Curso de Administração

Módulo 02
Para a primeira entrevista lembre-se de que, além de estar em ordem, é muito importa
nte sentir-se bem com o que está vestindo. Assim, evite estrear roupas novas, corr
endo o risco de se atrasar para ajeitar esse ou aquele detalhe.
Se possível, experimente e deixe separado o que vai usar na véspera. Quem deve se de
stacar são suas qualidades e não sua roupa, l - seja discreto.
2 - Não precisa ser nenhuma roupa nova, mas que esteja bem limpa e bem passada.
3 - Prefira peças de cores lisas, nos tons azul, vinho, bege ou cinza.
4 - Esteja alimentado. Barriga vazia não ajuda a pensar.
5 - Tenha cuidado ao usar barba, cavanhaque, brincos, costuma haver restrição.
Finalmente, chegue adiantado. Nem que seja para fazer uma horinha no saguão do prédi
o. É melhor do que descer do elevador esbaforido e entrar na sala do selecionador
arrumando os cabelos, aj citando a roupa, etc. Chegar cedo vai ajudá-lo a se "acli
matar" ao local e lhe dará uma tranquilidade extra, pode acreditar.
Parabéns, se você seguiu todos os conselhos, você certamente foi contratado pela empre
sa. Antes de mais nada, no seu primeiro dia de trabalho, você deverá conhecer todos
os funcionários da empresa e, se possível, já ir memorizando os nomes dos seus colegas
de trabalho, você deverá conhecer todas as dependências físicas da empresa, como por ex
emplo: salas, banheiros, cozinha, secretarias, etc.
Depois de conhecer todos os colegas e a parte física da empresa, é hora de começar o t
rabalho. Alguém irá lhe dizer qual será o seu trabalho e quais serão suas responsabilida
des. Mas antes de começar a trabalhar, é indicado que você faça um exercício de alongament
o todos os dias.
Veja alguns exercícios que você poderá fazer na sua própria cadeira de trabalho. Estes e
xercícios de alongamento proporcionam excelente alívio da tensão muscular.
ns /nda - Método lnter@tivo 9
Curso de Administração
Módulo 02
PRIMEIRA ENTREVISTA
Parabéns! Seu currículo se destacou dos demais e agora eles querem conhecê-lo pessoalm
ente, mas não cante vitória antes do tempo, pois vários detalhes ainda o separam do tão
sonhado emprego. Certamente você está bem preparado para exercer a função a que está pleit
eando. Ainda assim, é bom tomar algumas precauções porque não será apenas sua capacidade d
e trabalho que estará sendo avaliada.
Cada vez mais, as empresas procuram funcionários que não sejam apenas eficientes, ma
s que sejam capazes de desenvolver um bom relacionamento com os colegas, colabor
ando para o bom ambiente no trabalho. É aí que entra a etiqueta, e pode estar certo
de que o selecionador estará atento ao seu comportamento.
O primeiro passo é evitar falar demais. Já diz a sabedoria popular "falar é prata, cal
ar é ouro". Ou ainda: "Quem fala demais, ouve de menos". Traduzindo: quem quer sem
pre impor seu ponto de vista, não respeitando a opinião dos colegas, tem tendência a s
er intransigente, dono da verdade, etc.
Responder tudo com "sim" ou "não" também não funciona. Pode sinalizar fraqueza de caráte
r, timidez excessiva, falta de confiança ou até mesmo falta de conhecimento do assun
to em questão.
Responda a tudo o que lhe for perguntado de maneira tranquila (sei que é difícil), c
lara e objetiva, evitando contar histórias e casos pessoais. Fale mais sobre ideia
s do que sobre pessoas. Não é nem preciso dizer que palavrões, gírias, expressões regionai
s, muletas linguísticas ("a nível de...", "então...", "vamos supor...", "né") e tudo o q
ue possa poluir seu discurso deve ser evitado.
Fique ligado, pois não basta apenas uma linguagem verbal eficiente: você deve estar
atento também às outras impressões que o seu corpo pode estar causando. Gesticulação exage
rada e gestos repetitivos como batucar na mesa, mexer no cabelo, cruzar e descru
zar as pernas, passar a mão no rosto, roer unhas e estalar os dedos demonstram ner
vosismo e falta de segurança. Ficar olhando para o lado ou para fora da sala também:
é importante saber fitar olhos nos olhos, com serenidade, o seu interlocutor.
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REï /mcJia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 02
Entrelace os dedos e estique os braços para frente, esteja com as palmas das mãos pa
ra fora. Fique nesta posição durante 20 segundos. Repita este exercício duas vezes.
Deixe seus braços para cima, pegue a ponta da mão esquerda e puxe para o lado direit
o. Fique nesta posição por 15 segundos e então troque de lado. Entrelace os dedos e es
tique os braços para cima, esteja com as palmas das mãos para fora. Fique nesta posição
durante 10 segundos. Repita este exercícios três vezes.
Pegue seu cotovelo direito com a mão esquerda e depois o puxe para trás da cabeça. Você
irá sentir uma suave tensão no ombro. Fique assim por trinta segundos e depois troqu
e de lado.
Fique em uma postura ereta e apoie os dedos nos ombros. Force os braços para trás e
tente encostar um ombro no outro. Mantenha-se nesta posição por 10 segundos. Repita
por 3 vezes.
Apoie a palma da mão na sua cadeira. Logo após incline devagar seu corpo para trás. Co
m isso você alonga seu antebraço.
Pegue seu tornozelo e gire nos dois sentidos, faça isso dando de vinte a trinta vo
ltas. Depois repita com o outro tornozelo.
Puxe sua perna de encontro ao peito, segurando-a logo abaixo do joelho. Faça isso
com a outra perna também. Mantenha-se assim por 30 segundos.
Dobre o seu corpo para frente, alongando a parte debaixo das costas. Fique nesta
posição por 40 segundos. Otimo para a circulação.
Gire devagar a cabeça, fazendo um círculo completo.
*»»
Para relaxar a tensão do rosto, faça caretas. Arregale os olhos, abra a boca, estiqu
e a língua etc. Faça isto por 10 segundos.
OBS: Exercícios bem feitos não doem, respeite seu corpo e não force além dos limites. Faça
estes exercícios antes de começar o expediente, nunca durante.
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REí tnicJia - Método lnter(5).tivo
Curso de Administração
Módulo 02
Exercícios
01-) Além da capacidade de trabalho, quais as novas exigências das empresas?
02-) Como demonstrar que você entende ou tem experiência no assunto em questão.
03-) Quais expressões não devem ser ditas em uma entrevista?
04-) Além de uma linguagem verbal adequada, determinados movimentos com seu corpo
também devem ser evitados. Comente sobre estes movimentos.
