PENGANTAR

KONVENSI

PROGRAM DIPLOMA III & IV

JURUSAN
PERHOTELAN & USAHA PERJALANAN WISATA
SEKOLAH TINGGI PARIWISATA TRISAKTI

OLEH
R. J. SUMABRATA

1
 Bagian 1

1. Industri MICE & Pariwisata

2. Dasar Hukum Industri MICE
3. Sekilas Konvensi / MICE
4. Definisi Konvensi
5. Istilah menurut oxford dictionary
6. Kota Tempat Penyelenggaraan
Meeting
7. Kriteria Meeting Internasional
8. Mice sebagai mesin pendorong
ekonomi
9. Keunggulan wisatawan MICE
10. Pengembangan Produk
11. Dasar Keilmuan
12. Usaha jasa Konvensi
13. Keterlibatan sektor – sektor lain
14. Segment Pasar Usaha Jasa Konvensi

2
 INDUSTRI MICE & PARIWISATA

• Definisi Pariwisata
– Pergerakan manusia dari satu tempat ke tempat lainnya dengan
tujuan berlibur dan bukan untuk menetap maupun bekerja /
berusaha.

• Definisi Travel
– Pergerakan manusia dari satu tempat ke tempat lainnya apapun
tujuannya.

Ketika disuatu tempat / negara digelar suatu event maka akan

terjadi pergerakan manusia dari tempat asal menuju ketempat
event tersebut.

3
 DASAR HUKUM

UNDANG – UNDANG KEPARIWISATAAN NO. 9 TAHUN 1990

TENTANG KEPARIWISATAAN INDONESIA

KEPUTUSAN MENTERI PARPOSTEL NO: KM/108/HM 703/MPPT – 91

TENTANG: USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF & PAMERAN

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PARIWISATA NO: KEP-

KEP-06/U/IV/1992
TENTANG: JUKLAK KEPMEN TTG: USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF &
PAMERAN

PEMBENTUKAN DIREKTORAT USAHA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF &

PAMERAN, DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA

4
 SEKILAS KONVENSI / MICE

• Konvensi / konferensi / Kongres adalah bagian dari sebuah industri

yang dikenal sebagai Industri MICE (Meeting, Incentive (Travel),
Conference, Exhibition) yang sekarang ini di dunia Internasional
dikenal sebagai MEETING INDUSTRY.

• MICE / MEETING INDUSTRY juga merupakan bagian dari usaha

Event yang sudah dikenal di masyarakat. Dengan perluasan
penyelenggaraan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari
Industri itu sendiri seperti : IMPRESARIO, SPECIAL EVENT, SPORT
EVENT.

5
 DEFINISI KONVENSI

PERTEMUAN DARI SEKELOMPOK ORANG YANG

SECARA BERSAMA – SAMA BERTUKAR PENGALAMAN
MELALUI PEMBICARAAN, MENDENGAR DAN BELAJAR
UNTUK MENDAPATKAN SUATU KEPUTUSAN /
KONSENSUS.

6
 ISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARY
CONFERENCE
a formal meeting of people with a shared interest, typically taking place over
several days
Conferentia / confere (Latin) = Have Discussion (con: Together, ferre: Bring)

CONVENTION
A large meeting especially of member of a political party or a particular
profession

CONVENE
Call people together for meeting > assemble for a common sense
Convenire (latin) = assemble, agree, fit’ (con: together, venire: come)

SEMINAR
A conference or other meeting for discussion or training
Origin: Seminarium = seminary > training college for priest or rabbis
7
 ISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARY
MEETING

An assembly of people for a particular purpose, especially for formal
discussion.

An organized event at which a number of races or other sporting contest are
held.

WORKSHOP
A meeting at which a group engages in intensive discussion and activity on a
particular subject or project.
EXHIBITION

A public display of items in an art gallery or museum.

A display or demonstration of particular skill or quality.

8
 ISTILAH MENURUT OXFORD DICTIONARY

INCENTIVE
A thing that motivates or encourages someone to do something > a payment or
concession to stimulate greater output or investment.
Origin: incentivum (Latin) ‘something that sets the tune or incites’, Incantare
‘To chant or charm’.

IMPRESARIO
A person who organized and often finances theatrical or musical production
Origin: impresa (Italia) ‘Undertaking’.

EVENT
A thing that happens or takes place > a public or social occasion.
Each of several contests making up a sport competition.
From: eventus, evenire (Latin) ‘result, happen’.

