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CONCEPTO DE CONTABILIDAD
La contabilidad, pues, puede ser considerada como una ciencia o una técnica que tiene el
objetivo de brindar información de utilidad para la toma de decisiones vinculadas a la
economía. Se dedica a analizar el patrimonio y traduce sus resultados en los llamados
estados contables o financieros, que resumen situaciones económicas.
Existen dos grandes tipos de contabilidad: la financiera o externa, que aporta información
sobre el estado financiero de una empresa a los agentes económicos interesados (como
clientes, inversores y proveedores) y que se encuentra regulada en forma oficial, y la
contabilidad de gestión o interna, que es la que se utiliza para calcular los costos y
movimientos económicos en el seno de una empresa.
Los usuarios de la información contable está referida a las personas que necesitan la
información contable de la empresa para distintos fines, entre los principales usuarios se
conocen a:
Ente: Los estados financieros siempre se refieren a un ente, donde el elemento subjetivo
o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona
ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su
propiedad.
Realización: Los resultados económicos sólo se deben computar cuando sean realizados,
o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de
la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente
todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer con carácter general que
el concepto realizado participa del concepto devengado.
Prudencia: Cuando se deba elegir entre dos calores para un elemento del activo,
normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de
tal modo que la participación del propietario sea menor. En general: Contabilizar las
pérdidas cuando se conocen y las ganancias cuando se realicen.
Personas Naturales
Son todas las personas, nacionales o extranjeras, que realizan actividades económicas
lícitas.
Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a
inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI
por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su
actividad económica.
Las personas que no cumplan con lo anterior, así como los profesionales, comisionistas,
artesanos, y demás trabajadores autónomos (sin título profesional y no empresarios), no
están obligados a llevar contabilidad, sin embargo deberán llevar un registro de sus
ingresos y egresos.
Persona Jurídica
Persona Jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de
ésta.
Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien
asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa.
Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están
garantizadas y se limitan sólo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto
capital como patrimonio).
Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará
sólo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o
dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales.
LA EMPRESA
Las empresas puedan clasificarse según la actividad económica que desarrollan. Así, nos
encontramos con empresas del sector primario (que obtienen los recursos a partir de la
naturaleza, como las agrícolas, pesqueras o ganaderas), del sector secundario (dedicadas
a la transformación de bienes, como las industriales y de la construcción) y del sector
terciario (empresas que se dedican a la oferta de servicios o al comercio).
Las empresas también pueden ser definidas según la titularidad del capital. Así, nos
encontramos con empresas privadas (su capital está en mano de particulares), públicas
(controladas por el Estado), mixtas (el capital es compartido por particulares y por el
Estado) y empresas de autogestión (el capital es propiedad de los trabajadores).
La administración de empresas, por su parte, es una ciencia social que se dedica al estudio
de la organización de estas entidades, analizando la forma en que gestionan sus recursos,
procesos y los resultados de sus actividades.
IMPORTANCIA DE LA EMPRESA
Como aclaración previa, debes saber que los conceptos de actividad y giro de una empresa
son utilizados como sinónimos.
Existen tantas actividades o giros de empresas como empresas existen. La situación actual
y pasada, su producto, el tamaño o su competencia hacen que el giro comercial de una
empresa sea casi único.
A pesar de ello vamos a tratar de definir una clasificación de las empresas de acuerdo a
su giro.
Empresas Industriales
Este tipo de empresas, aunque tradicionalmente han sido muy dependientes de la mano
de obra, cada vez más su giro o actividad depende de su capacidad tecnológica.
Empresas Comerciales
La mayoría de negocios a pie de calle que ves cada día son minoristas y son donde
hacemos nuestras compras habituales.
Son empresas que brindan servicios a la comunidad, pudiendo tener o no fines de lucro.
En esencia son otra forma de empresas comerciales, pero la diferencia es que el valor
ofrecido es intangible. Servicio frente a producto.
Además de lo que hemos visto, según la actividad, las empresas también se pueden
calificar como:
Empresas del sector terciario: o sector servicios. Abarca todas las actividades
económicas relacionadas con los servicios materiales que no producen bienes, y
generalmente se ofrecen para satisfacer necesidades de la población. Aquí podemos
hablar de finanzas, turismo, transporte, comercio, comunicaciones, hostelería, ocio,
espectáculos, administración pública o servicios públicos (de Estado o iniciativa privada).
Clasificación de las empresas según el origen del capital
Las empresas en función de dónde procede el capital se puede dividir en diferentes tipos:
Públicas
Privadas
Pueden ser:
En manos privadas las empresas suelen tener un único objetivo, maximizar su beneficio.
Semipúblicas
Empresas individuales: conformados por sólo una persona que puede responder
frente a terceros con sus bienes (autónomos) con responsabilidad ilimitada, o hasta
el monto aportado para la empresa, en empresas individuales de responsabilidad
limitada o EIRL. Hablamos de empresas familiares o pequeñas.
Las cooperativas y organizaciones de economía social.
Sociedades o empresas societarias: que son las que se conforman por varias
personas. Son las empresas de sociedad colectiva, sociedad de responsabilidad
limitada, sociedad anónima, sociedad comanditaria y sociedad de acciones
simplificada SAS. Ver más en: las diferentes formas jurídicas a adoptar.
Unión temporal de empresas: una UTE es una colaboración puntual de dos o
más empresas en un proyecto en concreto. Son muy frecuentes en obra civil,
donde varias empresas constructoras unen sus fuerzas para poder aspirar a
proyectos que por separado no podrían.
Aunque pueda parecer que todas las empresas solo buscan más y más beneficios, no
siempre es así.
Sin ánimo de lucro: organizaciones cuyo fin no es aumentar la facturación sino tener un
impacto social positivo. Sus ingresos están destinados a la supervivencia económica de
la empresa, buscan ser viables en vez de rentables. Aunque tengan colaboradores que
trabajen de forma desinteresada también pueden tener trabajadores asalariados si el
funcionamiento de la empresa lo requiere.
Con ánimo de lucro: no hace falta presentar estadísticas oficiales para saberlo, son la
mayoría. Dentro de este grupo hay casi infinitos puntos de vista; empresas a las que no
les importa nada más que la cuenta de resultados o empresas que valoran otros factores
como el desarrollo sustentable o la satisfacción de sus empleados.
Con fines sociales: este es el fin último de las empresas públicas, maximizar el bienestar
de los ciudadanos del país.
Con fines deportivos: existen clubes deportivos que tienen más volumen de negocio que
muchas multinacionales. Estos clubes son empresas pero no se gestionan con un criterio
económico. Su finalidad es maximizar los resultados deportivos.
Esta clasificación, como te podrás imaginar, puede atender a diferentes criterios, pero
estas cifras se suelen manejar en términos de normativas y regulaciones.
Además de las que hemos visto, existen otras formas de agrupas a las corporaciones.
Como Financieras, las que se clasifican por el monto de su capital:
Por las ventas: se determina el tamaño en base al monto de las ventas de las
empresas en el mercado
Por la producción: se refiere al grado de maquinización que se da en el proceso
de producción.
Por último, podríamos clasificarlas por la forma de nacimiento, como startup, como
excisión de otra organización o compañía (spin-off), como fruto de un proyecto o de
forma tradicional.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que
se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas
y las disposiciones de la ley.
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante
y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Nota de ventas
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos
establecidos.
Remito o remisión
Factura
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con él se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.
Nota de débito
Nota de crédito
Orden de pago
pura y simple
librada contra
un banco en el
cual el librador
tiene fondos
depositados a
su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares
establecidas para cada tipo de cheque.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Pagaré
Documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique,
una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
CUENTA CONTABLE
Otro uso del concepto menciona a la cuenta como el depósito de dinero que se realiza en
una institución financiera. La cuenta corriente es aquella que puede ser deudora o
acreedora; el usuario, por lo tanto, puede utilizar dinero a crédito (incurrir en deuda) y
pagarlo con posterioridad. Otro tipo de cuenta es la caja de ahorro, por medio de la cual
el usuario solo tiene a su disposición el dinero que ha depositado: “Quiero hacer un retiro,
por favor: tengo cuenta en la sucursal del centro”, “Hubo un problema con la cuenta
bancaria y no pude hacer la transferencia”.
