You are on page 1of 5

APS111 and APS113 – Fall 2010 

Document Style Requirements 
The following style requirements apply to all documents submitted for ESP I and ESP II with the 
exception of the Email Assignment. For the Email Assignment use the Email Style Requirements. 

Overall 
• 8½” by 11” paper size, 12 point Times New Roman font, single spaced 
• 2.5 cm (or 1”) margin all around 
• Do not number the Cover Page, Executive Summary or Table of Contents if the 
assignment includes these. 
• Page numbers should appear centred on the bottom of each page in the footer. 
• Staple the report in the upper left hand corner. 
• Do not use plastic or cardboard folders. 

Cover page 
• A template for the ESP cover page can be downloaded from the Blackboard course 
website. All fields must be filled in.  
• Identify yourself and your team fully: first name, last name, student number. 
• The complete name of your TA, Communication Instructor, and Client should be used. 
• Spelling of all names must be correct. 

Executive Summary 
• Begins on a new page. 
• Do not number either heading or page. 
• This is a standalone summary; the reader should understand all essential information, 
conclusions, recommendations, time lines and budgets issues from this summary. 

Headings and Sub­headings 
• Headings should be numbered, and titled; e.g., 
1. Problem Statement 
1.1 Stakeholders 
1.2 Objectives 
No more than three levels of subheading; therefore, 1.1.1 is allowable, but not 1.1.1.2. 
• No less than two subheading per heading. If you cannot divide the heading into at least 
two separate subheadings, keep it as a single unit. 

  22
APS111 and APS113 – Fall 2010 

• Headings divided into subheadings must have at least one introductory paragraph 
before the first subheading. 
• Do not follow a heading with a subheading without an introduction. 

Paragraphs 
• Do not indent the first lines of paragraphs. 
• Skip one full space between paragraphs. 

References 
It is an academic offence to represent the ideas of others as your own. In every report or 
specification document you write you must acknowledge all sources of information. If your 
information sources are not correctly identified – both with citations within the text and in a 
reference list at the end of the document – then this is plagiarism and you will receive 
appropriate sanctions. See the University of Toronto Faculty of Applied Science and Engineering 
Calendar 2010‐2011. 
To ensure that you are properly identifying your sources, you must follow two steps. In the 
body of your report, wherever you have used information in any form from anyone other than 
yourself (or a member of your design team for team written assignments), you must identify 
the source with an internal citation. This is a number in a square bracket [1] right next to the 
information taken from an outside source, whether that information is quoted directly or 
paraphrased. You must also have, at the end of the report, a section entitled References, in 
which you must include a list of all sources, referenced correctly according to a standard 
reference system.  
For this course, we will be using the IEEE citation system. While it is used by many engineering 
disciplines, it is not used by all. Other frequently used systems are Council of Science Editors 
[CSE], also known as Council of Biology Editors [CBE], and American Psychological Association 
[APA]. A standard must be used exactly as it is defined by a standards organization. If you are 
unsure how to reference something, research the proper way. Do not “make up” your own 
system. Incorrect references are always questionable and may lead to charges of plagiarism. 
In your report, sources are referenced consecutively, no matter the alphabetical order of their 
authors or titles – that is, [1] is the first, followed by [2]. If a source is used repeatedly, it is 
always identified by the number it was given when it first appeared in the report. That means 
the numbers may go from [2] to [3] to [1], if [1] was previously cited in the report. However, the 
next new source would follow the last number; in the case of this example, it would be [4]. It is 
not necessary to name the authors or titles of sources. It is perfectly acceptable to write, “In 
[5], a concern was expressed about the performance of o‐rings at temperatures lower than 
10°C.” However, you may never begin a sentence with a number in square brackets. 
In the Reference section at the end of your report, you must list all sources cited in the text. 
These are cited in the order they appear in the report, NOT in alphabetical order. Each entry is 
preceded by the number with which it is identified in the report. References are listed in a 

  23
APS111 and APS113 – Fall 2010 

simply numbered list, without being organized by type; that organization and those 
subheadings (e.g. “Book, single author”) are only given below, in the Sample Reference section 
here, for YOUR instruction. Such subheadings DO NOT belong in YOUR Reference List. 
This course has two requirements which are different than the IEEE citation standard. First, 
when using information derived from personal interview or unpublished material, you must 
give the interviewee’s name, date of interview and email address or phone number. Secondly, 
when referencing an online source, you must note the date you accessed it. For examples of 
these reference list entries, see Sample References (below). 
The following citations given are for commonly used sources. They are taken from the 
Proceedings Template for the 2005 International Conference of the Professional 
Communication Society of the Institute of Electrical and Electronic Engineers. 
 