9
 Kota Tempat Penyelenggaraan Meeting

Kota Jumlah Meeting Peringkat

Barcelona 105 1
Vienna 101 2
Singapore 99 3
Berlin 90 4
Hongkong 86 5

- Beijing meningkat dari posisi 35 menjadi posisi 11 pada tahun 2004

10
 KRITERIA MEETING INTERNATIONAL :

Untuk dapat disebut “meeting international” harus mengikuti Kriteria

yang ditetapkan oleh ICCA atau lembaga international lain (misal
UIA), khususnya kriteria :
• must circulate between 3 different countries.
• Must attend minimal 3 Countries delegates.

• Disparitas
– Untuk angka jumlah meeting yang diperoleh suatu negara
seharusnya tidak serta – merta dijadikan satu – satunya pegangan
bahwa peringkat tinggi mencerminkan kondisi riil di negara tersebut,
tapi harus dipertimbangkan juga jumlah peserta meeting.

– Kondisi ini yang menjadikan Indonesia belum diperhitungkan

sebagai penyelenggara meeting internasional.

11
 MICE SEBAGAI MESIN PENDORONG EKONOMI
• Dampak Multi yang mampu diberikan Industri MICE, khususnya dalam
menggerakkan mesin perekonomian di tingkat regional, nasional maupun
daerah

• Pertumbuhan ekonomi yang sehat akan mendorong dinamisnya industri

MICE dan begitu pula sebaliknya.

• Wisatawan MICE ditandai dengan karakteristik yang unik, antara lain karena
wisatawan jenis ini perjalanannya dibiayai oleh organisasi/ lembaga
pemerintah maupun non pemerintah bukan pribadi.

• Kepergian wisatawan jenis ini selain sudah terprogram jauh hari sebelumnya
karena mempunyai misi khusus yang tak mungkin mereka tangguhkan
karena krisis yang terjadi suatu waktu.

• Jenis wisatawan ini relatif memiliki daya tahan yang kuat pada saat krisis
dibandingkan jenis wisatawan lainnya.
12
 Keunggulan Wisatawan MICE
1. Wisatawan Kongres dan Konvensi merupakan kelas high level economy dengan posisi
yang penting dalam organisasi/ asosiasi, perusahaan atau pemerintahan.

2. Wisatawan jenis ini memiliki lama tinggal (length of stay) yang relatif lebih lama, yaitu
rata – rata lebih dari 4 hari.

3. Dapat menarik sejumlah besar wisatawan hanya dalam sekali penyelengaraan.

4. Dampak publisitas, Penyelenggaraan kongres dan konvensi internasinal di sebuah

negara mendapat liputan media yang sangat luas baik oleh media internasional
maupun nasional.

5. Keunggulan lainnya adalah terjadinya multiplier effect terhadap usaha lain khususnya
usaha kecil dan menengah dan pemasaran maupun penjualan wisata nasional secara
keseluruhan.

13
 PENGEMBANGAN PRODUK

Dalam Pengembangan Produk,

Produk, Pemerintah diharapkan :
• Memberikan perhatian serius bagi pengembangan 10 daerah tujuan wisata
MICE :

Jakarta
Bukit Tinggi,

Bandung,
Batam,

Bali,
Surabaya,

Yogyakarta,
Makassar,

Medan,
Manado

• Melahirkan gagasan – gagasan kreatif bagi terselenggaranya kegiatan MICE

tahunan yang menunjukkan identitas Indonesia.
14
Syarat yang ditetapkan ICCA sebagai syarat Daerah Tujuan MICE:
Syarat Daerah Tujuan MICE yang ditetapkan oleh ICCA antara lain:

• Memiliki hotel minimal berbintang 5 (required minimal 5 star facilities)

• Mempunyai Convention Centre dengan syarat antara lain:
• berkapasitas minimal 3000 orang (Class room style).
• Jarak antara floor tertinggi dan ceiling terendah minimal 7,5 meter
• Minimal dapat dibentuk / tersedia 3 Break out Room
• Memiliki Bandar Udara Internasional dengan syarat antara lain:
• Mampu di darati minimal pesawat type 747
• Terdapat ruang tunggu VIP / VVIP
• Keamanan dengan standar High Security
• Memiliki sumber daya manusia ahli dibidang penyelenggara dan pengelolaan MICE
terutama penguasaan protokoler standar Vienna Convention 1967

