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Cargar activos fijos

existentes

Descripción Permite registrar en el sistema los activos que posee la compañía con
anterioridad a la existencia del módulo de activos fijos, capturando la
información necesaria para su control.

Forma Contabilidad

Esta ventana permite determinar la contabilidad en la cual se van a


cargar los activos, se selecciona el código y nombre de un de una de las
contabilidades ya definidas en el sistema.

El filtro se despliega si en el programa Parámetros financieros el


indicador de múltiples contabilidades está encendido, de lo contrario
asume la primera ó única del sistema.

Si el INDICADOR DE MÚLTIPLES CONTABILIDADES está encendido


y si el indicador que restringe por contabilidades en el programa Perfiles
y usuarios está encendido, sólo muestra las contabilidades para las
cuales el usuario tiene permiso de lo contrario muestra todas las
contabilidades definidas.

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 1


Forma Cargar activos fijos existentes

Campos TIPO DE ACTIVO 


Identifica el tipo de activo al que pertenece el activo que se va a cargar.

FECHA 
Identifica el día, mes y año en que se registra el cargue del activo.

La fecha no podrá ser posterior a la fecha del sistema.

RESPONSABLES 
Identifica el número de responsables o responsable de el activo fijo
existente, los cuales pueden ser funcionarios o cargos.

Datos básicos

Permite registrar la información básica de los activos existentes en la


empresa y definir el comportamiento de cada uno de ellos teniendo en
cuenta el tipo de activo al que pertenecen. Presenta las características
del tipo de activo seleccionado.

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 2


CODIGO 
Identifica al activo que se va a cargar.

NOMBRE 
Identifica el activo de acuerdo a las características o según lo descrito en
el documento de compra.

PLACA 
Identificación asignada por la empresa a cada activo.

Este campo aparece siempre y cuando el indicador (Placa igual al


Activo) en tipos de activo este apagado, si esta prendido no aparece
porque toma automáticamente el mismo código del activo para la placa.
Cada activo debe tener un único número de placa.

FECHA 
Día, mes y año en que fue adquirido el activo.

MARCA 
Identifica la marca del activo cargado.

Se habilita sólo si se ha definido manejo de marca, al tipo al que


pertenece el activo.

REFERENCIA 
Identifica la referencia del activo cargado.

Se habilita sólo si se ha definido manejo de referencia al tipo al que


pertenece el activo.

NUMERO DE SERIE 
Identifica el número de serie que tiene el activo especificado de fábrica.

Se habilita sólo si se ha definido manejo número de serie al tipo al que


pertenece el activo.

CENTRO DE UTILIDAD 
Identifica el centro de utilidad al cual pertenece el activo.

UBICACION 
Ubicación en la cual va a permanecer el activo.

LOCALIZACION 
Identifica el lugar especifico en el cual va a permanecer el activo.

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 3


FUNCIONARIO 
Identifica el empleado responsable del activo.

Se debe definir sólo si no se especifica la responsabilidad a nivel de


cargo.

CARGO 
Identifica el cargo responsable del activo.

Se debe definir sólo si no se especifica la responsabilidad a nivel de


funcionario.

VALOR ADQUISICION 
Valor de compra del activo.

El valor debe ser mayor que cero.

VALOR DE IVA 
Valor del impuesto pagado en la adquisición del activo.

El valor debe ser mayor o igual que cero.

VALOR ADICIONES 
Valor de las adiciones efectuadas al activo.

El valor debe ser mayor o igual cero.

CARGOS A IMPRODUCTIVO 
Valor de los cargos efectuados a través del cargue de activos.

Sólo se debe definir si tiene encendido el indicador de improductivo. El


valor debe ser mayor o igual que cero.

PERIODOS DEPRECIADOS 
Número de períodos para los cuales se ha efectuado la depreciación al
activo durante su vida útil ya transcurrida.

DEPRECIACION COSTOS HISTORICO CONTABLE 


Valor de la depreciación acumulada del costo histórico que se ha
efectuado al activo durante su vida útil ya transcurrida.

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 4


AJUSTE COSTO HISTORICO CONTABLE 
Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado al activo desde su
adquisición.

AJUSTE DEPRECIACION ACUMULADA CONTABLE 


Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado a la depreciación
efectuada al activo desde su adquisición.

DEPRECIACION AJUSTE CONTABLE 


Valor de la depreciación acumulada efectuada al ajuste por inflación del
costo histórico.

