TECNOLOGÍA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

APRENDIZ

JIMMY MAURICIO CAMACHO VILLARREAL

INSTRUCTOR

PAOLA ANDREA OCAMPO AYALA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
COLOMBIA
2018
IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

1- AMBITO EMPRESARIAL

Mantener y gestionar Clientes de un Consultorio Odontológico.

Implementación de un programa que brinde un servicio optimo al cliente, muchas

veces por las ansias de crecer, creemos que debemos enfocar todos nuestros
esfuerzos de marketing en la búsqueda de clientes nuevos, dejando de lado el
mantenimiento de los clientes antiguos y actuales.
Tener siempre presente que es mucho más caro y difícil conseguir un cliente nuevo,
que conservar o incluso recuperar uno antiguo. Por ello, reconozcamos claramente
quiénes conforman nuestra cartera de clientes y constantemente mantengamos
contacto con ellos, a través de comunicaciones escritas, envío de material
educativo-promocional, llamadas telefónicas, etc.

2- DISEÑAR INSTRUMENTOS

Tenga siempre presente que Ud. se comporta dentro del mercado más veces como
cliente que como proveedor. Es decir, además de brindar servicios odontológicos a
sus clientes, consume, por ejemplo, servicios de electricidad y teléfono, compra
materiales e instrumental odontológico, contrata los servicios de un contador y de
una imprenta, adquiere uniformes, compra material descartable para garantizar la
bioseguridad en su clínica, etc.
Por ello, sabe perfectamente cómo le gusta que lo traten y dentro de los principales
atributos que Ud. valora al momento de ser cliente, es seguro que se puedan
identificar con facilidad sus deseos de ser escuchado: es decir, la necesidad de que
exista el espacio y el tiempo para que Ud. pueda explicar qué necesita. Y es que es
sumamente incómodo llegar a una tienda y sentirse presionado por comprar, sin
antes haber podido mantener una conversación que implique no solo lo
concerniente a la relación comercial, sino incluso temas que escapan a la venta.
Por ello, le aconsejamos desarrollar habilidades de comunicación y que entrene a
su personal en saber escuchar a sus clientes, de esta manera, siempre se
mantendrá un ambiente de trabajo óptimo, se evitarán malentendidos y se facilitará
la venta del servicio odontológico, lo cual a la larga redundará en beneficios para
todos.

3- REALIZAR LAS ENTREVISTAS

¿Cuáles son los procesos existentes, incluyendo cualquier diagrama o

procedimientos que hayan creado?
En el momento no se tiene ningún diagrama o procedimiento.
¿Cómo se comunican con los otros departamentos?
Se comunica vía telefónica

¿Cómo se comunican con los otros sistemas, servicios o clientes?

En el momento no se tiene esa forma comunicación

¿Cuáles son los actuales y futuros reglamentos y estándar de servicio al cliente

que deben cumplir?
No se tiene

Preguntas acerca de temas más específicos de su trabajo

¿Cómo comienza su procedimiento?

Se llena una hoja de datos personales, si es una urgencia no se pide ningún dato.

¿Qué documentos solicita al participante?

Documento de identidad

¿Recibe información de otros departamentos?

Ninguna

¿Cómo termina el procedimiento?

Se le asigna una cita

¿A quién le envía los resultados del proceso cuando termina su parte?

A nadie simplemente se archiva

¿Con que sistema trabajan hoy en día?

Con ninguno

¿Cuáles son las cosas que encuentran más difíciles en el proceso actual y que
cosa piensan que puede ser cambiada para mejor?
No hay una comunicación asertiva con el usuario, no se tiene una base de datos
de los usuarios.

¿Existe algún requerimiento que se necesita implementar?

Ninguno

¿Cuál es el software que usan para realizar su trabajo?

Ninguno

¿Existe otro software que usan durante el día?

Ninguno

¿Reescriben información de un sistema a otro? ¿Cuál es esta información?

