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Iniciativa Amazónica contra la Malaria/

Red Amazónica de Vigilancia


de la Resistencia a los Antimaláricos
Buenas prácticas de almacenamiento
de medicamentos y dispositivos médicos
Sobre este documento: Este documento es parte de la Iniciativa Amazónica contra la Malaria (AMI, inglés)
y fue financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, inglés).

Fotos de la portada:
Parte superior: © 2008 David Parsons
Esquina inferior izquierda: © 2005 James Gathany/CDC
Esquina inferior derecha: © 2008 David Spitz/PAHO-WHO

Citación recomendada: Espinoza, H. 2011. Buenas prácticas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos


médicos. Preparado por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) de Management Science for
Health (MSH) y Links Media, LLC. para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)
bajo la Iniciativa Amazónica contra la Malaria. Gaithersburg, MD: Links Media, LLC.
Iniciativa Amazónica contra la Malaria/
Red Amazónica de Vigilancia
de la Resistencia a los Antimaláricos
Buenas prácticas de almacenamiento
de medicamentos y dispositivos médicos

Cláusula de exención de responsabilidades


El contenido de ésta publicación refleja los puntos de vista y opiniones de su autor y no reflejan necesariamente
los puntos de vista o políticas de la USAID o del gobierno de los Estados Unidos. Abril 2011.

iii
Tabla de contenido

Abreviaciones y acrónimos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii

¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de


almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Anexo 1. Plan de implementación de las BPA en un almacén


regional especializado de medicamentos (AEM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén


basado en las mejoras a su infraestructura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

i
Abreviaciones y acrónimos

AEM Almacén Especializado de Medicamentos

AMI Iniciativa Amazónica contra la Malaria

BPA Buenas Prácticas de Almacenamiento

DIGEMID Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas

DIRESA Dirección Regional de Salud

MSH/SPS Management Science for Health/Strengthening Pharmaceutical Systems

MINSA Ministerio de Salud de Perú

RUC Registro Único Contribuyente

USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

iii
¿Cómo es un almacén que cumple con las buenas prácticas de
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos?

En un almacén que cumple con las buenas prácticas de almacenamiento (BPA):1,2

• Los productos se almacenan en áreas acondicionadas, equipadas, organizadas y delimitadas para recibirlos,
almacenarlos y despacharlos; asegurándose su integridad y calidad, mediante una organización y rotación
correcta, y el desarrollo de operaciones adecuadas al seguir los procedimientos diseñados.
• El personal cuenta con un área para llevar a cabo sus labores administrativas y las relacionadas con la
documentación de las tareas del almacén (desde el manual de procedimientos hasta los registros de
actividades). Además, cuentan con servicios higiénicos, casilleros y otras facilidades fuera del almacén.
• El personal tiene las calificaciones y experiencia para realizar sus funciones, las cuales están establecidas
y documentadas claramente, y son conocidas y cumplidas por ellos. El personal posee los materiales e
implementos necesarios para realizar sus labores de forma segura, efectiva y eficiente.
• El personal tiene a su alcance y utiliza el manual de calidad, el manual de organización y funciones, y el
manual de los procedimientos que se llevan a cabo en el almacén.
• Al recibir los productos se verifican sus características físicas y los documentos que los acompañan,
se documenta la actividad y, se sigue el procedimiento para su almacenamiento o la resolución de
cualquier discrepancia.
• Los productos se almacenan conforme a una clasificación bien establecida y a sus condiciones de
almacenamiento, ya sean ambientales o especiales, en instalaciones limpias y en buen estado.
• Se hace un inventario periódico y se vigila la existencia, estado de conservación y vigencia de los
productos.
• Se distribuyen los productos utilizándose procedimientos, técnicas y, materiales adecuados para
mantenerlos en condiciones óptimas durante el transporte y asegurar la identificación de los lotes.
• Se reúnen los elementos adecuados de infraestructura, equipamiento, documentación, procedimientos y
personal; como se ha señalado arriba.

1
Ministerio de Salud de Perú. 1999. Manual de buenas prácticas de almacenamiento. (Adaptado). (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).
2
Ministerio de Salud de Perú. 2000. Guía de inspección de buenas prácticas de almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y
distribuyen productos farmacéuticos y afines. (Adaptado) (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

1
2
¿Cómo implementar las BPA de medicamentos y dispositivos médicos?