05-)Explique com suas palavras o provérbio "Falar é prata, calar é ouro".
OEC /nota - Método lnter@tivo
11Curso de Administração
Módulo 02
06-) Exemplifique os modelos de roupas indicados para o primeiro dia de entrevis
ta da secretária.
07-) Qual o modelo de sapato indicado para a primeira entrevista?
08-) Descreva com suas palavras dicas que podem ajudar a secretária em sua primeir
a entrevista.
09-) No primeiro dia de trabalho o que é recomendado?
10-) Descreva um dos exercícios de alongamento.
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EI íinicJlci - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 03
O Perfil do Administrador
O Administrador deve visar sempre adquirir metas empresariais e pessoais, manten
do as condições de produtividade. Para isso o profissional deve ter:
Liderança;
Iniciativa;
Capacidade analítica;
Espírito Empreendedor;
Raciocínio Abstrato;
Respeito aos princípios da justiça e da ética profissional;
Competência para administrar pessoas, recursos materiais, culturais e financeiros.
A necessidade de adquirir conhecimentos
Já se foi o tempo em que se podia apenas confiar na intuição, aprender na prática ou até m
esmo utilizar empirismos. Hoje vivemos na busca do conhecimento, pois o acúmulo de
conhecimento nos põe à frente dos competidores do mercado.
Pensamento positivo
Muitas pessoas têm dificuldade em acreditar nelas mesmas, em seu pó-tencial e rapaci
dade de alcançar o sucesso profissional. Você mesmo irá prejudicar seu próprio jsfaço e não
fará o possível e impossível para atingir o objetivo, pois se sua mente acredita que "
não pode" será praticamente impossível alcançar algum objetivo na vida, tanto pessoal qu
nfe) profissional. Por isso o planejamento é de grande utilidade uma vez que o ass
ociamos ã cahna, há uma enorme redução do estresse que inibe o bom desempenho.
Medo
O medo do fracasso é o que nos perturba ao imaginarmos a grandeza da tarefa que no
s dispusemo"s a fazer, isso nos faz duvidar de nós mesmos de nossa competência como
profissional e ser humano. Mas devemos nos lembrar de que na vida há varias etapas
a serem passadas e vencidas, assim é também em nossa vida profissional, é necessário da
rmos o primeiro passo para termos a confiança de que o segundo passo é apenas uma qu
estão de querer.
: «tela - Método lnter@tivo
13Curso de Administração
Módulo 03
Fortalecendo a autoconfiança
Passamos a maior parte de nossa vida trabalhando, por isso é comum que nossa autoc
onfiança esteja relacionada com o trabalho. Almejamos alcançar o sucesso, porém para i
sso é necessário lutar bastante. Para fortalecermos nossa autoconfiança precisamos pri
meiro desejar mudar, abrir a mente para o novo e acreditar que somos capazes.
Por isso sempre pense que qualquer que seja a tarefa, você é capaz de fazê-la, nunca d
iga "eu não sou capaz "ou" será que vou conseguir?", tenha sempre frases construtiva
s como "Vai dar certo!", ""Eu vou conseguir", "Eu sou capaz", isso fará com que vo
cê confie em si mesmo antes de qualquer coisa. Não tenha medo de pedir ajuda ao cole
ga de trabalho, compartilhe conhecimentos.
Um profissional que confia em si mesmo tem maior chance de se destacar e alcançar
o sucesso profissional, não importa qual seja a empresa.
Exercícios
1)- O que o Administrador deve sempre visar?
2)Para que o administrador tenha um bom desempenho profissional, o que ele deve
ter?
3)O que acontece quando ocorre um acúmulo de conhecimento?
4)O que ocorre com as pessoas que têm dificuldades em acreditar nelas mesmas?
Eü micJicl - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 03
5)Para ficar na frente dos competidores do mercado o que devemos fazer?
6)O que nos faz duvidar de nossa compertência profissional?
7)O que devemos fazer primeiramente para fortalecermos nossa autoconfiança?
9)Qual deve ser sua atitude com os colegas de trabalho?
10)O que o profissional deve fazer para se destacar e alcançar o sucesso profissio
nal não importa qual seja a empresa?
- Método lnter@tivo
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Curso de Administração
Módulo 04
Telefone: Arma ou Armadilha
Saber falar ao telefone é mais importante do que parece. Com o trânsito nas grandes
cidades e as facilidades tecnológicas na área de comunicação, cada vez mais os assuntos
são resolvidos a distância, o que dá ao telefone um papel de destaque no mundo
dos negócios.
O telefone é um dos melhores instrumentos de comunicação. Apresentaremos agora alguns
"toques" para a utilização correta desse instrumento eficaz.
- Atenda ao primeiro toque.
- Não diga "alo", ao atender, diga primeiro o nome da empresa, o setor onde você tra
balha e seu nome. Se quiser, arremate com um "bom dia" ou "boa tarde"
Exemplo: "Livraria São Paulo, Carla, um bom dia."
- Se a ligação for interna (de outro ramal) dispense o nome da empresa. Exemplo: "Gu
stavo, Setor de Vendas."
- Sempre atenda o telefone com caneta e papel à mão. Você poderá ter de anotar algum rec
ado ou informação e parece uma tremenda falta de organização deixar alguém esperando enqua
nto você revira as gavetas em busca de uma caneta.
Ainda sobre recados, é bom lembrar que é sua a resposabilidade dos recados chegarem
ao destinatário.Portanto, não adianta anotar na margem de outros papéis ou deixá-los emb
aixo de algum pasta. Escreva sempre com letras grandes e deixe-os em algum lugar
que vá mesmo chamar a atenção, de preferência sobre a mesa do destinatário.
- Uma das piores maneiras de atender o telefone é com a horrível expressão: "Quem gost
aria ?" é uma forma preguiçosa de perguntar: "Quem gostaria de falar com ele?" esta
frase acaba ficando ridícula quando encurtada.
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REí micJia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 04
- Evite passar ligações para seu executivo quando ele estiver em reunião, em caso de e
mergência escreva-lhe um bilhete.
- Insista com seu interlocutor para identifícar-se e informar-lhe o assunto a
ntes de transferir a ligação.
- Procure saber com seu executivo quais são as pessoas que ele poderá atender. Fazen
do isso, você estará preparado para "dispensar" as demais.
- Não interrompa bruscamente a conversa. Seja paciente e ouça com atenção. Afinal, você es
tá transmitindo a imagem da sua empesa.
j - Evite fornecer informações sem autorização. Fale apenas o necessário.
-Quando você fizer a chamada para seu executivo, ele deverá estar na linha primeiro.
Quando você for transferir uma ligação para ele, transfira somente quando a pessoa qu
e chamou estiver na linha.
