MICROBOOK BD EDITORIAL INFORMÁTICA

CURSO 2009-2010
BASE DE DATOS MICROBOOK

Ejecutar Microsoft Access 2003 y crear la base de datos Microbook. Que es una Editorial
Informática

Selecciona la opción Base de datos en blanco del Panel de tareas.

El cuadro archivo nueva base de datos que aparece en la pantalla, te permitirá seleccionar
la unidad de disco en la cual quieres ubicar la bd y el nombre del archivo que deseas asignar
a ésta. Por defecto la unidad de disco que propone es la C (disco Duro) dentro de una
carpeta llamada Mis Documentos y el nombre de la bd es bd1. Nosotros la vamos a guardar
en nuestra unidad extraíble USB y le pondremos el nombre de MICROBOOK.

Aparecerá en pantalla la ventana de la base de datos

Ya disponemos de la base de datos MICROBOK que4 es la que utilizaremos para hacer

nuestros ejercicios

USO DE LA AYUDA DE ACCESS.

Siempre que quieras utilizar la ayuda de Access, puede hacerlo por cualquiera de estos
métodos:

Utilizar el cuadro de Ayuda llamado Escriba una pregunta.

Utilizar el panel de tareas Ayuda
Utilizar el Ayudante de Office

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Diseño de las Tablas

El correcto diseño de las tablas de la base de datos es fundamental para conseguir un

sistema relacional totalmente efectivo.
En primer lugar observaremos los campos que vamos a utilizar y la posibilidad de enlazarlos
con un campo común. Seguramente aparecerán bastantes campos que pueden enlazarse
pero tenemos que asegurarnos muy bien de cuáles son los más útiles para realizar esta
operación.

Vamos a crear cuatro tablas (Autores, Libros, Almacén y Pedidos)

TABLA AUTORES. La primera tabla deberá contener toda la información referente a los
datos personales de cada autor perteneciente a la editorial. Los campos que utilizaremos
son los siguientes:

DNI, Nombre, Apellidos, Dirección, Población, Código Postal, Provincia Teléfono, y Sexo. El
campo DNI es el que emplearemos para relacionar la tabla autores con la tabla LIBROS.

TABLA LIBROS La segunda tabla referente a los libros publicados por la editorial tiene que
incluir la información detallada de cada libro. Los campos son los siguientes:
ISBN, DNI Título, Páginas, Tamaño, Tema, Subtema, PVp y Sinopsis. El campo ISBN es el
que emplearemos para relacionar la tabla de Libros con la tabla Almacén y Pedidos.

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TABLA ALMACÉN. La tercera tabla referente al Almacén tiene que incluir las entradas de
libros en almacén con el número de ejemplares correspondientes de cada libro publicado en
la editorial. Los campos que diseñan la tabla son:

Nº Albarán de entrada, ISBN, Fecha, Ejemplares y Nueva edición. Observar detenidamente

la tabla libros y fíjate que hay un campo que se denomina exactamente igual que el de la
tabla Almacén

TABLA PEDIDOS La cuarta y última tabla referente a los Pedidos tiene que contener las
salidas de los libros de los pedidos realizados por la distribuidora con el número de
ejemplares correspondientes. Los campos que diseñan la tabla son:

Nº de Albarán de salida, ISBN, Fecha, y Ejemplares. Observar que también hay un campo
igual que en la tabla libros para realizar la relación.

CREAREMOS LA TABLA AUTORES en VISTA DISEÑO

Si se produce algún error podemos modificar el campo directamente sobre él mismo. Pero si
deseamos Eliminar o Insertar filas de campo, utilizaremos los botones insertar y
eliminar filas o bien, seleccionar el menú edición y después Eliminar filas o seleccionar el
menú insertar y la opción filas

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GUARDAR AL TABLA

La operación de guardar la tabla se tiene que realizar frecuentemente si la tabla que

estamos creando posee una estructura muy extensa. Podemos usar el botón (Guardar)
de la barra de herramientas, o utilizar el menú archivo que contiene las opciones Guardar y
Guardar como.

