A continuación, te mostramos los 46 trucos de Excel que te

convertirán en un experto.

Al abrir una nueva hoja de cálculo, ya podemos aprovechar

algunos atajos que nos ayudarán a configurarla a nuestro gusto:

Ctrl + T: convierte una selección de celdas en una tabla.

Ctrl + A: selecciona todas las celdas de un documento.

Alt + F1: crea un gráfico con un grupo de datos seleccionados.

Ctrl + Mayúsculas + L: activa o desactiva el auto filtro.

Ctrl + tecla "+": activa o desactiva las fórmulas de celdas

seleccionadas.

F9: calcula todas las operaciones de todas las hojas de trabajo

F9 + selección de parte de una fórmula: calcula esa operación

Mayúsculas + F9: calcula las operaciones de la hoja de trabajo

actual

ALT + =: realiza una suma de todas las celdas seleccionadas

También podemos usar algunos atajos de teclado a la hora de

navegar por el documento:

Ctrl + suprimir: volvemos a la última celda activa.

Crtl + teclas de dirección: nos lleva a límite de cada dirección en

la hoja de trabajo.

F2: al pulsarlo sobre una celda seleccionada, la editamos. Es como

el doble click.
Mayúsculas + F2: añade un comentario a una celda.

Ctrl + Inicio: vuelves a la celda A1 del documento.

Ctrl + Pág. arriba/Pág abajo: cambia entre hojas de trabajo.

Mayúscula + F11: añade una nueva hoja de trabajo al

documento.

ESC: sobre una celda seleccionada borra todo y sale de la celda.

A continuación, vamos a dar unos cuantos para cuando tenemos

que introducir datos (sin las comillas, es para identificar la tecla de
la puntuación en algunos casos):

Ctrl + ;: añade la fecha de hoy a una celda.

Ctrl + Mayúscula + ":": añade la hora actual a una celda.

Ctrl + D: añade en la celda el contenido de la que tiene encima.

Ctrl + R: añade en la celda el contenido de la que tiene a la

derecha.

Ctrl + barra de espacio: selecciona toda la línea y la columna de

la celda.

Ctrl + Intro: llena todas las celdas del texto "Ctrl + Enter"

Ctrl + ALT + V: abre un cuadro de pegado de datos especial.

Más ofertas de la Tienda Microsoft

Finalmente, vamos a hablar de los atajos para dar formato a todos

los datos de una hoja de cálculo en Excel:

Ctrl + 1: abre el cuadro básico de formato para el contenido.

Ctrl + mayúsculas + ~: aplica el formato "general".

Ctrl + mayúsculas + $: pone los datos en formato "moneda".

Ctrl + mayúsculas + %: pone los datos en formato "porcentaje".

Ctrl + mayúsculas + ^: pone los datos en formato "científico".

Ctrl + mayúsculas + #: pone los datos en formato "fecha".

Ctrl + mayúsculas + @: pone los datos en formato "hora".

Ctrl + mayúsculas + !: pone los datos en formato "estándar".

Ctrl + mayúsculas + &: añade un borde alrededor de la

selección.

ALT + R: pone un borde a la derecha de la selección.

ALT + L: pone un borde a la izquierda de la selección.

ALT + B: pone un borde en la parte inferior de la selección.

CTRL + ‘: repite el contenido de la celda superior

CTRL + N: poner el contenido de la celda en Negrita

CTRL + S: subrayar el contenido de una celda

CTRL + K: subrayar el contenido de una celda

CTRL + Mayús + 8: ocultar / Recuperar filas

CTRL + Mayús + 9: ocultar / Recuperar columnas

Mayús + F2: insertar un comentario en una celda

ALT + INTRO: más de una línea en la misma celda

Mayús + Alt y =: autosuma

F4: repetir la última acción

50 secretos y trucos de Word que quizás

no conozcas
1. Cambia el puntero del ratón por el logo de Office
Por defecto, Windows muestra el puntero del ratón con la clásica flecha
blanca, aunque siempre podemos personalizarlo desde los ajustes del
sistema. Sin embargo, cuando estamos utilizando Word, podemos hacer
que el puntero del ratón cambie y se muestra un icono similar al antiguo
logo de Microsft Office. Para ello, simplemente tenemos que abrir Word y
pulsar la combinación de teclasCtrl + Alt + la tecla “+” del teclado
numérico. Para volver al puntero del ratón por defecto, basta con volver a
pulsar esta combinación de teclas y Cerrar la ventana de diálogo que se
muestra.

2. Convertir texto en una tabla rápidamente

Aunque Word ofrece una interfaz más o menos sencilla para crear tablas
dentro de un documento, lo cierto es que entre los trucos de Word
encontramos la opción de convertir un texto en una tabla de forma rápida
y sencilla. Para ello, únicamente tenemos que escribir el texto que
queremos meter en una tabla utilizando, por ejemplo, un tabulador como
separador entre el contenido que queremos que vaya entre cada columna
y escribir en distintas líneas o párrafos el contenido de cada fila.
Una vez hecho esto, seleccionamos el texto y vamos a la opción de
menú Insertar > tabla > convertir texto en tabla. Esto nos mostrará una
ventana para determinar ciertos ajustes y con sólo pulsar en Aceptar,
veremos como nuestro texto se convierte automáticamente en una tabla
con el contenido organizado como queríamos.

Cómo editar una imagen dentro de un documento de Word

3. Generar texto y párrafos aleatorios en un segundo

Si estamos realizando alguna prueba en documentos y necesitamos
generar varios párrafos con texto, no es necesario que te pongas a
escribir todo aquello que se te ocurra, ya que hay un truco de Word que
permite crear el número de párrafos que quieras y con la cantidad de
frases que quieres que contenga cada párrafo. Para ello, basta con escribir
el comando =rand(nºpárrafos, nºfrases). Por ejemplo, si escribimos en
nuestro documento de Word =rand(3,4) y pulsamos enter, veremos
cómo automáticamente se crean tres párrafos de cuatro frases cada uno
en nuestro documento.

4. Buscar el significado de una palabra en el diccionario

o en Internet
Es posible que mientras leemos algún documento de Word, nos
encontremos con palabras que no sabemos su significado. Aunque
siempre podemos buscar en Internet o en algún diccionario si lo tenemos
a mano, entre estos trucos de Word vamos a mostrar a continuación
cómo buscar el significado de una palabra del documento de texto sin
salir de Word.
Para ello, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón y
seleccionar la opción búsqueda inteligente. Esta opción puede variar
según la versión de Word que tengamos, pero de manera automática
veremos cómo en el lateral derecho nos aparece un panel con los
resultados obtenidos del significado de esa palabra en la Wikipedia, Bing
o el propio diccionario.

5. Encontrar sinónimos de una palabra en Word

A medida que vas escribiendo un documento es posible que en
numerosas ocasiones te hayas dado cuenta que repites mucho una
palabra y te vuelvas loco encontrando un sinónimo para decir eso mismo
y no repetirte. Pues bien, esto también podemos hacerlo fácilmente con
este sencillo truco de Word. Seleccionamos la palabra en cuestión y
haciendo clic con el botón derecho sobre ella vamos a Sinónimos y
directamente veremos un listado con varias opciones. Elegimos el que
mejor se adapta a nuestro texto y listo.

6. Cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa,

capitalizar o alternar mayúsculas y minúsculas
Es probable que en alguna ocasión nos hayamos encontrado con la
necesidad de tener que cambiar todo un texto de mayúsculas a
minúsculas o al revés y que lo hayamos reescrito nuevamente, sin
embargo, este simple truco de Word te permite hacerlo con un par de
clics. Para ello, simplemente tenemos que seleccionar el texto y desde la
opción de menú Inicio, dentro de la sección Fuente, pulsamos sobre el
icono que muestra una A mayúscula junto a otra minúscula (Aa) y
elegimos la opción que necesitemos.

7. Eliminar el menú que aparece cuando seleccionas un

texto
Cuando seleccionamos un texto en Word, automáticamente vemos cómo
la herramienta de Office nos muestra una pequeña barra de herramientas
que ofrece determinados accesos directos para cambiar el tamaño, color,
tipo de fuente, tamaño, etc. Algo que en ocasiones puede ser de gran
ayuda pero que resultar bastante incómodo para otros muchos usuarios.
Por lo tanto, si quieres desahacerte de esta barra de herramientas tienes
que ir a Archivo > Opciones > General y a continuación desmarcar la
casilla Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar.
8. Guardar automáticamente el documento de Word
cada cierto tiempo para no perder los cambios
A quién no le ha pasado alguna vez que mientras estaba escribiendo en
un documento de Word, un cierre inesperado de la herramienta, por
ejemplo por un corte de luz, provoca que la perdida de todo el trabajo
desde la última vez que guardamos los cambios. Si quieres evitar que esto
te vuelva a pasar, hay un pequeño truco de Word que te permite
hacer autoguardados cada X minutospara que no tengas que
preocuparte de estar dando cada ciertos tiempo al botón de Guardar.
Para ello, vamos a la opción del menú Archivo > Opciones > Guardary
ahí marcamos la casilla Guardar información de autorrecuperación e
indicar cada cuantos minutos queremos que Word nos guarde
automáticamente nuestro trabajo.
9. Deshabilitar las macros de Word para evitar ser
infectados por virus
Sin ningún duda, la seguridad es algo realmente importante para los
usuarios y todo el mundo conoce los riesgos del uso de las macros de
Word, ya que pueden ejecutar ciertos archivos con malware. Para evitar
esto, podemos desactivar las macros en Word desde el menú Archivo >
Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de
confianza > Configuración de macros y a continuación seleccionar la
opción para deshabilitar las macros que más nos convenga.