Los requisitos para la obtención de un tipo de cuenta bancaria determinado varían según
la institución, y lo mismo ocurre con las condiciones de uso, los servicios adicionales, los
gastos de mantenimiento y las restricciones. Por ejemplo, la mayoría de los bancos cobran
comisiones por la realización de transferencias de dinero, y las tasas son diferentes en
cada caso. Del mismo modo, es común que se cobre un impuesto por la renovación de las
tarjetas de crédito y débito todos los años.
Cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta características comunes:
En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra
cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco,
efecto por pagar, etc.”.
En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación
que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino
cuando varía.
En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el
motivo que a originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta
de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.
En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que
significan cargo o débito para la cuenta.
En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que
represente abono o crédito para la cuenta.
En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término
monetario, después de cada cargo o abono.
En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el libro de
contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.
Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus
diferentes elementos como son el débito, crédito y saldos.
La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para
registrar los diferentes hechos económicos.
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débito y
un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir,
cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización,
en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta
que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.
Tenga presente que la cuenta T no debe arrojar necesariamente saldos iguales, puesto que
esta sólo registra los movimiento de entradas y salidas, y estas no siempre son iguales.
La personificación de cuentas es un
término que se utiliza en contabilidad
para darle un nombre o una
denominación genérica a una cuenta
contable de una empresa o compañía,
ya sea ésta de bienes, valores o
servicios.
La personificación de cuentas es
importante porque permite un orden y reconocimiento más fácil de todas las cuentas
contables y, por ende, un control más eficiente de las mismas.
Cuentas de Balance
Activos
Activo Corriente
Es el dinero en efectivo que se posee o aquellos bienes que podrían convertirse fácilmente
en efectivo, como por ejemplo, la mercancía que está en inventario para ser vendida. El
activo corriente puede ser:
Activos Fijos
También llamado Activo No Corriente, son todos los bienes fijos, permanentes que
pertenecen a la empresa y con los que ésta cuenta para desarrollar su actividad comercial.
Aquí se incluyen por ejemplo, los terrenos y edificaciones sobre los que está emplazada
la compañía u otros de su pertenencia, los vehículos a nombre de la compañía, las
maquinarias, todo el mobiliario y los equipos de computación, software, licencias,
patentes, etcétera.
La marca registrada de la compañía, por ejemplo, es un intangible que forma parte de sus
activos fijos. En la contabilidad de los activos fijos se debe tomar en cuenta también las
amortizaciones o depreciaciones que con el tiempo sufren los bienes.
Por ejemplo: un terreno puede costar más o menos dinero que cuando se adquirió, un
vehículo suele depreciar su valor cada año, etc.
Activos Diferidos
Son todos aquellos que se registran parcialmente y que, una vez que son pagados, no son
reembolsables ni recuperables.
En este tipo de activos están incluidos, entre otros, los alquileres o los seguros pagados
por anticipado, la publicidad, gastos de constitución de la empresa, registros, etc.
Todas las cuentas de Activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que su saldo
aumenta cuando son cargadas y disminuye cuando son abonadas o acreditadas.
Pasivos
Visto desde otro ángulo, puede decirse que el Pasivo es el aporte de terceros en el
financiamiento de la empresa. El pasivo puede ser:
Pasivo Corriente
Son todas las deudas u obligaciones que deben ser saldadas en el corto plazo. En
contabilidad, corto plazo significa un plazo menos a doce meses desde la fecha del
balance.
Dentro del Pasivo Corriente se incluyen: cuentas y documentos por pagar, préstamos
bancarios y de otra índole, hipotecas, etcétera.
También llamado Pasivo No Corriente, son todas las deudas u obligaciones que deben ser
saldadas a largo plazo, es decir, en un lapso mayor a doce meses.
Dentro del Pasivo a Largo Plazo se incluyen: cuentas y documentos por pagar a largo
plazo, aportes a la seguridad social pendientes de pago, retenciones por pagar, etcétera.
Patrimonio
Dentro del patrimonio se incluyen también los aportes realizados por los accionistas
(Capital social). El resultado del patrimonio expone si la empresa cerró su ejercicio con
utilidad o con pérdida.
Las cuentas de Pasivo y Patrimonio son de naturaleza acreedora. Esto quiere decir que su
saldo aumenta cuando son abonadas y disminuye cuando son debitadas.
Cuentas de Resultados
Cuentas de Ingresos
Son aquellas que repercuten en el aumento del patrimonio neto. Aquí se incluyen, claro
está, las ventas de bienes o servicios, pero también las comisiones, los ingresos percibidos
por concepto de alquileres y los intereses devengados
Costos
Son los gastos en los que se tuvo que incurrir para poder producir los bienes a vender o
los servicios a prestar por parte de la empresa.
Cuenta de Gastos
Son aquellas que repercuten en la disminución del patrimonio neto. Se entiende por
gastos: los sueldos, las comisiones a pagar por concepto de ventas, cargas sociales,
viáticos, transporte, seguros, mantenimiento de maquinarias, publicidad y propaganda,
etcétera.
También se incluyen aquí todos los gastos administrativos como alquileres, fondos de
reserva, cuentas incobrables, vacaciones y otros. Por último, los gastos financieros como
comisiones bancarias, impuestos e intereses por mora.
Cuando el ingreso es mayor que los gastos se habla de una Ganancia para la compañía,
de lo contrario, se habla de Pérdida.
1. CUENTAS REALES
Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es
decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el
saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir,
lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento
existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas
reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su
saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero
como lo es el “Balance general”.
2. CUENTAS NOMINALES
Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas
lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su
resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser
afectada por los beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada
ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en
consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio,
por ello se le conoce como cuenta de resultados.
Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las
cuentas de Orden.
CUENTAS MIXTAS
Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte
real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de
naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al
activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma,
las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de
orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo
y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se
caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero
con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.
PLAN DE CUENTAS
Concepto:
Las cuentas cumplen un papel preponderante dentro del sistema contable de los entes
económico-sociales como elemento compilador y procesador de datos. En este sentido el
Plan de Cuentas se constituye como modelo de información y control de una realidad
económica concreta. Este modelo o Plan de Cuentas ha de servir como medio capaz de
suministrar información cualitativa y cuantitativa de la situación patrimonial del ente, así
como de las corrientes o flujos en términos monetarios reales que provocan o pueden
provocar alteraciones en dicha situación patrimonial.
Finalidades:
Las cuentas como elemento compilador y procesador de datos deben cumplir un papel
importante en la correcta imputación contable de los hechos económicos, en tanto que la
diagramación del Plan de Cuentas sea formulada correctamente de acuerdo a las
necesidades del ente.
Para cumplir con la finalidad de suministrar información útil para la toma de decisiones,
el Plan de Cuentas debe contemplar a la inclusión no especial de acuerdo a las
características de información a cubrir. Por ejemplo si se necesita saber el nivel de gastos
por área de una empresa se necesita cubrir y prever en el Plan de Cuentas, cuentas
específicas tales como: Gastos de Ventas, Gastos de Administración, Gastos de Recursos
Humanos, Gastos de Administración Gerencial etc.
a) Sistematicidad en el ordenamiento.
Para la correcta organización de un Plan de Cuentas se debe primeramente
establecer un claro criterio al respecto.
b) Flexibilidad.
Requisito necesario para facilitar la preparación de los informes contables. Por ejemplo:
todas las cuentas que representan el dinero en efectivo se deben agrupar bajo una
denominación común, tal como “Disponibilidades” o “Efectivo y Otros Medios
Líquidos”
Las cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se requieren registrar bajo
una denominación para facilitar el trabajo de los tenedores de libros y evitar la realización
de falsas imputaciones.
Para que un Plan de Cuentas satisfaga los requerimientos del sistema contable, se deben
tener en cuenta fundamentalmente los siguientes aspectos.
