UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ACATLÁN

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE
LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN
LA COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL EN LA
EMPRESA ALPURA

Ayala Rivadeneyra Paulina

Ortiz Alfaro Ariana
Rincón Becerril Alain
Rojas Angeles Karina

Diciembre 2010
Índice

Introducción 03

Las "Tecnologías de la Información

y la Comunicación" 04

Impacto de las Nuevas Tecnologías

06
en la Comunicación Organizacional

Propuesta Tecnológica. Plataforma 09

Online

Plantillas 12

Bibliografía
30

2
E
l estudio de la comunicación organizacional no es nuevo, pero hace
poco tiempo que comenzó a llamar la atención en el ámbito
académico. Ha crecido básicamente debido a las necesidades del
entorno organizacional.
Hoy en día los empleados se han dado cuenta de la importancia de la
comunicación en su trabajo; esto aunado a la revolución tecnológica ha
contribuido al cambio de la estructura tanto organizacional como del
trabajo.
Por esas razones la comunicación y la tecnología se han vuelto una parte
importante en todas las organizaciones. El estudio de la comunicación
organizacional reconoce que no se debe de enfocar solamente a
capacitar a los ejecutivos para dar discursos, sino que se debe de
entender que la organización posee necesidades comunicativas y
también retos.

La comunicación organizacional ha estado sujeta a cambios

dramáticos, anteriormente la comunicación organizacional en las
empresas era bastante informal, a medida de que las organizaciones
crecieron la comunicación descendente fue vista por los directivos como
un aspecto relevante en la organización. Actualmente la comunicación
organizacional ha crecido y se ha vuelto más compleja, variada y más
importante para la buena función organizacional.

Por lo tanto la comunicación organizacional no debe entenderse

como un aspecto de la organización que se mantiene estático, sino que
evoluciona junto con la misma organización y cambia de acuerdo a las
demandas de la misma.
La comunicación organizacional se puede dividir de la siguiente forma:
Niveles: Formal e Informal

3
 Dirección: Horizontal y Vertical (Ascendente y Descendente)
Interna y Externa.
Anteriormente en las organizaciones la comunicación horizontal era vista
como una amenaza a la productividad, ahora se sabe que resulta una
herramienta importante para la socialización y creación de vínculos que
ayudan a la cohesión de los miembros de la organización.
La comunicación ascendente es quizá el tipo de comunicación
organizacional que más problemas tiene; anteriormente no era vista como
algo útil, la opinión de los empleados no era algo relevante para los
directivos y no consideraban en tomar en cuenta ni en pedir las opiniones
o ideas de los trabajadores, actualmente se sabe que es de suma
importancia conocer las opiniones y actitudes de los empleados,
desgraciadamente no se ha sabido manejar este tipo de comunicación.

Las estrategias utilizadas no han generado una actitud positiva, esto

se debe a que generalmente tienen un solo sentido; además de que
muchas veces se aplican en un mal momento o tienden a desencadenar
actitudes defensivas por parte de los directivos.

Los miedos más comunes a los que se enfrenta el ejercicio de la

comunicación ascendente son por ejemplo:
1. Miedo a las represalias, los empleados temen expresar sus opiniones.
2. Miedo a los filtros, el temor de que la información sea tergiversada a
medida que sube.
3. Tiempo, los directivos a menudo dan la impresión de que no poseen
tiempo para escuchar a sus empleados.

Se concluye que la comunicación organizacional es una herramienta

de vital importancia para la toma de decisiones, para motivar a los

4
empleados, para impulsar mejoras, es una herramienta estratégica de
liderazgo, socialización, cohesión, dirección, toma de decisiones y para la
producción y regulación de actividades productivas al interior de la
organización.

Las "Tecnologías de la Información y la Comunicación"

El concepto de "Tecnologías de la Información y las Comunicación" (TIC)

surge de la concentración tecnológica de la electrónica, el software y la
infraestructura de telecomunicaciones. La asociación de estas tres
tecnologías abren paso al proceso de la información, en el que las
comunicaciones permiten el desarrollo en distintas áreas, ya sea a nivel
organizacional, social, o inclusive abre la puerta a la educación a
distancia.