10. Añadir marca de agua a tus documentos de Word

Al igual que muchos usuarios quieren añadir su seña de identidad en sus
fotografías o imágenes añadiendo una marca de agua, también es posible
hacerlo en Word y así evitar que otras personas puedas copiar nuestros
documentos y hacerlos de su propiedad. Entre todos los trucos de Word,
encontramos uno que nos permite añadir una marca de agua a nuestro
documento. Para ello vamos a la opción del menú Diseño de página >
Fondo de página > Marca de agua y elegimos entre alguna de las
predeterminadas o incluso podemos añadir la que queramos nosotros.

Cómo añadir texto oculto en un documento de Word

11. Recuperar archivos cerrados sin guardar

Dependiendo de la versión de Microsoft Office que tengamos, vamos a
poder recuperar los archivos cerrados sin guardar de una manera u otra.
Si contamos con Word 2016, al abrir la herramienta nos aparecerán los
documentos que no se han guardado en el lateral izquierdo y desde ahí
mismo podemos tratar de recuperarlos. Pero si tenemos una versión
anterior, entonces la opción está algo más escondida.En esta ocasión,
tenemos que ir la opción de menú Archivo > Reciente y fijarnos en la
parte inferior de la pantalla donde podemos encontrar un enlace con la
opción Recuperar documentos sin guardar. Esto nos abrirá una
ventana del explorador de archivos en la
ruta C:\Users\Usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
que es la que utiliza Office para guardar los documentos que se cierran
inesperadamente y desde donde podremos recuperarlos.
12. Traducir un documento o texto a otro idioma
Tanto si recibes un documento en otro idioma como si tienes que crearlo,
Word ofrece la posibilidad de traducir todo el documento o parte del
texto de un idioma a otro de forma rápida desde la propia herramienta.
Para traducir un texto en Word, seleccionamos el texto que queremos
traducir a otro idioma y desde la opción de menú Revisar > Idioma >
Traducir elegimos la opción que nos interese y de qué idioma a qué
idioma nos interesa traducir. También podemos acceder a la opción de
traducir un texto desde el menú contextual haciendo clic sobre el texto
seleccionado con el botón derecho y después Traducir.
13. Imprimir varios documentos de Word sin abrirlos
Si tenemos varios documentos de Word que necesitamos imprimir,
podemos enviar todos ellos a la impresora sin necesidad de ir abriendo
uno por uno. Para ello, basta con tener abierto Word y desde el menú
Archivo > Abrir ir a la ruta donde tenemos los documentos, seleccionar
manteniendo la letra Ctrl presionada cada uno de ellos y hacer clic sobre
cualquiera para elegir la opción Imprimir.

14. Escribir texto en vertical

Aunque los documentos de Word se escriben en formato horizontal, en
un determinado documento puede que necesitemos o nos gustaría
añadir un texto en vertical. Pues bien, este pequeño truco de Word nos
permite hacerlo de forma sencilla. Lo primero que tenemos que hacer es
ir a la opción de menú Insertar > cuadro de texto y elegir cualquiera de
los formato que nos ofrece Word. Una vez tenemos el cuadro de texto en
nuestro documento, escribimos lo que queramos y a continuación,
pulsamos sobre el control del cuadro de texto con el botón derecho del
teclado para seleccionar la opción formato de forma y a continuación,
vamos a la opción Cuadro de texto y cambiamos la dirección del texto.
15. Mensajes secretos en Word
Aunque puede sonar a juego de niños, puede resultar muy útil en
determinadas circunstancias. Para escribir mensajes secretos en Word, lo
único que tenemos que hacer es escribir el texto con normalidad y una
vez acabamos desde la opción Buscar > reemplazar. Ahora, lo único que
tenemos que hacer es sustituir ciertas letras por otras o por símbolos
hasta que el texto sea ilegible. Una vez hecho esto, ya podemos enviar el
texto a quien queramos, eso sí, debemos comunicarle cómo traducirlo y
sustituir nuevamente las letras sustituidas por las originales.

16. Aumentar o disminuir el tamaño de la letra

Para aumentar el tamaño de letra de un documento Word rápidamente
sin tener que ir a cambiar el tamaño de la fuente, selecciona el texto que
quieres cambiar de tamaño y presiona Ctrl + Shift + < para aumentar la
letra o Ctrl + < para disminuirla.

17. Proteger un documento con contraseña

En muchas ocasiones seguro que hemos querido proteger un documento
de Word con contraseña para que nadie pueda abrirlo y leer su
contenido. Pues bien, además de las múltiples aplicaciones que permiten
cifrar archivos o añadir una contraseña, desde el propio Word es posible
proteger un documento con contraseña.

Para ello, en el momento de guardar el documento vamos a ir a Archivo

> Guardar como y dentro de la ventana de diálogo que se abre a
continuación, desplegamos las opciones dentro de Herramientas y
elegimos Opciones Generales. A continuación se abrirá una ventana
donde podemos indicar la contraseña de apertura y de escritura del
documento Word.

18. Cambiar los valores predeterminados de un nuevo

documento de Word
Algo muy práctica y a la vez bastante desconocido es la opción que
ofrece Word de cambiar los valores por defecto que establece la
herramienta de Office cuando vamos a crear un nuevo documento. Lo
normal es que al abrir un nuevo documento, Word establezca como
fuente predeterminada Calibri y doble espacio en la escritura, sin
embargo, podemos hacer que estos valores sean nuestros favoritos cada
vez que nos disponemos a crear un nuevo documento.
Para ello, abrimos una nueva hoja en blanco de Word y desde el
menú Inicio Estilos, pulsamos sobre la opción Normal con el botón
derecho del ratón para seleccionar la opción modificar. En la siguiente
ventana, podremos ajustar los valores que queremos por defecto en
Word.

19. Añadir vídeos en un documento de Word

Una opción bastante oculta en Word, permite enriquecer los documentos
con vídeo que pueden reproducirse directamente desde la herramienta
de Office. Para ello, lo primero que tenemos que hacer es activar la
opción del menú Programador. Abrimos el menú Archivo > Opciones >
Personalizar cinta de opciones y en la columna de la derecha
seleccionamos Fichas personales.
Ahí encontraremos la opción Programador que tenemos que activar
marcando la casilla. Aceptamos los cambios y desde el menú principal de
Word, veremos cómo la opción de menú Programador nos aparece ya
disponible. Dentro de Programador > Controles > Herramientas
heredadas vamos a hacer clic sobre la opción Más controles y en el
listado que se nos muestra a continuación buscamos la opción Windows
Media Player.
Una vez tenemos el control del reproductor en el documento, desde la
opción del menú Desarrollador pinchamos sobre la opción Propiedades y
se nos abrirá una ventana donde podemos indicar el nombre del control,
la ruta del vídeo que queremos añadir si es un archivo de nuestro disco
duro, la URL, etc. En las versiones más modernas de Word, también
tenemos la opción de Insertar > Vídeo en línea y que nos permite añadir
un vídeo de Youtube a nuestro documento rápidamente.

20. Reorganizar listas sin tener que copiar, cortar y

pegar
Cada vez que tenemos que tratar con listas y tenemos que reorganizar
cada uno de los elementos, en la mayoría de ocasiones es una tarea
bastante pesada tener que andar cortando y pegando cada fila en su
nuevo sitio y tener que mantener los saltos de línea, etc. Sin embargo,
entre las opciones secretas o trucos de Word encontramos una que nos
ofrece la posibilidad de mover cada uno de los elementos de una posición
a otra con un simple atajo de teclado. Sobre un elemento de la lista
pulsamos Alt + Mayúsculas y con los cursores arriba y abajovamos
moviendo el elemento sobre el que nos hemos posicionado.
Cómo abrir un documento Word para evitar ser infectado con virus

21. Evitar que se imprima parte del texto de un

documento Word sin tener que eliminarlo o crear una
copia del documento
Es muy probable que en más de una ocasión, cuando has ido a imprimir
un documento de Word, no quieres que salga en papel parte del texto.
Esto supone borrarlo, imprimir y posteriormente volverlo a copiar o crear
un archivo duplicado de ese documento sin el texto e imprimirlo. Además
de ser un proceso lento, puede provocar que en algún momento
perdamos parte del texto e incluso nos quedemos con versiones
duplicadas del documento. Para evitar imprimir parte del texto de un
documento de Word sin tener que eliminarlo o crear duplicados, lo que
tenemos que hacer es seleccionar ese texto y hacer clic con el botón
derecho para seleccionar la opción Fuente.
En la ventana que se abre a continuación, dentro de la sección efectos
marcamos la opción Oculto y pulsamos Aceptar. De esta manera, el
texto seleccionado quedará oculto para la impresora aunque nosotros
sigamos viéndolo en el documento.