- Outro detalhe importante: se você for mentir e dizer que a pessoa procurada não es
tá, embora ela esteja bem ali na sua frente, saiba fazê-lo com um mínimo de elegância. P
erguntar quem quer falar e depois, logo em seguida, dizer que o procurado saiu p
ara resolver um negócio urgente é muito feio. Fica muito melhor começar dizendo:
Exemplo: O sr. José não está, quem quer falar com ele?
Depois, se você sentir que deve passar a ligação, corrija:
Exemplo: Um momento... parece que ele está chegando - minta com classe.
":^ - _o tom de voz usado também é importante. Você não deve falar
com intimidade, mas também não pode parecer uma secretária eletrônica. Não falar co
idade é evitar, por exemplo, aqueles títulos meigos e carinhosos como "querido", "me
u bem", "fofa" e "paixão". Ao telefone, esses termos são questionáveis até quando você está
falando com o namorado. No trabalho, são imperdoáveis.
- Quando não souber o cargo ou a idade da pessoa que está do outro lado da linha, tr
ate-a sempre por Senhor ou Senhora. Se ela se sentir envelhecida pela sua forma
de tratamento, o máximo que fará é pedir que a trate de você.
Twofcï - Método lnter@tivo
17Curso de Administração
Módulo 04
Exercícios
l)Qual é a forma correia de atender o telefone?
2)Quando a ligação for interna (de outro ramal) o que você deve fazer?
3) Qual expressão é uma das piores maneiras de atender o telefone?
4)Sempre que for atender o telefone, o que deverá ter em mãos?
5)Como se deve tratar a pessoa que está do outro lado da linha em um telefonema?
6)Como devem ser anotados os recados?
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REí /TOCi/é - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 04
7)Qual é a forma correta de tratar a pessoa que está do outro lado da linha quando não
souber o cargo ou a idade?
8)Antes de passar um telefonema, o que você deve saber?
9)Quando você for dizer que a pessoa procurada não está, o que deve dizer?
10)Ao falar no telefone, o que deve ser evitado falar?
KZ mídia - Método lnter(5)tivo
Curso de Administração
Módulo 05
Mesa de Trabalho
Conheci um analista de sistemas que tinha sempre uma pilha de papéis sobre a mesa.
Sempre que alguém pedia um documento, ele enfiava a mão nos papéis e tirava de lá a fol
ha certa em questão de segundos, só ele conseguia entender aquela bagunça e localizar
os documentos que estavam lá. Apesar de ele sempre encontrar o que procurava, cria
va sempre o maior suspense. Pois é: a mesa de trabalho é onde o funcionário manifesta
de maneira mais visível a sua eficiência e grau de organização, por isso, deve estar sem
pre bem arrumada.
Não deixe xícaras de café vazias - apesar de ser antiecológico, prefira os copos de plásti
co descartáveis; são mais higiénicos, não deixe embalagens de biscoitos, papéis amassados
e nada que possa atrapalhar a manipulação do material de escritório.
Ainda na linha "tranqueiras-inúteis-que-atrapalham-a-vida" retire tudo o que for d
e uso pessoal de cima da mesa, isso inclui gnomos, bibelôs de porcelana e a minija
ngada que você trouxe do Ceará como lembrança. No máximo, um porta-retrato com a foto do
s filhos.
Ao sair, deixe a mesa absolutamente vazia. Guarde tudo nas gavetas e, se possível,
tranque. Isso, além de sinal de eficiência, é uma medida de segurança que previne acide
ntes e até incêndios.
Quando você é o Funcionário
Uma boa medida para avaliar o que se espera de um funcionário é a ética que por sua ve
z está relacionado a "secreto", que por sua vez é relacionado a "segredos". Por aí, po
demos perceber que uma das maiores qualidades que esse profissional deve cultiva
r é a discrição. Discrição a todo custo! Mesmo que a fofoca seja muito cabeluda, daquelas
que animaria a rodinha de chope por horas, morda a língua e se segure. Porque, à med
ida que seu chefe for percebendo que pode contar com sua discrição, mais ele confiará
em você. E confiança não tem preço. É algo que se conquista ou não.
Demonstre no dia-a-dia que você não é um tipo que invade a intimidade alheia. Isso não q
uer dizer que você deva se mostrar desinteressado. Mas simplesmente que, se em uma
determinada manhã ele chegar de óculos escuros segurando a cabeça de ressaca da noite
anterior, em vez de perguntar se a farra estava boa, você, esperta e silenciosame
nte, vai se limitar a lhe colocar na frente uma xícara de seu chá preferido ou um es
timulante copo de suco de laranja gelado. E esperar que ele dê início ao expediente.
20
Curso de Administração
Módulo 05
Relacionamento: Uma Arte a Ser Cultivada
Apesar de essas dicas de comunicação terem como objetivo aproximar chefe e funcionário
s, essa aproximação não deve ultrapassar certos limites. Você não tem de ser "amiguinho" d
e ninguém só porque ele é seu subordinado na empresa. É importante deixar bem claro os l
imites entre a vida profissional e a vida pessoal.
Portanto, nada de intimidades inúteis. E claro que você pode (e deve) ter amig
os no ambiente de trabalho e que esse tipo de preocupação não se aplica às amizades. Mas
é bom não misturar as coisas. Deixe para tratar de assuntos em comum fora do escritór
io.
Até porque demonstrar amizade na frente dos outros funcionários pode dar a entender
que existe uma certa proteção. É ruim para você, que passa por injusto ou antiprofission
al,' e para seus amigos funcionários, que terão de enfrentar a inveja e a desconfiança
dos colegas.
Quando Você é o Chefe
Exercer um cargo de chefia não significa apenas ter de solucionar problemas admini
strativos ou estratégicos, mas também administrar pessoas. E cada uma com seus dilem
as pessoais, suas expectativas, sua história. Talvez essa seja a missão mais difícil d
o chefe, porque um fracasso nesse campo pode pôr abaixo todo o resto.
Saber motivar, cobrar resultados, reconhecer méritos, valorizar o desempenho, torn
ar-se querido e também respeitado é um desafio que passa pelo domínio dos princípios da
etiqueta profissional.
O primeiro passo na busca do relacionamento perfeito é o cuidado com a comunicação. Cl
areza e objetividade são regras básicas, mas há outros detalhes e milhares de nuances
que não podem ficar de lado.
O chefe deve ser firme sem ser rude. Para isso, dois fatores são fundamentais: o t
om de voz e o gestual.
DEL mídia - Método lnter@tivo
21Curso de Administração
Módulo 05
Nada mais irritante que um chefe gritão! Imagine a cena: sempre desesperado como s
e a empresa estivesse em pleno estado de emergência, ele comanda aos berros, corre
de um lado para outro e fuma sem parar. Resultado: funcionários irritados, ambien
te carregado, portas abertas ao erro e à má vontade.