Se denominan Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

al conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción,
almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de
informaciones, en distintas formas: voz, imágenes y/o datos contenidos en
señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética. Las TIC se
diferencian de otros tipos de comunicación, ya que incluyen la electrónica
como tecnología base que soporta el desarrollo de las
telecomunicaciones, la informática y el audiovisual. El objetivo principal de
las TIC es el uso y acceso a la información.

Estas nuevas tecnologías de la información y la comunicación se

modifican de manera constantemente, ya que son procesos de
aceleración con cambios en materia de tecnologías informáticas.

5
 Es necesario mencionar que las TIC tienen sus orígenes en las
llamadas Tecnologías de la Información, lo cual es referido a las
tecnologías para el procesamiento de la información: la electrónica y el
software. Dicho procesamiento era utilizado en su gran mayoría en
entornos locales. Sin embargo, las nuevas formas de trabajo y la
globalización han creado la necesidad del acceso instantáneo a la
información y por tanto, de interconectar las distintas redes que se han ido
creando. Por lo tanto, se abre paso al diseño de nuevas arquitecturas de
sistemas, en las que la función de comunicación es de suma importancia.

Por ultimo cabe resaltar que los componentes base de las TIC son: la
microelectrónica, el software y la infraestructura de comunicaciones.

Impacto de las Nuevas Tecnologías en la Comunicación

Organizacional

La organización de la sociedad, los constantes cambios, la expansión de

los mercados, la globalización, la calidad y la competitividad son algunos
de los mayores retos que deben enfrentar las empresas.

La comunicación y las nuevas tecnologías han cobrado interés y

vigencia desde que se puso de manifiesto que la comunicación, elemento
constitutivo de lo social, es base estratégica para el logro de objetivos en
actividades educativas, culturales, políticas, económicas y que las nuevas
tecnologías de información y comunicación (basadas en circuitos
integrados, satélites de comunicación, redes de telecomunicación y la
computadora), no sólo revolucionan los medios de comunicación, los
innovan y modifican, sino que dan lugar a un nuevo sistema de
comunicación e información social, generan grandes volúmenes de
información, la guardan en bancos de información, en bases de datos y lo

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hacen con tal rapidez que se modifica y vuelve obsoleta en poco tiempo;
de modo que su aprovechamiento y conversión en conocimiento exige
que se haga, también, de manera rápida.

Desde esta perspectiva la comunicación se constituye en esencia y

herramienta estratégica para los procesos de redefinición de las relaciones
de la organización con el entorno, la interacción con sus públicos tanto
internos como externos, la definición de identidad y el uso y apropiación
tecnológica que se requiere.

El especialista en comunicación organizacional deberá gestionar y

proyectar de manera integral los sistemas de comunicación e información
de una empresa u organización; liderar cambios, establecer programas de
cultura e identidad corporativa, diagnosticar y planear estratégicamente
la comunicación según los diferentes públicos y entornos, todo ello con
base en la investigación aplicada.
Se debe pensar en la Comunicación Organizacional como una
estrategia integral que posibilita proyectar identificadores para propiciar
una imagen coherente de la organización, relacionar sus necesidades e
intereses con los de su personal con los consumidores con el contexto en el
que actúa y con las necesidades sociales.

El diseño y desarrollo de aplicaciones de las nuevas tecnologías de

comunicación e información exige, más que nunca, tener en cuenta las
necesidades de comunicación e información del usuario para responder a
ellas y para hacer desarrollos de aplicaciones útiles y productivas.

Hoy día la comunicación organizacional, no es una opción elegible

por los empresarios es una necesidad. No es un lujo que una pequeña o

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mediana empresa tenga un comunicador organizacional, se muestre a
través de la Internet o sensibilice a los trabajadores para producir en
equipo obtener metas colectivas, o competir en el mercado.

El empleo de la tecnología Internet y su aplicación a nivel interno

para uso comunicativo, como es una Intranet, ha llegado a las
organizaciones en un momento en el que la información y las ideas se han
convertido en recursos sumamente estratégicos para el éxito.