1. Identifique aliados

Haga una lista de los interesados en contar con un almacén que cumpla con las BPA (ej., actores protagónicos:
director regional de salud, personal del almacén, personal de centros de salud, pacientes). Identifique lo que
motivaría a cada uno de ellos a apoyar el plan para implementar las BPA, e involúcrelos tan temprano como
sea posible. Ya sea, para conseguir su aprobación o apoyo al trabajo que se inicia.

2. Identifique qué le falta a su almacén para cumplir con las BPA

Usted puede mejorar las condiciones y prácticas de almacenamiento en su almacén. Para lograrlo, además de
iniciativa, necesita conocer los documentos normativos que combinados con su experiencia en el manejo de
almacenes de medicamentos le ayudarán en este emprendimiento.

Realice una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento y haga un inventario de los
procedimientos operativos que exigen las BPA. Puede utilizar, la Guía de inspección de buenas prácticas de
almacenamiento: Acta de inspección para establecimientos que almacenan y distribuyen productos farmacéuticos
y afines y el Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y afines de la Dirección
General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud de Perú (MINSA),
disponibles en http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).

Al realizar el inventario de procedimientos identifique lo siguiente:


• Nombre del procedimiento
• Objetivo
• Normas legales vinculadas
• Políticas institucionales
• Secuencia de actividades, tareas y responsables
• Tiempo estimado de duración
• Documentos y registros utilizados

3. Planifique cómo llegar a cumplir con las BPA

Para documentar la situación actual y plantear la propuesta que mejore las condiciones y prácticas de
almacenamiento de su almacén, cada aspecto debe ser evaluado, analizado críticamente y comparado con los
requisitos exigidos por las BPA. Deberá incluir una estimación de los recursos que necesita para ponerla en
práctica y un cronograma. El anexo 1, muestra una tabla que le puede servir de guía para realizar esta actividad.

3
La magnitud del trabajo necesario (ej., tiempo, recursos, esfuerzo y financiamiento) dependerá de la situación
encontrada. Para realizar algunas tareas, el personal del almacén será el principal recurso que necesitará;
mientras que otras tareas, requerirán de la participación de otro tipo de funcionarios o de dinero. Programe
a corto plazo, aquellas tareas que pueda realizar con los recursos que tenga disponible. No obstante, si es
creativo puede reducir considerablemente los recursos requeridos, como por ejemplo usted puede:
(1) acondicionar el almacén con materiales de bajo costo en lugar de construir, (2) mejorar la disposición
interna, (3) utilizar la estantería de mayor carga, (4) utilizar paletas estándares, (5) reducir los niveles del
inventario de productos y, (6) sincronizar la recepción y el despacho, entre otras.

Prepare una versión inicial del plan de implementación de las BPA e identifique las situaciones que deben ser
resueltas, la secuencia de acciones sugeridas para resolver cada una y, los recursos necesarios y las posibles fuentes
de ellos. El plan utilizado por la Dirección Regional de Salud (DIRESA) Callao le puede servir de referencia (vea,
http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/proyalmmedic.html).

Discuta el plan con todos los interesados directos, como por ejemplo: el responsable regional de medicamentos,
el responsable del suministro, el responsable financiero, el jefe y auxiliares de almacén y, algún usuario de los
servicios del almacén. Esta actividad le permitirá afinar detalles, lograr el involucramiento de todos los actores,
definir responsables en cada tarea y, facilitar la implementación de la propuesta.

Prepare una versión revisada del plan. Introduzca los cambios que puedan resultar necesarios a medida que
avanza en su ejecución.

4. Gestione los recursos necesarios

Obtenga de los directivos regionales la aprobación del plan. Es probable que encuentre objeciones por la
falta de recursos financieros, sin embargo, debe quedar claro que esto no es un limitante para ejecutar el plan
mientras se gestionan los recursos financieros.

Identifique dentro y fuera de su organización funcionarios y oficinas (ej., administración, planificación


y presupuesto, mantenimiento, agencias de cooperación, etc.) que puedan ser fuentes de recursos y de
asistencia técnica. Inclúyalos en su plan de trabajo.