Se, ao contrário, o chefe souber manter um tom de voz agradável, falar com tranquili
dade, não gesticular demais e manter sempre um ar sereno de quem sabe o que fazer,
ele acaba funcionando como uma barreira antiestresse. E como se, apenas olhando
para ele, soubéssemos que, ao final, tudo acabará dando certo. Pois é, que tipo de ch
efe você quer ser?
Mas, atenção: tranquilidade não deve ser confundida com passividade. Há algumas pessoas
que não demonstram a mínima preocupação com nada. É como se elas não se importassem com os
esultados obtidos ou com a correção do trabalho feito. Aí o efeito é contrário: acabam des
estimulando os funcionários. A ideia que deixam é: "Se o chefe que é responsável não está n
m aí, por que eu, que ganho muito menos, vou me preocupar?". Ninguém assume nada e v
ira tudo uma grande bagunça.
Além do tom de voz e a gesticulação excessiva, há uma série de pequenas posturas que podem
ser interpretadas como autoritárias e, por isso mesmo, devem ser evitadas. Alguns
tipos ilustram bem essas atitudes.
a) Chefe encastelado - E aquele que sempre chega cedo, se tranca na sala e só sai
na hora de ir para casa. Por não conviver com a realidade dos funcionários, acaba al
ienado, sem saber o que realmente se passa.
b) Chefe Intocável - Nunca se aproxima demais dos funcionários, apesar de circular p
ela empresa. É como se tivesse um campo de força ao redor do seu corpo. Acaba inibin
do qualquer tipo de contato.
c) Chefe ansioso - Atende três telefones, fala com cinco pessoas, atualiza a agend
a e lê documentos tudo ao mesmo tempo. Transmite insegurança aos funcionários, que nun
ca sabem se foram ouvidos ou não.
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ëï micJia - Método lnter(5)tivo
Curso de Administração
Módulo 05
TI d) Chefe indiferente - Fala com os funcionários enquanto escreve j* ao computad
or ou lê documentos. Os funcionários se sentem desprestigiados, como se tudo fosse m
ais importante do que eles.
A partir desses exemplos sugerimos em seguida algumas atitudes desejáveis para o c
hefe ideal.
- Fale com segurança e clareza, usando um tom de voz agradável.
- Ouça com atenção o que os funcionários têm a dizer. No momento de ouvir, pare tudo o que
estiver fazendo.
- Participe da vida da empresa. Não crie barreiras entre você e seus funcionários.
- Não transmita ansiedade ou nervosismo na gesticulação.
Evitando Atritos
Apesar da proximidade maior em relação aos outros funcionários, relacionamento entre c
hefe e secretária é delicado, principalmente quando a chefe é uma mulher. Há um senso de
competição natural entre mulheres e cabe a você, que ocupa o targo de chefia amenizar
essa situação. Nem sempre é fácil, mas, basicamente você pode começar evitando comparações
possam ser desfavoráveis à sua secretária.
Evite aqueles presentinhos que podem parecer simpáticos, mas que no fundo podem se
r humilhantes, como roupas e sapatos usados.
Você tem todo o direito de dar instruções à secretária sobre o andamento do trabalho. Mas
há um limite. Sua secretária deve ser suficientemente profissional para saber o que
está fazendo e vai se irritar se você começar a dar palpites a cada vez que ela disser
um alo ao telefone. Dê liberdade para que ela faça o serviço como achar melhor, conta
nto que não atrapalhe o andamento do escritório.
Quandoisso acontecer,converse comela calmamente e explique as consequências da eve
ntual falta. Sempre lembrando que, como qualquer outro profissional, sua secretári
a não é perfeita e está sujeita a pequenos erros. Seja compreensivo e considere tudo c
omo um investimento na carreira dela, que reverterá em benefícios para você mesmo.
micJia - Método lnter@tivo
23Curso de Administração
Módulo 05
Restaurante: Negócios à Mesa
Alguns detalhes devem ser observados quando o almoço em questão é estritamente comerci
al.
O primeiro passo para um almoço de negócios é a escolha do restaurante. Não escolha um r
estaurante muito sofisticado para encontros comerciais. Isso pode ser interpreta
do como uma ostentação desnecessária. Prefira lugares que não sejam muito agitados (para
que vocês possam conversar à vontade), mas não ambientes românticos que, por motivos óbvi
os, não se prestam a negócios.
Outra dica para a escolha do restaurante- procure marcar o encontro em algum lug
ar que fique no meio do caminho entre os dois escritórios para facilitar o desloca
mento de ambos. E, se você quiser acertar na mosca, informe-se com a secretária da p
essoa em questão quais os seus restaurantes preferidos (ou os que ele mais frequen
ta) e se há algum tipo de comida que ele ou ela prefira.
Assim você não corre o risco de levar um futuro cliente avesso a peixe para comer sa
shimi no restaurante japonês da moda. Por falar em restaurantes da moda, cuidado,
eles quase sempre estão lotados em ho- rários de pico. Assim, uma medida de bom tom é
providenciar uma reserva para evitar perda de tempo na espera.
Almoços de negócios não devem ultrapassar uma hora e meia, no máximo duas. Lembre-se de
que as pessoas têm de voltar ao trabalho. Por isso, na hora de falar de negócios, vá d
ireto ao assunto. Não deixe para começar na sobremesa e depois pedir dois, três cafés e
mais um licorzinhopara terminar a conversa. Introduza o tema assim que fizerem o
pedido, para depois não "segurar" seu convidado sem necessidade.
Quem Paga a Conta?
A prática comercial diz que quem paga a conta é quem tem mais interesse no negócio, em
geral o vendedor ou o fornecedor. Use seu bom senso e, se (no caso, sua empresa
) está convidando, cabe a você pedir a conta. Se você é o cliente ou o convidado (mesmo
sendo mulher), é claro que
deve no mínimo fazer o gesto de se oferecer para pagar, ou então, pelo menos
"rachar".
24
flEI micJic} - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 05
Exercícios
01-) Quais itens devem estar presentes na mesa de trabalho ?
02-) Quais itens não podem estar presentes na mesa de trabalho?
03-) Como deve ser a ligação entre executivo e funcionários?
04-) Quais problemas o chefe deverá solucionar em sua empresa?
05-) Descreva algumas funções que o chefe deve realizar para que sua empresa ofereça u
m bom ambiente de trabalho a seus funcionários.
06-) Para se evitar atritos entre funcionários e executivos, exemplifique quais as
suntos devem ser evitados dentro de ambiente de trabalho.
mata - Método lnter@tivo
25
Curso de Administração
Módulo 05
07-) Qual o melhor restaurante para um encontro comercial?