Los principios de contabilidad constituyen las normas que inspiran y rigen la práctica de
la contabilidad. De ellos derivan los criterios por seguir ante diversos problemas que
pueden presentarse en la contabilización de las transacciones empresariales.
La aplicación de los principio deberá conducir a que las cuentas seleccionadas para
integrar el plan de cuentas sean formuladas con claridad, expresen la imagen fiel del
patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
El Colegio de Contadores del Paraguay se ha adherido en este aspecto a lo establecido
por las Normas Internacionales de Contabilidad.
Se origina en las disposiciones de tipo legal que esta relacionada con la hacienda para la
cual se destina el Plan de Cuentas, pues existen normas que obligan a cierto tipo de
empresas a una presentación periódica de determinadas informaciones contables, para lo
cual requiere contar con las cuentas adecuadas para su preparación y exposición. Ej. Las
Cooperativas, las Fundaciones, Las Casas de Seguros, Los Comercios en Gral., tienen
hoy día en Paraguay distintos regímenes legales en cuanto al tiempo de presentación e
inclusive el pago de las tasas de impuestos.
b.3. Tamaño.
Tienen que ver con la dimensión o magnitud de la empresa, pues cuanto mas grande sea
la empresa, más necesidad de control tendrá y consecuentemente el Plan de Cuentas se
volverá más complejo. Ej. La cuenta Muebles y Útiles en una empresa pequeña podrían
utilizarse como cuenta única, mientras que en una grande convendría habilitar cuentas de
control por sectores, lo mismo sucede con la cuenta mercaderías.
b.4. Extensión.
El Plan de Cuentas varia de acuerdo a que la empresa sea indivisa o dividida, pues si se
trata del caso de las empresas divididas tendríamos consecuentemente sucursales y
agencias, para las cuales se habrán de crear cuentas especiales que conecten sus
movimientos con las de casa matriz.
En principio, es conveniente que el plan de cuentas este dispuesto de modo tal que los
informes puedan ser preparados rápidamente, así si se debe informar a la gerencia en
forma periódica sobre el total de las cuentas por cobrar, es importante que todas las
cuentas representativas de dicho rubro, tales como clientes, Documentos por Cobrar,
Accionistas, Deudores Varios, y otros se encuentren agrupadas cajo una sola
denominación común en el Plan de Cuentas.
El Plan de Cuenta debe estar estructurado de tal forma a que los diversos estamentos de
la empresa puedan efectuar análisis referentes a su sector según los informes contables.
Así si se desea conocer el resultado por, línea de productos, será preciso prever cuentas
capaces de captar dichos resultados. Ej. Ventas de Mercaderías sección tienda, Costo de
Venta de Mercaderías Sección Tienda.
Directa: cuando se emplea un único diario para registrar todos los hechos contables.
Los medios de registros contables pueden ser manuales o mecanizados. Debemos señalar
que el empleo de procesamiento electrónico de datos posibilita hoy en día, la posibilidad
de la utilización de una cantidad de cuentas analíticas sin ocasionar mayores atrasos en la
formulación de los informes contables. Sin embargo este resultado ágil resulta muy
complicado y lento si se utilizan medios manuales, y la obtención de los informes aunque
resulten igual de confiables no podrían estar a la misma velocidad con la que estarían los
informes mecanizados.
Este sistema se basa en la asignación de números como dígitos para identificar las cuentas.
Existen varias modalidades que se pueden aplicar en este sistema, pero las más utilizada
es:
3) Permite la ubicación rápida de las cuentas y de los grupos a los cuales pertenecen.
a) Por Campos
b) Por Grupos
Ejemplo.
I. 0I. 0I. 0I
CAMPOS
Cuentas recompuestas: o de mayor grado de agregación al anterior, por ejemplo:
ACTIVO CORRIENTE código I.I., ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.
Primer Paso: Se asigna un código a cada clase de cuentas. Así, en una primera
clasificación, se pueden ubicar las cuentas recompuestas que integraran el primer campo
con un digito, como sigue:
2 PASIVO
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
Tercer Paso: Aquí se utiliza el tercer digito para representar las cuentas sintéticas,
Ejemplo.
CAJA
Cuenta real de activo circulante. Refleja el dinero disponible en la empresa en un
momento determinado, su saldo puede ser deudor o cero, en ningún caso esta cuenta
puede tener saldo acreedor. También se puede decir que es el dinero propiedad de la
empresa, existente en su propia oficina para la fecha del balance.
FONDOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante, llamada comúnmente Caja Chica, es una cantidad de
dinero en curso legal determinado por la empresa para entender pagos menores de carácter
general o de carácter previamente determinado.
BANCOS
Cuenta real de activo circulante. Comprende el efectivo que la empresa tiene depositado
en instituciones bancarias o de crédito, siempre y cuando el mismo esté disponible.
Generalmente este monto está representado por cuentas corrientes.
Se utiliza esta cuenta para registrar el dinero que tenemos depositado en los bancos con
los que trabajamos, el saldo en esta cuenta puede ser deudor o cero y en muy escasas
excepciones puede tener saldo acreedor.
PLAZOS FIJOS
Cuenta real de activo circulante. Período concedido por el pago de una deuda o para la
presentación al pago de determinados documentos financieros, dentro del cual no se
producen interés de demora o penalización.
COLOCACIONES
Cuenta real de activo circulante. Son todas aquellas acciones y bonos que ponen la
empresa en juego en la bolsa de valores en un período corto o prolongado para obtener
mayores beneficios.
Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben
nuestros clientes. Estos activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc.,
los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito hechos por la empresa
a terceras personas, son documentos de mucho valor jurídicos, por cuanto se pueden hacer
exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por vía judicial en una forma
rápida, en otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crédito prestados
por la empresa, los mismos se encuentran respaldados por documentos mercantiles de
carácter negociable.
Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la
empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por
facturas o Notas de Débitos.
Cuenta real de valuación activo (Activo circulante) Algunas de las cuentas por cobrar –
cliente se convierten en incobrables, por esta razón suele establecer una previsión que
disminuye en el acto circulante las Cuentas por Cobrar a fin de dejarlas en la cantidad que
se estima que en definitiva va a ser cobrada.
Cuenta real de activo circulante. Está compuesta por préstamos, ventas o los saldos de
anticipos de gastos que no han sido reportados o relacionados.
Cuenta real de activo circulante. Está conformada por préstamos realizados, anticipos
otorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sido reportados ni
relacionados.
Luego de entregado un anticipo, el empleado debe pasar su correspondiente relación de
gastos a fin de justificar el monto que se le otorgo como anticipo, y si el gasto realizado
a cuenta de la empresa fue mayor al monto del anticipo y el empleado coloco de su dinero
personal, se le hará el reembolso correspondiente y en caso de que hubiese sido menor al
anticipo, entonces el empleado deberá rembolsar a la empresa la cantidad que tenga como
sobrante.
Cuenta real de activo circulante. Está conformada por todos aquellos préstamos,
adelantos, etc. Entregados a los accionistas pendientes por cobrar a los mismos.
Cuenta real de activo circulante. Todos aquellos anticipos entregados por concepto de
alguna cuenta de contrato en proceso. Por lo general se hace con la finalidad de dar
comienzo al mismo y realizar las actividades inherentes al mismo.
Cuenta real de activo circulante. Es una acreencia que la empresa tiene para que le
compense con el débito fiscal. Se genera de las compras realizadas de bienes o la
recepción de servicios por parte de una entidad y que representa un impuesto causado que
debe ser declarado mensualmente conforme a lo establecido en la ley de Impuesto al
Consumo Suntuario y de Ventas al Mayor, actualmente IVA (Impuesto al Valor
Agregado)
Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta está destinada a registrar todos los
desembolsos efectuados a razón de viáticos o cualquier otro tipo de viáticos incurridos
por la empresa o los empleados, gastos que aún no han sido efectuados. Saldo deudor.
ADELANTOS DE SUELDO
Cuenta real de activo circulante. Como su nombre lo indica son anticipos que les hace la
empresa a sus empleados. Posteriormente, éstos son deducidos de su sueldo.