5. Ejecute el plan de trabajo

Debe existir una persona responsable de todo el proceso de implementación que desarrolle algunas
actividades y realice el seguimiento del plan de trabajo. Se recomienda la siguiente secuencia de
implementación:

• Desarrollar los manuales de calidad, organización y funciones, y procedimientos. Este último manual se
trabaja a partir del inventario de procedimientos que usted realizó. Estos procedimientos son analizados
y si es necesario se adaptan a las BPA. En este proceso, también se identifican y desarrollan los nuevos
procedimientos que se necesiten. La propuesta del manual de procedimientos deberá ser revisada, para su
correspondiente validación, por el personal responsable de su aplicación.

4
En esta dirección electrónica encontrará el Manual de políticas y procedimientos operativos: Almacén
especializado SISMED de la Dirección de Salud (DISA) Callao que puede utilizar como guía para desarrollar
sus propios manuales, http://www.digemid.minsa.gob.pe/daum/acceso/ProymejorAlmacenesMed/Manual%
20de%20proced.%20AEM%20DISA%20Callao-Abril%2008.pdf
• Realizar un examen médico del personal.
• Sensibilizar y capacitar al personal sobre las BPA y el uso del manual de procedimientos. Estas sesiones de
capacitaciones deben concluir con un cronograma de compromisos del personal para la implementación
de los procedimientos que hasta ese momento, son factibles de implementar. Para motivar más al
personal, identifique las necesidades individuales de capacitación y diseñe un plan de capacitación anual.
• Dotar al personal de trabajo con ropa e implementos de seguridad apropiados.
• Mejorar la infraestructura del almacén. Se recomienda iniciar esta actividad tan pronto se cuente con
la aprobación y los recursos correspondientes. No obstante, sin que dependa de esto, puede iniciar las
mejoras de las prácticas de almacenamiento.
Si tiene planificado realizar un acondicionamiento de la infraestructura es importante tener presente
las recomendaciones del manual de las BPA en el diseño. También deberá tener en cuenta cómo será
la organización interna y el flujo de los productos dentro del almacén, pues de esto dependerá el mejor
diseño y utilización de la infraestructura. Así tiene un diseño actualizado del tamaño y distribución
interna del almacén, entre otros (ej. dónde van las puertas, luces, los aires acondicionados, etc.). (Vea,
http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/indexecve.html).
Si fuera posible busque asesoramiento de un especialista. El anexo 2, muestra la distribución interna de
un almacén en base al cual se le realizaron mejoras en la infraestructura.
• Dotar al almacén de materiales y equipos de manipulación de carga. De acuerdo con los recursos
disponibles, debe definir los materiales que son más urgentes para la implementación de los
procedimientos, como por ejemplo: señales de seguridad y de áreas internas, paletas, materiales de
embalaje, tarjetas de vencimiento, termo higrómetros y extintores de fuego. Los equipos de manipulación
de carga que se utilizarán (ej., transpaletas, montacargas, carretas, estantería de carga pesada) dependerán
del diseño final del almacén, sea este manual o mecanizado.
• Diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento y saneamiento, preferiblemente, luego del
acondicionamiento de la infraestructura del almacén.
• Realizar el acopio y archivo de documentos. Durante la implementación de las BPA se generan registros
y documentos que deben ser completados y archivados adecuadamente. Algunos de los documentos
exigidos en las BPA son requisitos legales de funcionamiento y que a la vez dan formalidad al almacén,
estos incluyen el registro ante las autoridades de salud y tributaria.

5
6. Seguimiento

La persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe verificar mensualmente el avance del
plan de trabajo e identificar las limitaciones. La tabla del anexo 1 servirá para realizar esta actividad, de ser
necesario establezca nuevos plazos.

Con el cumplimiento del plan de trabajo se entiende que mejorarán las condiciones y prácticas de
almacenamiento. Se debe realizar una evaluación de las BPA cada tres meses, identificándose las no
conformidades que deben ser explicadas al personal y, de ser necesario, actualizar el plan de trabajo. Para esta
actividad utilice la Guía de inspección de BPA de la DIGEMID (http://www.digemid.minsa.gob.pe/decvs/
indexecve.html).