J|
08-) Quantas horas deverá ter um almoço de negócios?
09-) A partir de que momento durante o almoço o assunto deve ser iniciado?
10-) Quem deverá pagar a conta de um encontro comercial?
26
Curso de Administração
Módulo 06
ARQUIVO - CONCEITOS E REQUISITOS
__ Arquivo, "é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conserv
ados por si e seus sucessores para efeitos futuros".
Como se pode observar pelo conceito, as rotinas de arquivamento em uma empresa r
equerem treinamento especializado e conhecimentos específicos, que vão além do simples
"engavetamento" de documentos.
A perda ou extravio de um documento pode causar sérios prejuízos a uma organização; por
isso a afirmação "arquivar é fácil, encontrar é que é difícil" merece ser levada a sério po
te de quem, não sendo arquivista, trata da documentação circulante em nossas empresas.
Nas grandes empresas, onde o fluxo e o volume de documentos acumulados com o pas
sar dos anos são consideráveis, recomenda-se o trabalho de um especialista, que, com
formação técnica e conhecimentos específicos, está habilitado a desempenhar papel de tama
nha responsabilidade.
A profissão de arquivista e a de técnico de arquivo estão regulamentadas no Brasil pel
a Lei n° 6.546, de 4-7-78, e pelo Decreto n° 82.590, de 6-11-78.
Já nas empresas de pequeno e médio porte, ou nos arquivos departamentais de uma gran
de firma, as tarefas de arquivamento estão sob a responsabilidade das secretárias, d
os auxiliares administrativos e outros funcionários da área burocrática, que, além da ex
periência e do conhecimento acumulado com os anos de serviço, necessitam de técnicas p
adronizadas para as operações de arquivo.
Muito mais que da técnica arquivística, as pessoas que trabalham com documentos nece
ssitam ainda de:
o Dedicação, Atenção, Concentração, "
o Paciência, Discrição,
o Integridade moral, Espírito de ordem,
o Capricho, Poder de síntese e análise crítica,
o Espírito de colaboração e de trabalho em equipe,
o Acima de qualquer coisa, Gostar muito de seu trabalho.
- Método lnter@tivo
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CL míü/iãi - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 06
ARQUIVOS EMPRESARIAIS
As funções primordiais de um arquivo empresarial são:
- Guarda e conservação de informações, visando à sua utilização futura.
- Facilidade de acesso às informações arquivadas.
Para que o arquivo de uma empresa cumpra suas finalidades, com máxima eficiência e mín
imo ónus, é necessário que atenda às necessidades de uso da documentação. A classificação
arquivos segundo o uso que se faz da documentação é o primeiro passo para um perfeito
trabalho arquivístico. De acordo com o uso, os arquivos classificam-se em:
- Arquivos correntes, ou ativos: reúnem documentos em uso constante, consultados f
requentemente, conservados em local de fácil acesso nas repartições que os produziram
ou receberam.
- Arquivos intermediários ou transitórios: reúnem documentos que deixaram de ser frequ
entemente consultados, mas que devem permanecer acessíveis, por tratarem de assunt
os que auxiliam na solução de problemas cotidianos, ou casos idênticos a outros já resol
vidos e que, por este motivo, podem ainda ser solicitados.
Estes arquivos podem ser facilmente organizados no próprio ambiente de trabalho, u
tilizando-se caixas de transferência sobre os móveis arquivadores, ou através da redis
tribuição dos gaveteiros, utilizando-se a terceira e a quarta gavetas (com maiores d
ificuldades de consulta) para o acervo intermediário e conservando-se o arquivo at
ivo nas gavetas superiores, onde o acesso é mais fácil.
-Arquivos permanentes: reúnem documentos que perderam sua atualidade administrativ
a, mas que são conservados por razões legais e históricas. Em algumas empresas é conheci
do como "arquivo morto". Esta terminologia, embora ultrapassada, pode ser empreg
ada, desde que o arquivo não seja confundido com um simples depósito de papéis velhos,
que o tempo e o descaso se encarregam de transformá-lo em morto, mesmo.
Os arquivos permanentes representam o último elo da cadeia de informações de uma empre
sa e são os arquivos por excelência. São a memória da instituição e não se deve esquecer qu
eles que são realizadas as auditorias.
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nEï mídia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 06
Os arquivos dentro de uma empresa podem estar dispostos segundo as seguintes est
ruturas:
1°-) Centralizados: quando reúnem em um único local físico da empresa todos os documento
s produzidos e recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição.
Apresentam como vantagens:
* Redução de custos operacionais.
* Economia de espaço, material e equipamentos.
* Padronização de normas e procedimentos.
* Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.
* Uniformidade na realização de tarefas.
Apresentam como desvantagens:
* Deslocamentos para consultas.
* Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos.
2°-) Descentralizados: estabelecem a organização de arquivos descentralizados, ou depa
rtamentais, conforme a estrutura da empresa. Os arquivos são criados para atender às
necessidades específicas de departamentos, seções, divisões etc.
Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que não se criem arquiv
os desnecessários. O desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível d
artamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de interesse, evitand
o-se as duplicações.
As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo são exatamente opostas à cent
ralização. Cada instituição, respeitando suas atividades operacionais, tama- nho, locali
zação física e geográfica de suas instalações, bem como recursos humanos disponíveis, deve
nejar estruturas de arquivo que melhor atendam suas necessidades de trabalho.
Vale lembrar ainda que, em nosso meio de trabalho, a maioria dos arquivos corren
tes são departamentais e que só uma pequena parcela de empresas, providas de infra-e
strurura material e pessoal, mantém arquivos correntes centralizados. O mesmo já não o
corre com os arquivos permanentes, cuja característica de "memória da empresa" exige
que sejam organizados de forma centralizada.
REI miülla - Método lnter@tivo
29
Curso de Administração
Módulo 06
Material de Arquivo
Considera-se material de arquivo o conjunto de móveis e acessórios necessários ao perf
eito armazenamento e rápida localização das informações arquivadas. Este material é subdivi
ido em:
MATERIAL DE CONSUMO
São aqueles que sofrem desgaste pelo uso, e que de tempos em tempos precisam ser s
ubstituídos no arquivo.
FICHAS
São retângulos de cartolina, que podem ser lisos ou pautados, impressos ou não, que se
rvem para receber informações anotadas, à máquina ou à mão.
GUIAS
São retângulos de cartolina, do mesmo tamanho das pastas ou fichas, que servem para
separar as divisões de um arquivo ou fichário, facilitando a busca e o arquivamento
de informações. Podem ser confeccionadas no próprio arquivo, ou adquiridas no comércio e
specializado, onde já se apresentam em plástico ou acrílico.