DEPRECIACION COSTOS HISTORICO FISCAL 


Valor de la depreciación acumulada del costo histórico que se ha
efectuado al activo durante su vida útil ya transcurrida utilizando un
método de depreciación fiscalmente aceptado.

AJUSTE COSTO HISTORICO FISCAL 


Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado al activo desde su
adquisición.

AJUSTE DEPRECIACION ACUMULADA FISCAL 


Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado a la depreciación
efectuada al activo desde su adquisición.

DEPRECIACION AJUSTE FISCAL 


Valor de la depreciación acumulada efectuada al ajuste por inflación del
costo histórico.

DEPRECIACION DIFERIDA DÉBITO FISCAL 


Valor de la diferencia entre la depreciación fiscal y la depreciación
contable, cuando se ha utilizado métodos de depreciación diferente,
siempre que la fiscal sea mayor que la contable.

AJUSTE A LA DEPRECIACION DIFERIDA DÉBITO FISCAL 


Valor del ajuste por inflación efectuada al saldo de la depreciación
diferida débito fiscal.

DEPRECIACION DIFERIDA CREDITO FISCAL 


Valor de la diferencia entre la depreciación fiscal y la depreciación
contable, cuando se ha utilizado métodos de depreciación diferente,
siempre que la contable sea mayor que la fiscal.

AJUSTE A DEPRECIACION DIFERIDA CREDITO FISCAL 


Valor del ajuste por inflación efectuada al saldo de la depreciación
diferida crédito fiscal.

DEPRECIACION AJUSTE PARTICULAR 


Valor de la depreciación acumulada efectuada al ajuste por inflación del
costo histórico.

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AJUSTE DEPRECIACION ACUMULADA PARTICULAR 
Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado a la depreciación
efectuada al activo desde su adquisición.

AJUSTE COSTO HISTORICO PARTICULAR 


Valor del ajuste por inflación acumulado efectuado al activo desde su
adquisición.

DEPRECIACION COSTOS HISTORICO PARTICULAR 


Valor de la depreciación acumulada del costo histórico que se ha
efectuado al activo durante su vida útil ya transcurrida.

OBSERVACIONES 
Cualquier aclaración o comentario adicional relacionado con la
información que se registra.

PROVEEDOR 
Registro del tercero proveedor de quien corresponde la compra del
activo fijo existente.

FACTURA 
Registro del documento soporte de cuentas por pagar con la cual se
hizo la adquisición de el activo fijo existente.

NÚMERO DE FACTURA 
Registro del número del documento soporte de cuentas por pagar con el
cual se hizo la adquisición de el activo fijo existente.

PREFIJO PROVEEDOR 
Registra el prefijo proveedor del número de la factura por pagar con el
cual se hizo la adquisición del activo fijo nuevo.

PAIS ORIGEN 
Registra el nombre del país donde se originó la adquisición del activo

DOCUMENTO DE IMPORTACION 
Registra el número de la declaración de importación o el documento
soporte de la adquisición del activo en otro país.

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Forma Datos Adicionales

Permite registrar la información adicional de los activos existentes en la


empresa.

Campos BIEN EN LEASING 


Indica si el activo es un bien adquirido a través de arrendamiento
financiero u operativo.

NÚMERO CONTRATO LEASING 


Identifica el número del contrato de arrendamiento financiero a través
del cual se adquirió el activo fijo.

Se debe asignar si se ha marcado que el bien fue adquirido mediante


arrendamiento financiero.

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REGISTRO DE BIEN EN LEASING COMO ACTIVO 
Identifica al activo como parte de la propiedad planta y equipo de la
empresa aún siendo adquirido a través de arrendamiento financiero.

IMPRODUCTIVO 
Indica si el activo registrado está en curso, en tránsito o en montaje,
ocasionados por construcción, ampliaciones, maquinaria adquirida o si
se encuentre en proceso de instalación o activos en proceso de
importación.

Se habilita sólo si el tipo de activo al que pertenece tiene encendido el


indicador de manejo de improductivos y si el activo no se ha marcado
como bien en leasing.

PROYECTO EN CURSO 
Identifica el proyecto al cual pertenece el activo que se ha marcado
como improductivo.

Se habilita sólo si el activo no se ha marcado como improductivo.

FECHA PASO A PRODUCTIVO 


Identifica el día, mes y año en que el activo pasa a ser productivo.

Es requerido si el activo se ha marcado como improductivo.