15
 Dasar Keilmuan

Ilmu Komunikasi Marketing Communication

Public Relation & Advertising

ABOVE THE LINE Media Publication

Public awareness

BELOW THE LINE Event

16
 USAHA JASA KONVENSI

DALAM PENYELENGGARAAN SUATU KONVENSI BANYAK MELIBATKAN SEKTOR –

SEKTOR LAIN SEHINGGA TERJADI “MULTIPLIER EFFECT” DAN “TRICKLE DOWN
EFFECT”.
SEKTOR TERSEBUT ANTARA LAIN:
- VENUE (LOKASI) - KOMUNIKASI & PROFESI
- AKOMODASI - PERBANKAN
- TRANSPORTASI - HIBURAN
- KONSUMSI - SOUVENIR
- TOUR/PERJALANAN WISATA

17
 KETERLIBATAN SEKTOR – SEKTOR

KETERLIBATAN SEKTOR – SEKTOR TERSEBUT DAPAT DIGAMBARKAN SEBAGAI

BERIKUT

MEETING & EXHIBITION VENUE

ACCOMMODATION SECTOR HOTELS
FOREIGN EXCHANGE BANKS
GIFT & SOUVENIR SHOP / SUPPY
SHOPPING COMPLEX
STORES

CITY AMUSEMENT, ENTERTAINMENT COMPLEX

CONVENTION INDUSTRY
ENVIRONMENT EATING & DRINKING PLACES, RESTAURANT
PROFESSIONAL MEETING & EXHIBITION
ORGANIZERS COMMUNICATION COMPANY

TAXI, BUS, BOAT, RAILS, LIMOS,

TRANSPORTATION SECTOR AIRLINES

MUSIC HOUSER BAND, ORCHESTRA, THEATRE

TRAVEL AGENTS, TOUR OPERATOR

18
 SEGMENT PASAR USAHA JASA KONVENSI

Kategori Internasional
• International Governmental Organization (IGO)
• International Non Governmental Organization (INGO)
• Multinational Business Concern

Kategori Nasional
• National, Provincial, and Local Association / Institutions
• National and Local Business concern

Kategori Tambahan
• Incentive Meeting
• Exhibition
• Non – MICE Product

19
 Bagian 2

1. Professional Conference Organizer (PCO)

2. Interaksi antara PCO dengan OC
3. Bagaimana PCO bekerja
4. Syarat PCO
5. Tugas PCO

6. Model – model Hubungan PCO dengan Klien

7. Type PCO
8. Mendefinikan Objektifitas dan Tujuan Congress
9. Tugas PCO dalam Konvensi
10. Kesimpulan Umum
11. Meeting Room Set Up

20
 PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

PERUSAHAAN/BADAN HUKUM/ORANG YANG MENJALANKAN USAHA

SEBAGAI PENYELENGGARA JASA KONVENSI DIKENAL
DENGAN SEBUTAN

PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

(PCO)

21
 INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC

INTERAKSI ANTARA PCO DENGAN OC DAN DENGAN SEKTOR – SEKTOR

PENUNJANG LAINNYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT:

OC supply
entertainment
agent

public
transportation
relation

travel
restaurant PCO agent

airlines bank

venue hotel
General
services
22
 BAGAIMANA PCO BEKERJA

CLIENT CONVENTION BUREAU

Professional Convention Organizer

(PCO)

Touristic Services Technical Services

•Hotels •Convention Halls / Hotels
•Airlines •Technical Equipment
•Transportation Services •Printing
•Tours •Staffing
•Catering
•Materials

23
 Syarat PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER
(PCO)

PCO bertindak sebagai konsultan bagi OC /CC (Congress Committee) serta

melaksanakan keputusan yang telah diambil dan memberikan / menyumbangkan
pengalaman & pengetahuannya bagi kliennya (OC/CC)
Selain itu PCO juga bertindak sebagai Project Manager sedangkan OC/CC bertindak
sebagai pengambil keputusan akhir.