Projeçãq
É a saliência superior de uma guia, recortada no próprio cartão, ou nele aplicada, sendo
então de celulóide ou de metal.
PROJEÇÃO
-GUIA
JANELA
É a abertura existente nas proj ecoes e gavetas do arquivo, destinada a receber ti
ras de inserção.
30
HEC micilia - Método lnter(5)tivo
Curso de Administração
Módulo 06
TIRAS DE INSERÇÃO
São tiras de papel ou cartolina que receberão as anotações determinadas pelo método de arq
uivamento e que serão inseridas nas projeções das pastas e gavetas. Estas tiras podem
ser pré-picotadas ou gomadas (etiquetas auto-adesivas) para facilitar o trabalho d
atilográfíco. A notação pode ser, ainda, aberta ou fechada
ALFABÉTICA
A-50
ALFA-NUMERICA
É aberta quando indica apenas o início da seção, e fechada quando indica o início e o fim
da seção, conforme desenhos:
ABERTA
AC
FECHADA
POSIÇÃO
Consiste na distribuição de projeções ao longo de uma guia ou pasta. Pode corresponder à m
etade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí ser denominada posição (ver desen
ho).
l'POSICAJO
2'POSIÇAO 3'POSIfAJD
4'POSIfAO
POSIÇÃO
A posição das guias no arquivo desempenha funções:
Primária: indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; por isso, deve
ser ordenada em primeira posição.
Secundária: indica uma subdivisão da primária e deve ser ordenada em segunda posição.
HCÏ iTiiCiliõl - Método lnter@tivo
31
Curso de Administração
Módulo 06
Subsidiária: indica subdivisão da secundária e deve ocupar a terceira posição. Especial: i
ndica ou destaca nomes e assuntos de grande frequência de uso; deve ser ordenada e
m quarta posição.
POSIÇÃO
Veja abaixo um exemplo da posição de guias no arquivo:
BELTRÃO
BEL
BE
PASTAS
São folhas de cartolina ou papel encorpado, dobradas, de dimensões padronizadas, com
ou sem ferragens, destinadas a abrigar documentos.
Seus tipos físicos são:
a) Corte reto: também chamada de pasta corrida, tem face posterior um pouco maior
que a anterior, formando uma projeção e permitindo que neste espaço seja feita uma not
ação.
b) Com projeção: tem na parte anterior ou posterior uma saliência, projeção, também destina
a a receber uma notação.
c) Suspensa: é a pasta provida de hastes ou varetas, que podem ser metálicas ou de p
lástico, cuja finalidade é manter-se suspensa na mesma altura no arquivo, sobre um a
poio ou suporte.
d) Classificador: também conhecido como registrador A/Z ou simplesmente "A/Z" é uma
pasta de papelão resistente e de lombada larga, dotada de ferragem de alavanca e d
e um conjunto de divisórias internas com as letras do alfabeto, daí o apelido de "A/
Z". Destina-se a abrigar volumes maiores de documentos e é apresentada nos formato
s ofício e duplicata.
e) Sanfonada: é a pasta com divisões internas de cartolina e dotada de vincos na par
te inferior, comportando grande volume de documentos sem se deformarem.
32
IlEï micJfà - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 06
It
USO DAS PASTAS NO ARQUIVO
Independentemente do método de arquivamento utilizado em um arquivo, as pastas pod
em ser:
- Individuais ou pessoais: são as que abrigam a correspondência regular de pessoas,
firmas ou assuntos, também chamados de correspondentes efetivos.
- Miscelâneas: são pastas que abrigam a correspondência avulsa de vários clientes cuja d
ocumentação não justifica a abertura de pasta individual. Estes correspondentes são também
conhecidos por eventuais.
Exercícios
01-) Qual o significado da palavra "Arquivo"?
02-) Quais as diferenças existentes entre "Arquivista" de empresas de grande porte
e as de médio e pequeno porte?
03-) Para pessoas que desenvolvem trabalhos com documentos, quais qualidades tra
balhistas elas terá de ter?
04-) Quais as primordiais funções de um arquivo empresarial?
05-) Comente sobre quais qualificações um arquivo pode possuir.
06-)O que são arquivos correntes ou ativos? Cite exemplos de documentos que se enq
uadrariam nessa qualificação.
- Método lnter@tivo
33
Curso de Administração
Módulo 06
07-) Discorra sobre o que você aprendeu de "Arquivos Permanentes" .
08-) Quais as estruturas que um arquivo pode possuir?
09-) Para você, qual estrutura é mais eficiente? Comente.
10-) O que é Material de Arquivo?
34
Ei mícJia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 07
Material Permanente
É considerado material permanente de arquivo o mobiliário ou o conjunto de móveis arqu
ivadores destinados a abrigar os documentos. São em geral de grande porte e podem
ser utilizados por muitos anos, se forem bem escolhidos.
O material permanente de arquivo é algo que não se desgasta facilmente e, conseqüentem
ente, não se compra com facilidade, convém que um estudo detalhado seja feito antes
da sua aquisição, visto que o mesmo permanecerá por longo tempo a serviço da empresa.
Um importante detalhe deve ser colocado quando se fala de material permanente de
arquivo: ele está diretamente relacionado com a facilidade de acesso que se desej
a dar à informação. Logo, o procedimento correto é analisar com cuidado os tipos físicos d
e documentos a serem arquivados, suas dimensões, volume e frequência de uso, para se
fazer a escolha adequada.
Ã/f
Os móveis arquivadores modernos caracterizam-se pela flexibilidade e fácil capacidad
e de expansão, sendo a grande maioria fabricada em módulos componíveis, o que facilita
muito, tanto sob o aspecto operacional, quanto sob o ponto de vista do investim
ento para a empresa.
Arquivo Vertical
O Arquivo Vertical tem como principal característica o annazenamento de documentos
no sentido vertical, uns após os outros. Este arquivo pode comportar pastas conve
ncionais ou suspensas e apresenta-se de duas formas:
- Frontal: quando os documentos são colocados uns atrás dos outros com a frente v
oltada para quem os consulta. É convencional quando as pastas são apoiadas no fundo
da gaveta, e suspenso quando as pastas ficam apoiadas em suportes metálicos adapta
dos às gavetas ou prateleiras.
Lateral: também conhecido como vetro-lateral, abriga documentos uns ao lado dos ou
tros, com o lado voltado para quem os consulta. Pode ser suspenso ou convenciona
l, utilizando-se escaninhos ou caixas coletoras para acomodar as pastas. A grand
e vantagem desta modalidade é a economia de espaço, uma vez que os documentos ficam
em posição perpendicular a quem os consulta.
