RELACIÓN DE CONTENIDO MÍNIMO DE

DOCUMENTOS

CONVENIO O CONTRATO
INTERADMINISTRATIVO No.:
OBJETO:
Nota: el archivo de los documentos debe realizarse en estricto orden cronológico.

RELACIÓN DE DOCUMENTOS MÍNIMOS PARA EL APLICA

OBSERVACIO
CONVENIO O CONTRATO INTERADMINISTRATIVO SI/NO
Oficio remisorio del cliente (con los soportes del proyecto)
Convenio marco o contrato interadministrativo
Informes de viabilización técnica y jurídica del proyecto o estudio de
títulos, según aplique.
Informe de visita técnica
Designación del Líder, Gestor o Supervisor
Propuesta FINDETER
Convenio derivado con entes territoriales
Contrato Fiduciario
Pólizas
CDP
Registro presupuestal
Facturas o cuentas de cobro
Actas de comité fiduciario que aprueben modificaciones al convenio
o contrato interadministrativo
Novedades u otros sí
Informes de gestión al cliente
Acta de entrega y recibo a satisfacción de los productos o proyectos
que son objeto del convenio
Liquidación del convenio o contrato interadministrativo
Comunicaciones y requerimientos

Líder, Gestor o
Revisó
Supervisor
Nombres y apellidos
Nombres y apellidos completos completos

Página 1
 Código: ADTI-FO-096
Versión: 1
Fecha de aprobación: 14-Ago-17

orden cronológico.

OBSERVACIONES

Fecha
Verificación
dd/mm/aaaa

Página 2
 RELACIÓN DE CONTENIDO MÍNIMO DE
DOCUMENTOS

CONVOCATORIA No:

OBJETO:

OBRA CONSULTORÍA INTERVENTORÍA

COMPRA VENTA SUMINISTRO OTRO

Nota: el archivo de los documentos debe realizarse en estricto orden cronológico.

APLICA
ETAPA PRECONTRACTUAL OBSERVACION
SI/NO
Estudio previo firmado (última versión publicada) Con los
respectivos anexos físicos
Certificado de Disponibilidad de Recursos
Convenio Tripartita (Si aplica)
Carta de Viabilización
Reformulación (Formulación)
Especificaciones Técnicas
Planos
Costeos (únicamente en consultoría e interventoría)
Plan de Gestión Social
Alcances al estudio previo
Términos de referencia
Soporte impreso de la no objeción por parte del Cliente o Acta de
comité Técnico con aprobación de los Terminos de Referencia,
según lo indique el Manual Operativo
Soporte de publicación de la convocatoria (pantallazo del sitio
web de publicación)
Planilla de asistentes a visita (visita no obligatoría - obra)
Observaciones a los Términos de Referencia
Informe de respuestas a las observaciones a los Términos de
Referencia o constancia de no presentación de observaciones
Adendas
Soporte impreso de la no objeción o aprobación de las adendas
según lo indique el Manual Operativo, contrato o convenio
interadministrativo
Acta de cierre de convocatoria
Documento de solicitud de subsanabilidad
Subsanaciones
Informe de verificación de requisitos habilitantes
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 RELACIÓN DE CONTENIDO MÍNIMO DE
DOCUMENTOS

CONVOCATORIA No:

OBJETO:

OBRA CONSULTORÍA INTERVENTORÍA

COMPRA VENTA SUMINISTRO OTRO

Nota: el archivo de los documentos debe realizarse en estricto orden cronológico.

Observaciones al informe
Informe definitivo de verificación derequisitos habilitantes
Informe de evaluación económica
Observaciones al informe de verificación económica
Soporte de la verificación de no concentración
Informe definitivo de evaluación, calificación y asignación de
puntaje (orden de elegibilidad)
Soporte impreso de la no objeción o Acta de aprobación del
informe de calificación y asignación de puntaje, según lo indique
el Manual Operativo, contrato, o convenio interadministrativo
Actas de suspensión, y/o de reanudación y/o de cancelación de la
convocatoria
Acta de selección del contratista o declaratoria de desierta (Acta
de comité técnico) según corresponda
Ofertas técnicas y economicas de los proponentes
Contrato
Correspondencia y gestiones

Líder, Gestor o
Revisó
Supervisor Nombres y apellidos
Nombres y apellidos completos completos

Página 4
 Código: ADTI-FO-096
Versión: 1
Fecha de aprobación: 14-Ago-17

n cronológico.

OBSERVACIONES

Página 5
 Código: ADTI-FO-096
Versión: 1
Fecha de aprobación: 14-Ago-17

n cronológico.

Fecha
Verificación
dd/mm/aaaa

Página 6
 RELACIÓN DE CONTENIDO MÍNIMO DE
DOCUMENTOS

CONTRATO No:
OBJETO:
DESCRIPCIÓN CONTRATO, PROYECTO,
FASE O ETAPA:

INTERVENTORÍ
OBRA CONSULTORÍA
A
Nota: el archivo de los documentos debe realizarse en estricto orden cronológico.

RELACIÓN DE DOCUMENTOS MÍNIMOS PARA APLICA

OBSERVACIÓ
CONTRATOS DERIVADOS SI/NO
Designación del Líder, Gestor o Supervisor
Contrato derivado legalizado
Manual operativo
Copia de las garantías
Documentos previos a la suscripción del acta de inicio (establecidos en
los términos de referencia, tales como la aprobación de las hojas de
vida y la verificación de pago de parafiscales)
Acta de inicio
Cronograma
Actas de reunión o seguimiento y sus respectivos anexos
Actas de comité técnico con los anexos correspondientes al contrato
Actas de comité fiduciario con los anexos correspondientes al contrato
Acta de suspensión
Acta de prorroga a la suspensión
Acta de reinicio
Minutas de las novedades y soportes (prórroga, suspensiones
adiciones, reformulaciones, etc.)
Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos
Informes del contrato o proyecto
Acta de terminación
Acta de entrega y recibo a satisfacción
Acta de entrega al cliente
Planos récord de obra (físicos firmados y magnéticos)

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 RELACIÓN DE CONTENIDO MÍNIMO DE
DOCUMENTOS

CONTRATO No:
OBJETO:
DESCRIPCIÓN CONTRATO, PROYECTO,
FASE O ETAPA:

Ordenes de pago (deben incluir los soportes completos entregados por

el contratista para el pago, certificado del revisor fiscal o representante
legal del pago de las obligaciones del contratista (o consorciados) con
el aporte a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA., concepto
de supervisor, concepto de la interventoría, entre otros)

Comunicaciones y requerimientos
Liquidación de contrato

Líder, Gestor o
Revisó
Supervisor
Nombres y apellidos
Nombres y apellidos completos completos

Página 8
 Código: ADTI-FO-096
Versión: 1
Fecha de aprobación: 14-Ago-
17

n cronológico.

OBSERVACIÓN

Página 9
Código: ADTI-FO-096
Versión: 1
Fecha de aprobación: 14-Ago-
17

Fecha
Verificación
dd/mm/a
aaa

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