RAZONES DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA
DE GESTION DOCUMENTAL.
¿Qué es un programa de gestión documental?
El programa de gestión documental es definido como un
instrumento archivístico en el que se formulan y
estructuran de manera sistemática, los procesos
archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo
plazo, desde la creación, hasta el destino final de la
documentación.
Dicho instrumento condensa en sí, todos los parámetros a
seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de
facilitar el manejo de la información en pro del avance y la
automatización de tareas.
Hay que tener en cuenta que para llevar a cabo su
creación se debe estar sujeto a las normas vigentes, tales
como:
Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de
archivos. Título V: Gestión de documentos. Artículo 21,
Programas de gestión documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
gestión documental para todas las entidades del Estado.
Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del
derecho del acceso a la información pública nacional.
Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo
17: Sistemas de información.
Ventajas de la creación de un programa de gestión revisar, editar, crear, archivar y gestionar toda la
documental: información en menos tiempo y con menos riesgos,
optimizando cada proceso ejecutado.
De este modo, se contribuye a la normalización de:
La implementación de las estrategias que permitan a
corto, mediano y largo plazo el mejoramiento de los Formatos y documentos electrónicos.
procesos de Gestión Documental a nivel de programas
Documentos vitales o esenciales.
específicos, permite:
Documentos Electrónicos.
Archivos descentralizados.
Evolución:
Documentos Especiales.
Mantener y consolidar medidas de control para la gestión
documental, ayuda a identificar los puntos de atención al Planes de capacitación.
interior de una empresa, lo que lleva al fortalecimiento de Planes de auditoría y control.
las medidas para enfrentarlos.
¿Qué se logra con la aplicación del programa de gestión
Optimización: documental?
La evolución continua y la modernización de los modelos Según el Archivo General de la Nación, el Programa de
de gestión documental impulsan la aplicación de prácticas Gestión Documental permite:
más eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los
procedimientos de gestión documental.
 Reducir el volumen de los documentos
innecesarios.
Manejo integral:
 Administrar la información para agregar valor al
El Programa de Gestión Documental determina las bases
proceso de gestión.
de seguridad, conservación, recuperación y disposición de
la información generada y recibida, lo que garantiza su  Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y
acceso, consulta y control. eficiencia de la empresa.
 Brindar lineamientos para la gestión
documental.
Fácil administración:
 Propiciar el uso de las TIC.
El objetivo central de los Programas de Gestión
Documental es contribuir a la mejora de una empresa en
cuanto al manejo de la información. Es por ello que una de
sus características se centra en el planteamiento de
estrategias que lleven a la clasificación de los documentos
de manera eficiente, esto les permite a los usuarios
IMPORTANCIA DEL PROFESIONAL EN
INFORMACION ARCHIVISTICA, SU PERFIL Y
FUNCIONES.
El archivista es todo profesional en la disciplina de
producir, receptar, conservar y almacenar información y
documentación. En sí, es el encargado de planear, analizar
e implementar las buenas prácticas y métodos que
permitan la preservación de los documentos, con el fin de
proteger el contenido del archivo y así, facilitar su consulta
y acceso.
 Vida y consulta del archivo: El manejo del
archivo y la facilidad que este le da a cada uno
de los usuarios para su consulta, es uno de los
deberes más importantes que tiene el
archivista, ya que debe no solo alimentar, sino
que también revisar los catálogos e inventarios,
con el fin de mantener el orden de los archivos
para su consulta eficiente. De igual modo
deberá llevar el control de los registros,
entregas y salidas de la información.

Funciones básica de un archivista:

 Recepción de documentos: Diseñar e

implementar estrategias de control para el
recibimiento de la información. Por lo tanto,
deberá coordinar la recepción y recibir el
material a archivar.

 Rotulación y archivo de documentos: En este

punto el archivista dentro de la gestión
documental, procederá a diseñar, aplicar y
perfeccionar procedimientos y metodologías
para la clasificación e identificación de los
documentos. Para ello debe leer el documento
recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo,
codificarlo, almacenarlo y registrarlo.

 Conservación de archivo: En la gestión

documental es imprescindible que los
documentos cuenten con un almacenamiento
idóneo para su conservación, es por ello que el
archivista deberá efectuar medidas que
coadyuven a ese tipo de procedimientos,
verificando que los medios físicos y ambientales
sean los adecuados.