22. Modo Lectura en Word

Se trata de un modo de visualización para documentos de Word en el que
el propio documento es mostrado como si fuese una página web y no
puede editarse el texto. Para activar el modo lectura debemos ir a la
opción de menú Vista > Modo lectura, mientras que para volver al modo
normal sólo hay que ir a Vista > Editar documento.
23. Guardar y cerrar todos los documentos de Word a
la vez
En algunas versiones más antiguas de Word, era posible mostrar las
opciones deGuardar todo y Cerrar todo haciendo clic en el menú
Archivo mientras se mantenían pulsada la tecla de mayúsculas, pero
posteriormente estas opciones no están visibles de esta manera. No
obstante, todavía hay una opción algo escondida dentro de estos trucos
de Word, que nos permite mostrarlas para guardar y cerrar todos los
documentos de Word abiertos de una sola vez.

Para mostrar estos dos comando debemos hacer clic sobre la pestaña o
flecha que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido y
seleccionar la opción Más comandos. Esto nos muestra una nueva
ventana donde podemos listar todos los comandos disponibles en Word
y donde tenemos que buscar el de Guardar todo y Cerrar todo para
añadirles a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez aceptemos
los cambios ya encontraremos disponibles estas dos opciones en la barra
de herramientas de acceso rápido.

24. Pegar texto de una web en Word sin formato, sólo

el texto
En muchas ocasiones habremos copiado el texto de una página web a un
documento Word, pero hemos visto cómo el formato del texto de la web
se añade también al documento de Word. Si queremos evitar esto y pegar
sólo el texto, nada más pegar el contenido del portapapeles, tenemos que
desplegar las opciones de la barra de herramientas que se muestra y
dentro de las opciones de pegado elegir la de Mantener sólo texto.

25. Recortar una imagen dentro de Word sin tener que

editarla con otros programas
Seguro que en más de una ocasión al insertar una imagen dentro de un
documento de Word, hemos visto cómo el tamaño puede hacer que no
se muestre bien el detalle que queremos mostrar y por lo tanto, nos
toque volver a editarla para recortar una parte o zona de la imagen y
volverla añadir al documento. Sin embargo, hay una opción que no
podíamos dejar de incluir entre estos trucos de Word que nos permite
hacer esto sin tener que quitar la imagen y sin tener que editarla con
software adicional.
Para ello, seleccionamos la imagen y dentro de Herramientas de imagen
> Formato > Tamaño, encontraremos la opción recortar. Con esta
herramienta seleccionada, seleccionamos la zona de la imagen que
queremos recortar y automáticamente veremos cómo la imagen dentro
del documento es sustituida por una imagen que contiene la zona
recortada.

26. Descargar todas las imágenes de un Word con un

solo clic
Para descargar todas las imágenes que contiene un documento Word
podemos utilizar uno de los muchos trucos de Word que se esconden
entre todas las opciones de la herramienta de Microsoft. En esta ocasión,
al ir a la opción del menú Archivo > Guardar como, tenemos que
seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato
HTML. Al guardar en este formato, el propio Word creará una carpeta en
la que podremos ver como están todos los archivos de las imágenes que
había en el documento de Word.

27. Personalizar atajos de teclado propios para las

distintas opciones de Word
Por defecto, Microsoft Word cuenta con diferentes atajos de teclado que
permiten lanzar determinadas funciones del menú. Por ejemplo, Para
ejecutar Guardar como simplemente tenemos que pulsar la tecla F12.
Pero si preferimos personalizar estos atajos de teclado y asignarles la
combinación de teclas que queramos, también lo podemos hacer. Para
ello, tenemos que ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
acciones y en la ventana que se muestra a continuación, pulsar sobre el
botón Personalizar métodos abreviados de teclado que aparece debajo
del listado de comandos disponibles.
A continuación, veremos una ventana donde en la parte izquierda
aparecerá un listado con cada una de las categorías de Word y al
seleccionar una de ellas, automáticamente veremos en la parte derecha
todas las opciones. Una vez elegida la opción que queremos personalizar,
veremos si ya tiene algún método abreviado activo y podremos añadir el
que nosotros queramos en el campo Nueva tecla de método abreviado.
Ahora sólo nos queda aceptar los cambios y el método definido ya estará
disponible para comenzar a utilizarlo. Sin duda, uno de los trucos de
Word que va a hacer que trabajemos de manera más productiva con la
herramienta de Office.

28. Imprimir todos los atajos de teclado personalizados

Sin duda, los atajos de teclado nos ayudan a utilizar Word de manera más
productiva, pero puede que en muchas ocasiones haya determinadas
opciones, ajustes o acciones que desconozcamos su atajo de teclado.
Además, casi resultaría imposible memorizar la gran colección de atajos
de teclado disponibles en Word. No obstante, existe una manera de
imprimir todos los atajos de Word para tenerlos siempre a mano en una
hoja.
Para ello, vamos a la opción de menú Archivo > Imprimir, desplegamos
las opciones dentro de Configuración y seleccionamos Asignación de
teclas. Ahora podemos imprimir todos los atajos de teclado de Word en
una hoja o si seleccionamos una impresora PDF, guardarlo en este
formato en nuestro ordenador para tenerlo en formato digital.

29. Crear una copia de seguridad automática de cada

documento de Word cada vez que lo guardemos
Aunque hay programas y sistemas que permiten hacer copia de seguridad
de todo cuanto almacenamos en el disco duro, es posible que
únicamente queramos realizar copias de seguridad de nuestros archivos
de Word. Para que la herramienta de Microsoft haga una copia seguridad
de un documento cuando lo guardamos, tenemos que ir a Archivo >
Opciones > Avanzadas y buscar dentro de la sección Guardar la
opción Crear siempre copia de seguridad. Aceptamos los cambios y a
partir de ese momento, cada vez que guardemos los cambios de un
documento de Word, se realizará de forma automática una copia de
seguridad del documento.

30. Escribir texto en cualquier parte del documento sin

utilizar cuadros de texto
Aunque lo normal cuando comenzamos a escribir en un documento de
Word es ir completando línea a línea, la herramienta de Microsoft
también permite la opción de añadir cuadros de texto que podemos
poner donde queramos. Pero, tal y como haríamos delante de un folio en
blanco, entre todos estos trucos de Word no queremos dejar de contar
cómo podemos escribir en el lugar del documento de Word que
queramos sin tener que dar espacio en blanco, tabulaciones o intros y sin
añadir cuadros de texto. Para ello, basta con hacer doble clic en la zona
del documento donde queramos escribir y listo.
Cómo crear códigos QR desde Microsoft Word

31. Conoce los cambios realizados por cada una de las

personas con las que has compartido tu documento de
Word
Entre las opciones de Word, encontramos la de poder compartir nuestro
documento con otras personas, a las que podemos permitir realizar
modificaciones en el mismo. Sin embargo, seguro que queremos saber en
todo momento qué usuario realiza modificaciones en el documento y
cuáles son los cambios que realiza cada uno de ellos.
Entre los trucos de Word, podemos encontrar la opción de Control de
cambios, que nos permite conocer a posteriori cuáles fueron todas las
modificaciones realizadas en el documento que hemos compartido, en
qué momento las han hecho y quién ha sido el autor.

32. Repetir rápidamente la última acción realizada

sobre el documento Word
Seguro que en más de una ocasión hemos necesitado realizar un cambio
determinado en el texto en repetidas ocasiones como cambiar el tamaño
de la fuente, el tipo, el formato, etc. Para realizar esto, tenemos que ir
recorriendo el documento, marcando el texto sobre el que queremos
aplicar esa acción y realizar los clics necesarios para realizar el cambio. Sin
embargo, entre los trucos de Word u opciones más secretas, está la de
poder repetir la última acción sobre un documento de Word rápidamente
con sólo pulsar la tecla F4. Es decir, si lo último que hicimos fue cambiar
el tamaño de la fuente de un determinado texto, a continuación
podremos hacer el mismo cambio sobre cualquier otro texto con sólo
pulsar F4.