7. Obtención de la acreditación en BPA

Cuando finalice el plan de trabajo, la persona responsable del proceso de implementación de las BPA debe
realizar una evaluación de las condiciones y prácticas de almacenamiento; utilice una vez más, la guía
de inspección de la DIGEMID. Aunque se cumplan todos los requisitos es recomendable una segunda
evaluación por una persona ajena al almacén pero, con experiencia en el tema. Dicha evaluación puede ser
realizada por un inspector de la dirección que vigila la comercialización de medicamentos en el país.

Si la segunda inspección es satisfactoria, ya está listo para iniciar el trámite para la certificación en las BPA
que otorga la autoridad de salud del país. Recuerde que la certificación puede que no sea obligatoria, pero sí
lo es mantener las BPA.

6
Anexo 1:  Plan de implementación de las BPA en un almacén regional especializado de medicamentos (AEM)

Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

A. Infraestructura

1 Condición de propiedad Es propiedad de la Continuar con la 0 0 0 Región 0


beneficencia y están en gestión de donación.
proceso de donación.

2 Cantidad de ambientes Cuenta con 3 ambientes: Mejorar la 0 0 0 Jefe de 0


• 1 almacén de organización interna almacén y
medicamentos del almacén de auxiliares
• 2 almacenes de medicamentos para
insumos médicos optimizar su capacidad
de almacenamiento e
integrar los insumos
médicos y, dejar en los
antiguos ambientes
sólo materiales
no sensibles.

3 Ubicación Aceptable Ninguna

4 Distribución de áreas No cuenta con Redistribuir las 0 0 0 Jefe de 0


todas las áreas, con áreas del almacén de almacén y
las que cuenta no acuerdo a la propuesta auxiliares
están distribuidas entregada al jefe del
adecuadamente. almacén.

5 Delimitación de áreas No están identificadas Identificar y delimitar 1 350 350 Responsable 350
ni delimitadas. las áreas del almacén Regional de
pintándose líneas de medicamentos
color en el piso y y jefe de
colocándose letreros almacén
en las paredes.

6 Área administrativa Se encuentra fuera del Ninguna 0 0 0 0


almacén.

7 Cadena de frío No se ha evaluado Ninguna 0

7
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

8 Sustancias inflamables No tienen ambiente Se recomienda utilizar 0 0 0 Responsable 0


especial y externo. el cuarto del almacén Regional de
de insumos para el medicamentos
almacenamiento de y jefe de
productos inflamables. almacén

9 Estupefaciente No están en el almacén Acondicionar una 1 500 500 Responsable 500


de medicamentos bajo vitrina con llaves Regional de
llave. dentro del almacén de medicamentos
medicamentos. y jefe de
almacén

10 Área de recepción No está delimitada Delimitar el área 1 0 0 Jefe de 0


de recepción de almacén y
acuerdo a la propuesta auxiliares
entregada al jefe de
almacén y dotar de
una mesa desarmable.

11 Área de despacho No está delimitada Delimitar el área de 1 0 0 Jefe de 0


despacho de acuerdo a almacén y
la propuesta entregada auxiliares
al jefe del almacén.

12 Tamaño del almacén El área y volumen • Ampliar la capacidad 0 0 0 Responsable 0


actual del AEM resulta de almacenamiento Regional de
insuficiente para al utilizar estantes medicamentos
el almacenamiento metálicos de dos y jefe de
adecuado de los niveles (mini estantes). almacén
productos. Sin embargo, • Optimizar el proceso (ver detalles
se observa que no de compras para adicionales
se utiliza la altura del reducir los niveles en la Parte B.
almacén y que hay de existencias de Materiales/
existencias superiores medicamentos. Equipos, ítem 5)
a 4 meses, en una zona • Optimizar el proceso
donde se tienen fácil de programación
acceso a las empresas de compras de
proveedoras de medicamentos de
medicamentos y por manera que ingresen
lo tanto los tiempo de los productos en el
reposición son cortos. momento y cantidad
que se necesitan.

8
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

13 Servicio de luz Las instalaciones son Programar 1 0 0


recientes. mantenimiento de las
instalaciones eléctricas
para el 2011.

14 Servicios de agua Si cuenta Acondicionar los 1 2000 2000 Responsable 2000


servicios higiénicos regional de
15 Vestuarios No tienen y vestuarios, y medicamentos
destinarlos para el uso y jefe de
16 Servicios higiénicos Cuenta con servicios exclusivo del almacén. almacén
higiénicos en malas
condiciones.