Ahora access está esperando que indiques lo que deseas hacer en respuesta al mensaje
que aparece en pantalla.

Si pulsas SI, automáticamente se creará en la tabla un campo nuevo denominada Id, que
será de tipo autonumérico y lo asignará como campo clave.
Si pulsas NO, no creará ninguna clave principal, pero cuando tenga que establecer la
relaciones entre las tablas puede se necesario que cree el campo clave
Si pulsas CANCELAR, permitirá retornar al diseño de la tabla para establecer la clave
principal.

Pulsa Cancelar y situándote en el campo DNI y haz clic con el botón izquierdo, ahora pulsa
el botón (Clave Principal) de la Barra de Herramientas para establecer la clave en este
campo. Esta última operación también se puede realizar seleccionando el menú Edición y
seguidamente la opción clave principal. Fíjate que aparece una pequeña llave en la parte
izquierda de la fila donde tienes el campo DNI.

Ahora pulsa teclea AUTORES como nombre de la tabla y Aceptar. CIERRA LA TABLA
A continuación, en nuestra pantalla tiene que aparecer la ventana de la Base de datos y en
el interior tiene reflejada la tabla Autores

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Vamos a modificar las propiedades que por defecto access ha puesto a cada uno de los
campos de nuestra tabla Autores

1) Selecciona la tabla autores y pulsa el botón

2) Utilizando el ratón sitúate en el campo denominado DNI. Observa el cuadro
Propiedades del Campo y verás que dispone de dos fichas llamadas General y
Búsqueda en las que se puede cambiar las propiedades del campo seleccionado.
Estas propiedades varían según el tipo de campo que esté tratando, es decir no serán
las mismas propiedades para un campo tipo texto que para un campo tipo fecha, por
ejemplo

3) En el cuadro Propiedades del campo selecciona la opción tamaño del campo y teclea
9
4) Después selecciona la propiedad Máscara de entrada
5) Pulsa el botón que aparece a la derecha de la opción
6) En la lista de máscara selecciona NIF
7) Pulsa finalizar
8) Seguidamente cambia la propiedades de tamaño del resto de campos para que sean
iguales a las de la tabla siguiente:

CAMPO TAMAÑO
DNI 9
Nombre 20
Apellidos 30
Dirección 30
Población 25
Código Postal 5
Provincia 15
Teléfono 15
Sexo 1
9) En el Campo Teléfono asignar Máscara de entrada llamada número de teléfono.

En esta tabla no vamos a modificar más propiedades por ahora. Lo que sí haremos será
guardar de nuevo el diseño para que actualicen los cambios realizados en las propiedades
de los campos

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MODOS DE VISTAS

Cuando utiliza en tabla puede cambiar de modo vista de presentación, es decir visualizar la
tabla para definir el diseño, o bien, visualizar la tabla para introducir datos.

Vista diseño muestra la estructura de la tabla

Vista Hoja de datos muestra el modo de ver la tabla para introducir los datos
Hoja tabla dinámica es una vista para resumir y analizar datos de la tabla
Vista Gráfico dinámico es una vista que permite realizar un análisis gráfico de los datos de
una tabla

REGLA DE VALIDACIÓN DE DATOS

En este apartado se utilizará la Regla de validación para que en el campo sexo de la tabla
autores, sólo se pueda introducir H para el sexo masculino o M para el sexo femenino.

Este campo puede resultar muy útil para posteriormente realizar listados en los que sólo
aparezcan hombres o en caso contrario mujeres. Para no cometer errores en la introducción
de los sexos y perder algún registro al introducir otra letra diferente a H o M, vamos a
indicarle a Access que sólo acepte las dos letras H o M y que muestre un mensaje de
advertencia para dichos errores.