Una intranet es un instrumento con el que la gente produce,

encuentra y utiliza información, es decir, se vuelve un actor, cuando antes
era un mero espectador en el plano comunicativo. Para la empresa, la
intranet presenta la ventaja de que es una nueva forma de canalizar la
comunicación entre personas, donde la información es transversal, y en la
que todos los trabajadores de la organización son suministradores de
información (la comunicación ascendente adquiere protagonismo),
ayudando a superar barreras de espacio y tiempo.

Por ello, las organizaciones demandan cada vez más recursos

tecnológicos que respondan a la evolución de las redes de sus empresas,
aunque no debemos olvidar que en ocasiones la implantación de la
tecnología puede estar sujeta a una moda, y su utilización y desarrollo no
alcance el nivel deseado.
En el mundo globalizado las organizaciones se ven obligadas a funcionar
en un campo muy competitivo en el cuál se ven forzadas a ser más
eficientes o de lo contrario corren el riesgo de desaparecer.

Este mundo tecnológico cambiante obliga a las organizaciones a

estar al día y aplicar estas tecnologías en miras de mejorar los procesos

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dentro de las mismas en búsqueda de mayor efectividad y competitividad.
Internet ha insertado un gran componente que permite enfrentarse a la
competitividad actual, la comunicación combinada con la tecnología nos
da lugar a lo que actualmente llamamos Tecnologías de Información y
Comunicación Social. Las organizaciones que deseen estar insertas en este
mundo globalizado deben invertir no solo en tecnología sino en planes de
actualización permanente para sus trabajadores.

Es un hecho que las organizaciones deben apoyarse en la

tecnología para ser eficientes, pero siempre deben de cuidar el capital
humano, de manera que a continuación presentaremos una propuesta
tecnológica para balancear estos dos aspectos al interior de una
organización.

Propuesta Tecnológica. Plataforma Online

La propuesta que se realizó para gestionar la comunicación tanto interna
como externa de Alpura es la siguiente:
° Creación de una plataforma web con las características propias de
Facebook y Yammer para crear un contacto más directo entre los
miembros de la organización.
Yammer es una herramienta basada en Twitter y pensada para empresas,
si en Twitter la pregunta es ¿qué estás haciendo? En Yammer es ¿en qué
estás trabajando?

La red de Yammer es privada y sólo permite el acceso a aquellos que

tienen un correo institucional, de manera que sólo se puede tener
contacto con las personas que pertenecen a la misma empresa.

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Yammer permite que los empleados se mantengan conectados a la
compañía y que las ideas fluyan libremente, es posible crear grupos de
trabajo y compartir archivos en línea.

Facebook es una de las redes sociales más populares en todo el mundo.

La plataforma de Facebook –como la mayor parte de las redes sociales- te
permite publicar y hacer visibles los datos que tú quieras. Si no quieres
publicar nada, lo único que aparecerá será tu nombre y/o dirección de e-
mail. Ni Facebook ni el resto de las redes sociales obligan a los usuarios, en
ningún caso, a divulgar información y, además, ofrecen medios para limitar
las personas para quienes están accesibles los perfil es y los datos
personales.
A través de Facebook puedes compartir otros tipos de información, por
ejemplo, publicar un vídeo o una noticia que hayas encontrado
interesante o divertida (con los marcadores sociales dispuestos a tal fin en
distintas plataformas (como YouTube), periódicos digitales nacionales, etc.)
o también charlar con tus amigos a través del muro (una nota escrita y
visible para toda la red de amigos de cada persona). Estas acciones son
visibles para todos tus amigos. Si lo prefieres, puedes enviar mensajes
privados gracias a una bandeja de correo disponible para cada usuario
de Facebook.
La gran diferencia entre Facebook y las otras redes sociales, es el
dinamismo del sitio.
Los aspectos que se tomarán de ambas redes son el dinamismo, la
utilización de los grupos, en el caso de Facebook se tomará el chat y la
aplicación de eventos, la interfaz será muy parecida a la de Facebook y
contará con la inmediatez de Yammer y de políticas de seguridad
parecidas a las de Yammer.