17 Paredes Son adecuadas y están Limpiar las paredes 3 150 450 Responsable 450
en buen estado pero, regional de
requieren limpieza. medicamentos
y jefe de
almacén

18 Pisos Son de loseta, están Cambiar el piso de 1 5000 5000 Responsable 5000
a nivel y presentan los dos ambientes regional de
agujeros debido al del almacén medicamentos
deterioro de las losetas. (medicamentos y jefe de
e insumos) con almacén
concreto pulido.

19 Drenajes No cuentan con Instalar drenajes en 1 1000 1000 Responsable 1000


drenajes dentro del lugares apropiados regional de
AEM. dentro del almacén. medicamentos
y jefe de
almacén

20 Ventanas Cuentan con ventanas Reducir el tamaño 8 300 2400 Responsable 2400
grandes, cubiertas de las ventanas, dar regional de
con madera corrediza mantenimiento y medicamentos
para evitar el paso limpieza. y jefe de
de la luz; requieren almacén
mantenimiento y
limpieza.

21 Techos Son de fibrocemento Ninguna 0 0 0


cubierto con material
aislante de calor.

9
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

22 Puerta de ingreso Brinda seguridad y, Ninguna 0 0 0


permite el paso de las
personas y productos.

23 Iluminación Natural y artificial. Reorientar los centros 1 200 200 Responsable 200
Los centros de luz de luz artificial en regional de
artificial presentan una forma trasversal. medicamentos
orientación longitudinal y jefe de
respecto del almacén almacén
que no es apropiada
para su organización
interna.

24 Ventilación Cuentan con aire Ninguna 0 0 0 0


acondicionado en buen
estado.

Subtotal 0 6550 3350 2000 0 0

B. Materiales/Equipos

1 Señalizadores de áreas de No cuentan Imprimir letreros para 10 1 10 10


almacén cada área y colocarlos.

2 Señalizadores de seguridad Son insuficientes Adquirir señales 44 3 132 Responsable 132


e instrucciones (no de seguridad e regional de
comer, no fumar, ni beber, instrucciones: medicamentos
prohibido el ingreso de • (4) no comer y jefe de
personas ajenas, zona • (2) no fumar almacén
segura, extintores, etc.). • (6) prohibido el
ingreso de personas
ajenas
• (10) zona segura
• (10 salida
• (8) extintores
• (2) riesgo eléctrico
• (2) use faja
• (2) use zapatos de
seguridad

10
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

3 Termo higrómetros Si cuentan pero son Adquirir dos termo 2 120 240 Responsable 240
insuficientes. higrómetros regional de
medicamentos
y jefe de
almacén

4 Paletas Insuficientes Adquirir 100 paletas 100 60 6000 Responsable 6000


de tamaño estándar regional de
(1 m x 1.2 m) medicamentos
y jefe de
almacén

5 Estantes Cantidad insuficiente, Adquirir estantes de 10 150 1500 Responsable 1500


en mal estado y carga ligera (ángulos regional de
pequeños para el ranurados) para medicamentos
volumen de productos productos de pequeño y jefe de
que se maneja. volumen como almacén
inyectables.

Adquirir estantes 10 600 6000


6000
metálicos de carga
pesada de tres niveles
(mini estante) para
productos de mayor
carga.

6 Equipos de refrigeración Tienen uno pero es Adquirir un equipo 1 1000 1000 Responsable 1000
insuficiente. de refrigeración para regional de
el almacenaje de medicamentos
medicamentos con y jefe de
cadena de frío. almacén

7 Materiales de cadena Son insuficientes Adquirir 2 cajas 1 0 0 Responsable 0


de frío: cajas térmicas y térmicas y paquetes regional de
paquetes fríos fríos para el área de medicamentos
cadena de frío. y jefe de
almacén

8 Ventiladores No se requieren Ninguna 0 0 0

11
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

9 Equipo electrógeno No se requiere para Ninguna 0 0 0


el almacenaje de
medicamentos.