INVERSIONES TEMPORALES
Cuenta real de activo circulante. Representa inversiones que el comerciante ha hecho en
bienes o derechos de fácil convertibilidad en dinero, por ejemplo: cédulas hipotecarias,
certificados de ahorros, etc.
Es también conocido como activo especulativo, están representados por acciones, bonos,
títulos diversos, que la empresa adquiere con la finalidad de venderlos y convertirlos en
dinero en un lapso corto de tiempo y los cuales deben tener como característica que sean
de fácil venta.
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS
Los artículos incluidos en este renglón deben estar registrados a su precio de costo, o al
precio existente para ese momento en el mercado, si es menor que el costo.
Cuenta Real de activo circulante y está representada por todos aquellos productos
elaborados totalmente ya listos para ser vendidos. Está formada por los bienes que se
originan de la transformación de materias primas y la inclusión de otros como la mano de
obra directa y costos indirectos de producción. Este tipo de inventario se origina en
empresas con procesos de manufactura o fabricación, las principales operaciones que se
dan con estos activos son:
Terminación de productos.
Ventas de productos.
Desde el punto de vista contable se debe agregar el monto de cada uno de los componentes
nombrados. Dos operaciones se distinguen con los inventarios en proceso:
Es una cuenta real de activo circulante. La materia prima comprende los elementos
básicos o principales que entran en la elaboración de un producto, pero en las cuales
todavía no se han aplicado ningún trabajo de transformación por parte de la empresa.
Cuenta Real de valuación de activos (activo circulante). Partida que calcula la empresa
para futuras eventualidades por pérdidas en materias primas.
INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Es una cuenta real de Activo circulante. Son aquellos artículos terminados que se
adquieren para ser usados en el proceso de fabricación en forma directa o indirectamente
y que por razones de costo o cantidad no se computan por unidad producida.
INVENTARIOS EN TRÁNSITO
Cuenta real de Activo circulante. Esta cuenta registra mercancías que la empresa ha
comprado y que por ende le pertenecen pero que aún no han llegado a su poder.
Cuenta real de activo circulante. Representa los montos de los impuestos pagados antes
de su vencimiento real.
Cuenta real de activo circulante. Cuando se contrata una póliza de seguro de cualquier
tipo, debe cancelarse al momento de contratar la póliza, entonces se ha cancelado un gasto
que va a tener en el próximo año, si el seguro se hizo por un año.
Cuenta real de activo circulante. Corresponde al monto adquirido por concepto de alquiler
el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio
de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado.
SUMINISTROS DE OFICINA
Cuenta real de activo circulante. Es el material que se adquiere para usar (gastar) en su
oficina: clips, grapas, lápices, papel, tipex, etc., que tiene su existencia para
consecutivamente gastarlo en la medida en que sea necesario.
Cuenta real de activo no circulante. Son todos aquellos activos representados por letras o
pagares, que generalmente provienen de ventas o servicios prestados a crédito y que son
efectos a favor de la compañía a ser cobradas en un largo periodo de tiempo es decir a
largo plazo.
Cuenta real de activo no circulante. Representa el monto adeudado por clientes por
concepto de ventas o servicios prestados y que en un determinado periodo de tiempo
establecido serán cancelados.
Cuenta real de activo no circulante. Derecho real que grava bienes inmuebles,
sujetándolos a responder del cumplimiento de una obligación o del pago de una deuda. Y
que representa para la compañía un valor por cobrar.
INVERSIONES EN ACCIONES
Cuenta real de activo no circulante. Una sociedad anónima constituye un capital común,
por medio de la emisión y suscripción de acciones, las acciones son parte del capital
común de la compañía, el accionista puede adquirir las acciones al momento de crear el
capital común o puede adquirirlo de cualquier accionista que venda sus acciones.
INVERSIONES EN BONOS
Cuenta real de activo no circulante. Son títulos de créditos emitidos por una entidad
gubernamental, industrial o financiera, con el fin de obtener efectivo, comprometiéndose
a pagar por ello una tasa fija de interés y en algunos casos una retribución anual adicional.
INVERSIONES EN INMUEBLES
Cuenta real de activo no circulante. Son todos aquellos inmuebles adquiridos y que
representan una inversión para la compañía, pueden ser por ejemplo casas, edificios,
galpones, etc.
Cuenta real de valuación de activo (no circulante). Es una previsión que estima la empresa
y representa las fluctuaciones de valores que puedan ocurrir en el mercado y puedan
afectar el valor de las acciones, bonos etc.
TERRENOS
Cuenta real de activo no circulante. Representa todos aquellos Sitios o espacio de tierra
propiedad de la compañía.
EDIFICIOS
Cuenta real de activo no circulante. Refleja el o los edificios comprados por la empresa
para alquilarlos y obtener unos ingresos adicionales o para vender posteriormente el
terreno más caro (como inversión). Pero cuando se trata del edificio de uso diario de la
empresa con sus oficinas, almacenes o fábrica (como activo fijo). Este no es adquirido
por la empresa con fines especulativos, sino con la finalidad de usarlos en las actividades
normales de ella.
MAQUINARIAS Y EQUIPOS
Cuenta real de activo no circulante. Son todas aquellas maquinarias y equipos que tiene
la empresa para la realización de sus actividades comerciales correspondientes a
fabricación, modificación o servicios.
Cuenta real de activo no circulante. Está compuesto por todos aquellos muebles y enceres
que sean propiedad de la empresa y que son utilizados en áreas de producción o servicios,
entre ellos se mencionan estantes, escritorios, archivos, sillas, entre otros.
EQUIPOS DE COMPUTACION
Cuenta real de activo no circulante. Compuesta por todos los equipos de computación
propiedad de la compañía, computadoras, sistemas informáticos. Etc.
VEHÍCULOS
Cuenta real de activo no circulante. Son los vehículos que tiene la empresa para usos
diferentes al reparto de mercancía y traslados varios.
Cuenta real de activo no circulante. Cuando una empresa alquila un local para su
funcionamiento, generalmente el contrato de alquiler establece que las mejoras hechas al
local quedarán a beneficio del propietario, estos locales no siempre están adaptados para
cualquier tipo de negocios de manera que el inquilino debe hacer ciertos arreglos, esto
por supuesto, es un gasto que quedará allí cuando deje el local.
INSTALACIONES
Cuenta real de activo no circulante. Contrato de arrendamiento financiero por el que una
de las partes contratantes (la sociedad) adquiere la propiedad de un bien de equipo (por
lo general maquinaria) de su fabricante, y lo cede en uso a la otra parte contratante
(arrendatario financiero o usuario) durante un plazo prefijado y a cambio de una cantidad
periódica. Este contrato de arrendamiento o de Leasing es impulsado por el usuario que
necesita adquirir un bien de equipo, comprueba su precio e incluso entra en tratos con el
fabricante y una vez obtenida la información, acude a la sociedad de Leasing para que
ésta adquiera la propiedad del bien del fabricante y acto seguido se le ceda para su
utilización y explotación al usuario.
Cuenta real de activo no circulante. Son aquellas maquinarias y equipos que pueden
fabricar la propia empresa para su uso. En consecuencia se supone que la fabricación de
activos fijos para la empresa se hará en los períodos en los cuales la fábrica se encuentra
en un nivel bajo de producción de artículos para la venta.
DEPRECIACIONES
Los activos fijos son aquellos bienes, de características más o menor permanentes en
cuanto a durabilidad, que la empresa posee, con la finalidad de utilizarlos en sus
operaciones normales y cuya intención no es venderlos.
No depreciables Terrenos
Activos Tangibles
Depreciables Edificio, maquinaria, vehículo, mobiliario, …
Agotables Bosques, mina, pozos petroleros, …
Se plantea que la depreciación de los Activos Fijos es un gasto estimado, por cuanto el
valor de la misma va a estar determinado por el criterio, el análisis o la experiencia de las
personas que dentro de la empresa, tiene poder de decisión para establecer la forma y el
tiempo en que se va a depreciar el activo fijo.
