisnis yaitu:

1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)

2.4 Macam Teknik Pengawasan

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah aktivitas kerja di suatu organisasi
pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi
harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup
evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih
mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang
ditetapkan dapat tercapai.

2.4.1 Teknik Pengawasan Kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan

pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert (2004) adalah:

9
 1. Inspeksi Total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja
atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standar
kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana
memperbaikinya.
2. Pengecekan Pada Area Tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja
pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen
keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistik
akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.
3. Pengontrolan Kualitas dengan Statistik. Apabila inspeksi total belum
diperlukan dan pengecekan pada divisi tertentu tidak terlalu akurat,
Manajer Administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data
yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin validitas dan
reliabilitas hasil pengukuran.
4. Kesalahan Nihil, merupakan teknik preventif terhadap potensi kesalahan
yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya.
Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan.
Ketika teknik ini diterapkan, mereka seharusnya diberi imbalan yang
setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja
yang telah dilakukan.

2.4.2 Metode Pengawasan Non Kuantitatif dan Kuantitatif.

Menurut Devung (1988:126) metode pengawasan dibagi dalam dua

kategori utama, yaitu: metode pengawasan non kuantitatif, dan metode
pengawasan kuantitatif, masing-masing dengan beberapa variasi tekniknya.

A. Metode Pengawasan Non Kuantitatif

Metode pengawasan non kuantitatif bersifat umum terhadap kegiatan dan

keadaan organisasi dan lebih banyak menyangkut cara kerja karyawan. Beberapa
teknik yang biasa digunakan menurut Leon C. Mengginson, cs. dalam Devung
(1988:126) adalah:

10
 1. Observasi
2. Pengawasan berkala
3. Laporan lisan dan tertulis
4. Penilaian kegiatan
5. Diskusi antara manajer dan karyawan.

B. Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode pengawasan kuantitatif bersifat lebih spesifik, dengan

menggunakan tinjauan data kuantitatif untuk mengukur dan mengadakan
penyesuaian seperlunya atas jumlah maupun kualitas barang atau jasa yang
dihasilkan atau ditawarkan kepada konsumen. Beberapa teknik yang digunakan
menurut Leon C. Manggison dalam, cs. dalam Devung (1988:127) adalah:

1. Pengawasan Anggaran.

Anggaran dalam konteks ini adalah anggaran pendapatan dan belanja.

Pengawasan anggaran merupakan teknik memanfaatkan angka-angka yang
terdapat di dalam anggaran pendapatan dan belanja, untuk tujuan pengawasan
dengan membandingkan apa yang telah dicapai dalam masing-masing kategori
mata anggaran selama waktu tertentu dengan angka yang sudah direncanakan
dalam anggaran belanja. Teknik pengawasan anggaran belanja ini memungkinkan
administrator dan manajer bisa mengadakan pengecekan yang berkesinambungan
dan memecahkan masalah yang ada secara dini.

2. Pemeriksaan Efektivitas Manajemen.

Pemeriksaan efektivitas manajemen hakekatnya adalah mempelajari

keadaan organisasi serta administrasi dan manajemennya dengan melihat ke masa
depan. Dan bisa membantu pemimpin melihat apakah kebijakan segala prosedur
yang telah ditetapkan , dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi secara
menyeluruh.

11
 3. Analisis Rasio.

Analisis rasio pada dasarnya mempelajari hubungan antara komponen-

komponen yang ada dalam laporan keuangan, dalam bentuk rasio atau presentase.
Dengan membandingkan rasio dari komponen-komponen yang ada, administrator
dan manajer bisa melihat perubahan relatif yang terjadi selama periode waktu
tertentu.

4. Analisis Break-Even.

Analisis break-even merupakan salah satu alat yang memungkinkan

perusahaan memperlihatkan secara visual dan jelas hubungan antara pendapatan
dan biaya yang dikeluarkan. Analisis break-even memberikan analisis dan
memperlihatkan secara grafis keseimbangan pendapan dan biaya. Dengan cara ini
administrator dan manajer dapat mengadakan pengawasan secara langsung
terhadap profitabilitas perusahaan, dan analisis tersebut sangat membantu di
dalam menentukan tindakan apa yang harus diambil.