33. Añadir rápidamente separadores de párrafo

En muchas ocasiones, cuando creamos un documento de Word
necesitamos añadir algún tipo de separador entre párrafos, una línea de
guiones, asteriscos, almohadillas o guiones bajos suelen ser lo más
utilizado. Sin embargo, entre los trucos de Word hay que decir que la
herramienta de Office ofrece la posibilidad de añadir un separador de
párrafo, a partir de tres de estos símbolos,rápidamente. Para ello, sólo
tenemos que escribir tres iguales, tres guiones, tres asteriscos o tres
almohadillas y pulsar Enter. Automáticamente veremos cómo la línea se
transforma y se muestra en todo el ancho del texto

34. Añadir recortes de pantalla a nuestro documento

de Word
En un documento de Word podemos añadir cualquier imagen desde un
archivo e incluso desde el portapapeles, una característica bastante útil y
que nos permite también incluir una captura de pantalla. Pero hay otro
truco de Word que nos permite añadir un recorte de pantalla al
documento de Word sin ningún problema. Para ello, tenemos que ir a la
opción de menú Insertar > ilustraciones > Captura > recorte de
pantalla y a continuación arrastrar el ratón sobre el área que queremos
recortar. Automáticamente, veremos cómo ese pedazo de captura se
añade al documento de Word.

35. Eliminar el el formato completo de un texto en

Word
Seguro que más de una vez nos hemos pasado un buen rato revisando un
documento de Word para ir quitando el formato de ciertas palabras,
frases o párrafos del texto. Por un lado negritas, otro cursivas o el tamaño,
tipo y color de letra dentro de un documento de texto han podido hacer
que perdamos mucho tiempo en eliminar ese formato y dejarlo todo a
nuestro gusto. Pues bien dentro de los trucos de Word no se nos podía
olvidar la opción de Borrar todo el formato, una opción que podemos
encontrar en Inicio > Fuente > Borrar todo el formato y que con solo
seleccionar todo el texto del documento de Word nos elimina cualquier
tipo de formato en el texto con un sólo clic.

36. Usar una fuente con la que no cuenta Word

Aunque el propio Word ofrece distintas opciones para personalizar el
texto de nuestro documento, puede que en alguna ocasión queramos
aplicar un tipo o estilo de fuente que no tiene el propio Word, sin
embargo, siempre podemos recurrir a la opción de instalar una nueva
funte. Antes de nada, lo primero que tenemos que hacer es descargarnos
la fuente que queremos usar en el documento de Word, copiarla en la
ruta C:/Windows/Fonts y a continuación, reiniciar Word para que nos
aparezca disponible la nueva fuente.

37. Dar formato a muchas palabras a la vez aunque

estén en diferentes partes del documento de Word
Al igual que indicábamos un par de trucos de Word la opción de eliminar
todo el formato a un documento de golpe para no tener que andar texto
a texto o palabra a palabra, ahora vamos a mostrar cómo dar formato a
muchas palabras o partes de texto al mismo tiempo, aunque estén en
diferentes partes del documento. Para conseguir esto, solo tenemos que
seleccionar la primera palabra o parte de texto al que queremos aplicar
un formato concreto y a continuación, manteniendo la tecla Ctrl
pulsada, vamos seleccionando el resto de palabras o partes de texto a los
que queremos aplicar ese mismo formato. Una vez seleccionado todo,
aplicamos el formato y listo.
38. Hacer una selección vertical del texto de un
documento de Word
En determinados momento puede que nos encontremos con un
documento de Word en el que el texto está organizado como si fuesen
columnas, pero a la hora de querer seleccionar el texto de una de ellas,
vemos cómo al arrastrar el ratón por el documento, la selección se hace
de forma horizontal por defecto en Word. Pues bien, hay un sencillo truco
de Word que permite realizar una selección vertical del texto en un
documento de Word. Para ello no hace falta activar ninguna opción
dentro de la herramienta, únicamente tenemos que poner el cursor donde
queremos empezar la selección y a continuación, manteniendo la tecla
Alt pulsada, arrastramos el ratón sin soltar y realizamos la selección
vertical que necesitemos. Con la selección del texto hecha, también
podemos cambiar el formato del texto seleccionado.

39. Cómo saltarse la pantalla de inicio de Word

Cada vez que abrimos Microsoft Word tenemos que pasar por la pantalla
de inicio, desde la cual podemos acceder a los documentos recientes o
elegir entre diferentes plantillas para nuestros documentos. Pero si
preferimos saltarnos esta pantalla, hay una opción en Word que nos
permite hacerlo. Para ello, vamos al menú Archivo > opciones > General y
en opciones de inicio desmarcamos la opción Mostrar la pantalla de
inicio cuando se inicie esta aplicación.

40. Cómo cortar y pegar varios textos o imágenes a la

vez
Cortar y pegar son dos de las opciones más repetidas cada día por los
usuarios cuando utilizan la herramienta de Microsoft. El portapapeles de
Word funciona como el de Windows, cada vez que copiamos un
elemento, éste sustituye al anterior y únicamente tenemos disponible lo
último copiado para poder pegarlo. Pero dentro de los trucos de Word,
hay una opción que nos permite cortar numerosos elementos para
pegarlos posteriormente todos de golpe.
Es decir, podemos cortar varios fragmentos de texto u otros elementos
como imágenes, que se irán guardando todos ellos en una especie de
portapapeles para posteriormente pegarlos donde queramos todos de
una vez. Para almacenarlo y copiarlos tenemos que ir pulsando Ctrl + F3,
mientras que cuando queramos pegar todo lo cortado, sólo tenemos que
pulsar la combinación de teclas Ctrl + Mayúsculas + F3. Además, se
pegará todo en el mismo orden que los hayamos cortado.
Microsoft cierra el agujero de seguridad de Word que permitía hackear tu
PC

41. Mover párrafos de un lugar a otro del documento

rápidamente sin afectar a la estructura del documento
Utilizar correctamente los distintos estilos de Word no sólo nos permite
crear tablas de contenidos en unos, también nos da la posibilidad
de desplazar párrafos enteros sin afectar a la estructura del documento.
Para ello, vamos a tener que ir a la opción de menú vista y dentro del
apartado Vistas pulsar sobre la opción Esquema.

Esto hará que se nos muestre una vista en modo esquema con cada uno
de los párrafos marcados por un círculo, el cual podemos pinchar y
arrastrar hasta la posición que queramos y que hará que se mueva el
párrafo al completo donde los hemos llevado sin que la estructura del
documento se vea afectada.

42. Editar un PDF con Microsoft Word

El formato PDF es uno de los más utilizados hoy en día para compartir o
intercambiar documentos. Aunque es posible abrirlos desde el propio
navegador, desde Microsoft Word podemos además de abrirlos, editarlos
para realizar cualquier cambio y guardarles posteriormente en formato
PDF de nuevo.
Lo único que tenemos que hacer es ir a la opción Archivo > Abrir y elegir
el PDF que queremos editar. Una vez realizados los cambios necesarios,
guardamos el archivo en formato PDF y listo.

43. Añadir una imagen de fondo en el documento de

Word
A todos los usuarios nos gusta hacer únicos nuestros documentos de
Word y una opción bastante atractiva y poco vista es la de añadir una
imagen de fondo y que el texto se muestre sobre ella. Para establecer la
imagen que queramos como fondo de nuestro documento de Word, lo
que tenemos que hacer es ir a la opción de menú Diseño > fondo de
página y bajo la opción Marca de agua, seleccionar la de Marcas de
agua personalizadas.

44. Cómo personalizar la cinta de opciones de Word

Aunque Microsoft ofrece una cinta de opciones agrupadas de una manera
lógica, también nos ofrece la posibilidad de personalizarla a nuestro gusto
eliminando o añadiendo los comandos que queramos. Para ello, tenemos
que ir a la opción Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
Una vez ahí, en el menú desplegable que se muestra en el lado izquierdo
debemos seleccionar la opción Comandos que no están en la cinta de
opciones y añadirlos a las opciones de la cinta de opciones de la derecha,
donde además, podemos agregar nuevas opciones personalizadas.

45. Añadir el símbolo de un check de verificación

En un documento de Word podemos añadir un montón de símbolos, sin
embargo hay uno, el del check de verificación, que probablemente has
intentando añadir a alguno de tus documentos y no has sido capaz. Para
insertar el símbolo de check de verificación tenemos que ir a la ficha
Insertar y en grupo de símbolos hacer clic sobre la opción Más símbolos.
Una vez hecho esto, debemos elegir la fuente Wingdings y desplazarnos
hasta la última fila de la lista de símbolos, donde encontraremos el
símbolo del check de verificación.