Este análisis de los factores anteriores se debe hacer con sumo cuidado, por cuanto
después que se ha escogido el método y se ha empezado a depreciar en esa forma, no debe
cambiar de método ya que ella va contra un principio de contabilidad generalmente
aceptado que es la consistencia.
Cuenta real complementaria de activo (no circulante). Distribución del costo de las
mejoras hechas al local las cuales quedarán a beneficio del propietario, esto debido a que
estos locales no siempre están adaptados para cualquier tipo de negocios de manera que
por lo general se realizan ciertos cambios para adaptar el ambiente a las necesidades reales
de la compañía.
Cuenta real complementaria de activo (no circulante). Distribución del costo acumulado
por concepto de Contrato de arrendamiento financiero, Este contrato de arrendamiento o
de Leasing es impulsado por el usuario que necesita adquirir un bien de equipo,
comprueba su precio e incluso entra en tratos con el fabricante y una vez obtenida la
información, acude a la sociedad de Leasing para que ésta adquiera la propiedad del bien
del fabricante y acto seguido se le ceda para su utilización y explotación al usuario.
CONCESIONES
Esta cuenta la podemos definir como la acción de conceder una posición ideológica al
igual que es el otorgamiento gubernamental a favor de particulares o de empresas, para
la explotación de yacimientos de cualquier tipo previamente estipulados. Estas
concesiones puedes ser:
AGOTAMIENTO
Está determinado por la explotación de los recursos naturales, que representan algunos
activos fijos tangibles, como es el caso de una mina de carbón, bosque maderero, pozo
petrolero, etc. Es decir, se plantea que el costo del activo se debe ir imputando al costo de
material explotado, a medida que esta explotación se vaya realizando. Por supuesto la
determinación del agotamiento que sufre uno de estos activos es un estimado, por cuanto
se trata de predeterminar mediante estudios técnicos el volumen que contiene dicho
activo, y por muy exacto que sean estos estudios siempre serán una estimación.
Procedimiento contable
PLUSVALÍA
Cuenta real de activo no circulante. Entiéndase por plusvalía el mayor valor que se paga
por un negocio, por el prestigio que ha adquirido su nombre en el mercado. La plusvalía
existe mientras el negocio esté en marcha, al acabarse la empresa éste por supuesto
desaparece.
DERECHOS DE AUTOR
Cuenta real de activo no circulante. Los derechos de autor duran toda la vida del autor y
se extinguen a los cuarenta años a partir de su muerte, pero su duración útil, suele siempre
ser más corto y se plantea que este activo se debe ir traspasando a gasto en un tiempo
corto, algunos plantean que se establezca de antemano el número de años para llevarla a
gastos, otros que se traspasen a gasto en base al número de unidades a vender y hay otros
partidarios de cargarlos a gastos de la primera edición.
Estos activos fijos que tienen vida limitada son los que se amortizan, y esta amortización
se hace con la finalidad de distribuir su valor en el tiempo de vida útil.
PATENTES
Cuenta real de activo no circulante. Es el derecho exclusivo que conceden los organismos
del Estado para explotar determinada actividad, por ejemplo la invasión de un
determinado sistema para aprovechar los derechos industriales. Algún producto en
particular etc.
MARCA DE FÁBRICA
Cuenta real de activo no circulante. Esta tiene una duración de 15 años a partir de su
registro, pero puede ser renovada por períodos sucesivos de 15 años a petición de parte
interesada. No tiene vida limitada, es la razón por la cual no se amortiza anualmente.
FRANQUICIAS
AMORTIZACIÓN ACUMULADA
Cuenta real complementaria de activo. Refleja la distribución del costo de ciertos activos
para los cuales no es aplicable el concepto de depreciación acumulada, como lo son por
ejemplo, los gastos de organización o una plusvalía, los cuales se amortizaran en el tiempo
que se estime beneficiaran a la empresa.
GASTOS DE ORGANIZACIÓN
Cuenta real de activo (no circulante). Son aquellos gastos relacionados con la
organización y constitución de la empresa, los cuales pueden alcanzar cifras bastantes
altas.
Cuenta real de activo (no circulante). Son aquellas erogaciones realizadas con el fin de
hacer publicidad a los productos para su venta, debido a lo elevado de estas erogaciones
y porque estas campañas cubren varios períodos contables se considera como un activo
diferido.
Cuenta real de activo (no circulante). Depósito en metálico realizado por una persona
física o jurídica en un banco o institución financiera con el fin de asegurar o garantizar el
cumplimiento de una determinada obligación adquirida con un tercero o la realización de
alguna operación comercial o financiera. La cantidad depositada permanecerá
inmovilizada en la entidad depositante hasta el total cumplimiento de la obligación que
garantice.
Cuenta real de activo (no circulante). Corresponde a todas aquellas cuentas en disputa por
cobro, en juicio o en contienda.
FONDOS ESPECIALES
Cuenta real de activo (no circulante). Son fondos especiales de ingresos cobrados
específicamente para un propósito determinado, como un hospital, una biblioteca o un
parque. Esto fondos pueden gastarse. Además de las cuentas con los distintos fondos,
deben llevarse un grupo de cuentas que indiquen los bienes permanentes poseídos y las
emisiones de bonos que no representan obligaciones directas de fondos especiales.
Cuenta real de pasivo (circulante). Cuando una persona o entidad tiene cuenta corriente
en un Banco, con un movimiento de cierta importancia y mediante la presentación de sus
balances, el Banco puede otorgarle la facilidad a sobregirarse en su cuenta, hasta una
cantidad limitada (previamente fijada por el Banco), generalmente se cobra una cierta tasa
de intereses cuando esto sucede, y con la garantía de un valor provisional al sobregiro.
Cuenta real de pasivo (circulante). Refleja las deudas que tenemos con nuestros
proveedores representados por letras de cambio (giros) los cuales debemos cancelar en
los próximos dos, tres o cuatro meses.
Cuenta real de pasivo (circulante). Está es una cuenta real del pasivo circulante y
representan un gasto de la empresa acumulado correspondiente a la nómina.
Cuenta del pasivo del grupo de exigible que recoge en el haber las retenciones hechas por
el comerciante a su personal, sobre los sueldos y salarios para su posterior ingreso en los
organismos de la Seguridad Social (Instituto Nacional de Previsión, Mutualidades
laborales, Montepíos, etc.) también escogerá la cuota patronal para dichos seguros
sociales, en el debe se cargará cuando se efectúa el correspondiente ingresos antes
mencionado, su saldo será acreedor y reflejará en los citados organismos.
Cuenta real de pasivo (circulante). Este seguro cubre la contingencia del desempleo del
trabajador con un salario equivalente al 60% del salario de cotización el S.S.O.
Cuenta real de pasivo (circulante). Esta cuenta está respaldada por una ley que fue creada
con la finalidad de fomentar el ahorro orientado a la creación de fondos para la
adquisición, ampliación, remodelación, mejoras de la vivienda, establece un aporte del
patrono y el otro del trabajador, el cual será retenido por nómina, sin límite en cuanto a
cantidad como es el caso del S.S.O. y del S.P.F., estos aportes son del 2% del salario que
aportará el patrono y el 1% que aportara el trabajador. Montos acumulados por cancelar.
RETENCIONES
Incluye todos los conceptos derivados de la seguridad social y el impuesto sobre la renta
a los empleados. Entre estos conceptos de retenciones se pueden identificar los siguientes:
Cuenta real de pasivo circulante. Es una de las partidas más importantes de las reflejadas
en el pasivo de un balance general Corresponde al monto adeudado por concepto del
Impuesto sobre la renta adeudado al cierre de un ejercicio.
Cuenta real de pasivo circulante. Está sujeta a lo establecido en la ley del seguro social
obligatorio y su reglamento. En este sentido las retenciones relacionadas con el seguro
social se calculan con el siguiente procedimiento:
El seguro social obligatorio, establece un calendario de las semanas que deben aplicarse
para el cálculo de la contribución del trabajador y el cual es emitido el año anterior a su
vigencia.