10 Extintores de bióxido de No cuentan Adquirir un extintor 1 400 400 Responsable 400


carbón (CO2) para la oficina regional de
administrativa. medicamentos
y jefe de
almacén

11 Extintores de polvo No cuentan Adquirir 10 extintores 10 100 1000 Responsable 1000


químico seco (PQS) de polvo químico regional de
de 18 libras para los medicamentos
almacenes. y jefe de
almacén

12 Dispositivos de alarma, Cuenta con servicio de Ninguna 0


seguridad vigilancia las 24 horas

13 Implementos de seguridad No cuentan Adquirir implementos 1 400 400 Responsable 400


de seguridad (botas regional de
con punta de acero, medicamentos
fajas de seguridad y y jefe de
guantes). almacén

14 Implementos de aseo No cuentan Adquirir implementos 8 20 160 Responsable 160


(toalla, jabón y otros) de aseo (toalla, jabón regional de
y otros). medicamentos
y jefe de
almacén

15 Materiales e insumos de No cuentan Adquirir materiales e 1 150 150 Jefe de 150


limpieza insumos de limpieza. almacén y
auxiliares

16 Transpaletas No cuentan Adquirir un 1 2000 2000 Responsable 2000


transpaleta regional de
medicamentos
y jefe de
almacén

12
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

17 Carritos transportadores No cuentan Adquirir carritos 1 300 300 Responsable 300


de cajas regional de
medicamentos
y jefe de
almacén

18 Alarma de corte de energía No cuentan Adquirir e instalar una 1 150 150 Responsable 150
alarma de corte de regional de
energía eléctrica. medicamentos
y jefe de
almacén

19 Escalera pequeña para Si cuentan Ninguna 0 0 0 0


estantes

20 Escalera para estantes No cuentan Adquirir dos escaleras 2 1000 2000 Responsable 2000
de diseño, tamaño y regional de
material apropiado medicamentos
para colocar carga en y jefe de
los estantes. almacén

21 Armario Se requiere para Ver estupefacientes 0


estupefacientes.

22 Materiales de embalaje Inadecuados e Adquirir materiales de 4 150 600 Responsable 600


insuficientes embalaje adecuados regional de
(cintas de embalaje, medicamentos
dispensador de cintas, y jefe de
cartón corrugado, almacén
burbujas de plástico,
rollos de plástico).
(kit)

23 Tarjeta roja de vencimiento No cuentan Preparar tarjetas de 20 1 20 Jefe de 20


vencimiento con papel almacén y
brillante rojo. auxiliares

24 Balanza No se requiere Ninguna 0

13
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

25 Mesa desarmable No se tiene Adquirir mesa 1 350 350 Responsable 350


desarmable para el regional de
área de recepción. medicamentos
y jefe de
almacén

26 Gabinetes para vestuarios No cuentan Adquirir gabinetes 1 700 700 Responsable 700
para vestuarios. regional de
medicamentos
y jefe de
almacén

Subtotal 7500 1262 10140 4210 0 0

C. Mantenimiento

1 Plan de mantenimiento No se tiene Elaborar un plan de 0 0 0 Jefe de 0


mantenimiento de la almacén
instalación, equipos del
almacén y extintores.

2 Mantenimiento de Las instalaciones son Programar 1 0 0 Jefe de


instalaciones eléctricas recientes. mantenimiento de las almacén
instalaciones eléctricas
para el 2011.

3 Mantenimiento de No tienen extintores Adquirir extintores 0 0 0 0


extintores (ver sección de
materiales y equipos).

4 Mantenimiento de los No se han realizado Realizar 1 200 200 Responsable 200


equipos de refrigeración mantenimiento regional de
de los equipos de medicamentos
refrigeración. y jefe de
almacén

5 Plan de contingencia No se tiene Elaborar un plan de 1 200 200 Responsable 200


contingencia en caso regional de
de corte de energía medicamentos
eléctrica. y jefe de
almacén

14
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

6 Plan de fumigación No se tiene Elaborar un plan de 1 0 0 Jefe de 0


fumigación semestral. almacén

7 Saneamiento No se ha llevado a cabo Realizar y documentar 1 200 200 Jefe de 200


el saneamiento almacén
mediante una empresa
privada.

8 Vigilancia Si cuentan Ninguna 0 0 0

Subtotal 0 0 600 0 0 0

D. Procedimientos

1 Manual de procedimientos Si cuentan, pero no se Capacitar al personal 3 50 150 Jefe de 75 75


operativos cumple en su totalidad. y desarrollar almacén
supervisiones
periódicas.