46. Proteger parte de un documento para que nadie

pueda modificarlo
Aunque es posible proteger todo un documento para que nadie que no
queremos pueda abrirlo, en ocasiones necesitamos proteger parte de un
documento para que no pueda ser modificado. De esta forma, el
documento será accesible e incluso editable, excepto una zona del mismo
que no queremos que pueda ser modificada. Para ello, lo que tenemos
que hacer es añadir saltos de sección continua justo antes del inicio del
texto que queremos proteger y al final del mismo, es decir, el texto que
queremos que no se pueda modificar deberá estar entre saltos de sección
continua.
Para ver dónde se sitúa cada salto de sección continua es necesario
activar las marcas de párrafo desde el menú Inicio > Párrafo > Mostrar
todo. Una vez hecho esto, ya podemos ir a Revisar > Proteger
documento > Restringir formato y edición, que nos mostrará una
nueva ventana donde podremos marcar la opción de Admitir sólo este
tipo de edición en el documento y dentro de la lista desplegable de esta
misma sección elegir la opción de Rellenando formularios.
A continuación debemos pulsar sobre el enlace Seleccionar
secciones, que nos abrirá una nueva ventana y asegurarnos de marcar la
sección o secciones que queremos proteger. Por último, hacemos clic
sobre el botón Si, aplicar la protección, que nos mostrará una pantalla
donde podremos introducir una contraseña para proteger dicha
sección.

47. Repetir la última acción con sólo pulsar una tecla

Seguro que en muchas ocasiones hemos tenido que repetir una misma
acción numerosas veces a lo largo de todo un documento de Word,
aplicar un determinado formato, cambiar una fuente o cualquier otra
cosa. Para ello, hemos tenido que ir una a una e ir aplicando los cambios,
lo que puede implicar realizar numerosos clics por las opciones de Word
en cada caso. Pues bien, entre los trucos de Word no podía faltar la
opción de poder repetir la última acción pulsando la tecla F4. Es decir,
cada vez que queramos repetir la última acción realizada en un
documento de Word, sólo tenemos que pulsar la tecla F4 y se realizará
automáticamente.

48. Dictar texto a Word con tu propia voz

Recientemente veíamos cómo Microsoft anunciaba Dictate, un
complemento que permite dictar texto en Word, Outlook y
PowerPoint con tu propia voz. Un proyecto experimental dentro del
proyecto Microsoft Garage pero ya cuenta con soporte para más de 20
idiomas incluido el español y que ya puedes descargar. Conoce cómo
funciona y accede a su descarga desde el anterior enlace.

49. Dividir un mismo documento de Word en dos

ventanas
Si sueles trabajar con documentos de Word de varias hojas, entonces este
truco de Word te será de gran utilidad, ya que te permite abrir una
segunda ventana dentro del mismo documento para que puedas
visualizar dos partes distintas del mismo documento en una misma
ventana de Word. Para ello, basta con tener el documento abierto y pulsar
la combinación de teclas Ctrl + Alt + V, que hará que auotomáticamente
aparezca una línea que divide el documento en dos especies de ventanas
que podemos adaptar su tamaño arrastrando la línea que las separa y que
nos va a permitir ver dos zonas distintas del mismo documento en la
misma ventana. Muy útil para ver dos páginas de un documento que
contiene un gran número de páginas sin tener que ir de una a otra.

50. Escribir texto en varias columnas

Entre todos estos trucos de Word, hemos visto más arriba cómo
seleccionar texto de un documento de forma vertical, algo que todavía es
más útil cuando el texto del documento está escrito en columnas. Pero,
¿cómo podemos escribir texto en varias columnas?. Pues bien, Word
ofrece esta posibilidad desde la opción de menú Formato > configurar
página > columnas. Ahí vamos a poder indicar el número de columnas y
automáticamente veremos cómo nuestro documento se estructura de esa
manera.
Trucos para mejorar el diseño de tus
presentaciones PowerPoint.
#1 Cómo ajustar el tamaño de las diapositivas.
Habitualmente todo el mundo utiliza las plantillas que PowerPoint trae por defecto o
una plantilla corporativa. Si nos referimos al tamaño de las diapositivas, la proporción 4:3
era la más común hasta hace poco. La mayoría de las pantallas de proyección instaladas en
oficinas respetan ese ratio. Sin embargo, cada vez se ven más salas de reuniones
equipadas con televisores planos. Ofrecen muy buena calidad de imagen y además se
puede ver los contenidos sin tener que entornar las persianas para reducir la iluminación de
la sala como ocurre con los proyectores. Estas pantallas suelen utilizar un tamaño con
una proporción panorámica de 16:9. Del mismo modo, también se ven más pantallas
panorámicas en dispositivos móviles, tablets, ordenadores portátiles y monitores. En las
últimas versiones, PowerPoint ofrece por defecto este tamaño panorámico en sus plantillas.
Sin embargo, saber ajustar el tamaño de las diapositivas te permitirá crear
presentaciones PowerPoint más originales.
Ajustar el tamaño de las diapositivas en PowerPoint también es útil si no dominas
programas específicos de diseño como Illustrator o Photoshop, y quieres crear otro tipo
de documentos como un ebook o una infografía. Puedes crear tu propia plantilla, generar
el contenido y después exportar tu presentación como PDF o como una imagen para
compartirlo.
¿Cómo lo hago?: Para ajustar el tamaño de la diapositiva en PowerPoint tienes que hacer
clic en la pestaña Diseño > Tamaño de la diapositiva > Personalizar tamaño de la
diapositiva. En el menú que aparecerá podrás elegir el tamaño de diapositiva y la
orientación.
Leer más información sobre cómo ajustar el tamaño de las diapositivas en Microsoft
PowerPoint
Volver al índice.
#2 Cómo alinear objetos en PowerPoint.
Aparte de las diapositivas abarrotadas de texto, las imágenes de mala calidad y una paleta
de colores mal seleccionada, una alineación incorrecta de los objetos también puede
hacer que tu presentación parezca poco profesional.
Alinear correctamente los elementos hará que tu diseño se vea más equilibrado, y
visualmente más agradable. Del mismo modo, puedes jugar a desalinear algún elemento
para destacarlo y llamar la atención.
¿Cómo lo hago?: Para alinear varios objetos, selecciónalos haciendo clic con el ratón y
arrastrando el cursor sobre ellos. Una vez que estén seleccionados los elementos, tienes que
ir a Formato > Alinear > Alinear objetos seleccionados. Fíjate que además podrás
seleccionar si quieres alinear los objetos entre sí o alinearlos con respecto a la diapositiva.

También es muy útil el uso de las guías y la cuadrícula para organizar los distintos
elementos en la diapositiva. Para ver la cuadrícula tienes que seleccionar la
pestaña Ver > Guías y activar la casilla Ajustar a cuadrícula.
Leer más información sobre cómo alinear objetos
Volver al índice.
#3 Cómo combinar formas en PowerPoint.
La función combinar formas es otra de las herramientas más potentes que ofrece
PowerPoint para trabajar con objetos y sin embargo es también de las funciones más
desconocidas. La utilidad combinar formas te permite unir, combinar, fragmentar,
intersecar o restar objetos entre sí.
¿Cómo lo hago?: Para usar esta herramienta, selecciona los dos objetos que quieras
fusionar y ves al menú Formato > Combinar formas y selecciona la acción que quieras
realizar.

Esto es útil, por ejemplo, para hacer un texto más interesante y rellenarlo con una
imagen.
También te puede servir para elaborar gráficas más visuales y atractivas para
presentaciones e infografías, rellenando formas con imágenes. Por ejemplo, podrías crear
un gráfico de barras, copiarlo y pegarlo de nuevo como imagen, y usarlo para rellenar una
silueta.
Ver más información sobre cómo combinar formas en Microsoft PowerPoint.
Volver al índice.
#4 Cómo usar el cuentagotas y crear una paleta de colores
personalizada en PowerPoint.
Aunque la mayoría de los usuarios presta poca atención a los colores que utiliza, usar una
paleta personalizada puede servirte para ofrecer un aspecto más profesional o incluso,
para reforzar la imagen de tu marca. También puede ayudarte a transmitir mejor el
mensaje que quieres comunicar con tu presentación. En psicología, distintos colores se
asocian con distintos estados emocionales. Si te interesa el tema del significado de los
colores puedes ver esta web significadodeloscolores.net.
¿Cómo lo hago?: Para asignar colores a una forma a partir de una imagen tienes la
herramienta Cuentagotas. Para usarla selecciona la forma, y ves a Formato > Relleno de
forma > Cuentagotas. El puntero del ratón se transformará en una pipeta. Al hacer clic
sobre cualquier elemento de la presentación, incluidas las imágenes, tomaras una muestra
de ese color para tu forma. Igualmente se puede proceder a usar el Cuentagotas para
cambiar el color del contorno de una forma o un objeto.

Si en vez de cambiar el color de elementos individuales, quieres modificar el color en

general de todos los elementos, tendrás que crear una paleta de colores.
¿Cómo lo hago?: Si en vez de cambiar el color de elementos individuales, quieres
modificar el color en general de todos los elementos, tendrás que crear una paleta de
colores. Selecciona la pestaña Diseño, y en apartado Variantes, pulsa la flecha hacia abajo,
y selecciona Colores > Personalizar colores. En esta ventana podas seleccionar el color
que quieras para cada uno de los elementos generales de las diapositivas.