Cuenta real de pasivo circulante. Corresponde al monto por cancelar concepto de paro
forzoso adeudado por la compañía. Este seguro cubre la contingencia del desempleo del
trabajador con un salario equivalente al 60% del salario de cotización el S.S.O. El monto
a cancelar corresponde a un porcentaje a ser cancelado según lo establecido en la ley tanto
por el trabajador como por el patrono. Recordemos que el paro forzoso corresponde al
periodo de inactividad laboral en la que incurre un trabajador después de finalizar sus
actividades en una empresa, este periodo comprende una compensación monetaria que
ayudara al trabajador a sustentarse hasta encontrar una nueva actividad laboral a la cual
dedicarse.
OTRAS RETENCIONES
Cuenta real de pasivo circulante. Esta cuenta abarca el monto correspondiente a otras
retenciones efectuadas por la empresa, tales como: caja de ahorro y aportes sindicales
entre otras. Con frecuencia los patrones deducen primas de seguro, cuotas de ahorro y
cuotas sindicales que se deben reconocer como obligaciones con terceras personas en la
medida en que las cantidades deducidas formen parte todavía del activo de patrón.
Cuenta real de pasivo circulante. Son utilidades que se les pagan a los accionistas como
retribución de su inversión. El pago en efectivo a los accionistas como retribución a su
inversión se conoce como un dividendo en efectivo. Los dividendos solo pueden ser
declarados por la junta de directores, el cual tiene la autoridad para ordenar el pago de un
dividendo. Si los directores deciden declarar un dividendo, debe tomar las medidas para
que se declare o se pague a los accionistas en ciertas fechas.
Cuenta real de pasivo circulante. Son obligaciones establecidas por las leyes impositivas
que la empresa no ha cancelado y debe cancelar en un corto plazo. El cálculo del impuesto
sobre la renta está sujeto a las normas que establece la ley que rige la materia, la
determinación de la utilidad para efectos del impuesto sobre la renta, difiere de la
metodología de cálculo aplicable para efectos financieros por las diferencias que
establece la ley en los cuales se consideran realizados los ingresos, costos y gastos para
efectos tributarios.
OBLIGACIONES POR PAGAR
Cuenta real de pasivo circulante. Está representada por todas las cuentas de gasto que al
cierre de un período estén pendiente de pago y como consecuencia no registrados, algunos
gastos de poca importancia. Como estos servicios los hemos utilizado en ese año que
finaliza, se puede registrar como gasto del mismo, y por supuesto, pero no haberlos
cancelado lo abonaremos a una cuenta de pasivo circulante. Si no poseemos la
información directa de la deuda por medio de la factura correspondiente, procederemos
en último caso a estimarlo en base al pago promedio de meses anteriores.
Cuenta real de pasivo no circulante. Es el importe de los alquileres que, aún sin estar
vencidos, se han cobrado anticipadamente. Estos alquileres cobrados pro anticipado
representan una obligación de la empresa para el arrendatario de continuar
proporcionando el inmueble.
Cuenta real de pasivo no circulante. Está formada por los ingresos recibidos sobre
servicios futuros de publicidad que preste una entidad a terceros, las empresas de
televisión reflejan montos importantes en las partidas de pasivo por estos conceptos.
Cuenta real de pasivo no circulante. Comprende los ingresos recibidos por la empresa
pero por los cuales no se ha entregado el bien, o prestado el servicio para la fecha de cierre
del ejercicio económico.
Cuenta real de pasivo no circulante. Esta cuenta refleja la obligación que tiene la empresa
con los trabajadores, con respecto a la Ley Orgánica del Trabajo y sus Reglamentos. Está
ubicada en el Balance General en el Pasivo o Lago Plazo.
ANTICIPOS DE PRESTACIONES SOCIALES
Cuenta real de pasivo no circulante. A largo plazo, y refleja lo pautado según la ley
Orgánica del Trabajo y que les corresponde a los trabajadores por concepto de adelanto
sobre sus prestaciones sociales.
Cuenta real de pasivo no circulante. Están conformados por efectivo que recibe la
empresa sobre lo cual se debe prestar el servicio o entregar el bien a futuro. Las empresas
para entregar un bien o prestar un servicio solicitan el depósito de cierta cantidad de
dinero a sus clientes o suscriptores.
UTILIDADES NO RECLAMADAS
Cuenta real de pasivo no circulante. Son las utilidades menos los dividendos declarados,
que ha ido reteniendo una sociedad anónima, por lo general la cuenta utilidades no
reclamadas tiene un saldo acreedor, por si las pérdidas exceden las utilidades no
reclamadas, dicha cuenta tendrá un saldo deudor.
No se puede distribuir utilidad por un importe mayor del existe en la cuenta utilidades no
reclamadas, para evitar que se distribuyan entre los accionistas cantidades ilimitadas de
los fondos de la sociedad anónima.
Cuenta real de patrimonio. Son los que dan a sus poseedores el derecho de votar en las
asambleas ordinarias, sobre todos los puntos que marcan los artículos 271 al 291, del
código de comercio de Venezuela. El permiso de constitución permite que la sociedad
anónima venda sus derechos de propiedad mediante la emisión de acciones. Cuando ésta
se venda y son pagados, se entrega, al comprador un certificado de acciones, pasando a
ser un copropietario de la compañía.
Cuenta real de patrimonio. Se caracteriza por el voto limitado, así como por el dividendo
preferente que debe liquidarse antes que el dividendo del capital social. Cuando a las
acciones preferidas se les concede prioridad de cobro en caso de liquidación de la
compañía, se les denomina acciones con valor de liquidación. Finalmente, aun cuando las
características principales de las acciones preferidas es la limitación del voto en la
asamblea, alguna de estas acciones y con la intención de hacerlas más atractivas, gozar
de voto y en algunas oportunidades mayor número de votos por acción.
Cuenta real de patrimonio. Esta cuenta corresponde al capital social. Se produce cuando
uno o alguno de los accionistas o socios no han cumplido con el pago completo de las
cuotas del capital social que le corresponde cancelar por sociedad de la empresa.
SUPERÁVIT
El superávit de una Sociedad Anónima es la parte del patrimonio de los accionistas que
no está representado por el capital en acciones.
El Superávit debe mostrar con claridad su naturaleza y origen, por esta razón es necesario
clasificarlo en cuentas que indiquen su procedencia, en este sentido el superávit se
clasifica en:
Superávit ganado
Superávit pagado
Superávit ganado:
Es la parte del superávit que cuenta con las ganancias provenientes de las operaciones
ordinarias de la empresa y disminuye con las pérdidas ocasionadas por este mismo
concepto.
SUPERÁVIT PAGADO
Cuenta real de patrimonio. Es un superávit de capital que se crea por el registro de los
beneficios obtenidos en las transacciones de la sociedad con sus accionistas, bien sean
estos procedentes de primas cobradas o descuentos concedidos en la colocación de venta
de sus propias acciones, los incumplimientos de los accionistas con el contrato de
suscripción, los resultados provenientes de las operaciones con acciones en tesorería, etc.
SUPERÁVIT DONADO
SUPERÁVIT DE REEVALUACIÓN
Cuenta real de patrimonio. Es un superávit de capital que se crea por el registro de los
beneficios obtenidos de activos, generalmente de carácter permanente. Este hecho se
produce más frecuentemente en económicas inflacionarias, como consecuencia del alza
general de los precios.
SUPERÁVIT RESERVADO
Cuenta real de patrimonio. Es la parte del superávit ganado que se retiene para dedicarlo
a determinados fines, bien sean éstos de carácter obligatorio o impuestos, por
disposiciones legales o por los propios estatutos sociales, o bien sean de naturaleza
voluntaria, respondiente así a conveniencia de orden administrativo o financiero.
SUPERÁVIT DISPONIBLE
Cuenta real de patrimonio. Es la parte del Superávit que está libre para ser distribuido
entre los accionistas, en el momento que así lo acuerden los administradores, siempre de
acuerdo a la situación financiera de la empresa.