2 Retiro del mercado Tiene procedimiento Realizar un simulacro 0 0 0 Jefe de 0


pero, no se realiza la de retiro de almacén
evaluación de la eficacia productos.
del sistema de retiro de
productos.

3 Control de temperatura Si se realiza control y Ninguna 0 0 0 0


se tiene procedimiento

4 Control de humedad Si se realiza el control y Ninguna 0 0 0 0


se tiene procedimiento

5 Normas de seguridad de Tiene en el manual Capacitar al personal 1 50 50 Jefe de 50


personal. de procedimiento y desarrollar almacén
aprobado. supervisiones
periódicas.

15
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

6 Limpieza Tiene procedimiento • Capacitar al 1 0 0 Jefe de 0


pero, no se toma en personal de limpieza almacén
cuenta al momento de e implementar
realizar la limpieza. registros.
• Dotar de materiales
e insumos de
limpieza.

7 Inventarios Tiene procedimiento Capacitar al personal 0 0 0 Responsable 0


pero, no se aplica. y supervisar el regional de
cumplimiento del medicamentos
procedimiento.

8 Registro de existencias por No se tiene Implementar el uso 1000 0.2 200 Jefe de 200
producto, lote y fecha de de tarjetas de control almacén
vencimiento visible de almacén
donde se registren
los ingresos y salidas
de productos con sus
respectivos lotes y
fecha de vencimiento.

9 Rotación del inventario y • Tienen Implementar el uso de 0 0 0 Jefe de 0


fecha de vencimiento procedimientos, tarjeta roja para los almacén
registran la fecha en productos próximos a
el software pero, no vencerse.
identifican físicamente
los productos
próximos a vencerse.
• Distribuyen los
productos según la
fecha de vencimiento.

10 Inspecciones al almacén Tienen procedimientos Implementar los 0 0 0 Responsable 0


para el desarrollo de procedimientos de regional de
auto inspecciones pero, auto inspecciones. medicamentos
no se aplican. y jefe de
almacén

16
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

11 Devoluciones Tienen procedimientos Implementar los 0 0 0 Jefe de 0


para las devoluciones procedimientos de almacén y
pero, no se aplican. devoluciones. auxiliares

12 Recepción Tienen procedimiento Ninguna 0 0 0 0


de recepción y lo
aplican.

13 Almacenamiento Tienen procedimientos Implementar y 0 0 0 Jefe de 0


para el almacenamiento supervisar el almacén
pero, no se aplican cumplimiento de los
completamente. procedimientos de
almacenamiento.

14 Distribución Tienen procedimiento Ninguna 0 0 0 0


escrito y lo aplican.

15 Embalaje y despacho Tienen procedimiento Adquirir materiales de 1 0 0 Jefe de 0


pero, no se cumple embalaje adecuados y almacén
completamente debido realizar capacitación
a la falta de materiales y al personal sobre
capacitación. embalaje y despacho.

16 Inspección y supervisión al Tienen procedimiento Implementar el 0 0 0 Jefe de 0


personal pero, no lo aplican. procedimiento. almacén

17 Archivo de protocolos de Si tienen pero, algunos Completar los 0 0 0 Jefe de 0


análisis medicamentos protocolos de los almacén
estratégicos y vacunas productos que no lo
no tienen protocolo. tienen.

18 Ubicación de suministros Semifluido Ninguna 0 0 0 0

Subtotal 0 275 125 0 0 0

17
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

E. Personal/Capacitación

1 Plan de capacitación No cuentan Elaborar un 0 0 0 Jefe de 0


cronograma de almacén
capacitaciones del
personal.

2 Registro de capacitación Tienen procedimiento y Aplicar el 0 0 0 Jefe de 0


registro pero, no se ha procedimiento de almacén
puesto en práctica. capacitación.

3 Fichas del personal Tienen procedimiento y Poner en práctica 0 0 0 Jefe de 0


registro pero, no se ha el procedimiento y almacén
puesto en práctica. elaborar fichas de
todo el personal.

4 Ropa de trabajo No tienen Adquirir ropa 5 80 400 Responsable 400


apropiada para el clima regional de
de la zona (pantalón y medicamentos
camiseta). y jefe de
almacén

5 Implementos de seguridad No tienen Adquirir implementos 0 0 0


personal de seguridad (ver
sección de materiales
y equipos).