Leer más sobre cómo seleccionar colores de una imagen en PowerPoint.

Puedes obtener una paleta de colores a partir de una imagen (por ejemplo de un
logotipo o de una fotografía). Esto te facilitará encontrar colores que visualmente
queden equilibrados. La herramienta Pictaculous.com te permite obtener la paleta de
colores de una imagen que subas.

Volver al índice.
#5 Cómo quitar el fondo de las imágenes.
PowerPoint te permite hacer transparente el fondo de las imágenes para que estés
queden mejor integradas en las diapositivas. Por ejemplo, si tienes una imagen con un
logotipo, puedes eliminar el color del fondo para que se vea el color del fondo de la
diapositiva, ofreciendo un aspecto más profesional.
Esto también puede serte útil si deseas añadir elementos a una fotografía para componer
una escena nueva o transmitir una idea diferente.

¿Cómo lo hago?: Para quitar el fondo de una imagen, selecciónala y ve

a Formato > Ajustar > Quitar fondo.

Leer más sobre como quitar el fondo de una imagen en PowerPoint.

Volver al índice.

Trucos para llamar la atención con tus

presentaciones PowerPoint.
#6 Cómo insertar una gráfica de datos animada.
Para muchos las presentaciones más aburridas suelen ser aquellas en las que toca revisar
datos y números con los planes o los resultados de la empresa. Generalmente estas
presentaciones terminan con una ensalada gigante de tablas, gráficos de barras y tartas de
colores. Para hacer visualmente más atractiva una presentación con gráficas puedes
animar individualmente la aparición de cada uno de los elementos de la serie o de la
categoría. Aunque no soy un entusiasta de las animaciones, sí que las considero útiles para
ocultar información y hacer pausas en las que preguntar la opinión de los asistentes y
mantener su atención. Por ejemplo, podrías mostrar los resultados del año pasado en la
gráfica, y preguntar “¿cómo creéis que ha ido este año?” antes de mostrar los resultados
completos.
¿Cómo lo hago?: Selecciona la gráfica que quieras animar y haz clic
en Animaciones.Selecciona un efecto en Agregar animación y luego pulsa Opciones de
efectos. Podrás seleccionar si quieres que la animación se aplique a toda la gráfica en una
sola vez (Por objeto) o por cada elemento (Por categoría).

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#7 Cómo añadir un audio a través de distintas diapositivas en
una presentación PowerPoint.
Puedes hacer que un audio se prolongue por todas las diapositivas de la presentación.
Esto es útil si quieres hacer por ejemplo un montaje con fotos y quieres que suene una
música de fondo.
También es de gran utilidad para añadir una narración que vaya explicando el
contenido de la presentación. Puedes escribir el texto de la presentación, es decir, lo que
diría el presentador y convertirlo en un archivo de audio .mp3 con alguna utilidad gratuita
tipo Fromtexttospeech.com . Después solo tendrás que ajustar la duración de cada
diapositiva para que automáticamente salte a la siguiente cuando corresponda acorde a la
narración.
¿Cómo lo hago?: Para usar esta función, haz clic en la
pestaña Reproducción > Reproducir en segundo plano. Ahí podrás seleccionar el archivo
de audio MP3 de tu ordenador que quieres que se reproduzca durante la presentación.
Leer más información sobre cómo reproducir archivos de audio durante toda la
presentación PowerPoint.
Volver al índice.
#8 Cómo insertar videos de YouTube o Vimeo en PowerPoint.
Para los previsores.
Si tengo que hacer una presentación con algún vídeo de YouTube o de Vimeo, no me
gusta depender de que haya o no una buena conexión a Internet disponible en la
saladonde se vaya a hacer la reunión o el curso de formación. Por eso, siempre los descargo
primero y los incrusto en la presentación.
Para descargar los vídeos de YouTube y Vimeo utilizo ClipConverter. Si tienes que
descargar videos de YouTube a menudo también te puede interesar instalar en tu navegador
web la extensión Convert2mp3.net. Disponen de extensión para Firefox, Safari,
Chrome y Opera, y permite descargar videos de YouTube y de Dailymotion. Cada vez
que veas un vídeo te aparecerá un enlace en la parte superior para descargar el video como
MP3 (audio) o descargar el video directamente en formato MP4.
¿Cómo lo hago?: Una vez que tengas los archivos descargados en tu ordenador,
generalmente en formato .mp4, podrás insertar el video en PowerPoint a través del
menú Insertar > Vídeo > Película de archivo. En el cuadro de diálogo selecciona el vídeo
que has descargado o que deseas insertar.
Leer más información sobre cómo insertar un video en PowerPoint.
Un consejo más. Como te decía, con las presentaciones no me gusta dejar las cosas al
azar. Hasta el mejor ordenador del mundo puede estropearse en cualquier momento y
dejarte tirado. Por eso, siempre intento llevar encima una memoria USB con la
presentación en formato PowerPoint (.pptx), la misma presentación en formato PDF,
una carpeta con los vídeos que vaya a mostrar y un reproductor de vídeo
portable como VLC Portable. No requiere ninguna instalación en el ordenador donde
enchufes el USB, basta con hacer clic para que empiece a funcionar. Así, si mi ordenador
no funcionase, siempre podría hacer la presentación desde otro dispositivo.
Y si te parece poco este plan B, puedes tener previsto incluso un plan C. Sube la
presentación en formato PDF a Dropbox y ten anotado el enlace al archivo. En el caso
de que no tuvieras un ordenador a mano, podrás pedir a los participantes que copien ese
enlace en su teléfono móvil o tablet, y vean la presentación desde sus propios
dispositivos.
Para los valientes.
Pero si todos estos argumentos no te han convencido y confías plenamente en que tendrás
una buena señal wifi allá donde presentes, también existe la extensión oficial y gratuita de
Microsoft Web Video Player que te permitirá insertar y reproducir videos de YouTube y
Vimeo en PowerPoint directamente, sin tener que descargarlos previamente.
Volver al índice.

Trucos para ser más productivo al usar

PowerPoint.
#9 Cómo extraer todos los contenidos (imágenes, audios,
videos) de una presentación PowerPoint con un clic.
Una de las cosas más tediosas para mucha gente es tener que rehacer o actualizar
presentaciones antiguas. Normalmente, la mayoría opta por ir copiando y pegando
imágenes de la presentación original a la nueva. Sin embargo, este truco puede ahorrarte
muchas horas de trabajo.

¿Cómo lo hago?: Si quieres extraer todos los contenidos multimedia de una

presentación PowerPoint en un clic basta con que cambies el tipo de extensión de tu
archivo de .pptx o .ppt a .zip. Podrás descomprimir el fichero con cualquier programa
tipo 7-zip. Al descomprimir el archivo en la carpeta /ppt/media/ encontrarás todos los
elementos multimedia (imágenes, audios, vídeos) que incluía la presentación
original. A partir de ahí, puedes insertar todos los elementos que necesites en la nueva
presentación.
Este truco funciona tanto en Windows como en Mac.

Volver al índice.
#10 Cómo usar el panel de selección de PowerPoint para
seleccionar y mover rápidamente objetos al frente o al fondo.
Una de las cosas con las que más tiempo perdía al trabajar en PowerPoint era ajustando el
nivel de profundidad de cada elemento en la diapositiva. A veces quería introducir una
imagen por detrás del texto o situar un elemento por encima. La seleccionaba, pulsaba el
botón izquierdo, y seleccionaba Traer al frente o Enviar al fondo. Otras veces, tenía que
apartar los objetos que estaban por encima a un lado de la diapositiva para poder
seleccionar otros situados debajo.
Al igual que muchos programas de diseño, de edición de imágenes o de edición de
vídeo, PowerPoint también trabaja por capas. En el caso de PowerPoint cada elemento
o grupo de ellos está situado en una capa o nivel diferente, por encima o por debajo
del resto de objetos de la diapositiva. Con el panel de selección es mucho más fácil
seleccionar elementos y gestionar la posición de cada uno. Basta con seleccionar el
objeto y arrastrarlo a la posición que desees. Además, puedes renombrar los elementos
de la diapositiva para identificarlos rápidamente.
¿Cómo lo hago?: Para poder ver el panel de selección, haga clic en la
pestaña Inicio > Organizar > Panel de selección… También puedes verlo si vas a la
pestaña Formato y haces clic en Panel de selección.
Leer más sobre cómo usar el panel de selección en PowerPoint
Volver al índice.
#11 Cómo generar texto de prueba tipo Lorem Ipsum.
Si tienes que diseñar presentaciones o preparar plantillas para otros esta función puede serte
útil. Podrás añadir el típico texto Lorem Ipsum que se utiliza de relleno en plantillas de
documentos. Así podrás valorar visualmente cómo quedarían las diapositivas una vez
que se haya añadido el texto y si el tamaño de las fuentes, alineación, espacio entre líneas,
etc. son los adecuados.
¿Cómo lo hago?: Para añadir un texto de prueba Lorem Ipsum, escribe =lorem() en
cualquier caja de texto y pulsar la tecla Enter ↲. Automáticamente, el texto aparecerá en
ese recuadro.
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#12 Cómo crear e insertar códigos QR directamente desde
PowerPoint
Los códigos QR son de gran utilidad para facilitar que los participantes puedes acceder
rápidamente desde sus terminales móviles a otros contenidos multimedia. En el artículo 12
ejemplos de uso de los códigos QR en cursos de formación te proponía diversos usos de los
códigos QR.
En PowerPoint puedes añadir la utilidad gratuita QR4Office con la qué podrás crear
directamente tus propios códigos QR sin tener que salir de la aplicación. Por ejemplo,
puedes crear un código QR para que los asistentes puedan descargar una versión en pdf de
la presentación que estás haciendo.
 ¿Cómo lo hago?: La primera vez tendrás que añadir el complemento gratuito QR4Office.
Para añadirlo, ve a la pestaña Insertar > Mis complementos > Tienda y en el campo de
búsqueda escribe “QR” y pulsar enter. Aparecerá una lista en la que debes seleccionar
QR4Office.
Para crear y añadir un código QR en cualquier presentación, tendrás que ir a Insertar > Mis
complementos > QR4Office. Te aparecerá un menú a la derecha en el que puedes editar
los parámetros de tu código QR (2). Y por último deberás pulsar el botón Insertar (3).