Sample References 
Book, single author (this heading, as well as the others in italics, is only to identify the kind of 
reference being described. DO NOT USE this kind of heading in your Reference section.): 
[1] M. S. MacNealy, Strategies for Empirical Research in Writing. Boston, MA: Allyn & Bacon, 
1999. 
Article or chapter in a book, multiple authors: 
[2] J. W. DuBois, S. Schuetze‐Coburn, S. Cumming, and D. Paolino, “Outline of discourse 
transcription,” in Talking Data: Transcription and Coding in Discourse Research. J. A. Edwards 
and M. D. Lampert, Eds. Hillsdale, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, 1993, pp. 45‐89. 
Journal article, single author: 
[3] R. C. Carter, “Search time with a color display: Analysis of distribution functions,” Human 
Factors, vol. 24, no. 3, pp. 302‐304, 1982. 
Article in conference proceedings, multiple authors: 
[4] P. Leone, D. L. Gillihan, and T. L. Rauch, “Web‐based prototyping for user sessions: Medium‐
fidelity prototyping,” in Proc. 44th Int. Technical Communication Conf. Toronto, Canada: Soc. 
Tech. Commun. 1997, pp. 231‐234. 
Unpublished thesis: 
[5] D. Daly. Direct GMSK Generation Using Sigma‐delta Modulation. B.A.Sc. thesis, Div. 
Engineering Science, University of Toronto, 2003. 
Standard or manual without author: 
[6] Recommendation ITU‐R BT.601, Encoding Parameters of Digital Television for Studios, Int'l 
Telecommunications Union, 1992. 
[7] IEEE Std. 1596‐1992, Scalable Coherent Interface (SCI), IEEE, 1992. 
[8] Unix System V Interface Definition, no. 2, vol. 2, AT&T, Murray Hill, N.J., 1986. 
Patent with information about patentee:  

  24
APS111 and APS113 – Fall 2010 

[9] M. Hoff, S. Mazor, and F. Faggin, Memory System for Multi‐Chip Digital Computer, US patent 
3,821,715, to Intel Corp., Patent and Trademark Office, 1974. 
Patent without patentee information:  
[10] Digital‐to‐Analog Converting Unit with Improved Linearity, US patent 5,162,800, Patent and 
Trademark Office, Washington, D.C., 1992. 
Article in electronic journal, single author: 
[11] R. J. Vidmar (1992, Aug.), “On the use of atmospheric plasmas,” IEEE Trans. Plasma Sci. 
[Online]. 21(3), pp. 876‐880. Accessed February 4, 2005. Available: 
http://www.halcyon.com/pub/journals/21ps03‐vidmar  
Company web page: 
[12] Biopure Investor Relations (2005, February), Biopure announces 2005 first quarter financial 
results. [Online] Accessed February 4, 2005. Available: http://www.corporate‐
ir.net/ireye/ir_site.zhtml?ticker=bpur&script=418&layout=0&item_id=676172
Personal interview or unpublished information: 
[13] S. Retep, Personal interview. January 15, 2005. Email: s.retep@utoronto.ca. 

Abbreviations 
All terms should be written in full at their first mention. The full term or name can be followed 
by an abbreviation or acronym in parentheses. Once this has been given, then the abbreviation 
or acronym can be used in place of the full term throughout the rest of the document. Some 
acronyms (e.g., laser, radar) have become part of everyday language and need not be spelled 
out. 

Tables 
• All tables must be numbered and descriptively titled, e.g. Table 1. Annual consumption 
of oil in thousand barrels daily from 1993 to 2003 by region. 
• The table title must appear just above the table, left justified. 
• Tables must be separated from the body text by at least one full space above and below. 

Figures 
• All figures must be numbered and descriptively captioned, e.g. Figure 1. Global refinery 
utilization from 1980 to 2003.  
• The figure caption must appear directly under the figure and should be centered (if less 
than 1 line) or justified, with a margin of ~1.5” (3‐4 cm) on the left and right. 
• Labels within figures must be clear and legible. 
• The figure and caption together must be separated from the body text by at least one 
full space above and below. 
• All relevant dimensions must be included for a floor plan or drawing of an object. 

  25
APS111 and APS113 – Fall 2010 

• Hand drawn sketches are acceptable, but should be high quality and clear (not fuzzy due 
to low resolution scanning). 
• If the figure is not original, the source it was taken from must be clearly referenced; in 
the figure caption and followed up with a reference in the Reference section; e.g. 
“Taken from [3]”, or “Adapted from [5]”. 

 Appendices 
• Each appendix must be given an alphabetical designation and titled, e.g. Appendix A: 
Ground Plan. 
• Material in the appendix must be referred to somewhere in the body of the report. 
• Every appendix must include an introduction describing the content of the appendix. 
This can be brief, just a few lines, or several paragraphs. 

Assignment Submission 
• Assignments may be handed in only at the room designated per the “Instructions for 
Assignment Submission” posted on the course website. 
• DO NOT hand your assignment in to a professor, TA, seminar leader or project manager. 
• If you feel you have a legitimate reason for handing in an assignment late, and wish to 
request that a penalty not be applied, then your late assignment must be accompanied 
by a Petition for Consideration of Course Work (available on‐line from the Registrar’s 
Office website). See the course Syllabus for more information on this. 
• IMPORTANT NOTE: Submission times in this course are very strict. Assignments that are 
even a few minutes late will receive a mark penalty.  

  26

You might also like