6 Inspecciones y No se realiza Elaborar 0 0 0 Jefe de 0


supervisiones al personal inspecciones según el almacén
procedimiento.

7 Examen médico al personal No se ha realizado Realizar examen 10 20 200 Jefe de 200


médico al personal del almacén
almacén y gestionar
carnet sanitario.

8 Pasantía en un almacén, Requieren El jefe de almacén 2 1200 2400 MSH/SPS 2400


certificado en BPA y un auxiliar deben (gastos de viaje
realizar pasantía en un de 2 personas)
almacén.

18
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

9 Capacitación sobre las BPA MSH/SPS capacitó al Realizar un 1 100 100 Jefe de 100
personal en junio de reforzamiento en las almacén
2009. BPA para el personal con apoyo
del almacén. de personal
especializado

10 Capacitación sobre Requieren Capacitar al 3 50 150 Jefe de 50 50 50


procedimientos personal sobre los almacén
procedimientos que
aplica.

11 Capacitación en manejo de No están capacitados Elaborar capacitación 1 50 50 Jefe de 50


extintores con la Defensa almacén
Nacional sobre el
manejo de extintores.

12 Capacitación en manejo de No están capacitados Elaborar capacitación 1 50 50 Jefe de 50


sustancias inflamables con los bomberos almacén
sobre manejo de
sustancias inflamables.

Subtotal 400 2450 350 150 0 0

F. Certificado/Documentos

1 Constancia de la inscripción Si cuentan Ninguna 0 0 0 Jefe de 0


actualizada. almacén

2 Registro Único de No cuentan Extraer de internet 0 0 0 Jefe de 0


Contribuyente (RUC) una copia actualizada almacén
del RUC.

3 Organigrama general y No cuentan con un Elaborar un 0 0 0 Jefe de 0


manual de funciones del organigrama general organigrama y manual almacén
personal del almacén. del AEM y manual de de organización y,
funciones actualizado. funciones del almacén
especializado.

19
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

4 Certificado de Saneamiento No se tiene Fumigar cada 6 meses, 0 0 0 Responsable 0


Ambiental a través de los servicios regional de
de una empresa medicamentos
privada; solicitar el y jefe de
certificado y la ficha almacén
técnica de la actividad.

5 Planos de distribución del No cuentan Elaborar un plano 0 0 0 Jefe de 0


área de distribución de almacén
las áreas, con sus
respectivas medidas y,
de acuerdo al nuevo
diseño.

6 Relación de empresas No cuentan Elaborar una lista de 0 0 0 Jefe de 0


con las que trabaja de las empresas y almacén
(proveedores y establecimientos con
establecimientos de salud) los que trabaja, y que
contenga:
• proveedores:
nombre, RUC,
teléfono, dirección
• establecimientos
de salud: nombre,
teléfono, dirección

7 Relación de los productos No cuentan Elaborar relación 0 0 0 Jefe de 0


que maneja de productos que almacén
comercializa de
acuerdo, y que contenga:
producto, número
de registro sanitario,
vencimiento del RS.

20
Precio Responsable
Costo
No Asunto Situación Sugerencia Cantidad (nuevos de la Jul Ago Sep Oct Nov Dic
estimado
soles) ejecución

II. Almacén

8 Lista de procedimientos Si tienen, en el manual Ninguna 0 0 0


operativos estándares de procedimientos.

9 Certificación en las BPA No cuentan Una vez 1 3600 3600 Región 3600
implementadas las de Salud/
recomendaciones, Consultor
solicitar la
certificación a
DIGEMID.

Subtotal 0 0 0 0 0 3600

Total (nuevos soles) 42962 7900 10537 14565 6360 0 3600

21
Anexo 2. Diseño de la distribución interna de un almacén basado en las mejoras a su infraestructura

11800

2300

1000
Vencidos Devoluciones Quarentena Recepción

1125
3650

Almacenamiento 2300

Embalaje y

2150
Almacenamiento despacho

A
1000

1125
Almacenamiento
Almacenamiento

A B

1000
1000

2300
Vista de planta

22
La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
1300 Pennsylvania Avenue, NW
Washington, DC 20523
Tel: (202) 712-0000  Fax: (202) 216-3524
www.usaid.gov

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