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#13 Cómo recuperar un PowerPoint no guardado.
Este es quizá el consejo más breve pero probablemente el más útil. No hay nada más
frustrante que estar trabajando toda una tarde en una presentación y que por un accidente,
por ejemplo debido a un reinicio inesperado, o por un descuido, no hayas guardado tu
PowerPoint. Sin embargo, no todo está perdido. Puedes recuperar un archivo
PowerPoint aunque no lo hayas salvado manualmente.
¿Cómo lo hago?: Ve a la pestaña Archivo > Abrir y en la parte inferior verás el
botón Recuperar presentaciones no guardadas. Aparecerá un diálogo donde verás (si es
que los hay) y podrás seleccionar para abrir los archivos correspondientes a presentaciones
no guardadas.

Leer más información sobre cómo recuperar un PowerPoint no guardado.

 Volver al índice.
#14 Cómo crear y usar atajos de teclado en el autocorrector.
Otro de los elementos que te ayudarán a ahorrar tiempo si trabajas mucho con
PowerPoint son los atajos de teclado que puedes configurar en la herramienta de
autocorrección. Por ejemplo, si en una presentación voy a tener que escribir a menudo la
palabra “Formación de formadores” podría configurar el atajo “-fdf” para que cada vez que
escriba “-fdf” el autocorrector lo sustituya por “Formación de formadores”. Te recomiendo
que uses algún tipo de signo o carácter especial para iniciar tus atajos de teclado y
evitar que la aplicación sustituya texto normal.
¿Cómo lo hago?: Para añadir tus propias palabras o frases, haz clic en la
pestaña Revisar > Idioma > Preferencias de idioma > Revisión > Opciones del
Autocorrector. En la pestaña Autocorrección podrás añadir el atajo de teclado así como la
palabra que quieres que aparezca.

Leer más información sobre cómo añadir palabras al autocorrector de PowerPoint.

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15# Cómo grabar e insertar un screencast en PowerPoint
Si tienes que explicar una herramienta software o eres un formador de aplicaciones
está función te será muy útil. Por ejemplo, imagina que quieres mostrar a los empleados
cómo deben acceder y usar una determinada herramienta web. Una primera idea podría
ser hacer capturas de pantalla de cada paso
Hacer un tutorial con capturas de pantalla tiene la ventaja de que la presentación se puede
exportar y compartir fácilmente en PDF. El lector puede consumir esa información
simplemente leyéndola en un libro electrónico, en una tablet o incluso imprimiéndola.
 ¿Cómo lo hago?: Para hacer una captura de pantalla de una aplicación e insertarla en
PowerPoint, ve hasta la diapositiva donde quieres insertar la captura, selecciona la
pestaña Insertar > Captura de pantalla y podrás seleccionar el área de la pantalla que
quieres capturar.
Leer más información sobre cómo hacer capturas y recortes de la pantalla con PowerPoint.

Pero también puedes grabar un vídeo de la pantalla y mostrar cómo se hace. El vídeo y
el audio ofrecen una mayor riqueza y cercanía, y permiten explicar más información más
rápidamente.
¿Cómo lo hago?: Para grabar la pantalla y el audio e incrustarlo en PowerPoint o salvarlo
como un archivo de video, selecciona Insertar> Grabación de pantalla. Podrás seleccionar
el área de la pantalla que quieres grabar así como activar o desactivar la grabación de audio.
Leer más información sobre cómo grabar la pantalla con PowerPoint.
Volver al índice.
15# Cómo importar a la vez varías imágenes a PowerPoint, cada
una en una diapositiva.
Si por ejemplo quieres hacer un pase de fotografías, esta función te será útil para
importar las imágenes en la presentación. Con la opción Álbum de fotos, PowerPoint
creará automáticamente una diapositiva para cada una de las imágenes importadas.
¿Cómo lo hago?: Para usar esta herramienta, haz clic en Insertar > Imágenes > Nuevo
Álbum de fotos. Selecciona las imágenes y pulsa el botón Insertar.
Leer más información sobre cómo crear un álbum de fotografías en PowerPoint
Volver al índice.

Trucos para compartir presentaciones

PowerPoint.
#16 Cómo reducir el tamaño de un PowerPoint para enviarlo
por correo electrónico.
A veces necesitarás enviar una presentación por correo electrónico. Aunque lo más cómodo
es utilizar herramientas para compartir ficheros (tipo Box, Dropbox, Google
Drive o Microsoft OneDrive) hay empresas en las que no se permite el acceso a estos
servidores y que solo pueden recibir archivos a través del correo electrónico. PowerPoint
te permite reducir la resolución de todas las imágenes incrustadas en la presentación
así como eliminar las partes no visibles de las imágenes. Así reducirás notablemente el
tamaño de tu presentación para ser enviada
¿Cómo lo hago?: Para reducir el tamaño del archivo PowerPoint puedes seleccionar
cualquier imagen e ir a la pestaña Formato y pulsar Comprimir imágenes. Tendrás que
seleccionar la calidad de imagen que desees (calidad óptima para impresión 220 ppp,
óptima para ver en pantalla 150 ppp u óptima para enviar por correo electrónico 96 ppp) y
si quieres que el cambio se aplique solo a esta imagen o a todas. Tras pulsar Aceptar, si
salvas de nuevo tu presentación y te fijas en el tamaño del archivo en el explorador de
Windows o en el Finder en Mac, verás como ocupa mucho menos.

Leer más sobre cómo reducir el tamaño de un PowerPoint.

Compartir un PowerPoint en PDF.
Si no necesitas que el destinatario pueda editar la presentación y quieres asegurarte de que
vea tu documento exactamente con el mismo diseño que has utilizado (colores, tipografía,
alineación de los objetos, etc.) mi recomendación es que exportes la presentación como
archivo PDF.

¿Cómo lo hago?: Para hacerlo, haz clic en Archivo > Exportar > Crear documento PDF.
Podrás elegir con calidad Estándar o de Tamaño mínimo. También puedes salvar una
presentación en PDF desde Archivo > Guardar como y elegir en Tipo el formato PDF.
Leer más sobre cómo convertir de PowerPoint a PDF. Intenta que el archivo final que
vas a enviar por correo electrónico, ya sea en .ppt, .pptx o .pdf no ocupe más de 10
Mb.Muchos servidores de correo tienen establecido un límite de tamaño en los archivos
adjuntos que se pueden recibir y enviar para evitar saturar la red.
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#17 Cómo convertir tu presentación PowerPoint a vídeo.
¿Sabías que también puedes exportar tu presentación de PowerPoint a vídeo? Esto
puede serte útil si tienes una web corporativa en la que puedes publicar o si tienes un canal
de YouTube, y quieres compartir contenidos con tus clientes, aprovechando
presentaciones o materiales, en los que has trabajado. También podrías utilizar esos videos
a modo de videotutoriales para crear webinars o ofrecerlos cómo contenidos adicionales
en un programa de aprendizaje.
¿Cómo lo hago?: Para exportar una presentación a video selecciona la
pestaña Archivo> Exportar > Crear vídeo. En PowerPoint 2016 también puedes hacerlo
desde la pestaña Grabación > Exportar a vídeo.
Leer más información sobre cómo convertir una presentación a video.
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#18 Cómo insertar un PowerPoint en una web.
Otra forma interesante de compartir tus presentaciones es insertarlas en una página web si
dispones de un sitio en internet en el que puedas publicar. Office Mix es un complemento
gratuito de Microsoft disponible a partir de PowerPoint 2013, que te permite compartir
un PowerPoint, generando el código HTML para que puedas pegarlo directamente en
tu web y mostrar la presentación en una publicación web como en el ejemplo que tienes
a continuación.
Pensando en el mundo de la formación y de la educación, Office Mix ofrece muchas
herramientas útiles como mezclar contenidos (tu presentación PowerPoint, vídeos,
audios), añadir cuestionarios o encuestas en directo, facilitar al usuario navegar por
los contenidos fácilmente y desde cualquier dispositivo, recibir valoraciones y obtener
estadísticas para medir la participación. Para utilizar y generar contenidos en Office Mix
necesitarás usar PowerPoint para Windows y tener una cuenta de Microsoft. Si no la tienes,
no te preocupes, porque puedes crearte una de forma gratuita. Aquí tienes un ejemplo de
como se vería una presentación de Office Mix insertada en tu web:
Y si usas Mac, también puedes crear y compartir online tus presentaciones en una web. En
este artículo de Elartedepresentar.com puedes ver cómo.
¿Cómo lo hago?: Básicamente, a través de Office Live, puedes crear desde cero o
subir una presentación que tengas hecha, para compartirla y seleccionando la
opción Archivo > Compartir > Insertar > Generar. Encontrarás un texto dentro del
campo Código para insertar que podrás utilizar directamente en tu sitio web para mostrar
la presentación.
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Trucos al presentar un PowerPoint.