5. Tabel Waktu Pelaksanaan Kegiatan.

Tujuan utama pembuatan tabel waktu tersebut adalah untuk

memungkinkan administrator dan manajer melihat hubungan antara berbagai
bagian dan tahap kegiatan yang ada.

2.4.3 Teknik Pengawasan Langsung dan Tidak Langsung

Menurut Siagian (2008:115) membagi dalam dua macam teknik, yaitu:

pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung:

A. Pengawasan Langsung

Menurut Siagian (2008:115) yang dimaksud pengawasan langsung ialah

apabila pimpinan organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan
yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat
berbentuk:

12
 1. Inspeksi langsung
2. On the spot observation, dan
3. On the spot report.

Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu

mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri
pelaksanaan pekerjaan. Cara ini mengandung kelemahan, menimbulkan kesan
kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras dan kuat sekali. Namun, ada
yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena melakukan kontak
langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta, kesukaran dalam
praktek dapat dilihat lansung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan
sebagaimana mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis (Manullang,
1992:178).

Langkah kerja pemeriksaan pengawasan atasan langsung menurut Khusnuridlo

adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa apakah atasan Langsung Bendaharawan telah melakukan

pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali.
2. Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan
perlengkapan telah melakukan pemeriksaan penyimpanan barang
inventaris yang dikelolanya, baik secara langsung melihat fisik barangnya
maupun melalui pembukuannya.

Akan tetapi, karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan

terutama dalam organisasi besar seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu
menjalankan pengawasan langsung itu. Karena itu sering pula ia harus melakukan
pengawasan yang bersifat tidak langsung (Siagian, 2008:115).

B. Pengawasan Tidak Langsung

Yang dimaksud pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak

jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para
bawahan (Siagian, 2008:115). Laporan ini berbentuk:

13
 1. Lisan.

Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan

lisan yang diberikan bawahan. Dengan cara ini kedua pihak aktif, bawahan
memberikan laporan lisan tentang hasil pekerjaannya dan atasan dapat bertanya
lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlakukannya. Pengawasan
seperti ini dapat mempercepat hubungan pejabat, karena adanya kontak
wawancara antara mereka.

2. Tertulis.

Laporan tertulis merupakan suatu pertanggungjawaban kepada atasannya

mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-
tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan laporan tertulis sulit pimpinan
menentukan mana yang berupa kenyataan dan apa saja yang berupa pendapat.
Keuntungannya untuk pemimpin dapat digunakan sebagai pengawasan dan bagi
pihak lain dapat digunakan untuk menyusun rencana berikutnya (Manullang,
1992:179).

14
2.5 Proses Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematis menetapkan standar – standar

dengan tujuan perencanaan, merancang bangun system umpan balik informasi,
membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar – standar yang telah
ditentukan terlebih dahulu, menentukan apakah ada penyimpanan dan mengukur
kemuradanya, serta mengambil tindakan yang diperlukan yang menjamin
pemanfaatan penuh sumberdaya yang digunakan secara efisien dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian langkah unsur proses pengawasan
itu adalah sebagai berikut:

1) Pencapain standar dan metode pengukuran kinerja,

2) Pengukuran kinerja yang senyatanya;

3) Pembandingan kinerja dengan standar serta menafsirkan penyimpangan

– penyimpangan; dan

4) Mengadakan tindakan korektif.

Standar yang ditentukan itu berupa standar masukan yang berupa usaha
kerja, dan standar keluaran berupa ukuran kuantitas,kualitas, biaya atau waktu
pengukuran kinerja senyatanya adalah untuk melihat adanya penyimpangan atau
varians antara apa yang terjadi senyatanya dengan apa yang di harapkan.

Pembandingan kinerja senyatanya dengan tujuan atau standar dapat

menghasilkan kinerja sama dengan standar atau dengan kinerja lain dengan
standar yang terakhir memerlukan manajemen berdasar pengecualian: manajemen
perlu memperhatikan situasi dimana penyimpangan antara kinerja senyata dengan
yang diharapkan sangatlah besar. Yang pertama cukup mempertahankan situasi;
tak perlu dilakukan tindakan korektif.

Bila penyimpangan yang terjadi itu besar maka perlu tindakan korektif yakni
perbaikan agar hasilnya sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.