- Método lnter@tivo
35
Curso de Administração
Módulo 07
Arquivo Horizontal
O Arquivo Horizontal caracteriza-se por guardar os documentos uns sobre os outro
s no sentido horizontal, em pastas, pacotes, gavetas, suportes especiais. O mais
conhecido e utilizado é o Kardex (marca registrada pela Remington) deixando também
nas subsequentes uma faixa que funciona como projeção, chamado de "esteirinha". Abri
ga fichas presas a suportes de papelão (porta-fichas), fixados às gavetas por bastões
metálicos. Desta disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do
fundo da gaveta, ficará inteiramente visível.
Estante de Aço
A estante é um móvel de aço aberto que pode ser usad correntes com pastas laterais, ou
para arquivos permanentes para de transferência.
FICHÁRIOS
São móveis ou pequenas caixas de madeira, aço ou acrílico, destinados a abrigar f
ichas no sentido vertical. Os móveis podem ser componíveis (módulo de gavetas acopláveis
) e podem ainda apresentar rodízios (carrinhos).
ARMÁRIOS DE AÇO
Móveis com portas, usados para a guarda de classificadores A/Z, volumes encadernad
os ou documentação sigilosa.
Rox
Rox é um pequeno fichário de mesa, utilizado para guardar cartões de visita ou para ab
rigar o arquivo de prosseguimento (follow-up), organizado cronologicamente segun
do os dias do mês, lembrando as providências a serem tomadas em datas precisas.
^
36
RK micJfà - Método lnter@tivo
Curso de administração
Módulo 07
Caixas de transferência
São caixas de papelão ou lata,usadas principalmente nos arquivos permanentes.São compr
adas em folhas abertas, com vincos indicativos para a montagem e etiquetas impre
ssas.
SUPORTE
Estrutura retangular de metal que se adapta às gavetas dos arquivos para apoiar as
pastas suspensas.
Mapotecas
Mapotecas são móveis destinados a abrigar mapas ou desenhos técnicos, ou ainda mate
riais de grandes dimensões. Podem apresentar-se no sentido horizontal (gaveteiros)
ou vertical, onde as peças ficam suspensas por meio de tiras gomadas ou hastes me
tálicas imantadas. As mais modernas são apresentadas : l em módulos compo
níveis que deslizam sobre trilhos, ocupando j menor espaço nos escr
itórios, pois são fechadas e recolhidas quando não utilizadas.
Arquivos rotativos
Nestes arquivos os documentos ficam dispostos de modo a girar em torno de um eix
o, vertical ou horizontalmente. Os de pequeno porte são em geral destinados a abri
gar fichas e os de grande porte (eletromecânicos, eletrônicos ou de esteiras desliza
ntes) podem abrigar livros, pastas, mapas, etc.
Sistemas e Métodos de Arquivamento
Como já afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arq
uivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicit
adas.
A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocup
ações que você deve ter. Para tanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros
relativos à empresa a que serve, como: tipos físicos de documentos, clientela a que
se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que tratam, etc.
- Método lnter@tivo
37 SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordena- dos ent
re si com a finalidade de que pode ser Direta: quando a informação é em que se encontr
a arquivada.
Indíreta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente Invés da consulta a
ce e posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta
a uma tabela.
COMO ESCOLHER O SISTEMA ADEQUADO ?
Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. So
mente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode
-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo
, podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados
em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas
indiretos, como necessitam de índice para a localização dos documentos, resguardam ma
is a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuári
os buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela disposta no a
rquivo de forma a auxiliá-los.
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa à f
acilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os
sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos esp
ecíficos que a ele se adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerad
os nos documentos, para efeito de classificação, são:
Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). Lo
cal (de expedição ou recebimento dos documentos). Data (de elaboração, validade ou referên
cia dos documentos). Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). ^ Número (de
ordem, código, etc.).
38
EC nriicilia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 07
A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo
, respeitando-se o grau de importância e frequência com que são solicitados. Os métodos
de arquivamento são classificados em:
BÁSICOS
Alfabético
Numérico Simples
Cronológico
Geográfico
Específico, ou por assunto
Duplex
Dígito Terminal
Unitermo
PADRONIZADOS
Variadex
Automático
Soundex
Mnemónica
Rôneo
No trabalho administrativo, os métodos de uso mais comuns são:
Alfabético
Geográfico
Número (simples, cronológico, decimal...).
Por Assuntos
MÉTODO ALFABÉTICO
m m EDI
s n s a II JÉM w
Ld^
ma _j
Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa,
constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a
ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de al
fabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientarão a consulta. O número e o tipo
de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados
.
(jnirJa - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 07
A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individu
ais (uma para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem
ser ordenados cronologicamente.
Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar co
rrespondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por corresponden
te dentro de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve rece
ber pasta individual. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve se
r feita pela ordem alfabética de nomes e, dentro desta, pela ordem cronológica.
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Eï micJiEi - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 07
Exercícios
01-) Quais matérias são considerados "Materiais Permanentes"?
02-) Antes de se adquirir um material permanente, quais aspectos devem ser anali
sados?
03-) Quais as características do Arquivo Horizontal?
04-) O que são Rox?
05-) Quais os benefícios da utilização dos Arquivos Rotativos?
/wote - Método lnter@tivo
41
Curso de Administração
Módulo 07
06-) Qual a função das Mapotecas?
07-) Além do armazenamento, qual a outra principal característica do Material Perman
ente?
08-) Antes do armazenamento de informações, o "arquivista" necessita de conhecimento
s específicos. Descreva quais.
9-) Cite e comente os tipos existentes de consulta de arquivos.
10-) O que são Métodos de Arquivamento?
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HEC nnicJiõi - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 08
Dez Respostas para Dez Grandes Dúvidas
01) Preciso ir às festas da empresa?
Não a todas. No entanto, por mais que a ideia pareça desagradável, comparecer a alguns
eventos é fundamental para manter o clima de cordialidade entre os colegas. Falta
r a festas de fim de ano, por exemplo, pode dar a entender que você não está nem aí com
ninguém. Por mais que isso seja verdade, pega mal. Assim, adote o seguinte: vá apena
s a algumas festas e fique nem que seja apenas meia hora, só para marcar presença. U
m pouco de sacrifício faz parte da vida.
02) O colega que senta à minha frente é um fumante compulsivo e a fumaça incomoda. O q
ue eu faço?
Aí, não tem jeito, vocês vão ter de entrar em um acordo. Converse com ele calmamente, ex
plique que você tem bronquite asmática (ainda que não tenha) e peça que ele vá fumar em ou
tro lugar. Mas não seja intransigente. Aguente firme um ou outro cigarro, de vez e
m quando, como se fosse o preço a pagar como parte de uma negociação. Intransigência ger
a intransigência e se você branquear ou fizer cara feia cada vez que ele levar um ci
garro à boca, ele vai fumar mais apenas pelo gostinho de atormentá-lo. Se o tabagism
o ainda está liberado na sua empresa (ainda existem empresas onde se pode fumar à vo
ntade), ele, teoricamente, tem os mesmos direitos que você.