RETIRADO 
Indica si el activo fue retirado bien sea por venta, obsolescencia,
pérdida, hurto, depreciación total u otros.

Se actualiza a través del registro de retiro del activo.

FECHA DE RETIRO 
Identifica el día, mes y año en que se retira el activo.

Se muestra si con anterioridad se ha marcado el activo como retirado.

EN PRODUCCIÓN 
Identifica si el activo está o no en producción.

Se habilita únicamente si el activo no esta marcado como improductivo.

AJUSTE POR INFLACION 


Identifica si el activo maneja o no ajustes por inflación.

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OBLIGACIÓN FIRNANCIERA 
Identifica el número de obligación financiera a que corresponda la
adquisición del activos fijo si este fue adquirido por leasing o por crédito,

FECHA ÚLTIMO AVALÚO 


Identifica el día, mes y año en que se practicó el último avalúo.

VALOR ÚLTIMO AVALÚO 


Informa el valor del último avalúo practicado al activo.

Se habilita únicamente si el tipo de activo maneja avalúo.

ULTIMO AVALUADOR 
Informa el nombre e identificación del tercero que practicó el último
avalúo al activo.

Se habilita únicamente si el tipo de activo maneja avalúo.

DEPRECIACIÓN CONTABLE

Muestra los datos del manejo actual del activo.

VIDA UTIL EN MESES 


Indica el número de meses en que se espera el activo contribuya a la
generación de ingresos a la empresa.

Si el indicador de usado está encendido, se permite su modificación y el


valor debe ser menor o igual al del tipo.

TOTALMENTE DEPRECIADO 
Indica que el activo cargado está totalmente depreciado.

FECHA DEPRECIACION TOTAL 


Identifica el día, mes y año en que el activo fue totalmente depreciado.

DEPRECIACIÓN FÍSCAL

Permite definir los datos del manejo actual del activo.

VIDA UTIL EN MESES 


Indica el número de meses en que se espera que el activo contribuya a
la generación de ingresos a la empresa.

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Si el indicador de usado está encendido, se permite su modificación y el
valor debe ser menor o igual al del tipo.

TOTALMENTE DEPRECIADO 
Indica si el activo cargado está totalmente depreciado.

FECHA DEPRECIACION TOTAL 


Identifica el día, mes y año en que el activo fue totalmente depreciado.

DEPRECIACIÓN PARTICULAR

Permite definir los datos del manejo actual del activo.

VIDA UTIL EN MESES 


Indica el número de meses en que se espera que el activo contribuya a
la generación de ingresos de la empresa.

Si el indicador de usado está encendido, se permite su modificación y el


valor debe ser menor o igual al del tipo.

TOTALMENTE DEPRECIADO 
Indica si el activo cargado está totalmente depreciado.

FECHA DEPRECIACION TOTAL 


Identifica el día, mes y año en que el activo fue totalmente depreciado.

Forma Cargue de Excel

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 10


A través de la opción Cargar de Excel se facilita el cargue masivo de los
activos existentes en una hoja de Excel con una estructura determinada.

Campos CAMPOS 
Presenta los nombres de los campos que puede contener la hoja de
Excel.

COLUMNA 
Identifica la columna de la hoja de Excel en la que están los datos
correspondientes a cada campo.

ARCHIVO EXCEL 
Permite definir la ruta donde se ubica el archivo a cargar.

FILA INICIAL 
Identifica la fila a partir de la cual están los datos en la hoja de Excel.

FILA FINAL 
Identifica la última fila que contiene datos en la hoja de Excel.

Apoteosys 4 Cargue de activos fijos Cargar activos fijos existentes • 11


ARCHIVO DE ERRORES 
Permite definir la ruta y el nombre donde se ubica el archivo en el cual
van a quedar registrados los errores que contienen la información.

Solo permite cargar las filas que no presenten errores en los datos.

OPCIONES 
Se permite seleccionar en opciones de cargue de Excel si se requiere
guardar o cargar la parametrización de las columnas.

Seleccione Guardar parametrización (Ctrl.+G) o Cargar Parametrización


(Ctrl.+A).

Forma Estructura del archivo

El archivo plano debe contener los siguientes campos, los cuales se


presentan en el orden y con los tamaños especificados. Los campos se
asumen alineados a la izquierda y con espacios en blanco completando
el número de posiciones a la derecha.