15
 Pengawasan itu dapat intern, dapat pula ekstern. Pengawasan intern
melalui disiplin diri dan latihan tanggung jawab individual atau kelompok.
Pengawasan ekstern terjadi melalui supervise langsung atau penerapan system
administrative seperti aturan dan prosedur. Pengawasan efektif yang akan di
uraikan kemudian, merupakan kombinasi dari keduanya.

Ada empat jenis pengawasan ekstern, yaitu:

1. Prapengawasan disebut juga precontrol atau feed-forward-control; yaitu

pengawasan yang di lakukan sebelum memulai kegiatan, terdiri atas
kegiatan persiapan: Spesifikasi masukan, keluaaran, kejelasan tujuan,
sumber daya yang di perlukan.

2. Pengawasan pengarahan atau steering control yang fokusnya adalah

pada apa yang terjadi selama proses kerja. Juga di kenal dengan nama
concurrent control. Disini diusahakan untuk menemukan masalah dan
melakukan tindakan perbaikan sebelum hasil akhir.

3.Pengawasan ya/tidak (yes/no-control) yang menspesifikasi titik kritis

yang harus di lalui sebelum suatu kegiatan berlanjut. Pada suatu titik
segala persyaratan harus dipenuhi terlebih dahulu (ya) sebelum proses
berlanjut. Jadi kalau tidak, proses berhenti.

4. Pengawasan pasca kegiatan (post action control atau feedback control),

dilakukan setelah kegiatan selesai.

Adapun faktor-faktor yang menjadi pengawasan itu merupakan keharusan

ialah:

1) Adanya perubahan yang memerlukan penyesuain-penyesuain baru dan

ini harus selalu diawasi;

2) Adanya kekomplekan system memerlukan pengawasan yang lebih

banyak;

16
 3) Adanya kesalahan-kesalahan memerlukan pengawasan agar dapat
dilakukan tindakan perbaikan; dan

4) Adanya delegasi perlu pengawasan terhadap para pelaksana agar

jangan sampai melakukan penyimpangan yang terlalu banyak sehingga
sulit dibenahi lagi.

Dengan memperhatikan faktor-faktor diatas , maka tercapailah sasaran-

sasaran pengawasan yaitu :

1. Meningkatkan disiplin dan prestasi kerja

2. Menekansekecil mungkin penyalahgunaan wewenang

3. Menekan sekecil mungkin kebocoran dan pemborosan

4. Meningkatkan pelayanan

5. Memperlancar segala kegiatan .

17
 BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpanbalik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanan-penyimpana
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Syarat-syarat pengawasan
yaitu: pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan keguatan, pengawasan
harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera, pengawasan
harus mempunyai pandangan ke depan,pengawasan harus objektif, teliti dan
sesuai dengan standar, pengawasan harus luwes atau fleksibel, pengawasan harus
serasi dengan pola organisasi, pengawasan harus ekonomis, pengawasan harus
mudah di mengerti, dan pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Tipe-tipe pengawasan yaitu: pengawasan pendahuluan (Preliminary Control),
Pengawasan pada Saat Kerja Berlangsung (Cocurrent Control), Pengawasan Feed
Back (Feedback Control). Teknik pengawasan yaitu: Teknik Pengawasan
Kualitas, Metode Pengawasan Non Kuantitatif dan Kuantitatif, dan Teknik
Pengawasan Langsung dan Tidak Langsung. Langkah unsur proses pengawasan
itu adalah sebagai berikut: Pencapain standar dan metode pengukuran kinerja,
pengukuran kinerja yang senyatanya, pembandingan kinerja dengan standar serta
menafsirkan penyimpangan – penyimpangan dan mengadakan tindakan korektif.

3.2 Saran

Pengawasan dirasa sangat sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan
banyak kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun
suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota

18
organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang
tepat dalam merumuskan suatu masalah. Lebih baik dilakukan secara langsung
oleh pimpinan organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan
seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan
secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik
menjadi lebih baik lagi.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, B.M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga:

Jakarta.

http://malikazisahmad.wordpress.com/2012/01/13/pengertian-pengawasan/

http://pa-tangerangkota.go.id/index.php/layanan-informasi/pengawasan/maksud-
fungsi-tujuan-pengawasa

http://proseapengawasan.blogspot.com/

http://tyoset.blogspot.com/2012/01/tipe-tipe-pengawasan.html

http://purwantiw.wordpress.com/2011/04/30/teknik-teknik-pengawasan/

20