KARAKTERISTIK PCO
Karakter Utama bagi seorang PCO adalah:
- Handal dalam Perencanaan
- Methodik & kreatif
- Mampu berkomunikasi secara jelas - Sensitif dalam menjalin hubungan
- Handal dalam negosiasi
- Mampu berbicara minimal 2 bahasa
- Mempunyai Visi yang mendunia

24
Selain itu PCO juga harus mempunyai pengetahuan seperti:
Psikologi Ekonomi
Keuangan Manajemen
Marketing Periklanan
Karena dengan menguasai pengetahuan – pengetahuan tersebut diatas, PCO dapat
mengembangkan penganggaran sera mengkoordinasikan serta memberikan
masukan mengenai Scientific & Social Program serta keadministrasian dan
juga menjual seluruh proyek.
FUNGSI PCO
Pekerjaan PCO tidak hanya terbatas pada pengorganisasian / membuat konvensi,
tapi ada beberapa fungsi penting yang harus PCO jalankan, antara lain:
1. Sebagai PROMOTOR ketika sebuah kota / negara menawarkan diri untuk
menjadi Venue dari sebuah Kongress.
2. Sebagai COMMUNICATOR ketika mereka memberikan masukan kepada
client OC, terutama ketika mereka (OC) mempunyai masalah terhadap25
citra.
 FUNGSI PCO (lanjutan)

3. Bertindak sebagai LEADER ketika PCO menyarankan & merekomendasikan

Venue serta juga waktu pelaksanaannya. Seperti saat “Low Season” yang pada
akhirnya akan memberikan keuntungan biaya pada client serta akan
berdampak pada memperluas masa “Touristic” dari venue tersebut.
4. Dalam kegiatan yang bersifat “non scientific congress”, PCO juga terkadang
berperan menjadi CULTURAL EXPERTS ketika menyarankan pembicara &
program.
5. PCO juga dapat berperan sebagai SERVICE COMPANY yang mensuplai
seluruh kebutuhan client seperti: kesekretariatan, Staffing, cetakan,
transportasi, konsumsi, akomodasi, pelayanan Administrasi dan lain
sebagainya, yang kesemuanya menjadi kelebihan PCO, karena PCO akan
mengembangkan pelayanan – pelayanan diatas sesuai dengan proposal
conference itu sendiri.
.

26
 TUGAS PCO
PCO harus memikirkan apa yang menjadi Objectivitas Client. Dengan begitu
PCO akan mengerti apa yang menjadi harapan client, hal ini akan
menjadi dasar dari terjalinnya hubungan yang baik dan lebih erat
dengan klien baik untuk masa sekarang maupun untuk masa depan

KESIMPULAN:
PCO ADALAH PENASEHAT & PELAKSANA DARI KEINGINAN KLIEN

“BERITAHU KAMI APA YANG ANDA INGINKAN, KAMI AKAN MEMBERITAHU

BAGAIMANA UNTUK MENDAPATKANNYA”
HUBUNGAN ANTARA PCO & KLIEN
• Dalam berhubungan / menjalin hubungan dengan klien, PCO harus:
• Menunjukan kemampuan & keahliannya terhadap profesi PCO
• Berpengalaman & berkemampuan
• Mempunyai perilaku yang baik serta ketegasan
• Selalu mencoba memberikan inspirasi kepercayaan diri klien.

27
 MODEL – MODEL HUBUNGAN PCO DENGAN KLIEN

MODEL – MODEL DALAM HUBUNGAN PCO DENGAN KLIEN

TRADISIONAL
PCO berperan sebagi penasehat & pelaksana. Seluruh keputusan baik sejak awal hingga akhir
berada dan dilakukan oleh klien
PCO membatasi dirinya hanya dlam memberikan nasehat & konsultasi serta menjalankan
seluruh tugasnya dengan baik.

MODERN
PCO bertindak sebagai ENTREPRENEUR, yaitu, berdasarkan pengalamannya, PCO membuat
keputusan serta mengambil resiko dalam menjalankan suatu kongres twrmasuk didalamnya
di bidang ekonomi.
Dalam kondisi ini, klien hanya berfungsi sebagai konsultan tapi bukan pembuat keputusan
dan pelaksana, tapi tentu saja OC (klien) tetap bertanggung jawab pada Scientific / Technical
Program.
Dalam model ini pula memungkinkan PCO kebebasan yang luas tapi juga dengan konsekuensi
tanggung jawab yang besar pula.