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 ° Privacidad y Seguridad de la Plataforma

Para tener acceso completo a los perfiles de la plataforma y a todas las

aplicaciones con las que cuenta, será necesario contar con una cuenta y
un perfil; el registro se llevará a cabo por medio de la cuenta de correo
institucional. Para acceder será necesario introducir un nombre de usuario
(correo institucional) y una contraseña la cuál será elegida por los
empleados.

En el aspecto de seguridad el acceder controlado a los perfiles nos

permite evitar que personas ajenas a la organización tengan la
oportunidad de tener acceso a determinada información.

En cuanto al manejo de los documentos compartidos sólo las personas

agregadas en el grupo de trabajo podrán visualizar y modificar dichos
archivos, esto será posible por medio de la formación de grupos
“temporales” de trabajo, que pueden ser eliminados una vez que se haya
terminado el proyecto.

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PANTALLA DE INICIO DEL SITIO

PANTALLA DE CONTACTO

12
 PERFIL VISTO AL EXTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN

Como se puede observar el público externo tendrá acceso a un limitado

número de datos, el nombre de la persona, el cargo, el contacto y podrá
tener acceso a un buzón de sugerencias en el cuál debido a la facilidad
de acceso que tendría cualquier persona para enviar un comentario y
para mantener la seriedad de la herramienta se deberá de ingresar una
serie de datos como nombre y apellidos, correo electrónico, etc.

Para ingresar a la plataforma:

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 PANTALLA DE LOGIN

Los miembros de la organización deberán ingresar sus datos (correo

institucional y contraseña) para poder visualizar los perfiles completos de la
plataforma y tener acceso a todas las funciones y aplicaciones de la
misma.

14
 PERFIL AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN

Una vez ingresados los datos de inicio los empleados podrán visualizar los
perfiles de sus colegas, publicar comentarios, trabajar en documentos
online.
En el caso de la pantalla expuesta podemos observar que el empleado
tendrá la posibilidad de enviar sugerencias anónimas al directivo, de
manera en que se sentirá más libre de expresar sus opiniones y de
proponer cosas sin miedo a las represalias.

Así se ve el perfil de la persona dueña de la cuenta

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PÁGINA DE INICIO DE LA PLATAFORMA (NEWS FEED)

16
 PERFIL VISTO POR MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN

Los íconos de la izquierda corresponden al buzón anónimo de sugerencias

y al correo electrónico de la persona.

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 ° Un sistema de mensajería instantánea.

En esta parte de la plataforma, los empleados tendrán la oportunidad de

comunicarse con sus compañeros de manera inmediata.

Sin embargo en este espacio, no podrán verse a todos los empleados de la

empresa, al ingresar al chat y al perfil personal, lo primero que le pedirá el
sistema es el usuario, que en este caso será el correo institucional y la
contraseña queda a elección del usuario. Por ejemplo:

Usuario: nrojas@alpura.com

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 Contraseña: *************

A continuación y antes de ver el desplegado de sus contactos, el sistema

le mostrará una lista con los grupos que se encuentran establecidos dentro
del chat, y al elegir uno de ellos, forzosamente el sistema solicitará un NIP
para accesar al grupo de chat, ver el desplegado y contactarse. Por
ejemplo:

Permiso para accesar a: Co-workers

*************
OK

Cabe señalar que aquí no hay posibilidad de contacto con otra área,
cualquier asunto a tratar será por medio del correo institucional.

Al salir del grupo o sala de chat se le pedirá al usuario que confirme su

salida si es que así lo requiere, y en caso de que quiera accesar
nuevamente, será sólo con el procedimiento antes descrito.

¿Desea usted salir de la sala Co-workers?

SI NO

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° Aplicación que permita la formación de grupos de trabajo y la opción de
compartir y trabajar con documentos en línea.

Es una aplicación Web completa, enfocada al área de colaboración y

grupos de trabajo que ofrece grandes ventajas y un flujo de trabajo muy
flexible para trabajar con los colegas en tiempo real y a través de una
interfaz sencilla, que permite gestionar proyectos fácilmente.

Por ejemplo, se pueden crear listas de pendientes, empezar temas de

discusión (similares a un foro), enviar notificaciones y anuncios a un grupo
completo o sólo algunos miembros, crear encuestas y calendarios
compartidos e incluso hay un módulo para la creación y modificación de
documentos online, muy similar a Google Docs.