Campos Tamaño

Código 16

Nombre 32

Fecha 10

Placa
16
Fecha de adquisición
10
Marca
16
Referencia
16
Número de Serie
14
Centro de Utilidad

Ubicación 16

Localización 16

Funcionario 64

Cargo 16

Valor de adquisición 16

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Valor IVA 17

Valor Adiciones 17

Valor cargos 17

Períodos Depreciados 17

Depreciación Costo histórico 2

Ajuste costo histórico contable 17

Ajuste depreciación acumulada 17


contable
17
Depreciación ajuste contable

Bien en leasing 17

Contrato leasing 1

Registro leasing como activo 16

Improductivo 1

Proyecto en curso 1

Fecha paso a productivo 16

Retirado 10

Fecha de retiro 1

En producción 10

Fecha último avalúo 1

Valor último avalúo 10

Ultimo avaluador 17

Fecha depreciación total contable 16

Observaciones 10

Proveedor 16

271

Operación CONTABILIDAD: Seleccione o digite la contabilidad a la que pertenecen


los activos a cargar.

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DATOS BÁSICOS

TIPO DE ACTIVO: Seleccione o digite el código del tipo de activo de


último nivel al que va a pertenecer el activo.

FECHA: Digite la fecha en que desea registrar el activo.

DATOS BÁSICOS

CÓDIGO: Digite el código asignado al activo.

NOMBRE: Digite el nombre del activo.

PLACA: Digite el número de placa del activo.

MARCA: Digite la marca del activo.

REFERENCIA: Digite la referencia que identifica al activo en el


documento de adquisición.

NÚMERO DE SERIE: Digite el número de serie que identifica el activo.

CENTRO DE UTILIDAD: Seleccione o digite el código del centro de


utilidad al que pertenece el activo.

UBICACIÓN: Seleccione o digite el código de la ubicación donde el


activo va a permanecer.

LOCALIZACIÓN: Digite el sitio exacto donde el activo va a permanecer.

FUNCIONARIO: Seleccione o digite la identificación del empleado


responsable del activo.

CARGO: Si no digitó un funcionario, seleccione o digite el cargo que


tiene bajo su responsabilidad el activo.

VALOR DE ADQUISICION: Digite el valor por el cual fue adquirido el


activo fijo.

VALOR DE IVA: Digite el valor del impuesto pagado en la adquisición


del activo.

VALOR ADICIONES: Digite el valor que el activo tenga acumulado en el


momento de alimentar el módulo de activos fijos.

VALOR CARGOS A IMPRODUCTIVOS: Digite el valor de los cargos


que el activo tenga acumulados en el momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN COSTO HISTORICO CONTABLE: Digite el valor de la


depreciación acumulada del activo al momento de cargarlo.

AJUSTE AL COSTO HISTORICO CONTABLE: Digite el valor del ajuste


por inflación acumulado del activo al momento de cargarlo.

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AJUSTE A LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA CONTABLE: Digite el
valor del ajuste por inflación de la depreciación del activo al momento de
cargarlo.

DEPRECIACIÓN AJUSTE CONTABLE: Digite la depreciación


acumulada al ajuste por inflación del activo al momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN COSTO HISTORICO FISCAL: Digite el valor de la


depreciación acumulada fiscal del activo al momento de cargarlo.

AJUSTE AL COSTO HISTORICO FISCAL: Digite el valor del ajuste por


inflación fiscal acumulado del activo al momento de cargarlo.

AJUSTE A LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA FISCAL: Digite el valor


del ajuste por inflación fiscal de la depreciación al momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN AJUSTE FISCAL: Digite la depreciación acumulada


fiscal al ajuste por inflación del activo al momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN DIFERIDA DÉBITO FISCAL: Digite el saldo de la


diferencia entre la depreciación fiscal y la contable acumulada débito del
activo, al momento de cargarlo.

AJUSTE DEPRECIACIÓN DIFERIDA DÉBITO FISCAL: Digite el saldo


del ajuste por inflación acumulada de la depreciación diferida débito
fiscal al momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN DIFERIDA CRÉDITO FISCAL: Digite el saldo de la


diferencia entre la depreciación fiscal y la contable acumulada crédito
del activo al momento de cargarlo.

AJUSTE DEPRECIACIÓN DIFERIDA CRÉDITO FISCAL: Digite el


saldo del ajuste por inflación acumulada de la depreciación diferida
crédito al momento de cargarlo.

DEPRECIACIÓN COSTO HISTORICO PARTICULAR: Digite el valor de


la depreciación acumulada particular del activo al momento de cargarlo.