03) Recebi um cartão com um mapa da localização da empresa nas costas. Isso é correto?
Sim. É uma tradição japonesa. Como em Tóquio as ruas não têm nomes e
tudo é localizado em função de grandes prédios conhecidos, é comum que
os executivos de lá mandem imprimir, nas costas do cartão, um mapa para '
facilitar a localização da empresa. Por aqui, a moda ainda não pegou de vez, mas
alguns executivos já começam a imitar o exemplo. Claro que, se você trabalha em uma
avenida famosa na sua cidade, não precisa se preocupar com isso. Mas, se sua
empresa for um pouco escondida, o mapa vem bem a calhar.
04) Tenho uma secretária que já está comigo há anos e é um exemplo de eficiência. Só que el
em o hábito de se maquiar na mesa de trabalho. Posso dizer a ela que isso não é elegan
te?
- Método lnter@tivo
43
Curso de Administração
Módulo 08
Se você disser de um jeito elegante, tudo bem. Qualquer atividade que não tenha nada
a ver com o trabalho deve ser feita reservadamente. Inclusive aquele lanchinho
rápido em dias de correria ou a leitura no escritório da sua revista semanal preferi
da. Se ela é tão eficiente assim, vai entender perfeitamente.
05) Um vendedor de minha empresa é bastante jovem e usa brinco. Tenho receio de pe
dir para que ele não vá trabalhar com a jóia. O brinco pode prejudicar a imagem da min
ha empresa?
Isso depende muito da empresa. Se os seus clientes são jovens, o brinco é até um fator
de identificação a mais. No entanto, brincos, anéis e pulseiras devem ser evitados po
r homens em qualquer situação, a não ser que sejam muito discretos. Ainda mais no ambi
ente de trabalho. Se você não sabe como pedir ao vendedor que deixe o brinco em casa
, invente uma historinha qualquer para demonstrar, na prática, que isso pode estar
prejudicando não apenas a empresa mas a carreira dele. Diga-lhe, por exemplo, que
um cliente fez piada sobre o vendedor "moderninho" da empresa.
06) Sou advogada e tenho uma sala de reunião que funciona como í biblioteca. Já me dis
seram que isso é exibicionismo, é verdade?
Qualquer forma de ostentação, seja ela financeira ou intelectual, foge aos padrões da
etiqueta porque não favorece o relacionamento entre as pessoas. Coleções intermináveis d
e livros jurídicos podem ser interpretadas como uma forma de ostentação intelectual, s
im. Claro, há um problema prático: Você precisa daqueles livros! Se houver espaço, use o
utro ambiente, mais aconchegante e menos imponente para receber seus clientes. S
e não tiver jeito, assuma que ali é uma biblioteca mesmo e que, para você, ela nada ma
is é do que uma ferramenta de trabalho. Para isso, a decoração do ambiente deve ser vo
ltada ao uso e não à demonstração. Uma boa solução são estantes fechadas, que possibilitem
uarda segura de seus compêndios sem agredir ninguém.
07) Qual é o momento certo para oferecer um cafezinho?
Não há momento certo para isso, mas algumas indicações são válidas. Se o seu cliente ou con
idado vai ter de esperar um pouco, o cafezinho pode ser oferecido assim que ele
chegar à sala de recepção (que muitas vezes é a sala da secretária mesmo). Quando ele já es
iver na sua sala ofereça novamente. Se não houver espera e a conversa for curta, o c
afé pode ser oferecido depois da reunião, como se fosse uma forma de relaxar o clien
te antes de sair.
44
RëC mídia - Método lnter@tivo
Curso de Administração
Módulo 08
Em tempo: o café jamais deve ser previamente adoçado. Há quem tome puro ou com adoçante.
Deixe que as pessoas indiquem como preferem o seu e tenha sempre à mão açúcar e adoçante
em gotas e em pó. Além do café, tenha sempre chá, ou pelo menos água fervendo pronta para
prepará-lo se essa for a preferência da sua visita. E por favor: o café pode até ser ser
vido em copinhos rtáveis (de preferência com suportes), mas o chá pede xícaras de porcel
ana
ou de louça branca.
08) Preciso participar das listas de casamento que aparecem todos os meses na em
presa?
Se o noivo ou a noiva forem conhecidos seus, não há muito como escapar. As listas se
mpre geram um certo constrangimento, principalmente porque marcam o nome e a qua
ntia que a pessoa deu. Só não precisa ser mais generosa do que seu bolso permite. Se
o dono da lista for um conhecido distante, ele ficará feliz apenas com a lembrança
e com a iniciativa. Se for um amigo mais chegado, não precisa de maiores explicações.
Só escapam dessas condições os chefes. Esses, tradicionalmente, são convidados a encabeçar
a lista e devem ser generosos com seus funcionários. Mesmo que seja alguém obscuro,
do décimo quarto escalão, que você só vê uma vez por semestre. Chefe é chefe.
09) Qual é o melhor momento para se marcar uma reunião?
Procure evitar os horários perto do almoço ou do fim do expediente. Fome atrapalha o
raciocínio assim como a vontade de voltar para casa. As manhãs de segunda- feira em
geral são cheias, e uma reunião marcada no final da tarde de sexta-feira corre o séri
o risco de ser esvaziada por um "mal súbito" das mais variadas origens, ou no mínimo
, as pessoas comparecem, com a mente voltada para o fim de semana. Se você quer se
r popular evite esses dias, a não ser que seja absolutamente indispensável.
10)Meu chefe é muito mais jovem do que eu. Como devo tratá-lo?
Sempre de senhor. A não ser que ele lhe peça para tratá-lo por você. Ainda assim, na pre
sença de outros funcionários ou em reuniões de diretoria, o "senhor" é mais adequado. No
caso de chefe mulher muito mais jovem, aja da mesma maneira.
reía - Método lnter@tivo
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Curso de Administração
Módulo 08
Exercícios do Módulo 8
01-) Caso o executivo não concorde com atitudes, acessórios e vestimentas de seus fu
ncionários, como noticiá-los dos itens mencionados?
02-) Como solucionar atritos entre funcionários da empresa?
03-) Comente sobre tarefas que a secretária pode realizar em uma reunião de negócios p
ara que seu cliente se sinta mais à vontade.
04-) Qual a dica para empresas que se localizam "afastadas"?
05-) A quais festas existentes na empresa você precisa ir?
06-) Quais dias e horários são indicados para se marcar uma reunião?
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micJla - Método lnter@tivo