MERCANCÍA EN CONSIGNACIÓN
El proveedor nos podrá exigir en caso de no haberlas vendido, que le devolvemos las
mercancías recibidas en consignación pero no que le paguemos el valor de la misma.
MERCANCIAS DADAS EN CONSIGNACION
Cuenta de orden. Comprende todos aquellos productos recibidos en planta los cuales
permanecerán a disposición entera de la empresa y que se factura solo al ser consumidos,
a este mecanismo se le denomina consignación
Cuenta de orden. Representa el monto de los giros enviados al banco para que este los
cobre al librarlo; si este no cancela el banco devolverá el giro a la empresa y recibirá una
determinada cantidad como gastos de cobranza.
Cuenta de orden. Los bancos comerciales efectúan una gran cantidad de operaciones que
requieren el adecuado control sobre todo porque estos administran el dinero de terceras
personas. Cuando un cliente se presenta para efectuar el cobro de un cheque en dólares
de un banco extranjero, normalmente la figura que se maneja es la de los cheques al cobro.
FIANZAS CONCEDIDAS
Cuenta de Orden deudora se presenta al final del balance general a manera de información
del monto de las fianzas concedidas.
MERCANCÍAS PIGNORADAS
FONDOS EN FIDEICOMISO
Cuenta de orden. Es un fondo que crea la empresa que tiene por objeto destinar
periódicamente cierta cantidad de dinero unidos a los intereses que produce este se va
capitalizando.
CUENTAS POR COBRAR DADA COMO INCOBRABLES
INMUEBLES EN FIDEICOMISO
Cuenta de Orden deudora se presenta al final del balance general a manera de información
el monto de los inmuebles que están en fideicomiso. El fideicomiso es una Disposición
por la cual el testador deja algún bien o parte del encomendado a la buena fe de alguien
para que, en caso y tiempo determinados, la transmita a otra persona o la invierta del
modo que se le señala. Especialmente dinero.
Cuenta de orden. Se incluye para los efectos de presentación en el Balance al pie del
pasivo y capital, y se refiere a todos aquellos cheques que la empresa le da en poder al
Banco para que este haga efectivo el cobro.
Cuenta de Orden ubicado al pie del pasivo y capital, el cual se utiliza para reflejar
información relevante sobre él.
Cuenta de Orden que se sitúa al final del pasivo y capital, en el Balance General y refleja
la información que es relevante sobre el monto de las cuentas por cobrar que resultaron
incobrables.
VENTAS
Cuenta nominal de ingresos. Es relativamente frecuente que las ventas de mercancía den
origen a devoluciones. Resulta muy común que los clientes cambien de precios,
encuentren que la mercancía no se ajusta a lo que ellos quieren. En caso de que no resulte
posible o conveniente este cambio de bienes, la mayor parte de los comerciantes
reembolsan el importe correspondiente o disminuyen el saldo en la cuenta del cliente.
COMPRAS
Cuenta nominal (costo de ventas). En esta cuenta incluimos todas las mercancías que
compramos durante el período contable con el objeto de volver a venderlos. En general,
incluirá en la cuenta compra, la adquisición de mercancía que normalmente entran en la
empresa con ánimo de venderlas y cumplir con el objeto para el cual fue creada la misma.
No incluirá en esta cuenta la compra de terrenos maquinarias, edificios, equipos,
instalaciones, etc. La cuenta Compras tendrá siempre saldo deudor. No entra en el
Balance General de la empresa. Se cierra por Ganancia y Pérdidas o Costo de Ventas,
dependiendo del sistema que deseamos emplear para el cierra de libros.
Cuenta nominal (costo de ventas). Comprende esta cuenta todos los transportes que
afectan a las compras que se realizaran, tanto si estos transportes figuran en las facturas
como si se pagan de manera independiente.
GASTOS DE ADUANA
Cuenta nominal (costo de ventas). Por lo general cuando se realiza alguna compra de
magnitud elevada ya sea por cantidad o por monto a cancelar se realiza un descuento
sobre dicha compra. Dicho monto es el correspondiente a cargar a esta cuenta
GASTOS DE ALMACENAJE
Cuenta nominal (costo de ventas). Comprende todos los costos en los que incurre la
empresa por concepto de almacenaje de mercancía y otros.
Cuenta nominal (Gastos operacionales). Comprende todos aquellos gastos extras por
concepto de alquiler sobre el local de ventas. En determinadas oportunidades la compañía
por diferentes razones se ve en la necesidad de alquilar algún local donde alojara las
ventas ya sea por razones geográficas, estrategias de mercado etc.
SALARIOS DE VENDEDORES
VIÁTICOS A VENDEDORES
Cuenta nominal (gastos operacionales). Son todos aquellos gastos que incurre la empresa
al trasladar a sus empleados fuera de la empresa, a realizar trabajos extraordinarios,
cubriendo así transporte, alimento, etc. Por lo general estos gastos son por concepto de
viajes de vendedores.
COMISIONES DE VENDEDORES
Cuenta nominal (gastos operacionales). Son gastos que se pagan a los empleados del área
de ventas por cumplimientos de cuotas de ventas o de cobranzas realizadas que
previamente son establecidas. Además de ventas por cantidades y otros parámetros
establecidos previamente por la compañía.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Cuenta nominal (gastos operacionales). Son egresos que se hacen para impulsar la venta
de productos y que se registran en los periodos que correspondan con base en una
distribución preestablecida en el tiempo.
Cuenta nominal (Gastos operacionales). Son los pagos que se realizan a los consejos
municipales por el tributo establecido en una ordenanza que obliga al pago o cancelación
periódica de un monto predeterminado y calculado conforme a la ordenanza y que permite
a la empresa tener una autorización para operar en la jurisdicción del municipio donde la
compañía realice actividades.
GASTOS DE EMBALAJE
Cuenta nominal (gastos operacionales). Están compuestos por erogaciones que se hacen
sobre envíos de mercancías a los clientes y que son asumidos por la empresa.
Cuenta nominal (gastos operacionales). Está integrada por las remuneraciones periódicas
que paga la empresa al personal de oficina por los servicios prestados a la misma.
GASTOS DE REPRESENTACION
Cuenta nominal (gastos operacionales). Están compuestos por los pagos que se hacen a
empleados a razón de actividades que deben realiza por la empresa y que se encuentran
relacionados con su trabajo.
HONORARIOS PROFESIONALES
Cuenta nominal (gastos operacionales). Representan gastos que se reciben por servicios
especializados de profesionales de diferentes ramas.
Cuenta nominal (gastos operacionales). Al igual que el mobiliario y equipo de oficina los
equipos de computación son depreciados en base al costo realizado sobre dichos activos.
Cuenta nominal (Gastos operacionales). Se entiende como el convenio de pago que hace
una empresa, por una publicación o una serie de publicaciones que habrán de salir en el
futuro.
GASTOS DE SEGURO
GASTOS DE CORRESPONDEDNCIA
GASTOS DE INCE
Cuenta nominal (otros ingresos). Hay empresas que cuando un cliente se atrasa en el pago
de facturas o giros cobran intereses de mora o cuando se conceden créditos con plazos
superiores a los normales cobran intereses sobre el plazo adicional. Ese ingreso adicional
producto de dichos intereses fijados se ven aquí representados.
Cuenta nominal (otros ingresos). Cuenta para registrar la diferencia entre el costo al cual
se adquirieron las inversiones y precio al cual se vendieron, siempre y cuando este último
sea superior al primero. Esta cuenta se clasifica en la sección de otros ingresos en el estado
de ganancias y pérdidas.
Cuenta nominal (otros ingresos). Son producidas por los cambios diferenciarios de la
moneda con respecto al dólar y otras monedas, estas representan inversiones hechas por
la empresa en el mercado, que se ven beneficiados por las alza de estas moneda, debido
a que tiene operaciones en ellas.
Cuenta nominal (otros egresos). En esta cuenta registramos aquellas diferencias en contra
concepto de la venta de algún activo a un costo menor del adquirido.