Ninguno
¿Qué recomienda que se debe mejorar en el proceso?
-Capacitación al personal en manejo de usuarios.
-manejo de herramientas ofimáticas

Preguntas indirectas

¿Qué se está haciendo?

En el momento no se hace nada

¿Cuándo se hace?
Nunca

¿Quién lo está haciendo?

Nadie

¿Dónde se está haciendo?

En ninguna parte

¿Cuánto tiempo requiere?

No se tiene información

¿Cómo se está haciendo?

No se tiene información

-INFORME DE LA ENTREVISTA REALIZADA

En lo que me comunicaron saco como conclusión que el consultorio dental tiene
una serie de problemas desde el modo de dirigirse al cliente, hasta como se maneja
sus datos personales, los empleados no tienen capacitaciones, no están
actualizados en cuanto a sistemas y comunicaciones.

4- DESCRIBIR LA SITUACION PROBLEMA E IDENTIFICARLO

El planteamiento del problema es:
1- No hay comunicación con el cliente, no hay empatía.
2- No hay sistemas de ninguna clase.
3- Los empleados no tienen capacitaciones

5- PLANTEAR UNA SOLUCION DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS

DE INFORMACION
Al manejo de la información de la empresa. Estará estructurado para el trabajo en
red, permitiendo realizar diferentes actividades generales del funcionamiento de la
vida diaria en la entidad, tales como:
Capturar, almacenar y proporcionar información permanente y actualizada de los
datos online.
-Gestionar el catálogo de ventas online.
-Realizar ventas online.
-Gestionar pagos online.
-Generar órdenes de entregas.
-Gestionar captura de datos de clientes, proveedores, empleados online.
-Gestionar informes online.
-Dar información a los usuarios de su estado.
-Administrar de manera segura la base de datos.
6- VALIDAR LA SOLUCION O IDEA
-Diseñar el sitio web.
-Verificar el diseño por parte de la administración de la empresa.
-Desarrollar el sitio web.
-Realizar pruebas del sitio web en entorno simulado.
-Presentar del sitio web a la empresa.
-Dar tutorías para enseñar el manejo del sitio web.
-Programar y realizar los mantenimientos del sitio web.
7- TABULAR LA INFORMACION
La tendencia actual del mercado está orientada al uso de internet para informar,
promocionar, vender y compartir ideas, servicios y bienes. De igual manera
incremento de uso de nuevas tecnologías celulares y móviles con acceso a internet,
ha generado el aumento de personas que tienen acceso a la red. El consultorio no
proporciona a sus clientes una página web en la cual se obtenga información de los
productos, servicios y promociones; de igual manera no es posible para los clientes
realizar trámites online que eviten el desplazamiento hasta el punto de atención.
Se requiere la creación de un sitio web que proporcione a todos los clientes actuales
y potenciales del consultorio, las herramientas necesarias para informarse de los
bienes, servicios y promociones; permitiendo realizar diferentes actividades
comerciales, transaccionales y de operación en línea.

8-Describe de forma clara, precisa y concisa los requerimientos no funcionales.

-Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio debe responder al usuario
en menos de 5 segundos.
-Los datos modificados en la base de datos deben ser actualizados para todos los
usuarios que acceden en menos de 2 segundos.
-Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente por el
administrador de acceso a datos.
-El sistema debe proporcionar mensajes de error que sean informativos y orientados
a usuario final
-El sistema debe tener una disponibilidad del 99,99% de las veces en que un usuario
intente accederlo.

9-Elabora informes de las encuestas realizadas.

De lo anterior se pueden deducir aspectos importantes como la no calidad de la
atención personalizada y la no atención recibida por parte de las secretarias.
Es buena (sin llegar a ser óptima), así como la información que allí se suministra a
los clientes cuando estos se acercan.
Por otra parte, no es bien calificada la Capacidad de resolver problemas e
inquietudes en estos despachos y existe un alto nivel de insatisfacción con respecto
a los horarios de atención.