Realizaremos los siguientes pasos:

1) Abrir la tabla Autores en modo vista diseño

2) Seleccionar el campo Sexo para poder cambiar la propiedades
3) Coloca el puntero del ratón en la Propiedad Regla de validación y pulsa el botón
izquierdo
4) Teclea H o M en el interior del recuadro. La introducción también se puede hacer
utilizando el Generador de Expresiones. Para ello, hay que pulsar que aparece a
la derecha de la propiedad

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5) Ahora seleccionas la propiedad Texto de validación para crear un mensaje definido

por el usuario de advertencia en caso de error.
6) Teclea Introduzca sólo H para hombres o M para mujeres

Los cambios realizados sólo los verás operar cuando introduzcas datos en la tabla. En esta
tabla no se modificarán más propiedades de validación. Vamos a guardar la tabla para que
se actualice con los cambios efectuados y cierra la tabla

CREAR NUEVAS TABLAS

Vamos a crear las tablas llamadas Libros, Almacén y Pedidos.

1)

-Cambiamos las propiedades:

CAMPO TAMAÑO
ISBN 13
DNI 9
Título 50
Páginas Entero largo
Tamaño 5
Tema 20
Subtema 30
Pvp Moneda
Sinopsis Memo

- Creamos la clave principal en el campo ISBN

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- En el campo DNI creamos la Máscara de entrada llamada NIF
- En el campo Pvp creamos la siguiente propiedad:
Formato: Euro
Lugares decimales: 2
Al finalizar guarda la tabla con el nombre LIBROS y después ciérrala

2) Crea una nueva tabla con los mismos campos que aparecen en la figura

- Seguidamente cambia las propiedades de tamaño de los campos:

CAMPO TAMAÑO
Número de Albarán Entero largo
ISBN 13
Fecha Fecha/Hora
Ejemplares Entero Largo
Nueva Edición Sí/No

- Crear la clave principal en los campos Nº de albarán e ISBN. Es decir, crear una
Clave principal múltiple ya que la tabla almacén puede contener más de una entrada
de libros con el mismo número de albarán. Para definir la clave con más de un campo
situamos el puntero del ratón al lado izquierdo del campo número de albarán hasta
que el cursor tenga el aspecto de una flecha, después pulsamos el botón izquierdo
del ratón y sin soltar arrastrar hasta el campo ISBN, cuando ya estén seleccionados
los dos campos pulsamos el botón clave principal . Aparecerá la pequeña llave a
la izquierda de la fila donde tiene los campos clave.
- Si en otras ocasiones tienes que seleccionar campos discontinuos para crear clave
principal deberás mantener pulsada la tecla ctrl. Para seleccionarlos.
- En el campo Fecha crearemos la siguiente propiedad:

Formato: Fecha Corta; Máscara de Entrada: Fecha corta

Al finalizar guarda la tabla con el nombre Almacén y ciérrala

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3) Vamos a crear una nueva tabla con los mismos campos que aparecen en la figura:

- Seguidamente, cambiamos las propiedades de tamaño de los campos:

CAMPO TAMAÑO
Nº de albará salida Entero Largo
ISBN 13
Fecha Fecha /Hora
Ejemplares Entero largo

- Crear la clave principal en los campos Nº de albarán salida e ISBN. Es decir crear
una clave principal múltiple ya que la tabla pedidos puede contener más de una
salida de libros con el mismo número de albarán. Para definir la clave3 con más de un
campo haz el mismo proceso explicado anteriormente con la tabla Almacén
- En el campo Fecha crear la siguiente Propiedad:
o Formato: Fecha corta
o Máscara de entrada Fecha corta

Al finalizar guarda la tabla con el nombre PEDIDOS y ciérrala.

ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS

Es un tipo de dato, que podemos asignar a los campos de las tablas para elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores predefinida previamente mediante un cuadro de lista o un
cuadro de combinación. Es decir, facilita la introducción de datos para no tener que
teclearlos manualmente.

El asistente para búsquedas también se puede realizar manualmente utilizando la pestaña

Búsqueda del cuadro Propiedades del Campo.

A continuación, para ver el funcionamiento se modificará el campo DNI de la tabla libros

asignado este tipo de datos para que busque y muestre automáticamente el DNI de cada
autor.

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1) Selecciona la tabla Libros y pulsa el botón para abrir la ventana de diseño.