28
 TYPE PCO
Ada 2 tipe PCO yang banyak dikenal oleh masyarakat:

PCO INDEPENDEN IN-

IN-HOUSE PCO
•Entrepreneur Employee (karyawan)/bagian
•Mempunyai perusahaan sendiri dari suatu organisasi
•Free lance / institusi

Yang diutamakan: Yang diutamakan:

•Hasil yang sempurna Memberikan Hasil dan Pelayanan
•Pelayanan yang sempurna Yang sempurna tapi cukup puas
•Profit (mendapat laba) Dengan BEP atau bahkan merugi
(Loss)

PENDAPATAN PCO
Pendapatan PCO (Professional Charge/Management Fee) dapat berasal dari:
dari:
FIXED : Per delegasi, per scientific paper, per hours of work
VARIABLE : % on incomes or expenses (antara 10% – 20%)
MIXED : Sebagian Fixed sebagian Variable
29
 MENDEFINISI OBJEKTIFITAS CONGRESS

- Of the Field of the congress - Of the local committee/president

- Of the International/national association - Of the delegates
- Of the economic sector involved - Of the city and the country

TUJUAN DARI CONFERENCES

Untuk mendapatkan apa yang menjadi tujuan dari conferences kita dapat melihat:
- Pertukaran pengalaman - Transfer know - how
- Ceramah Pakar - Pengambilan keputusan
- Untuk memecahkan masalah - Social contact / pariwisata
- Persuasi terhadap masyarakat - keinginan bersama

30
 TUGAS PCO
DALAM KONVENSI

Sebagai seorang PCO ada beberapa pekerjaan yang harus di kuasai dalam
pelaksanaan Konvensi. Tugas tersebut antara lain:

BIDDING / TENDER

PRA CONVENTION/EVENT DURING CONVENTION/EVENT

• Research & Survey • Re - registration

• Design & Planning • Board & Lodging management
• Promotion & Marketing • Speaker management
• Registration • Main Event management
• • Side/Mini Event management
•Protocol
POST CONVENTION/EVENT

• Activity Evaluation & Report

• Financial Evaluation & Report

31
DALAM MENENTUKAN PEMBAGIAN TUGAS, PCO HARUS MEMPERTANYAKAN BEBERAPA
PERTANYAAN KEPADA OC SEHINGGA KONFERENSI DAPAT BERJALAN DENGAN BAIK.
PERTANYAAN ITU ANTARA LAIN:

•SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB ATAS EVENT?

•SIAPA YANG MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM MASALAN SCIENTIFIC
•SIAPA YANG MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM MASALAH POLITIK
•SIAPA YANG MEMBAYAR TAGIHAN
•SIAPA YANG MEMBAYAR JIKA TERJADI DEFISIT
•SIAPA YANG MENERIMA JIKA TERJADI SURPLUS

JIKA JAWABAN YANG DIBERIKAN ADALAH “BERSAMA ANTARA PCO & OC” MAKA YANG
AKAN TERJADI ADALAH KEKACAUAN /“CHAOS”
32
 KESIMPULAN UMUM

PCO HARUS MENGENAL POTENSIAL KLIEN DAN MEMBERIKANNYA ADVISE TENTANG

KENYATAAN PADA DUNIA CONGRESS

JANGAN BERHARAP SELALU MENDAPAT JAWABAN DARI KLIEN, KARENA TERKADANG

PCO HARUS MENEBAKNYA SENDIRI

PCO HARUS MENCOBA MENDEFINISIKAN OBJEKTIF YANG DI TUJU OLEH KLIEN

PCO HARUS MENGERTI BAHWA BASIS DARI SEBUAH KONFERENSI ADALAH

“DETAIL PROGRAM YANG MASUK AKAL DAN CUKUP MEMADAI SERTA KESEIMBANGAN
ANGGARAN”

JIKA HAL INI DILAKUKAN DENGAN BAIK, MAKA PCO SUDAH DALAM KONDISI UNTUK
MEMBERIKAN KONTRAK KERJA KEPADA KLIEN LENGKAP DENGAN ORGANIZATIONAL
TIME TABLE.

33
 MEETING ROOM SET - UP

THEATRE STYLE

34
 MEETING ROOM SET - UP

CLASSROOM STYLE

35
MEETING ROOM SET - UP

U - SHAPE STYLE

36
 MEETING ROOM SET - UP

HOLLOW SQUARE STYLE

37
 MEETING ROOM SET - UP

OBLONG BOARD OF DIRECTOR STYLE

38
MEETING ROOM SET - UP

T SHAPE STYLE

39
MEETING ROOM SET - UP

HORSE SHOE STYLE

40
 SUMBER MATERI

MANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEK

MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2ND IAPCO NATIONAL SEMINAR

ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995

CONCISE OXFORD DICTIONARY

KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA

ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK JAKARTA, SUMABRATA,
JACHZILARAFAT.R., 2002

MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY,

ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007

41