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 ° Grupo de eventos de la organización

La propuesta de los grupos para eventos, pretende formar enlaces que

permitan mantener la información de manera prudente y a tiempo, ya que
si bien, es importante un evento de cualquier índole, es necesario que se le
difunda de forma temprana y oportuna. Así como la correcta función de
los datos que den cuenta del horario, fecha y lugar de tales.

Para lo anterior esta aplicación cuenta con un listado de detalles en

donde será expuesto: el organizador, tipo de evento, red, datos, etc. Así
como la descripción del mismo.

También se cuenta con la opción de revisar la lista de invitados, quien han

confirmado, quienes probablemente asistan y quiénes no. De igual forma

21
esta opción permite que el usuario confirme su asistencia. Así como
consultar fotos sobre el evento y/o subir propias.

Si el usuario es el organizador, este servidor le ayudará a editar la lista de

invitados, el evento y mandar mensajes a los invitados.

Esta aplicación cuenta con un enlace directo a impresión, debido a que

aquí se manejan las invitaciones.

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 ° Buzón de sugerencias en los perfiles de los directivos

El buzón de sugerencias fue una herramienta pensada en lo que María

Luisa Muriel (1980) llama el "Desarrollo Integral" de las instituciones. Por
medio de este tipo de medios de comunicación, bien sean formales o
informales se puede obtener información confiable y de primera mano de
la actitud de los públicos. En la plataforma propuesta en este trabajo se
han presentado dos pantallas, ambas sirven para expresar sugerencias o
inquietudes, sin embargo cambian los públicos. La razón es la siguiente:

BUZÓN DE SUGERENCIAS PARA PÚBLIUCOS EXTERNOS

23
Este Buzón es público. En esta sí se solicita información porque el usuario de
este buzón de sugerencias es generalmente el cliente. Al proporcionarnos
sus datos, el sistema va capturando el perfil de este consumidor y así
puede conocer actitudes propias de este sector hacia la empresa. Esta
herramienta tiene fines más mercadológicos.

BUZÓN DE SUGERENCIAS PARA PÚBLICOS INTERNOS

Es anónimo y está destinada al público interno de la organización,

precisamente porque se quiere obtener la actitud real de los integrantes
de la empresa así como comprobar si hay armonización de intereses. Al

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mantener su personalidad al margen de su opinión, el usuario se siente
seguro de lo que va a decir.
Implementación de la herramienta de correo institucional

Correo Institucional.
El correo electrónico es una de las herramientas
más utilizadas actualmente para el intercambio
de información de manera rápida. Es muy común
que todas las personas cuenten ya con una
cuenta de correo en alguno de los servidores
comerciales que están disponibles en la red. Sin embargo, este tipo de
cuentas son para fines más personales e informales.
Se debe considerar que para poder hacer uso de los servicios de la
plataforma se debe contar con una cuenta de tipo institucional, pero
además estar pendiente de lo que se reciba, ya que ahí llegarán todas las
notificaciones de los usos de la plataforma, avisos e invitaciones.
En este caso lo que se tiene dentro de la empresa, es un servidor que
administra cuentas de correo institucional para que de esta manera,
directivos, ejecutivos y hasta empleados puedan intercambiar la
información necesaria dentro del proceso de producción y que no se
mezcle con otro tipo de archivos.
El criterio de asignación de las cuentas a cada usuario que se propone es
que sea la primera letra del primer nombre (en caso de que el usuario
tenga dos nombres) y el apellido paterno completo, por ejemplo:
 Nancy Karina Rojas Ángeles, para este usuario, el criterio de
asignación le otorgaría la siguiente cuenta de correo:
nrojas@alpura.com
 Ariana Raquel Ortiz Alfaro: aortiz@alpura.com