#19 Cómo re-hacer presentaciones sin tener que mover ni
ocultar transparencias.

Otra utilidad que muchos usuarios no conocen es que PowerPoint te permite crear una
presentación personalizada y elegir qué diapositivas quieres presentar en dicha
presentación. Es decir, puedes disponer de un PowerPoint con todas las diapositivas
sobre un tema, pero a la hora de presentar, elegir aquellas que quieres que se
muestren y el orden de las mismas. Así evitarás perder tiempo moviendo diapositivas de
un sitio a otro, u ocultando diapositivas para que no se vean durante la presentación.
¿Cómo lo hago?: Para usar esta función, haz clic en Presentación con
diapositivas > Presentación personalizada. Aparecerá un menú en el que tendrás que
indicar, del listado de diapositivas, cuáles quieres añadir y en qué orden. Si has añadido a
cada diapositiva un título (usando alguna de las plantillas que vienen predefinidas o con tu
propia plantilla) esté será el nombre con el que aparezca en el listado de diapositivas.
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#20 Cómo hacer un dado virtual en PowerPoint.

¿Sabías que puedes realizar un dado

virtual en PowerPoint sin necesidad de programar ni de descargar otros programas? Y te
preguntarás, ¿para qué *** necesito un dado en mi reunión o en mi curso de
formación? Puede serte útil si realizas un ejercicio de repaso de los contenidos del
curso. Por ejemplo, podrías disponer de una hoja con preguntas numeradas, y que los
participantes, por grupos, tenga que responder a la pregunta cuyo número indique el dado
virtual. En este enlace puedes descargar un ejemplo de plantilla PowerPoint con un
dado virtual.

También puedes imprimir en grande un tablero en blanco, a modo de juego de mesa.

Aquí puedes descargar un par de plantillas de tableros de juegos de mesa que yo
utilizo y que puedes personalizar. En cada casilla puedes escribir preguntas de repaso
o plantear ejercicios, sobre los contenidos del curso. O también, puedes simplemente
numerar las casillas y tener en un listado aparte con la pregunta correspondiente para cada
casilla. Puedes hacer grupos con los participantes y que vayan avanzando sus respectivas
fichas lanzando el dado virtual. O incluso, puedes proyectar el tablero en una pantalla y
usar fichas virtuales que mover en PowerPoint, o usar notas adhesivas (post-its) de colores
que pegar sobre el tablero de juego proyectado a modo de fichas.
Esta actividad del juego de mesa, también puedes usarlo al principio de una
formación para demostrar a los participantes lo que aún no saben. Es decir, puedes
plantearles preguntas para hacerles conscientes de lo que no saben y necesitarían aprender.
Este es el tema que trataba en la Escalera del aprendizaje y cómo conseguir mover a los
participantes de la incompentencia inconsciente a la incompetencia consciente.
¿Cómo lo hago?: Si quieres lanzarlo varias veces, no hace falta que copies la diapositiva
varias veces. Puedes ir Presentación con diapositivas > Configurar presentación con
diapositivas y en al apartado Opciones de presentación, seleccionar la opción Repetir el
ciclo hasta presionar la tecla Esc.
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#21 Cómo hacer zoom en una diapositiva durante la
presentación.
Aunque en tu presentación no debería haber ninguna diapositiva con elementos tan
pequeños que no se reconozcan a simple vista, PowerPoint te permite hacer zoom en
cualquier parte de la diapositiva que estés presentado en ese momento. Esto puede ser
de utilidad si tienes que explicar un organigrama, un esquema o presentar los pasos de un
proceso complejo.
¿Cómo lo hago?: Durante la presentación, verás el icono de una lupa abajo a la izquierda.
Al pulsar sobre él, podrás hacer y desplazar el zoom sobre los gráficos o diagramas de la
diapositiva.
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#22 Atajos de teclado durante la presentación PowerPoint.
Hay algunas teclas especiales que son muy útiles a la hora de presentar y que muchos
desconocen. Si tienes PowerPoint en castellano, mientras estás presentando, si pulsas la
tecla B (blanco) o N (negro), dejaras la pantalla en ese color. Esto es interesante para
evitar distracciones visuales. Por ejemplo, antes de comenzar tu presentación puedes dejar
la pantalla en negro. También es útil cuando alguien realiza una pregunta y no quieres que
los asistentes se distraigan leyendo el texto o desvíen su atención hacia la diapositiva. Si
tienes la versión en inglés, las teclas serán W (white) y B (black).
Si durante la presentación escribes un número con el teclado y pulsas la
tecla Enter ↲,PowerPoint te mostrará la diapositiva correspondiente con ese
número. Esto tiene gran utilidad si por ejemplo has reservado algunas diapositivas de
reserva (backup) con información adicional para el turno de preguntas. Antes de empezar a
presentar puedes anotar los números de las diapositivas donde empiezan los distintos temas
o bloques de información.

Saltar diapositivas tecleando números también te puede servir si en un momento dado

te ves obligado a hacer tu presentación más breve. Por ejemplo, si estás presentado en
un evento y el ponente anterior se ha extendido demasiado y comido parte de tu tiempo. Si
tienes una nota con los números de las diapositivas principales puedes dar saltos si tener
que abrumar a los asistentes con un pase relámpago para llegar hasta las diapostivias
importantes.
Pulsando la tecla H irá a la siguiente diapositiva que esta estaba oculta. Así,
dependiendo de cómo veas a tu audiencia o las preguntas que hagan durante la
presentación, puedes elegir mostrar más o menos para ampliar o reducir la información que
ofreces sobre algunos temas.
Además de todos estos atajos, también tienes los siguientes.

 Para pasar a la diapositiva siguiente se puede utilizar cualquiera de los siguientes atajos
(vamos, que tienes fácil pasar de diapositiva):
 Pulsando la tecla S.
  Pulsando la barra de espacio.
 Pulsando la flecha a la derecha o flecha hacia abajo.
 Pulsando Enter o Av Pág.
 Haciendo clic de ratón en botón izquierdo.
 Para volver a la diapositiva anterior lo puedes conseguir:
 Pulsando la tecla A.
 Pulsando la tecla de retroceso.
 Pulsando la flecha a la izquierda o flecha hacia arriba.
 Pulsando Re Pág.
 Parar o reanudar la presentación pulsando la tecla P.
 Terminar la presentación:
 Pulsando Esc
 Pulsando las teclas Ctrl y . (punto)
 Pulsando las teclas Ctrl y – (guion)
 Borrar el dibujo que hayas hecho en la pantalla pulsando la tecla E
 Cambiar el puntero a modo pluma, pulsando Ctrl y la tecla P.
 Cambiar el puntero a modo flecha, pulsando Ctrl y la tecla a.
 Ocultar la flecha del ratón pulsando la tecla Ctrl + L.
 Mostrar la flecha del ratón pulsando la tecla Ctrl + U.
Leer más sobre las combinaciones de teclado durante una presentación PowerPoint.
Volver al índice.
#23 Crear cinemgraphs para hacer tus presentaciones más
animadas.
En este otro artículo que he escrito recientemente puedes aprender a crear presentaciones
mucho más atractivas y que capten la atención mediante el uso y la creación de
cinemegraphs. Puedes leerlo completo aquí: Cinemagraphs: cómo crear presentaciones
animadas en PowerPoint.
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Infografía resumen.
Para terminar aquí tienes una infografía resumen con todos los consejos. Y si te ha
parecido útil este artículo te agradeceré que lo compartas.
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