AJUSTE AL COSTO HISTORICO PARTICULAR: Digite el valor del


ajuste por inflación particular acumulado del activo al momento de
cargarlo.

AJUSTE A LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA PARTICULAR: Digite el


valor del ajuste por inflación particular de la depreciación al momento de
cargarlo.

DEPRECIACIÓN AJUSTE PARTICULAR: Digite la depreciación


acumulada particular al ajuste por inflación del activo al momento de
cargarlo.

OBSERVACIONES: Si tiene alguna aclaración o información adicional


digítela.

PROVEEDOR: Digite el tercero o proveedor que corresponda, este


campo no es requerido.

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FACTURA: Seleccione el documento soporte de cuentas por pagar
que corresponda a la factura del proveedor.

NUMERO DE FACTURA: Digite el número de factura del proveedor.

PREFIJO FACTURA: Digite el prefijo de la factura.

PAIS ORIGEN: Digite el país origen

DOCUMENTO DE IMPORTACION: Si el activo es importado, digite el


número de la declaración de importación del mismo.

NUMERO DE RESPONSABLES: Digite el número de responsables


requeridos para el activo fijo.

OBLIGACIÓN FINANCIERA: Digite el número de la obligación


financiera si existe.

AJUSTES POR INFLACION: Digite si el activo maneja o no ajustes por


inflación.

DATOS ADICIONALES

BIEN EN LEASING: Marque este indicador si el activo es adquirido a


través de arrendamiento leasing.

NÚMERO DE CONTRATO LEASING: Seleccione o digite el número de


contrato de leasing.

REGISTRO DE BIEN EN LEASING COMO ACTIVO: Marque este


indicador si el bien fue adquirido a través de arrendamiento financiero.

IMPRODUCTIVO: Marque este indicador si el bien está en curso en


transito o cualquier otro concepto manejado por la empresa.

PROYECTO EN CURSO: Seleccione o digite el código del proyecto en


curso al que pertenece el activo que está improductivo.

FECHA PASO A PRODUCTIVO: Digite la fecha en que el activo pasó


de improductivo a productivo.

RETIRADO: Marque este indicador si el bien está retirado por alguna de


las causales de retiro.

FECHA DE RETIRO: Digite la fecha en que el activo fue retirado.

EN PRODUCCIÓN: Marque este indicador si el activo está en etapa


productiva.

FECHA ÚLTIMO AVALÚO: Digite la fecha en la que se le practicó el


último avalúo al activo.

VALOR ÚLTIMO AVALÚO: Digite el valor por el que se avaluó la última


vez el activo.

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ÚLTIMO AVALUADOR: Seleccione o digite la identificación del tercero
que practicó el último avalúo del activo.

VIDA ÚTIL CONTABLE: Digite el número de meses en que se va a


depreciar el activo.

TOTALMENTE DEPRECIADO CONTABLE: Marque este indicador si el


activo ya ha agotado su vida útil.

FECHA DE DEPRECIACIÓN TOTAL CONTABLE: Digite la fecha en


que el activo fue depreciado totalmente.

VIDA ÚTIL FISCAL: Digite el número de período en meses, en los


cuales se va a depreciar el activo

TOTALMENTE DEPRECIADO FISCAL: Marque el indicador de


totalmente depreciado, si el activo ya ha agotado su vida útil en su
totalidad.

FECHA DE DEPRECIACIÓN TOTAL FISCAL: Digite la fecha en que el


activo fue depreciado totalmente.

VIDA ÚTIL PARTICULAR: Digite el número de período en meses, en


los cuales se va a depreciar el activo.

TOTALMENTE DEPRECIADO PARTICULAR: Marque el indicador de


totalmente depreciado, si el activo ya ha agotado su vida útil en su
totalidad.

FECHA DE DEPRECIACIÓN TOTAL PARTICULAR: Digite la fecha en


que el activo fue depreciado totalmente.

HOJA DE EXCEL

NOMBRE: Presenta los nombres de los campos que puede contener la


hoja de Excel.

COLUMNA: Digite la letra que identifica la columna donde se encuentra


la información que se debe cargar en cada uno de los campos.

FILA INICIAL: Digite el número de la primera fila que contiene la


información a cargar.

FILA FINAL: Digite el número de la última fila que contiene la


información a cargar.

ARCHIVO DE ERRORES: Digite la ruta donde se ubica el archivo tipo


texto que se ha creado para errores.

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