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De esta manera, será fácil reconocer quien envía mensajes dentro de la
plataforma interna, y en caso de que se necesite enviar de manera
urgente algún documento pero no se tenga certeza de cual es la cuenta
adecuada, entonces se puede inferir fácilmente cuál será su destino.
Así también por estética y / o imagen de la empresa, ya que para los fines
que se persiguen, no es apto utilizar las cuentas de correo comercial, ya
que la asignación de los nombres para las mismas está sujeta a gusto del
usuario y existen ocasiones en que este no suele utilizar vocablos correctos
o adecuados que le permitan mostrarlo a los demás, por ejemplo:
 Ana María González Rangel;
Correo institucional: agonzalez@alpura.com
Correo Comercial: anitaflowerpink@hotmail.com
La frecuencia con que se revisa la bandeja de entrada de este tipo de
correos no es muy común, ya que, como se menciona anteriormente, le
gana por más el uso de correo comercial.
Además de ser un medio de comunicación no sólo con el público interno,
lo es también con los externos, a quienes se da la oportunidad mediante el
uso de la plataforma de enviar de algún mensaje o sugerencia a la base
de datos y mensajes de la empresa, eso obliga a revisarlo para dar
respuesta o enviar información que sea solicitada.
Para dichos fines de la empresa, el uso del correo comercial no cubre las
necesidades del usuario ni permite el acceso al sistema. Además de que
tiene características específicas y diferentes a los servidores conocidos,
adaptadas a las necesidades de la empresa y usuarios internos.
Para accesar al correo sería de dos maneras, se utiliza el usuario y
contraseña antes mencionados o desde un link dentro del perfil del usuario
que conduce directamente a la bandeja de entrada.

26
Como se puede ver, la interfaz del correo institucional posee herramientas
de trabajo que permiten manipular documentos, crear carpetas en las que
se clasifique cada correo para que sea más fácil localizarlo cuando así se
requiera.

En caso de no haberlo hecho, cuenta con una barra de búsqueda para

optimizar la localización del documento.

La capacidad del correo es un poco más grande que la del correo

comercial por el tipo de archivos que se puedan utilizar. Se puede hablar
de un aproximado de 30MB a cargar por correo. De esta forma, se pueden
enviar más archivos o de más peso.

27
 ° Directorio digital de la empresa

En el directorio digital de la empresa se ve el desplegado por área de los

miembros de la organización, éstos se organizan de manera jerárquica
para facilitar la búsqueda, además para mayor comodidad del usuario se
colocaron en las barres laterales dos filtros de búsqueda: por
departamento y por cargo.

Este directorio es visible tanto para público interno como externo, para
tener acceso a los grupos, o a perfiles de empleados será necesario
ingresar el nombre de usuario y la contraseña.

28
El público externo solamente tendrá acceso a los perfiles directivos y
gerenciales, el criterio de búsqueda de otros empleados se encuentra
restringido para ellos.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA PLATAFORMA

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Bibliografía

1. Arribas Urrutia, A. (Enero de 2006). Intranet para la Gestión del

Conocimiento y la Comunicación Interna. Recuperado el 28 de
Noviembre de 2010, de Razón y Palabra:
http://www.razonypalabra.org.mx/anterior.html

2. Baker, K. A. (s.f.). Organizational Communication. Recuperado el 29

de Noviembre de 2010, disponible en:
http://www.au.af.mil/au/awc/awcgate/doe/benchmark/ch13.pdf

3. Caicedo Prado, G. (22 de Agosto de 2005). El uso de la

Comunicación Organizacional en la implantación de proyectos de
Nuevas Tecnologías. Recuperado el 20 de Noviembre de 2010, de
Comunikandonos. Comunicación Organizacional:
http://www.comunikandonos.com/sitio/comunicacion-interna/102-
el-uso-de-la-comunicaci-organizacional-en-la-implantaci-de-
proyectos-de-nuevas-tecnologs.html

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México y Venezuela a partir de la Introducción de las Tecnologías de
la Información y Comunicación. Universidad Nacional Autónoma de
México. Recuperado el Lunes 15 de Noviembre de 2010, de Redalyc:
http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39522705

5. Valle Florez, M. (Mayo de 2003). La Comunicación Organizacional de

Cara al Siglo XXI. Recuperado el 27 de Noviembre de 2010, de Razón
y Palabra: http://www.razonypalabra.org.mx/anterior.html

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