Cuenta nominal (otros egresos). El hecho de manejar diferentes monedas trae consigo que
en algunas oportunidades el hecho de que estas monedas extranjeras se debiliten respecto
a otras, y con respecto a la de circulación nacional, al contabilizarse estas pérdidas
concepto de diferencial cambiario debe ser registrado en esta cuenta.
Cuenta nominal (otros egresos). Al mantener relaciones comerciales con la banca privada
o pública surgen una serie de gastos producto de mantenimientos de cuentas, cobro por
servicios de manejo de dinero entre cuentas, y otros servicios prestados por la entidad por
los cuales debe cancelarse determinada cantidad previamente estipulada.
Cuenta nominal (otros egresos). Es la cuenta que se usa al término del período contable
para mostrar el importe estimado de las cuentas por cobrar que resultaran incobrables.
MULTAS NO DEDUCIBLES
Cuenta nominal (otros egresos). Gastos por conceptos de multas a la empresa que no son
deducibles del pago del impuesto sobre la renta.
Cuenta nominal (otros egresos). Son gastos por concepto de pérdida de mercancía,
incendio, robo, etc. Que no están cubiertos por alguna póliza que asegure el negocio.
TRANSACCIONES COMERCIALES
1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por
lo menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben
tener la misma cantidad.
2. Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)
Activos.
- Caja: en esta cuenta se registran todas las entradas que tenga la empresa, ya sea en
efectivo o en cheque.
Se debita por:
Ventas al contado.
Inversión adicional del dueño del negocio en efectivo.
Abonos de clientes
Cancelaciones de las facturas por parte de los clientes.
Se acredita por:
-Banco: se registran los depósitos y contra los que se van a girar cheques para hacer pagos
relacionados con las operaciones del negocio.
Se debita por:
Se acredita por:
-Cuentas por Cobrar: se registran los cargos por las ventas al crédito que se realicen a
los clientes.
Se debita por:
Ventas al crédito.
Se acredita por:
-Documentos por Cobrar: se registran las ventas al crédito por medio de letras o
pagarés.
Se debita por:
Se acredita por:
-Seguros Pre-pagados: se registra el monto de todas las pólizas de seguro que cubra
cualquier riesgo de los activos de la empresa.
Se debita por:
Compra de póliza.
Renovar o aumentar la póliza.
Se acredita por:
Amortizar la póliza.
Disminuir o cancelar la póliza.
-Materiales de Oficina:
Se debita por:
Se acredita por:
Devoluciones.
Retiros por parte del dueño.
Ajustes.
-Equipo de Oficina:
Se debita por:
Se acredita por:
Se debita por:
Se acredita por:
-Edificio:
Se debita por:
Compra del edificio (lugar en donde la empresa llevará a cabo sus operaciones).
Se acredita por:
-Mobiliario de Oficina:
Se debita por:
Se acredita por:
-Equipo Rodante:
Se debita por:
Se acredita por:
Pasivos.
-Cuentas por Pagar: Son las obligaciones de las empresas con los proveedores por
compras al crédito.
Se debita por:
Se acredita por:
Se debita por:
Se acredita por:
-Documentos por Pagar: se registran obligaciones de la empresa por medio de las cuales
se firme un pagaré, letras u otros documentos negociables.
Se debita por:
Abono al documento.
Cancelación del documento.
Se acredita por:
Se debita por:
Se acredita por:
Se debita por:
Se acredita por:
Cancelación de la hipoteca.
Capital.
-Capital de…:
Se debita por:
Ajuste y cierre.
Se acredita por:
-Personal de…:
Se debita por:
Ajustes y cierre.
Ingresos.
-Ventas:
Se debita por:
Se acredita por:
Costos.
-Compras:
Se debita por:
Se acredita por:
Cierre de la cuenta.
Retiro de mercancías por parte del dueño del negocio.
Gastos
Se debitan por:
Se acreditan por:
Ajuste y cierre.
Estos son los diversos movimientos que tienen las cuentas más utilizadas. Es necesario
que puedas identificar las cuentas a la hora de realizar las transacciones, por lo que tendrás
que tener presentes estos movimientos todo el tiempo y saber cómo aplicarlos
debidamente, porque en ocasiones te encontrarás con transacciones que afectarán hasta
unas cinco o seis cuentas y recuerda que siempre al sumar los lados débito y crédito deben
ser iguales.
PARTES Y RAZONABILIDAD
Para que se haga efectiva la operación comercial necesariamente deben existir las dos
partes:
1.- La parte que requiere los bienes, se la conoce como la parte compradora.
2.- La parte que ofrece los bienes que se la conoce como la parte vendedora.
ANÁLISIS DE LA TRANSACCIÓN
TIPOS DE TRANSACCIONES COMERCIALES
PERSONA NATURAL
EJEMPLOS:
PERSONA JURIDICA:
Es aquella que se crea por mandato de la ley. La figura de persona jurídica le corresponde
a una sociedad o a los diferentes organismos del estado.
La sociedad que realizan actividades económicas, con miras a alcanzar los siguientes
objetivos:
Las obligaciones que tiene cada una de las partes que intervienen en una transacción
económica, van a depender de su condición de persona natural o de sociedad.
Si se trata de personas naturales, será necesario aclara si esta persona se
acoge al régimen Simplificado o no.
Recibir y entregar los comprobantes de venta que les corresponde en cada caso.
Guardar correctamente los comprobantes de venta que sirven de respaldo a las
transacciones realizadas.
Presentar dentro de, los plazos previstos las declaraciones al SRI.
Informar al SRI cualquier relacionado al negocio, a la suspensión de las
actividades o cierre de los negocios.
Solicitar al SRI la baja de los comprobantes de4 venta no utilizados.
Ejemplo 1:
El señor Rafael Noboa, compra a Distribuidora Vélez, de propiedad del señor Jorge Vélez
una Cámara fotográfica, el precio de venta pactado es $ 150,00 que es estregado en
efectivo por el señor Rafael Noboa al señor Vélez.
Ejemplo 2:
El señor Santiago Narváez, compra a COMPUTEC, de propiedad del señor Carlos Gómez
una impresora, el precio pactado es $180.00, valor que es entregado mediante un cheque
por el señor Narváez al Señor Gómez.
B. TRANSACCIÓN CON
TARJETAS DE CRÉDITO.-En este
caso, el comprador al momento de la
transacción, entrega al vendedor el
Voucher, por medio de la cual autoriza
a una determinada institución
Bancaria, el pago del valor del bien o
servicio que recibe, con cargo a su
saldo bancario
Ejemplo 4:
La señora Felicia Ponce compra a Comisariato del Sur C. Ltda., víveres por un total de
$45,00. La señora Ponce por ser cliente del Comisariato, solicita se le cargue el valor de
la compra a su crédito personal, lo cual es aceptado por el responsable del negocio.
D. TRANSACCIÓN A CRÉDITO DOCUMENTADO.- En este caso, el comprador al
momento de la transacción, cancela el valor del bien o servicio adquirido, con la entrega
de un documento a través del cual asume el compromiso de pago de la deuda en una
determinada fecha.
1.- Personas:
a) Personas naturales.- Individuo que tiene capacidad para adquirir derechos y contraer
obligaciones, y puede ejercer comercio organizado en empresa unipersonal con razón
social. Ejm: Juan Pérez, Tommy Walker, etc.
3.- Resultados: Son las ganancias o pérdidas por efecto de las transacciones efectuadas
con personas y cosas.
En contabilidad toda transacción se denomina asiento contable, porque hay un valor que
sale y otro que entra, o también un valor que recibe y otro que entrega, los cuales son
registrados en forma diaria.
La Ecuación Contable
Todo balance de situación comprende dos partes, por un lado tenemos el activo y por otro
lado el pasivo y patrimonio, en consecuencia con estos tres términos se conforma la
ecuación contable de la siguiente manera:
Esta segunda variación es conocida como ecuación patrimonial. Como vemos se puede
despejar cualquiera de los términos que conforman la ecuación contable.
ILUSTRACIÓN:
Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuación contable es igual al valor del lado
derecho. El Activo es igual a $12.000,oo, la suma de los Pasivos (0,oo) más el Patrimonio
es igual a $ 12.000,oo