2) Utilizando el ratón, sitúate en el campo DNI
3) Selecciona la opción Asistente para búsquedas de la columna Tipo de datos. Aparecerá la
primera pantalla del asistente:

Podemos elegir dos opciones para el campo, la primera permite que el campo busque los
datos de una tabla o consulta y la segunda opción permite definir la lista de datos
manualmente
4) Nosotros seleccionamos la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los
valores de una tabla o consulta.

Los botones que aparecen en la parte inferior de la ventana realizan las siguientes
funciones:

CANCELAR anula todas las opciones efectuadas hasta el momento con el asistente para
búsquedas. ATRÁS retrocede a la pantalla anterior de l Asistente. SIGUIENTE se utiliza
para pasar a la siguiente pantalla del asistente. FINALIZAR finaliza el asisten para
búsquedas
5) Pulsamos Siguiente para continuar

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Ahora tenemos que indicar la tabla o consulta que queremos que proporcione valores que
aparecerán en la columna de búsqueda. En la opción Ver tenemos que especificar si
deseamos visualizar solo tablas, consultas o ambas. El cuadro central tendremos que
seleccionar la tabla o consulta que queremos utilizar. En nuestro caso usaremos la tabla
AUTORES
6) Hacemos clic sobre autores
7) Pulsamos el botón Siguiente

En la tercera pantalla del Asistente seleccionaremos el campo o campos de la tabla Autores

Que deseamos mostrar en la columna búsqueda del campo DNI.
El cuadro Campos disponibles contiene la lista de campos de la tabla o consulta que se
puede utilizar.
El cuadro Campos Seleccionados muestra la lista de campos de la tabla o consulta
seleccionados en el cuadro anterior.
Los botones que aparecen en los dos cuadros pueden añadir o quitar los campos que
utilizará
Añade el campo que esté seleccionado
Añade todos los campos de la tabla o consulta seleccionada
Quita un campo seleccionado previamente
Quita todos los campos seleccionados previamente

Nosotros vamos a emplear tres campos DNI, Nombre y Apellidos, los pasaremos a
campos seleccionados y pulsamos Siguiente

En esta cuarta pantalla del asistente debemos especificar el orden en que se desea ver la
lista de los registros. Pudiéndolo ordenar hasta por cuatro campos en orden ascendente o
descendente.
Lo ordenaremos por Apellido y Nombre para localizar fácilmente del DNI

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Desplegamos la flecha de cuadro 1 y seleccionamos apellido y en el segundo, nombre.

Pulsando sobre el botón Ascendente que aparece a la derecha de cada campo podemos
cambiar el tipo de ordenación en Descendente o Ascendente.
Pulsamos Siguiente

8) En la quinta pantalla del asistente tenemos que establecer el ancho que deseamos para
cada columna como nos indica la ventana, y especificar se queremos visualizar u ocultar la
columna. En nuestro caso se modificará el ancho de la columna Apellidos para visualizarlos
en su totalidad, y se desactivará la opción de Ocultar columna clave para visualizar el
campo DNI

9)Situa el puntero del ratón en el borde derecho del campo Apellidos hasta que el cursor
adopte el aspecto de doble flecha, a continuación pulsa el botón izquierdo y sin soltar
arrastra hasta la derecha aproximadamente el doble de la anchura actual.
10) Haz clic sobre Ocultar la columna clave para mostrar el campo DNI
11) Pulsa el botón Siguiente para continuar con el asistente.

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Ahora en la siguiente pantalla del asistente tienes que especificar el campo que continene el
valor que se debe guardar en el campo que se está creando. En nuestro caso DNI

12) Selecciona DNI y pulsa Siguiente

En la última pantalla del asistente tenemos que asignar el título de la etiqueta que
deseamos para la columna de búsqueda.
En nuestro caso se dejará la etiqueta que se ofrece por defecto llamada DNI.
13) Para terminar el asistente para búsqueda pulsamos el botón Finalizar

Pulsamos Sí para guardar los cambios realizados

Al introducir los registros comprobaremos el funcionamiento del campo DNI cuando
añadamos sus datos.

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